UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
MATERIA: ADMINISTRACION DE LA PRODUCCION
SISTEMA DE GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO
Facilitador: Msc. Mirna Pinto Participantes: Gomez L, Mario J.
C.I: V-14.395.994
Maestre, Sorimar.
C.I: V-14.871.905
San Juan de los Morros, Junio 2023
INTRODUCCIÓN
Dentro del contexto empresarial, es común encontrar cómo las estrategias
competitivas están centradas en la gestión de calidad, en sus procesos productivos y en
las innovadoras actividades comerciales, olvidando en algunos casos, que garantizar un
óptimo abastecimiento desde el punto de vista logístico como financiero, permite sembrar
con bases sólidas los procesos consecuentes de la cadena de valor y esto a su vez,
permite el desarrollo de las operaciones y mejoramiento continuo de los proceso, siendo
estos un factor determinante para el crecimiento de la organización
Cuando se hace mención a garantizar el abastecimiento desde el punto de vista
logístico como financiero, significa que se debe propender por conservar la disponibilidad
de los insumos y materiales requeridos para la operación, sin poner en riesgo el soporte
financiero por medio de un elevado nivel de inventarios que conduzca a la reducción del
capital de trabajo de la organización.
Se busca que el abastecimiento se realice en los tiempos requeridos, de acuerdo
a la planificación de los procesos productivos y estrategias y ciclos comerciales,
características de la oferta de insumos y de los mercados de oferta y demanda.
Por lo anterior, en esta unidad se presenta la caracterizacion de la cadena de
suministros de la empresa Ambev, S.A, donde se puede observar la gestión del
abastecimiento, los proveedores, la planeación del abastecimiento y el sistema de
compras; teniendo en cuenta, la importancia estratégica de las funciones logísticas
realizadas por las organizaciones y sus proveedores, quienes comprometen la gestión,
los recursos y las operaciones para satisfacer la demanda de los clientes al interactuar
dentro de la cadena de suministro.
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Componentes de la Cadena de Suminisros.
Caso Real : "AMBEV, S.A."
1. Identificacion de la Organizacion:
- NOMBRE: AMBEV. S.A.
- PAIS: Venezuela
- Ano de Fundacion: 1990
- Direcccion: Caracas, distrito capital, Av, los Cortijos Edificio Hilton. (0212)
222.19.40
2. Descripción de la Organización
Ambev S.A. es una empresa que desarrolla y elabora productos laminados bajo
diferentes procesos y con variadas aplicaciones, así como también productos recubiertos
y siliconados de la más alta calidad, cubriendo las expectativas de sus clientes y
adaptándose a las exigencias del mercado nacional e internacional, ofreciendo a su vez
estructuras con o sin impresión, mediante el sistema de impresión flexográfica.
Ambev S.A. cuenta con tres líneas dedicadas a la conversión de empaques
flexibles mediante procesos de laminación base solvente, laminación solvent less y
laminación por extrusión coating, siliconado y recubrimiento antigraso, con procesos
auxiliares de impresión flexográfica, corte, resmado, bolseado, parafinado y aplicación
de hot melt. Los trabajadores son una mezcla de gente joven y adultos pero que solo
manejan equipos tradicionales, y poseen baja calificación profesional. La planta se
encuentra ubicada en una zona industrial que posee excelentes vías para el traslado del
personal.
Los trabajadores muestran sentido de pertenencia a la empresa, dicen recibir
buen salario, tienen buenas opiniones de los propietarios, además de encontrarse
ubicada en el mismo sitio desde sus inicios hace aproximadamente 22 años, por lo cual
es una referencia para la comunidad cercana.
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3. Principales Productos y Servicios
Bilaminados: Estructuras de dos capas laminadas con adhesivos. Trilaminados:
Combinación de tres películas acorde al producto a contener. Multicapas: Empaque
flexible de alta barrera. Composite: Laminación Multicapa. Sulfimor: Laminación por
extrusión coating de PAPEL + PEBD (polypouch).
