Descripción Documental I
Módulo 2
Material confeccionado por el Equipo docente de la asignatura Descripción
Documental
1. MARC - Machine Readable Cataloging
MARC es el acrónimo de Machine Readable Cataloging o Catalogación legible por máquina,
lo que significa que una máquina puede leer e interpretar los datos contenidos en un registro
catalográfico en función de una serie de elementos que actúan como “señaladores” de los
datos.
MARC 21 es un protocolo de identificación para el intercambio de información que permite
estructurar e identificar los datos de tal forma que puedan ser reconocidos y manipulados por
computadora. El formato MARC 21 permite el almacenamiento y la recuperación de la
información, así como el intercambio de registros entre diferentes sistemas automatizados.
En la década de los sesenta la Biblioteca del Congreso desarrolló el Formato LC MARC, como
un sistema de aplicación de números, letras y símbolos en registros catalográficos que
permitiera marcar diversos tipos de información. El formato original LCMARC se transformó
en MARC 21 y ha llegado a ser la norma utilizada por la mayoría de los sistemas bibliotecarios
automatizados. El formato bibliográfico MARC 21 (así como su documentación oficial) es
preservado por la Biblioteca del Congreso y se publica bajo el título MARC 21 Format for
Bibliographic Data.
2. Terminología de MARC 21
2.1 CABECERA
Es un conjunto de datos que proporciona información sobre el procesamiento del registro y
aspectos relacionados con el formato del documento. Tiene una longitud fija de 24 posiciones
y es el primer campo de un registro MARC.
La cabecera no tiene indicadores ni códigos de subcampo; los elementos se definen por su
posición. El valor de cada posición determina los diferentes aspectos relacionados con el
registro: nivel de codificación, tipo de documento, nivel bibliográfico, etc.
2.2 ETIQUETA
Número de tres dígitos que identifica a un grupo de campos (tipo de datos)
Las Etiquetas se dividen en centenas. Las divisiones básicas de los registros MARC 21 son:
0XX Números, información y códigos de control
1XX Asiento principal
2XX Títulos, edición, pie de imprenta (en general: el título, la mención de responsabilidad, la
mención de edición y la información de publicación)
3XX Descripción física, etc.
4XX Mención de serie (tal como se presenta en el libro)
5XX Notas
6XX Asientos secundarios temáticos
7XX Asientos secundarios (autores y títulos)
8XX Asientos secundarios de serie (formas normalizadas)
Los 9XX se han reservado para usos definidos en forma local, tales como los números de
códigos de barras. Las bibliotecas, los distribuidores o los sistemas locales pueden definirlos
y usarlos para incluir diversos tipos de información en los registros. Los grupos X9Xs (09X,
59X, etc.) se reservan también para uso local, con la excepción del 490.
Ejemplo: Etiqueta 245 en Koha se la denomina Mención de título
2.3 CAMPOS
Son las unidades lógicas de información en las que se divide cada registro bibliográfico. Los
campos pueden ser:
● CAMPOS DE CONTROL (de longitud fija): etiquetas 001-008.
Cada campo está formado por un conjunto de posiciones y cada una de ellas se
representa por un carácter. Contienen números de control del registro y otras
informaciones codificadas que se utilizan en el proceso de los registros bibliográficos
legibles por ordenador. El valor informativo se determina de acuerdo con los valores
establecidos en el formato MARC 21 para registros bibliográficos. No contienen
indicadores ni códigos de subcampo.
● CAMPOS DE DATOS (de longitud variable) etiquetas 01X-9XX.
Contienen los elementos informativos del documento: autor, título, serie, número
normalizado, datos de publicación, materias, etc.
2.4 SUBCAMPOS
La mayoría de los campos contienen varios elementos de información. Cada tipo de datos
dentro de un campo se llama subcampo, y cada subcampo está antecedido por un código de
subcampo.
● Códigos de subcampo: Los códigos de subcampo están formados por una letra
minúscula (ocasionalmente mediante un número) antecedida por un delimitador. El
delimitador está formado por un símbolo que se utiliza para separar los diferentes
subcampos. Cada código de subcampo indica el tipo de dato que le sigue. (La
documentación MARC enumera y describe los códigos que son válidos para cada
campo en el formato bibliográfico MARC 21).
● Delimitadores: Los diferentes programas de cómputo utilizan diversos signos para
representar a los delimitadores, ya sea en forma impresa o desplegada en pantalla,
aquí utilizaremos el signo $.
Ejemplo: 300 es el campo de la descripción física, parte de la descripción física es el
número de páginas representado por el $a, por lo cual la codificación completa para el
número de páginas es 300$a.
2.5 REPETIBILIDAD
Algunos campos y subcampos pueden ser repetibles, es decir, pueden ocurrir más de una
vez. En los manuales podrán aparecer con una R (repetibles) y con NR las que no son
repetibles y aparecen una sola vez.
