KARDEX
El Kardex es un documento administrativo de control, el cual se da como un registro
estructurado sobre la existencia de mercancía en un almacén o empresa. Este documento
es de tipo administrativo y se crea a partir de la evaluació n del inventario, registrando
datos generales del bien o producto, tales como cantidad, valor de medida y precio por
unidad, con el fin de clasificarlos posteriormente de acuerdo con las similitudes de sus
propiedades. Ademá s, estos ingresos de datos sirven para llevar el control de los
movimientos al rastrear las entradas y salidas de estos artículos para, a su vez, realizar
reportes.
En las también conocidas tarjetas kardex de inventario se ingresan datos generales sobre
dichos bienes con el objetivo de llevar el control de sus movimientos al rastrear las entradas y
salidas de estos artículos para, a su vez, elaborar reportes. Esta labor operativa anteriormente
se realizaba manualmente, pero ahora existen softwares administrativos que contienen Kardex
dentro de sus componentes. De lo cual hablaremos más adelante.
Existen dos tipos de sistema de inventarios para ejercer control sobre los mismos: el sistema
de inventarios permanente y el sistema de inventarios periódico. El primero, se caracteriza
por utilizar Kardex como parte fundamental de su operación, que como su nombre lo indica,
lleva registro individual y permanente de cada movimiento relacionado con el inventario.
Gracias a esto el Kardex contribuye al control, la seguridad y la organización del inventario de
una empresa.
Adicionalmente permite deducir el costo de la venta en el momento en que se hace, el saldo
exacto de los inventarios e idear estrategias para contribuir a la productividad de cada área
relacionada al distribuir eficientemente los recursos físicos, humanos y operativos.
En este documento (Kardex), se registran los cambios que atraviesan los bienes, materia prima o
productos de una empresa. Por lo general, incluye información relevante sobre cada artículo como
la cantidad inicial, las entradas y salidas y el saldo actual. Además, puede relatar detalles como fechas
de adquisición, proveedores y cualquier otro dato pertinente para el controlar y gestionar de manera la
mercancía de una organización, así como para el calcular los costos de inventario.
De manera más específica, este recurso se encarga de controlar las entradas de mercancía, las cuales
pueden resultar de la compra a proveedores o de las devoluciones de consumidores. Asimismo,
también sigue las salidas de mercancía por venta de productos y extravíos o robos, en algunos casos.
Diferencia entre Kardex e inventario
En algunas ocasiones, los términos Kardex e inventario se utilizan de
forma indiscriminada como si se tratara de sinónimos. Aunque sí existe una estrecha relación
entre ambos conceptos, estos son muy diferentes.
Un inventario se refiere a todos los bienes tangibles, materia prima y productos que
pertenecen a una empresa, los cuales se emplean para diferentes fines: para
aprovechamiento propio de los trabajadores; alquilar o rentar a terceros; fabricar productos y
brindar servicios o vender (lo cual es fundamental para el cálculo de los días de inventario).
Por su parte, el Kardex es el sistema de datos que se encarga de controlar cada elemento que
entra y sale del inventario de una empresa: bienes tangibles, materia prima y productos
Para qué sirve el Kardex
La función principal de un Kardex de inventario es conocer la existencia real de la mercadería de
cada tipo de producto que maneja una empresa , Las empresas ya que brinda información
detallada de las entradas y salidas diarias . Las empresas pueden usar esta herramienta para
gestionar eficientemente su inventario y manejar en forma adecuada sus recursos
Estructura del Kardex de inventario
Para elaborar cualquier Kardex, es esencial que registres una serie de datos específicos para
hacer un correcto seguimiento de las entradas y salidas de los productos. En esta sección, te
cuento cuáles son:
Folio: se refiere al número que identifica el documento de determinado producto, el cual
sirve para realizar una consulta de manera más fácil. Este se puede conformar por números y
letras.
Producto: es el nombre y las especificaciones del artículo que permiten identificarlo entre
las demás mercancías del inventario.
Referencia de producto: también conocido como SKU, es el número de referencia único de
un producto, con la que se puede hacer un seguimiento puntual en el sistema de inventario.
Fecha: indica el día, mes y año exacto cuando se realizó un movimiento de entrada o salida
del inventario.
Detalle: señala qué tipo de movimiento se realiza en el inventario, ya sea una compra de
productos (entrada) o una venta de productos (salida).
Entrada: son los productos que se compran y, en menor medida, devoluciones de
mercancía. Esta sección está conformada por tres columnas: cantidad, valor unitario y valor
total.
Salida: son los productos que se venden, en la mayoría de los casos, pero también los que
se extravían o resultan defectuosos. También este apartado cuenta con tres columnas:
cantidad, valor unitario y valor total.
Saldos: es el resultado que surge de cada movimiento en el inventario. Es decir, a la
existencia total de productos se le suman las entradas y se le restan las salidas.