4. Descripción del fenómeno o Problema
La empresa requiere aumentar el alcance de sus productos en otros estados del
país, el estudio de mercado arroja que la demanda es mucha y la oferta es poca, la
cantidad de usuarios que se registran en la Web de la empresa demandando sus
productos hacen la necesidad de adquirir equipos de alta tecnología, gran desempeño y
de gran sofisticación para satisfacer el mercado. Los trabajadores de la empresa
mediante esta posible adquisición no cuentan con suficiente conocimiento técnicos y
operativos que le permitan ejecutar de forma satisfactoria el procedimiento de
abastecimiento y suministro a cada una de las areas para poder cumplir con los objetivos
deseados por la organizacion, por lo que se debe buscar una manera de poder contar
con este desarrollo.
5. Recursos Disponibles
La empresa cuenta con los recursos suficientes para llevar a cabo la inversión
necesaria. En su planta presenta el espacio suficiente para su distribución a las líneas
de producción y poder desarrollar un buen proyecto de gestion de almacenamiento y
cadena de suministros. Están en buenos términos con sus trabajadores los cuales
reciben una buena remuneración por su trabajo y tienen la disposicion e interes de
capacitarse en pro de las mejoras productivas y crecimiento profesional.
6. Gestion de Suministros Actual
a. Gestion de Compras: Ante la nesesidad de adquirir insumos de parte de las
areas de produccion. El Departamento de compra realiza las respectivas cotizaciones y
seleccionan los proveedores que administraran a la empresa los insumos solicitados,
tales como la materia prima para la fabricacion de los productos.
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b. Control de Calidad Fase I: Reciben de parte de los proveedores la materia
prima y validan que la misma cuente con las condiciones adecuadas y exigidas por los
procesos para la elaboracion de los productos.
c. Almacen I: reciben de parte de control de calidad fase I los insumos que
calificaron para la produccion y los resguardan segun las politicas de requerimientos que
mantiene la empresa, para asignarlos en los momentos indicados.
d. Produccion: Solicitan a Almacen I la lista de insumos que se requieren para la
elaboracion de productos planificados. Realizan la respectiva gestion de fabricacion y
trasladan el producto final a Control de Calidad Fase II.
e. Control de Calidad Fase II: Reciben de parte de produccion los productos
finales y establecen los tiempos establecidos o cuarentenas para cada uno, con el fin de
determinar si el producto final cumple con las normas para poder ser implementado por
un consumidor final. Luego Selecciona los productos calificados segun la norma y los
traslada al almacen II.
f. Almacen II: Recibe de parte de control de calidad fase II los productos
calificados, para su respectivo proceso de etiquetado, embalaje y codificacion final, para
enviarlos a un almacen III.
g. Almacen III: Recibe de parte de Almacen II, los productos ya listos para la
distribucion y transporte, y los almacena para realizar la entrega al departamento de
despacho cuando este lo solicite.
h. Despacho: Recibe de parte de un tercer departamento que vienen
acompanado de otro proceso logistico, donde se involucra un equipo de ventas quienes
realizan la gestion de oferta de los productos a nivel nacional, asociados al departamento
de facturacion y pedidos. Este ultimo, emite al departamento de Despacho la lista de
pedidos, para que el mismo se ocupe de asignarla a los respectivos trasnportes que
realizaran la respectiva distribucion y entrtega de los productos.
i. Transporte: Recibe de parte de despacho los productos que seran distribuidos
a los clienes principales para que estos realicen la venta al consumidor final.
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6. La Gestión de Abastecimiento y Suministro Sustentada con autores
La gestión del abastecimiento es la labor logística mediante la cual se adquieren
los productos, bienes y servicios que se requieren para la adecuada operación del
sistema de producción y las áreas de apoyo de la empresa.
De acuerdo a Emilio Martínez Moya (1999), Abastecimientos es obtener del
exterior a la empresa, los materiales, productos y / o servicios que necesite para su
funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, con los niveles de calidad
necesarios y al menor precio que permita el mercado.
