LEGISLACIÓN DOCUMENTAL

Son las normas impuestas por el Archivo General de la Nación y la

constitución política que hacen que una entidad jurídica responda y cumpla
los estatutos y parámetros básicos y fundamentales para la gestión
documental.
Se manejan unas leyes acordes a cada necesidad de salvaguardar la
Documentación en una empresa y al mismo tiempo dar respuesta a las
diferentes oficinas y personas que lo necesiten para la toma de decisiones.
La gestión documental es un conjunto de procesos que se enfocan en la
eficiencia del manejo de archivos, por medio de la aplicación de un sistema
de estrategias. Pero todo esto es posible, solo si se siguen las normas y leyes
establecidas a nivel nacional.
La empresa no solo debe prestar atención a los decretos nacionales, sino
que también a las leyes formuladas y a la normatividad propuesta por el
Archivo General de la Nación, entidad que establece los puntos específicos a
tener en cuenta para el correcto manejo y administración de la documentación
electrónica y física.
Por lo tanto, el proceso de gestión de archivos exige atención y cuidado. Se
debe tener claro que lo que está administrando son datos, información
relevante para la empresa, en la que no solo los trabajadores están
involucrados, sino que también están los clientes y proveedores, así como
información personal, datos básicos que deben ser manejados con
precaución y siguiendo todos los parámetros establecidos por las entidades,
para evitar problemas futuros.

ESTRUCTURA NORMATIVA JURÍDICA NORMA

Una norma es un medio o instrumento mediante el cual se manifiesta el
derecho objetivo y se establece un ordenamiento jurídico, así mismo, las
normas tienen la facultad de imponer deberes y conferir derechos.
LEY
Es la norma jurídica de mayor rango, después de la constitución política,
emanada por el legislador y expedida para llevar el control de la conducta
social establecida con carácter permanente. Es aquella que establece
obligaciones y/o deberes jurídicos y otorga derechos, el incumplimiento de
una ley puede dar lugar a una sanción o castigo impuesto por la misma

LEY ESTATUTARIA
La constitución de 1991 incluyo un tipo de ley especial, conocida también
como ley estatutaria, creada para regular temas de vital importancia (art. 152
C.P.) La naturaleza de la ley estatutaria es superior a las demás leyes y por
tal motivo establece un trámite especial para su expedición, teniendo en
cuenta la importancia jurídica que abarca.
DECRETO LEY
El decreto ley ofrece la posibilidad constitucional al Poder Ejecutivo de crear
normas con rango de ley sin la intervención o autorización previa del
Congreso; en los gobiernos democráticos, el decreto ley se encuentra
amparado por la Constitución.
ESTRUCTURA NORMATIVA ARCHIVÍSTICA

Dentro de la normatividad vigente en el proceso de gestión documental, están:

I. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA.

• Artículo 15: (…). En la recolección, tratamiento y circulación de datos

respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La
correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.
Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los
casos y con las formalidades que establezca la ley.

• Artículo 71: La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son

libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las
ciencias y, en general, a la cultura (…).
• Artículo 74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los
documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

II. LEYES
• Ley 23 de 1982. Por la cual se dictan normas en materia de ética. Artículos
N°33,34 y 35. Regulan archivos de las historias clínicas.
• Ley 23 de 1982. Artículo 2. Sobre derechos de autor.
• Ley 23 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica.
• Ley 190 de 1995. Por el cual se dictan normas tendientes a preservar la
moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de
erradicar la corrupción administrativa. Artículos 27 y 29. Faltas y delitos en
archivos.

Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
• Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
• Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero. Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de
las entidades financieras públicas en liquidación.
• Ley 962 de 2005. Ley anti tramites.

III. NORMAS TÉCNICAS

• NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.
• NTC 4436: Información y documentación, papel para documentos de archivo,
requisitos para la permanencia y durabilidad.
• NTC 5029: Norma sobre medición de archivo.

IV. NORMAS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

Esta entidad es el máximo eje en cuanto a temas relacionados a la administración

documental nacional. Por ello supervisa y ofrece información detallada sobre todo lo
relacionado a la correcta gestión de archivos y al manejo de la información, con el fin
de crear estándares y normas eficaces.

