VIGENCIA: 02/01/2017
PROGRAMA DE INSPECCIONES CÓDIGO: GRI-PR-01
VERSIÓN: 01
1. OBJETIVO
Identificar de manera proactiva condiciones inseguras en las actividades realizadas por los
colaboradores, contratistas y proveedores del GRUPO EMPRESARIAL SOLANCO S.A con
el fin de corregirlas, controlarlas y minimizar la probabilidad de ocurrencia de lesiones,
daños o interrupciones de las actividades productivas y evitar afectaciones al medio
ambiente.
2. ALCANCE
El contenido del presente procedimiento aplica para todas las herramientas de trabajo,
dispositivos de seguimiento y medición, elementos de protección personal, dotación,
vehículos y áreas de trabajo dispuestas por el GRUPO EMPRESARIAL SOLANCO S.A.
3. DEFINICIONES
a) Áreas y partes críticas: áreas de la unidad y componentes de la maquinas, equipos,
materiales, o estructuras, que tienen la probabilidad de ocasionar perdidas, si se
deterioran, fallan o se usan en forma inadecuada.
b) Condiciones Sub-estándar: Toda circunstancia física que presenta una desviación de
lo estándar o establecida y que facilite la ocurrencia de un accidente.
c) Controles existentes: Aquí se registra la información de medidas de control existentes
identificadas durante la inspección. Los controles se realizan en:
• Fuente: Acciones presentes en el origen del factor de riesgo y que permiten
manejarlo.
• Medio: Acciones presentes en el lugar del factor de riesgo y que permiten manejarlo.
• Persona: Acciones presentes en el servidor y/contratista y que permiten disminuir el
factor de riesgo.
d) Inspección Planeada: Requiere de un cronograma y un proceso previo de planeación
que obedezca a necesidades específicas que se desarrollen en la unidad y de aspectos
generales de seguridad o saneamiento de la unidad; sus principales características son:
• Precisan de un cubrimiento sistemático de las áreas críticas de trabajo de acuerdo
con los factores de riesgo específicos a vigilar.
• Están orientadas por listas de chequeo previamente elaboradas de acuerdo con los
factores de riesgo propios de la unidad.
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• Las personas que hacen este tipo de inspecciones requieren de un entrenamiento
previo.
• Tienen unos objetivos claramente definidos sobre los aspectos a revisar.
• Están dirigidas a la detección precoz de detalles y circunstancias no obvias que
tienen la capacidad potencial de generar siniestros.
• Utilizan un sistema definido para la priorización de las situaciones o condiciones
subestándar encontradas, lo que permite sugerir un orden claro para la corrección de
estas.
• Permiten la participación de los servidores y/o contratistas del área implicada, sus
jefes y supervisores.
• Estas inspecciones tratan de determinar lo que falla y también aquello que podría
fallar.
• Requieren de un informe final detallado con los resultados obtenidos.
e) Inspección Preoperacional: La que hace parte de la rutina de trabajo de toda persona
y que tiene por objetivo determinar cualquier condición de peligro que pueda presentarse
durante la labor que realiza. En estos casos, el servidor y/o contratista puede de
inmediato corregir la situación o informar la condición subestándar por escrito al
responsable.
f) Inspección Informal: Es la que hace la persona al demostrar preocupación
determinada al encontrar una condición o situación que corregir en el ejercicio normal
de su trabajo. Perdidas: Toda lesión personal o daño ocasionado a la propiedad, al
ambiente o al proceso.
g) Potencial de Pérdida: Gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas que pueden
ocasionar un accidente. Riesgo: Toda situación (elementos, fenómenos, ambiente y
acciones humanas) que, en una operación, encierra la capacidad potencial de producir
una lesión o un accidente. Los siguientes riesgos pueden ser calificados con la
metodología para los Riesgos de Seguridad (Consecuencia * Probabilidad * Exposición).
h) Riesgos mecánicos: Atrapamientos, caídas desde altura, fricción, pisadas sobre
objetos, caídas al mismo nivel, cortes con objetos, golpes o choques por objetos,
proyección de objetos, caídas de objetos, pinchazos con objetos, partes móviles sin
protección.
