"LAS NORMAS

ARCHIVÍSTICAS Y LA
RESPONSABILIDADES
DE LOS
FUNCIONARIOS"
Jaramillo, O. Betancur R., M.C. (2021) Propuesta de definición de la Archivística desde un análisis bibliográfico y contextual, en
Revista General de Información y Documentación 31 (1), 203-219.
MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA
DECRETO SUPREMO N° 103-2022-PCM Decreto Supremo que aprueba la
Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2030

GOBIERNO DIGITAL
DECRETO LEGISLATIVO N° 1412 Decreto Legislativo que aprueba la Ley De
Gobierno Digital

TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Transformación digital de los procesos y gestión de documentos archivísticos
digitales

DIGITALIZACIÓN DE LOS PROCESOS

Facilita la gestión de los procesos archivísticos y documentales
El sentimiento de la burocracia,
César Ferrarese. Argentina
SUPERVISIÓN Y ASESORAMIENTO de los archivos integrantes del Sistema Nacional
de Archivos.
 REGLAMENTO DE LA LEY N° 25323 DECRETO SUPREMO N° 008-92-JUS
DECRETO LEGISLATIVO N° 1556 - QUE MODIFICA LA LEY Nº 25323, LEY QUE CREA EL SISTEMA NACIONAL
DE ARCHIVOS
NORMAS ARCHIVÍSTICAS

LEYES, DECRETOS Y RESOLUCIONES

DISPOSITIVO NORMATIVO ASUNTO AÑO

Decreto Ley N° 19414, Ley de Defensa, Conservación e incremento del Patrimonio Documental de la
DECRETO LEY 1972
Nación.
Decreto Supremo N° 022-75-ED, Reglamento de la Ley de Defensa, Conservación e incremento del
DECRETO SUPREMO 1975
Patrimonio Documental de la Nación.

LEY Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos 1991

DECRETO SUPREMO Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos 1992

Decreto Legislativo N° 1556, que Modifica la Ley N° 25323, Ley que Crea el Sistema Nacional de
DECRETO LEGISLATIVO 2023
Archivos

LEY Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación 2004

Decreto Supremo N° 011-2006-ED, Reglamento de la Ley General del Patrimonio Cultural de la

DECRETO SUPREMO 2006
Nación
Decreto Supremo N° 013-90-JUS, Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Archivo General de
DECRETO SUPREMO 1990
la Nación
Decreto Legislativo N° 681, Normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de
DECRETO LEGISLATIVO archivo de documentos e información tanto respecto a la elaborada en forma convencional cuanto 1991
la producida por procedimientos informáticos en computadoras
Decreto Supremo N° 009-92-JUS, Reglamento del Decreto Legislativo N° 681, sobre el uso de
DECRETO SUPREMO 1992
tecnologías de avanzada en materia de archivos de las empresas
Ley N° 26612, que modifica el Decreto Legislativo N° 681, mediante el cual se regula el uso de
LEY 1996
tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información
Decreto Legislativo N° 827, Amplían los alcances del Decreto Legislativo N° 681 a las entidades
DECRETO LEGISLATIVO 1996
públicas a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales
Decreto Supremo N° 001-2000-JUS, Reglamento sobre la aplicación de normas que regulan el uso
DECRETO SUPREMO de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información a entidades públicas 2000
y privadas
Decreto Supremo N° 005-2018-MC, Reglamento de Organización y Funciones del Archivo General de
DECRETO SUPREMO 2018
la Nación

DECRETO LEGISLATIVO Decreto Legislativo N° 1412, aprueba la Ley del Gobierno Digital 2018

Decreto Supremo N° 29-2021-PCM, aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N° 1412, Ley del
DECRETO SUPREMO 2021
Gobierno Digital.
NORMAS ARCHIVÍSTICAS

DIRECTIVAS

ASUNTO NORMAS DE PROCESOS ARCHIVISTICOS AÑO

Resolución Jefatural N° 000107-2023-AGN/JEF, aprueba la Directiva N° 001-2023-

ADMINISTRACIÓN AGN/DDPA "Norma de administración de archivos en las entidades públicas".
2023

Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/SG, aprueba la Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA,

ORGANIZACIÓN "Norma para la Organización de documentos archivísticos en la Entidad Pública".
2019

Resolución Jefatural N° 213-2019-AGN/J, aprueba Ia Directiva N° 011-2019-AGN/DDPA,

DESCRIPCIÓN "Norma para la Descripción archivística en la Entidad Pública".
2019

Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J, aprueba la Directiva N° 012-2019-AGN/DDPA,

VALORACIÓN "Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública".
2019

Resolución Jefatural N° 022-2019-AGN/J, aprueba la la Directiva N° 002-2019-AGN/DDPA,

TRANSFERENCIA "Normas para la Transferencia de documentos archivísticos de las Entidades Públicas".
2019

Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, aprueba la Directiva N° 001-2018-AGN/DAI,

"Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público. 2018

ELIMINACIÓN Resolución Jefatural N° 29-2019-AGN/J, modificatoria de directiva la eliminación 2019

Resolución Jefatural N° 121-2022-AGN/JEF, modificatoria de la directiva de eliminación 2022

Resolución Jefatural N° 304-2019-AGN/J, aprueba la Directiva Nº 001-2019-AGN/DC,

CONSERVACION "Norma para la Conservación de documentos archivísticos en la Entidad Pública".
2019

Resolución Jefatural N° 010-2020-AGN/J, aprueba la Directiva N° 01-2020-AGN/DDPA,

SERVICIOS ARCHIVISTICOS "Norma para Servicios archivísticos en la Entidad Pública".
2020

Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, aprueba la la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA,

PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO "Normas para la elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades 2019
Públicas".

