Nociones básicas sobre programas informáticos
asociados a la gestión del mantenimiento
Los programas asociados a la gestión del
mantenimiento suelen agruparse bajo las siglas GMAO
(Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador), o
por su denominación en inglés CMMS (Computerized
Maintenance Management System).
Son herramientas de software que
facilitan en gran medida la gestión de
los servicios de mantenimiento de la
entidad uniendo los beneficios de las
bases de datos y hojas de cálculo
tradicionales con el análisis de los datos
insertados facilitando así la toma de decisiones
en la empresa.
Programas libres Suites Programas
o gratuitos comerciales personalizados
•Programas totalmente •Software comercial •Los diseñan las empresas
gratuitos o demos con creado para la gestión especializadas adaptando
limitaciones de del mantenimiento cuyo el software a las
funcionalidades. coste es variable según el necesidades particulares
•Ejemplo: PMX Pro. programa elegido. de la entidad.
•Ejemplos: PRISMA,
Máximo, Renovefree Pro.
La mayoría de GMAOS se dividen en una serie de
módulos que permiten la gestión básica del
mantenimiento en la entidad.
Dependiendo del grado de complejidad del
software elegido, existirán unos módulos mejor
desarrollados que otros. En el software gratuito o
las demos de programas comerciales, algunos
módulos estarán limitados y se podrán
desbloquear adquiriendo el programa completo.
Partes de •En ellos se gestionan las tareas otorgadas a cada empleado/a, se realiza
un seguimiento de las mismas y se aporta documentación acerca de cada
trabajo
una de ellas (tiempo de ejecución, tipo de avería, solución aportada y
coste).
Control de
•Aportan una base de datos con el material existente. Dependiendo de la
complejidad del programa, puede constar en un registro e inventariado o
puede también aportar datos de proveedores, costes, previsión de nuevas
inventarios adquisiciones según el análisis de los elementos consumidos con
anterioridad etc.
Gestión de •Permite a las personas encargadas acceder a los datos básicos de la
plantilla, así como a horarios y documentación de recursos humanos en
personal general.
Base de datos
•Permite llevar un control de la maquinaria existente con los datos más relevantes sobre la
misma (producto, marca, identificador etc.). Dependiendo de la complejidad del software,
puede aportar también una ficha más completa con planos, fotografías y documentos
de activos
asociados. Esta base de datos se puede vincular con el control de inventarios para
gestionar las piezas de repuesto y con el parte de trabajo para llevar un histórico de los
trabajos realizados sobre ella.
Control de tareas de •Facilita la gestión del trabajo con un listado de tareas ordenadas cronológicamente.
mantenimiento Depende de la versión que trabajemos, podremos crear una base de datos más o menos
estática o, en programas más avanzados, incorporar alarmas con distintos niveles de
correctivo, preventivo y prioridad que automaticen la programación de tareas de los/as técnicos/as de
mantenimiento. Algunos programas incorporan una herramienta de calendario, que
legal permite realizar una planificación visual de las tareas escogidas.
Seguridad •En este módulo se puede incluir toda la normativa referente a prevención de riesgos
laborales, localizaciones con accesos restringidos y normativa especial para diversos tipos
de maquinaria.
Incorporan herramientas de análisis de datos a tiempo real que facilitan
la toma de decisiones a la empresa
Permiten un mejor control de las tareas asignadas a cada trabajador/a
para optimizar la gestión del tiempo.
Incorporan una base de datos donde se pueden consultar los trabajos
realizados y las soluciones aportadas, lo que facilita el afrontamiento de
los futuros problemas.
Facilitan el cálculo de los costes a través del análisis de las averías más
frecuentes mediante el análisis de datos.
Optimizan la gestión del inventario y el control de stocks.
Aportan una herramienta de gestión común que facilita la comunicación
de todo el personal optimizando el trabajo.
Acceso
Dependiendo del programa que utilicemos, el acceso al mismo variará, pero lo más usual es que en la primera pantalla tengamos que introducir
usuario y contraseña para garantizar la confidencialidad de los datos.
Recepción de Avisos
Se considera aviso, cuando un servicio de un centro sanitario demanda una actuación de mantenimiento.
Configuración de la orden de trabajo
Se considera orden de trabajo, cuando el servicio técnico transforma una petición de un servicio (aviso) en un trabajo a realizar por su personal
técnico, que asignará a una persona del servicio para su posterior realización utilizando los materiales y herramientas necesarias para ello.
Las órdenes de trabajo suelen
tener varios apartados donde
debemos insertar la información,
en general, todas constarán de:
Datos de servicio:
Aquí debemos cumplimentar todos los datos del aviso que nos han asignado (la ubicación
de la demanda del servicio, contacto, persona que realiza el aviso, descripción del trabajo a
realizar y posibles incidencias. Igualmente, debemos especificar el código del equipo y su
localización.
Actividad:
En este campo incluimos el código de trabajador/a y le adjudicamos el
tiempo que ha utilizado en realizar el trabajo, su especialidad, así como la
hora de inicio y la hora de fin junto con la fecha correspondiente.
Avería:
Describimos lo más pormenorizadamente posible, la avería en la que
vamos a trabajar.
Solución:
Narramos la solución aportada y los componentes que hemos necesitado.
Finalización y cierre del parte:
Cerramos la orden de trabajo aclarando si se ha podido solucionar la
avería o requiere de la adquisición de componentes o el trabajo de más
profesionales del equipo interdisciplinar.
