MÓDULO 2- CONFIGURANDO

SALESFORCE PARA LOS USUARIOS

 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

ÍNDICE

MÓDULO 2 - Configurando Salesforce para los usuarios

1. Perfíl de la compañia................................................................................................................74
1.1. Entender la configuración regional corporativa.....................................................................76
1.2. Año fiscal..................................................................................................................................78
1.3. Divisas Múltiples.......................................................................................................................82
2. Appexchange.............................................................................................................................87
3. Interfaz del Usuario...................................................................................................................90
3.1. Modificación en linea...............................................................................................................93
4. Introducción a los perfiles........................................................................................................95
4.1. Permisos....................................................................................................................................96
4.1.1. Permisos de Objeto (CRED)...........................................................................................96
4.1.2. Permisos de usuario........................................................................................................96
4.2. Fichas y aplicaciones................................................................................................................98
4.2.1. Fichas...............................................................................................................................98
4.2.2. Aplicaciones....................................................................................................................99
4.2.3. Campos............................................................................................................................99
4.3. Formatos de página, tipos de registro, y procesos de negocio.............................................102
4.3.1. Formato de página..........................................................................................................102
4.3.2. Tipos de registro.............................................................................................................106
4.3.3. Procesos de negocio.......................................................................................................109
5. Configuraciones de búsqueda y listas......................................................................................113
5.1. Configuraciones de búsqueda.................................................................................................113
5.2. Listas de vista............................................................................................................................117
6. Gestión de Usuarios..................................................................................................................119
6.1. SalesforceA...............................................................................................................................122
6.2. Usuarios de Chatter..................................................................................................................123
7. Calidad de datos.......................................................................................................................126
7.1. Consideraciones previas..........................................................................................................126
7.2. Reglas de Validación................................................................................................................127
7.3. Seguimiento del Historial de Campos.....................................................................................131
8. Gestión de Datos......................................................................................................................134

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Aula Mentor

8.1. Id de Salesforce........................................................................................................................135
8.2. El Cargador de Datos (Data Loader).......................................................................................135
8.2.1. Insertar.............................................................................................................................136
8.2.2. Exportar...........................................................................................................................137
8.2.3. Actualizar.........................................................................................................................137
8.2.4. Upsert: Migración e integración con otros sistemas.....................................................138
8.2.5. Eliminar...........................................................................................................................139
8.3. Asistente de Importación.........................................................................................................140
8.4. Transferencia y Eliminación Masiva de Registros...................................................................141
8.4.1. Transferir registros de forma masiva.............................................................................141
8.4.2. Eliminación masiva de registros....................................................................................142
8.5. Copias de Seguridad................................................................................................................144

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REQUISITOS PREVIOS:

- Haber completado el módulo 1, “Introducción a Salesforce”.

- Disponer de un programa de hoja de cálculo.

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Aula Mentor

1. Perfil de la compañía
El perfil de la compañía es la parte del menú “Configuración” donde se aloja toda la información
sobre la organización propietaria de la instancia de Salesforce, obtenida durante el proceso
de contratación.

En ella, vamos a encontrar los siguientes datos:

- Información financiera:

• Año fiscal.

• Divisas.

- Información de la compañía:

• Licencias disponibles.

• Configuración regional.

• Nombre y dirección.

• Espacio utilizado, tanto por registros como por archivos.

• Persona de contacto.

• Divisa corporativa.

• Información específica de soporte (vacaciones y horario de oficina).

Podemos visitar la sección “Perfil de la compañía” haciendo clic en “Configuración” y

expandiendo el menú “Perfil de la compañía” en la sección “Administrar”.

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En el menú “Información de la compañía” tenemos la información de la empresa propie-

taria de la instancia. En la siguiente imagen se pueden ver los datos que quedan registrados de
la empresa.

De esta página debemos destacar un par de cosas:

- Observa que hay campo llamado “Id. de la organización de salesforce.com”. Este número es el
identificador de nuestra empresa en los registros de Salesforce. Si haces clic en “Espacio de
datos usado” y en “Espacio de archivos usado” verás un resumen de cuanto espacio estamos
usando, por tipo de dato e incluso por usuario.

- “Espacio de datos” se refiere a los registros que tenemos en nuestros objetos, y “espacio de
archivos” se refiere a los archivos que los usuarios suben a la plataforma a través de Chatter u
otras aplicaciones, como, por ejemplo, plantillas de correo electrónico o gráficos corporativos.

La memoria que consumimos en Salesforce se puede ampliar si hace falta.

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1.1. Entender la configuración regional corporativa

Fíjate que en la captura de pantalla anterior tenemos una configuración de región predeter-
minada, así como un idioma predeterminado y una zona horaria predeterminada. Esta
información, junto con la configuración regional de divisa, conforma la configuración regio-
nal corporativa. Es decir, el conjunto de parámetros que definen como mostrar nuestros datos
en base a la localización geográfica de la compañía.

Si la empresa sólo opera en un país, está información regional corporativa se va a traspa-

sar a los nuevos usuarios en cuanto demos a estos de alta. Pero si la compañía es multinacional,
entonces tendremos que realizar ajustes en la configuración regional individual de cada
usuario. ¿Cómo se relaciona exactamente la información regional corporativa y la información
regional individual de cada usuario?

Antes de seguir, hay que entender exactamente a qué afecta la configuración regional en
Salesforce.

La configuración regional nos permite definir cómo mostramos los datos en base al
lugar donde nos encontramos. Afecta a los siguientes elementos:

Vamos detallar ahora los diferentes elementos de la configuración regional.

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- Información de región.

• Formatos numéricos.

El número “1,000” no significa lo mismo en cada país. En algunos países será leído como
“cero coma uno” y en otros como “mil” a causa del diferente signo que se usa como se-
parador decimal.

• Formatos de fecha y hora.

La fecha 10/08/2016 no será leída igual en todos los países, debido a que en algunos el día va antes
del mes, pero en otros va al revés.

• Orden de nombre y apellidos y Orden en las direcciones.

En algunos países, particularmente en el sudeste asiático, se invierte el orden de nombre

y apellido, así como el orden de calle y ciudad en las direcciones.

- Idioma.

• Texto de los recursos de ayuda.

Determinará el idioma en el que veamos los documentos de ayuda en Salesforce. Nota:

no todos los documentos están disponibles en todos los idiomas aún.

• Texto de la plataforma.

El idioma en el que vamos a utilizar Salesforce. Todos los elementos incluidos en la

aplicación inicialmente estarán traducidos. Los que añadamos de manera personalizada,
vamos a tener que traducirlos nosotros con el “Sistema de traducción” de Salesforce o a
mano.

- Zona horaria.

• Formato de tiempo en los campos de fecha/tiempo.

Esta información la podemos configurar a dos niveles: el corporativo y el individual:

- Para aplicarla a nivel corporativo, vamos a ajustar estos parámetros en “Información de la com-
pañía” dentro de “Perfil de la compañía”.

- Para aplicarla a nivel individual, vamos a proporcionar estos datos en el registro de cada
usuario (Nota: se pueden cargar estos datos a los usuarios de forma masiva).

Si quieres ver cómo se cambia en un usuario individual manualmente, accede a “Confi-

guración”, despliega “Gestionar Usuarios” y haz clic en “Usuarios”. Si haces clic en “Modificar”
delante de tu usuario y te deslizas verticalmente hacia abajo, verás la sección donde se hace.

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Aula Mentor

Ahora estamos en disposición de entender cómo se conjugan los dos niveles, el corpo-
rativo y el individual:

- Cuando damos de alta nuestra empresa en Salesforce, configuramos nuestra información

regional corporativa. Al crear nuevos usuarios, éstos heredarán la configuración regional
corporativa, pero podremos cambiar esta información en sus registros de usuario si nos hace
falta. Nota: el perfil, del que hablaremos más tarde, no interviene en la configuración regional
de nuestros usuarios.

Antes de hablar de divisas y de año fiscal, vamos a explorar un poco la sección del menú
que contiene toda esta información en el siguiente ejercicio.

Ejercicio 2.1
Entra en tu instancia de Salesforce y visita la sección “Información de la compañía”.

- Haz clic en “Configuración”, despliega el menú “Perfil de la compañía” y haz clic en “informa-
ción de la compañía”.

- Observa los campos relativos a la configuración regional. Son los correspondientes a la confi-
guración regional corporativa.

- Haz clic en “Usuarios” dentro del menú “Gestionar usuarios”. Entra en tu propio registro y haz
clic en “Modificar”. Examina la sección “Parámetros de la configuración regional”. Deberían ser
los mismo que tienes en “Información de la compañía”. Esto es así porqué diste de alta el usua-
rio sin alterar los parámetros de configuración regional y por lo tanto heredó la configuración
corporativa.

1.2. Año fiscal

El año fiscal de una compañía u organización es un período usado para calcular sus informes
financieros anuales. En muchos países son necesarios debido a que las leyes tributarias re-
gulan la contabilidad y requieren estos informes una vez cada doce meses.

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Se conoce también como ejercicio fiscal y normal-

mente, en España y los países iberoamericanos em-
pieza el 1 de enero y acaba el 31 de diciembre, si
bien puede variar dependiendo de cada empresa.
Dentro del año fiscal, nos van a interesar especial-
mente ciertos intervalos temporales, como por
ejemplo los trimestres, en los que vamos a tener
la necesidad de extraer regularmente nuestra infor-
mación de la plataforma.

En Salesforce, debemos configurar el año

fiscal para asegurarnos de que nuestros informes,
previsiones, cuotas, etcétera, se ejecutan correcta-
mente sobre las fechas adecuadas para nuestra em-
presa.

Disponemos de dos opciones para configu-

rar el año fiscal, Año fiscal estándar y Año fiscal
personalizado. Por defecto, el año fiscal estándar
está activo, pero podemos cambiar al personalizado
en cualquier momento. Si lo hacemos, hay que te-
ner en cuenta que el paso es irreversible.

Escoger una opción o la otra tendrá un impacto en nuestros informes y previsiones,

pues va a afectar la gestión de los diferentes intervalos temporales, entre otras cosas. Vamos a
desarrollar las principales diferencias entre las dos opciones a continuación.

- Año fiscal estándar:

• Estructura de calendario Gregoriano.

• Podemos escoger el mes de inicio del año fiscal, pero no el día de inicio, que siempre
será el primer día del mes.

• Podemos escoger basar el nombre del año fiscal en el mes de inicio o en el mes
de cierre. Ejemplo: si el año fiscal va de enero a diciembre, el nombre será “año fiscal

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Aula Mentor

2016” pues el mes de inicio y el de cierre pertenecen al mismo año. Si el año fiscal va de
febrero a enero, entonces el año fiscal será 2016 o 2017 dependiendo de si lo basamos en
el mes de inicio o en el de cierre.

• Vamos a contar con una serie de filtros temporales con los diferentes intervalos del año
fiscal configurados de antemano en nuestras herramientas de análisis.

- Año fiscal personalizado:

• Deberemos usarlo cuando las características del año fiscal estándar no satisfagan nues-
tras necesidades. Por ejemplo, requerir un año fiscal de más o menos de 12 meses,
trimestres de más o menos de 3 meses, o requerir que el día de inicio de nuestro
año fiscal sea un día diferente al primer día del mes.

• Vamos a tener que definir nuestros propios intervalos temporales para nuestras he-
rramientas de análisis.

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Si bien el año fiscal personalizado es más flexible, hay una contrapartida importante al
escogerlo: no nos vamos a beneficiar de los parámetros de rango temporal que existen por
defecto en diferentes partes de la aplicación. Si cambiamos a año fiscal personalizado no podre-
mos volver atrás. No obstante, vamos a poder definir años fiscales personalizados alineados con
un año fiscal estándar.

Ejercicio 2.2

Visita la sección “Año fiscal”.

- Haz clic en “Configuración”, despliega el menú “Perfil de la compañía” y haz clic en “Año fiscal”.
Observa como únicamente se puede cambiar el mes de inicio del año fiscal y el nombre que
le damos a éste, en base al mes de inicio o al mes de cierre.

- Haz clic en “Año fiscal personalizado” para leer las advertencias sobre el cambio de “Año fiscal
estándar” a “Año fiscal personalizado”.

- Vuelve a la pantalla de inicio sin guardar.

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Aula Mentor

1.3. Divisas Múltiples

Por defecto, en Salesforce vamos disponer de una sola divisa, la especificada en el “Perfil de la
compañía” que hemos visitado antes. Normalmente, ésta va a ser la divisa oficial en la región
donde se halle la sede de nuestra compañía.

Vamos a suponer que la instancia de nuestra compañía está configurada para operar con
una sola divisa, como en el caso de nuestra instancia de prueba. Como hemos comentado pre-
viamente, dentro del “Perfil de la compañía” deberemos especificar la divisa corporativa, “Cor-
porate Currency” en inglés. A partir de ese momento, los usuarios nuevos van a heredar esa
divisa y cada vez que creen un registro en el que se requiera especificar importes o cantidades,
esa va a ser la divisa que quede registrada.

No obstante, está claro que esto no va a ser suficiente para las empresas multinacionales
y obviamente Salesforce ofrece opciones para gestionar varias divisas con sus correspondientes
tasas de cambio.

Para activar esta opción deberemos ir a “Información de

la compañía” y marcar la casilla “Permitir al servicio de
asistencia activar múltiples divisas”. A continuación, de-
beremos ponernos en contacto con el servicio de asis-
tencia de Salesforce para que nos habiliten esta funcio-
nalidad. La manera habitual de hacerlo es creando un
caso haciendo clic en “Ayuda”, arriba a la derecha, y
dentro de la página que aparece a continuación, clican-
do en “Asistencia Técnica” para llegar a esta página:

https://help.salesforce.com/support#nav-panel-top

Nota: no vamos a poder crear un caso de asis-

tencia con nuestras instancias de la edición Developer.

La activación de “múltiples divisas” tiene impor-

tantes efectos en nuestros objetos y en la plataforma en
general, además de ser irreversible. Es por ese motivo
que Salesforce no permite a los administradores activarlo
de una manera directa. Será preciso contestar una serie
de preguntas sobre los motivos que nos obligan a cam-
biar a “múltiples divisas”, dar la identidad del solicitante
y la de la instancia.

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

Además, en empresas con gran cantidad de registros, activar esta opción

podrá suponer un impacto en el rendimiento del sistema, por lo
que en estas situaciones se hará normalmente durante el fin de semana.

En el caso de que activemos “múltiples divisas”, nuestro admi-

nistrador va a seguir teniendo que especificar una divisa corporativa,
y adicionalmente, deberá añadir cuantas otras divisas necesite nuestra
organización en “Gestionar Divisas” dentro de “Perfil de la compañía”.

Nota: no tenemos esta funcionalidad disponible en nuestra ins-

tancia de prueba, al no poder activar las “divisas múltiples”.

Estas divisas adicionales se pueden configurar como “activas” o

“inactivas”, y podemos especificar tasas de cambio, estáticas o refe-
rentes a un intervalo temporal, en relación a la moneda corporativa.
La opción “tasas de cambio estáticas” está seleccionada por defecto.