En otras palabras, el proceso de compras dentro de una organización consiste en
precisar cuáles son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando
los proveedores y abastecimientos que se tienen disponibles, negociar con sus
proveedores quiénes constituyen las fuentes de abastecimiento o de algún modo llegar
a convenios en los cuales se estipulan los términos de compra, celebrar contratos y
colocar pedidos, para finalmente recibir los bienes y los servicios, prosiguiendo con el
pago de éstos (Baily, 1982).
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Gestión de las Relaciones con los Proveedores
“Es oportuno relacionar el modelo SRM (Supplier Relationship Management), el
cual está basado en un flujo constante de información y que integra tanto variables de
mercado como algunos datos propios de los modelos de planeación de producción MRP,
que permiten que el proveedor establezca sus provisiones ante la demanda.
Beneficios del SRM
Al lograr alianzas estratégicas con proveedores, las dos partes pueden hacer
programaciones y planeación conjunta, lo cual, de la mano de la sinergia de sus
fortalezas, les permitirá un indiscutible beneficio reflejado en costos. Algunos de los
puntos que de allí se derivan son:
• Disminución de los niveles de inventario de seguridad para los dos partes:
esto se presenta, puesto que, al darse paso a una relación de confianza entre las partes,
se comparte información y de este modo cada uno puede planear con la suficiente
anticipación sus inventarios, sin tener que incurrir en mayor stock de seguridad que
genere costos de almacenamiento físico y financiero.
• Estandarización de las calidades a trabajar: partiendo de esas nuevas
relaciones estrechas, se puede suponer que el proveedor logrará conocer de primera
mano cuáles son las expectativas con respecto a la calidad que tiene la empresa
compradora
• Reducción de costos de control de calidad: puesto que las estrategias de
SRM conducen a la aplicación de las entregas certificadas, la empresa compradora no
está en necesidad de hacer exhaustivas revisiones a los productos o materiales
recibidos, logrando pasar a un muestreo aleatorio o emprender un plan de confianza con
el proveedor.
• Reducción de devoluciones: en concordancia con el punto anterior, para lograr
dicho nivel de efectividad en las entregas, no se pronostica un significativo volumen de
productos que se devuelven por no cumplir calidades, cantidades o especificaciones que
han sido demandadas.
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• Determinación de los plazos de entrega: partiendo de las estrategias de
colaboración que suponen el compartir información entre las partes que permitan hacer
una planeación conjunta, se logra determinar para los dos agentes (demandante y
ofertante) un cronograma aproximado para las entregas de los insumos o materiales.
• Economías a escala, aprovechamiento de los medios productivos y de
transporte: al planear los volúmenes y plazos de entrega, el proveedor podrá hacer una
mejor planeación con respecto a los lotes de producción y a los equipos de transporte
más adecuados que le permitan optimizar los costos.
• Simplificación de los flujos de comunicación y negociación: dadas las
relaciones cercanas y colaborativas por parte de los agentes, se puede pasar de
prácticas lentas y dispendiosas como la solicitud de cotizaciones a posibles proveedores
(enfocándose primordialmente en el factor precio) a la transmisión de pedidos apoyados
en sistemas EDI (Intercambio Electrónico de Documentos), los cuales dejan de lado la
excesiva documentación y burocracia que en algunos casos se presenta para dejar en
firme una orden de compra.
• Reducción de costos financieros: comprendiendo que se parte de estrategias
colaborativas que suponen algo similar a una sociedad para las partes, no se recomienda
aplicar la vieja práctica de “trabajarles la plata a los proveedores” para apalancarse en
ellos y evitar por esta vía que se requiera un mayor capital de trabajo.
• Integración y colaboración en los procesos logísticos: la colaboración
supone estandarización y facilidad para la interacción entre las partes, permitiendo por
esta vía el uso de cajas, canastillas, estibas, vehículos y demás factores que permitan
ser utilizados y aprovechados de forma eficiente por los dos agentes.
• Eliminación de ventas perdidas: el cumplimiento entre las partes conduce con
certeza a la mayor eficiencia para la satisfacción de las demandas por parte de los
clientes, y por esta vía, un mejor aprovechamiento de los factores involucrados con las
actividades comerciales y de mercadeo” (Mendoza).
