Tabla de contenido
Introducción......................................................................................................................3
Procesos de la administración.........................................................................................4
1. Fase mecánica o estructural.................................................................................... 4
1.1. Planificación.......................................................................................................4
1.2. Organización......................................................................................................5
2. Fase dinámica u operacional....................................................................................6
2.1. Dirección............................................................................................................6
2.2. Control............................................................................................................... 8
Conclusión....................................................................................................................... 9
Bibliografía..................................................................................................................... 10
Introducción
Los procesos administrativos son útiles en cualquier ámbito de la vida del ser humano,
pues este conjunto de etapas son las que nos permite poder llegar a los objetivos y
metas deseadas, pudiendo ayudar tanto a grandes empresas como a personas
naturales que tienen determinado objetivo particular y del cual tienen el total deseo de
poder alcanzarlo, no obstante, se sabe que, para alcanzar esas metas, es menester
primero concretar diversas acciones.
De manera específica, proceso administrativo se encuentra constituido por las etapas
de: planificación, organización, dirección y control; teniendo estas etapas la
característica principal de que es continuo; de hecho, el principal exponente de las
diferentes etapas del proceso administrativo fue Henry Fayol quien en el año 1916
estipuló en su libro: “Administración Industrial y General” las cuatro etapas previamente
mencionadas, expresando además que las mismas eran esenciales para una buena
gestión gerencial por lo que aconseja que, es necesario que todo el equipo directivo la
domine, dejando a su vez cierto espacio y flexibilidad dentro del proceso administrativo
con el fin de que el mismo se adapte a las necesidades y expectativas de la empresa.
De manera general, los procesos administrativos, tienen determinadas características
las cuales se irán contemplando a medidas que se desarrolle cada unas de las etapas
de este, estas características son:
Consta de cuatro etapas que se relacionan entre si
Puede ser utilizando por cualquier empresa independientemente de sus
características y necesidades específicas
Todo proceso administrativo debe ser informado y coordinado por todos los
trabajadores que sean parte de este proceso.
Se deben especificar y trazar las metas y objetivos que se quiere conseguir con
la implementación de este proceso administrativo.
A continuación, se explicará la hoja de ruta general que se debe realizar en todo
proceso administrativo sin importar las condiciones y características de la empresa,
todo ello con el fin de que se convierta en una empresa eficaz y óptima, en todos los
sentidos.
Procesos de la administración
El proceso administrativo es un ciclo de cuatro etapas las cuales suelen ser ejecutadas
de forma continua de tal forma que, al seguirlas paso por paso, los mismos permite
alcanzar los objetivos previamente determinados por la empresa, empleando de
manera eficaz y óptima todos los recursos humanos y materiales adecuados para una
correcta ejecución de las actividades y tareas concretas.
Conforme lo anterior, se puede establecer que los procesos administrativos tienen dos
fases y cuatro etapas, estas son:
Fase mecánica o estructural: Se encuentran las etapas de planificación y
organización
Fase dinámica u operacional: aquí se encuentran las etapas de dirección y
control
1. Fase mecánica o estructural
1.1. Planificación
La planificación es uno de los procesos iniciales y mas importantes dentro de todo
proceso administrativo, durante esta etapa, se establecen los objetivos y las metas de
la empresa y los medios que se necesitarían para alcanzar dichos objetivos,
trazándose así una ruta de acción. Es en esta etapa donde se decide, se ordena y se
organiza las tareas necesarias para construir los objetivos. Durante esta etapa se
divide todo el proceso en operaciones simples y ordenadas.
El objetivo principal de esta primera etapa dentro del proceso de administración es
reducir la incertidumbre e incrementar las posibilidades de éxito respecto a las metas y
objetivos planeados. De igual forma, durante esta etapa se realiza una proyección
acerca del futuro de la empresa haciendo además un estudio acerca de que factores
podrían influir de tal forma que puedan perturbar con la consecución de los objetivos
trazados.
Ahora bien, para desarrollar esta etapa de planificación, es menester seguir con unas
fases, estas son:
Definir los objetivos: consiste en trazar las metas que quiere conseguir la
empresa a largo plazo.
Determinar la situación actual de la empresa
Identificar los posibles eventos que podrían ocurrir en el futuro y afectar el
normal desarrollo de las actividades de la empresa
Analizar y elegir la forma de resolver eventuales problemas que puedan surgir y
afectar a la empresa.
