Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
Maestría en Gestión Estratégica del Talento Humano
Facultad de Ciencias de la Administración
Curso: Comunicación Organizacional
LIC. Roberto Lara Alemán
Monografía
“ y Contras de la Comunicación por Medio de la Tecnología”
Evaluación de Ponderación Calificación Firmas
Monografía
Autoevaluación 2
Coevaluación 3
Heteroevaluación 15
Total 20
Yeimy Flor de María Sosa Sosa
Carné: 6291-15-14407
Guatemala, 3 de julio de 2022
INTRODUCCIÓN
La siguiente monografía se realizó en el curso de Comunicación Organizacional con el
propósito de conocer los pros y contras de la comunicación por medio de la tecnología. Las
nuevas tecnologías de comunicación han facilitado el flujo de información en las empresas,
esto ha generado mejor ambiente laboral, efectividad en los procesos operativos de las
organizaciones, personal con alto grado de compromiso y motivación, facilidad para dar a
conocer la identidad corporativa y de posicionar los productos en el mercado a través de
estrategias de marketing.
La comunicación es importante porque los miembros de la empresa tienen fácil acceso a
la información para solucionar conflictos laborales, aunque la utilización de canales de
comunicación tecnológicos tienen sus desventajas, como lentitud en la obtención de
información debido a la saturación del sistema, la formalidad de los mensajes perjudican la
de comunicación debido a la escases de personal capacitado, también la utilización de
canales de comunicación inadecuados perjudica el flujo de la información.
El objetivo de la monografía es conocer las ventajas y desventajas de la comunicación
por medio de la tecnología, así como también la comunicación tradicional versus la
comunicación digital en las organizaciones y los beneficios de la utilización de
herramientas digitales en la empresa. En el inciso a, se describen las ventajas de la
comunicación; en el inciso b, la desventajas de la comunicación; en el inciso c, la
comunicación tradicional versus la comunicación digital en las organizaciones; en el inciso
d, los beneficios de las herramientas digitales en la empresa.
ÍNDICE
I. PROS Y CONTRAS DE LA COMUNICACIÓN POR MEDIO DE LA
TECNOLOGÍA 2
a. Ventajas de la comunicación 2
1. Fácil acceso a la información 3
2. Aumento de la capacidad de respuesta 3
3. Mejora en la efectividad de la empresa 4
4. Rapidez en la resolución de problemas 4
5. Mejora el clima laboral 4
6. Experiencia laboral óptima. 5
7. Estructura organizada de la información 5
8. Acceso a todos los miembros 5
9. Exactitud del mensaje 5
10. Evita rumores 6
b. Desventajas de la Comunicación 6
1. Lentitud 6
2. Exceso de formalidad 6
3. Utilización de medios inadecuados 7
C. Comunicación tradicional versus comunicación digital en las organizaciones 7
D. Beneficios del uso de las herramientas digitales en la empresa 8
1. Herramientas Básicas 9
2. Herramientas Avanzadas 11
3. Herramientas de frontera 12
II. CONCLUSIONES 13
REFERENCIAS 14
1
I. PROS Y CONTRAS DE LA COMUNICACIÓN POR MEDIO DE LA
TECNOLOGÍA
La comunicación es la habilidad humana que posibilita el intercambio de la
información en los grupos de trabajo o en las organizaciones, en la actualidad los
avances tecnológicos facilitan la obtención de información externa e interna con mayor
rapidez, por lo cual, las empresas deben innovar lo procesos y actividades operativas
para maximizar la productividad y competitividad.
Los autores del libro Comunicación Organizacional describen que la comunicación
consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una organización
compleja (Ramos Reyes, Paredes Sandoval, Teran Andrade, & Lema Lliguicota, 2017).
Los procesos de comunicación se dan de forma interna o externa, para ello las empresas
utilizan herramientas tecnológicas para crear canales de comunicación efectivos.