Dentro de la información que provee, está el planteamiento de programas específicos.

Estos son:

• Normalización de formularios electrónicos: esto depende del análisis de los

documentos existentes, con el fin de homogenizar el uso de los mismos. Lo anterior
permite la creación de características estándar que facilite su identificación y tipología.

Programa de documentos vitales o esenciales: engloba la revisión, identificación,

evaluación y preservación de los documentos que, bajo los parámetros de las entidades
y empresas, sean considerados como importantes.
• Programa de gestión de documentos electrónicos: su propósito se centra en la
correcta administración y seguimiento de estrategias que gestionen el ciclo de vida de
los documentos.

• Programa de archivos descentralizados: este tipo de archivos son aquellos que

son compartidos con un tercero para que se lleve a cabo su organización,
administración y preservación. Por lo que es necesario fijar requerimientos para la
prestación de un servicio acorde con la normatividad.

• Programa de reprografía: la necesidad de estandarización en la réplica de los

documentos (fotocopias, fotografías) y el seguimiento de los mismos, requiere del
planteamiento de protocolos que ayuden al control total o mayoritario de los archivos.

• Programa de documentos especiales: son considerados documentos especiales

las gráficas, sonoros o audiovisuales. Por ello, la aplicación de estrategias para
clasificar, ordenar, conservar y describir los archivos, facilitan el acceso eficaz a la
información.

• Plan de capacitación: su finalidad es el fomento del aprendizaje en cuanto al

manejo documental. Dirigido a instituciones o al personal empresarial.

Esto lleva a una consciencia sobre la administración adecuada de la información en la

empresa.

Programa de auditoría: este punto determina el éxito de la gestión documental,

ya que se enfoca en la inspección y control del cumplimiento de los procedimientos y
políticas en el marco del sistema de gestión interno.

Las normas permiten regular éticamente todo lo concerniente a la información de las

entidades, clientes y demás personas involucradas en cualquier proceso de creación
de documentos. Por ello el tener presentes las leyes y las entidades reguladoras llevará
a la consecución de logros de manera transparente.

Por tal razón te aconsejamos que tengas presente todo el marco legal antes de solicitar
un servicio de gestión documental.

VALIDEZ JURÍDICA DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Los documentos electrónicos es toda información generada, enviada, recibida,

almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos y similares, que permanece
en estos medios durante su ciclo de vida; es producida una persona o entidad debido
a sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.

LEY 527 DE 1999

Fue expedida por el congreso de la República, con el ánimo de reglamentar el uso

y la entrada de mensajes de datos, la validez y normativa de las reglas digitales,
además de la regulación del comercio electrónico y la determinación de las
entidades autorizadas para certificarlas.
CARACTERÍSTICAS DE LA LEY 527

Es fundamental comprender la estructura y los componentes principales de esta ley

para poder manejar correctamente los documentos electrónicos y hacerlos valer
ante cualquier entidad en que los presentes y que sean debidamente validados.

• Mensaje de datos es la información obtenida por medio de la utilización de

medios electrónicos.
• Comercio electrónico define todas las transacciones realizadas por medios o
canales informáticos
• Firma digital es el código o clave que asigna el dispositivo electrónico al mensaje
que ha emitido y es único para confirmar la validez del mensaje.
• Entidad de certificación son aquellas autorizadas por el Organismo Nacional de
Acreditación de Colombia para validar las firmas digitales y expedir las
correspondientes certificaciones.
• El intercambio electrónico de datos (EDI) es la transmisión de información de un
computador a otro.
• El sistema de información se refiere a aquel sistema que es utilizado para
procesar para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma
mensajes de datos. •
CONSIDERACIONES GENERALES

• La interpretación de la ley 527se da en lo referente a su necesidad, su origen

y el acatamiento o cumplimiento de esta.

• Modificación mediante acuerdo, que indica que los mensajes de datos

pueden modificarse si median acuerdos previos entre las partes.

• Validez jurídica o reconocimiento legal de los mensajes de datos.