Implementar unos planes concretos y evaluar los resultados conseguidos.
Así mismo, en esta etapa se utilizan diversos documentos con el propósito de
simplificar la ejecución del trabajo, reducir los tiempos y tener los materiales
necesarios para la consecución de cada una de las tareas y actividades, estos
documentos son: hoja de procesos, presupuesto y planning.
1.2. Organización
Una vez realizada la fase de planificación, durante la etapa de organización, la función
principal es la de repartir funciones, tareas y responsabilidades con el fin de empezar
con el plan de acción y de ejecución de los objetivos trazados. Durante esta etapa,
todos los grupos o equipos de trabajo deberán estar interconectados con el fin de
trabajar de forma conjunta. La etapa de organización, generalmente se encuentra
ligada a las habilidades que posee cada trabajador, así como los recursos físicos que
posee cada empresa, teniendo como rol principal la compañía asignar cada objetivo
específico a cada actividad que realice la compañía.
Las fases que se deben seguir durante esta etapa son:
Dividir la carga de trabajo en tareas que pueden realizarse por grupos
individuales
Subdividir cada tarea en unidades operativas.
Establecer mecanismos que integren las tareas de todos las áreas o
departamentos de la empresa.
Revisar la efectividad de cada una de las integraciones de las áreas o
departamentos de la empresa.
Proporcionar todos los materiales y recursos necesarios y adecuados para cada
área o sector.
Seleccionar un supervisor para cada área o departamento con el propósito de
que las actividades encomendadas se estén realizando conforme los
lineamientos y objetivos de la empresa.
Subdividir cada tarea en unidades operativas
Justamente, durante esta fase, es menester tener un gerente que motive, comunique y
supervise cada una de las actividades o tareas planeadas y coordinadas,
especialmente porque es el gerente quien tiene en sus manos la dirección de la
empresa por lo que su principal misión es la de encauzar todos los esfuerzos,
personales y económicos con el fin último de alcanzar los objetivos propuestos desde
un inicio en la fase de planificación.
2. Fase dinámica u operacional
2.1. Dirección
Durante la etapa de dirección, se pone en ejecución el engranaje interno de la
compañía. Es a partir de esta etapa en la que las diferentes actividades de la empresa
que fueron divididas a las diferentes áreas, siendo cada uno de los colaboradores
responsables de la ejecución de cada actividad, teniendo además la responsabilidad de
asegurar el correcto funcionamiento de la compañía, por tanto, durante esta etapa es
muy importante la coordinación, motivación y comunicación entre las diferentes áreas o
departamentos de la empresa.
Dentro de los objetivos de esta etapa se encuentra identificar los problemas y aplicar
determinadas soluciones, de igual forma el papel del gerente o directivo es importante
dentro de esta etapa dado que deberá involucrar a sus colaboradores para que
trabajen en conjunto para lograr las metas de la empresa.
De igual forma el director o gerente deberá supervisar, apoyar y comunicar a todo su
personal cualquier cambio de actividad o tarea con el fin de que todos se encuentren
coordinados y vayan en camino hacia un mismo objetivo.
La etapa de dirección se encuentra constituida por una serie de fases, estas son:
a. Toma de decisiones: Ante algún problema o imprevisto, siempre se debe buscar
determinadas soluciones que implica una toma eficiente de decisiones, no obstante,
para tomar la decisión mas acertada, es menester pasar unas etapas concretas, estas
son:
Definición del problema: Se debe comprender la situación, el imprevisto o el reto
que se encuentra afrontando la empresa teniendo siempre enfocado los
objetivos inicialmente propuestos con el fin de poder tener una orientación inicial
acerca de como se podría abordar el problema.
Evaluación de alternativas: Todo problema, puede solucionarse desde diferentes
perspectivas, por lo cual es necesario que antes de escoger una decisión, se
revise y se analice todas las posibles soluciones.
Toma de decisión: Una vez realizado el análisis de distintas soluciones y las
posibles consecuencias que la misma podría derivar, es esencial poder elegir la
solución mas precisa para así solucionar el problema específico
b. Integración: Durante esta etapa se integran todos los materiales y recursos
necesarios con el fin de ejecutar la decisión o los objetivos establecidos, esto es, a
través de diversas estrategias como: reclutamiento, capacitación y renovación
c. Motivación: Durante esta etapa, el gerente o directivo deberá liderar unas dinámicas
motivacionales para cada uno de los colaboradores y áreas de la empresa y así mismo,
reforzar las existentes y eliminar aquellas que sean contraproducentes
d. Liderazgo y supervisión: todo directivo, gerente y supervisor deberá tomar decisiones
y que las mismas se implementen de manera correcta y aunado a ello, tener un canal
de retroalimentación y control que permita identificar los cambios, fortalezas,
deficiencias y falencias de las actividades y tareas que se estén ejecutando y que de
esta forma la empresa pueda funcionar de manera óptima y eficaz.
2.2. Control
Durante esta etapa juega un papel importante los jefes jerárquicos o supervisores
quienes tienen como principal función las funciones y actividades de control respecto a
las actividades o tareas que tiene cada colaborador y por supuesto cada área o
departamento de la empresa.
El supervisor o jefe jerárquico durante el desarrollo de esta etapa se asegurará que las
actividades y tareas planificadas se realicen tal como fueron trazadas, realizando
acciones determinantes dentro de la empresa.
A partir de la supervisión de las diversas actividades correspondiente a cada área, la
empresa podrá analizar sus fortalezas, debilidades, habilidades y dificultades y
posteriormente realizar las modificaciones con el fin de corregir todo aquello que haya
arrojado como negativo durante mencionado análisis y a su vez, aplicar etas
modificaciones a la ejecución del plan.
Algunos pasos importantes del análisis son:
Evaluar y analizar los resultados obtenidos
Contrastar los resultados con los planes realizados anteriormente
Identificar problemas y gestionar las medidas correctivas correspondiente
Es así como durante esta etapa se ejecuta todo un procedimiento con el fin de
garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades y tareas trazadas y
proyectadas, siendo así el objetivo de esta etapa, que todo el proceso administrativo se
haya realizado conforme lo organizado y planeado y así mismo, identificar los errores o
desvíos con el fin de corregirlos y evitar que posteriormente puedan entorpecer todo el
proceso.
Conclusión
Conforme lo expresado, se puede establecer que los procesos administrativos son muy
importantes si realmente se quieren materializar determinadas metas y objetivos, no
obstante, a nivel empresarial, se puede observar que todo el equipo de gerencia juega
un papel fundamental en todo ello en conjunto con los colaboradores, integrándose y
convirtiéndose un engranaje fundamental dentro del funcionamiento de toda empresa;
de hecho, sin una debida supervisión, sería muy difícil poder establecer las falencias o
dificultades en los que se encuentra cada área o departamento de la empresa o
corporación, perjudicando eventualmente a la empresa por una mala gestión, pues
finalmente la idea e todo ello es que al alcanzar los objetivos propuestos, a su vez la
empresa o la corporación crezca de tal forma que sea más óptima y eficiente para
todos, pero especialmente para su público predilecto.
Es mediante el proceso administrativo que toda empresa busca aprovechar al máximo
todos sus materiales y recursos existentes de forma que se utilicen de manera correcta,
rápida y eficaz.
Un claro ejemplo de ello es al momento de emprender un negocio en el que
posiblemente no se tengan los recursos necesarios para poder contratar un personal
profesional, capacitado y con experiencia en un área específica, sin embargo, para
muchas empresas, esto no ha sido un obstáculo gigante que frene todas las
actividades y tareas que en su momento tenía la empresa; por lo que, de manera
inteligente empiezan a buscar posibles soluciones utilizando los propios recursos que el
gerente o dueño de la empresa tiene y es a partir del objetivo de sortear este y miles
obstáculos a fin de hacer crecer y prosperar la empresa, que se empieza a utilizar un
proceso administrativo que va a estructurar toda una hoja de ruta con el fin de seguir un
plan de acción que va a conllevar a una empresa eficaz, óptima y exitosa en el área
que se desempeñe.
Es así como todo proceso administrativo es fundamental en toda empresa, pues a
partir de ello se puede realizar un profundo análisis de fortalezas y habilidades que va
adquiriendo esta y en las dificultades y deficiencias en las cuales se debe mejorar para
así alcanzar el éxito.
Bibliografía
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