Las nuevas tecnologías se han convertido en elementos fundamentales para la
productividad y competitividad empresarial, esto se debe a que las empresas tienen
acceso a grandes bases de datos con facilidad y mayor rapidez. La fluidez de la
información en los diferentes espacios de trabajo ha logrado que los procesos sean más
efectivos y la toma de decisiones, creando relaciones laborales estables y buen clima
organizacional. La incorporación de herramientas tecnológicas en los procesos
operativos en las empresas han reducido costo y tiempo, y esto se ha logrado por los
avances tecnológicos y la utilización de medios de comunicación en los diferentes
departamentos de las organizaciones.
a. Ventajas de la comunicación
Los canales de comunicación establecidos en la empresa transmiten la información
en los diferentes departamentos y son parte de la estructura organizacional. A
continuación se describen algunas de las ventajas de la comunicación formal:
1. Fácil acceso a la información
Los miembros de las organizaciones tienen fácil acceso a la información por el uso
de medios de comunicación que permite consultar grandes bases de datos con mayor
facilidad. La incorporación de herramientas tecnológicas en los procesos operativos en
las empresas han reducido costo y tiempo, y esto se ha logrado por los avances
tecnológicos y la utilización de medios de comunicación en los diferentes
departamentos de las organizaciones.
Las empresas deben estar a la vanguardia de la tecnología para intercambiar
información con los clientes y empleados, por eso, debe de manejar base de datos para
almacenar información del talento humano y de los clientes de la empresa. El autor
César de la Fuente especifica que la comunicación facilita a los empleados el
conocimiento de la estrategia corporativa haciendo que resulte más fácil alinearse con
ella (De la Fuente Chico, 2019).
2. Aumento de la capacidad de respuesta
La comunicación establece redes de colaboración que fomentan la creación de
relaciones laborales efectivas en las empresas, esto permite tomar decisiones en
coordinación entre los equipos de trabajo, se considera una ventaja porque permite la
interacción de los trabajadores de la organización con mayor facilidad, y genera un
ambiente participativo por parte del personal operativo y las gerencias.
Una buena comunicación interna permite que la respuesta ante las diferentes
incidencias que se pueden producir sea más rápida (Solanellas Donato, 2020). Las redes
de comunicación establecidas en la empresa ayudan a fluir la información más rápido
aumentando la capacidad de respuesta entre los miembros de la organización, según el
autor anterior esto es un ventaja porque permite dar respuesta a las necesidades de
información con más facilidad.
3. Mejora en la efectividad de la empresa
La comunicación efectiva en las organizaciones eleva el grado de compromiso de los
colaboradores, los cuales se sienten parte de la organización, el autor De la Fuente
describe que elevar el engagement de la plantilla con el proyecto general de la
compañía es una ventaja de la comunicación en la empresa. El autor Solanellas Donato
describe en el libro Liderazgo en Experiencia de Clientes que la mejora en la
efectividad de la empresa se debe al acceso a la información que tengan el personal,
cuando más datos tengan a la mano mejor harán el trabajo y se sentirán parte de la
organización, elevando el compromiso laboral.
4. Rapidez en la resolución de problemas
La información que fluye en los canales de comunicación establecido en la empresa
las barreras, conflictos u obstáculos que perjudican la transmisión del mensaje entre los
diferentes miembros de la organización, por eso el actor De la Fuente describe que el
flujo informativo minimiza los rumores, que generan desconfianza en la empresa. El
autor Solanellas Donato describe que las ideas y las opiniones de los empleados ayudan
a solucionar conflictos con mayor celeridad. De acuerdo al autor la rapidez en la
solución de conflictos en las empresas se deben a la comunicación y utilización de
herramientas tecnológicas que proporcionen información importante para el análisis y
solución de los problemas laborales.
5. Mejora el clima laboral
La comunicación mejora el ambiente laboral de las empresas, y esto se debe porque
la fluidez de la información es eficiente aumentando la estimulación en el personal, el
rendimiento en los colaboradores y la productividad en la empresa. La comunicación
impulsa la confianza, las buenas relaciones entre los miembros de la organización,
mejora el clima laboral y el desempeño de los trabajadores.
6. Experiencia laboral óptima.
La incorporación de canales de comunicación efectivos en las diferentes áreas de
trabajo impulsa relaciones laborales duraderas en las empresas, y construyen
experiencias únicas en el recurso humano.
