INFORMÁTICA I

Tema 8. La administración de bases de datos (Continuación) (Sesión 13)

Objetivo particular: Conocer cómo se lleva a cabo el uso de los formularios para el manejo
de información en una base de datos creada en Microsoft Access.

8.6. Ramificaciones del modelo

8.6.1. Crear una base de datos en blanco
1. En la pestaña Archivo elija Nuevo, haga clic en Base de datos en
blanco.
2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en
el cuadro Nombre de archivo.
3. Haga clic en crear, se crea una base de datos con una tabla vacía
denominada Tabla1.
4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro
origen.1

Figura 1. Creación BD en blanco

8.6.2. Creación de una tabla

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Jorge Iglesias, Elena Ortiz. Introducción a la Informática. Edición 2012

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Para crear una tabla pulsamos el botón “Tabla” de la ficha “Crear”, que nos
abre una vista de la nueva tabla, con un campo creado llamado por defecto
“Id”, que será la clave principal

Figura 2. Creación de una tabla

8.6.3. Inserción de datos en tabla

Una vez creada la estructura de la tabla y definida la forma en la que se
van a organizar los datos (campos o columnas de la tabla),
introduciremos los datos en la tabla, en forma de registros o filas.
Para ello, hay que pulsar dos veces sobre el nombre de la tabla en el
panel de exploración de objetos. Entonces, se abrirá en el panel de
trabajo una ventana con todos los registros que contiene la tabla.

Figura 3. Inserción de datos en una tabla de Access

8.6.4. Añadir nuevo registro

Para añadir un nuevo registro a una tabla estando ésta abierta,
podemos seleccionar el botón “Nuevo” dentro del grupo “Registros” en
la pestaña “Inicio” de la ficha de opciones, o sencillamente vamos al final

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 de la tabla y agregamos directamente una nueva fila rellenando todos
los campos con los valores correspondientes.

Figura 4. Añadir registros en Access

8.6.5. Modificar un registro

Para modificar un registro, con la tabla abierta, sólo tenemos que
situarnos en el registro deseado y cambiar el valor del campo o campos
que queramos. Por ejemplo, para modificar la dirección de un paciente,
nos colocamos en el registro correspondiente y hacemos el cambio:

Figura 5. Modificar un registro en Access

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8.6.6. Eliminar un registro
Para eliminar un registro de una tabla, tenemos que abrirla previamente
y colocarnos en la fila que queremos suprimir. Después sólo tenemos que
seleccionar el botón “Eliminar” del grupo “Registros” de la ficha de
opciones “Inicio” o simplemente, hacer clic con el botón derecho del ratón
y en el menú desplegable que aparece, elegir “Eliminar registro”.

Figura 6. Eliminar un registro en Access

8.6.7. Crear relación

Para crear y ver las relaciones entre las tablas de nuestra base de
datos, seleccionaremos el icono “Relaciones” de la ficha
“Herramientas de la base de datos”.
Para crear Relación tiene que existir más de una tabla, para realizar
la interconexión entre ellas.
Tiene que tener en común un campo para realizar la relación.

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 Figura 7. Creación de relaciones en Access

8.7. Optimización de consultas

8.7.1. Consultas
Una consulta se genera mediante el editor de consultas a través de las
relaciones entre las tablas. Este editor de consultas puede activarse en vista
diseño o en vista SQL
La vista diseño de la consulta, permite mediante una interfaz de
usuario muy sencilla, seleccionar los campos que queremos
incorporar a la consulta, filtrar la información extraída de las tablas
y ordenarla.
La vista SQL permite escribir código en lenguaje SQL para crear
consultas más complejas.

8.7.1.1. Crear una consulta

Hay dos formas para crear una consulta, seleccionamos la ficha “Crear”
y en el grupo “Otros”, podemos elegir entre “Asistente para consultas”
o “Diseño de consulta”.
El primero: es un asistente que nos guiará por una serie de cuadros de
diálogo que nos irán pidiendo información para crear la consulta.

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 Figura 8. Asistente para consultas en Access

El segundo: es el Diseño de consulta, Al entrar en la vista “Diseño de

consulta” primero tenemos que seleccionar la tabla o tablas de las que
la consulta extraerá los datos:

Figura 9. Diseño de consultas en Access

Después de agregar la tabla o tablas sobre las que vamos a hacer la

consulta y tras pulsar el botón “Cerrar”, se nos muestra una pantalla, en
la que, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen
las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte
inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta.

