Subsecretaría de Educación Media Superior
Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo
Centro de Capacitación para el Trabajo Industrial 167
Área de Capacitación
TEMAS BÁSICO DOCUMENTACIÓN CONTABLE
25 de junio de 2021
SOPORTES DE CONTABILIDAD
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el
momento de elaborarlos
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los
libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables
deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a
continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden
ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:
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Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
Nombre, número y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.
LOS PRINCIPALES SOPORTES CONTABLES
Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una
para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con
su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos
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parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al
contado ya que para ellas el soporte es la factura.
Recibo de consignación bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo
diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o
el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y
otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades
de la empresa lo exija
Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus
clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta
de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o
cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y
exigencia del cliente.
Factura de compra-venta
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de
los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los
fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador,
factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias,
una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
Estar denominada expresamente como factura de venta.
Numeración en orden consecutivo.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio.
Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
Fecha de expedición.
Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. .
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
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Cheque
Es un título valor por medio del cual una persona llamada «girador», ordena a un banco
llamado «girado» que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero
llamado «beneficiario».
Comprobante de pago
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad
que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo
valor se entrega al beneficiario.
Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando
claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa
Letra de cambio
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una
persona llamada «girador» a otra llamada «girado», para que pague a la orden o al portador,
cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a
crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por
cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero
en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor
valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados
por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o
cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su
contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se
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prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado
caja menor.
INDICACIONES.- Con el recurso proporcionado (temas-
teoría), agregue una tabla con tres columnas: nombre: Nombre
de documento, descripción, ejemplo (imagen).
Nombre de Descripción Ejemplo
documento
Factura de Es un soporte
compraventa contable que
contiene los
datos generales
de los soportes
de contabilidad,
la descripción de
artículos
comprados o
vendidos, los
impuestos que
se generen y la
condición de
pago.
Cheque
Es un titulo valor
por medio del
cual una persona
llamada girador
le pide al banco
que pague cierta
cantidad a la
orden de un
tercero que seria
el beneficiario.
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Pagare
Es un titulo valor
mediante el cual
una persona se
obliga a pagar
cierta cantidad
de dinero en una
fecha
establecida
Recibo de caja
Es un soporte de
contabilidad en
el cual constan
los ingresos en
efectivo
recaudados en la
empresa. El
original es
entregado al
cliente y la copia
se archiva
Recibo de
consigna Es un
bancaria comprobante
que elaboran los
bancos y
suministran a
sus clientes para
que lo
diligencien. El
original se queda
en el banco y la
copia con sello
del cajero se
archiva en los
documentos de
contabilidad de
la empresa.
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Comprobante de
depósito y retiro Un comprobante
de cuentas de de depósito es
ahorros un formulario
impreso que son
utilizados por los
bancos para
realizar un
seguimiento del
dinero
depositado o
retirado y
garantiza que los
fondos no se
desvíen.
Comprobante de
pago El comprobante
de pago o de
egreso respalda
el pago de una
determinada
cantidad de
dinero,
generalmente la
empresa elabora
un duplicado del
original el cual
se anexa al
comprobante
diario de
contabilidad y la
copia se va la
archivo.
Letra de cambio
Este documento
es una orden de
pago de una
determinada
suma de dinero
con fecha de
vencimiento.
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Pagare Es un título de
valor crediticio
en el que una
persona llamada
otorgante asume
el compromiso
de pagar una
suma de dinero
a otra persona
llamada
beneficiaria en
una fecha
determinada
Nota Débito
Es un
comprobante
que utiliza la
empresa para
cargar en la
cuenta de sus
clientes un
mayor valor por
concepto de
omisión o error
en la liquidación
de facturas e
intereses
causados por
mora en el pago.
Nota Crédito
Es un
documento que
se utiliza cuando
en una empresa
hay descuentos,
rebajas,
liquidaciones o
hacen
devoluciones de
mercancías para
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su contabilidad.
Recibo de caja
menor Es un soporte de
los gastos
pagados en
efectivo por
cuentas mínimas
que no requieren
el giro de un
cheque.