7. Estructura organizada de la información
Los canales de información establecidos en la empresa formalmente transmiten
mensajes claros que cumplen con el objetivo del receptor hacia el emisor, permitiéndole
la comprensión de los flujos de comunicación que se dan en la interacción entre los
miembros de la organización. El autor del libro Comunicación Efectiva y Trabajo en
Equipo describe que la estructura organizada de la información crea ventajas en la
comunicación organizacional, por lo tanto los flujos de comunicación definidos en las
empresas y la utilización de la comunicación asertiva aseguran buenas relaciones
laborales (Montaño Sobrino, 2016).
8. Acceso a todos los miembros
El uso de la tecnología en las empresas ha mejorado la productividad de los
miembros de la organización, debido a la estructuración de canales de comunicación
que facilitan el acceso a la información con mayor rapidez en cualquier momento. El
autor Montaño específica que el establecimiento de una comunicación formal hará que
todos los miembros de la organización puedan acceder a la información de la empresa y
esta pueda llegar a todos. Al recurso humano se le ha facilitado el trabajo porque
acceden a información de la empresa a través de dispositivos electrónicos para tomar
decisiones asertivas o solucionar conflictos laborales.
9. Exactitud del mensaje
La información se transmite a través de herramientas tecnológicas que facilita la
comunicación entre el receptor y el emisor, según el autor Montaño la exactitud de los
mensajes se da cuando la información es enviada de acuerdo a las necesidades de
información de los miembros de la empresa y por canales con estructura formal.
10. Evita rumores
Las empresas que tienen canales de comunicación formales y transmiten al personal
información clara, a tiempo y estructurada se evitan la existencia de rumores o se
reducen (Montaño Sobrino, 2016). Los rumores pueden provocar desviaciones de
información, generar conflictos laborales y perjudicar el clima laboral de la empresa,
también pueden desviar los objetivos por eso es importante evitar y establecer mensajes
estructurados.
b. Desventajas de la Comunicación
1. Lentitud
Cuando los sistemas de información se saturan generan lentitud en las herramientas
tecnológicas, provocando problemas en la obtención de información, debido a ello, los
miembros de las organizaciones están propensos a tomar decisiones que perjudiquen la
productividad de la empresa debido a la escasez de información. El autor del libro
Comunicación Efectiva y Trabajo en Equipo describe que el establecimiento de un
sistema de comunicación formal, donde intervienen muchas personas, puede dar lugar a
que el mensaje fluya de manera lenta.
2. Exceso de formalidad
De acuerdo al autor del libro Comunicación Efectiva y Trabajo en Equipo la
comunicación se ha de adaptar a los receptores, también describe que dependiendo del
volumen de empleados en la empresa, se puede encontrar receptores con diferentes
niveles educativos, lo que puede hacer que un mismo mensaje no llegue a comprenderse
de igual modo por todos los miembros de la organización. El exceso de formalidad se
refiere a que en las empresas existen personas con diferentes niveles académicos que
desconocen el significado de algunas palabras, por eso puede que no comprendan el
mensaje igual que los demás miembros de la organización.
3. Utilización de medios inadecuados
Existen diferentes canales de comunicación que puede transmitir la información en
la empresa y la elección del medio inadecuado puede provocar conflictos laborales,
perjudicar la productividad de la organización y las actividades operacionales del
personal. Según el autor Montaño Sobrino el medio también se debe de adaptar al
receptor. Por eso es importante darle acceso a todo el personal a la información y
también proporcionar las herramientas tecnológicas para que puedan recibir los
mensajes de los directivos de los diferentes niéveles jerárquicos y viceversa (los
gerentes de los miembros del nivel operativo).
c. Comunicación tradicional versus comunicación digital en las organizaciones
La comunicación tradicional basa su modelo en la emisión directa de un mensaje
desde un emisor a un receptor a través de un canal y un código adecuado, la
comunicación digital es más colectiva, social e interpersonal (Dias Bautista & Pagán
Martínez, 2016). La comunicación tradicional es aquella que se da entre dos o más
personas utilizando medios como la radio, la televisión y el teléfono. La expansión de
internet en el siglo XXI ha desarrollado la comunicación digital, es aquella que consiste
en la información por contenidos y la difusión es masiva, lo que ha obligado a las
organizaciones a buscar herramientas efectivas para emplear estrategias de marketing.