 DISPOSICIONES PARA LA VALIDEZ JURÍDICA DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS

Con la instauración de la ley 527 de 1999 se reglamentó y se dio vía libre al uso de
los documentos provenientes de medios electrónicos, actualmente entidades tanto
públicas como privadas han estructurado procesos que validan la autenticidad de
estos documentos, permitiendo un flujo documental más amplio y flexible que se
fundamenta en el manejo de tecnologías, así como en procesos de codificación y
certificación digital estableciendo el carácter de Valor probatorio de los mismos.
Teniendo las siguientes características.

1. Los Registros electrónicos son recursos de prueba válidos, que pueden

mostrarse en un proceso legal, para que sean reconocidos las obligaciones
o derechos de un individuo.

2. Está en las mismas condiciones de cualquier otra prueba Siempre y cuando

el documento electrónico cumpla con todos los requisitos exigidos por la ley,
se considerará que tiene la misma confiabilidad de un manuscrito tradicional
y su valoración debe ajustarse a una crítica bien intencionada que considere
todos los aspectos reconocidos y aceptados en nuestra legislación
colombiana.

3. Tiene eficacia legal y probatoria

La eficacia legal de un documento digital está dada por su valor a la hora de
demostrar algo dentro de un proceso, de acuerdo con la normatividad legal de cada
país. Mientras que la eficacia probatoria está dada por la luz que aporte a la verdad
que se quiere probar en un proceso jurídico.
En general, podemos afirmar que los expedientes electrónicos deben cumplir con
unos requisitos para que se señala la ley y sean aceptados como elementos de
prueba en procesos jurídicos. Es fundamental que te asesores e investigues el tema,
porque por desconocimiento muchas entidades o personas aún se niegan a aceptar
la validez de este tipo de documentos.
 POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

De conformidad con la Ley 527 de 1999, la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de
2015, las demás normas reglamentarias expedidas por el Archivo General de la
Nación (AGN) y específicamente, en desarrollo de la Política de Gestión Documental
de la Entidad, se expide la Política de Gestión de Documentos Electrónicos para el
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; la cual tendrá como principio
fundamental la búsqueda permanente de la inclusión de las características de
autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad, legibilidad, interpretación y
conservación pertinente en el tiempo, a lo largo del ciclo de vida de los documentos
electrónicos de archivo, independientemente de las tecnologías utilizadas en el
proceso.

ALCANCE

La Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministerio de Comercio,

Industria y Turismo hace parte integral de la Política de Gestión Documental general
de la entidad, desarrollándola en los aspectos específicos que le conciernen y
respetando la aplicación analógica de los principios de la archivística implementados
tradicionalmente a los soportes físicos conforme a la normatividad vigente en
Colombia; lo anterior, con el fin de establecer los criterios generales mínimos que a
su vez. deben ser desarrollados de manera amplia y detallada en los instrumentos
archivísticos correspondientes.

El desarrollo e implementación de esta política se fundamentará en la normatividad

vigente expedida por los diferentes organismos competentes del Estado, las normas
estándares internacionales aplicables que hayan sido homologadas para el país así
como las recomendadas por las instituciones técnicas pertinentes, y siempre
teniendo en cuenta la realidad administrativa, financiera, tecnológica y operativa del
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; teniendo como ámbito de aplicación los
documentos y/o expedientes oficiales producidos y/o custodiados por la Entidad
susceptibles de algún tipo de procesamiento, intervención o gestión electrónica.

PERÍODO DE VALIDEZ

La Política de Gestión de Documentos Electrónicos se hará efectiva a partir de la

fecha de su publicación en página WEB, manteniendo su validez mientras no se
deroguen normas y políticas referentes a documentos electrónicos, asimismo su
actualización y seguimiento deberá guardar coherencia con el Modelo de Requisitos
para la Gestión de Documentos Electrónicos y el Programa de Gestión de
Documentos Electrónicos que formule e implemente el Ministerio. Responsables
Institucionales En consonancia con la Ley 594 de 2000 y el Decreto 1080 de 2015,
estarán involucrados en la aplicación de la presente política.