A partir del momento en que el administrador activa estas divisas adicionales, nuestros
nuevos usuarios van a heredar inicialmente la divisa corporativa como divisa por defecto,
pero si queremos, tal y como ocurre con el resto de la configuración regional, vamos a poder
cambiarla en su registro de usuario.

Cuando, una vez hechos los ajustes correspondientes, un usuario cree registros en los
que sea necesario especificar importes u otra información monetaria que requiera divisas, la
divisa por defecto que el usuario tenga seleccionada en su registro de usuario va a estar pre-
seleccionada en el nuevo registro. Adicionalmente, si el administrador ha decidido que los
usuarios van a poder modificar ése campo, el usuario podrá cambiar la divisa a cualquier otra
de las que estén activas.

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Aula Mentor

Para recapitular: en una instancia con múltiples divisas, las divisas que se muestren en los
registros serán aquellas que los usuarios usaron al crear dichos registros.

Pero entonces, ¿Qué pasará cuando un usuario con Euros por divisa por defecto mire un
registro creado en Dólares? ¿Qué divisa le va a mostrar el sistema?

De hecho, va a mostrar la divisa con la que fue creado el registro, pero si lo queremos,
en una serie de objetos: Candidatos, Cuentas, Contactos, Oportunidades y Casos, vamos a poder
mostrar también el valor convertido a la divisa por defecto del usuario que esté viendo el
registro en ese momento, entre paréntesis, al lado del original.

Esta opción se llama “conversión de divisas entre paréntesis” y se puede acceder a ella
desde la página “Gestionar Divisas” en “Perfil de la Compañía”.

Al estar trabajando con múltiples divisas, obviamente tarde o temprano nos tendremos
que ocupar de cómo gestionamos las tasas de cambio. Ya hemos visto que, por defecto, las
tasas de cambio son estáticas, es decir, cada divisa adicional puede tener una tasa de cambio en
referencia a la moneda corporativa.

Para actualizar la tasa de cambio, entonces, deberíamos ir a cada divisa en “Gestionar

Divisas” y cambiar el valor manualmente. Esta manera de operar, además de tener que efectuar
los cambios de manera manual, conlleva un gran inconveniente: actualiza las tasas de cam-
bio para todos los registros del sistema. Esto quiere decir que, si tenemos Oportunidades
cerradas y ganadas en alguna de nuestras divisas activas, si cambiamos la tasa de cambio de
esa divisa, el importe de la oportunidad se actualizará, provocando que el estado real de
nuestras finanzas y la información en Salesforce, ¡no coincidan!

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

Para algunas empresas esta situación no es un problema, pero para muchas otras sí. En
caso de que sea un problema, hay que activar otra opción que tenemos dentro de “Gestionar
Divisas”, la “Gestión avanzada de divisas” o “Advanced Currency Management” en inglés. Esta
opción nos va a permitir tener tasas de cambio con fecha, definidas para diferentes inter-
valos temporales.

Nota: SGD son dólares de Singapur. Podemos ver varias tasas de cambio con fecha entreestos y el Dólar.

Cuando usamos esta opción, podemos definir varias tasas de cambio, cada una de ellas
asociada a un intervalo temporal definido por su fecha de inicio propia y la fecha de inicio
del siguiente intervalo.
Vamos a poner un ejemplo: Imaginemos que la divisa corporativa de nuestra empresa
es el “Euro“ y queremos dar de alta la divisa “Dólares” para nuestra filial estadounidense. Se
requiere además que las tasas de cambio estén asociadas a diferentes intervalos de tiempo. Para
cumplir este requerimiento, daremos de alta la divisa “Dólar” y activaremos la opción “Gestión
Avanzada de Divisas”. A partir de ese momento, crearemos nuevas tasas de cambio con fecha
para el dólar: el 1 de enero el valor será de “0,9”, el 1 de febrero, de “0,8”, etc. Cada vez que
añadamos un nuevo intervalo, con su fecha de inicio definiremos la fecha final del intervalo
anterior, el día antes.

¿Y cómo afecta esto a las oportunidades cerradas y ganadas?

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Aula Mentor

En el módulo anterior, comentamos brevemente que los objetos estándar de Salesforce

contienen ciertos campos excepcionales con funciones específicas programadas. Pues bien, el
campo “Fecha de cierre” del objeto Oportunidad es uno de esos campos: la manera en que
nuestras tasas de cambio con fecha se van a relacionar con nuestras Oportunidades es a través
de la fecha que conste en “Fecha de Cierre” siempre que la “Etapa” de la oportunidad sea
“Cerrada y Ganada” o “Closed Won” en inglés.

Siguiendo con el ejemplo anterior: si tenemos una tasa de cambio activa entre Euros y
Dólares con fecha 1 de enero de valor “0,9”, y otra que empieza el uno de febrero con valor “0,8”,
y ganamos y cerramos una oportunidad el 25 de enero, vamos a usar “0,9” como valor para
convertir de Euros a Dólares, independientemente de la fecha del día en que nos encontremos.

Para finalizar con esta sección, supongo que habrás observado que, ya sea usando tasas
de cambio estáticas o usando la “Gestión avanzada de divisas”, en ambos casos la introducción
de las tasas de cambio en el sistema es manual.

Para automatizar la gestión de las actualizaciones de las tasas de cambio hay una solu-
ción muy fácil, que de hecho nos va a llevar a la siguiente sección del módulo: descargar una
aplicación que gestione automáticamente las tasas de cambio desde AppExchange, la tienda
online de aplicaciones para Salesforce.

- Ejemplos de aplicaciones de este tipo:

• Global Currency Updater

https://appexchange.salesforce.com/listingDetail?listingId=a0N30000001sJJbEAM

• Currencies On Demand

https://appexchange.salesforce.com/listingDetail?listingId=a0N30000001f7MHEAY

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

2. AppExchange
Salesforce ofrece mucha funcionalidad de forma nativa, pero una de las características que ha
disparado su popularidad es su capacidad de expansión y de integración con otras platafor-
mas y aplicaciones. La AppExchange es un mercado online en el que los administradores y
desarrolladores de force.com pueden adquirir servicios y aplicaciones de computación en
la nube y consultoría. Como quizás recordarás también del primer módulo, es además una de
las nubes de force.com.

Podemos obtener nuevas aplicaciones que expandan la funcionalidad de la plataforma,

aplicaciones que se encarguen de funcionalidades nativas de Salesforce con una interfaz diferen-
te, programas de conexión (conectores) con otras plataformas, infinidad de recursos como in-
formes, gráficos, paneles de control, configuraciones de automatización pre-programadas
e incluso nos puede llegar a poner en contacto con expertos en diferentes áreas de Salesforce,
y mucho, mucho más. Fue la primera plataforma de este tipo.

A nivel de precio, muchas de estas aplicaciones son gratuitas, pero también las hay de
pago. Las de pago suelen operar con subscripciones mensuales o anuales. Además, las apli-
caciones se suelen agrupar en colecciones, categorías y soluciones de industria que abarcan
un gran número de sectores: PIMES, soporte, educación, industria e inmobiliarias, etc.

Para que una aplicación pueda estar publicada en la AppExchange, el desarrollador debe
convertirse en asociado o partner de Salesforce. Las aplicaciones deben pasar rigurosas prue-
bas de seguridad, incluyendo un escaneo del código para detectar puntos débiles de la
aplicación.

Además, los usuarios pueden puntuar las aplicaciones y dejar comentarios en sus pá-
ginas de descarga. Muchas de ellas ofrecen soporte de manera activa a sus usuarios, incluyendo
actualizaciones. Adicionalmente, en el momento de descarga vamos a poder ver todo tipo de
información acerca de la aplicación: ediciones de Salesforce compatibles, versión de la aplica-
ción, tipo de pago, duración del uso en caso de que sea una demo, etc. Normalmente se nos va
a pedir aceptar términos y condiciones antes de instalar una aplicación.

Una marca destacada en la AppExchange es Sales-

force Labs. A través de ella se han creado toda una serie de
aplicaciones y recursos que son el resultado del trabajo de
ingenieros de Salesforce en conjunción con la comunidad de
clientes. No son productos oficiales, en el sentido de que
su desarrollo no está sujeto a los mismos procesos de calidad
que el resto de la plataforma, y además no incluyen asisten-
cia por parte de Salesforce. Pese a eso, son muy populares y
la mayoría son gratuitos.

Últimamente muchas aplicaciones y recursos llevan el logo “Lightning Ready”, es decir,

que ya están listos para funcionar con la nueva interfaz de Salesforce, “Lightning Experience”.

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Aula Mentor

Es interesante saber que, cuando queremos instalar una aplicación, tenemos la opción de
hacerlo en un entorno de pruebas, desde donde probamos la aplicación de modo seguro, o
directamente en la instancia de producción, es decir, el entorno real donde trabajan nuestros
usuarios. Los entornos de prueba son comúnmente llamados sandbox, por el nombre original
en inglés; literalmente “caja de arena para jugar”. Podremos, además, una vez escogido el entor-
no de destino de la nueva aplicación, decidir durante la instalación qué usuarios podrán usarla,
pudiendo cambiar estos ajustes posteriormente si hiciera falta.

Finalmente, si en algún momento queremos ver qué es exactamente lo que nos he-
mos instalado, podemos verlo en el menú “Paquetes instalados” en la sección “Compilación”
del menú “Configuración”. En algunas de ellas tendremos incluso acceso al código fuente de la
aplicación; normalmente en las gratuitas.

Además, ciertas aplicaciones 100% nativas en force.com no van a consumir recursos

de la instancia de Salesforce en la que se instalen. Cada fabricante deberá ser capaz de informar
a los usuarios convenientemente sobre este aspecto.

Si en algún momento necesitamos desinstalar una aplicación, lo podremos hacer también

desde este menú.

Exactamente como el resto de la plataforma, la AppExchange está en constante evolución.

Vamos a visitarla en el siguiente ejercicio, en el cual vamos a instalar una aplicación en nuestra
instancia.

Ejercicio 2.3

Accede al AppExchange e instala la aplicación “Conga Composer”.

- Haz clic en el botón de “Aplicaciones”, el botón azul en la esquina superior derecha. Despliega
el menú y escoge “AppExchange”.

- Como puedes ver, hay un montón filtros por categoría, popularidad, precio, etc. Arriba a la
derecha verás un buscador. Asegúrate de que “Apps” está seleccionado en la lista de selección
adyacente al campo y escribe “Conga Composer” en él.

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

- En la lista que la página web te devuelve, verás la aplicación en primera posición. Haz clic en
ella para llegar a su página de inicio. Verás que, en este caso, hay un video con una demostra-
ción de las características de la aplicación, comentarios de los usuarios, información sobre los
detalles del producto, una explicación general (Overview) y muchos votos positivos. Navega
un poco por todos estos diferentes sitios para familiarizarte con el entorno.

- Haz clic en “Get it Now” para empezar el proceso de instalación de la aplicación. A continua-
ción, verás la información sobre el producto. De las dos opciones que aparecen, selecciona
“Log in to the AppExchange“, haz clic en “Install in Production” y observa la siguiente página.
Acepta términos y condiciones y haz clic en “Confirm and Install”. Es posible que la página te
pida en algún punto del proceso las credenciales de tu instancia. Si es así, provéelas.

- Ya casi estamos. En la siguiente parte, se te pregunta acerca de qué usuarios van a poder usar
esta aplicación de entrada. Escoge “Instalar para todos los Usuarios” y “Instalar”. Es posible que
tarde un rato y se te pida que esperes. Si es así se te mandará un correo electrónico cuando
esté listo.

- Cuando esté listo, ve a la página “Paquetes instalados” para ver los archivos descargados. Para
ver la aplicación en acción, en cambio, deberás hacer clic en el menú de aplicaciones otra vez,
y escoger la nueva opción que se ha añadido, “Conga Composer”. Para entender qué hace
exactamente esta aplicación, haz clic en la ficha “About Conga Composer”. Como puedes ver,
nos permite generar documentos Word, Powerpoint, Excel, HTML y PDF desde cualquier objeto
de Salesforce.

- Explora las diferentes fichas de la nueva aplicación instalada. Opcionalmente, la puedes des-
instalar yendo a “Paquetes instalados” y haciendo clic en “Desinstalar”. Una vez hecho, marca la
casilla “Si, estoy de acuerdo” y observa que se conserva una traza de la aplicación en el sistema.

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Aula Mentor

3. Interfaz del Usuario

La interfaz es uno de los elementos determinantes en la experiencia de los usuarios en Sales-
force. En este módulo nos vamos a referir sólo a la interfaz clásica, obviando la nueva interfaz
Lightning Experience.

Podemos definir la interfaz del usuario como un conjunto de páginas y sus elementos
de interacción, que sirven para ayudar a los usuarios a navegar hasta la información y servi-
cios que requieren en cada momento: registros, informes, espacios de búsqueda, etc. Cada uno
de estos elementos dispondrá a su vez de herramientas propias para controlar su visualización.
Veremos algunas de ellas en este módulo.

De momento, vamos a empezar por la configuración global de la “Interfaz de Usua-

rio”. Para llegar al menú desde donde se controla, vamos a hacer clic en “Configuración”. Luego,
en la barra de la izquierda, en la sección “Compilación”, vamos a desplegar “Personalizar” y nos
deslizaremos verticalmente hacia el final de esta parte. Haz clic en la última opción, “Interfaz de
usuario”. Deberías ver la siguiente página:

En este menú podemos alterar aspectos de la interfaz de usuario para cambiar la manera
en que todos los usuarios se relacionan con Salesforce y sus datos. El objetivo de estos cambios

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

debería ser siempre incrementar la productividad al facilitar la navegación.

Vamos a fijarnos en algunos de los aspectos más destacados que podemos cambiar a
diferentes niveles: barra lateral, registros y listas.

- Barra lateral

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Aula Mentor

- Registros

- Listas

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

Como puedes ver, los cambios que podemos hacer en este menú son de tipo funcional,
y algunos de ellos tienen impacto en varias áreas, como, por ejemplo, la modificación en línea.

3.1. Modificación en línea

En Salesforce, cuando accedemos a un registro, decimos que lo estamos viendo en modo de

detalles. Si hacemos clic en “Modificar”, pasaremos a verlo en modo de modificación. Cuando
estamos en modo de detalles, sólo si “modificación en línea” está activado vamos a poder
editar los campos, uno a uno. Al pasar el cursor por un campo que podamos editar, veremos el
siguiente icono:

Si hacemos doble clic, vamos a poder cambiar la información del campo. Al sacar el
cursor de él, el nuevo valor se va a mostrar de color naranja y aparecerá un símbolo de des-
hacer. Esto indica que hay que “Guardar” el registro o los cambios se perderán si abandonamos
la página.

Si no tuviéramos permiso para editar el registro, veríamos este otro icono.

En cambio, en modo modificación, podremos editar a la vez todos los campos que nos
estén permitidos. Ya conocemos del módulo anterior la herramienta que nos permite ver y/o
editar un campo: la seguridad a nivel de campo.

Un último apunte: si tenemos modificación en línea y listas mejoradas activados,

vamos a obtener la capacidad de editar varios registros desde una lista en la mayoría de las
situaciones. Si te fijas en la captura de pantalla de la lista, verás que al lado de los registros hay
unas casillas. Podemos marcar cuantos registros queramos, hacer doble clic sobre un campo de
uno de ellos, y decirle al sistema que aplique los cambios a todos los registros seleccionados.