Resolución Jefatural N° 027-2019-AGN/J, aprueba la la Directiva N° 007-2019-AGN/DDPA,

2019
"Norma para la Supervisión en Archivos de las Entidades Públicas".
SUPERVISIÓN
2021
Resolución Jefatural N° 068-2021-AGN/JEF, modificatoria de directiva de supervisión
NORMA DE
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS EN LAS
ENTIDADES PÚBLICAS

Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA
R.J. 107-2023-AGN/JEF
RESPONSABILIDADES

El titular de la entidad pública

• Es responsable del cumplimiento de las disposiciones contenidas en
la presente directiva
• Es responsable de la ASIGNACIÓN DE RECURSOS Y
DELEGACIÓN DE FUNCIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS, IMPLEMENTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS.
• De corresponder, el titular del órgano desconcentrado asume dichas
responsabilidades

El titular de la UO encargada de la gestión

archivística
• Es RESPONSABLE DE LA PLANIFICACIÓN, IMPLEMENTACIÓN,
DIRECCIÓN Y CONTROL DE LOS COMPONENTES DEL
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS.
• De corresponder, el titular de la unidad de organización encargada
de la gestión archivística del órgano desconcentrado asume dichas
responsabilidades.
RESPONSABILIDADES

Los titulares o responsables de las UO y

unidades funcionales

• DEBEN APLICAR Y DAR ESTRICTO CUMPLIMIENTO A LAS

DISPOSICIONES EMANADAS EN LA PRESENTE DIRECTIVA.

El personal que realiza las labores y

actividades archivísticas
• Es responsable de aplicar y dar estricto cumplimiento a las disposiciones
emanadas en la presente directiva.
NORMAS CONEXAS

RESPONSABILIDADES
• LEY N° 27815, LEY DEL CÓDIGO DE ÉTICA
DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
• LEY N° 27785, LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA
NACIONAL DE CONTROL Y DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
• LEY N° 27444, LEY DEL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO GENERAL
• LEY N° 27806, LEY DE TRANSPARENCIA Y
ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
RESPONSABILIDADES DE FUNCIONARIOS Y
SERVIDORES PÚBLICOS

NORMAS CONEXAS
CLASIFICACIÓN DISPOSITIVO NORMATIVO ASUNTO AÑO
Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento
Decreto Supremo N° 004-2019-JUS Administrativo General
2019

Texto Único Ordenado de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y

Decreto Supremo N° 021-2019-JUS Acceso a la Información Pública
2019

General Aprueban el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la

Decreto Supremo N° 072-2003-PCM Información Pública
2003

Decreto Supremo que modifica el Reglamento de la Ley de

Decreto Supremo N° 070-2013-PCM Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobado por el 2013
Decreto Supremo N° 072-2003-PCM
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
Ley N° 27785 General de la República
2002

Ley que modifica la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema

Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, y
Ley N° 29622 amplía las facultades en el proceso para sancionar en materia de
2010
Sistema Nacional de responsabilidad administrativa funcional
Control Ley que tipifica las conductas infractoras en materia de
responsabilidad administrativa funcional y establece medidas para
Ley N° 31288 el adecuado ejercicio de la potestad sancionadora de la Contraloría
2021
General de la República
Reglamento del Procedimiento Administrativo Sancionador por
Resolución de Contraloría N° 166-2021-CG Responsabilidad Administrativa Funcional
2021

Sistema de Gestión Ley N° 30057 Ley del Servicio Civil 2013

de Recursos
Aprueban Reglamento General de la Ley N° 30057, Ley del Servicio
Humanos Decreto Supremo N° 040-2014-PCM Civil
2014
Decreto Supremo que aprueba los Lineamientos de Organización del
Decreto Supremo N° 054-2018-PCM Estado
2018

Sistema de Decreto Supremo que modifica los Lineamientos de Organización

Modernización de la Decreto Supremo N° 131-2018-PCM del Estado aprobados mediante el Decreto Supremo N° 054-2018- 2018
PCM
Gestión Pública Decreto Supremo que modifica los Lineamientos de Organización
Decreto Supremo N° 064-2021-PCM del Estado, aprobados mediante el Decreto Supremo N° 054-2018- 2021
PCM
RESPONSABILIDADES

Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/SG, aprueba la

Resolución Jefatural N° 107-2023-AGN/SG, aprueba la Directiva N° 001-
Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA, "Norma para la
2023-AGN/DDPA, "Norma para la Administración de Archivos"
Administración de Archivos en la Entidad Pública"

5.1. El titular de la Entidad Pública es responsable de la

asignación de recursos y delegación de funciones para la
administración de archivos, implementación y funcionamiento
del Sistema Institucional de Archivos.
5.2. El titular de la UO encargada de la gestión archivística es
responsable de la PLANIFICACIÓN, IMPLEMENTACIÓN,
DIRECCIÓN Y CONTROL de los componentes del Sistema
Institucional de Archivos.
El/la titular de la Entidad Pública es responsable de la 8.3.4. Son funciones del OAA en su rol directivo:
aprobación del Plan de Implementación y Mejoramiento b)Formular y proponer los planes relacionados a la gestión
de Archivos del Sistema de Archivos.
archivística y gestión documental.
El Comité de Implementación y Mejoramiento se En la actualidad el CED CUMPLE LAS FUNCIONES DEL CIM.
conforma mediante Resolución de Alta Dirección que se
remite al Archivo General de la Nación o Archivo
Regional.