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Los procesos relativos a la Gestión Documental Electrónica serán análogos a los

tradicionalmente concebidos y utilizados para la Gestión Documental de
documentos físicos, por lo cual se considerará obligatoria e igualmente aplicables
todos los conceptos de ésta última dentro de los requerimientos de esta política, en
consonancia con el decreto 1080 de 2015. Para lo cual, el Grupo de Gestión
Documental de la Secretaría General desarrollará de manera particular y específica
todos los elementos asociados, pertinentes y/o necesarios en los Programas
Específicos de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos y de Gestión
de Documentos Electrónicos con base en los siguientes fundamentos:

a) La Gestión de Documentos Electrónicos debe concebirse en dos instancias; la

primera, en la que los documentos se encuentran su proceso dinámico de trámite,
siendo sujetos de validaciones, revisiones, modificaciones y hasta eliminaciones
atadas al desarrollo particular de cada transacción; momento en el cual, éstos
deben ser controlados.
b) incluir las características técnicas relativas a los siguientes procesos mínimos
para la Gestión Documental Electrónica, incluyendo estructuras, formatos,
protocolos y demás elementos que se requieran para facilitar su implementación:
• Captura (Cronología)
• Registro (Trazabilidad de soportes, anexos)
• Clasificación (CCD y TRD)
• Descripción (Esquema de metadatos)
• Acceso (Tabla de Control de Acceso)
• Calificación (Definición de Documentos Esenciales y Valoración)
• Preservación (Estrategias)
• Transferencia
• Disposición Final
• Procedimientos Instrumentales (Firma Electrónica, Protocolos de Digitalización y
Autenticación de Documentos

PROCEDIMIENTOS JURÍDICOS

Para apoyar el cumplimiento de algunas de las principales disposiciones de la Ley

de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, Ley
1712 de 2014 y de su decreto reglamentario (1081 de 2015) se han diseñado cuatro
herramientas:

1. Guía de caracterización de usuarios, ciudadanos y grupos interesados: tiene

como objetivo entregar orientaciones para el diseño y aplicación de ejercicios de
caracterización de ciudadanos, usuarios o grupos de interés.

2. Guía de instrumentos de gestión de información pública.: tiene como objetivo

presentar una serie de lineamientos prácticos para el desarrollo de los instrumentos
de gestión de información pública exigidos por la Ley 1712 de 2014.
3. Guía para responder a solicitudes de información pública.: tiene como objetivo
orientar las respuestas a solicitudes de información pública que reciban los sujetos
obligados por la Ley 1712 de 2014.

4. para la implementación de un programa de gestión documental se enfoca en la

normatividad que genera la ruta metodológica propuesta para la implementación de
un Programa de Gestión Documental, como base para la implementación de la Ley
1712 de 2014. Es recomendable al implementador de la Ley utilizar las cuatro guías
de forma paralela y complementaria. No obstante, su uso independiente es útil para
responder a necesidades específicas del sujeto obligado.

EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SUSTENTO JURIDICO

Constituye el instrumento archivístico a través del cual se formula y documenta, a

corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos
de una entidad encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y
organización de la documentación (de orden administrativo, histórico, y patrimonial
si es el caso) producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su conservación y de definir los flujos y modos de
acceso a esta, tanto a nivel interno como para el público en general. Este debe ser
aprobado, publicado, implementado y controlado.

En relación a la implementación de la Ley 1712 de 2014 tiene tres funciones

fundamentales

a. Facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y

disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final,
con fines de conservación permanente o eliminación.
 b. Para reglamentar los temas relacionados con la gestión de la información pública
en cuanto a: su adecuada publicación y divulgación, la recepción y respuesta a
solicitudes de acceso a esta.

c. Ser la base conceptual y estructural para el desarrollo de los otros instrumentos

de gestión de información exigidos por la Ley. Según el Artículo [Link].4.2. del
Decreto 1081 de 2015 la información incluida en el Registro de Activos de
Información, en el índice de Información Clasificada y Reservada, y en el Esquema
de Publicación de Información, debe ser identificada, gestionada, clasificada,
organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos, lineamientos,
valoración y tiempos definidos en el Programa de Gestión Documental del sujeto
obligado.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y APORTE AL CUMPLIMIENTO DE

LA LEY 1712 DE 2014

El Programa de Gestión Documental es parte de los mínimos publicables

contenidos en el enlace de Transparencia y Acceso a la Información al igual que los
otros instrumentos de gestión de información y las Tablas de Retención Documental.

con la promulgación de la Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la

Información Pública, se ratificaron los principios de la Gestión Documental y la
necesidad que tienen los sujetos obligados, de contar con información confiable,
oportuna y organizada para dar cumplimiento tanto a la estructuración de los
instrumentos de gestión de información mencionados anteriormente, como a la
implementación del Programa en sí mismo.

El Programa de Gestión Documental es un instrumento de planeación que debe ser

tenido en cuenta en el funcionamiento básico de una entidad territorial, con el fin de
mantener toda la información organizada y dispuesta, tanto para la toma de
 decisiones administrativas o políticas, como para dar respuesta a cualquier
requerimiento de información hecho por la ciudadanía y de esta manera evitar
cualquier tipo de sanciones.

MECANISMO DE ACCIÓN LEGAL

A la luz de la implementación de la Ley 1712 de 2014, la adopción del Programa

de Gestión Documental es parte de las herramientas para garantizar el derecho
fundamental de acceso a la información, pues este derecho genera la obligación
correlativa de divulgar proactivamente la información pública y responder de buena
fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo
que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar la información pública.
Para cumplir lo anterior, los sujetos obligados deberán implementar procedimientos
archivísticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos .

Adicionalmente, el Programa de Gestión Documental apoya el cumplimiento del

Artículo 7 de la Ley relativo a la disponibilidad de la información.

Adopción de los Programas de gestión archivística bajo las normativas legales

las entidades están habilitadas para lo siguiente:

Socializar el proceso de elaboración del Programa, a partir de un diálogo abierto con

las áreas con las que interactúa el archivo.

Conformar la instancia asesora en materia archivística y de Gestión Documental

ante la alta dirección de la entidad en la cual se desarrollan , en virtud del
reconocimiento otorgado para el desarrollo de sus funciones y procesos. En el orden
nacional, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y en el orden territorial,
el Comité Interno de Archivo. Elaborar, aprobar, publicar e implementar los
instrumentos archivísticos definidos y recomendados por el Archivo General de la
Nación tales como
• Cuadros de Clasificación Documental
• Tablas de Retención Documental
• Documentación en formato digital y electrónico
• Documentación en formato físico impreso

. Se busca Facilitar el acceso y disposición al público de la información, en los

términos referidos en la Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la
Información Pública, a través de medios físicos (impresos), remotos o locales de
comunicación electrónica.

Contribuir a establecer mecanismos de Gobierno Abierto en términos de

almacenamiento, organización, acceso y apertura de la información al público en
general y a instituciones interesadas en ella. Apoyar la transparencia, la eficacia, la
eficiencia y el modelo integrado de gestión de la entidad.

Por otra parte, el Programa de Gestión Documental garantiza el cumplimiento de

algunos principios como:

• Transparencia: toda la información en poder de los sujetos obligados

definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia, de lo cual dichos
sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma.

• Divulgación proactiva de la información: los sujetos obligados deben

promover y generar una cultura de transparencia, por medio de la publicación
y divulgación de documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de
interés público.

El artículo 5 de la Ley 1712 de 2014 establece siete categorías de personas

naturales y jurídicas a quienes les aplican las disposiciones de la ley en calidad de
sujetos obligados.
 Dichas categorías responden a la necesidad de que todas aquellas personas que
obtengan controlen, produzcan y custodien información pública, sin importar si su
régimen pertenece al sector privado o al sector público, o si son del orden nacional
o territorial, garanticen el ejercicio del derecho fundamental de los ciudadanos de
acceder a la información pública. Estas siete categorías de sujetos obligados son:

2. Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder
Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada
por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental,
municipal y distrital.

3. Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función

pública, que presten servicios públicos respecto de la información directamente
relacionada con la prestación del servicio público.

4. Los órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y

de control.

5. Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que

desempeñe función pública o de autoridad, respecto de la información
directamente relacionada con el desempeño de su función.
6. Las empresas públicas creadas por ley, las empresas del Estado y sociedades
en que este tenga participación.

7. Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos.

8. Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de

naturaleza u origen público.
Antes de la promulgación de la Ley 1712 de 2014 las entidades obligadas a contar
con un Programa de Gestión Documental eran las correspondientes a los diferentes
niveles de la Administración pública; las entidades privadas que cumplen funciones
públicas; las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y demás
organismos regulados por la Ley 594 de 20007 . Después de la promulgación de la
Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados mencionados en los numerales d, e, f y g,
fueron incluidos para cumplir con las disposiciones de Gestión Documental
atendiendo las siguientes directrices:

a. Contar con una política de Gestión Documental aprobada por el sujeto

obligado.
b. Contar con un archivo institucional.
c. Elaborar, aprobar y publicar sus Tablas de Retención Documental.
d. Diseñar políticas para la gestión de sus documentos electrónicos, incluyendo
políticas de preservación y custodia digital.
e. Integrarse al Sistema Nacional de Archivos.

FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FUNDAMENTO LEGAL

se establece una metodología de siete pasos para la formulación del Programa de

Gestión Documental, sirviendo de soporte para la adopción e implementación de un
Programa de Gestión Documental institucional y aportar conceptos, herramientas y
orientaciones relacionados con los instrumentos de gestión de información
promovidos por la Ley 1712 de 2014 para garantizar el derecho de acceso a la
información pública. Es necesario que las entidades se remitan al Manual
Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD del Archivo General
de la Nación con el fin de conocer el detalle y especificidad de los aspectos
metodológicos definidos por dicha autoridad. La siguiente gráfica ilustra el orden en
el que se deberán seguir los lineamientos que hacen parte de la metodología de
formulación del Programa de Gestión Documental.
a. Diagnostico situacional .
b. Identificación de requerimientos sistemáticos .
c. Formulación de Procesos de flujo de información documental .
d. Definir las fases de implementación.
e. Establecer programas específicos.
f. Armonizar con el modelo integrado de planeación y gestión
g. Publicación de procesos.

PASO 1. Diagnostico situacional .

La entidad deberá realizar un diagnóstico que evidencie su situación actual en
materia de Gestión Documental. Se deberán identificar y evaluar las necesidades y
fortalezas, con el fin de formular un Programa de Gestión Documental que responda
a dichas necesidades y se articule con las fortalezas existentes, el árbol del
problema, la cadena de valor, entre otros. Además de estas metodologías se
pueden promover mesas de trabajo dentro de la entidad para lograr una
construcción colectiva de las necesidades y objetivos del Programa.
Adicionalmente, el proceso de Diagnóstico debe tener en cuenta las acciones que
se están desarrollando para la construcción de los siguientes instrumentos de
gestión de información pública.

• Registro de Activos de Información (Artículo [Link].1.1 Decreto 1081 de 2015):

es el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga,
adquiera, transforme o controle en su calidad de tal.

• índice de Información Clasificada y Reservada (Artículo [Link].2.1 Decreto 1081

de 2015) es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o
controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como
clasificada o reservada.
• Esquema de Publicación de Información (Artículo [Link].3.1 Decreto 1081 de
2015): es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de
forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información
publicada y que publicará, conforme al principio de divulgación proactiva de la
información previsto en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a
través de los cuales se puede acceder a la misma.

Al diagnosticar, es necesario evaluar las políticas de Conservación de la

información publicada con anterioridad, pues en virtud del Artículo [Link].4.5 del
Decreto 1081 los sujetos obligados deben garantizar la conservación de los
documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de información que contengan
o produzcan información pública, para lo cual seguirán los procedimientos de
valoración documental y delimitarán los medios, formatos y plazos para la
conservación de la información publicada con anterioridad, con el fin de permitir su
fácil acceso luego de retirada la publicación.

Paso [Link]ón de requerimientos sistemáticos .