Estas opciones son las más destacables. Vamos a cambiar un poco la interfaz de usuario
en el siguiente ejercicio.

Ejercicio 2.4

Modifica la interfaz de usuario de tu instancia.

- Haz clic en la pestaña de “Cuentas” y selecciona “Todas las cuentas”. Haz clic en “Ir”.

- Pasa el cursor por encima de un registro. Fíjate en el lápiz. Fíjate en si la barra lateral es contraí-
ble o no. Fíjate en el botón de impresión. Haz clic en él y fíjate que nos proporciona la misma
lista formateada para poder imprimirla. Vuelve a la lista.

- Marca 3 casillas cualquiera de las que aparecen en la parte izquierda de la lista. Luego, haz

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Aula Mentor

doble clic en el campo “Estado o provincia” de cualquier fila marcada. Observa cómo puedes
cambiar el valor de un registro o de todos a la vez. Haz clic en “Cancelar”.

- Haz clic en “Configuración”, luego en “Personalizar” dentro de “Compilación” y deslízate hacia

abajo hasta el final de este menú. Haz clic en “Interfaz de usuario”.

- Activa la opción “Activar barra lateral contraíble” y desactiva “modificación en línea” y “Activar
Vistas de lista de impresión”.

- Vuelve la pestaña “Cuentas”, genera la lista y observa los cambios.

- Vuelve a “interfaz de usuario”, vuelve a marcar “modificación en línea” y “Activar Vistas de lista
de impresión”.

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

4. Introducción a los perfiles

Un perfil es una colección de permisos y ajustes que gobierna lo que un usuario puede hacer
y lo que puede ver en la plataforma.

Cada usuario debe tener un perfil, y sólo es posible tener uno. Habitualmente, los
perfiles se crean para modelar distintas posiciones dentro de la empresa, como, por ejemplo,
“Contable”, “Comercial”, “Agente de soporte”, etc. Para cada posición se darán los permisos y
elementos de interfaz adecuados.

Lo habitual es que cada perfil tenga asignados varios usuarios, aunque se pueden crear
perfiles individuales si nos hace falta. Las buenas prácticas son crear el mínimo número de
perfiles posible, para facilitar su gestión.

Como puedes ver, en la sección anterior hemos hablado de una configuración global
de la interfaz de usuario que afecta a todos los usuarios y en esta estamos hablando de una
configuración específica para uno o varios usuarios.

De todos modos, el perfil, como ya hemos dicho, no se ocupa sólo de lo que podemos
ver (la interfaz de usuario) sino que también se ocupa de lo que podemos hacer a través de
los permisos de usuario.

Si queremos saber qué perfil tiene un usuario, deberemos ir a “Configuración”, desplegar

“Gestionar usuarios” y hacer clic en “Usuarios”. Al escoger a un usuario veremos que su registro
contiene el campo “Perfil”. Si queremos ver la lista de perfiles de la empresa, deberemos ir a
“Perfiles”, también dentro de “Gestionar Usuarios”.

Ahí veremos los perfiles “estándar”, que vienen de serie y no pueden ser borrados
ni modificados, y si los hubiera, los perfiles “personalizados”, que se pueden borrar y mo-
dificar.
Si necesitamos crear perfiles nuevos, podremos basarlos en otros perfiles existentes, y
siempre serán del tipo “personalizado”.

Vamos a nombrar las cosas más importantes que controla un perfil.

- Permisos

• Permisos de objeto (CRED)

• Permisos de usuario

- Ajustes a nivel de interfaz:

• Fichas y Aplicaciones

• Campos - a través de Seguridad a nivel de campo

• Formatos de página

• Tipos de registro

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Aula Mentor

Algunos de estos elementos ya han aparecido en el curso. Ahora es el momento de ex-

plicarlos con más detalle.

4.1. Permisos

4.1.1. Permisos de Objeto (CRED)

Los permisos de objeto determinan qué pueden hacer los usuarios con los registros de un objeto
determinado. Las iniciales CRED corresponden a:

- Crear – por create.

- Leer – por read.

- Modificar – por edit, aunque a veces se usa update (CRUD).

- Borrar – por delete.

Esto significa que cada perfil debe tener definido el CRED para todos los objetos de la
empresa. La sección en la que ajustamos estos permisos, dentro de cada perfil, se llama confi-
guración de objetos.

Imaginemos que un usuario debe trabajar sólo creando y modificando cuentas, pero no
borrándolas. Además, nunca deberá ver “Candidatos”. Deberíamos entonces editar su perfil con-
cediendo sólo “Leer”, “Crear” y “Modificar” en el objeto “Cuentas” y en el objeto “Candidato”, en
cambio, no deberíamos conceder ni un permiso.

Los permisos de objeto, en definitiva, determinan lo que podemos hacer con los re-
gistros de un objeto en particular (leer, borrar, modificar…) pero no determinan a qué registros
individuales de ese objeto se lo podemos hacer. Es decir, el perfil me deja “modificar” Cuentas,
en general, pero quizás va a haber Cuentas que, por razones de seguridad, yo no debería poder
modificar.

Más información acerca de cómo controlar a qué registros individuales podemos acceder
en el módulo de Seguridad.

4.1.2. Permisos de usuario

El perfil, además de controlar de qué manera se relacionan los usuarios con los objetos de la
instancia a través de los permisos CRED, también controla las funciones que pueden desem-
peñar los usuarios a través de los permisos de usuario. A grandes rasgos, podemos dividir
los permisos de usuario en permisos de administración y permisos de usuario en general.

96
 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

Dentro de la configuración del perfil, encontraremos estos permisos en la sección “Per-

misos del sistema” y en menor grado, en “Permisos de aplicaciones”.

En Salesforce tenemos decenas de permisos que se pueden activar o desactivar para, de

manera muy precisa, definir qué funciones van a estar al alcance de los usuarios en base a su
perfil.

Algunos ejemplos de estos permisos:

- Crear y personalizar informes, invitar clientes a Chatter, enviar correo electrónico, etc.

- Modificar todos los datos, Ver todos los datos – estos permisos son de administrador.

Veremos la lista completa de permisos en el siguiente ejercicio, pero antes detallaremos

los elementos de interfaz controlados por el perfil.

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Aula Mentor

4.2. Fichas y Aplicaciones

4.2.1. Fichas

Las fichas son elementos de interfaz gráfica que nos sirven para proporcionarnos una página de
inicio para un objeto o un servicio, como una aplicación, una página personalizada o informes.
En el caso de las fichas de objeto, gracias a ellas podemos obtener listas.

Un usuario verá o no una ficha porqué así lo ha decidido su administrador al configurar

su perfil. Las fichas se configuran conjuntamente con los permisos de objeto en configuración
de objetos, y tenemos 3 ajustes disponibles:

- Ficha oculta

• La ficha nunca podrá ser vista por el usuario que tenga este perfil asociado. No obstante,
esto no significa que no se pueda acceder a registros del objeto asociado a esa ficha a
través de, por ejemplo, el buscador global.

- Valor predeterminado activado

• La ficha va a estar en la barra de fichas por defecto.

- Valor predeterminado desactivado

• La ficha va a estar disponible en la página “Todas las fichas”. Llegaremos a la página pul-
sando el botón “+” al final de la barra de fichas.

Los usuarios van a poder personalizar qué fichas tienen en la barra de fichas o en la pá-
gina “Todas las fichas” haciendo clic en el botón “Personalizar” de dicha página, excepto si la
ficha está configurada como “Oculta”, pues en este caso no la verían nunca.

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

4.2.2. Aplicaciones

Las Aplicaciones son colecciones de fichas, o dicho de una manera más técnica, contenedores
lógicos de fichas. Cuando creamos o modificamos una Aplicación podemos añadir fichas a ésta.

Cuando un usuario selecciona una Aplicación, aparecen en su barra de fichas las que la
Aplicación tiene asignadas, siempre que su perfil se las deje ver.

Para acceder al menú de aplicaciones hay que hacer clic en el botón azul en la esquina
superior derecha.

Debemos saber que algunas aplicaciones vienen incluidas por defecto en la platafor-
ma, como “Ventas”, “Centro de Llamadas” o “Marketing”. Su funcionamiento y configuración es
única en ciertos aspectos.

4.2.3. Campos

Como ya vimos en el módulo anterior al crear campos, podemos ajustar qué perfiles pueden
ver un campo y qué perfiles pueden modificarlo, a través de Seguridad a nivel de campo.

Esta operación puede hacerse desde el campo, seleccionando los perfiles que nos inte-
resen, o desde los perfiles, objeto a objeto, asignando permisos de “lectura” y de “modifica-
ción” a los campos que queramos.

Antes de seguir con el resto de elementos de interfaz controlados por el perfil, vamos a
realizar un par de ejercicios para consolidar toda esta información.

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Aula Mentor

Ejercicio 2.5

Crea una nueva ficha y una nueva aplicación.

Sección 1: Crea una ficha para el objeto “Condiciones Especiales”.

- Haz clic en “Configuración” y a continuación en “Crear” dentro de la sección “Compilación”.

Haz clic en “Fichas”.

- Clica en “Nueva Ficha de Objeto Personalizado”. Escoge el objeto “Condición Especial” que
creamos en el módulo 1. Selecciona el “Estilo de ficha” “Antena de Radar”. Haz clic en “Siguien-
te”.

- Escoge “Ficha Oculta” en “Aplicar visibilidad de una ficha a todos los perfiles”. A continuación,
haz clic en “Aplicar visibilidad de varias fichas a cada perfil” y escoge “Valor predeterminado
activado” para el perfil “Administrador del sistema”, que es el perfil que tienes asignado. Haz
clic en siguiente.

- Desmarca la casilla en todas las aplicaciones haciendo clic en “Incluir ficha”. Haz clic en “Guar-
dar”.

Sección 2: Crea una nueva aplicación, “Fidelización”.

- En la barra izquierda, en el menú “Crear”, haz clic en “Aplicaciones”. Haz clic en “Nuevo” en la
sección “Aplicaciones”.

- Escoge “Aplicación personalizada” y haz clic en “Siguiente”. La etiqueta de la aplicación va a

ser “Fidelización”. Asegúrate de que el nombre se genera automáticamente antes de hacer clic
en “Siguiente”.

- En este paso podríamos insertar una imagen diferente, que se vería arriba a la izquierda. No lo
vamos a hacer ahora, haz clic en “Siguiente”.

- Vamos a añadir fichas a nuestra nueva aplicación. Añade “Cuentas”, “Contactos”, “Oportunida-
des”, “Candidatos”, “Pedidos”, “Chatter” y “Condiciones Especiales”. Puedes añadir muchas a la
vez aguantando “Control” y haciendo clic en varias, pasándolas de golpe luego a la lista “Fichas
seleccionadas”. Fíjate en que la ficha “Inicio” debe estar incluida obligatoriamente. Déjala como
“predeterminada”, para que “aterricemos” siempre en esta ficha al iniciar la aplicación, y haz
clic en “Siguiente”.

- Asigna la nueva aplicación como “visible” sólo para el perfil “Administrador del sistema” y haz
clic en “Guardar”.

- Despliega el menú de aplicaciones, selecciona “Fidelización” y observa qué fichas se muestran.

Haz clic en la ficha “Condiciones Especiales”. Ahora disponemos de listas y de una página de
inicio para este objeto.

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

Ejercicio 2.6

Crea un nuevo perfil, “Fidelización”.

- Haz clic en “Configuración”, despliega “Gestionar Usuarios” y haz clic en “Perfiles”.

- “Haz clic en “Configuración”, despliega “Personalizar” dentro de la sección “Compilación” y

localiza “Interfaz de usuario”. Haz clic en esta opción. Dentro de “Interfaz de usuario”, marca la
casilla “Activar Interfaz de usuario de perfil mejorado” y haz clic en “Guardar”. Esta opción nos
permite ver la página de configuración de los perfiles de manera más cómoda.

- Vuelve a “Configuración”> “Gestionar Usuarios”> “Perfiles“, clica en “Perfil Nuevo” y escoge

“Custom: Marketing profile” en el campo “Perfil Existente”. Eso significa que no vamos a crear
el perfil desde cero; lo vamos a basar en uno ya existente para aprovechar la configuración de
éste. Llámalo “Fidelización”.

- Ahora puedes ver la página inicial del nuevo perfil. Lo primero que tenemos que hacer es ajus-
tar el acceso a nuestros nuevos objetos personalizados. Haz clic en “Configuración de Objetos”
y escoge “Condiciones Especiales”.

- Haz clic en “Modificar” y cambia la configuración de ficha a “Valor predeterminado activo”.

- Asigna los permisos “Leer” y “Modificar”. Haz clic en “Guardar”. Más abajo, en “Permisos de
Campo”, observa como algunos campos no se pueden modificar. Eso es porqué algunos cam-
pos son obligatorios y siempre deben poder modificarse para añadir información a ellos. De
otra manera, los usuarios no podrían guardar sus registros. No vamos a cambiar ningún campo
ahora mismo.

- Verás que encima del nombre del objeto, “Condiciones Especiale”, hay una barra de navega-
ción. Haz clic en la flecha al lado de “Condiciones Especiales” y escoge “Extras”. Clica en “Mo-
dificar” y asigna a este objeto los permisos “Leer”, “Crear” y “Modificar”.
Observa que no aparece información sobre su ficha, ya que no le hemos creado una.
Haz clic en “Guardar”.

- Haz clic en la flecha al lado de “Configuración de objetos” y escoge “Aplicaciones asignadas”.

Selecciona “Fidelización”, “Chatter”, “Ventas” y “Marketing”. Haz clic en “Predeterminado” en la
casilla correspondiente a “Fidelización”.

- Previamente he comentado que los “permisos de usuario” están repartidos entre dos sitios:
“Permisos del sistema” y “Permisos de aplicaciones”. Estos últimos son los permisos de usuario
de las aplicaciones que vienen de serie con Salesforce. Haz clic en la flecha al lado de “Apli-
caciones asignadas” y escoge “Permisos de aplicaciones”. Haz clic en “Modificar” y desmarca
todos los permisos excepto los de la sección “Ventas”. Clica en “Guardar” y luego en la flecha
al lado de “Permisos de aplicaciones”. Escoge “Permisos del sistema”.

- Esta es la página donde se gestionan las decenas de permisos de usuario de los perfiles. Haz
clic en “Modificar” y asegúrate de que quedan marcados los siguientes:

• Correo electrónico masivo.

• Crear y personalizar informes.
• Crear y personalizar paneles.
• Crear y personalizar listas de vista.
• Crear y poseer grupos de Chatter.

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Aula Mentor

• Enviar correo electrónico.

• Ejecutar informes.
• Invitar clientes a Chatter.
• Seleccionar archivos desde Chatter.
Nota: no te preocupes si hay alguno preseleccionado que no puedas desmarcar.

- Haz clic en “Guardar”. Sólo nos queda asignar usuarios a este perfil. Para hacer esto, haz clic en
“Gestionar usuarios”, en la barra de la izquierda. Clica en “Usuarios” y luego en “Iván Reyes”.
Haz clic en “Modificar” una vez estés viendo su registro.
- En el tercer campo de la parte derecha, escoge el nuevo perfil que has creado y haz clic en
“Guardar”.