El titular de cada unidad de organización es responsable 5.3. y 5.4. los titulares o responsables de las UO y unidades
de brindar las condiciones necesarias para el funcionales, y el personal que realiza las labores y actividades
funcionamiento de su Archivo de Gestión u oficina, de
archivísticas son responsables de aplicar y dar estricto
acuerdo a lo señalado en la presente directiva.
cumplimiento a las disposiciones emanadas en la presente
directiva.
DISPOSICIONES GENERALES

Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/SG, aprueba la

Resolución Jefatural N° 107-2023-AGN/SG, aprueba la Directiva N° 001-
Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA, "Norma para la
2023-AGN/DDPA, "Norma para la Administración de Archivos"
Administración de Archivos en la Entidad Pública"
La entidad pública integra a sus archivos en un sistema 7.1. El titular de la entidad pública debe regular la administración de
que adapte los preceptos o normas del Sistema archivos para la implementación, funcionamiento y desarrollo del SIA
Nacional de Archivos en el ámbito institucional en concordancia con los principios, objetivos, fines y funciones del
(Archivos Públicos). SNA.
7.2. El OAA es la unidad de organización responsable de la gestión
documental y archivística de la entidad pública que debe proponer,
gestionar y dirigir la implementación, funcionamiento y desarrollo del
SIA. Es o depende de la máxima autoridad administrativa de la entidad
pública, de corresponder.
La entidad debe contar con un Archivo Central como 7.3. La entidad pública debe contar con un Archivo Central, con los
unidad de organización o funcional específica, recursos necesarios para realizar sus actividades en el marco de la
siguiendo los lineamientos de gestión de la estructura normativa archivística vigente.
del Estado Peruano y del presupuesto que se le debe
asignar.

7.4. Las entidades públicas de mayor complejidad organizacional que

cuenten con órganos desconcentrados deben contar por cada uno de
ellos con un OAAD responsable de la gestión documental y
archivística, siendo dependiente de la respectiva máxima autoridad
administrativa desconcentrada.
7.5. Los órganos desconcentrados deben contar con un Archivo
Desconcentrado con los recursos necesarios para realizar sus
actividades.
EL SISTEMA DE
ARCHIVOS
A NIVEL
INSTITUCIONAL
DISPOSICIONES ESPECIFICAS

8.1.1. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (SIA)

• Encargado de planificar, dirigir y monitorear la implementación, adecuación y
cumplimiento del marco normativo de la gestión documental y archivística vigente.
• Debe contar con un CONJUNTO INTEGRADO DE COMPONENTES,
DEFINICIÓN INSTANCIAS, PRINCIPIOS, NORMAS, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS.
• La propuesta, implementación, funcionamiento y desarrollo del SIA es
competencia del OAA

• La más alta autoridad de la entidad pública

aprueba el SIA mediante resolución.
APROBACIÓN

• Cuando el SIA sea aprobado o actualizado, se

debe notificar mediante oficio al AGN o
ACTUALIZACIÓN Archivo Regional
DISPOSICIONES ESPECIFICAS

8.1.2. FINES DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (SIA)

• c) Implementar la PGD en la entidad pública.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TRANSITORIAS
PGD PRIMERA. - Guía de implementación de la PGD y el MGD
• El Archivo General de la Nación en doscientos setenta (270) días hábiles aprueba la
Guía de implementación de la Política de Gestión Documental y la Guía de
implementación del Modelo de Gestión Documental.

• e) Garantizar la cadena de custodia o preservación digital de los documentos

Preservación archivísticos a lo largo de su ciclo vital en la entidad pública, en los diferentes
entornos y soportes documentales.
Digital DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TRANSITORIAS
• QUINTA. - Plan de Preservación Digital
• El AGN en doscientos setenta (270) días hábiles aprueba el modelo del Plan de
Preservación Digital.

ESTÁNDARES DE • j) Considerar el uso de estándares de gestión documental y

GESTIÓN procesos archivísticos para su aplicación en la entidad
pública.
DOCUMENTAL • Normas ISO (15489, 30300,30301

COLABORACIÓN EN EL
DESARROLLO DE • En materia de digitalización, descripción u otros que
PROYECTOS, PLANES Y puedan impulsarse a nivel institucional
PROGRAMAS
8.4. ARCHIVOS
8.4.2. Los Archivos del SIA ejecutan y sistematizan el tratamiento archivístico en todas las fases del ciclo vital de
los documentos archivísticos en la entidad pública.
 DISPOSICIONES GENERALES
La entidad pública debe contar
con un Archivo Central, con los
recursos necesarios para realizar
sus actividades en el marco de la
normativa archivística vigente.
 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

8.1.3. a) COMPONENTES DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (SIA)