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i) Riesgos eléctricos: Contacto directo, contacto indirecto, electricidad estática. Riesgos
de incendios y explosiones: Explosiones, incendios de líquidos, incendios eléctricos,
incendios combinados, incendios de sólidos, incendios de gases.
j) Riesgos locativos: Almacenamiento inadecuado, falta de orden y aseo, rampas
inadecuadas, andamios inseguros, falta de señalización, superficies de trabajo
defectuosos, escaleras inadecuadas, pisos defectuosos, techos defectuosos.
k) Riesgos químicos: Exposición a: aerosoles, líquidos, polvos, vapores, gases, material
articulado, rocíos, humos, neblinas, sólidos.
l) Riesgos físicos: Exposición a: iluminación inadecuada, radiaciones no ionizantes,
temperaturas bajas, ventilación insuficiente, presiones anormales, ruido, vibraciones,
humedad, temperaturas altas, radiaciones ionizantes.
m) Riesgos biológicos: exposición a: Bacterias, parásitos, hongos, virus, otros riesgos
biológicos, animales peligrosos.
n) Riesgo carga física: Carga de los sentidos, carga de trabajo dinámico, carga postural
estática, diseño del puesto de trabajo, posiciones erróneas, movimientos erróneos,
posturas estáticas en desviación de la muñeca, posturas estáticas de pie,
sobreesfuerzo, posturas estáticas.
o) Riesgos psicosociales: Aislamiento, falta de participación, horas extras, organización
del tiempo, altos ritmos de trabajo, funciones ambiguas, jornadas prolongadas,
relaciones humanas, turnos rotativos, contenido de la tarea, monotonía, gestión
administrativa, relaciones interpersonales conflictivas.
p) Riesgos administrativos: Carencia de normas de seguridad, normas de trabajo
inadecuado, entrenamiento deficiente, procedimientos inadecuados, inducción
deficiente.
q) Riesgos públicos: Delincuencia, incumplimiento de normas de tránsito, colisiones,
volamientos, etc.
r) Riesgos de origen social: Contra las instalaciones, personas Riesgos de origen
natural: Inundaciones, tormentas eléctricas, terremoto, deslizamientos, vendaval, otros.
s) SG-SST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
4. RESPONSABILIDADES
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A continuación, se presentan las responsabilidades asignación de las responsabilidades
asignadas para la realización de las inspecciones al interior de la organización:
TIPO DE INSPECCIÓN RESPONSABLE
INSPECCIÓN DE BOTIQUINES
INSPECCIÓN DE EXTINTORES
INSPECCIÓN DE DOTACIÓN Y EPP
DIRECTOR HSEQ Y/O COORDINADOR
INSPECCIÓN DE ÁREAS DE TRABAJO
HSEQ
INSPECCIÓN DE VEHÍCULOS
INSPECCIÓN DE EQUIPOS DE
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
INSPECCIONES GERENCIALES GERENTE GENERAL
MEDICIONES HIGIÉNICAS Y ADMINISTRADORA DE RIESGOS
AMBIENTALES LABORALES (A.R.L)
5. ACTIVIDADES
5.1 METODOLOGÍAS DE INSPECCIONES
5.1.1 Inspecciones Gerenciales
Las inspecciones gerenciales se realizarán mínimo una vez en el semestre, con el objetivo
de verificar la conformidad, aplicabilidad y cumplimiento del Sistema de Gestión de la
Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del GRUPO EMPRESARIAL
SOLANCO S.A. Esta inspección contempla la revisión, validación y verificación de los
elementos del liderazgo y compromiso gerencial; determinación de responsabilidades,
niveles de autoridad y rendición de cuentas, disponibilidad de recursos y estructura
organizacional; identificación y evaluación del cumplimiento de los requisitos legales,
normativos y aplicables; diagnóstico de condiciones de seguridad y salud en el trabajo;
identificación de las necesidades de capacitación, formación y entrenamiento;
mejoramiento y consolidación de las competencias y conocimientos exigidos por la
naturaleza y magnitud de la actividad económica de la organización; implementación de
actividades de medicina preventiva del trabajo, higiene y seguridad industrial; evaluación y
medición de la eficacia, eficiencia y mejora continua del sistema de gestión;
implementación de estrategias dirigidas a la protección y conservación del medio ambiente
y prevención de la contaminación del mismo; procesos y todos los lugares de trabajo,
evaluando las condiciones de seguridad, salud en el trabajo y ambiente. En este sentido,
las inspecciones gerenciales estarán encaminadas hacia la verificación de la conformidad
del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente
articulado bajo las Normas Técnicas Colombianas de General Aceptación para la
implementación de Sistemas de Gestión tales como la ISO 9001:2015, ISO 14001:2015,
ISO OHSAS 18001:2007, GTC 45, ISO 31000; y los relacionado con el Decreto 1072 del
26 de mayo de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo).