Aunque esos son los datos básicos que debe contemplar un kardex, también se pueden
agregar más especificaciones según el tipo de artículo que comercializa una empresa:
Varias organizaciones eligen añadir: al proveedor, la ubicación exacta de cada producto
dentro del almacén, destino, factura, cantidad máxima, cantidad mínima, entre otros.
Si se trata de alimentos o cualquier artículo que tenga un tiempo de vida específico, puede
agregarse el número de lote, fecha de elaboración y de caducidad.
Cuando se trata del inventario de un centro de distribución, suele agregarse el nombre
del propietario de la mercancía.
Para depósitos aduaneros, se deben especificar más detalles del producto, como número de
caja, valor, peso, fecha de ingreso, declaración de adquisición de mercancías (DAM),
documento único administrativo (DUA), entre otros datos.
Cómo hacer un kardex de inventario en Excel
Crea un formato para tu kardex de inventario
Llena los datos correspondientes
Registra la entrada de mercancía
Calcula el saldo de entrada
Registra la salida de mercancía
Obtén el saldo de salida
1. Crea un formato para tu kardex de inventario
Para hacer un kardex en Excel, puedes usar nuestra plantilla gratuita, la cual es muy fácil de
usar porque tiene campos para que ingreses el nombre de los productos, así como su
identificación. También para especificar información clave como: fecha, detalle, entrada o
salida de acuerdo a los movimientos reales en tu inventario físico. Por último, podrás calcular
los saldos gracias a sus fórmulas automáticas.
Para mostrar cómo funciona el kardex de inventario, tomaré como ejemplo un inventario de
chocolates que se maneja bajo el método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS). El
primer paso consiste en crear en una hoja de cálculo un formato que contenga las
siguientes casillas: folio, producto, referencia SKU, ubicación, método.
Luego, columnas para fecha, detalle, entrada (dividida en cantidad, valor unitario y valor
total), salida (dividida en cantidad, valor unitario y valor total) y saldos (dividida en cantidad,
valor unitario y total).
2. Llena los datos correspondientes
Después, anota los datos del apartado superior, tales como folio, producto, referencia SKU, ubicación y
método. Antes de comenzar a registrar los movimientos de entrada y salida, es necesario que
especifiques las existencias actuales de mercancía al indicar la fecha, en detalles, se pone «Inventario
inicial», la cantidad aquí es 689, el valor unitario es 8 USD. Para obtener el Valor total, tendrás que
multiplicar la cantidad por el valor unitario. En este ejemplo, da 6952 USD. Luego, se copian las tres
cantidades en la parte de saldos.
3. Registra la entrada de mercancía
El día 9 de julio se realizó una compra de 384 chocolates, con un valor unitario de 8 USD. Por
eso, se colocó en la tabla como compra y los datos los ubicaron en la parte de entrada como se
ve en la imagen. Para obtener el valor total, tendrás que multiplicar la cantidad por el valor
unitario. Para esta muestra, resulta 2688 USD.
4. Calcula el saldo de entrada
Para que esta entrada se vea reflejada en el inventario, se requiere sacar los saldos. Para esto, se
realiza una suma de la cantidad de chocolates del inventario inicial (869) más la cantidad
comprada (384). Esto da como resultado 1253. Luego se suma el valor total del
inventario inicial (6952 USD) más el valor total de la compra (2688 USD) de la que
resulta 9640 USD.
5. Registra la salida de mercancía
Aquí es donde se puede apreciar de cerca cómo funciona el método Primeras Entradas,
Primeras Salidas (PEPS). El día 10 de julio se realizó una venta de 1000 chocolates de un valor
total de 7869 USD. Para completar el pedido, se toman primero los 869 chocolates del
inventario inicial con un valor unitario de 8 USD y 131 chocolates de la compra efectuada el 9
de julio con un valor unitario de 7 USD.
Esto se registra en el apartado de salida en dos filas diferentes, como se ve en la imagen. Para
obtener el valor total en las dos filas, se multiplica cantidad por el valor unitario.
6. Obtén el saldo de salida
También es necesario actualizar este movimiento en la parte de saldos. Esto se realiza en dos pasos,
uno para cada fila: en primer lugar, a la cantidad actual de chocolates (1253) se le restan
los 869 tomados del inventario inicial. Luego, al total de saldos (9640 USD) se le resta el valor total de
los chocolates del inventario inicial (6952 USD), obteniendo 2688 USD.
En segundo lugar, en la parte de saldos se retoma la última casilla de cantidad (384) y se le
restan los 131 chocolates de la segunda fila, lo que da como resultado 253. Después, a la última
casilla de Total (2688 USD) se le restan el valor total de los 131 chocolates (917 USD), lo que
resulta en 1771 USD.
Así es como funciona un kardex de inventario, donde las entradas o compras se suman y las
salidas o ventas se restan. De esta forma, se conoce la existencia actual de la mercancía de una
empresa para su correcta administración, organización y abastecimiento. Por ello, es una
herramienta elemental para cualquier negocio.