Procesos de
Archivos de la Procesos Instrumentos
OAA Gestión
Entidad Archivísticos Archivísticos
Documental

Comité
b) ROL ROL Evaluador de ROL
DIRECTIVO OPERATIVO Documentos CONSULTIVO

CONFORMACIÓN PROPONE,
ÓRGANO IMPLEMENTACIÓN EMITE OPINIÓN
APROBADA CON EVALÚA, VALIDA
CONSULTIVO POR NIVELES TÉCNICA
RESOLUCIÓN Y REVISA

Este esquema sistémico permite la participación de todas las unidades de organización y

funcionales de la entidad pública para una adecuada producción, custodia, conservación
y acceso de los documentos archivísticos en beneficio de la entidad y de los ciudadanos
DISPOSICIONES ESPECIFICAS

8.3. DEL OAA

• El OAA de la entidad pública se identifica a través de los INSTRUMENTOS DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES U OPERACIONES INSTITUCIONALES.
CARACTERISTICAS • El OAA es la unidad de organización responsable de la gestión archivística y documental
en la entidad pública, que depende de la máxima autoridad administrativa y debe velar
por la implementación, funcionamiento, desarrollo y control del SIA.

• Contar con formación profesional superior culminada, con

conocimientos sobre la normativa archivística y gestión
RESPONSABILIDADES documental.
• Considerar las disposiciones establecidas por SERVIR

• Articular la gestión archivística con los titulares de las unidades

de organización.
FUNCIONES • Supervisar, monitorear y brindar asesoría técnica en materia
de gestión documental
DISPOSICIONES ESPECIFICAS

8.2.
RECURSOS • El OAA puede evaluar, analizar,
formular y proponer otros planes,
proyectos y/o programas para
INFRAESTRUCTURA
Y EQUIPAMIENTO PERSONAL
FUNCIONES alcanzar objetivos, atender una
necesidad o problema, de ejecución a
El OAA debe conocer el corto, mediano y largo plazo, a nivel
estado situacional, Planificar institucional, de conformidad de los
y garantizar que se cuente objetivos del SNA y la PGD.
con infraestructura,
equipamiento y personal
idóneo. • Son responsabilidades del OAA en su
rol directivo:
RESPONSABILIDADES • FORMULAR Y PROPONER DE FORMA
DEL OAA
MÍNIMA
PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DE PROCESOS ARCHIVÍSTICOS

Resolución de Secretaría de PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
Gobierno Digital N° 001- ARCHIVISTICOS
2017-PCM/SEGDI LAS NORMAS DEL SIA
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/SG, aprueba la Resolución Jefatural N° 107-2023-AGN/SG, aprueba la

Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA, "Norma para la Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, "Norma para la
Administración de Archivos en la Entidad Pública" Administración de Archivos"

ARCHIVOS DE LA ENTIDAD ARCHIVOS DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE

• Archivo de Gestión ARCHIVOS (SIA)
• Archivo Central • Archivos de Gestión
• Archivo Desconcentrado • Archivos Periféricos
• Archivo Central
• Archivo Desconcentrado
• Archivo Histórico

A nivel central, los archivos que conforman el 8.4.3.Los Archivos del SIA están integrados por:
sistema de archivos de la entidad son: • Los Archivos de Gestión y Archivo Central, de
• El Archivo de Gestión forma estandarizada.
• El Archivo Central • Los Archivos Periféricos (técnicos o
A nivel desconcentrado, en los ministerios, especializados), Archivos Desconcentrados y
gobiernos regionales los Archivos Históricos, de corresponder, de
municipalidades y dependencias de un acuerdo a su complejidad organizacional y
organismo autónomo, puede constituirse: funcional.
• El Archivo Desconcentrado
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

ARCHIVOS DEL SIA

Los Archivos del SIA, A TRAVÉS DE LOS TITULARES DE LAS
UNIDADES DE ORGANIZACIÓN Y UNIDADES FUNCIONALES,
designan a un RESPONSABLE DE ARCHIVO o, en su defecto, el titular
asume las responsabilidades del archivo bajo su custodia.

Para las entidades públicas que cuenten con unidades operativas

desconcentradas, gerencias y/o oficinas zonales, entre otros, a nivel nacional sin
autonomía administrativa y económica (dependientes de una Sede Central), se
establecen los archivos de gestión o periféricos (técnicos o especializados).

Las entidades públicas que cuentan con un Archivo Histórico deben prever los
recursos necesarios para su funcionamiento.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

El funcionamiento de los modelos

se basa en los instrumentos de
organización y funciones u
operaciones, que determina su
nivel de complejidad
organizacional.
 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

ARCHIVO DE ARCHIVO
ARCHIVO PERIFÉRICO ARCHIVO CENTRAL
GESTIÓN DESCONCENTRADO
CARACTERISTICAS Se encuentra ubicado Archivo técnico o especializado Depende funcional y Depende funcional y
en la UO Y UF que depende de una UO o UF orgánicamente del OAA de orgánicamente del OAAD
FASE ACTIVA Y SEMI FASE ACTIVA Y SEMI ACTIVA la entidad pública.
ACTIVA (CV) (CV) -FASE SEMI ACTIVA E
INACTIVA (CV)
DOCUMENTOS EN En coordinación con el AG – AC
TRÁMITE

