GLOSARIO ARCHIVISTICO
Administración de Archivo: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la
planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación y preservación de todos
los archivos de una institución.
Acervo Documental: Conjunto de los documentos de archivo.
Actividad Administrativa: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites recogidas por
las normas de procedimiento y llevados a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se
materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.
Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o
trasladados por los distintos archivos de gestión de la unidad respectiva, una vez finalizado su
trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los
particulares en general.
Archivo de Gestión: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de
solución de los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por
las mismas oficinas u otras que las solicitan.
Archivo del Orden Documental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de
organismos del orden departamental y aquellos que recibe en custodia.
Archivo del Orden Municipal: Integrado por fondos documentales producidos por organismos
del orden municipal y aquellos que recibe en custodia.
Archivo del Orden Nacional: Integrado por los fondos documentales procedentes de los
organismos del orden nacional y aquellos que recibe en custodia
Archivo General de la Nación: Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la
categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y
controlar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación
del sistema nacional de archivos.
Archivo Histórico Especial: Es el constituido por fondos documentales referidos a épocas,
lugares o personas determinadas de la historia regional, nacional; entre otros se puede
mencionar: Archivo Histórico de Antioquia, Archivo Regional de Boyacá, Archivo Central del
Cauca, Archivo Histórico de Cartagena de Indias y Archivo Histórico del Magdalena Grande.
Archivo Histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central del archivo
de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo y debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación y la ciencia y la cultura.
Archivo Privado de Interés Público: Aquel que, por su valor para la historia, la investigación,
la ciencia y la cultura es de interés público y es declarado como tal.
Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que
se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos
privados, declarados de interés público.
Archivo Total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos, proceso integral
de la formación del archivo en su ciclo vital, producción y recepción, distribución, consulta,
retención, almacenamiento, preservación y disposición final.
Certificación de Documentos: Documento que da fe de la presencia en determinados datos
en los documentos de archivo.
Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.
Clasificación Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las
series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subdirección), de acuerdo
a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
Código: Sistema de signo y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa
ciertos datos previamente convenidos.
Colección de Archivo: Reunión artificial de documentos, formada por un individuo; familia o
institución.
Comité Asesor: Grupo de especialistas en el campo de la archivística y disciplinas a fines, que
recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos.
Comité de Archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los
programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los
archivos.
Comité Evaluador de Documento del Departamento: Órgano asesor del consejo
departamental de archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de
los documentos.
Comité Técnico: Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalización de
terminología, instrumentos y que alberga un archivo.
Conservación de Archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad
física de los documentos que alberga un archivo.
Conservación de Documentos: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado
de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa o métodos utilizados para
asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo
los atmosféricos.
Consulta de Documentos: Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos
y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de
archivo y a obtener copia de los mismos.
Copia autenticada: Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario
competente para revisarlo de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la ley y
que le confieren la fuerza jurídica del original.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámite para las
instituciones (acuerdo 060 de octubre de 2001).
Cuaderno: Conjunto de documentos cosidos en forma de libro.
Documento activo: es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.
Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o
entidad en razón de sus actividades o funciones, que tienen valor administrativo, fiscal o legal,
o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
Documento Electrónico de Archivo: es el registro de información generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante
su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento Esencial (Documento Vital): Es aquel necesario para el funcionamiento de un
organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las
funciones y actividades del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la
reconstrucción de la historia institucional.
Documento Facilitativo: Es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y
que cumple funciones de apoyo.
Documento Histórico: Documento único que, por su significado jurídico, autográfico o por sus
rasgos externos y su valor permanente para la dirección del estado la soberanía nacional, las
relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en
parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país.
Documento Inactivo: Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
Documento Oficial: Es el que produce, posee o maneja una entidad estatal.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Privado: Es el perteneciente a personas naturales y jurídicas, entidades,
instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su
cargo o con su intervención.
Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Dominio: Aquello que está separado de la @ en un e-mail y sirven para identificar y localizar
de manera general la clase de empresa u organización que está conectada.
Duplicado: Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser
simple o autenticado.
Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad
archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
Facsímil: Reproducción autenticada de un documento, logrado a través de un medio
mecánico, fotográfico o electrónico.
Encuadernación: Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados en forma de libro.
Fechas de Acumulación: Fechas intermedias encontradas en un expediente.
Fechas Extremas: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden
encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta.
Folio Vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.
Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Numero
que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto o revista.
Fuente Primaria de Información: Información original no abreviada ni traducida; se llama
también fuente de primera mano.