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 8.7.1.2. Definición de la consulta
En la cuadricula QBE, definimos los diferentes parámetros de
consulta:
 En Campo se añade el campo de una lista de las tablas
relacionadas.
 En tabla se añade la tabla a la que corresponda el campo.
 En Orden permite seleccionar Ascendente o Descendente.
 En Mostrar activamos esta opción y podemos ver la consulta de
este parámetro, de lo contrario no se vería.
 En Criterios se podrá añadir operaciones aritméticas para
ejecutar una operación deseada.
 En “o” permite realizar otro valor si en el anterior no se cumple.

Figura 11. Cuadrícula QBE de Access

8.7.1.3. Ejecutar una consulta

Para ejecutar una consulta basta con pulsar en el botón
Ejecutar en Diseño del grupo de Resultados y se mostrará el
resultado de su ejecución, mostrándonos los datos en formato
de tabla.

8.7.2. Formularios
Los formularios sirven para definir pantallas, generalmente para
mostrar los datos de una tabla o consulta de manera más agradable y
atractiva y también constituyen la forma más cómoda de introducir datos

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 en las tablas. Pueden contener campos de texto, gráficos realizados a
partir de los datos, imágenes, etc.

8.7.2.1. Crear un formulario

Para crear un formulario tenemos varias opciones y podemos
acceder a todas ellas desde la pestaña “Crear” de las fichas
de opciones Formularios:

Figura 12. Creación de formularios en Access

8.7.3. Informes.2
Los informes son otro de los mecanismos que proporciona Access para
el tratamiento de la información de la base de datos. Permiten abrir los
resultados de las consultas o los contenidos de las tablas de una manera
ordenada y con el formato que más nos guste.

8.7.3.1. Creación de informes

Para crear un informe utilizaremos los botones del grupo
“Informes” en la pestaña “Crear” de las fichas de opciones:

Figura 13. Creación de informes en Access

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José miguel Castillo. Aplicaciones Ofimáticas. Consultado el 09 de mayo del 2018,
https://www.slideshare.net/Jomicast/base-de-datos-microsoft-access-2007

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8.7.3.2. Asistente de informes
La primera pantalla del asistente para informes nos pedirá seleccionar
el origen del informe, es decir, la tabla o consulta de donde se
capturarán los datos e introducir los campos a incluir (podemos
seleccionarlos todos o sólo los que nos interesen). Si queremos
mostrar datos de varias tablas, lo más conveniente es crear antes una
consulta para obtener dichos datos y luego elegir esa consulta como
origen del informe.

Figura 14. Asistente de Informes de Access

8.7.3.3. Diseño del informe.

Si queremos editar la estructura del informe, por ejemplo, para
modificarlo, pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre el
nombre del informe en el panel de objetos y seleccionaremos la
opción “Vista Diseño” en el menú contextual que aparece.

Figura 15. Diseño de un Informe en Access

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 8.7.3.4. Imprimir un informe desde la vista preliminar
Cuando creamos un informe lo podemos visualizar desde la Vista
preliminar y después pulsando el botón Imprimir accedemos a las
características de impresión que se quiere realizar.

Figura 16. Imprimir Informes en Access

Actividad Complementaria:

1) Crea una agenda con la base de datos de tus amigos.

2) Puedes usar el asistente para crear tablas y los campos que puedes
incluir son los siguientes:
a. Nombre(s)
b. Apellidos, Dirección
c. Teléfono casa
d. Teléfono móvil
e. Dirección de correo electrónico
f. Fecha de nacimiento
3) Llena tu tabla con los datos de por lo menos 10 amigos
4) Crea un informe donde puedas consultar los datos de todos tus contactos
que creaste.

Bibliografía

Abraham Silberschatz, Henry F. Korth. FUNDAMENTOS DE BASES DE DATOS. España:

McGraw Hill, 2002.

José miguel Castillo. Aplicaciones Ofimáticas. Consultado el 09 de mayo del 2018,

https://www.slideshare.net/Jomicast/base-de-datos-microsoft-access-2007

Jorge Iglesias, Elena Ortiz. Introducción a la informática. CDMX, 2012.

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