- Para comprobar que todo funciona correctamente, vamos ahora a iniciar sesión como Iván Re-
yes. Haz clic en “Controles de Seguridad”, debajo de “Gestionar usuarios”, y escoge la opción
“Políticas de acceso de inicio de sesión”. A continuación, marca la casilla al lado de “Los admi-
nistradores pueden registrarse como cualquier usuario”. Haz clic en “Guardar”.

- Vuelve a “Gestionar usuarios” y haz clic en “Iniciar sesión” al lado de Iván Reyes. Escoge la
Aplicación “Fidelización” en el botón azul de arriba a la derecha y observa lo que Iván ve. Haz
clic en “Condiciones especiales” y saca una lista de sus registros. ¿Puede borrar o crear registros?

- Entra en un registro de “Condiciones especiales” que tenga registros de “Extras relacionados”

(creamos uno en el módulo anterior). ¿Puedes modificar el registro? ¿Y borrarlo? ¿A qué crees
que es debido? Haz clic en “Iván Reyes” y luego en “Finalizar sesión” para volver a tu usuario.

Repuesta: es debido a los permisos de objeto (CRED)

4.3. Formatos de página, tipos de registro y procesos de negocio

En la sección anterior hemos visto como el perfil, entre otras cosas, controla elementos de la
interfaz de usuario como las fichas y las aplicaciones.

También controla dos herramientas más que todavía no hemos explicado: los formatos
de página y los tipos de registro.

4.3.1. Formato de página

El formato de página controla qué campos, listas relacionadas, secciones, botones, gráficos,
acciones de publicador y otros elementos aparecen cuando vemos o editamos un registro.

Todos los objetos tienen un formato de página predeterminado y, además, podremos

crear formatos de página personalizados para ellos. Una vez tengamos más de un formato de
página por objeto, vamos a poder asignarlos a los usuarios a través de su perfil.

La herramienta que nos permite crear y modificar formatos de página es el editor de

formato de página. Funciona arrastrando y soltando elementos dentro de los diferentes
elementos del editor.

102
 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

En la captura de pantalla anterior vemos el editor de formato de página. Vamos a de-

tallar algunos de sus componentes más importantes.

- Paleta: en esta sección tenemos todos los elementos que pueden terminar formando parte de
nuestro formato de página.

• En la columna de la izquierda tenemos un listado con todos los tipos de elementos dis-
ponibles: campos, listas relacionadas, botones, etc.

• En la parte central, veremos la lista de los elementos del tipo que hayamos escogido en
la columna de la izquierda. Es importante señalar que cuando escogemos “Campos”, te-
nemos a nuestra disposición las herramientas “Sección” y “Espacio en blanco”, para crear
nuevas secciones y espacios en blanco respectivamente.

• En la parte de arriba, tenemos botones como “Guardar”, “Guardado rápido”, “Propieda-

des” es la parte desde donde gestionamos el formato de página en el cual estamos
trabajando.

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Aula Mentor

- Detalles: en esta parte vemos una vista previa del aspecto que va a tener nuestro nuevo for-
mato de página. Para añadir nuevos campos, simplemente vamos a arrastrar y soltar los campos
que necesitemos desde la paleta. Para quitar campos, los arrastraremos y soltaremos desde el
registro hacia la paleta.

• Fijémonos en que aparecen diferentes símbolos al lado de los campos.

1. La redonda azul significa “Campo de sistema”. Obligatoriamente debe estar en el

formato. La estrella roja significa “Obligatorio”.

2. Si pasamos el ratón por un campo, veremos este símbolo. El botón “-“ significa “eli-
minar y devolver a la paleta el elemento”. La llave significa inglesa “Editar propieda-
des”, que pueden ser “Sólo lectura” u “Obligatorio” para los campos. Nota: marcar
un campo como obligatorio en un formato de página lo hace obligatorio sólo para
los usuarios que accedan a los registros a través de ése formato de página. Marcarlo
como obligatorio a nivel de campo lo hace universalmente obligatorio, como hi-
cimos en el módulo 1.

3. El candado significa “Sólo lectura“.

4. El símbolo verde significa “elemento de control” y el naranja “elemento dependien-

te” en una dependencia.

- Listas relacionadas: En esta parte veremos las listas relacionadas que queremos mostrar en
nuestro formato de página. En la sección “listas relacionadas” de la paleta tendremos disponi-
bles las listas relacionadas de todos los objectos secundarios del objeto en el que nos ha-
llamos. Podemos añadir o quitar listas reacionadas, y haciendo clic en la llave inglesa, cambiar
qué campos se muestran en la ésta.

Basta de teoría. Vamos a entrar en el editor de formato de página para crear uno nuevo
para “Oportunidades” en el siguiente ejercicio.

Ejercicio 2.7

Crea un nuevo formato de página para oportunidades, “Oportunidad con Plan de Fidelización”.

- Haz clic en “Configuración”·, despliega “Personalizar” y despliega “Oportunidades”. Selecciona

“Formato de página”. Haz clic en “Nuevo”.

- En “Formato de página existente” selecciona “Opportunity Layout”, llama al nuevo formato

“Oportunidad con plan de fidelización” y haz clic en siguiente, sin marcar la casilla.

- En la “paleta”, arrastra el campo “Contrato” debajo del campo “Origen de la campaña principal”
en “Detalles de la Oportunidad”.

- Pon el ratón encima de ”Ciudad”. Haz clic en la llave inglesa que aparece para editar sus pro-
piedades y marca “Obligatorio”. Repite el proceso con el campo “Distrito”.

- En la paleta, con “Campos” seleccionado, arrastra la herramienta “Sección” justo encima de

la sección “Otra información”, en “detalles de Oportunidad”. Verás que se abre una pantalla.
Nombra la nueva sección “Detalles de fidelización”, marca “1 columna” en “Formato” y haz clic
en “Aceptar”.

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

- Haz clic en la llave inglesa de la sección “Información adicional”. Marca la casilla al lado de
“Mostrar encabezado de la sección en Página de detalles”.

- Arrastra los siguientes campos a la nueva sección “Detalles de fidelización”: “Ciudad”, “Distrito”,
y “Gastos de transporte”.

- Deslízate verticalmente hacia abajo, hasta que encuentres la lista relacionada

- Condiciones especiales”. Pon el ratón encima de la pestaña que hay justo encima del nombre,
haz clic y arrastra la lista hasta la primera posición de la sección.

- Haz clic en la llave inglesa de la lista relacionada “Condiciones especiales” y añade los campos
“Ciudad / Distrito”, “Tipo de Condición Especial”, “Descuento” y “Fecha de alta” a la lista. Haz
clic en “Aceptar”.

- En la parte de arriba de la paleta, haz clic en “Guardar” y “Si” en el recuadro que aparece a
continuación.

- En la pantalla que aparece, haz clic en “Asignación de formatos de página”. Si no la ves, haz
clic en “Formatos de página” dentro de “Oportunidades” en “Personalizar”, en la barra lateral.

- Una vez veas la página “Asignación de formatos de página”, haz clic en “Modificar asignación”
y haz clic en la columna “Formato de página para el perfil “Fidelización”.

- Escoge el formato de página “Oportunidad con plan de fidelización” de la lista “formato de

página que se utilizará” y haz clic en “Guardar”.

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Aula Mentor

- Comprueba que funciona registrándote como un usuario con el perfil “Fidelización”. Ve a

“Gestionar Usuarios”, “Usuarios” y haz clic en “Iniciar sesión” al lado de Iván Reyes. Abre una
oportunidad y fíjate qué formato está activo.

- Finaliza la sesión como Iván Reyes.

4.3.2. Tipos de registro

En la sección anterior hemos visto cómo podemos asignar los formatos de página a los perfiles
de nuestros usuarios. No obstante, con la información que tenemos, de momento sólo es posible
asignar un formato de página por perfil, por objeto.

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

Como puedes ver, a causa de esta limitación, el mismo registro se va a ver de manera
diferente sólo en base al perfil de quién lo esté mirando. Eso no siempre es conveniente. Hay
ocasiones en las que deberíamos ver formatos de página diferentes en base al contenido del
registro.

Eso es justamente lo que controla una de las funciones del tipo de registro en Salesfor-
ce.

Los tipos de registro nos permiten controlar principalmente dos cosas:

- Mostrar formatos de página basándonos en el perfil del usuario que lo está mirando.

- Mostrar diferentes valores en los campos de tipo “lista de selección” de los registros. El
objetivo de esta funcionalidad es adaptarnos a diferentes escenarios de negocio.

Por defecto, todos los objetos tienen un tipo de registro “Maestro”, pero podemos crear
nuevos tipos de registro para cada objeto, ya sea éste estándar o personalizado.

Cuando creamos nuevos tipos de registro, en realidad estamos estableciendo la tipolo-

gía de los registros de nuestros objetos. Por ejemplo, podemos crear diferentes registros para
el objeto “Caso”, central en la nube de soporte. Imaginemos que necesitamos un tipo de caso que
se usa para problemas de fácil solución y otro para problemas complejos.

¿Va a hacer falta que los dos tipos de caso muestren los mismos campos y secciones? ¿Va
a hacer falta que las listas de selección de los dos muestren los mismos valores?

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Aula Mentor

Vamos a suponer que no. Si no tuviéramos una herramienta como el tipo de registro,
posiblemente crearíamos un objeto diferente para cada tipo de caso, pero eso complicaría mucho
la gestión de los datos. Vamos a ver como lo haríamos con los tipos de registro.

- Paso 1: creamos los dos formatos de página, “Formato de Casos simples” y “Formato de
Casos complejos”.

- Paso 2: vamos a los campos de tipo lista de selección en “Caso” que lo necesiten y provee-
mos todos los valores que todos los tipos de registro vayan a necesitar.

- Paso 3: creamos dos tipos de registro nuevos para Caso: “Casos simples” y “Casos Comple-
jos”. En cada uno de ellos, vamos a definir varias cosas:

• Qué perfiles van a poder crear registros de este tipo.

• Qué formato de página vamos a mostrar a los usuarios en base a su perfil.

• Qué valores vamos a mostrar en las listas de selección para registros de este tipo.

Cuando hayamos terminado, los usuarios van a poder ver registros del mismo obje-
to con diferentes formatos de página y diferentes valores en las listas de selección. Asi-
mismo, los que tengan el permiso de crear registros de varios tipos, van a tener que escoger
qué tipo de registro están creando cuando generen uno nuevo.

De este modo, eliminamos la limitación mencionada antes, “un formato de página, por
perfil, por objeto”. Usando los tipos de registros, la situación sería: “un formato de página, por
tipo de registro, por objeto”.

En la siguiente imagen puedes ver un ejemplo con “Oportunidades”.

Supongo que te estarás preguntando ¿Cómo identificamos de qué tipo es un registro?

La respuesta es que cada vez que creamos un tipo de registro nuevo, simplemente
añadimos un valor a un campo de sistema llamado “Tipo de registro”, del tipo “Lista de
valores”.

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

Si queremos, podemos mostrar este campo desde el editor de formato de página. Es muy
desaconsejable que los usuarios puedan modificar este campo. Normalmente, es un campo que
deberían ver sólo usuarios con conocimientos técnicos sobre los tipos de registro, como los ad-
ministradores.

4.3.3. Procesos de negocio

Antes de poder realizar el siguiente ejercicio, necesitamos hablar de los procesos de negocio.

Los procesos de negocio son unas listas de selección especiales en los siguientes ob-
jetos estándar:

- Oportunidad: la lista de selección es Etapa.

- Caso: la lista de selección es Estado.

- Solución: la lista de selección es Estado.

- Candidato: la lista de selección es Estado de candidato.

Estos objetos tienen en común que necesitan progresar a través de un ciclo vital, es
decir, necesitan “empezar”, “ser procesados” y “cerrarse”. Una cuenta no comparte este funcio-
namiento con ellos; nos interesa que una cuenta tenga una relación a largo plazo con nuestra
empresa. En cambio, ¡queremos cerrar las oportunidades tan rápido como se pueda!

Estas listas no son simplemente una colección de valores. De hecho, estas listas de selec-
ción nos permiten hacer el seguimiento del punto del ciclo vital en el que se encuentra un
registro en un momento determinado: “abierto”, “cerrado”, “ganado”, “perdido”, etc.

Cuando hemos hablado de los “tipos de registro” hemos dicho que con ellos podemos
controlar los valores que se muestran en los campos del tipo lista de selección. Bien, eso es cierto
excepto para los procesos de negocio.

Si queremos crear un “tipo de registro” para alguno de estos cuatro objetos (Oportunidad,
Caso, Solución o Candidato) antes vamos a tener que crear una versión del “proceso de
negocio”. Éstos sólo tienen utilidad en conjunción con un tipo de registro.

En el siguiente ejercicio vamos a ver dónde se crean y gestionan los procesos de negocio.

Esto representa una ventaja. Estas listas de selección representan los procesos que nues-
tra empresa aplica a diferentes áreas del negocio. Por ejemplo, el proceso de negocio “Etapa”, en
el objeto Oportunidad va a contener los valores que representan cada paso en nuestro proceso
de ventas, es decir, modelan nuestra metodología comercial.

Es fácil ver que, si necesitamos crear 8 tipos de registro para nuestras oportunidades, por
ejemplo, para mostrar diferentes formatos de página en base al sector de nuestros clientes (banca,
alimentación, industria, etc.) vamos a poder reaprovechar el mismo proceso de ventas para
todos ellos, y más importante aún, si en algún momento lo modificamos, los cambios se van
a propagar a los 8 tipos de registro.

109
Aula Mentor

Un último comentario sobre los formatos de página, los tipos de registro y los procesos
de negocio. No son una medida de seguridad, son simplemente un dispositivo de interfaz
de usuario. Que no mostremos un campo o unos valores a los usuarios que tengan un cierto
perfil a través de estas herramientas, no significa que no puedan ver ese campo o valores a
través de un informe o de una búsqueda.

Para finalizar, si esta parte te ha parecido difícil de entender, ¡ánimos! Los tipos de registro
son complicados y necesitan tiempo y práctica. Dicho esto, cuando te familiarices con ellos verás
que son extremadamente útiles.

Ahora ya estamos a punto para poder crear dos nuevos tipos de registro para el objeto
oportunidades en el siguiente ejercicio.

Ejercicio 2.8

Crea dos nuevos procesos de negocio y dos nuevos tipos de registro para el objeto Oportunidad.

Sección 1: crea los procesos de negocio.

- Haz clic en “Configuración”, despliega “Personalizar” y luego “Oportunidades”. Selecciona

“Campos”. Haz clic en “Etapa”.

- Vamos a añadir más valores al proceso de negocio de Oportunidad. Haz clic en “Nuevo”, dentro
de “Valores de la lista de selección Etapas de la oportunidad“. Como puedes ver, esta no es una
lista de selección normal. Añade los siguientes valores:

• “Extra concedido”, probabilidad “50”. Haz clic en “Guardar y nuevo”.

• “Extra rechazado”, probabilidad “10”. Haz clic en “Guardar”.

- Haz clic en “Volver a ordenar” y pon los nuevos valores creados arriba, seleccionándolos y ha-
ciendo clic en “Superior”. Haz clic en “Guardar”.