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La realización de estas inspecciones se debe registrarse en el formato INSPECCIONES
GERENCIALES GRI-FO-10.
5.1.2 Inspecciones Ambientales y de Orden y Aseo
Son actividades esencialmente preventivas de control y supervisión del cumplimiento de
los programas ambientales vigentes en materia de protección del medio ambiente y el uso
adecuado y consciente de los aspectos relacionados con la preservación de este en aras
de evaluar y determinar la adopción de las medidas pertinentes para garantizar dicho
cumplimiento. Las inspecciones ambientales se realizan diligenciando los formatos
establecidos para tal fin y pueden hacerse en cualquiera para los siguientes casos:
• Ahorro y uso eficiente de agua: inspección a tuberías, grifos y baterías sanitarias, con el
propósito de detectar fugas o rupturas que generen desperdicio del recurso. Estas
inspecciones son reportadas al área administrativa de la Entidad, con el fin que se
informe a la administración del edificio para su oportuna reparación.
• Ahorro y uso eficiente de energía: inspecciones de aparatos eléctricos y electrónicos
para evitar consumo excesivo de energía.
• Inspecciones en el adecuado uso de los puntos ecológicos.
• Inspecciones a áreas destinadas al almacenamiento temporal de residuos.
• Inspecciones de consumo de papel.
• Inspecciones de orden y aseo a puestos de trabajo.
La realización de estas inspecciones se debe registrarse en el formato INSPECCIONES
DE ÁREAS DE TRABAJO GRI-FO-05.
5.1.3 Inspecciones de Seguridad y Salud en el Trabajo
El control de riesgos es el fundamento de la acción preventiva en materia de salud en el
trabajo, pues solamente mediante su aplicación se pueden librar los ambientes de trabajo
de las condiciones que afectan la salud del servidor y/o contratista. En este sentido las
Inspecciones de SST, estarán direccionadas en:
• Inspecciones Generales de Seguridad: La inspección de seguridad se constituye en las
características que lleva a la detección temprana de condiciones de riesgo y de cuya
eficiencia dependerán los resultados. Se debe registrar en el formato INSPECCIONES
DE ÁREAS DE TRABAJO GRI-FO-05.
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• Inspecciones Ergonómicas a Puestos de Trabajo: Se realiza para servir como una
herramienta que permita tener una visión de la situación de trabajo, a fin de diseñar
puestos de trabajo y tareas seguras, saludables y productivas. Así mismo, puede
utilizarse para hacer un seguimiento de las mejoras implantadas en un centro de trabajo
o para comparar diferentes puestos de trabajo. Se debe registrar en el formato
INSPECCIONES DE ÁREAS DE TRABAJO GRI-FO-05.
• Inspecciones de Extintores: es el examen rápido y periódico que se realiza al extintor
con el fin de determinar su estado externo, de tal forma que garantice su segura y
efectiva operatividad. Se debe registrar en el formato INSPECCIONES DE
EXTINTORES GRI-FO-07.