SUSTENTO PARA - funciones complejas o El titular del OAA debe El titular del OAAD debe
SU CREACIÓN normativa expresa asignar y/o encargar asignar y/o encargar
- La especialización del mediante acto de mediante acto de
contenido de los documentos administración interna al administración interna al
y/o responsable del AC responsable del AD
- La demanda de los
documentos archivísticos y el
volumen de almacenamiento
que requiere.
EL TITULAR DE LA
CAPACITACIÓN Y GESTIÓN DE RECURSOS
UO/OAA/OAAD

RESPONSABLE TENER CONOCIMIENTOS EN MATERIA ARCHIVÍSTICA Y DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

FUNCIONES Organización Organización Supervisión y control de los Supervisión y control de

Transferencia Transferencia procesos y procedimientos los procesos y
Descripción Descripción archivísticos procedimientos
Servicio Servicio Administración del RADI archivísticos a nivel
Conservación Conservación desconcentrado
 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

ARCHIVO HISTÓRICO Protocolo ambulante de los

- Depende funcional y orgánicamente del OAA conquistadores (1533-1538)

- fase inactiva (histórica) del ciclo vital del documento archivístico

- El titular del OAA asigna mediante acto de administración interna al
responsable del Archivo Histórico

La entidad pública
a través del AC o
AD identifica la
existencia de
documentos En caso el AGN o
archivísticos con AR le comunique El AGN o el AR,
valor permanente El CED debe La entidad pública que no cuenta con previa evaluación,
que tengan más evaluar y aprobar a través del AC o capacidad para la autoriza y registra
de treinta (30) la propuesta de AD solicita al AGN recepción de la la creación del AH,
años de retención, transferencia al o AR la transferencia, la la cual está sujeta
valor histórico, AGN o AR de los transferencia de entidad pública a su supervisión,
científico, social o documentos documentos puede solicitar su monitoreo y
intelectual que autorización para asesoramiento
deben la creación del AH.
conservarse y
preservarse de
forma
especializada.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

8.5. Comité Evaluador de Documentos (CED)

CONFORMACIÓN
ÓRGANO IMPLEMENTACIÓN POR
APROBADA CON 8.5.6. FUNCIONES
CONSULTIVO NIVELES
RESOLUCIÓN

cuando son entidades de la más alta • Evaluar y validar los

en materia archivística
públicas que cuentan autoridad de la planes, programas y
y de gestión
con órganos entidad pública u proyectos que intervengan
documental para el
desconcentrados, de órgano en el SIA.
SIA, que actúa como
acuerdo a su respectivo desconcentrado, y es • Acompañar la
asesor de la más alta
instrumento de comunicado mediante modernización y
autoridad sobre la
organización y funciones oficio al AGN o automatización de los
planeación y ejecución
u operaciones Archivo Regional, de procesos que involucren el
de la función
acuerdo con su tratamiento de
archivística.
ámbito jurisdiccional. documentos de
archivísticos digitales.
• Apoyar en el diseño y
desarrollo de herramientas
que faciliten la gestión
archivística y documental
de los documentos
archivísticos digitales.
8.5.5. El CED se encuentra conformado por
el titular o representante de:

a) Unidad de organización de la Alta

Dirección, quien asume la presidencia.
b) El OAA, quien asume la secretaria MIEMBROS
técnica. PERMANENTES
c) La Oficina de Asesoría Jurídica, o quien
haga sus veces.
d) La Oficina de Planeamiento, o quien proyectos y programas
haga sus veces, de corresponder. estratégicos para el
funcionamiento, fortalecimiento
e) La Oficina de Informática, o quien haga y desarrollo del SIA.
sus veces, de corresponder.
f) El responsable del Archivo Central o
Archivo Desconcentrado, de corresponder.
g) Las unidades de organización, de
corresponder.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO DE
ARCHIVO
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO
DOCUMENTACIÓN SEMI
DOCUMENTACIÓN ACTIVA DOCUMENTACIÓN INACTIVA
ACTIVA

VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS

• Administrativo
• Histórico
• Legal
• Cultural
• Fiscal
• Investigación
• Contable
• Científico
• Técnico

TRANSFERENCIA TRANSFERENCIA
PROCESOS
ARCHIVÍSTICOS
SERVICO ARCHIVISTICO

ORGANIZACIÓN DESCRIPCIÓN VALORACIÓN

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
 8.6.1. Son aprobados de forma general mediante un manual de
procesos archivísticos.
Asimismo, son detallados en:

Directivas

Lineamientos

Guías

Otros
Conforme a las normas de organización interna de la entidad pública.
8.6.2. Los procesos archivísticos del SIA son: organización,
descripción, valoración, conservación y servicio.
• Organización (Norma para la Organización de documentos archivísticos
8.6.3 en la Entidad pública. Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/J Vigente )

• Descripción (Norma para la Descripción archivística en la Entidad pública.

8.6.4 Resolución Jefatural N° 213-2019-AGN/J Vigente )

• Valoración (Norma para la Valoración documental en la Entidad pública.

8.6.5 Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J Vigente)

• Conservación (Norma para la Conservación de documentos archivísticos

8.6.6 en la Entidad pública. Resolución Jefatural N° 304-2019-AGN/J Vigente )

• Servicio (Norma para Servicios archivísticos en la Entidad pública.

8.6.7 Resolución Jefatural N° 010-2020-AGN/J Vigente )
8.6.3 Organización

a) La Organización es el proceso archivístico en el que interviene:

• Las series documentales (unidad simple y compuesta)
• La formación de las agrupaciones documentales (fondo, sección y serie)
• A partir de la aplicación de criterios de identificación, clasificación, ordenación y signatura
(codificación),
• Producidos por unidades de organización o unidades funcionales de la entidad pública,
• Se sustentan en el principio de procedencia y principio de orden original.

b) El CUADRO DE CLASIFICACIÓN DEL FONDO es el instrumento archivístico que permite:

• La identificación de las agrupaciones documentales,
• es de obligatoria aprobación a través de una resolución por la más alta autoridad
administrativa de la entidad pública;
• Asimismo, es un requisito indispensable para la gestión archivística y gestión
documental del Sistema Institucional de Archivos.
Cuadro de Clasificación del Fondo
Es un instrumento archivístico que permite la identificación de las agrupaciones
documentales que produce cada entidad pública.
ES DE OBLIGATORIA APROBACIÓN, MEDIANTE RESOLUCIÓN DE LA MÁS ALTA
AUTORIDAD ADMINISTRATIVA DE LA ENTIDAD PÚBLICA.

• El Archivo Central identifica,

conduce y coordina la
elaboración del CCF con las
unidades de organización de
la institución.
• La institución puede solicitar
asesoramiento técnico al AGN
o Archivo Regional del ámbito
de su competencia.
• Como instrumento de gestión
archivística puede ser
requerido durante la
supervisión efectuada por el
AGN o Archivo Regional
respectivo.
8.6.4. Descripción
PROCESO ARCHIVÍSTICO:
• Que se orienta a representar en forma objetiva y estructurada la información contenida en cada pieza o sus
agrupaciones documentales para su localización, accesibilidad, recuperación y control, aplicándose a los
documentos archivísticos, que previamente deben estar identificados y organizados, independientemente del
medio o soporte.

QUE PERMITE:
• IDENTIFICAR, ANALIZAR Y DETERMINAR LAS CARACTERÍSTICAS INTERNAS Y EXTERNAS DE
LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS, PARA SU IDENTIFICACIÓN, LOCALIZACIÓN Y
CONTEXTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN; con el propósito de garantizar la accesibilidad,
recuperación, comprensión, control y usabilidad de su contenido.

DEL PLAN O PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN

• ES APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN DE LA MÁS ALTA AUTORIDAD, su
implementación es gradual, y comprende las divisiones de fondo (fondo, sección, serie y pieza documental)
y a los instrumentos de descripción (guías, inventarios y catálogos); así como los lineamientos de acción e
instrumentos de uso.

LOS ARCHIVOS DEL SIA

• CUENTAN COMO MÍNIMO CON UN INVENTARIO DE LOS DOCUMENTOS
ARCHIVÍSTICOS QUE CUSTODIAN.
DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS DIGITALES
• Si la entidad produce y/o gestiona documentos archivísticos digitales debe aprobar un esquema institucional
de metadatos que describa su contenido, contexto y estructura, el cual coadyuva a la interoperabilidad,
conforme a las disposiciones normativas que se emitan para el SNA. También, dicho esquema debe
encontrarse habilitado para su implementación en sistemas informáticos y/o sistemas de información o
similares.
EJEMPLO DE UN INVENTARIO DE GESTIÓN

Unidad Orgánica

Sección

1. N° de
2. N° de Unidad 3. Cantidad
Unidad de 4. Serie 5. Subserie 6. Fechas 7. Estado de
de archivamiento de 8. Observaciones
Conservación Documental documental extremas conservación
(N° de paquetes) paquetes
(N° de Caja)
 Anotar el número secuencial según la
primera remisión de documentos realizada
anualmente por la Unidad de Organización
al OAA

Anotar la cantidad total de las unidades de

archivamiento a transferirse.

Dejar en blanco para uso del

archivo receptor. Aquí se
indicará el lugar donde se
encuentra archivada la unidad
de archivamiento y el número
de estante, cuerpo y balda
asignado a ella dentro del
archivo.
8.6.5. Valoración
• identificar, analizar y establecer el valor y periodo de
Proceso archivístico retención de toda serie documental, permitiendo seleccionar
aquellos documentos archivísticos de valor permanente que
orientado a: deben conservarse adecuadamente, previamente organizados.

• los procedimientos de la transferencia de documentos de valor

permanente, así como la eliminación de documentos
Permite realizar: archivísticos de valor temporal, de acuerdo a los plazos de
retención del PCDA.

• La Ficha Técnica y la Tabla de Retención, es de obligatoria

aprobación a través de una resolución por la más alta
El PCDA, compuesto por: autoridad de la entidad pública.

• los procedimientos de transferencia y eliminación; los cuales

Del proceso de valoración deben contar con un Cronograma Anual de Transferencia y un
documental se Cronograma Anual de Eliminación. Finalmente, como resultado
de la transferencia y eliminación se deben obtener registros o
desprenden: reportes anuales.