- Dentro de “Oportunidades” en la barra lateral, haz clic en “Procesos de Ventas” y haz clic en
“Nuevo”.

- Nombra el nuevo proceso “Proceso de oportunidad con fidelización” y haz clic en “Guardar”.

- En la siguiente página, haz clic en “Guardar” sin alterar nada.

- Vuelve a hacer clic en “Nuevo” en la página de “Procesos de Ventas”.

- Llama al nuevo proceso de ventas “Proceso de oportunidad sin fidelización” y haz clic en si-
guiente.

- Mueve los valores “Extra concedido” y “Extra rechazado” a la lista de valores disponibles y haz
clic en “Guardar”.

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

Sección 2: crea los tipos de registro:

- Antes de comenzar con esta sección debes entrar en “Configuración” > “Oportunidad” >
“Campos” en “Relaciones y campos personalizados de Oportunidad”, seleccionamos primero
“Modificar” al lado de “Ciudad” y hacemos clic en “Cambiar el tipo de campo” > “Siguiente” >
“Siguiente” y desmarcamos “Solo visible” en el perfil “Fidelización“ > “Guardar”. Volveremos al
menú de relaciones y campos personalizados de Oportunidad y debemos repetir el proceso
con el campo “Distrito”.

- Haz clic en “Configuración”, despliega “Personalizar” y luego “Oportunidades”. Selecciona

“Tipos de registro”. Haz clic en “Nuevo”.

- Pon “Oportunidad con fidelización” en etiqueta, asegúrate de que el nombre se genera

automáticamente y escoge el proceso de ventas “Proceso de oportunidad con fidelización”.
Rellena la descripción con lo que has puesto en la etiqueta: esta descripción será vista por los
usuarios finales.

- Haz clic en la casilla “Activar para perfil” y a continuación márcala sólo para “Fidelización” y
“Administrador del sistema”. Haz clic en “Siguiente”.

- Deja seleccionado “Aplicar un formato a todos los perfiles” y escoge el formato creado antes,
“Oportunidad con plan de fidelización”. Haz clic en “Guardar”.

- Modifica la lista de selección “Origen del candidato”. Vamos a quitar todos los valores excepto
“Web”. Haz clic en “Guardar”.

- Vuelve a hacer clic en “Tipos de registro” en la barra lateral, dentro de “Oportunidades”. Haz
clic en “Nuevo”.

- Escribe “Oportunidad estándar” en la etiqueta y asegúrate de que el nombre se genera

automáticamente. Copia la etiqueta en descripción.

- Marca la casilla “Activo”.

- Escoge el proceso de ventas “Proceso de oportunidad sin fidelización”.

- Da permiso para crear registros de este tipo al perfil “Fidelización”, “Custom: sales profile” y al
“Administrador de sistema”. Haz clic en siguiente.

- Deja seleccionado “Aplicar un formato a todos los perfiles” y escoge el formato “Opportunity
Layout”. Haz clic en “Guardar”.

- No modifiques ninguna lista de selección. Vuelve a la página “Tipos de registro” de oportuni-

dades y haz clic en “Asignación de formatos de página”. Observa como ahora efectivamente
podemos asignar diferentes formatos de página a un mismo perfil.

- Como último paso antes de comprobar que todo funcione correctamente, entra en “Gestionar
Usuarios”, “Perfiles” y haz clic en “Fidelización”. Escoge “Configuración de Objetos” y despliega
“Oportunidades”. Haz clic en “Modificar” y observa como ahora los tipos de registro se mues-
tran en esta sección. Asegúrate de que el “Tipo de registro predeterminado” es “Oportunidad
con Fidelización”.

111
Aula Mentor

- Ahora vamos a comprobar que todo funciona correctamente. Entra en “Gestionar Usuarios”,
“Usuarios” y haz clic en “Iniciar sesión” al lado de Iván Reyes. Entra en la ficha “Oportunidades”
y haz clic en “Nueva”. Fíjate en que aparece una nueva pantalla. Escoge “Oportunidad estándar”
y observa qué formato de página se muestra. Mira los valores que hay en el campo “Origen del
Candidato” y en “Etapa”. Pulsa “Cancelar” y repite el proceso con el tipo de registro “Oportuni-
dad con fidelización”. Observa cómo cambia el formato y las dos listas de valores.

- Rellena la nueva oportunidad con la siguiente información y haz clic en “Guardar”.

• Nombre de la oportunidad: Test - Tipo de registro.

• Fecha de cierre: pon el día de hoy.
• Etapa: Closed Lost.
• Ciudad: Madrid.
• Distrito: Tetuán.

- Sólo falta mostrar el campo “Tipo de registro” en el formato de página para complementar
la parte teórica de esta sección. Finaliza sesión con Iván Reyes, busca la nueva oportunidad
“Test - Tipo de registro” y cuando la tengas abierta, haz clic en el enlace que verás arriba a la
derecha, el atajo “Modificar formato”. Arrastra el campo “Tipo de registro” debajo de “Origen del
Candidato” y haz clic en “Guardar”. Nota: en la vida real normalmente sólo los administradores
deberían ver este campo.

- Observa el valor en el campo “Tipo de registro” y ábrelo para editar haciendo clic en “Cambiar”.
Haz clic en “Cancelar”.

112
 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

5. Configuraciones de búsqueda y vistas de

lista
En esta parte vamos a seguir hablando de elementos que forman parte de la interfaz de usuario,
los formatos de búsqueda y las vistas de lista.

5.1. Configuraciones de búsqueda

En el módulo anterior habíamos utilizado la búsqueda global para encontrar al usuario John
Bond. Volvamos a hacerlo ahora, escribiendo solamente “John” y pulsando “Retorno” sin selec-
cionar la propuesta del sistema, ya que nos llevaría directamente al registro:

Una vez hemos pedido la búsqueda al sistema, deberíamos ver la siguiente página:

Esta es la página que el sistema nos devuelve por defecto, pero nosotros podemos cam-
biarla mediante la configuración de búsqueda.

Nota: fíjate en el botón arriba a la izquierda, “Buscar noticias en tiempo real”. Esa opción
te permite aplicar tu petición de búsqueda a los registros de Chatter, es decir, te permite buscar
en las conversaciones entre usuarios.

113
Aula Mentor

Como administrador, podemos cambiar cosas como:

- Cuantos registros por tipo de objeto se muestran (entre 5 y 50).

- Qué campos se muestran por cada objeto, y en qué orden (hasta 10 columnas).

- Realizar ajustes para ofrecer funcionalidad adicional a los usuarios, como, por ejemplo, fil-
tros de búsqueda.

Como usuario vamos a poder personalizar la página de retorno de búsqueda glo-

bal de la siguiente manera:
- Podremos decidir en qué orden se muestran los objetos que devuelve el sistema. Para hacer
esto, pondremos el ratón encima del nombre del objeto en la barra lateral, y veremos aparecer
el siguiente símbolo:

Si hacemos clic en el “pin”, el objeto va a subir hasta la parte superior de la lista. Este
ajuste es personal, sólo afecta al usuario que lo usa.

- Podremos usar los filtros que el administrador haya configurado para nosotros.

Algo importante que debemos saber es que no podemos decirle al sistema en qué
campos realizar la búsqueda. Cuando solicitemos una búsqueda al sistema, éste va a buscar
en todos los campos de los objetos a los cuáles tengamos acceso.

Esto podría llegar a tener un cierto impacto en el rendimiento del sistema, si muchos
usuarios pidieran búsquedas al sistema repetidamente en instancias con millones de registros.

Además de lo anterior, la tarea de encontrar el registro que queremos podría volverse muy
difícil si el sistema nos devolviera grandes cantidades de registros cada vez que buscamos uno.

Afortunadamente, como administradores podemos ofrecer a los usuarios varias maneras

de filtrar los resultados de las búsquedas para optimizar el rendimiento de la instancia
y la productividad de los usuarios.

114
 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

Para ajustar las configuraciones de búsqueda disponemos de varios menús diferentes:

- El menú “Buscar”, dentro de “Personalizar” en “Configuración”, desde donde vamos a configurar

los elementos comunes a todos los objetos en la búsqueda global y cuantos registros de
cada objeto se van a mostrar por sección.

A propósito de mejorar tanto el rendimiento como la productividad de los usuarios, en

este menú disponemos de la opción: “Activar la casilla de verificación de búsqueda ‘Limitar a
los elementos que poseo’” que puede ser usada por los usuarios al usar el buscador global.
En la sección de abajo en el menú, podemos limitar el número de resultados de búsqueda
mostrados por objeto.

- El menú de formato de búsqueda de cada objeto, tanto estándar como personalizado,

para ajustar formatos de búsqueda más específicos que repercutirán en la búsqueda
global y en otros entornos de búsqueda, como se puede ver en la siguiente imagen.

115
Aula Mentor

Vamos a realizar ajustes en los formatos de búsqueda en el siguiente ejercicio.

Ejercicio 2.9

Modifica el número de Oportunidades que se muestran en la búsqueda global y añade un par

de filtros.

- Haz clic en “Configuración”, despliega “Personalizar” y luego “Buscar”. Haz clic en “Configura-
ción de Búsqueda”.

- En la sección “Número de resultados de búsqueda mostrados por objeto”, haz clic en “Opor-
tunidades (25)” para resaltarlo en azul. A continuación, introduce “5” en el campo “Resultados
por página para los objetos seleccionados” y pulsa “Retorno”.

- Fíjate en como el número del paréntesis al lado de “Oportunidades” en la lista se ha actualizado.

- Haz clic en la ficha “Oportunidades”. Observa las columnas que se muestran en las oportuni-
dades recientes.

- Vuelve a “Configuración”. En la barra lateral, dentro de “Personalizar”, despliega “Oportunida-

des” y haz clic en “formatos de búsqueda”.

- Haz clic en “Modificar” al lado de “Ficha Oportunidades”. Añade “Importe” y “Tipo” a “Campos
seleccionados”. Haz clic en “Guardar”.

- Haz clic en “Modificar“ “Campos de filtro de búsqueda” y añade “Etapa” e “Importe” a “Campos
seleccionados”. Haz clic en “Guardar”.

- Vamos a comprobar el resultado de los cambios. Para empezar, introduce “John” en el “Busca-
dor Global” y pulsa “Retorno”.

• Fíjate que en la sección “Oportunidades” aparece un “(5+)”. Haz clic en “Mostrar más”.
Fíjate que sólo se muestran 5 registros por página y que disponemos de dos filtros: “Eta-
pa” y “Importe”.

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

• Selecciona “Closed Won” en “Etapa” y clica en “Aplicar Filtros”.

• Finalmente, haz clic en la ficha “Oportunidades” y fíjate en qué columnas aparecen ahora
en la sección “Oportunidades recientes”.

5.2. Listas de vista

Ya hemos usado las vistas de lista. Cada vez que hemos hecho clic en una pestaña de objeto,
hemos seleccionado un valor de la lista de selección “Ver” y hemos hecho clic en “Ir”, hemos
usado una lista de vista.

Con las listas de vista podemos obtener listas de registros con un gran control sobre
los campos con qué filtramos, de objeto en objeto.

Las listas de vista nos facilitan mucho el trabajo cuando necesitamos precisión para en-
contrar un registro o cuando requerimos trabajar con varios registros a la vez.

Estas son algunas de las cosas que podemos hacer con las listas de vista:

- Filtrar por un campo o campos específicos para encontrar nuestros registros.

- Crear listas nuevas y guardarlas para usarlas posteriormente. Los usuarios con los per-
misos adecuados podrán guardar listas privadas para uso personal. El administrador podrá
crear:

• Listas para uso propio (privadas).

• Listas para ciertos grupos de usuarios.

117
Aula Mentor

• Listas para todos los usuarios.

- Editar varios registros a la vez, siempre que tengamos activada “modificación en línea” y
“listas mejoradas”, y los registros que se muestren compartan todos el mismo Tipo de
registro.

- Imprimir listas de registros.

- Seguir registros a través de Chatter.

Vamos a crear una vista de lista nueva en nuestra instancia en el siguiente ejercicio.

Ejercicio 2.10

Crea una nueva vista de lista para el objeto “Oportunidades”.

- Haz clic en la ficha “Oportunidades” y a continuación en “Crear Nueva Vista”.

- Vamos a llamar a la nueva vista “Oportunidades Grandes” en “Nombre de vista”. Asegúrate de

que el “Nombre exclusivo” se genera automáticamente.

- En el paso 2, en la primera línea de filtro, escoge el campo “Importe”, en “Operador” escoge

“Mayor que” y en “Valor” escribe “200000” sin usar puntos.

Nota: por defecto, si configuramos múltiples líneas de filtro se relacionan entre ellas
con el operador “AND” (y), es decir, todas las líneas de filtro deben cumplirse en un registro
para que éste se muestre en la lista. Podemos cambiar el operador a “OR” (o) haciendo clic en
“Agregar lógica de filtro”. No lo haremos en este ejercicio.

- En el paso 3, añade el campo “Nombre completo del propietario” a los campos seleccionados,
para que se muestre en la nueva vista.

- En el último paso, escoge “Visible sólo para mí”.

- Haz clic en “Guardar” y observa las cuentas que se muestran. Cambia la vista a “Todas las opor-
tunidades” y observa que se muestran más.

- Si quieres ver como se borran las listas de filtro, selecciona la lista que acabamos de crear,
“Oportunidades Grandes”, y haz clic en “Eliminar” al lado de la lista de selección de vistas.
Confirma si el sistema te lo pide.

118
 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

6. Gestión de usuarios
Llevar el mantenimiento de los usuarios en un CRM es mucho trabajo: darlos de alta, cambios
de configuración, impedir que se conecten a la plataforma durante las tareas de mantenimiento,
gestionar despidos y nuevas contrataciones, aplicar las políticas de contraseña, gestionar proble-
mas de acceso, etc.

Afortunadamente, en Salesforce no hace falta que todas estas tareas las desempeñe el
administrador central. Podemos añadir permisos a los perfiles de otros usuarios para que
nos ayuden con este trabajo

Los podemos encontrar en la sección “Permisos del sistema” en cada perfil. Son los si-
guientes:

Podemos dar algunos o todos de estos permisos a otras personas sin tener que darles
los permisos completos de administrador. De esta manera, el administrador o administra-
dores centrales pueden dedicarse a aspectos más importantes de la plataforma, mientras nos
aseguramos de que las personas que nos ayudan con la gestión de usuarios no van a tener más
poder del que realmente necesitan.

Ya hemos visto algunas maneras de dar de alta a usuarios en el módulo 1. No obstante,

nos falta por comentar un detalle importante en relación a la gestión de usuarios. Cuando cree-
mos a un usuario nuevo, veremos la siguiente casilla al final del formulario de creación.

Si hacemos clic en “Guardar” con la casilla marcada, el nuevo usuario recibirá un correo
con un enlace a través del cual podrá dar de alta su contraseña y preguntas de seguridad
para conectarse a la plataforma. En ocasiones, nos interesa no marcar la casilla al crear el
nuevo usuario para asegurarnos de que el usuario no entre todavía en la plataforma, quizás
porqué estemos haciendo pruebas de configuración del entorno en el que va a tener que desen-
volverse esta persona. Podremos mandar el mensaje más adelante a estos usuarios.

119
Aula Mentor

A continuación, vamos a hablar de inmovilizar, desactivar y desbloquear a un usua-

rio.

Lo primero que debemos saber es que los registros de usuario, una vez se han dado de
alta en el sistema y han empezado a interactuar con la plataforma, no se pueden borrar. Si se
pudiera, comprometería la integridad de los datos de nuestro sistema, ya que los usuarios
son una parte esencial del modelo de seguridad y acceso. Este comportamiento suele ser están-
dar en las plataformas CRM. Lo que se hace con un usuario, una vez la persona ya no está en la
empresa, es desactivar y guardar su registro como un elemento histórico de nuestra base
de datos.

- Inmovilizar a un usuario.

• En ocasiones, necesitamos que un usuario siga activo pero que temporalmente no pueda
realizar actividades en la plataforma. Haremos esto cuando queramos realizar algún
tipo de mantenimiento del sistema y no nos interese que los usuarios estén realizando
cambios en éste al mismo tiempo. Mientras el usuario está inmovilizado, su licencia de
usuario sigue activa en su registro.

- Desactivar a un usuario.

• Cuando un empleado abandona la empresa, hay que desactivarlo. Al desactivarlo, el

usuario ya no podrá entrar más en la instancia y recuperaremos su licencia para usar-
la con otros empleados. Hay que tener cuidado y desactivar a un usuario únicamente si
estamos absolutamente seguros de hacerlo. Si lo “desactivamos” y “activamos” más tarde,
algunos aspectos de su información podrían perderse.

• La manera de proceder, en principio, es simple: accedemos al registro del usuario que

queramos desactivar, hacemos clic en “Modificar” y desmarcamos la casilla “Activo”. En
la vida real, muy posiblemente no podamos desactivarlo inmediatamente porqué segura-
mente ese usuario estará involucrado en acciones automáticas pendientes. El sistema
va a impedir que desactivemos al usuario y nos proporcionará enlaces a todos los ele-
mentos implicados para que podamos “limpiarlos”.

- Desbloquear a un usuario.

• Si el administrador ha establecido un máximo número de intentos de acceso a la

plataforma en las políticas de contraseña y un usuario excede ese límite porqué, por
ejemplo, ha olvidado su contraseña, ese usuario va a quedar bloqueado. Cuando esto
ocurre, el administrador puede acceder a la lista relacionada “historial de inicio de se-
sión” en el registro del usuario afectado, en la que podremos obtener información
acerca de por qué no ha logrado iniciar sesión. Además, tendrá dos opciones para
solucionarlo:
120
 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

- Haciendo clic en el nuevo botón que aparecerá en el registro del usuario, “Desbloquear”.
El usuario podrá volver a intentar acceder con su contraseña habitual.

- Haciendo clic en “Restablecer Contraseña” en el registro del usuario. Esta acción

desbloqueará al usuario, pero tendrá que proporcionar una nueva contraseña.

A continuación, vamos a ver el estado de las “Políticas de contraseña” y a solucionar un

problema de inicio de sesión para un usuario en el siguiente ejercicio.

Ejercicio 2.11

Cambia las políticas de contraseña y desbloquea a un usuario.

- Haz clic en “Configuración”, despliega “Controles de Seguridad” y selecciona “Políticas de Con-

traseña”. Observa todas las opciones que tenemos. Posiblemente, estés familiarizado con ellas,
pues todos tenemos que gestionar contraseñas para todos nuestros servicios online.

- Cambia el “número máximo de intentos de inicio de sesión no válidos” a “3”. Haz clic en “Guar-
dar”.

- Haz clic en “Gestionar usuarios”> “Usuarios”. Copia el “Nombre de usuario” del alumno fiticio
creado en el módulo anterior ([email protected]).

121
Aula Mentor

- Abre un navegador diferente al que estés usando, y accede a https://login.salesforce.com/

- Intenta registrarte como Iván Reyes introduciendo cualquier cosa como contraseña (no la sabe-
mos) un total de 4 veces. Verás que no ha sido posible iniciar la sesión.

- Vuelve a tu navegador habitual y navega hasta el registro de Iván Reyes. Verás que en la parte
superior de su registro hay varias listas relacionadas. Haz clic en la lista “Historial de inicio de
sesión”. Verás que hay 4 registros. Observa los detalles y como, en el cuarto intento, tal como
hemos especificado en las políticas de contraseña, el usuario ha sido bloqueado.

- Justo Encima de “Detalle del Usuario”, verás que ha aparecido un nuevo botón, “Restablecer
contraseña”. Haz clic en él. Si te aparece una ventana emergente de confirmación haz click en
“Aceptar“ o “Si“.

- Vuelve a “Políticas de contraseña” y vuelve a cambiar el número máximo de intentos a 10.

6.1. SalesforceA

Como hemos podido ver, la gestión de usuarios necesita una atención constante y puede llegar a
consumir mucho tiempo. Además, es una tarea esencial para que todos los usuarios puedan usar
la plataforma cómodamente y siempre que lo necesiten.

En algunos momentos, no obstante, es posible que los administradores no puedan estar

físicamente en la empresa o delante de un ordenador autorizado para conectarse a Salesforce,
debido quizás a que estén en un congreso o un curso de formación. En estos casos, podemos
usar SalesforceA para gestionar nuestros usuarios a través de un dispositivo móvil.

SalesforceA es la aplicación móvil de Salesforce para administradores. Desde ella

podemos realzar tareas de gestión de los usuarios y otras funciones administrativas.

Es compatible con iOS de Apple, tanto en iPhone como en iPad, y con Android.
Podremos obtener la aplicación de forma gratuita en Google Play y la App Store.

Vamos a enumerar las funciones más importantes que podemos realizar desde SalesforceA.
-

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

- Ver el estado del sistema en http://trust.salesforce.com/

- Inmovilizar, desactivar, desbloquear y restablecer la con-

traseña de los usuarios.

- Modificar la información de nuestros usuarios y sus sets de

permisos.

- Alternar entre diferentes cuentas en múltiples organizaciones

sin tener que finalizar e iniciar sesión cada vez.

Si quieres, puedes descargártela y usarla en tu dispositivo

móvil con tu nombre de usuario.

6.2. Usuarios de Chatter

En el módulo anterior vimos una breve introducción a Chatter y a sus grupos. Creamos un grupo
e invitamos a un usuario externo. En esta sección, ahora que ya conocemos más detalles sobre
los perfiles, vamos a completar un poco más la información acerca de los usuarios de Chatter.

Sabemos que los usuarios de Salesforce necesitan una licencia para poder iniciar sesión
en la plataforma. Eso es cierto incluso para los usuarios que sólo necesiten acceder a Chatter. Las
licencias para Chatter incluidas gratuitamente en las ediciones de Salesforce más populares son
las siguientes:

- Chatter Free: Tendremos disponibles miles de ellas en una edición Enterprise. Sirven para
invitar a usuarios a Chatter en calidad de compañeros de trabajo.

• Esta licencia otorga las siguientes funciones:

- Realizar publicaciones.

- Ver comentarios.

- Acceder a archivos.

- Unirse a grupos.

• Con esta licencia no se puede:

- Ver registros.

• Los usuarios con esta licencia van a necesitar usar también un perfil. Tendremos dos
perfiles estándar disponibles:

- Perfil Chatter Free User: Permite acceder a todos los demás usuarios en Chatter,
perfiles, grupos y archivos. Podrán ver todo lo que esté declarado como “público” en
Chatter y podrán ser invitados a grupos privados si hace falta.

123
Aula Mentor

- Perfil Chatter Moderator User: Permite acceder a la misma información que otor-
ga el perfil Chatter Free User, pero además permite activar y desactivar a otros
usuarios Chatter Free y a moderadores, pudiendo dar y quitar permisos de
moderación.
Adicionalmente puede borrar las publicaciones y comentarios que pueda ver.

- Chatter External: Tendremos centenares de estas licencias en una edición Enterprise. Sirven
para invitar a usuarios externos, es decir, que estén relacionados con nuestra organización en
calidad de asociados (partners) o clientes.

• Esta licencia otorga las siguientes funciones:

- Ver lo que ocurre en sus grupos.

- Publicar en estos grupos.

- Acceder a los archivos compartidos en el grupo.

• Con esta licencia no se puede:

- Seguir o ser seguido.

- Ver registros.

- Publicar en los perfiles de otros usuarios.

• Podremos asignarles el siguiente perfil:

- Perfil Chatter External User: Los usuarios con este perfil van a poder ser invitados
a grupos privados, pero su experiencia en Chatter se va a limitar a lo que ocurra en
esos grupos.

Como ya comentamos en el módulo anterior, los usuarios de Chatter pueden ser crea-
dos por el administrador, asignándoles la licencia y el perfil correspondientes, o podemos
permitir a nuestros usuarios que lo hagan mediante invitaciones. En cualquier caso, el nuevo
usuario va a consumir una licencia del tipo adecuado.

En el ejercicio que hicimos en esa parte usamos una invitación que consumió una licencia
del tipo “Chatter External”. Como ya sabemos, podemos acceder a las licencias disponibles en
“Información de la compañía” dentro de “Perfil de la compañía”.

En el siguiente ejercicio vamos a activar otro tipo de invitaciones, las invitaciones a

compañeros de trabajo, que consumen licencias del tipo Chatter Free. Con estas licencias
estamos otorgando un nivel de acceso mucho más grande que con las licencias Chatter External,
pues mientras que con éstas últimas sólo se puede acceder a un grupo privado, con las Chatter
Free brindamos acceso a todo lo que tengamos declarado como público en Chatter. Tam-
bién vamos a dar de alta a un usuario de Chatter External como administradores.

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

Ejercicio 2.12

Activa las invitaciones a compañeros de trabajo y crea un usuario con la licencia Chatter Free.

Sección 1: Activa las invitaciones a compañeros de trabajo.

- Haz clic en “Configuración” y “Personalizar“, despliega “Chatter” y selecciona “Configuración de

Chatter”. Observa todas las opciones que tenemos.

- Haz clic en “Modificar” y marca la casilla “Permitir invitaciones de compañeros de trabajo”. Fí-
jate que se ha activado el conjunto de campos inferior. Lee el contenido del recuadro amarillo.
Al dar tanto poder en Chatter a estos usuarios, debemos asegurarnos de que sólo podemos
mandar invitaciones a correos electrónicos autorizados.

- Introduce “sbp.com” (de Sell by Phone, una compañía ficticia) en la primera línea, y haz clic
en “Guardar”.

- Haz clic en la ficha de Chatter. Verás que ha aparecido un botón nuevo de color naranja en la
esquina superior derecha. Haz clic en él y observa qué dominios de correo electrónico están
permitidos.

Sección 2: Crea un usuario con una licencia Chatter Free.

- Haz clic en “Gestionar usuarios”> “Usuarios“ y luego en “Nuevo Usuario”.

- Rellena el formulario con la siguiente información:

• Nombre y apellidos: Miguel Calzada.

• Correo electrónico: utiliza la letra m seguida por tus iniciales @sbp.com. Ejemplo: mXXX@
sbp.com
• Licencia de usuario: Chatter Free.
• Perfil: Chatter Free User.

- Haz clic en “Guardar”. Vuelve a la ficha “Chatter” y haz clic en “Personas”. Observa que Miguel
aparece en la lista.

125
Aula Mentor

7. Calidad de datos
En esta parte vamos a hablar de uno de los aspectos más importantes en cualquier entorno CRM
y seguramente una de las partes que más complican la vida a los administradores: la calidad
de los datos.

7.1. Consideraciones previas

Una de las principales razones por las que queremos usar un sistema como Salesforce es centra-
lizar nuestra información para beneficiarnos de las diferentes herramientas de análisis que nos
ofrece la plataforma, conjuntamente con la capacidad de compartir estos datos con el resto de
los usuarios en el mismo lugar.

Es fácil imaginar lo que pasa si nuestros datos

no son fiables y precisos: se desvirtúa el
sentido de la aplicación entera, es decir,
no vamos a poder sacar información de
calidad del sistema, si lo que entra no es lo
suficientemente bueno.

Cada empresa va a tener sus propios

estándares de calidad de datos, por supuesto,
pero todas van a tener que tratar problemas si-
milares con una serie de herramientas comu-
nes. Vamos a imaginar que queremos diseñar
nuestro estándar de calidad en nuestra empresa
pensando en los siguientes escenarios:

- ¿Tenemos los campos de país y provincia estandarizados?

- ¿Siguen todos los usuarios las mismas convenciones a la hora de poner nombre a los nuevos
registros? ¿Están rellenando todos los campos necesarios para reflejar nuestros procesos de
ventas y poder hacer un seguimiento posterior?

- ¿Hace falta que tengamos la información de nuestras ventas repartida entre 7 diferentes regis-
tros? ¿Tenemos registros duplicados en el sistema?

Como se puede ver, los proble-

mas de calidad de datos pueden con-
vertirse en una pesadilla si no se de-
tectan a tiempo. En muy poco tiempo
pueden llegar a generarse centenares
de registros con problemas, que luego
habrá que limpiar. En este curso vamos
a estudiar dos enfoques para tratar esta
problemática: el enfoque preventivo y
el enfoque retroactivo. Vamos a empe-
zar con el primero.

126
 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

7.2. Reglas de validación

En un mundo ideal, el momento adecuado para prevenir problemas de calidad de datos es du-
rante la fase de diseño de la aplicación. Los administradores de la empresa deberían tener
muy claros todos los escenarios posibles y anticipar preventivamente los errores que los usua-
rios vayan a cometer al crear o modificar registros y minimizarlos diseñando la plataforma de
manera que dificulte los errores humanos y haga cómoda la experiencia de nuestros usuarios.

Una de las mejores herramientas que tenemos a nuestra disposición para este fin son las
reglas de validación. Su cometido es el de impedir la entrada en la base de datos a los re-
gistros que no cumplan con nuestros estándares de calidad. Es decir, si un usuario intenta
guardar un registro que no cumpla nuestros estándares, vamos a bloquear la operación y le
mostraremos un mensaje de error para que corrija sus datos.

Las reglas de validación se ejecutan siempre que un usuario haga clic en

“Guardar”en un registro, ya sea durante la creación o durante la modificación de éste.
Las podemos dividir en dos categorías, reglas de validación del sistema y personalizadas.
Ambas están disponibles para los objetos estándar y personalizados.

Reglas de validación del sistema:

- Campo obligatorio: El usuario verá una barra roja al lado del campo que sea obligatorio. Si
el usuario hace clic en “Guardar” y no hay ningún valor en el campo, no podrá completar la
operación. Los campos obligatorios se añaden a todos los formatos de página y no se pueden
esconder. No válido para listas de selección y campos de área de texto largo (aunque
podemos hacer estos tipos de campo obligatorios en el formato de página en combinación con
una regla de validación personalizada).

- Campo único: Si intentamos guardar un registro con un valor que ya existe en ese campo en
otro registro del mismo objeto, el sistema parará la operación. Válido para campos de correo
electrónico, número y texto.

- Tipo de campo: Si intentamos rellenar un campo de correo electrónico con un número de

teléfono, el registro no se va a poder guardar. Algunos tipos de campo llevan incorporadas
validaciones del formato de los datos.

En definitiva, las reglas de validación del sistema vienen incluidas por defecto en Sales-
force.

Reglas de validación personalizadas:

- Nos permiten especificar nuestros propios criterios de validación mediante fórmulas de vali-
dación de error en las que podremos usar funciones.

Estas fórmulas de validación necesitan que especifiquemos nuestras condiciones de for-

ma que obtengamos un resultado “verdadero” o “falso”.

127
Aula Mentor

Cuando el resultado sea “verdadero”, habremos detectado un error, el registro no se va a

poder guardar y mostraremos un mensaje de error personalizado al usuario.

Se pueden imaginar cómo funciones IF:

IF (condiciones, resultado si las condiciones se cumplen, resultado si no se cumplen).

Ejemplo 1: Evaluamos unas condiciones personalizadas, el registro que se intenta guardar

cumple las condiciones de error: no vamos a dejar guardar el registro, mensaje de
error.

Ejemplo 2: Evaluamos unas condiciones personalizadas, el registro que se intenta guardar

no cumple las condiciones de error: vamos a dejar guardar el registro.

Vamos a poner un ejemplo más concreto. Imaginemos que no queremos que nuestros
usuarios puedan introducir fechas en el pasado en uno de nuestros campos, por ejemplo,
“Fecha de alta” en el objeto “Condición Especial”. En este caso, queremos que entren en el
sistema los registros con fecha de hoy o más grande que hoy, por lo tanto, tendremos que
escribir las condiciones de nuestra fórmula al revés:

“Si la fecha introducida en el campo “fecha de alta” es más pequeña que “hoy”, devolve-
remos cierto, es decir, error”.

En el lenguaje de fórmula para las reglas de validación en Salesforce, lo vamos a escribir

así:
Siendo TODAY() una función que devuelve la fecha del día de hoy.

128
 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

Deberemos además proporcionar un mensaje de error y dónde vamos a mostrarlo al

usuario. Podemos escoger mostrarlo al lado de un campo o en la parte superior de la página.

Finalmente, esto es lo que va a ver el usuario en su pantalla si intenta introducir una fecha
pasada en “Fecha de alta” al hacer clic en “Guardar”:

Otro ejemplo sería prevenir que una lista de selección esté en blanco al guardar un
registro.

Como hemos dicho, las listas de selección no pueden ser marcadas como “obligatorias”
a nivel de campo. En este caso, crearíamos una regla de validación personalizada de lo más
sencilla:

ISPICKVAL(una_lista_de_selección__c, ““)

En esta fórmula estamos diciendo: “si la lista de selección tiene seleccionado un valor
igual a nuestra cadena ”” ‘, es decir, igual a “nada”, el resultado es verdadero y por lo tanto
daría error. Adicionalmente deberíamos hacer el campo obligatorio en el formato de página
para que el usuario viera la barra roja.
A continuación, vamos a hablar de nuestro último ejemplo, una regla de validación
condicional.

Imaginemos ahora que queremos hacer un campo obligatorio sólo en determinadas cir-
cunstancias, como, por ejemplo, que nos encontremos en una fase específica de nuestro proceso
de ventas en una oportunidad.

Imaginemos que trabajamos en una empresa que se dedica a vender bienes que ne-
cesitan ser transportados. Obviamente, cuando realicemos una venta, deberemos recoger
información relativa al transporte de la mercancía a entregar, pero muy posiblemente, no
antes de que el cliente efectúe su compra. Quizás ese cliente ya estaba en nuestra base de
datos, pero nunca había realizado una compra anteriormente.

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Aula Mentor

En este caso, deberíamos escribir nuestra regla de validación monitorizando un campo

de tipo lista de selección que ya conocemos, Etapa, aunque también se podría construir una
regla de validación condicional teniendo en cuenta los valores que existan en cualquier otro
campo. Lo importante es hacer ciertos campos requeridos sólo si el registro está en un estado
determinado.

Vamos a construir este ejemplo en nuestro siguiente ejercicio.

Ejercicio 2.13

Crea una nueva norma de validación para que el campo “Gastos de Transporte” en el objeto
“Oportunidades” sea requerido si el valor en el campo “Etapa” es “Closed Won” (“Cerrada y ga-
nada”).

- Haz clic en “Configuración”, despliega “Personalizar” y luego “Oportunidades”. Haz clic en “Re-
glas de validación”. Clica en “Nuevo”.

- Nómbrala “Gastos de transporte requeridos”. Al sacar el cursor del campo, observa como se ha
formateado el texto. Las reglas de validación no tienen etiqueta, sólo tienen “nombre”. Asegú-
rate de que la casilla “Activo” está marcada.

- Vamos a pensar un momento en la fórmula de detección de error que necesitamos construir.

Nuestra primera condición es que la oportunidad esté “cerrada y ganada”. En lenguaje fórmula,
se escribiría así:

ISPICKVAL(StageName, “Closed Won”)

Nota: Hay que escribir “Closed Won” exactamente igual, respetando el espacio y las mayúsculas.
A continuación, queremos detectar si el campo “Gastos de transporte” está en blanco o no. Para
eso disponemos de la función ISBLANK(). Esta función devuelve verdadero si el campo que
introducimos dentro de los paréntesis está en blanco. Se escribiría así:

ISBLANK(Gastos_de_Transporte__c)

Si estas dos condiciones son ciertas, habremos detectado un error. Sólo nos falta relacionarlas
con el operador de lógica booleana AND (y), que se escribe “&&”. La fórmula final quedaría así:

ISPICKVAL(StageName, “Closed Won”) && ISBLANK(Gastos_de_Transporte__c)

Escribe la fórmula en la sección “Fórmula de condición de error”. Nota: el apéndice

“__c” al final del nombre de un campo nos indica que es personalizado, “Custom”.

130
 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

- Escribe el siguiente mensaje de error para nuestros usuarios: “Los gastos de transporte son re-
queridos cuando la oportunidad está ganada”. Escoge mostrar el mensaje de error en “Campo”
seleccionando “Gastos de Transporte” en la lista de selección. Haz clic en “Guardar” y luego en
la ficha “Oportunidades”.

- Abre la Oportunidad “GenePoint Lab Generators” y asegúrate de que el campo “Gastos de

Transporte” está vacío. Haz doble clic en “Etapa” y selecciona el valor “Closed Won”. Guarda el
registro y observa lo que ocurre.

- Pon cualquier valor en “Gastos de transporte” y haz clic en “Guardar”.

7.3. Seguimiento del historial de campos

Con las reglas de validación hemos cubierto el aspecto preventivo de la gestión de calidad de
nuestros datos. A continuación, vamos a introducir una herramienta que nos va a permitir detec-
tar los datos de mala calidad retroactivamente, es decir, una vez éstos ya han sido introducidos
en el sistema.

Gracias a esta herramienta vamos a poder registrar los cambios que van ocurriendo
a través del tiempo en hasta 20 campos de nuestros objetos, ya sean estos estándar o
personalizados.

En la mayoría de campos se va a guardar la siguiente información cada vez que los datos
cambien:

- Valor viejo y valor nuevo (con la excepción de las listas de selección múltiple y los cam-
pos de texto largo).

131
Aula Mentor

- Nombre del usuario que ha efectuado el cambio.

- Fecha del cambio.

Una vez activemos el seguimiento del historial de campos para un objeto, desde ese
mismo momento cada vez que uno de los campos seleccionados sufra algún cambio, empezare-
mos a guardar esta información.

Normalmente, Salesforce va a guardar estos datos durante 18 meses, aunque es posible

contratar aparte la retención indefinida de nuestros datos de seguimiento del historial de
campos.

Una vez el sistema esté en marcha, podremos acceder a esta información de varias ma-
neras:

- A través de la lista relacionada “Historial de campos de [nombre del objeto]”, que podemos
añadir a los formatos de página que deseemos. En ese caso, veríamos el historial de seguimien-
to de campos de registro en registro.

- A través de informes. En este caso, veríamos los cambios ocurridos en todos los registros
de un objeto. Tanto en objetos estándar como en personalizados, este tipo de informe está
disponible por defecto.

- Adicionalmente, “Exportando” los datos del historial a un archivo CSV con el “Cargador de
datos” o “Data Loader” en inglés, que podremos abrir y manipular con un programa de hojas
de cálculo. Veremos esta herramienta en la siguiente y última sección del módulo.

132
 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

Vamos a activar el seguimiento del historial de campos para las oportunidades en el si-
guiente ejercicio.

Ejercicio 2.14

Activa el seguimiento del historial de campos en el objeto “Oportunidades.”

- Haz clic en “Configuración”, despliega “Personalizar” y luego “Oportunidades”. Haz clic en

“Campos”. Clica en “Definir el seguimiento del historial”, en la parte superior de la página.

- Haz clic en “Activar historial de campo de oportunidades”. Selecciona los campos “Etapa” y
“Gastos de transporte”. Haz clic en “Guardar”.

- Haz clic en la ficha “Oportunidades”. Abre la oportunidad “GenePoint Lab Generators”. Haz clic
en el enlace “Modificar formato”, arriba a la derecha.

- Dentro del editor de formato de página, haz clic en “listas relacionadas”, en la barra izquierda
de la paleta. Añade la lista relacionada “Historial de campos de oportunidades” a la última po-
sición de la sección “Listas relacionadas” en la parte inferior del editor. Haz clic en “Guardar”
y en “Sí”.

- De vuelta en la oportunidad “GenePoint Lab Generators”, modifica el campo “Etapa” y escoge

el valor “Extra Concedido”. Haz clic en “Guardar”. Vuelve a modificar el mismo campo y escoge
el valor “Closed Won”. Modifica además el campo “Gastos de transporte” y escribe “5000”. “Haz
clic en Guardar” otra vez.

- Deslízate verticalmente hacía abajo para ver la nueva lista relacionada, “Historial de campos de
oportunidades” y observa los registros que han aparecido en ella.

- Vuelve a la ficha de “Oportunidades” y escoge la oportunidad “Edge Installation” y cambia

“Etapa” a “Closed Lost”.

- Finalmente, haz clic en la ficha “Informes” en la página “Todas las fichas”. Deberás pulsar el
botón “+” para llegar a ella. En la pantalla de “Informes”, haz clic en la carpeta “Informes de
Oportunidades” en la barra lateral, y escoge el informe “Informe de historial de oportunidades”.

- En el campo “Mostrar”, selecciona “Todas las oportunidades”. Dentro de “Período”, escoge

“Fecha de la última modificación de etapa” en el campo “Campo de fecha” y finalmente, en
“intervalo”, escoge “Hoy”.

- Haz clic en “Ejecutar informe”.

133
Aula Mentor

8. Gestión de Datos
En cualquier sistema CRM es esencial gestionar los datos de manera segura, rápida y eficiente.
En una empresa, a medida que va pasando el tiempo, inevitablemente se va a generar una gran
cantidad de información. Este hecho tiene una serie de consecuencias y retos técnicos que no
siempre se van a poder resolver manualmente: copias de seguridad, cargas de datos, actua-
lizaciones masivas, exportar registros, eliminar registros, migraciones entre diferentes
sistemas, etc.

Tarde o temprano vamos a tener que usar una herramienta ETL (“Extract-Transform-
Load”, o Extraer, Transformar y Cargar en español) para poder insertar, modificar, exportar o
borrar información a gran escala, a través de unas pocas operaciones.

Normalmente este tipo de operaciones ocurren a través de los protocolos SOAP y REST.
Estos protocolos son comúnmente utilizados en infinidad de aplicaciones informáticas para mo-
ver datos de un sitio hacia otro.

Con Salesforce vamos a poder usar los dos protocolos a través de varias de las herra-
mientas ETL que podemos utilizar con la plataforma, ya sean desarrolladas por Salesforce o por
terceros fabricantes.

De manera oficial, Salesforce proporciona dos herramientas propias de gestión de da-

tos: el Asistente de Importación de Datos y el Cargador de Datos, más conocido como
Data Loader.

En este curso nos vamos a centrar en el Data Loader, ya que es la más comúnmente
utilizada por los administradores. No obstante, aunque el Asistente de importación pueda rea-
lizar sólo una parte de las funciones que desempeña el Data Loader, es importante conocer sus
características más importantes.

En cualquier caso, lo primero qué debemos hacer es comprender como identifican los
registros todas estas herramientas para poder manipularlos.

134
 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

8.1. Id de Salesforce
Las Id de Salesforce se usan para identificar a cada registro de forma única. Salesforce las
asigna automáticamente durante la creación de los registros y el campo donde se almace-
nan es de sólo-lectura. Si quieres ver la Id de un registro, es muy fácil. Haz clic en cualquier
registro de tu instancia y observa la URL de la página. Verás que la parte final de ésta es un nú-
mero de 15 caracteres.

De hecho, dependiendo de cómo se obtenga, la Id de Salesforce puede tener 15 o 18 ca-

racteres. Los 3 caracteres de diferencia son calculados respecto a los 15 anteriores de mane-
ra que ofrezcan protección contra duplicados, ya que, en determinadas situaciones, trabajar
con la Id de 15 puede hacernos detectar falsos duplicados. Esto podría pasar usando Excel
para manipular nuestros archivos, por ejemplo.

De momento, baste saber que para la gestión de datos es preferible trabajar siempre con
la versión de 18.

Podemos obtener las Id de Salesforce de las siguientes maneras:

- URL (15 caracteres).

- Informes (15 caracteres).

- Campos de fórmula (15 caracteres).

- A través de un servicio web basado en SOAP (18 caracteres).

La última opción es la que utiliza el Data Loader. Vamos a hablar de este programa en la
siguiente sección.

8.2. El Cargador de datos (Data Loader)

El Data Loader es una de las herramientas oficiales de Salesforce para carga y descarga de datos.
Puede realizar las siguientes operaciones:

- Insertar, actualizar, upsert, eliminar, eliminar definitivamente, exportar y exportar

todo.

135
Aula Mentor

Es una aplicación cliente. Debemos descargarla desde nuestra instancia de Salesforce

e instalarla en una de las máquinas de nuestra empresa. Al iniciar sesión, deberemos propor-
cionar nuestro nombre de usuario y contraseña. El ordenador que usemos para realizar
operaciones con el Data Loader deberá estar autenticado. De lo contrario, deberemos aña-
dir un código llamado token de seguridad para registrar la nueva máquina al final de nuestra
contraseña. Por ejemplo, si nuestra contraseña es “ABC” y el token “XXX”, deberemos escribir
la contraseña de la siguiente manera: “ABCXXX”. El token puede obtenerse mediante un correo
electrónico haciendo clic en “Restablecer token de seguridad” desde el menú “Mi configura-
ción”, haciendo clic en nuestro nombre.

El Data Loader puede ser usado a través de su interfaz gráfica o podemos progra-
marlo desde la línea de comandos (sólo en Windows) para que ejecute tareas automática-
mente. Además, si en la hoja CSV que queremos cargar los nombres de nuestras columnas no
coinciden con los nombres de los campos en Salesforce, vamos a poder mapear estos campos y
guardar este mapeo en un archivo para usarlo posteriormente.

Se puede usar el Data Loader sin permisos completos de administración. Los objetos que
vamos a poder manipular dependerán de los permisos de objeto en nuestro perfil.