Ejemplo: El autor es un elemento repetible porque puede aparecer más de una vez, una
obra puede tener más de un autor.
3. Puntos de acceso.
Los puntos de acceso son el o los términos por los cuales puede ser buscado un registro
bibliográfico.
Pueden generarse puntos de acceso por:
● Nombre personal de autor
● Entidad corporativa (Cuando es autora, no editora)
● Por título
● Por materia
INFORMACIÓN IMPORTANTE
Los puntos de acceso principales nunca son repetibles,no pueden suceder más de una
vez. Es decir, si una obra tiene como punto de acceso principal a un autor, no puede tener
como punto de acceso principal otro autor o un título. A diferencia de esto, los puntos de
acceso secundarios pueden ocurrir más de una vez.
Los puntos de acceso siguen una serie de reglas para su asignación:
Recursos con único autor
1. Punto de acceso principal por autor
Recursos con dos autores
1. Punto de acceso principal del primer autor
2. Punto de acceso secundario por el segundo autor
Recursos con tres autores
1. Punto de acceso principal del primer autor
2. Punto de acceso secundario por el segundo autor
3. Punto de acceso secundario por el tercer autor
Recursos con más de tres autores
1. Punto de acceso principal del primer autor
2. Punto de acceso secundario por el segundo autor
3. Punto de acceso secundario por el tercer autor
4. Registrar todos los autores
Recursos anónimos
1. Punto de acceso principal por título
Recursos cuya autoría es una entidad corporativa
1. Punto de acceso principal por entidad corporativa
Recursos cuya autoría son dos entidades corporativas
1. Punto de acceso principal por la primera entidad corporativa
2. Punto de acceso secundario por la segunda entidad corporativa
Recursos cuya autoría son tres entidades corporativas
1. Punto de acceso principal por la primera entidad corporativa
2. Punto de acceso secundario por la segunda entidad corporativa
3. Punto de acceso secundario por la tercera entidad corporativa
Recursos cuya autoría son más de tres entidades corporativas
1. Punto de acceso principal por la primera entidad corporativa
2. Punto de acceso secundario por la segunda entidad corporativa
3. Punto de acceso secundario por la tercera entidad corporativa
4. Registrar todas las entidades corporativas
Recursos que no tienen rol de autor, es decir que cuentan con compiladores,
editores u otro rol
1. Punto de acceso principal por título
2. Punto de acceso secundario por cada compilador, editor, etc.
4. RDA: Descripción y Acceso a Recursos
La gestación de Resource Description & Access (RDA) —el código de catalogación que
reemplaza a la segunda edición de las Anglo American cataloguing rules (AACR2)— ha sido
un largo proceso que se inicia a mediados de la década de los años noventa y que culmina
el 31 de marzo de 2013. Es en esta fecha cuando la Library of Congress, la British Library, la
National Library of Australia y Libraries Australia empiezan a usar las directrices e
instrucciones RDA de manera exclusiva para la catalogación de sus colecciones.
Ya en el primer punto, las RDA declaran que su objetivo es el de proporcionar las directrices
e instrucciones que faciliten el descubrimiento de recursos, de manera que ayuden a los
usuarios a realizar aquellas tareas que llevan a cabo en el catálogo. En este sentido, las RDA
recuperan, con alguna diferencia terminológica, las tareas del usuario establecidas en los
FRBR y los FRAD. Así, la descripción documental ha de facilitar encontrar aquellos recursos
que responden a los criterios de búsqueda del usuario; identificar un recurso y distinguirlo de
otros con características similares; seleccionar el recurso adecuado a las necesidades del
usuario y obtenerlo.
4.1 RDA y MARC – ¿Cómo se complementan?
Como hemos visto MARC indica qué componentes y atributos deben contemplarse en un
registro bibliográfico, mientras que las normas o directrices de catalogación indican cómo
deben consignarse los atributos.
Las RDA han generado una transformación radical en la manera de concebir la catalogación.
Dicha transformación se materializa en dos grandes divisiones al interior de RDA. Por un lado,
en lo concerniente al registro (descripción) y la visualización y ordenamiento de los datos. Por
otro lado, en lo relativo a identificar y asociar entidades. La culminación de la descripción
produce un
resultado final que consiste en datos, en lugar de registros bibliográficos.
Con RDA, será necesario distinguir claramente los dos aspectos de la catalogación que,
tradicionalmente, han sido siempre tratados contemporáneamente: 1) Cómo se registran los
datos; 2) En qué forma y orden presentarlos, visualizarlos. El nuevo estándar responde al
primer interrogante, más no al segundo, indicando que la solución – la visualización –
dependerá de las opciones tecnológicas que adoptará quien produce los datos y,
naturalmente, del contexto en el que serán presentados y, en última instancia, dependerá de
las necesidades de los lectores. Para nosotros este es trabajo de MARC y KOHA.
En la primera parte del texto, las directrices abordan el tema del registro de los atributos de
una entidad (identificar una entidad), mientras que en la segunda son tratadas las relaciones
de la entidad identificada con otras entidades (asociar una entidad). Identificar y asociar una
entidad son los dos objetivos fundamentales de RDA. Identificar implica el registro de los
atributos de una entidad, con un procedimiento análogo al de la creación de un registro de
autoridad para esa entidad: por este motivo, las directrices ordenan en modo sistemático la
identificación de las entidades de todo tipo previstas en FRBR: personas, familias, entidades
corporativas, obras, expresiones, manifestaciones e, incluso, ítems. Este procedimiento
sistemático aumenta la granularidad de los datos que, en esta fase del proceso, sirven para
identificar las entidades, pero no para aclarar las relaciones que existen entre ellas; por
ejemplo, podríamos contar con los datos concernientes a una obra, pero no saber que entre
ellos hay una conexión, una relación. Es por este motivo que el segundo objetivo de RDA es
el de asociar las entidades sobre la base de nexos conceptuales y funcionales.
4.2 Principios de RDA
4.2.1 Uso común de la lengua
Según este principio los datos bibliográficos del registro diferentes de los que formen parte
de la transcripción deben reflejar el uso común en la lengua y
escritura (RDA 0.4.3.7). La aplicación de este principio restringe el uso de abreviaturas en el
caso de que aparezcan en el recurso.
Por otro lado, el principio de exactitud (RDA 0.4.3.5) establece que si los datos de la
descripción resultan ambiguos, ininteligibles o confusos, debe proporcionarse información
suplementaria que los clarifique. Cuando así sea, esas adiciones, al no estar contenidas en
el recurso, se harán constar entre corchetes.
4.2.2 Representación
Este principio establece que un registro bibliográfico tiene que ser una representación del
recurso (RDA 0.4.3.4). El catalogador debe transcribir la información tal y como aparezca en
las fuentes de información preferidas según el formato de presentación del recurso (RDA
2.2.2). Para poder llevar a cabo una representación lo más fidedigna posible del recurso
incluso se reproducen las inexactitudes (RDA 1.7.9, 2.3.1.4). En las AACR2 también deben
transcribirse. La diferencia está en la manera en que se hace constar. Las AACR2 prescriben
que la forma correcta se transcribe a continuación de la incorrecta, precedida de las
abreviaturas [sic] o [.e.] entre corchetes; en las RDA la forma incorrecta y la forma correcta
se especifica en una nota, siempre que se considere necesario. En el caso de que se trate
de un título, si se considera importante para la identificación o el acceso, se añade en un
campo de variante de título.
Por esa misma razón, las palabras o frases que aparecen en mayúscula (RDA 1.7.2) o los
signos de puntuación (RDA 1.7.3) deben respetarse y registrarse de ese modo.
Así mismo atendiendo a este principio, también se registrará la Información relativa a los
creadores, contribuidores, familias o entidades corporativas que aparezca asociada a su
nombre en el recurso. Igual que la información relativa a la mención de responsabilidad, a la
mención de la edición o los lugares de publicación que se citen.
4.2.3 Diferenciación
La descripción debe servir para diferenciar el recurso descrito de otros recursos. La
descripción de una entidad asociada con un recurso debe servir para diferenciar esta entidad
de otras entidades, así como de otras identidades usadas por la misma entidad.
4.2.4 Suficiencia
La descripción debe ser suficiente para que responda a las necesidades del usuario para la
selección del recurso adecuado.
4.2.5 Relaciones
La descripción debe indicar las relaciones bibliográficas entre el recurso descrito y otros
recursos y entidades asociados con él.
4.2.6 Exactitud
La descripción debe proporcionar información complementaria para corregir o aclarar las
representaciones del recurso en sí mismo que sean ambiguas, ininteligibles o confusas.
4.2.7 Atribución
La descripción de las relaciones entre un recurso y una persona, una familia y una entidad
corporativa asociada con este recurso deben reflejar las atribuciones de responsabilidad,
tanto si éstas son exactas o no. Las atribuciones pueden encontrarse en el recurso mismo o
en fuentes de referencia.
4.2.8 Uso o práctica común
Las directrices e instrucciones para registrar los otros elementos que no forman parte de la
transcripción deben reflejar el uso común en la lengua y la escritura de la agencia de
catalogación.
4.2.9 Uniformidad
Las directrices e instrucciones proporcionadas en los apéndices sobre el uso de mayúsculas,
abreviaturas, orden de los elementos, puntuación, etc. deben servir para promover la
uniformidad en la descripción de los datos.
Como hemos visto hasta ahora, RDA se rige por la filosofía “Toma lo que ves” dejando un
tanto de lado a la catalogación apuntada a la normalización estricta, es por ello que es
sumamente importante que cada unidad de información genere políticas para tratar a cada
atributo o elemento a describir.
