INFORME DE AVANCE DEL PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
E.S.E CENTRO DE SALUD DE COLOSO
SUCRE
DICIEMBRE 2023
Ficha del documento
Titulo: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Corporación E.S.E de coloso en desarrollo de la Ley 594 de 2000
(Ley General de Archivos), especialmente el artículo 21 “Programas de
Gestión Documental”, de la Ley 1712 de 2014 ( Ley de Transparencia y
Sumario: del Derecho de Acceso a la Información pública Nacional), especialmente
en el artículo 15 “Programa de Gestión Documental” y del Decreto 1080
de 2015, principalmente el artículo 2.8.2.5.8, el artículo 2.8.5.1 y el
capítulo IV, configura este instrumento cuya finalidad es facilitar la
identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y
disposición de la información pública, desde su creación hasta su
disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.
Palabras claves: PGD, programa de gestión documental, planeación, programas,
proyectos, procesos.
Formato: PDF
Dependencia: Gerencia y Subdirección Administrativa y Financiera
Autor (es): Giorgio Andres Castro Henao
Revisó: Jose David Bolaño Martínez
Instancia de Comité Interno de Archivo
aprobación:
Fecha de 15 de noviembre de 2023
Aprobación:
Introducción.
El Programa de Gestión Documental- PGD, es un instrumento archivístico que ofrece un
conocimiento detallado sobre las técnicas archivísticas y normas que se deben aplicar
para gestionar los documentos, con un enfoque claro y sencillo; dicho instrumento,
permite estandarizar el proceso de Gestión Documental, de manera que las actividades
técnicas o procedimientos aplicados desde la planeación, hasta la disposición final de los
documentos, siempre se desarrolle de la misma manera.
En el presente documento se precisan las actividades archivísticas, el marco legal,
técnico, administrativo, tecnológico y económico, que deberá cumplir la E.S.E COLOSO,
además del desarrollo de los instrumentos archivísticos y los procesos de gestión
documental junto con los procesos técnicos que desde el concepto de Archivo Total
permitirán orientar el que hacer del grupo de Archivo y Correspondencia para crear,
difundir, administrar y mantener los documentos. Dado que la Gestión Documental es
permanente y progresiva, y teniendo en cuenta el uso de nuevas tecnologías, se hace
también indispensable que este programa permita en el mediano y largo plazo, la
estandarización de la producción, uso y almacenamiento de los documentos electrónicos.
Así las cosas, se elabora el presente Programa de Gestión Documental - PGD,
fundamentado en los principios y procesos archivísticos, así como en las prácticas
operativas, que se puedan optimizar y organizar con el apoyo de soluciones informáticas,
las cuales permitirán reducir inconvenientes archivísticos y facilitar el desempeño de las
actividades propias de cada dependencia o área funcional, resaltando la importancia de
los documentos y archivos como lenguaje natural de la administración pública,
encaminando al Archivo para que sea un verdadero centro de información.
Justificación del PGD.
Considerando que mediante el Decreto 3455 de 1993 se reconoce la E.S.E de coloso”
como entidad pública de orden nacional, y considerando que el Programa de Gestión
Documental – PGD, se establece como un requerimiento normativo, se hace
indispensable para la entidad la adopción completa y especifica de las leyes que en el
país apliquen a aquellas entidades públicas y para efectos del presente documento, se
observan con especial atención la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos de
Colombia) y la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la
Información Pública) así como el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, donde
se plasman los deberes de los sujetos obligados a adoptar el Programa de Gestión
Documental e implementar estrategias para su desarrollo; por lo cual, se observa la
necesidad de mantener y conservar los archivos de la entidad y garantizar su
conservación en el tiempo.
Dado lo anterior, la institución debe:
1. Garantizar la gestión de documentos y la administración de los archivos que
produce.
2. Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información
institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al
ciudadano y como fuente de la historia.
3. Enfocar sus esfuerzos en la Administración y mantenimiento de los
expedientes que soportan su misión, dado que estos son imprescindibles
para la toma de decisiones basadas en antecedentes y que pasada su
vigencia estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural
y de la identidad nacional.
4. Darle la relevancia a los archivos como elementos fundamentales de la
racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de
la acción estatal, toda vez que constituyen el referente natural de los
procesos informativos de aquélla.
5. Garantizar la finalidad de los Archivos y principalmente aquella que en
particular tiene como objeto servir a la comunidad y garantizar la efectividad
de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los
de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley General de
Archivos.
6. Crear, organizar, preservar y controlar los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y
la normatividad archivística vigente.
