Fase de preauditoria
Antes de comenzar el proceso, se realiza un análisis general de la organización
que será auditada. De esta manera, el equipo de auditoría puede tener una mejor
comprensión de cómo funcionan los procesos y cuáles son los objetivos de la
entidad.
En este punto se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Marco jurídico: este es el contexto legal que regula a la empresa, su actuación
y la forma en la que se asocia con otras organizaciones.
Regulación interna: aquí se incluye la información que ha generado la propia
entidad como mecanismo de autorregulación. Por ejemplo, los reglamentos, los
acuerdos, las actas de junta directiva, resoluciones, etc.
Estructura organizacional: son los elementos que ayudan a alinear todos los
niveles de la organización, como ideas rectoras, misión, principios, valores,
objetivos, metas, procesos, métodos, tecnología, finanzas, etc.
Después de haber analizado esta información de la empresa, esta se clasifica de
la siguiente manera:
• Posición de la entidad auditada.
• Objetivos organizacionales.
• Actividades que realiza.
• Estructura de la empresa.
• Recursos con los que cuenta.
• Presupuesto.
• Contexto de la industria.
Antes de continuar con la siguiente fase, es importante mencionar que la
auditoría interna también puede estar basada en riesgos, es decir,
considerar los diferentes riesgos que se pueden presentar en los procesos y a los
que está expuesta la organización.
Y para garantizar una buena gestión de los riesgos operativos e incluirlos en la
auditoría, por ejemplo, es recomendable tener una herramienta tecnológica como
nuestro software de gestión de riesgos Pirani, que permite asociar los riesgos a
los procesos y crear controles de manera simple para evitar la materialización de
los riesgos o mitigar su impacto.
Planeación de la auditoría
En esta fase de la auditoría interna se toman los datos recopilados en la etapa
anterior y se crea un plan de auditoría, que debe ser acordado con el cliente. El
plan de auditoría debe contener las siguientes informaciones:
• Objetivos, alcance y criterios de la auditoría.
• Unidades y áreas que serán auditadas dentro de la empresa.
• Funcionarios encargados de la calidad de los procesos.
• Aspectos prioritarios.
• Tiempo y duración de las inspecciones: fechas y lugares.
• Cronograma de reuniones.
• Requerimientos confidenciales.
• Estructura y entrega del informe final.
Asignación del equipo auditor
El auditor líder debe definir quiénes son los funcionarios que se ocuparán de
realizar cada una de las actividades de la auditoría. Para que el proceso sea lo más
objetivo posible, los miembros del equipo deben estar libres de conflicto
de intereses y no deben estar involucrados en las actividades que
están auditando.
• Auditor líder: se asegura de que se cumpla el plan de auditoría, de que
las actividades sean efectivas y de que se mantenga el alcance definido
previamente.
• Auditores: son los encargados de planear y desarrollar las tareas
asignadas, además, recopilan y analizan las evidencias, extraen las
conclusiones, documentan los resultados y redactan los informes.
Ejecución de la auditoría
Esta fase de la auditoría interna comienza con una reunión de apertura, en la que
se presentan los miembros del equipo y se revisa el plan. Asimismo, se plantean
las metodologías y los procedimientos que se van a utilizar, se definen
los recursos que se necesitan y se revisan los procedimientos de
seguridad y emergencia.
Posteriormente se analiza la información recolectada por el equipo auditor y se
evalúa si los criterios del plan de auditoría se están cumpliendo cabalmente.
Después de que se recopila toda la evidencia, los auditores se reúnen
con la gerencia y con los responsables de las funciones auditadas. En
esta reunión se presentan los resultados, se resuelven los desacuerdos y se
plantean las conclusiones.
Preparación del informe
El objetivo final de la auditoría interna es divulgar los resultados obtenidos. En
esta fase de la auditoría se elabora el informe de auditoría, que debe
contener las informaciones que fueron predeterminadas en el plan
inicial de auditoría, como la información del cliente, los objetivos y el alcance,
los criterios acordados, los tiempos de auditoría, la identificación del equipo
auditor, el resumen del proceso, las conclusiones, la declaración de
confidencialidad y la lista de distribución del informe.
Distribución del informe
Cuando ya esté preparado y aprobado el informe final, una copia de este debe ser
enviada al responsable de la sección correspondiente. El informe y los
documentos se entregan al encargado de calidad de la empresa y a la junta
directiva para que posteriormente sea archivado.
Seguimiento de las acciones
Cuando no haya conformidad con el informe final, se plantean y se registran las
acciones correctivas. Estas deben ser notificadas al encargado de calidad
para que haga el trámite correspondiente y las resuelva en el tiempo
estipulado.
PASOS A REALIZAR EL CRONOGRAMA DE AUDITORIA
EJEMPLO #1:
EJEMPLO #2
EJEMPLO #3
Bibliografía
AUDITOOL. (s.f.). AUDITOOL. Obtenido de RED GLOBAL DE AUDITORIAS Y CONTROL INTERNO:
[Link]
cronograma-de-trabajo-de-auditoria?category_access=1
VERCANEZ, S. (s.f.). SCRIBD. Obtenido de
[Link]
Y-EXTERNAS-SISTEMA-DE-GESTION-DE-SEGURIDAD-Y-SALUD-EN-EL-TRABAJO