Resolución Jefatural N° 000196-2023-AGN/JEF que aprueba la Directiva Nº 003-2023-AGN/DDPA

denominada “Lineamientos para la valoración de documentos archivísticos digitales”
 ANEXO 1

FICHA TÉCNICA DE SERIES DOCUMENTALES (FTSD)

Ficha N°... (*)

1. DATOS GENERALES

1.1 Región 1.2 Entidad

LIMA MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS

1.3 Unidad de Organización 1.4 Documento de Gestión

TRIBUNAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA ROF-MINJUSDH, aprobado mediante DS N°013-2017-JUS y sus modificatorias

2. IDENTIFICADOR DE LA SECCIÓN Y SERIE DOCUMENTAL

2.1 Sección 2.2 Nombre de la serie 2.3 Código

TRIBUNAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA CORRESPONDENCIA TTAI/03

3. DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL 4. REGLAS DE CONTROL Y RETENCIÓN

3.1 Definición

Documentos de comunicación institucional, producidos o generados en el ejercicio de una función, que se 4.2 Periodo de Retención
gestionan a través del Sistema de Gestión Documental del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, y (Expresado en años)
corresponde a documentos emitidos y recibidos de manera externa e interna. 4.1 Valor de la
4.3 Total de Años
serie documental
3.2 Tipos Documentales que la integran
Archivo de Gestión
Cartas, Hojas de envío, informes, memorandos, memorandos múltiples, oficios, oficios múltiples y Archivo Central (AC)
(AG)
proveídos

3.3 Frecuencia de servicio

T 2 10 12
Alta (X ) Media ( ) Baja ( ) Nula ( )

3.4 Marco Normativo 6. APROBACIÓN DEL COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS

D.S. N° 013-2017-JUS, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del MINJUSDH y sus
modificatorias

3.5 Accesibilidad

ACCESO PÚBLICO - TUO de la Ley N°27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacion Pública.
Presidente del CED Asesoría Jurídica
3.6 Características Físicas del Documento

Soporte: Papel ( X ) Medio Electrónico ( X ) Otros ( )

Funcionario responsable Jefe del AC

documentos evaluados
5. FECHA DE ELABORACIÓN DE LA FTSD

26/01/2021
• NORMAS CONEXAS:
Ley N° 27785 “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control
y de la Contraloría General de la República”

- Inciso “i” del Artículo 42

i) Incumplir con mantener al día sus libros, registros y documentos,
ordenados de acuerdo a lo establecido por la normativa, por un
período no menor de 10 años.

Ley N° 28708 “Ley General del Sistema

Nacional de Contabilidad”
Artículo 38.- Faltas Graves Según corresponda son faltas graves
administrativas las siguientes:
c) La ausencia de documentación o no conservación de la
documentación que sustente las transacciones ejecutadas en las
entidades del sector público, por tiempo no menor de diez (10) años.
VALORES DE LOS DOCUMENTOS

DOCUMENTOS DE VALOR TEMPORAL

Aquellos que por su contenido dejan de ser imprescindibles y sin
trascendencia una vez cumplido el fin administrativo, fiscal, contable, legal
y otros que los origino.

DOCUMENTOS DE VALOR PERMANENTE

▪ Los relativos a los asuntos administrativos, fiscales,
contables, legales, financieros y otros indispensables para
la entidad de origen o para otras entidades
▪ Los referentes a la protección de los derechos ciudadanos
VALORES DE LOS DOCUMENTOS

▪ Los que reflejan la evolución de la entidad en términos

de sus atribuciones y las funciones establecidas por la
ley, la estructura orgánica, los planes operativos y los
procedimientos administrativos
▪ Los que aportan una contribución sustancial al estudio y
a la investigación en cualquier campo del conocimiento

LA VALORACIÓN SE DETERMINARÁ COMO

TEMPORAL O PERMANENTE, SIENDO DE VALOR
PERMANENTE LA SERIE DOCUMENTAL CON UN
TIEMPO DE RETENCIÓN DE 30 AÑOS DE ACUERDO A
LO INDICADO POR LA LEY N° 19414 “LEY DE
DEFENSA, CONSERVACIÓN E INCREMENTO DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL”.
https://appddpadigital.agn.gob.pe/ddpa/programa-control_documentos/
8.6.6. Conservación
• Ejecutar acciones preventivas y correctivas para la protección del
Proceso archivístico soporte o medio físico e integridad de la información del
documento archivístico, siendo un proceso transversal a todos los
orientado a: demás procesos que se desarrollan en la gestión archivística.

• La adecuada custodia y prevención ante la alteración física

(soporte documental) o lógica de los documentos
Permite asegurar: archivísticos.

• Un enfoque de preservación digital a largo plazo, articulado con la

PGD, que asegura los caracteres y componentes de los
Relacionado a: documentos archivísticos en los diferentes soportes,
manteniendo su autenticidad, integridad, fiabilidad,
disponibilidad y usabilidad a lo largo del ciclo vital.

• Un PLAN DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVÍSTICOS Y UN PLAN DE CONTINGENCIA A MEDIANO
Se debe contar con: PLAZO, los cuales deben ser aprobados mediante resolución de
la más alta autoridad administrativa.
 ¿En que consiste?

Se ocupa del estudio de los factores o agentes

causantes del deterioro físico del patrimonio
documental archivístico.
Una vez conocidos tales factores, es posible
establecer las medidas de control idóneas para
garantizar la conservación física de los
documentos.