En la comunicación digital no existe un emisor y receptor directos que se comunican
a través de un único canal y con un código previamente establecido para que los
interlocutores se comuniquen e interactúen, sino que la información y la comunicación
se transmiten instantáneamente a través de diversos canales y mediante diversos
códigos (Dias Bautista & Pagán Martínez, 2016). Los autores anteriores describen que
la comunicación digital es aquella que utilizan varios canales de comunicación para
informar a los colaboradores, clientes, proveedores, intermediarios y público en general,
esto se debe a que existen diferentes plataformas tecnológicas que permiten publicar
contenido con mayor facilidad.
Existen diversas herramientas de comunicación digital que hace posible la
interacción de la empresa con los colaboradores y el entorno, esto ha agilizado los
procesos operativos en las organizaciones, ahora es posible comprar por internet, visitar
tiendas virtuales, trabajar desde casa, y esto se debe por los avances tecnológicos,
también por la inmersión de la inteligencia artificial en los negocios, que ha optimizado
los procesos operativos y el flujo de la comunicación, existen chatbot que es software
que simula conversaciones con las persona, algunas tiendas los han incorporado en el
servicio al cliente.
Las empresas utilizan herramientas tecnológicas para transmitir la imagen
corporativa, creando contenido en redes sociales, blogs y aplicaciones. Promoviendo la
filosofía, misión, visión, el compromiso social y con el medio ambiente. A esta
estrategia se le conoce como employer branding, consiste en crear publicaciones en las
plataformas virtuales de la empresa para dar a conocer la identidad corporativa, es
decir, realizar publicaciones sobre la misión, visión, valores, ambiente laboral,
responsabilidad social y ambiental de la empresa, también información de los productos
y servicios que ofrece con el propósito de construir y mantener la imagen de la empresa
para llamar la atención de los clientes y del talento humano.
En conclusión las empresas utilizan la comunicación para transmitir los objetivos,
estrategias, políticas, programas, para capacitar y motivar al talento humano, para dar a
conocer la imagen corporativa de la empresa a través de la generación de contenido en
las redes sociales, blogs y aplicaciones empresariales. La comunicación efectiva mejora
el ambiente laboral, la productividad de las organizaciones, mejora la calidad de los
servicios, le da sentido de pertenencia al colaborador e identidad a la empresa.
d. Beneficios del uso de las herramientas digitales en la empresa
Los autores del estudio “Influencia de la tecnología en la comunicación
organizacional interna” especifica que las nuevas tecnologías han permitido que la
comunicación sea multidireccional, es decir la empresa pueda comunicarse en todas las
direcciones y de forma mucho más rápida y dinámica (Jiménez Marín, González
Boudet, & Zambrano, 2019). La implementación de las nuevas tecnologías en las
empresas ha mejorado los procesos operativos, automatizando tareas rutinarias y
agilizado los procesos de comunicación. En el Informe sobre la Economía Digital del
2021 menciona que digitalización de la economía y la sociedad están cambiando la
forma de actuar e interactuar de las personas, esto se debe a la incorporación de análisis
de datos, la inteligencia artificial, la cadena de bloques, el internet de las cosas, la
computación en la nube y los servicios de basados en internet (UNCTAD, 2021).
El artículo escrito por Kosha Gada, en el 2016, especifica que el 53% de la
población tienen acceso a dispositivos móviles, este estudio abarca a personas de todas
las edades, lugares, razas en el mundo, por eso es importantes que las empresas usen las
herramientas tecnológicas para interactuar con los miembros de la organización y el
entorno (Gada, 2016). Las herramientas tecnológicas han facilitado el acceso a la
información, el procesamiento, análisis y almacenamiento de datos, a través de
diferentes sistemas de comunicación que permiten que las empresas transmitan la
información a los colaboradores, clientes, proveedores y distribuidores con mayor
facilidad.
Los autores del informe “Transformación digital de las Mipymes” las divide en tres
grupos, los cuales son: las herramientas básicas, las herramientas avanzadas y las de
frontera (Dini, Glifo, & Patiño, 2021). Las herramientas digitales utilizadas en las
empresas para la comunicación interna y externa han aportado grandes beneficios que
han mejorado la productividad y los flujos de información en las diferentes áreas de
trabajo.
1. Herramientas Básicas
Las herramientas básicas son de fácil acceso para las empresas permiten interactuar
con el personal, clientes, distribuidores, proveedores y el público en general, y estas
son: el correo electrónico, el sitio web, pago de servicios públicos por internet, banca
electrónica, redes sociales y comercio electrónico (Dini, Glifo, & Patiño, 2021).
Herramientas
Básicas de Beneficio
Comunicación
1. Correo El correo electrónico es una herramienta que facilita el
Electrónico intercambio de información, en las empresas es utilizado para
compartir documentos, facturas o comunicados entre los
miembros de la organización, también con los clientes,
proveedores, distribuidores.
2. Sitio web En los sitios web las empresas comparten información sobre la
imagen corporativa y de los productos utilizando imágenes,
videos y audios.
3. Interacción La realización de trámites en instituciones gubernamentales es
con el Estado más fácil al utilizar internet, permite la emisión de
documentos, consultas, pago de impuestos, entre otros.
4. Banca Los servicios de banca electrónica que ofrecen las entidades
Electrónica financieras han facilitado la realización de operaciones
bancarias como transacciones, pagos de servicios, facturas y
consulta de saldos.
5. Redes Las redes sociales son herramientas que han facilitado la
Sociales difusión de datos con mayor rapidez a varios usuarios a la vez,
también han facilitado la segmentación a través de la
utilización de estrategias de marketing en las diferentes
plataformas digitales.
6. Comercio El comercio electrónico es una nueva modalidad que ha
Electrónico cambiado la forma operativa de las empresas facilitando a los
clientes la adquisición de productos a través de internet.
Fuente: Elaboración Propia
2. Herramientas Avanzadas
Las herramientas avanzadas son aquellos sistemas que requieren inversión para la
adquisición, la adaptación e implementación en las empresas, y están compuestas por
la red VPN, Intranet, extranet, sistemas de gestión empresarial, servidores de
almacenamiento y computación en la nube (Dini, Glifo, & Patiño, 2021).
Herramientas
Beneficio
Avanzadas
1. VPN La gestión de los recursos digitales es
más eficiente, es decir, el uso de
programas y el manejo de datos son
efectivos en la empresa. La red VPN
utiliza el internet como infraestructura y
al fallar perjudica la gestión de la
empresa.
2. Intranet Fortalece la comunicación interna de la
empresa y coordina las actividades
operativas en las distintas áreas de la
organización, tanto productivas como
empresariales.
3. Extranet Red de comunicación que da acceso a
personas externas a la empresa,
facilitando la interacción con los
clientes, proveedores y distribuidores.
4. Sistemas de gestión empresarial Dan soporte a la empresa para la toma de
decisiones, estos sistemas sirven para la
gestión de la calidad, para mantener el
control interno y la interacción con los
clientes.
5. Servidores de Almacenamiento Proporcionan a la empresa servicios de
almacenamiento de datos y manejo de
correo electrónico.
6. Computación en la Nube Servicios de almacenamiento y
procesamiento de bases de datos a través
de internet. Los miembros de la
organización tienen fácil acceso a la
información a través de teléfonos u
ordenadores.
Fuente: Elaboración Propia
3. Herramientas de frontera
Las herramientas digitales de frontera son aquellos sistemas de tecnología moderna
que son utilizadas en las empresas con grandes infraestructuras por el alto costo de
adquisición, y estas son: sistema para el análisis de grandes bases de datos, la
fabricación en 3D, la inteligencia artificial, la robótica, Blockchain y el internet de las
cosas (Dini, Glifo, & Patiño, 2021).