Función Archivística: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
permanente.
Gestión de Documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al
eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por
una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta,
conservación y utilización.
Guía: Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos,
indicando las características fundamentales de los mismos. Organismos que los originan,
secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
Índice Toponímico: Listado de sitos y lugares.
Índice Cronológico: Listado consecutivo de fechas.
Índice Onomástico: Listado de nombres propios.
Índice Temático: Listado de temas o descriptores.
Índice: Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y
temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de
descripción.
Instrumento de Control: Es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración.
Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificación los
siguientes: los ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, cuadros de
clasificación, registros topográficos; y en la fase de valoración: relaciones, tablas de retención
documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminación,
informes, relaciones de préstamo resultantes de muestreo.
Inventario: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades
de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático,
general, analítico y preliminar.
Legajo: En los archivos es el conjunto de documentos que conforman una unidad documental.
Legislación Archivística: Es el conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso,
la protección y la organización de los archivos en un país.
Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en
película.
Microfilme: Fotografía en película generalmente de 16 a 35 milímetros, utilizada en
reproducción de documentos.
Muestreo: Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o
especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos,
numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.
Oficina Productora: Es la unidad administrativa que produce y conserva la documentación
tramitada en ejercicio de sus funciones.
Ordenación Documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series
en el orden previamente acordado.
Ordenación: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos
con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los
archivos, estos documentos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las
series.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de organización
o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una
entidad u organismo.
Organización de Archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas, cuya finalidad
es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica, con criterios orgánicos o
funcionales para revelar su contenido.
Organización de Documentos: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar documentos de una entidad.
Patrimonio Archivístico: Conjunto de archivos conservados en el país y que forman parte
esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico.
Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo,
histórico o cultural.
Pieza Documental: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser
considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un
oficio, un informe.
Principio de Procedencia: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al
que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que
los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de
otros.
Producción Documental: Recepción o generación de documentos en una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones.
Radicación: Es el procedimiento mediante el cual las entidades asignan un número
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y
hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite.
Registro de Documentos: Anotación de los datos de los documentos en los modelos de
control.
Registro Topográfico: Instrumento de control que relación correlativamente el contenido de
cada una de las unidades de conservación, indicando su posición exacta en un depósito de
archivo.
Reglamente de Archivos: Son los lineamientos generales administrativos y técnicos, para dar
cumplimiento a diversas disposiciones de ley.
Reserva Legal: La reserva legal sobre los documentos de archivos públicos, cesara a los
treinta años de expedición de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la ley 57 de
1985.
permanecer en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central, tal como se consigna en la tabla
de retención documental.
Sección: Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en
razón de esa subdivisión orgánico-funcional.
Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la
documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: acuerdos, resoluciones, actas, historias
laborales, contratos, informes, entre otros.
Servicios de Archivo: Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la
documentación de una entidad, con fines de información.
Signatura Topográfica: Es el símbolo que resulta de combinar el número de clasificación o
notación con otro dato que se le asigna a un documento impreso o electrónico para
diferenciarlo. Se puede definir también como la numeración correlativa por la que se identifican
todas las unidades de conservación de un depósito.
Sistema Nacional de Archivos: Programa especial orientado al logro de la cooperación
interinstitucional de los archivos, a través de planes y programas para alcanzar objetivos
comunes de desarrollo y consolidación del sector archivístico, coordinado por el Archivo
General de la Nación.
Tabla de Retención Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas
de retención documental pueden ser generales o específicas, de acuerdo a la cobertura de las
mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier
institución. Las especificas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.
Tramite: Entiéndase por trámite lo relacionado con la radicación, registro y control de los
documentos.
Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución (oficina).
Unidad archivística: conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística,
entre otras: un expediente.
Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística.
Pueden ser unidades de conservación entre otras: una caja, un libro o un tomo, una carpeta.
Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo
documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.
Unidad Productora: Oficina productora de documentos.
Valor Administrativo: Aquel que posee un documento para la administración que lo origino o
para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos o actividades.
Valor Contable: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos que soportan el conjunto de
cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad
pública o privada.
Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud de los documentos que tienen los documentos para el
tesoro o hacienda pública.
Valor Jurídico: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el
derecho común.
Valor Legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al
iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en
el asunto.
Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge
una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se
conservan permanentemente.
Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundaros de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
de archivo.
Vigencia: Capacidad o “fuerza” de un documento de archivo para testimoniar, obligar o
informar sobre un asunto.
