Introducción.

Excel es un programa que permite realizar hojas de cálculo.

Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e
intuitiva.

En Excel se puede realizar múltiples funciones:

• Tareas contables y financieras
• Crear gráficos (estadísticos, dinámtcos)
• Crear calendarios
• Crear lista de tareas
• Facturas

Iniciar Excel

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior

izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón
Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los
programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu
ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre
Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el
programa.
También tenemos la opción de abrir el programa mediante un acceso
directo.

Por última opción podemos tipear la palabra "Excel" en el cuadro de

búsqueda del menú inicio y automáticamente el ordenador nos buscara el
programa requerido

Cerrar Excel:
Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes
operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar, este botón se encuentra situado en la parte

superior derecha de la ventana de Excel.
También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta
combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

Empezando a trabajar con Excel

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en

Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro
de trabajo para la creación de hojas de cálculo.

Movimiento rápido en la hoja

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a
través de la hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abab FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Iz uierda FLECHA IZQUIERDA

Introducir datos:

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números

o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y
teclear los datos que desees introducir.
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de estos
métodos que te explicamos a continuación.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y

además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es
decir, si pulsamos
FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic

sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda, pero la celda
activa seguirá siendo la misma.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro

dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente
para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo
raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para
encontrar el error
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté
escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error,

se puede modificar utilizando ia tecla Retroceso del teclado para borrar
el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste
una posición.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar,

Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de
Fórmulas pulsando la tecla F2 0 iremos directamente a la barra de fórmulas
haciendo clic en la parte del dato a modificar.

Operaciones con archivos.

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo,
guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la
hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.
Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo
en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier
operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad
de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un
libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan
deberemos guardar el libro antes de cerrar.

• Para Guardar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos:

Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:

Haz clic el Archivo y elige la opción Guardar

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el

recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar,
sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre
el cual estamos trabajando.

Por el contrario, si quieres crear otro nuevo documento con las

modificaciones que has realizado, Sin cambiar el documento original
tendrás que seguir estos pasos:
En el recuadro Guardar como
1. Haz clic sobre Examinar para seleccionar la unidad donde vas a grabar
tu trabajo.

2. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas

subcarpetas de la unidad seleccionada,

3. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.

4. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres
ponerle a tu archivo.
5. y por último haz clic sobre el botón Guardar.

Otro método consiste en guardar el archivo con el mismo nombre que tenía
antes de la modificación.
Para ello:
Selecciona la opción Guardar
O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido,

se guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la

combinación de teclas Ctrl + G

Si el archivo era nuevo, aparecerá e: cuadro de diálogo Guardar como...

que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de

él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de
un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un
documento de varias formas."

Una de ellas consiste en dirigirnos a Archivo y luego cerrar

Otra forma consiste en cerrar mediante el icono en
forma de cruz situado en la parte superior derecha de
la página.

Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo

vacío, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación
se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes
pasos:
Selecciona Archivo y luego nuevo o bien utilizar la combinación de
teclas CTRL + U.

En el cuadro que aparecerá deberás seleccionar Libro en blanco y hacer

clic en Aceptar.
Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se

denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Archivo Abrir

Clic en examinar y buscamos la ubicación de archivo a abrir

Formato de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas, sino que también nos permite
darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la
información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos
percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma
rápida y eficiente. Por ejemplo, podemos llevar la cuenta de todos nuestros
gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas
y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el
año ha ido bien o mal.
A continuación, veremos las diferentes opciones disponibles en Excel
respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo
manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación,
bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo
cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos
utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones a continuación, te
describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás
previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar
el aspecto:

Utilizar la pestaña Inicio:

Utilizando los cuadros de diálogo:

Seleccionamos los datos a modificar, seguidamente hacemos clic derecho,

nos dirigimos a la opción: Formato de celdas

Dentro de la ventana formato de celdas nos dirigimos a la pestaña Fuente.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón
Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro
Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo
que queremos.
A continuación, pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha
Fuente.
Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo
de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre,
nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la
misma fuente
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos
son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal,
Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u
otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez
situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre
la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que
elegir un tipo de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre
la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice
y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la
casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones
de fuente que Excel 2007 tiene por defecto.
En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten
modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más
rápida, como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que
nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de
la derecha para elegir otro tipo.
Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra
celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha,
o bien escribirlo directamente en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic
sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.

Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo

utilizamos para poner o quitar la Cursiva.
Este botón funciona como los dos anteriores, pero para poner o quitar el
Subrayado simple.

Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra
A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos
clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color.
En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y
elegirlo.

Cambiar el color a las pestañas hoja

Excel también nos permite cambiar o asignar un color a la pestaña hoja de

cálculo.
Para ello, seguir los siguientes pasos:
Clic derecho sobre la hoja a modificar.
Elegir la opción Color de pestaña.

Aparecerá otro submenú.

Seleccionar el color deseado.

Aquí te mostramos como quedarían si coloreáramos las etiquetas de las

hojas.

Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que simplemente

seleccionar la pestaña a quitar el color, clic derecho color de pestaña,
seleccionar la opción sin color
Introducir Fórmulas y Funciones
Una función es una fórmula predefinida de Excel (o por el usuario) que
opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá
directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la
contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función (argumentol;argument02;... ;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
-Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =
-Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No
dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
-Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas
o funciones.
-Los argumentos deben de separarse por un punto y coma,
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador nos identifica un rango de celdas, así Al indica
todas las celdas incluidas entre la celda Al y la C8, así la función
anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer
funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o
cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de
datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal
cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo
Funciones Básicas de Excel:

SUMA =B7+C7 =Suma(B7_C7)

RESTA =B7-C7
MULTIPLICACION =B7-C7
DIVISION =B7/C7
PROMEDIO =PROMEDIO(B7:C7)
MAXIMO =MAX(B7:C7)
MINIMO =MIN(B7:C7)

Tipos de errores en formulas:

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda
#TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de
error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando
se utiliza una fecha o una hora negativa.

#iNUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando

incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#iREF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#iNUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o

función.

#iNULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se

intersectan.

Insertar funciones:
Mediante:
hacer clic sobre el siguiente símbolo.
Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda

si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Hacer clic en

la pestaña Fórmulas.
Elegir la opción Insertar función.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una
breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una
función:
y a continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma no es
necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que
el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las
funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar
previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una
categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las
funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no
estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función
que deseamos haciendo clic sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior
nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta.
También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener
una descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo
Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la
función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en
nuestro caso se eligió la función SUMA O.

En el recuadro Númerol hay que indicar el primer argumento que

generalmente será una celda o rango de celdas tipo Al:B4 . Para ello,
hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y
podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango
de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un
rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la
primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última
celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de
diálogo
En el recuadro Númer02 habrá que indicar cuál será el segundo argumento.
Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el
tercero, y así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el
botón Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una
función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor
de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la
función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se
expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma

que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la
flecha de la derecha del botón.
Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:
Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser
Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx.
(obtiene el valor máximo) o Mín. (obtiene el valor mínimo). Además de
poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones,
por ejemplo, la suma de dos celdas (Al+A3). El orden de ejecución de la
función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la
función sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((AI+A3);(A2-A4))
donde:

Al vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (AI+A3) y (A2-A4) por lo que

obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma
obteniendo así 5 como resultado
Utilizar Funciones como argumentos dé las Funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra
función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas
en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(AI :A4);B3) , esta fórmula
consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo.
Excel realizará primero la suma y después calculará el valor máximo entre
el resultado de la suma y la celda B3.