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Proveedores
“Es importante señalar, que antes de lograr beneficios producto de las alianzas
estratégicas con proveedores, es necesario pasar por un sólido proceso de preselección
y selección:
- Preselección: La preselección de proveedores tiene por objeto, hacer un filtro
entre los diferentes proveedores para lograr determinar quiénes reúnen los factores
mínimos para poder ser un proveedor confiable y que garantice unos estándares mínimos
para el trabajo.
- Selección: Para el proceso de selección se trabaja con las empresas que hayan
cumplido al 100% con los requisitos de la preselección. En esta fase, se estructura una
matriz para asignar puntuaciones bajo parámetros establecidos en conjunto, por las
diferentes áreas de la empresa que pueden tener algún tipo de interés relevante en la
decisión de compra. Se establecen varias áreas de análisis como se puede apreciar en
la tabla No. 1, y a cada una de estas áreas se le dará un peso sobre 100 puntos. Estas
áreas son determinadas de acuerdo a las necesidades de la organización” (Mendoza).
Evaluación
“Es indispensable hacer seguimiento a los proveedores con los que se trabaje, por
lo tanto, se recomienda generar unos formatos para ser alimentados en cada entrega (o
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cada pedido), para validar si el proveedor está cumpliendo con los compromisos
practicados posterior a la selección.
Los formatos deberán arrojar una serie de indicadores de gestión relevantes y
oportunos, los cuales se irán consolidando y la empresa dependiendo su operación,
determina la periodicidad para el análisis de los mismos. Los indicadores de gestión de
proveedores aparte de tener una acción coercitiva, permiten hacer un mejor seguimiento
e identificar las fortalezas y debilidades en las relaciones con el proveedor.
Básicamente, la evaluación de proveedores gira sobre unos puntos centrales:
Puntualidad. Calidad técnica. Calidad en el servicio. Estabilidad de precios. Capacidad
de respuesta. Cumplimento con las cantidades solicitadas. Cumplimiento con la
documentación y trazabilidad” (Mendoza).
Sistemas de Compra
En el sistema de compras es trascendental suministrar y dar seguimiento a los
procesos de compras (nacionales e internacionales), desde el momento en que un
departamento de la empresa (usuario) realiza una solicitud de compra, hasta que el
producto ha sido recibido por este. Se deben tener en cuenta los siguientes factores:
Recepción de bodegas en inventario. Evaluación de costos. Proveedores. Tiempos de
entrega de los pedidos. Necesidades del usuario.
Funciones de un sistema de compras
Crear y mantener un registro actualizado de proveedores. Generar y dar
seguimiento a las solicitudes de compra. Recibir las solicitudes de compra provenientes
de los usuarios y encargados de otros departamentos. Elaboración de cotizaciones por
proveedor para la actualización de tiempos de entrega y costos de los artículos. Generar
y dar seguimiento a las órdenes de compra. Generar las órdenes de compra. Realizar
órdenes de compras utilizando múltiples monedas. Agilizar la recepción de la mercadería
Realizar los procedimientos de costos de las órdenes de compras (costeo estimado y
costeo real). Realizar la planeación de compras para un periodo dado. Permitir la
elaboración de un plan de compras.
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Etapas del proceso de compra
Inicio: El origen del proceso de compra en las empresas, está determinado por la
necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente interno (cualquier área de la
empresa, pero principalmente el área productiva o la que desarrolla la actividad
económica de la empresa), ya sea de bienes o servicios.
Formalización de la solicitud: Generalmente las empresas tienen ya establecido
los requisitos formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios.
Análisis de proveedores: Una de las etapas más fundamentales del proceso de
compras, se refiere a un estudio detallado de proveedores que ofrecen los bienes o
servicios requeridos.
Solicitud de cotizaciones: Una vez seleccionados los proveedores que cumplen
con los requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se hace una solicitud
formal para cotizar productos o servicios requeridos.
Aprobación de cotización o factura pro-forma: Cuando se ha evaluado
debidamente la cotización recibida o la factura pro-forma remitida por el proveedor, con
base en las políticas adoptadas por la empresa y éstas cumplen con los requisitos, se
formaliza la aceptación de las mismas mediante la generación de una orden de compra,
que debe conservar las características y condiciones de la cotización o la factura pro-
forma.
Procesamiento de la orden de compra y de despacho: El proveedor de
acuerdo a sus políticas internas y a los acuerdos preestablecidos, debe evaluar y tramitar
las órdenes de compra recibida y preparar los despachos correspondientes.
Gestión logística: El entorno cada vez más competitivo del mercado, ha hecho
que el éxito de la gestión en las áreas de compras y adquisiciones no sólo dependan de
la capacidad de respuesta de los proveedores, sino también de los sistemas de
distribución física y la logística, aplicados para que los bienes o servicios desde su origen
a su destino se cumplan en el menor tiempo posible y en las condiciones requeridas.
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Aspecto financiero: El proveedor y el comprador deben haber llegado a un
acuerdo en cuanto a los términos comerciales.
7. Ventajas y Desvantajas del Sistema de Suministros de la Empresa Ambev,
S.A
Entre las ventajas de la empresa en estudio Ambev, SA, se puede decir que tienen
las condiciones y disposicion para una mejora continua en el proceso de cadena de
suministro y abastecimiento, el cual se encuentra apoyado por un sistema de gestion
integrado que le permite afianzar el proceso de acuerdo a las normas legales
establecidas de parte de los entes externos que supervisan, controlan y dan la garantia
de efectividad y eficiencia de la ejecucion de los procesos de la empresa.
Por otro lado, dentro de las desventajas se deretmino que la empresa no tiene el
proceso en algunos puntos actualizados que permitan dar respuesta inmediatas a
algunos procesos, como por ejemplo los tiempos de entrega en cada una de sus partes,
ya que es uno de los aspectos indispensables para llegar de forma efectiva a los clientes.
8. Propuestas y recomendaciones
Se propone la contratacion de expertos como asesores calificados en los procesos
de control de suministro y almacenamiento, sustentados con conocimientos teoricos tales
como los expuestos en el presente informe que aporten ideas actualizadas apoyadas
con las TIC, para que el equipo involucrado pueda formarse en cuento al tema y aportar
desde cada uno de los angulos, las posibles mejoras que actualizaran y garantizaran un
mejor proceso de suministro y tiempo de respuesta.
CONCLUSIONES
Las compras afectan directamente los costos logísticos y el nivel de servicios para
los clientes, por esta razón es importante mantener proveedores confiables que
garanticen el flujo de materiales y por ende el cumplimiento de la demanda de los
clientes, tanto en cantidad como en tiempo.
Un efectivo proceso de preselección, selección y evaluación de proveedores
permite desarrollar una alianza estratégica con los mismos y de esta manera obtener
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beneficios en la gestión de abastecimiento; por ejemplo, reducción de inventarios de las
dos partes, cumplimiento de la planeación de producción y el más importante: satisfacer
las expectativas del cliente.
Ciertamente aceptar que es momento de cambiar la cultura organizativa,
representa un riesgo, pero como empresarios es necesario que un riesgo no es una
respuesta cuyo resultado es necesariamente algo negativo, un riesgo representa la
probabilidad de perder o ganar pero que en la mayoría de las veces se gana y si las
empresas no asumen este tipo de riesgo que va atado a los nuevos avances, la compañía
continuará su ciclo hacia adentro, hasta que la estructura desaparezca, pero si
transformamos ese ciclo hacia afuera, el crecimiento será de todo el equipo.
Esto motivado a que las partes que ejecutan cada una de las actividades o
departamentos que la constituyen, de una u otra forma se sentirán involucrados, y es
aquí donde se hace la evaluación previa del sentido de pertenencia, es decir, del
compromiso que asume cada individuo que forma parte de la organización. En este
sentido, comienza a engranarse cada una de las áreas que la constituyen y es cuando
realmente inicia ese desarrollo evolutivo de la empresa.
BIBLIOGRAFÍAS
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Universidad Politécnica de Madrid, España. (Lectura de iniciación a la Unidad 4)
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