Para terminar, hay que saber que el Data Loader opera con Salesforce a través de una API
(Aplication Programming Interface). Una API es un conjunto de instrucciones que permiten que
Salesforce interaccione con aplicaciones externas.

Vamos a hablar ahora de las diferentes tareas que podemos llevar a cabo con el Data
Loader.

8.2.1. Insertar
Podemos insertar datos desde una hoja CSV. Insertaremos datos cuando:

- Empecemos a utilizar Salesforce por primera vez y queramos cargar todos nuestros datos en la
plataforma.

- Realicemos una migración desde un sistema externo, ya sea por abandono de éste o porqué
queremos seguir usándolo en paralelo a Salesforce.

136
 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

Al importar registros, Salesforce va a asignarles una Id única. La Id es el identificador

de los registros en Salesforce.

8.2.2. Exportar

Podemos exportar datos hacia una hoja CSV. Nos va a interesar hacerlo para:

- Obtener datos de nuestros registros para poder modificarlos y actualizarlos posteriormente.

Esto incluye obtener las Id de nuestros registros.

- Hacer copias de seguridad. “Exportar Todo” exporta también los registros que estén en la
papelera.

8.2.3. Actualizar

Una vez tengamos las Id de nuestros registros y hayamos hecho los cambios que nos convengan
en una hoja CSV, podemos actualizar los registros en Salesforce gracias a que podemos identi-
ficarlos a través de las Id en nuestro archivo. Vamos a actualizar registros cuando:

- Queramos añadir o modificar datos de registros existentes.

Adicionalmente, si hay errores en el proceso, el Data Loader generará unos informes de

“éxitos” y “errores” de carga.

137
Aula Mentor

8.2.4. Upsert: Migración e integración con otros sistemas.

Upsert significa “Update and Insert”, “Actualizar” y “Insertar” en español. Esta herramienta permite
cargar nuevos registros a la vez que actualizamos otros desde la misma hoja CSV.

Nos permite además efectuar un control de duplicados durante la operación:

- Si la Id del registro de nuestra hoja no existe en Salesforce, crearemos un registro nuevo.

- Si la Id del registro de nuestra hoja existe en Salesforce, actualizaremos ése registro.

- Si la Id del registro de nuestra hoja es hallada varias veces en Salesforce, mandaremos un

error para estos registros al informe de errores.

Además, a diferencia de lo que pasa con la operación “Actualizar”, no estamos limitados a

sincronizar nuestros registros en la hoja CSV con los de Salesforce sólo a través de la Id. Con la
operación “Upsert”, podemos usar “Id Externas”, por ejemplo, cuando estamos migrando
registros de otro sistema a Salesforce.

Es muy fácil de entender. Supongamos que, aparte de trabajar con Salesforce, tenemos
otro sistema, con su propio modelo de datos y relaciones. Obviamente, los registros en el otro sis-
tema tendrán sus propias Id. Pues bien, Salesforce nos permite crear campos de “Id externa”
en sus objetos para volcar ahí las Id de otros sistemas.

Cuando cargamos varios objetos, si existen relaciones entre ellos, siempre debemos
cargar primero los objetos principales, ya que sus Id son los valores que los campos de
relación de los objetos secundarios esperarán hallar en la base de datos.

Con “Upsert” podremos usar esas Id externas para efectuar las cargas de los objetos
secundarios provenientes del otro sistema en Salesforce con la mitad de operaciones que
se necesitarían usando “Actualizar”, pues no nos hará falta conocer las Id de Salesforce de
los objetos primarios importados desde el otro sistema, usaremos las Id originales en
su lugar.

Nota: en cualquier caso, en el campo “Id” de Salesforce siempre va a haber las Id propias de Salesforce.

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

8.2.5. Eliminar

Finalmente, nos queda la operación eliminar. Sabiendo las Id de los registros que queremos bo-
rrar, los podemos cargar en una hoja CSV para eliminarlos. Esta operación va a mandar los
registros eliminados a la papelera de reciclaje durante 15 días, como es habitual. Existe
una opción para borrarlos permanentemente, “Hard Delete”, que podremos utilizar si con-
tamos con los permisos adecuados en nuestro perfil. En el primer caso efectuamos un borrado
lógico, mientras que en el segundo hacemos un borrado físico.

Nota: puedes ver la papelera de reciclaje en la barra lateral en la página de inicio. Los administradores, además de la propia, ven la
global de toda la instancia.

Ahora que sabemos las cosas que puede hacer el Data Loader, vamos a empezar a usarlo
en el siguiente ejercicio.

Ejercicio 2.15

Exporta y Actualiza las oportunidades de la cuenta “Edge Communications”.

- Como paso previo: si en tu ordenador tienes seleccionada la configuración regional “Español

(España)”, la operación no va a funcionar. Muy brevemente, CSV significa “Comma-separated-
value”, pero en algunos países, en lugar de “,” se usa “;” para separar los valores en este tipo
de ficheros, y Salesforce no los acepta. Para este ejercicio, cambia la configuración regional de
tu ordenador haciendo clic en “Botón de Inicio”, “Panel de Control”, “Reloj, Idioma y Región”
y “Región”. En “Formato” selecciona “inglés (Reino Unido)”. Puedes volver a tu configuración
habitual cuando finalices el ejercicio.

- Haz clic en “Configuración”, despliega “Gestión de datos” y haz clic en “Cargador de Datos”.
Haz clic en “Descargar Cargador de datos para Windows” o para “Mac”, dependiendo de tu
sistema operativo. Una vez descargado, instálalo y sigue las instrucciones en pantalla aceptando
todos los valores predeterminados. Es posible que el proceso te pida instalar la última versión
de Java. Sigue las instrucciones y hazlo también. Una vez instalado, abre el Cargador de datos.
Deberías ver la siguiente pantalla: Nota: el Cargador de datos está sólo en inglés.

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Aula Mentor

- Haz clic en “Exportar”. Clica en “OAuth” y en “Log in”. Proporciona tu nombre de usuario y
contraseña. Haz clic en “Permitir” y luego en ”Next”.

- Escoge el objeto “Oportunidad” y haz clic en “Browse”. Escoge tu escritorio, y en “nombre de

archivo” escribe “Oportunidades Edge.csv”. Haz clic en “Guardar” y luego en “Next”.

- En esta pantalla, debemos escoger qué campos queremos exportar y qué filtros vamos a aplicar
a nuestra petición para obtener sólo los registros que nos interesan. En el recuadro de la parte
izquierda, escoge los campos “Id”, “Ciudad__c” y “Distrito__c”.

- Ve tu instancia de Salesforce, abre la cuenta ”Edge Communications” y copia los últimos 15

caracteres de la URL en tu portapapeles con “Control + C”. Vuelve al Data Loader. En la parte
derecha, en ”Fields” escoge “AcountID”, en “Operation” “equals” y pega la Id en el campo “Va-
lue”. Haz clic en “Add Condition”. Tu petición debería quedar así:

Select Id, Ciudad__c, Distrito__c FROM Opportunity WHERE AccountId = '0015800000FpT68'

…con una Id posiblemente diferente, puesto que deben ser diferentes en cada instancia.

- Haz clic en “Finish”, “OK” y sigue las instrucciones. Deberías obtener 4 registros de oportuni-
dades exportados con éxito. Clica en “View Extraction”. A continuación, haz clic en “Open in
External Program”.

- Dentro del programa externo (Excel, Open Office o el que sea que estés usando), escribe “Ma-
drid” para el campo “Ciudad__c” en todos los registros y “Centro” para el campo “Distrito__c”.
Tienen que estar escritos exactamente igual que en tu lista de selección. Haz clic en “Guardar”
en tu programa de hojas de cálculo, sin sobrescribir.

- Vuelve al Cargador de datos, cierra todas las ventanas exceptuando la interfaz inicial y haz clic
en “Update”. Regístrate otra vez si el programa te lo pide. Haz clic en “Next” y escoge “Opor-
tunidad”. Haz clic en “Browse” y escoge el archivo que hemos generado en la parte anterior
(Atención al filtro en la parte inferior derecha en la ventana que se abre). Haz clic en “Next” y
en “OK”.

- Haz clic en “Create or Edit a Map” y luego en “Auto-Match Fields to Columns”. Asegúrate de
que todos los campos han sido mapeados correctamente; si no fuera así, arrastra y suelta los
campos de la sección superior enfrente de los nombres de campo en nuestra hoja. Haz clic en
“OK” y en “Next”. En el siguiente paso, sencillamente hay que escoger el destino de los infor-
mes de éxito y error. Indica el escritorio o donde te convenga. Haz clic en “Finish” y en “Sí”.
Observa el informe de éxitos y de errores. Es posible que haya algún error a causa de la regla
de validación.

- Vuelve a tu instancia de Salesforce y abre la cuenta “Edge Communications”. Con “Control”

apretado, haz clic en las cuatro oportunidades que aparecen en la lista relacionada “Oportuni-
dades”. Las que no tengan el campo “Etapa” en “Closed Won” deberían tener los nuevos valores
en “Ciudad” y “Distrito”.

8.3. Asistente de importación

El Asistente de importación es otra herramienta oficial de Salesforce para gestionar datos. No

hace falta descargar ninguna aplicación para usarla, podemos utilizarla desde la nube directa-
mente. Con ella podemos:

140
 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

- Insertar, Actualizar y hacer Upsert.

Tiene varias limitaciones en comparación con el Data Loader:

- Puede cargar hasta 50.000 registros en una operación. El Data Loader, hasta 5 millones.

- No puede exportar ni borrar.

- Es compatible con todos los objetos personalizados, pero sólo algunos objetos estándar. El Data
Loader, en cambio, es compatible con todos los objetos expuestos en la API, es decir, todos los
objetos estándar, todos los personalizados y, además, muchos objetos de sistema como usuario,
perfil, historial de seguimiento de campos, objetos de fusión, etc.

- No puede ser programado. Su uso siempre es manual.

- No se pueden guardar los mapeos. Hay que ajustarlos en cada operación.

No obstante, tiene una serie de elementos que facilitan su uso que no están disponibles
por defecto en el Data Loader, como un sistema de detección de duplicados o la capacidad
de ignorar los flujos de trabajo al realizar nuestras cargas. Dicho esto, con un poco de
trabajo adicional podemos obtener una funcionalidad parecida con el Data Loader. Este hecho,
sumado a qué globalmente el Data Loader es una herramienta de gestión de datos más robusta
y completa, hace que normalmente, el Data Loader sea la herramienta favorita de las dos entre
los administradores.

Si quieres verlo, puedes acceder a él yendo a “Configuración”, “Gestión de datos” y “Asis-

tente de importación de datos”.

8.4. Transferencia y eliminación masiva de registros

En conjunción con el “Asistente de importación” podemos usar otro par de herramientas di-
rectamente desde la nube, transferir registros de forma masiva y eliminación masiva de
registros.

8.4.1. Transferir registros de forma masiva

Esta herramienta permite a los administradores y a otros usuarios con los permisos adecuados
cambiar los propietarios de varios registros a la vez con una interfaz gráfica y una serie de
medidas de protección de errores de gestión de datos, sobretodo en el objeto “Cuenta”,
como se puede ver en la imagen inferior. Estas casillas permiten prevenir posibles errores de
transferencia de registros asociados a la cuenta.
141
Aula Mentor

Es compatible con varios objetos estándar y todos los personalizados. Un ejemplo de uso
de esta herramienta es la recarterización de cuentas, es decir, el cambio de gestor de nuestros
clientes que ocurre periódicamente en un departamento comercial típico.

Disponemos además de filtros para localizar los registros que nos interesen en cada
operación.

8.4.2. Eliminación masiva de registros

Análogamente, esta herramienta permite eliminar registros a gran escala con una interfaz gráfica
intuitiva y varias medidas de seguridad para evitar borrar registros de objetos secundarios
en cascada accidentalmente. Podemos eliminarlos hacia la papelera o permanentemente. Es
sólo compatible con algunos objetos estándar.

Disponemos también de filtros para localizar los registros que deban ser eliminados.

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

Vamos a utilizar los dos en el siguiente ejercicio.

Ejercicio 2.16

Transfiere todos los registros de “Condición Especial” y elimina todos los contactos de la cuenta
“sForce” para recuperarlos a continuación.

Sección 1: transferencia masiva de registros.

- Haz clic en “Configuración”, “Gestión de datos” y luego en “Transferir registros de forma ma-
siva”.

- Escoge “Transferir condiciones especiales”.

- En “Transferir de”, escoge a tu propio usuario, y en “Transferir a” escoge a Iván Reyes.

- Haz clic en buscar sin aplicar ningún filtro, queremos todos los registros.

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Aula Mentor

- Haz clic en la casilla al lado de “Condición especial” y luego en “Transferir”. Hasta hace un
momento, tú eras el dueño de todos estos registros. Haz clic en la ficha “Condición especial” y
abre cualquiera. Mira quién es el dueño ahora.

Sección 2: eliminación masiva de registros.

- Haz clic en “Configuración”, “Gestión de datos” y luego en “Eliminación masiva de registros”.

- Selecciona “Eliminación masiva de contactos”. En la primera línea de filtro, escoge “Nombre de

la cuenta”, en “operador” selecciona “igual a” y en el siguiente campo “sForce” escrito exacta-
mente igual que aquí. Haz clic en “Buscar”.

- Haz clic en la casilla al lado de “Nombre” para marcarla y haz clic en “Eliminar”. No marques la
casilla “Eliminar permanentemente”.

- Haz clic en la ficha de inicio, y luego en “Papelera”. Fíjate en que los dos contactos están ahí.
Márcalos y haz clic en “Recuperar”.

8.5. Copias de seguridad

Para finalizar con esta parte, vamos a comentar las opciones que tenemos para exportar los datos
de nuestros objetos de Salesforce para obtener una copia de seguridad.

- Exportación de datos: Servicio ofrecido por Salesforce directamente desde nuestra instancia.
Semanalmente o mensualmente, dependiendo de la edición, podemos pedir una copia
completa de todos nuestros objetos en una colección de archivos CSV.

• Se puede pedir manualmente o programar el servicio para que ocurra de manera

recurrente.

• Una vez el archivo esté listo, se entregará en formato ZIP y recibiremos un correo elec-
trónico con un enlace a él en el menú “Configuración”. Vamos a disponer de 48 horas
para adquirirlo. Después de este tiempo, el archivo se borrará de la nube.

- Data Loader: Como ya hemos mencionado, el Data Loader es compatible con todos nuestros
objetos, incluyendo los de sistema. Podemos exportar todos nuestros datos desde él.

- Informes: Para operaciones puntuales, como, por ejemplo, hacer una copia de seguridad de la
información en un campo antes de borrarlo o alterar su tipo. Con este método, la operación
siempre es manual y no tenemos acceso a todos los objetos del sistema.

Ejercicio 2.17

Solicita una copia de seguridad de todos los registros de tu instancia.

- Haz clic en “Configuración”, “Gestión de datos” y luego en “Exportación de datos”.

- Haz clic en “Exportar ahora”, observa las opciones de qué dispones y haz clic en “Iniciar expor-
tación”. Vuelve más tarde para ver el archivo.

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 M2: Configuración de SalesForce para sus usuarios

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