La entidad deberá realizar una revisión interna, respondiendo a las siguientes

preguntas:
¿Cuál es la importancia del Programa para la entidad?
¿Cómo se articula con la misión, objetivos y metas estratégicas de la entidad y los
planes y sistemas de gestión?
¿Cuál es la relación del Programa con el Plan Estratégico Sectorial, con el Plan
Estratégico Institucional, con el Plan de Acción Anual y con el Plan Institucional de
Archivos de la entidad?
¿Cuál será su alcance, en términos de tiempo e inversión? ¿Cuáles serán sus
metas a corto, mediano y largo plazo?
¿Quiénes serán sus usuarios?
¿Cuáles serán los requerimientos normativos, económicos, administrativos,
tecnológicos?
Paso 3. Formulación de Procesos de flujo de información documental .
La entidad deberá formular los siguientes procesos de Gestión Documental,
atendiendo lo establecido en el Decreto 2609 de 2012, ahora contenido en el
Decreto 1080 de 2015.

 Planeación: Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación

y valoración de los documentos de la entidad. Creación y diseño de formas,
formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro
en el sistema de gestión documental.

 Producción : Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma

de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el
trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

 Gestión y Tramite : Conjunto de actividades necesarias para el registro, la

vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actualizaciones o delegaciones,
la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta
de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento
hasta la resolución de los asuntos.

 Organización : Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento

en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado,
ordenarlo y describirlo adecuadamente.

 Transferencia: Conjunto de operaciones adaptadas por la entidad para

transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la
validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o
conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los
metadatos descriptivos.
 Disposición de Documentos : Selección de los documentos en cualquier etapa
del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación,
de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas
de valoración documental.

 Preservación a largo Plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los

documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

 Valoración : Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificación de

los documentos y por medio de la cual se determinan sus valores primarios y
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o
definitiva).

Paso 4. Definir las fases de implementación.

La entidad deberá definir las fases de implementación del Programa. Para
asegurar el éxito de su implementación, estas fases deberán estar incluidas en el
Plan Estratégico Institucional y en el Plan de acción anual, ya que en ellos se
depositan los objetivos e indicadores que serán monitoreados y medirán la gestión
de la entidad.

Paso 5. Establecer programas específicos.

Se debe evaluar la pertinencia de implementación de cada uno de estos programas
específicos respondiendo a la particularidad de cada entidad.

Paso [Link] con el modelo integrado de planeación y gestión

El Programa de Gestión Documental es una herramienta transversal que soporta

diferentes procesos dentro de las entidades. Por tal motivo, es necesario que la
entidad formuladora del mismo asegure su armonización o articulación con los
siguientes planes o sistemas de gestión de la entidad.

Paso 7. Publicación de procesos.

Finalmente, la entidad deberá presentar el Programa ante el Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo (entidades de orden nacional) o ante el Comité Interno de
Archivo (entidades de orden territorial) para su aprobación. Una vez aprobado
deberá ser socializado al interior de la entidad, reforzando la intención de evidenciar
el papel y beneficios de la Gestión Documental y su importancia en los diferentes
procesos (preservación de la memoria institucional, esquemas de gestión de
conocimiento, facilitación en el desarrollo de las labores cotidianas, etc.), y deberá
ser publicado en el sitio web, teniendo en cuenta la estructura definida en el Decreto
2609 de 2012.

LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA

INFORMACIÓN

Según el Artículo 15 de la Ley 1712 de 2014 dentro de los seis (6) meses siguientes
a la entrada en vigencia de la ley (promulgada en marzo de 2014), los sujetos
obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se
establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción,
distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos.
Este Programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto
obligado. Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo
General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia. El
esfuerzo en la elaboración del Programa de Gestión Documental por parte de los
sujetos obligados será un aporte que no solo se verá reflejado en la implementación
de la Ley 1712 de 2014 sino también en el incremento de la eficiencia de los
procesos administrativos.
 NORMATIVA ISO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Las normativas ISO son estándares internacionales para la optimización de los
procesos de la empresa, elaboradas por la Organización Internacional de la
Estandarización (ISO, International Standard Organization).

Hay muchos sectores unidos a la normativa ISO, como por ejemplo el cuidado, la
producción y el suministro de equipos médicos o la seguridad alimentaria, pero la
mayoría de las normas son aplicables para todos los sectores. Las normas ISO no
contienen reglas específicas o listas de control. Los estándares ISO ofrecen la
posibilidad de que cada empresa pueda crear su propia estrategia ISO. En esta
estrategia, una empresa registrará, por ejemplo, cómo archivará o protegerá su
propia información empresarial. Un sistema de gestión documental puede dirigir la
ejecución de la estrategia planteada para la gestión de documentos.

NORMA ISO 27001

La normativa ISO 27001 normaliza la gestión de la seguridad de la información, e,
incluso, un aspecto más relevante de la gestión de documentos. Muchas empresas
se preocupan por la seguridad de la información empresarial y los clientes también
esperan que sus datos personales estén bien protegidos y almacenados. Un
sistema de gestión documental ayuda con la implementación de la estrategia de
seguridad de la información.
Un sistema de gestión documental contribuye de dos maneras a la seguridad de la
información: previniendo la pérdida de información y la seguridad de la información
confidencial. Lo difícil de esto es garantizar la seguridad de la información sin
comprometer la accesibilidad de los documentos. Se pueden realizar copias de
seguridad de toda la información con regularidad y proteger toda la información
detrás de una especie de cortafuegos, pero si no se crea el acceso, no se puede
consultar. Un sistema de gestión documental se encarga de crear este acceso, pero
los controla a través de controles de acceso. De esta manera, el sistema identifica
a las personas que están autorizadas para consultar o editar ciertos documentos.
Esto evita, por ejemplo, que un médico en un hospital cambie los procedimientos
para el mantenimiento de las máquinas y que el técnico de mantenimiento vea un
análisis médico.

NORMA ISO 9001

La normativa ISO 9001 se encarga de la gestión de la calidad, y un sistema de

gestión documental puede influenciar de varias maneras. Para cumplir con la
normativa ISO 9001 y mejorar los procesos comerciales, el sistema de gestión
documental garantiza que la información accesible y estructurada se ha almacenado
de forma estructurada.

Gracias al gestor documental, los problemas se registran con mayor rapidez. Por
ejemplo, si un empleado de una fábrica de zapatos descubre que una máquina no
pega bien la suela de los zapatos, puede almacenar la información al respecto en el
sistema de gestión documental. El software se encarga del seguimiento del
problema y reenvía el documento y las advertencias a las personas pertinentes. De
esta manera, el problema se soluciona rápidamente, controlando el incidente de
manera adecuada. Sin gestor documental, es más probable que el problema se
hubiera resuelto de forma más lenta y, por tanto, los zapatos habrían salido de peor
calidad durante un mayor tiempo.
Por lo tanto, un sistema de gestión documental es una herramienta que optimiza el
flujo de trabajo de documentos concernientes a las quejas y los problemas,
ayudando a prevenir la pérdida de calidad. Si se crea un sistema de notificaciones
que avise sobre cuándo verificar o revisar qué máquina o método de trabajo, el
software proporciona el formulario de evaluación junto con dicha notificación. Por
ejemplo, si una empresa quiere evaluar su receta de sopa enlatada cada dos años,
el sistema de notificaciones del gestor documental debe iniciar el proceso. Esto
garantiza que la empresa no baje su calidad.

NORMA ISO GESTIÓN DE ARCHIVOS DIGITALES

Para la gestión de archivos digitales también se han establecido normas específicas
ISO. Las normas más importantes para la gestión de archivo son: la norma ISO
15489, para la información y gestión de archivos; y la norma ISO 303001, para el
diseño, implementación, mantenimiento y optimización del sistema de gestión de
archivos.

La mayoría de los paquetes de gestión documental incluyen el sistema de gestión

de archivos. De esta manera, puede resultar de ayuda el software de gestión
documental para la configuración y mantenimiento del archivo digital conforme con
las normas ISO.
LA EAD O NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA CODIFICADA.

se usa para la codificación en formato electrónico de descripciones de documentos de

archivo. Desarrollada en Estados Unidos, su finalidad es proporcionar un formato
normalizado para el intercambio de información basado en ISAD (G).

• Capacidad para presentar la información extensiva e interrelacionada

encontrada en los instrumentos de descripción archivística.

• capacidad para preservar la relación jerárquica existentes entre los niveles

de descripción.

• capacidad de representar información descriptiva que haya sido heredada

por un nivel jerárquico de otro.

• capacidad de navegar dentro de una estructura de información jerárquica.

• soporte para la indización y recuperación tipo elemento específico.