• Inspecciones de Botiquín: Se establecen para garantizar el suministro eficiente de
insumos para los botiquines existentes en cada una de las sedes de la organización, así
como mantener completa y vigente la dotación de este. Se debe registrar en el formato
INSPECCIONES DE BOTIQUINES GRI-FO-06.
• Inspecciones de Elementos de Protección Personal (E.P.P): Se establecen para
garantizar el estado óptimo de los Elementos de Protección Personal entregados a los
funcionarios con el propósito de prevenir accidentes de trabajo. Se debe registrar en el
formato INSPECCIONES DE DOTACIÓN Y E.P.P GRI-FO-08.
5.1.4 Inspecciones de Instalaciones: Infraestructura física, tecnológica y de muebles
y enseres
Estas inspecciones incorporan por cada elemento sujeto a inspección el estado del
elemento, las observaciones sobre la actividad y la acción a realizar. Se debe registrar en
el formato INSPECCIONES DE ÁREAS DE TRABAJO GRI-FO-05.
5.1.5 Inspección de Vehículos
Las inspecciones de vehículos se llevan a cabo periódicamente para los vehículos que son
utilizados para la movilización del equipo de colaboradores del GRUPO EMRPESARIAL
SOLANCO S.A, con el propósito de dar cumplimiento a las normas de seguridad aplicables
en esta materia. Se debe registrar en el formato INSPECCIONES DE GENERAL DE
VEHÍCULOS GRI-FO-09.
5.1.6 Inspecciones de Herramientas y Equipos de Seguimiento y Medición
Estas inspecciones permiten determinar el estado de conservación, protección y uso
responsable de la herramienta y/o equipos de seguimiento y medición que se desea
inspeccionar, las variables de inspección, se deja describen las observaciones resultantes
de la actividad desarrollada y se establecen las acciones consideradas necesarias. Se
debe registrar en el formato INSPECCIONES DE EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y
MEDICIÓN GRI-FO-31.
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5.1.7 Inspección Planeada
Las inspecciones planeadas estarán determinadas en el Plan Anual de Trabajo del Sistema
de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente. Se realizan
inspecciones por observación directa registrando la condición encontrada a través de las
diferentes listas de chequeo para cada área, equipo o herramienta a inspeccionar.
Posteriormente se realiza un informe donde se describen las acciones a implementar y la
criticidad de estas.
5.1.8 Inspecciones Preoperacionales
Se realizan inspecciones por observación directa antes de iniciar la labor, en caso de
encontrar una situación subestándar el servidor y/o contratista puede de inmediato corregir
la situación o informar la condición por escrito al responsable.
5.1.9 Inspecciones Higiénicas y Ambientales
Las mediciones ambientales son importantes en los ámbitos laborales, ya que ayudan a
identificar, evaluar y controlar aquellos factores de riesgos físicos, químicos y biológicos
que afectan la salud de los colaboradores, contratistas, subcontratistas y
proveedores; viéndose involucrada también la población en general. No solamente estos
factores están presentes en la industrias y empresas dedicadas a una actividad económica
específica, sino que ya pasa a otras esferas, teniendo en cuenta que el impacto en las
personas es de manera negativa. Tomando como ejemplo el ruido, las vibraciones, la
iluminación deficiente y otros más que si no se controla a tiempo puede producir en las
personas efectos adversos y su calidad de vida se ve perturbada como producto de la
exposición prolongada a estos factores de riesgos.
Para la realización de estas mediciones, se contará con el apoyo, asistencia técnica y
acompañamiento de la Administradora de Riesgos Laborales (A.R.L) a la que se encuentre
afiliada la organización.
5.2 ETAPAS DE LA INSPECCIÓN
5.2.1 Preparación
Una preparación adecuada incluye:
• Planificar la inspección: Elaborar el cronograma de inspecciones a realizar durante el
próximo periodo, el cual se podrá realizar utilizando el formato CRONOGRAMA DE
INSPECCIONES GRI-FO-04.