CONSERVACIÓN PREVENTIVA RESTAURACIÓN

Conjunto de trabajos “pasivos” o Conjunto de trabajos o métodos

métodos que no modifican la activos destinados a prolongar la vida
estructura física del objeto del documento: restauración
8.6.7. Servicio

Proceso archivístico • Consiste en brindar acceso de los documentos archivísticos de

manera transparente, oportuna y efectiva a los usuarios.
que:

• Brindar acceso a los documentos archivísticos que custodia en sus

El Archivo Central repositorios, teniendo presente las restricciones de información confidencial,
secreta y reservada; la relacionada a los datos personales y el grado de
debe: deterioro del documento archivístico solicitado

El acceso a la información contenida • No se vulnere las restricciones establecidas en la normativa vigente,

en los documentos archivísticos y su efectuado a lo largo de su ciclo vital desde su producción hasta su
difusión se brinda siempre que: eliminación o conservación permanente.

•Los niveles de protección, seguridad de la información contenida en los

documentos archivísticos, y los niveles de acceso y permisos asociados a los
El OAA propone la regulación: productores, usuarios, funciones, procesos, procedimientos y los documentos
archivísticos, a través de una norma interna, el cual debe ser aprobado
mediante resolución de la más alta autoridad administrativa.

• Contenidas en una directiva o manual de servicios archivísticos, que

Las modalidades de los servicios
debe contar con un procedimiento, controles y registro de atenciones
ofrecidos son:
que permitan garantizar el monitoreo de la trazabilidad.
 ¿CUÁL ES EL OBJETIVO DEL SERVICIO
ARCHIVÍSTICO?

Satisfacer oportunamente
la demanda de
información de la entidad
y del público usuario.

Por ejemplo, atender

los pedidos de
Transparencia
 ¿SI TU ARCHIVO SE
ENCUENTRA EN ESTA
SITUACIÓN,
¿PODRÁS BRINDAR EL
SERVICIO
ARCHIVÍSTICO?.
Instrumentos Archivísticos
Son instrumentos de control que permiten el desempeño de los procesos
archivísticos y gestión documental a lo largo del ciclo vital del documento
archivístico.

Cuadro de Clasificación del Fondo

Inventarios, Guías y/o Catálogos de Documentos

Cronograma Anual de Transferencia de Documentos

Cronograma Anual de Eliminación de Documentos

Registro de Transferencia de Documentos

Registro de Eliminación de Documentos

Registro de Atenciones de Servicios Archivísticos

Otras que establezca la normativa archivística vigente del AGN

Cronograma Anual de Transferencia de Documentos

✓ Calendario de trabajo que indica la fecha en la que se debe transferir los documentos que han cumplido su
función administrativa, hacia el Archivo Central de la entidad.
✓ Para su elaboración, se toma en cuenta de que la actividad de transferencia de documentos esté
consignada en el PATA.
✓ Elaborado por el Archivo Central, previa coordinación con los encargados de los Archivos de Gestión.
✓ Es aprobado por la Alta Dirección de la entidad.
✓ Las entidades que no cuenten con PCDA, deben realizar sus transferencias de acuerdo a un Cronograma
Anual de Transferencia de Documentos

Fuente: Resolución Jefatural N° 000111-2023-AGN/JEF, que aprueba el Cronograma anual de transferencia de documentos de los
archivos de gestión al Archivo Central -2023 del Archivo General de la Nación
Cronograma Anual de Eliminación de Documentos

✓ El Archivo Central de la entidad debe presentar oportunamente su cronograma de eliminación de

documentos, el cual estará adjunto al PATA. La remisión de ambos documentos al AGN o AR, se realiza
hasta el 15 de diciembre del año anterior a su ejecución (RJ N° 121-2022-AGN/J, de fecha 27/06/2022).

Fuente: Resolución Jefatural N° 000121-2023-AGN/JEF, que aprueba la actualización del “Plan Anual de Trabajo Archivístico 2023”
del Área de Gestión Documental y Servicio al Ciudadano del Archivo General de la Nación.
DECRETO LEGISLATIVO N° 1556 - QUE MODIFICA LA LEY Nº
25323, LEY QUE CREA EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Artículo 2.- Incorporación del literal f) al artículo 2de la Ley N° 25323, SNA.

• Proteger y defender el "Patrimonio Documental de la Nación";

a)

• Contribuir a la eficiente gestión pública y privada en apoyo al desarrollo

b) nacional;

• Cautelar y difundir los valores de la identidad nacional;

c)

• Fomentar la investigación científica y tecnológica a través del servicio de los

d) fondos documentales; y,

• Asegurar la uniformidad y eficiencia de los procesos técnicos archivísticos en la

e) República.

• Regular y garantizar la gestión, tratamiento y preservación de los documentos

f) de archivo en un entorno digital.
 DE LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA EN EL
MARCO DEL GOBIERNO DIGITAL

ACTUALIZACIÓN DE LA NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA

Formulación de lineamientos para la gestión de los documentos
archivísticos digitales
 DECRETO SUPREMO Nº 029-2021-PCM
Decreto Supremo que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N° 1412, Decreto Legislativo que
aprueba la Ley de Gobierno Digital, y establece disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las
tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo