CONJUNTO RESIDENCIAL CASTILLA CENTRAL PH
ACTA DE REUNIÓN
Código: Fecha: 25/07/2023 Versión: 1
ACTA No. 52023 Elaborada por Maye Fernanda Correa Grizales
Fecha 25/07/2023 Hora 20:00:00 Lugar Sede Administrativa
Asunto Reunión mensual de seguimiento entre Consejo y administración
ASISTENTES
Asistió Asistió
Nombres Torre Apto Nombres Torre Apto
Si No Si No
Maye Fernanda Correa Grizales 1 904 x
Yennifer Beltrán 2 205 x
Alejandro Garcia 3 1901 x
Fredy Alejandro Camacho 1 1510 x
Juan Carlos Palacios
Orden del día
1. Verificación quorum
Item Desarrollo de la agenda
1. Verificación quorum Aprobado.
El contador durante la socialización del informe indica que:
1. La cartera tuvo una reducción de aproximandamente 15 millones entre el mes de mayo y
junio. Lo cual posiblemente obedece a las reuniones de cartera, así como, gestión por parte
de la empresa de cobranzas. Vale la pena mencionar que, la empresa de cobranzas debe
anexar a la factura el informe de gestión, en aras de validar la cantidad de apartamentos que
efectuaron pagos a traves de acuerdos realizados con ellos.
2. Se llevará a cabo otra jornada de cartera, dado que aún, se evidencian consignaciones por
identificar de copropietarios que están al día.
3. Desde administración se remitirá la cuenta de cobro entre el xx y xx de cada mes al
Minimarket.
4. Manifiesta que desde administración no le pasan a tiempo información contable de multas
o alquiler de salones.
2.Informe contable
5. Solicita mantener información a la mano de recaudos para hacer un gestión correcta.
6. La póliza de Servifin para áreas comunes, no se ha pagado. Por ende, requiere el saldo.
7. Pagos a proveedores, corte del 23 al 23 de cada mes, del 20 al 25 de cada mes los
proveedores deben pasar las cuentas de cobro o facturas, la validación de documentos por
parte de administración 2 días hábiles posterior al 25 de cada mes, antes del último día del
mes el contador genera la revisión y freddy efectua los pagos el primer miércoles de cada
mes, en casos fortuitos el jueves. Aplica para todos los proveedores.
8. El consejero Freddy indica que se validaron las compras con mayor recurrencia y se
identificó que la mayor necesidad surge por insumos de ferreteria, por lo cual se generó
negociación.
9. Respecto a la caja menor de la copropiedad se aprueba un valor de un millón de pesos
moneda corriente ($1.000.000)
10. La consejera Yennifer sugiere efectuar el pago de retención en la fuente dentro de los
tiempos establecidos.
11. A la caja menor se le da manejo acorde con lo que establezca el contador, en la medida
en que requiere, un arqueo de caja validado. Se debe consignar por completo los ingresos de
caja menor.
2.Informe contable
12. La consejera Yennifer sugiere validar los gastos que se están generando, en la medida en
que, se esta sobreejecutando el presupuesto. Vale la pena mencionar que, se han generado
gastos fortiutos producto de la parte operativa del conjunto, así mismo, se han determinado
mejoras para la copropiedad.
13. Sugiere el seguimiento a la ejecución presupuestal.
14. Concluye indicando que ofrece como valor agregado la presentación de la distrital.
3. Votación respecto al valor del contrato de gimnasio más salón Por votación unanime de los consejeros que asisten a la reunión se aprueba por un valor total
para uso como bodega o venta de productos propios de este. de un millón ciento cincuenta mil pesos moneda corriente ($1.150.000)
Se da aprobación a la compra de puntos ecológicos, en el compromiso queda el detalle
Los extractores funcionarán entre las 6:00 y 18:00 horas.
Las puertas de los shuts deben cerrarse con candado a las 21:30 y habilitarse a las 5:00
4. Varios Validar la posibilidad de contratar personal especializado en el tema de fachadas para
efectuar un concepto técnico y poner la queja formal ante la constructora
Venta de maquina gimnasio multifuerza Freddy Camacho por valor de un millon trescientos
mil pesos moneda corriente (1.300.000)
Próxima reunión de consejo entre el 22 y 29 de agosto, acorde con disponibilidad
FECHA
COMPROMISOS RESPONSABLE COMENTARIOS % CUMPLIMIENTO
PROGRAMADA
Próxima reunión de
Validar que una vez la empresa de cobranzas Julián Palacio consejo El consejero Freddy Camacho validará
0%
pase la factura, anexe el informe de gestión. (Administrador) (entre el 25 y 30 de que dicho informe se encuentre anexo.
agosto de 2023)
Julián Palacio
(Administrador)
03/08/2023
Jornada de cartera - 0%
16:00 a 19:00
Henry Carreño
(Contador)
Firma acta de asamblea de un integrante de la Julián Palacio
28/07/2023 - 0%
comisión verificadora. (Administrador)
Freddy Camacho
(Consejero -
Tesorero)
Validación de caja a nivel general 3/08/2023 - 0%
Henry Carreño
(Contador)
Elaboración del RUB, el plazo máximo ante la
DIAN es el 31/07/2023. En caso de requerir Julián Palacio
30/07/2023 - 0%
apoyo, le avisa al contador por correo con (Administrador)
antelación
Freddy Camacho
Crear formato de cuenta de cobro unificado (Consejero - 4/08/2023 - 0%
Tesorero)
Julián Palacio
Remisión de recaudos del mes al contador 02 y 15 de cada mes Permenente 0%
(Administrador)
Emisión de cuentas de cobro para la Henry Carreño
07 de cada mes Permenente 0%
copropiedad (Contador)
Remisión de acta interna de consejo para
Maye Correa
validación de compromisos y aprobación de 28/07/2023 - 0%
(Consejera)
cotizaciones
Respecto a los puntos ecologicos se da
Julián Palacio
aprobación a la compra de tres (3) unidades 3/08/2023 - 0%
(Administrador)
por mercado libre (deben tener techo)
Maye Correa
Remisión del acta de la presente reunión 26/07/2023 - 0%
(Consejera)
Horario de encendido y apagado de Julián Palacio
Todos los días Permenente 0%
extractores de aire de 6:00 a 18:00 horas (Administrador)
Compra de sesenta (60) candados para las
Julián Palacio
puertas de los shuts. Cerrar a las 21:30 y Todos los días Permenente 0%
(Administrador)
habilitar a las 5:00
Yennifer Beltrán
Cotizar evaluación fachadas 4/08/2023 Permenente 0%
(Consejera)
Julián Palacio
Validar pago del mes de abril para minimarket 26/07/2023 - 0%
(Administrador)
Solicitar ante el banco el código de pago del Julián Palacio
28/07/2023 -
gimnasio (Administrador)
Remitir por lo menos tres (3) cotizaciones de Julián Palacio
25/08/2023 - 0%
auditoria forense (Administrador)
Profondos de bicicleta estática y trotadora.
Valor de cada boleta: treinta mil pesos Julián Palacio
18/08/2023 - 0%
($30.000). Mandar a hacer talonario y (Administrador)
proyectar la rifa a dos (2) meses.
Julián Palacio
Habilitar el botón de terraza en cada ascensor 4/08/2023 - 0%
(Administrador)
Validación cuentas contables de ingresos por Julián Palacio
11/08/2023 - 0%
salones sociales (Administrador)
Pasar fondo de imprevistos, de cuenta de Julián Palacio
27/07/2023 - 0%
ahorros a corrientes (Administrador)
Juan Carlos Palacios
Validar contrato de prontomatic 25/08/2023 - 0%
(Consejo)
Caja para proteger botones de equipos de Julián Palacio
28/08/2023 - 0%
extracción (Administrador)
Gestionar con la empresa de cenizeros e Julián Palacio
26/07/2023 - 0%
informar al consejo la fecha de entrega (Administrador)
Remitir por lo menos tres (3) cotizaciones de Julián Palacio
28/08/2023 - 0%
asador y techar (Administrador)
Minimizar la rotación de vigilantes (por lo Julián Palacio
Se valida cada mes Permenente
menos deben durar 6 meses) (Administrador)
CUMPLIMIENTO PROMEDIO DEL EQUIPO 0%
LECTURA Y APROBACION DEL ACTA
El presidente de la reunión hace lectura del acta y esta es aprobada. En constancia de todo lo anterior se firma por el
presidente y secretaria de la reunión.
Presindente Secretaria
Alejandro Garcia Romero Maye Fernanda Correa Grizales
C.c. 1.014.215.842 C.c. 1.018.480.895