Herramientas
Digitales de Beneficio
Frontera
1. Analítica de Proporciona a la empresa información para tomar decisiones
grandes datos en tiempo real. Procesa grandes bases de datos a gran
velocidad para proporcionar información a los directivos y
colaboradores para tomar decisiones asertivas.
2. Fabricación Consiste en la impresión en 3D, ha permitido el surgimiento
aditiva o 3D de nuevos modelos de negocio y la agilización de la
producción de productos.
3. Inteligencia A través de la IA las empresas adquieren y procesan
artificial (IA) información de los trabajadores, clientes, proveedores,
distribuidores y el público en general para tomar decisiones
asertivas en las diferentes áreas administrativas.
4. Robótica Tecnología aplicada en máquinas que imitan acciones del ser
avanzada humano, realizan tareas repetitivas, automatizadas y
redefinidas en las empresas.
5. Blockchain Proporciona a las empresas información confiable a bajo
costo y transparencia en la adquisición de productos
digitales.
6. Internet de las Permite la comunicación entre la personas y máquinas,
cosas también facilita la realización de las tareas con la
información que almacena la tecnología.
Fuente: Elaboración Propia
II. CONCLUSIONES
De acuerdo a los objetivos descritos anteriormente se definió las siguientes
conclusiones. El autor Solanellas Donato describe en el libro Liderazgo en Experiencia de
Clientes que la efectividad de la empresa se debe al acceso a la información que tiene el
personal, y esto se ha logrado por los avances tecnológicos, que han permitido el aumento
de la capacidad de respuesta, rapidez en la solución de los conflictos laborales, ha mejorado
el clima laboral y la competitividad de las organizaciones.
Los problemas que se han presentado en las empresas por el uso de herramientas
tecnológicas en la comunicación se debe por la lentitud de los sistemas o software
utilizados en los canales de comunicación, también se debe por la saturación de la
plataforma corporativa. La formalidad en las empresas con capital humano de diferentes
niveles académicos ha perjudicado la percepción y comprensión de los mensajes de
comunicación. Los problemas en la comunicación también se debe a la utilización de
canales de comunicación inadecuados, el autor Montaño Sobrino describe que el medio y la
comunicación debe de adaptarse al receptor.
Según los autores del libro Comunicación y Nuevas Tecnologías describen que en la
comunicación digital no existe un emisor y receptor directo sino que la información y la
comunicación se transmiten instantáneamente a través de diversos canales y mediante
diversos códigos. La comunicación tradicional ha quedado atrás, se debe a los avances
tecnológicos y la digitalización de algunos procesos operativos, esto ha cambiado la forma
de operar de las empresas, debido a ello es importante la implementación de sistemas
informáticos en los procesos de gestión en la empresa. Las organizaciones deben reinventar
nuevas maneras de gestionar las tareas operativas para estar preparadas para cualquier crisis
económica, por ello, deben apostar por la incorporación de software y nuevas tecnologías
en los diferentes departamentos de la empresa.
REFERENCIAS
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Ciudad de México: Editorial Parmenia, Universidad La Salle México.
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Tecnologías. En Crisis de Identidad Organizacional e Individual (págs. 1058-1079).
Quito, Ecuador: Universidad de lo Hemisferios.
Dini, M., Glifo, N., & Patiño, A. (2021). “Transformación digital de las mipymes:
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Http://forbes.com/sites/koshagada/2016/06/16/what-is-the-digital-economy/?
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Jiménez Marín, G., González Boudet, I., & Zambrano, R. E. (2019). Influencia de la
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Ramos Reyes, W. D., Paredes Sandoval, M., Teran Andrade, P. E., & Lema
Lliguicota, L. F. (2017). Comunicación Organizacional. Guayaquil, Ecuador:
Ediciones Grupo Compás.
Solanellas Donato, P. (2020). LXC Liderazgo en Experiencia de Cliente. Profit
Editorial.
UNCTAD. (2021). Informe sobre la Economía Digital. Ginebra: United Nations
Publications.