7. Cumplir con la obligación de administrar los archivos públicos y garantizar el
derecho de los ciudadanos al acceso a los mismos, salvo las excepciones
que establezca la ley.
8. Fortalecer la infraestructura física y la organización de sus sistemas de
información, estableciendo programas eficientes y actualizados de
administración de documentos y archivos.
9. Precisar a los servidores públicos que son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos y a los particulares, que son
responsables ante las autoridades por el uso de estos.
Por tanto y teniendo en cuenta que la E.S.E de coloso está sujeto obligado por las Leyes
ya antes mencionadas, se hace indispensable diseñar, implementar y mantener el
Programa de Gestión Documental - PGD por lo que deben acogerse los lineamientos
dados por este como instrumento de apoyo para la función archivística y en concordancia
con el Plan Institucional de Archivos - PINAR.
Objetivos específicos del PGD.
1. Asegurar la seguridad, preservación, recuperación y disposición de la
información contenida en los documentos de archivo garantizando a su vez
la continuidad de la Entidad.
2. Garantizar la conservación y preservación de los documentos (físicos y
electrónicos), implementando las funcionalidades técnicas y tecnológicas
disponibles para la salvaguarda de la memoria de la Entidad.
3. Sensibilizar a los funcionarios y contratistas de la entidad en relación con la
adopción de las buenas prácticas en materia de Gestión Documental
dictadas por el Archivo General de la Nación y los organismos
internacionales idóneos en la materia.
4. Definir los lineamientos, procedimientos, instructivos y formatos necesarios
para desarrollar el proceso de Gestión Documental.
5. Fortalecer los procesos, sistemas, personas e infraestructura para la gestión
de la información y documentos de la entidad mediante lineamientos
archivísticos claros y precisos que, integrados a los mecanismos de
planeación y control, garanticen la seguridad y tramite de los procesos de la
Entidad.
Planeación:
Se socializó e implementó el Manual de Comunicaciones Oficiales con la finalidad de
establecer e implementar directrices, normas y procedimientos específicos para la
administración, manejo y control de las comunicaciones oficiales producidas, basados en
la normatividad existente y vigente, de tal forma que se normalicen y racionalicen las
actividades de producción, recepción, distribución y trámite de las comunicaciones
oficiales institucionales.
AVANCE DE EJECUCION DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL.
Avance ejecutado acumulado a 15 de diciembre de 2023 se encuentra en un 50%.
Gestión y Trámite:
En lo corrido del periodo de ejecución del se han recibido las siguientes Historias Clínicas
y/o archivos sin organización o identificación, dando cumplimiento a lo descrito en el
Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación. Este proceso se lleva a cabo bajo
los preceptos del procedimiento del Sistema de Gestión de la Calidad PR-GED-04
Gestión y Trámite de documentos. A continuación, se describen las estadísticas de
documentos recibidos en ejecución.
Tipología documental Total %
Historias Clínicas Odontología 8000 67%
Historias Clínicas Urgencias 15000 75%
Historias Clínicas Consulta Externa 20 1%
Historias Clínicas Vacunación 0 0%
Totales 23000
Organización:
Se inició la aplicación de las tablas de Valoración Documental del período 1. La vigencia
de este período es desde 1990-2003.Como producto de esta aplicación el fondo
documental queda organizado de acuerdo con las Tablas y además de ello, se obtuvo el
total de expedientes y su disposición final debe ser “Eliminación”. Son más de 10000
expedientes que representan las historias clínicas de esa vigencia.
Digitalización documental:
La digitalización de documentales, se desarrollaron en los tiempos establecidos sólo en
las áreas de odontología, y urgencias, el resto de las áreas están en proceso de digitalizar
en el tiempo establecido en el programa, esto significa el 26% de las digitalizaciones. Se
elaboró y notificó oportunamente.
Disposición:
Con la aplicación de la TVD de la primera y segunda vigencia, se estableció la disposición
final de los documentos que se produjeron en estas vigencias. Los documentos que son
de conservación permanente se encuentran conservados en la oficina de gestión
documental en la oficina de archivo. Los documentos cuya disposición final es
eliminación, fueron presentados ante el Comité de Gestión y Desempeño quienes
aprobaron los procesos de eliminación.
Preservación a largo plazo:
Respecto a la preservación a largo plazo, se desarrolló el primer componente del Sistema
Integrado de Conservación, denominado “Plan de Conservación Documental”, el cual está
orientado a emprenden acciones que garanticen la conservación de los documentos en
soporte papel y análogos. En cuanto al segundo componente: “Preservación digital” se
desarrollará actualmente, y es el proceso más complejo de los requisitos.
