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ACTIVIDAD 2
UNIDAD 2
Profesora: Lic. Verónica Escogido Zamora
Materia: Auditoria Administrativa
Alumno: Francisco Alejandro
Reynolds Díaz Castañeda
08 / ENERO / 2024
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1. ¿Cuál es el propósito de llevar a cabo reportes de avance de actividades en una
evaluación?
Permite evaluar los resultados de la gestión de las organizaciones, programas, proyectos y operaciones, a través de la
aplicación y medición de criterios de economía, eficiencia y eficacia entre otros, permitiendo controlar la calidad de la
gestión y el impacto que ésta genera en la colectividad.
2. Mencione el papel de la comunicación en el desarrollo de una evaluación y las
características con que debe contar.
No debe haber sólo información, debe existir una consulta permanente del sentir de la organización y sus partes entre si,
la gerencia en contacto con la gente de la organización, que se comunican ideas, opiniones y posibles soluciones a los
obstáculos que se van presentando.
La comunicación es la trasmisión de información y esta es inherente a los sistemas de información para que el personal
pueda cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y cumplimiento.
La comunicación en una entidad puede ser:
Interna: El personal necesita recibir datos relevantes para administrar sus actividades, y la administración debe
comunicar mensajes correctos. Es necesario que el personal conozca como su trabajo se relaciona con el de otros, y
debe haber canales de comunicación que permitan reportar información hacia arriba dentro de la organización.
Externa: Hay necesidad de comunicación apropiada no solamente dentro de la entidad, sino hacia el exterior. Las
comunicaciones recibidas de las partes externas con frecuencia proporcionan información importante sobre el
funcionamiento del control interno.
La Administración debe disponer de los mecanismos apropiados que le permitan obtener la información que necesita
para cumplir sus funciones, así como fórmulas de comunicación clara con la entidad y con el exterior.
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3. ¿Cuál es el fin de que el auditor y el auditado intercambien opiniones de la actividad sujeta
a evaluación?
Consisten en obtener información oral mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad, sobre
posibles puntos débiles en la aplicación de los procedimientos, prácticas de control interno u otras situaciones que el
auditor considere relevantes para su trabajo. La evidencia que se obtenga a través de esta técnica, debe documentarse
adecuadamente mediante papeles de trabajo preparados por el auditor, en los cuales se describan las partes
involucradas y los aspectos tratados.
4. ¿Cómo deben proceder el auditor y el auditado cuando se detectan anomalías
intrascendentes? ¿Por qué?
Consiste en la acción, costumbre o actitud de desconfiar de alguna información que, por diversas circunstancias, no
permite que se le otorgue el crédito suficiente. El auditor no debe demostrar una actitud negativa, pero siempre debe
exigir las aclaraciones pertinentes.
5. Exprese con sus propias palabras en qué consisten las observaciones en una auditoría.
A través de las auditorías de seguimiento se verifican las acciones realizadas por el área auditada para atender las
recomendaciones preventivas y correctivas sugeridas en auditorías anteriores, a fin de que se corrija la problemática
detectada y se evite su recurrencia.
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6. ¿Cuál es la forma y actitud correctas para presentar las observaciones?
Hojas No. de (1)
Contraloría Número de Auditoría: (2)
Número de Observación: (3)
Cédula de Observaciones Monto Fiscalizable: Monto (4)
Fiscalizado: (5)
Monto de la Irregularidad: (6)
Área Auditada: (7) Tipo de Auditoría: (8)
Observación Recomendaciones
(9)
Observación: (9) Correctiva: (10)
Causa: (9)
Efecto: (9) Preventiva: (10)
Fundamento Legal: (9) Fecha Compromiso: (11)
(12) (12)
Nombre y firma del titular del área auditada Nombre y firma del responsable de atender
la observación
(12)
Nombre y
firma
Contralor
La presenta observación fue comentada con el (mencionar el nombre y cargo del titular del área auditada), el día de de 20XX
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Instructivo de llenado para el Modelo de Cédula de Observaciones
Identificador Descripción
1 Asentar el número consecutivo que corresponda a la observación dentro del informe y el
total de hojas que conforman el mismo. (la paginación se efectuará una vez que se cuente
con el informe completo).
2 Indicar el número asignado a la auditoría, según el Programa Anual de Auditoría
Interna.
3 Número asignado a la observación dentro de la auditoría.
4 Monto total de la partida del gasto ejercido a que se refiere la observación, de acuerdo
con las cifras presupuestarias, cuando proceda cuantificar.
5 Monto de la partida de gasto que se tomó como muestra para su revisión y análisis,
cuando proceda cuantificar.
6 Monto determinado como irregular en la observación, cuando proceda
cuantificar.
7 Nombre del área a la que se practicó la auditoría.
8 Tipo de auditoría de acuerdo con lo especificado en el Programa Anual de
Auditoría.
9 Título de la Observación.
El título debe describir de manera general la irregularidad.
Observación:
Describir pormenorizados los hechos, conductas u omisiones de la observación,
identificando los elementos que la constituyen y cuantificando, en su caso, el monto de la
irregularidad.
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Identificador Descripción
Causa:
Señalar el motivo que dio origen a la observación en este caso, deben identificarse las
causas reales que motivan la irregularidad.
Efecto:
Señalar las posibles deficiencias que en un futuro puedan generarse con la
continuación de la irregularidad y el impacto en otras operaciones.
Fundamento Legal:
Indicar la normatividad, lineamientos y/o procedimientos transgredidos, por los actos
u omisiones descritos en la observación.
10 Correctiva:
Determinar acciones inmediatas de solución a los hechos irregulares.
Preventiva:
Recomendación que permite evitar la recurrencia en las irregularidades determinadas
y que elimina por completo las causas que la originan.
Las recomendaciones deben estar concertadas con los servidores públicos responsables
de su aplicación.
11 Fecha compromiso:
En este espacio debe plasmarse la fecha en la que el servidor público responsable del
área donde se determinaron las observaciones se compromete a resolver la problemática
citada para solventarlas y, cuando proceda, las acciones de mejora que propone para
atenderlas. Además, después del comentario de las observaciones debe firmar cada cédula
señalando nombre, cargo y fecha.
12 Nombre y firma del titular del área auditada, del responsable de atender la
observación y del Contralor.
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7. Comente la práctica de trabajo en donde el auditor y auditado comparten soluciones
respecto a las observaciones informadas en una actividad de evaluación
Obtener conclusiones apropiadas es una parte muy importante del proceso de auditoría, ya que éstas resumen los
resultados del trabajo y establecen si los objetivos de la auditoría han sido alcanzados. Sin conclusiones apropiadas, el
trabajo de auditoría está incompleto
Desde la recopilación de información preliminar y la revisión analítica de la organización, hasta la evaluación de los
resultados tras la aplicación de los procedimientos analíticos de la auditoría y la identificación de causas y efectos de los
hallazgos, el auditor obtiene conclusiones preliminares de la auditoría.
Las conclusiones se elaboran en relación con los objetivos de la auditoría. Tanto los resultados o hallazgos, como las
conclusiones preliminares, deben estar probados con la evidencia acumulada y discutidos para conseguir valiosos datos,
de esta forma se validará la corrección de las desviaciones encontradas. Deben ser específicas, su fuerza depende de la
evidencia que apoya los resultados y de la lógica usada para formularlas.
El proceso de desarrollar una conclusión es sistemático basado en una propuesta, objetivos y en los criterios o
estándares de la auditoría. Todas las conclusiones son preliminares hasta tanto no sean discutidas con el coordinador de
la auditoría.
Durante la fase de ejecución, los auditores recolectaron evidencia y obtuvieron observaciones relativas a cada criterio o
estándar. Al comparar los hallazgos obtenidos en la auditoría contra el sistema de criterios establecidos, observaremos
resultados positivos y negativos, sobre los cuales el auditor derivará sus conclusiones.
El auditor determinará la conclusión de la auditoría, en la cual conjuga criterio, condición, causa y efecto de los
resultados, sin embargo, lo que proporcionará será una conclusión total de cada aspecto examinado.
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Las Recomendaciones de la Auditoría
El desarrollo de las recomendaciones para mejorar el funcionamiento administrativo u operacional es una característica
muy importante de los informes.
El segmento del informe que contiene las recomendaciones es sumamente importante, es aquí donde se orienta a la
administración auditada hacia la solución de los hechos deficientes susceptibles de ser mejorados. Las recomendaciones
deben agruparse por el nivel administrativo responsable de aplicarlas, partiendo de la autoridad más alta y llegando hasta
los niveles directivos que corresponden.
Las recomendaciones se realizan donde se encuentran los hallazgos desfavorables y los efectos nocivos significativos
que se han identificado. No es suficiente indicarle a la gerencia de un programa en particular, que requiere una mejora,
sin indicarle también las opciones a considerar para la realización de la misma. El auditor debe estimar en lo posible los
probables ahorros o mejoras derivadas de las recomendaciones, de esta manera, el “valor agregado” de la auditoría y los
beneficios serán claramente identificados.
La presentación de resultados
Como última actividad de auditoría en el campo de trabajo, se efectúa una reunión debidamente programada, entre los
principales funcionarios encargados de administrar la entidad auditada y el equipo de auditores que realizó el estudio, lo
anterior con el fin de presentar los resultados obtenidos en la ejecución del trabajo. El objetivo de la reunión es dar
oportunidad a los funcionarios para presentar sus comentarios, opiniones e información documental pertinente sobre las
áreas materia del informe.
Algunos de los aspectos que el auditor debe considerar, cuando planea la presentación de resultados a la administración,
son:
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Establecer los objetivos claros para la reunión, en términos de que espera el equipo auditor de la presentación.
Informar al superior jerárquico de la auditoría, cuando es probable concluir la auditoría y, cuando se planea discutir
con el ente auditado, los aspectos más sobresalientes del examen, de modo que los supervisores den sus
comentarios y opiniones con respecto a las conclusiones preliminares de la auditoría.
Establecer quienes discutirán con la administración (por ejemplo, si uno de los miembros del equipo presentará
materias a nombre del equipo o todos estarán presentes para la discusión).
Designar a alguien del equipo de la auditoría para tomar notas durante la reunión.
Determinar el tipo y naturaleza, de los asuntos o casos a discutir con la administración. Cada miembro del equipo
de la auditoría debe consultar y asegurarse, previo a la reunión, que todos los casos relevantes se presentarán.
Presentar los temas en un orden claro y lógico. Esto facilitará el manejo sistemático de los documentos de trabajo,
así como facilitará la búsqueda de referencias.
A la conclusión de cada tema, se debe hacer un breve resumen.
Para cada tema o asunto presentado, asegurarse que las fuentes de información estén claramente identificadas.
Las medidas anteriores para identificar la gente y las fuentes se deben tomar con el personal de la entidad;
Asegurarse que el equipo y los materiales necesarios para la reunión, estén disponibles.
La planeación cuidadosa de la presentación puede ayudar en gran parte a tener una reunión útil y productiva.
Muchas organizaciones tienden a estar en la defensiva cuando discuten los informes con los auditores. Sin embargo, el
objetivo primario de la auditoría es asistir a la administración, para que asuma sus responsabilidades de una manera
efectiva, económica y eficiente.
En cualquier auditoría, normalmente ocurren un continuo diálogo y una continua discusión con varios niveles de la
gerencia. El objetivo de la presentación de los resultados a administración, es asegurar que:
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Los hechos se verifican como correctos, válidos y completos.
Las explicaciones de la administración son tomadas en cuenta para llegar a las conclusiones.
Los resultados de la auditoría no vienen como una sorpresa a la administración.
Proporcionar una oportunidad a la administración para tomar las medidas correctivas a tiempo, a veces antes que
se concluya la auditoría.
El Informe Definitivo
El informe de auditoría publicado es el producto con el cual el desarrollo de la auditoría es juzgado por el órgano
legislativo, por la sociedad y el público en general. Cualquier error material podría ser potencialmente perjudicial a la
credibilidad del informe y del órgano de control fiscal. Es por lo tanto crucial que un alto grado de atención sea dada a la
exactitud, a la lógica y a la claridad del informe.