• Determinar los responsables de cada inspección de acuerdo con área, equipo,
instalación y/o proceso a inspeccionar.
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• Desarrollar una actitud positiva: prepararse mentalmente para buscar no sólo lo que está
mal, sino también para comentar y resaltar las buenas prácticas y condiciones.
• Disponer de las listas de chequeo existentes para realizar las inspecciones.
5.2.2 Inspeccionar
Los siguientes son algunos de los puntos claves que ayudan a hacer más efectivas las
inspecciones:
• Orientarse por medio de mapas o esquemas y la lista de verificación.
• Acentuar lo positivo.
• Buscar los aspectos que se encuentran fuera de vista.
• Adoptar medidas temporales inmediatas.
• Describir e identificar claramente cada aspecto.
• Clasificar los peligros con base en el diagnóstico de las condiciones de la unidad.
• Determinar las causas básicas de los actos y condiciones subestándares.
• Determinar los impactos ambientales que se pueden generar en la unidad.
5.2.3 Desarrollar Planes de Acción
Con la realización de las inspecciones se busca evitar, reducir y controlar la recurrencia
tanto de accidentes, incidentes, como de los impactos ambientales que puedan generar las
actividades de la unidad, para ellos se deben identificar los hallazgos encontrados y
describirlos con el fin de establecer e implementar planes de acción, estos se adicionaran
en el Plan Anual de Trabajo del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el
Trabajo y Medio Ambiente, según aplique. La realización de estos planes de acción deberá
estar lideradas por los miembros del COPASST y/o Vigía de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
Para adoptar una mejor decisión en relación con alguna acción propuesta se debe tener
en cuenta el análisis de causas y asignar el responsable de ejecutarla y determinar el
tiempo de ejecución.
5.2.4 Seguimiento de los Planes de Acción
En los comités del COPASST, Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y reuniones
gerenciales se realiza seguimiento a los hallazgos a mejorar dentro de las inspecciones
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realizadas, con el fin de verificar el cumplimiento de las acciones que se tomaron y su
eficacia. El responsable de la inspección debe hacer un seguimiento de la ejecución de las
acciones correctivas recomendadas, verificando y facilitando los medios para que se
cumplan.
• Dar a conocer a través de los informes a los servidores directamente responsables de
ejecutar las acciones correctivas.
• Verificar que la acción se inició de acuerdo con lo programado, dirigiendo los
inconvenientes a la autoridad respectiva.
• Comprobar la efectividad de las acciones ejecutadas y establecer las modificaciones
que sean necesarias.
5.2.5 Indicadores de Gestión
DESCRIPCIÓN DEL
TIPO DE INDICADOR
FÓRMULA META
INDICADOR FRECUENCIA
NOMBRE
DE MEDICIÓN
(N° de controles Ejecutar el
ejecutados para mejorar 100% de los
% de controles
las condiciones de los controles
ejecutados
puestos de trabajo de la establecidos
para mejorar
sede principal/N° total de para mejorarlas
Eficacia las Trimestral
controles establecidos condiciones de
condiciones
para mejorar las los puestos de
locativas de la
condiciones de los trabajo de la
sede principal
puestos de trabajo en la planta de
sede principal) *100% alimentos
Realizar el
(N° de inspecciones
% de 100% de las
planeadas realizadas/ N°
inspecciones inspecciones
Eficacia Anual total de inspecciones
planeadas planeadas para
planeadas programadas)
realizadas la planta de
*100%
alimentos
6. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN CAMBIO REALIZADO
Emisión inicial del
02/01/2017 01
documento
7. CUADRO DE FIRMAS
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
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Nombre: Mario Alberto Nombre: Natalia Caballero Nombre: Tatiana
Peña Martínez Solano Caballero Solano
Cargo: Gerente de
Cargo: Director HSEQ Cargo: Gerente General
Operaciones
Fecha: 02/01/2017 Fecha: 02/01/2017 Fecha: 02/01/2017
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