Valoración:
En cuanto a la valoración de documentos, esta actividad se ha venido desarrollando y
afianzando con la aplicación de la Tablas de Valoración y Retención Documental,
constituidas como instrumentos valiosos para la gestión documental institucional debido a
que permite dar el valor real a los documentos que son vitales para la entidad.
INSUMOS PARA INICIAR EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
NOMBRE CANTIDAD V. UNIDAD V. TOTAL
CAJA RESMA TAMAÑO OFICIO 1 $175.000 $175.000
CAJA RESMA TAMAÑO CARTA 1 $145.000 $145.000
CAJA ARCHIVO INACTIVO #12 100 $8.290 $829.000
CAJA ARCHIVO INACTIVO #20 30 $16.750 $502.500
CINTA TRANSPARENTE 2 $19.000 $38.000
PEGANTE PEGA STICK BARRA 2 $10.500 $21.000
LAPIZ NEGRO #2 10 $1.000 $10.000
SACAPUNTAS METALICO 5 $1.050 $5.250
CLIP MARIPOSA GIGANTE X12 2 $3.300 $6.600
MARCADOR MARFIL FINO 12 $2.650 $31.800
FOLDER COLGANTE CAFÉ TAYMEN 30 $1.000 $30.000
GUIA FOLDER NORMAFOLD AZUL 10 $1.450 $14.500
GANCHO DOBLE CLIP RKX12 1 $9.700 $9.700
PEGA NOTAS SURT X5 2 $9.500 $19.000
CLIP PLASTIFICADO COLORES 1 $2.800 $2.800
BOLIGRAFO NEGRO 12 $950 $11.400
CARPETA SELUGUIAS ELASTICO 1 $5.800 $5.800
CARPETAS CELUGUIAS OFICIOS 10000 $1.000 $10.000.000
REFUERZO ESTANTERIA 1 $1.000.000 $1.000.000
ESCANER 2 $3.500.000 $7.000.000
COMPUTADORES 2 $2.500.000 $5.000.000
ARCHIVADORES 10 $519.000 $5.190.000
ESTANTERIAS 10 $190.000 $1.900.000
IMPRESORA EPSON TINTA 1 $1.000.000 $1.000.000
DISCO DURO SSD DE 4TB 1 $800.000 $800.000
HONORARIOS 5
TOTAL $33.747.350
PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL:
Realización de Inventarios Documentales de Gestión:
Para esta tarea asignada por plan de acción, se diseñó una Macro de registro para el
inventario documental, la cual consta de los campos descritos en el Formato de Inventario
Documental reglamentado por el Archivo General de la Nación. Se realizó la capacitación
en el uso de la herramienta a través de una jornada de reinducción e inducción para el
personal administrativo y contratistas. Además de ello, para las dependencias que así lo
requirieron, se les programó sesiones personalizadas para el entrenamiento en el uso de
la herramienta.
Diseño del Sistema Integrado de Conservación:
En cuanto a esta actividad, se actualizó el Diagnóstico Integral de Archivos, el cual es el
insumo principal para la elaboración del SIC. Una vez se actualizó esta
herramienta, se inició con la elaboración del primer componente, Además de ello, se
elaboró un cuadro de mando, cronograma y presupuesto para la ejecución de este.
Estudio pertinencia clasificación digital:
Respecto a esta actividad, se realizó un análisis detallado sobre la implementación de
digitalización en algunos procedimientos de la Institución. Las etapas fueron las
siguientes:
Diseño de herramienta para la recopilación de la información: Se diseñó un archivo en
Excel donde se detallan los tiempos, costos, y gastos de los trámites seleccionados para
evaluar.
Recopilación de información con las oficinas de los trámites que tuvieran contacto directo
con el usuario.
1. Consolidación de la información reportada por las oficinas.
2. Elaboración de presentación final para las directivas.
3. Presentación a directivas.
MEJORA CONTINUA:
Aplicación Sistema de Inventario Documental Institucional SIDI:
Con la utilización de este sistema el inventario documental del archivo central se
encuentra completamente descrito e identificado. Actualmente nos encontramos en la
aplicación de la primera Tabla de Retención Documental correspondiente a las vigencias.
Integración PINAR:
Se logró la integración de Plan Institucional de Archivos - Pinar con el Plan Integrado de
MIPG, con esto podemos elevar todas las necesidades y avances de la gestión
documental al nivel de la alta dirección.
Clasificación y organización de documentos:
Cambio y actualización de carpetas en mal estado:
