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4. ESTABLECER EL ALCANCE DEL PROYECTO tentación de ofrecer soluciones rápidas y tomarse el tiempo para entender el problema en
Definir objetivos claros es fundamental para el éxito de cualquier proyecto. Saber cuál es el profundidad antes de abordarlo.
propósito del proyecto y cuáles son los problemas que se pretenden abordar es esencial
para guiar el desarrollo del proyecto y tomar decisiones informadas a lo largo del camino. Imaginemos que una empresa de venta en línea está experimentando una tasa de
abandono del carrito de compras más alta de lo normal. El equipo de marketing de la
Además, es importante tener en cuenta qué problemas no se pretenden abordar, para empresa podría saltar a la conclusión de que la razón de esto es que los precios son
evitar perder tiempo y recursos en áreas que no son relevantes para el objetivo del demasiado altos. Sin embargo, es importante tomarse el tiempo para analizar el problema
proyecto. Al establecer límites claros, el equipo de proyecto puede enfocarse en las tareas y antes de llegar a cualquier conclusión.
objetivos más importantes para lograr el éxito del proyecto.
El equipo de marketing podría hacer una lluvia de ideas para identificar las posibles causas
4.1. Defina el problema del abandono del carrito de compras y desarrollar soluciones alternativas. Por ejemplo:
Definir el problema de un proyecto implica identificar la necesidad o el desafío que se • ¿El proceso de pago es complicado o toma demasiado tiempo?
pretende abordar con el proyecto. Para hacerlo, es importante formular preguntas que • ¿La página web es difícil de navegar o no carga correctamente?
ayuden a revelar las cuestiones prácticas y comerciales que están en juego. Algunas de • ¿Los costos de envío son demasiado altos o poco claros?
estas preguntas pueden incluir: • ¿Los clientes necesitan más información sobre los productos o políticas de devolución?
• ¿Qué necesidad o problema estamos tratando de solucionar?
• ¿Quiénes son los usuarios o las partes interesadas involucrados? Es importante tener en cuenta que el problema puede ser multifacético y tener varias
• ¿Cuáles son los obstáculos que impiden la solución del problema? causas subyacentes. Al realizar una investigación exhaustiva y considerar varias soluciones
• ¿Cuáles son las limitaciones de recursos (tiempo, dinero, personal) que debemos tener alternativas, el equipo de marketing puede desarrollar una solución más efectiva y a largo
en cuenta? plazo para abordar el problema de la tasa de abandono del carrito de compras.
• ¿Cómo podemos medir el éxito o el impacto del proyecto?
4.2. Haga una lluvia de ideas con alternativas
Una vez que se ha definido el problema, es importante no adoptar las soluciones más Una lluvia de ideas con alternativas es una técnica utilizada en la gestión de proyectos y
obvias y superficiales. En su lugar, se deben explorar soluciones alternativas a través de una resolución de problemas para generar ideas y opciones para solucionar un problema o
lluvia de ideas, involucrando a todas las partes interesadas y fomentando la creatividad y el lograr un objetivo específico. En lugar de simplemente generar una lista de ideas, esta
pensamiento innovador. La lluvia de ideas puede generar una amplia variedad de técnica implica generar varias alternativas para cada idea propuesta.
soluciones y alternativas, lo que ayuda a evaluar y seleccionar la mejor opción para resolver
el problema identificado. El proceso de lluvia de ideas con alternativas implica identificar un problema o un objetivo
específico, y luego generar una lista de ideas sobre cómo resolver ese problema o lograr
4.1.1. Evite ofrecer soluciones precipitadas ese objetivo. En lugar de elegir una idea, se generan varias alternativas para cada idea
Es cierto que, al abordar un proyecto, es importante evitar ofrecer soluciones precipitadas propuesta. Esto puede ayudar a mejorar la calidad de las soluciones propuestas y a
antes de comprender completamente el problema que se pretende resolver. A menudo, el encontrar la mejor opción.
problema real puede no ser obvio o puede requerir una comprensión más profunda antes
de definirlo correctamente. Por ejemplo, si un equipo de proyecto está tratando de encontrar una solución para reducir
los costos de producción, en una sesión de lluvia de ideas con alternativas, podrían
Saltar a soluciones demasiado rápido puede llevar a soluciones ineficaces y costosas, ya que proponer una idea como reducir el número de horas de trabajo necesarias para producir un
no se ha evaluado adecuadamente el problema subyacente. En lugar de ello, es importante producto. Luego, podrían generar varias alternativas para esa idea, como automatizar el
hacer preguntas adicionales y explorar el problema en mayor detalle antes de comenzar a proceso de producción, subcontratar ciertas partes del proceso a un proveedor externo, o
buscar soluciones. capacitar al personal para trabajar de manera más eficiente.
La lluvia de ideas con alternativas puede ser especialmente útil cuando se trata de resolver
Para asegurarse de definir el problema adecuadamente, es útil hacerse preguntas como: problemas complejos que no tienen una solución clara. Al generar múltiples opciones para
• ¿Qué problema estamos tratando de resolver? cada idea, los equipos de proyecto pueden evaluar cuidadosamente cada opción y elegir la
• ¿Cuáles son las causas subyacentes del problema? mejor solución para el problema o el objetivo en cuestión.
• ¿Quiénes son las partes interesadas en el problema y cómo les afecta?
• ¿Qué limitaciones hay que tener en cuenta, como recursos, tiempo y presupuesto? 4.3. Identifique las partes interesadas
• ¿Cómo se medirá el éxito en la resolución del problema? Las partes interesadas, también conocidas como stakeholders en inglés, son
individuos o grupos que pueden verse afectados por un proyecto o que pueden influir
Responder a estas preguntas puede ayudar a comprender mejor el problema y garantizar en su resultado. Esto puede incluir a personas dentro o fuera de la organización que
que se defina adecuadamente antes de buscar soluciones. Es importante resistir la lleva a cabo el proyecto, como patrocinadores, clientes, empleados, proveedores,
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reguladores, competidores, entre otros. Identificar a las partes interesadas es 7. Observar cambios en los objetivos de la organización: El patrocinador se asegura
importante para asegurarse de que el proyecto cumpla con sus expectativas y de estar al tanto de los cambios en los objetivos de la organización que puedan
necesidades, y también para gestionar las posibles influencias que puedan tener en el afectar los objetivos del proyecto.
proyecto. 8. Ayudar a los gerentes a resolver dificultades: El patrocinador ayuda a los gerentes
a resolver cualquier dificultad con respecto a cómo sus subordinados directos
1. Proveedores y contratistas: aquellos que suministran materiales, servicios o dividen su tiempo entre las tareas del proyecto y sus funciones regulares.
productos necesarios para el proyecto
2. Los propios miembros del equipo del proyecto: aquellos que trabajan 4.4. Defina objetivos
directamente en el proyecto y tienen una participación activa en su éxito Definir objetivos claros y alcanzables es fundamental para el éxito de cualquier
3. Organizaciones externas interesadas: como reguladores gubernamentales o proyecto. Los objetivos son las metas que el proyecto debe alcanzar para ser
grupos de defensa del consumidor considerado exitoso, y deben estar alineados con las necesidades y expectativas de
4. Accionistas o inversores: aquellos que tienen una inversión financiera en el las partes interesadas.
proyecto y cuyo retorno de inversión depende del éxito del proyecto
5. Los usuarios finales: aquellos que utilizarán el resultado del proyecto y que Para definir los objetivos de un proyecto, es importante tener en cuenta la visión y
podrían proporcionar información valiosa sobre su satisfacción con el proyecto. estrategia de la organización, así como también los requisitos y necesidades de las
partes interesadas. Una vez que se han identificado estos elementos, se pueden
Es importante identificar a todas las partes interesadas relevantes y sus intereses, establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo
para poder tomar decisiones informadas y equilibrar las necesidades y expectativas determinado (conocidos como objetivos SMART).
de todas las partes involucradas en el proyecto. La definición coherente de los
objetivos del proyecto, basados en las expectativas de las partes interesadas, ayudará Es importante que los objetivos sean realistas y alcanzables, ya que, si son demasiado
a mantener un enfoque claro y coherente en todo el proceso de gestión del proyecto. ambiciosos o vagos, pueden ser difíciles de medir y alcanzar. Además, es importante
estar preparados para ajustar los objetivos a medida que se avanza en el proyecto, ya
4.3.1. Lo que hacen los patrocinadores que las circunstancias pueden cambiar y los objetivos pueden necesitar ser refinados
En general, el patrocinador (Project sponsor) es la persona clave que tiene la para asegurar que el proyecto siga en la dirección correcta.
responsabilidad final de garantizar que el proyecto se realice de manera efectiva y
que se cumplan los objetivos del mismo. Es crucial que el patrocinador tenga una 4.4.1. Los objetivos SMART y cómo se alcanzan
comprensión clara de los objetivos del proyecto y trabaje en estrecha colaboración Los objetivos SMART son una herramienta popular para establecer objetivos claros y
con el equipo de proyecto para garantizar que se logren los resultados deseados. alcanzables en proyectos y en la gestión empresarial. El acrónimo SMART significa
• Specific (Específico),
El patrocinador de un proyecto es una parte interesada clave que desempeña una • Measurable (Medible),
serie de funciones importantes, algunas de las cuales incluyen: • Achievable (Alcanzable),
1. Autorizar el proyecto: El patrocinador es la persona que autoriza la creación del • Relevant (Relevante) y
proyecto y aprueba los recursos que se utilizarán para el mismo. • Time-bound (Limitado en el tiempo).
2. Definir el alcance del trabajo: El patrocinador tiene la autoridad para definir el
alcance del proyecto, incluyendo los objetivos, los entregables y el plazo de Los objetivos SMART ayudan a garantizar que los objetivos sean claros y concretos,
entrega. que se puedan medir y evaluar, que sean alcanzables, que estén alineados con los
3. Proveer recursos: El patrocinador proporciona los recursos necesarios para el objetivos más amplios de la organización y que tengan plazos definidos.
proyecto, incluyendo el presupuesto, el personal, el espacio, las herramientas y
los equipos. Para establecer objetivos SMART, siga estos pasos:
4. Aprobar o rechazar los resultados finales del proyecto: El patrocinador es • Específico: Defina claramente lo que quiere lograr. Sea específico en cuanto a lo
responsable de evaluar los resultados del proyecto y decidir si son satisfactorios. que se espera, por qué se está haciendo el proyecto y qué impacto tendrá.
5. Comunicar el avance del proyecto: El patrocinador se asegura de que el avance • Medible: Establezca medidas concretas para evaluar el progreso hacia el objetivo
del proyecto sea comunicado al resto de la organización, especialmente al y para determinar si se ha alcanzado el objetivo.
liderazgo, para que todos estén al tanto de su progreso.
• Alcanzable: Asegúrese de que el objetivo sea realista y alcanzable. Considere los
6. Eliminar obstrucciones organizacionales: El patrocinador ayuda a eliminar
recursos disponibles, el tiempo y las limitaciones técnicas.
cualquier obstáculo que pueda surgir en el camino del proyecto, incluyendo
• Relevante: Asegúrese de que el objetivo esté alineado con los objetivos más
obstáculos organizacionales y políticos.
amplios de la organización y que sea relevante para el proyecto en cuestión.
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• Limitado en el tiempo: Establezca una fecha límite clara para alcanzar el objetivo. 4.5. Anticipe concesiones
Esto ayudará a mantener el enfoque en el objetivo y asegurar que se alcance en Anticipar concesiones (trade-offs), significa identificar y considerar de manera
un plazo razonable. proactiva los compromisos que podrían ser necesarios para lograr los objetivos de un
proyecto o alcanzar un acuerdo con las partes interesadas. Estas concesiones pueden
Para alcanzar los objetivos SMART, es importante tener un plan detallado que incluya estar relacionadas con la calidad, el tiempo o el costo del proyecto.
los pasos específicos que se deben seguir para lograr el objetivo, los recursos
necesarios y los plazos para cada paso. También es esencial tener un sistema de Estas tres demandas (calidad, tiempo y costo) a menudo compiten entre sí y se
seguimiento y evaluación para medir el progreso y hacer ajustes si es necesario. La conocen como el "triángulo de hierro" o "triángulo de restricciones" del proyecto. Si
comunicación clara y regular con todas las partes interesadas es fundamental para se modifica cualquiera de estas variables, las otras dos también se verán afectadas.
asegurarse de que todos estén en la misma página y trabajen juntos hacia el logro de
los objetivos SMART. En este contexto, las concesiones se refieren a los ajustes o compromisos que se
deben hacer en una o más de estas áreas para lograr los objetivos del proyecto. Por
Le contaré una historia en la que se utilizó el enfoque SMART para ayudar a una ejemplo, si el objetivo es producir un producto de alta calidad, es posible que se deba
pequeña empresa a alcanzar sus objetivos de crecimiento: Hace algunos años, una aumentar el costo y/o el tiempo necesario para completar el proyecto. De manera
pequeña empresa de ropa en línea quería aumentar sus ventas y mejorar su presencia similar, si el objetivo es reducir los costos del proyecto, es posible que se deba
en las redes sociales. Sin embargo, no estaban seguros de cómo hacerlo y se sentían aceptar una calidad ligeramente inferior o una fecha de entrega más larga.
abrumados por la cantidad de trabajo que se necesitaba.
Es importante tener en cuenta que, en cualquier proyecto, habrá diferentes partes
Entonces, decidieron aplicar el enfoque SMART para establecer objetivos claros y interesadas con diferentes necesidades, expectativas y demandas. Anticipar las
alcanzables. Primero, definieron sus objetivos de la siguiente manera: concesiones implica prever los puntos de conflicto y las posibles áreas de compromiso
Objetivo 1: Incrementar las ventas en un 20% en los próximos 6 meses. que pueden ser necesarias para resolver los desacuerdos entre las partes interesadas.
Objetivo 2: Duplicar el número de seguidores en Instagram en los próximos 3 meses.
Por ejemplo, si un proyecto se está ejecutando con un presupuesto limitado, podría
Luego, utilizaron el enfoque SMART para desglosar cada objetivo en tareas específicas ser necesario reducir la calidad del producto final para cumplir con las expectativas de
y medibles. Por ejemplo, para alcanzar el objetivo 1, establecieron los siguientes costo. En este caso, la concesión sería la calidad del producto. Otra concesión podría
pasos: ser extender el plazo de entrega del proyecto para poder cumplir con los requisitos de
• Realizar una investigación de mercado para identificar las tendencias actuales y calidad y costo.
las necesidades de los clientes.
• Crear una campaña publicitaria en línea en la que se ofrezca un descuento En resumen, el éxito de un proyecto a menudo se basa en encontrar el equilibrio
especial del 10% en el primer pedido a los nuevos clientes. adecuado entre estas tres demandas y hacer las concesiones necesarias para lograr
• Crear una serie de correos electrónicos promocionales para atraer a los clientes los objetivos del proyecto dentro de las limitaciones establecidas. Esto puede requerir
existentes y fomentar las compras repetidas. una buena gestión de proyectos, habilidades de toma de decisiones y una
• Hacer seguimiento y analizar el progreso de las ventas semanalmente. comunicación clara y efectiva con el equipo del proyecto y las partes interesadas para
garantizar que las expectativas sean claras y se cumplan.
Para alcanzar el objetivo 2, establecieron los siguientes pasos:
• Crear contenido atractivo y relevante para publicar en Instagram, incluyendo Había una vez un equipo de proyecto que se encargó de construir un edificio de
fotos de alta calidad de los productos. oficinas para una empresa importante. El cliente quería un edificio de alta calidad que
• Utilizar hashtags relevantes y etiquetas geográficas para llegar a más usuarios. cumpliera con los estándares de seguridad, y que se entregara en un plazo muy
• Interactuar con los seguidores y responder a los comentarios y preguntas de ajustado y con un presupuesto limitado. El equipo del proyecto se enfrentó a un
manera oportuna. desafío importante, ya que los plazos y presupuestos no eran lo suficientemente
• Realizar campañas de publicidad en Instagram para llegar a nuevos usuarios y amplios como para permitir la construcción de un edificio de alta calidad.
aumentar el alcance.
Inicialmente, el equipo intentó cumplir con todas las demandas al mismo tiempo,
Gracias al enfoque SMART, la empresa pudo establecer objetivos claros y alcanzables, pero se dieron cuenta rápidamente de que no era posible hacerlo sin comprometer la
y desglosarlos en tareas específicas y medibles. Como resultado, lograron aumentar calidad o el plazo de entrega. Por lo tanto, comenzaron a buscar una solución que
sus ventas en un 25% y duplicar su número de seguidores en Instagram en el plazo satisficiera todas las demandas.
establecido.
El equipo del proyecto decidió realizar un análisis cuidadoso del triángulo de hierro y
hacer concesiones en cada área para encontrar el equilibrio adecuado. Decidieron
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aceptar un presupuesto limitado y trabajar dentro de sus restricciones para reducir Harvard ManageMentor es un programa de aprendizaje en línea diseñado por la
los costos. Para cumplir con los plazos, el equipo aceleró la construcción y optó por Harvard Business Publishing, una división de la Harvard Business School. El programa
un diseño simplificado que se ajustara al calendario del proyecto. ofrece cursos y módulos de aprendizaje en línea que cubren una amplia variedad de
Sin embargo, la calidad del edificio era una demanda importante que no se podía temas relacionados con la gestión empresarial, incluyendo liderazgo, estrategia,
comprometer. Por lo tanto, el equipo del proyecto se aseguró de cumplir con los finanzas, marketing, recursos humanos, negociación, entre otros.
estándares de calidad y seguridad de construcción mediante el uso de materiales de Harvard ManageMentor utiliza una combinación de metodologías de enseñanza,
alta calidad y la supervisión rigurosa de cada paso de la construcción. incluyendo estudios de caso, simulaciones, herramientas interactivas y ejercicios de
autoevaluación, para ayudar a los gerentes y líderes de todo tipo de organizaciones a
Al final, el equipo del proyecto logró completar el edificio a tiempo, dentro del desarrollar sus habilidades y conocimientos. El programa se actualiza regularmente
presupuesto y con un alto nivel de calidad. El cliente estaba satisfecho con el para asegurar que los contenidos estén a la vanguardia de las tendencias y desarrollos
resultado y el equipo del proyecto se sintió orgulloso de haber encontrado el en el mundo empresarial.
equilibrio adecuado entre las tres demandas del triángulo de hierro y haber
entregado un proyecto exitoso. El objetivo de Harvard ManageMentor es ayudar a los líderes y gerentes a desarrollar
habilidades prácticas y efectivas que puedan aplicar en su trabajo diario para mejorar
4.5.1. Tácticas de comunicación el rendimiento de sus equipos y organizaciones.
Las tácticas de comunicación son fundamentales para gestionar las concesiones y
encontrar el equilibrio adecuado entre la calidad, el tiempo y el costo del proyecto. Tomando el ejemplo del carrito de compras, utilizaremos la Hoja de trabajo para
aclarar el alcance del proyecto.
Aquí hay más información sobre estas tácticas:
1. Mantenga a todas las partes interesadas informadas: Es importante mantener a Parte I. Defina el problema
todas las partes interesadas actualizadas sobre cualquier cambio en los objetivos El problema que este proyecto debe resolver es mejorar la experiencia de compra en
del proyecto. Esto puede ayudar a garantizar que todos estén en la misma página línea en nuestra tienda virtual, ya que hemos recibido quejas de los clientes sobre la
y evita malentendidos más adelante. dificultad para encontrar los productos deseados y el proceso de pago poco intuitivo.
2. Averigüe cuál de las tres variables es la que más le importa a cada parte Esta necesidad de negocio surgió después de que notamos una disminución en las
interesada: Es importante entender las prioridades de cada parte interesada. Por ventas en línea y una mayor tasa de abandono del carrito de compras.
ejemplo, si un cliente está más enfocado en la calidad, es posible que estén
dispuestos a pagar más o a aceptar un plazo más largo para garantizar que se Parte II. Haga una lluvia de ideas con alternativas
cumplan los estándares de calidad. Al conocer las prioridades de cada parte • Rediseñar el sitio web y mejorar la navegación para que los clientes puedan
interesada, se pueden tomar decisiones más informadas y hacer concesiones encontrar fácilmente los productos que buscan.
adecuadas. • Agregar una función de búsqueda avanzada para ayudar a los clientes a encontrar
3. Explique las consecuencias de cualquier cambio: Es importante explicar las productos de manera más eficiente.
consecuencias de cualquier cambio en términos de calidad, tiempo y costo. Esto • Simplificar el proceso de pago y hacerlo más intuitivo para reducir la tasa de
ayuda a todas las partes interesadas a comprender cómo afectará el cambio al abandono del carrito.
proyecto en su conjunto, lo que puede ayudar a evitar malentendidos y reducir el • Mejorar la calidad de las imágenes de los productos y agregar más información
riesgo de conflictos. detallada sobre los mismos para ayudar a los clientes a tomar una decisión de
4. Pida a las partes interesadas que aclaren a qué están dispuestas a renunciar: Si es compra informada.
necesario hacer concesiones, es importante pedir a las partes interesadas que
aclaren qué están dispuestas a renunciar para ayudar a mantener el equilibrio Creemos que la mejor alternativa para abordar la necesidad de negocio sería
adecuado entre la calidad, el tiempo y el costo. Por ejemplo, si es necesario rediseñar el sitio web y mejorar la navegación. Esto debería hacer que sea más fácil
reducir el costo del proyecto, puede ser necesario hacer concesiones en términos para los clientes encontrar los productos que buscan y mejorar su experiencia de
de tiempo o calidad. Al comprender las concesiones que cada parte interesada compra en línea.
está dispuesta a hacer, se pueden tomar decisiones más informadas y hacer
compromisos adecuados. Parte III. Identifique a las partes interesadas
Las partes interesadas incluyen a:
4.6. Herramienta • los clientes que utilizan nuestro sitio web,
Para aclarar el alcance de un proyecto vamos a utilizar como herramienta una Hoja de • el equipo de marketing y ventas que promueve y administra el sitio web,
Trabajo que la hemos tomado de Harvard ManageMentor. • el equipo de diseño y desarrollo que trabajará en la implementación del nuevo
diseño, y
• la gerencia que supervisa el proyecto.
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Las necesidades de los clientes son encontrar los productos deseados de manera fácil En lugar de desarrollar un producto complicado lleno de características que los
y rápida y tener una experiencia de compra en línea intuitiva y satisfactoria. El equipo clientes no necesitaban, creamos QuickBooks. Escuchamos a nuestros clientes y
de marketing y ventas necesita un sitio web que atraiga y retenga a los clientes y les dimos lo que necesitaban: una herramienta de contabilidad fácil de usar y
aumente las ventas. El equipo de diseño y desarrollo necesita un alcance claro del diseñada específicamente para pequeñas empresas.
proyecto para poder cumplir con los requisitos y las expectativas de las partes
interesadas. La gerencia necesita un proyecto rentable que mejore la experiencia del Creo que la clave para crear soluciones de negocio efectivas es escuchar con
cliente y aumente las ventas. atención las necesidades del cliente. Si puedes entender los problemas que están
tratando de resolver y crear una solución que realmente funcione para ellos,
Parte IV. Defina objetivos tendrás éxito."
Los objetivos del proyecto son:
• Rediseñar el sitio web para que sea más fácil para los clientes encontrar los 4.8. Cambio progresivo en el alcance
productos deseados y mejorar su experiencia de compra en línea. El cambio progresivo en el alcance puede ser un desafío para los gerentes de proyecto
• Simplificar el proceso de pago y hacerlo más intuitivo para reducir la tasa de (Project manager), ya que puede hacer que el proyecto se desvíe del plan original y
abandono del carrito. que se requieran más recursos, tiempo y presupuesto para completarlo. Para
• Mejorar la calidad de las imágenes de los productos y agregar más información protegerse contra este cambio progresivo en el alcance, es importante resistir la
detallada sobre los mismos para ayudar a los clientes a tomar una decisión de tentación de resolver todos los problemas que surjan durante el proyecto.
compra informada.
• Aumentar las ventas en línea en un 20% en los próximos 6 meses. Para hacer esto, es esencial establecer un plan de proyecto detallado y claro desde el
• Mejorar la tasa de conversión en línea en un 15% en los próximos 6 meses. principio, que incluya objetivos específicos y definidos y un alcance bien definido.
Además, el gerente del proyecto debe trabajar con las partes interesadas para
Parte V. Anticipe concesiones comprender sus necesidades y expectativas desde el principio, de modo que se
• Es posible que se presenten demandas conflictivas en términos de calidad, tiempo puedan evitar cambios importantes en el alcance más adelante en el proyecto.
y costo. Por ejemplo, los requisitos de diseño pueden aumentar los costos y el
tiempo de implementación, pero ser necesarios para satisfacer las expectativas de En el caso de que las partes interesadas pidan un cambio en el alcance del proyecto,
los clientes y aumentar las ventas. es importante que el gerente del proyecto evalúe cuidadosamente el impacto de
• También podemos anticipar un cambio progresivo en el alcance a medida que cualquier cambio en términos de tiempo, recursos y presupuesto antes de tomar
surjan nuevas necesidades y problemas a resolver. cualquier decisión. Si el cambio progresivo en el alcance no es factible o no es
• Las partes interesadas pueden querer que el proyecto resuelva problemas rentable, el gerente del proyecto debe ser transparente y explicar claramente los
adicionales, como mejorar la experiencia de atención al cliente en línea. motivos y los riesgos involucrados.

4.7. Experiencia: Crear soluciones de negocio basadas en las necesidades del cliente En resumen, para protegerse contra el cambio progresivo en el alcance, los gerentes
Scott Cook es el fundador y presidente de Intuit, una empresa de software financiero de proyecto deben establecer un plan detallado desde el principio, trabajar con las
que desarrolla productos como QuickBooks, TurboTax y Mint. Es un reconocido partes interesadas para comprender sus necesidades y expectativas, evaluar
experto en innovación empresarial y ha sido incluido en la lista de los 100 cuidadosamente cualquier cambio en el alcance y ser transparentes y claros en su
empresarios más influyentes de la revista Time. comunicación.

En una entrevista con Forbes, Cook habló sobre la importancia de escuchar las Ejemplo: Imagine que es el gerente de un proyecto de construcción de un edificio de
necesidades del cliente para crear soluciones de negocio efectivas: oficinas. El objetivo principal del proyecto es completar la construcción del edificio de
acuerdo con las especificaciones y requisitos del cliente, dentro del plazo y
"Cuando comenzamos Intuit, una de las cosas que nos propusimos hacer fue presupuesto establecidos. El proyecto incluye la construcción de las estructuras del
hablar con los clientes de manera constante. Cada vez que alguien llamaba a edificio, la instalación de sistemas de plomería y electricidad, la implementación de
nuestro centro de atención telefónica, les pedíamos que nos contaran su historia. sistemas de seguridad, la decoración y el mobiliario de las oficinas.
¿Cómo hacían sus finanzas? ¿Qué problemas tenían? ¿Qué soluciones estaban
buscando? Durante la ejecución del proyecto, el cliente solicita que se agregue un gimnasio en la
planta baja del edificio. Aunque el cliente afirma que esto es importante para atraer
Una de las cosas que aprendimos fue que muchos de nuestros clientes eran inquilinos y aumentar la satisfacción de los empleados, agregar el gimnasio al alcance
dueños de pequeñas empresas que tenían dificultades para manejar sus finanzas. del proyecto original tendría un impacto significativo en la calidad, el tiempo y el
Querían una manera fácil de realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos, de costo del proyecto.
enviar facturas a sus clientes y de pagar sus impuestos.
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Para agregar el gimnasio, se necesitaría revisar el diseño y las especificaciones del En lugar de dejar que el alcance del proyecto se expandiera sin control, Gates y su
edificio para acomodarlo, lo que podría aumentar el tiempo y el costo del proyecto. equipo adoptaron un enfoque sistemático para gestionar los cambios en el alcance.
Además, la instalación de equipos de gimnasia, la implementación de sistemas de Crearon un plan detallado para cada iteración del proyecto y se aseguraron de que
ventilación y la gestión de los requisitos de seguridad también tendrían un impacto en todas las adiciones al alcance del proyecto se integraran de manera efectiva en este
la calidad del proyecto. plan. Esto les permitió controlar el impacto de cualquier cambio en el presupuesto y
el cronograma del proyecto.
En este caso, es importante evaluar cuidadosamente el impacto del cambio en el
alcance del proyecto y comunicar claramente los posibles impactos al cliente. Si el Además, Gates y su equipo se enfocaron en las partes más importantes del proyecto,
cliente decide continuar con la solicitud, deberá ser consciente de que el proyecto priorizando la funcionalidad y la compatibilidad para garantizar que se entregara un
tendrá un aumento de costo y una prolongación en el tiempo requerido para su producto de alta calidad. También mantuvieron una comunicación constante y abierta
finalización. con las partes interesadas para asegurarse de que entendían los cambios en el
alcance del proyecto y su impacto en el presupuesto y el cronograma.
4.9. Experiencia: Cómo gestionar la expansión del alcance de un proyecto En general, la experiencia de Gates muestra la importancia de una gestión adecuada
Bill Gates, el fundador de Microsoft, enfrentó un gran desafío en la década de 1990 del alcance del proyecto para lograr el éxito. Al establecer un plan detallado y
con la creciente popularidad de Internet. En esa época, Microsoft se enfocaba mantener una comunicación constante con las partes interesadas, se puede
principalmente en la creación de software para ordenadores personales, como el garantizar que el proyecto se mantenga dentro del alcance y se entregue un producto
sistema operativo Windows y la suite de productividad Office. de alta calidad dentro del presupuesto y el cronograma establecidos.

Sin embargo, con el aumento de la popularidad de Internet, Gates se dio cuenta de 4.10. Estime los recursos del proyecto
que su empresa necesitaba estar en el mundo de la web. Microsoft lanzó su primer Para estimar los recursos del proyecto, es importante crear una lista completa de las
navegador web, Internet Explorer, en 1995, y pronto se convirtió en uno de los tareas y subtareas necesarias para completar el proyecto. A continuación, se deben
navegadores más populares del mercado. estimar los recursos necesarios para cada tarea, como el tiempo, el dinero y las
habilidades necesarias.
Pero el alcance del proyecto de Internet Explorer continuó expandiéndose, y pronto la
compañía se encontró en una batalla legal con el gobierno de los Estados Unidos por Por ejemplo, supongamos que se está planificando un proyecto para construir un sitio
prácticas anticompetitivas. A medida que el proyecto crecía, Gates tuvo que gestionar web de comercio electrónico. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se
no solo los aspectos técnicos, sino también los aspectos legales y empresariales del podría descomponer el trabajo en tareas y subtareas más pequeñas:
proyecto.
1. Planificación y diseño
Para hacer frente a este desafío, Gates tuvo que tomar decisiones difíciles, incluyendo a. Definir los objetivos del sitio web
la reorganización de la empresa para centrarse en Internet y la creación de nuevas b. Investigar y seleccionar plataformas y tecnologías
tecnologías y productos para competir en el mercado. También tuvo que lidiar con la c. Diseñar la estructura del sitio web y la arquitectura de la información
presión y la atención de los medios de comunicación y del público en general. d. Diseñar la interfaz de usuario y la experiencia del usuario
e. Crear prototipos y wireframes
Finalmente, Microsoft se enfrentó a un importante juicio antimonopolio, que se
prolongó durante varios años. Aunque la empresa ganó algunos casos y perdió otros, 2. Desarrollo de la funcionalidad del sitio web
la experiencia fue un recordatorio de lo importante que es gestionar adecuadamente a. Desarrollar el backend y la base de datos
el alcance de un proyecto, especialmente cuando se trata de un proyecto tan b. Desarrollar la funcionalidad del frontend
importante y complejo como el de Internet Explorer. c. Integrar el frontend y el backend
d. Realizar pruebas y depuración
La experiencia de Bill Gates en Microsoft es un buen ejemplo de cómo una gestión
adecuada del alcance de un proyecto puede ser clave para el éxito. Durante el 3. Contenido y marketing
desarrollo de Microsoft Windows, el alcance original del proyecto era crear un a. Crear y agregar contenido al sitio web
sistema operativo de 16 bits para computadoras personales. Sin embargo, a medida b. Configurar la optimización de motores de búsqueda (SEO)
que el proyecto avanzaba, se hicieron varias adiciones al alcance del proyecto, como c. Configurar publicidad y promoción en línea
la compatibilidad con hardware de 32 bits, la creación de una interfaz gráfica de
usuario y la integración de herramientas de red. Para estimar el tiempo necesario para cada tarea, se deben considerar factores como
• la complejidad de la tarea,
• la experiencia del equipo,
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• la disponibilidad de los recursos y • la EDT de análisis de costos, entre otras.

• posibles riesgos o problemas que puedan surgir.
Se puede utilizar el conocimiento y experiencia previa en proyectos similares, así En la actualidad, la EDT sigue siendo una herramienta muy útil para descomponer un
como consultar con expertos en cada área para obtener estimaciones más precisas. proyecto en tareas más pequeñas y manejables, lo que permite una mejor
planificación, organización y control de un proyecto. Se utiliza en diversas industrias,
Para estimar los costos de cada tarea, se deben considerar factores como como la construcción, la tecnología, la ingeniería, la manufactura, entre otras, y es
• los salarios del equipo, una técnica esencial para cualquier persona involucrada en la gestión de proyectos.
• los costos de los materiales y equipos,
• los gastos generales y Un modelo de estructura de descomposición del trabajo (EDT) es una herramienta útil
• los costos de servicios externos. para desglosar un proyecto en tareas más pequeñas y manejables. Un EDT se presenta
También es importante considerar los posibles costos adicionales, como los costos de como un diagrama jerárquico que descompone un proyecto en elementos más
emergencia o los costos relacionados con el tiempo adicional necesario para pequeños y manejables, lo que permite una mejor planificación, organización y
completar una tarea. control de un proyecto.

Finalmente, al considerar las habilidades necesarias para cada tarea, se debe tener en En un EDT, el proyecto se descompone en tareas que se dividen en sub-tareas, y estas
cuenta el conocimiento y la experiencia requeridos en áreas como a su vez en tareas aún más pequeñas, hasta que se alcanza el nivel de detalle
• la programación, necesario para definir claramente las actividades que se deben realizar para
• el diseño, completar el proyecto.
• el marketing y
• la gestión de proyectos. El EDT se compone de un conjunto de elementos de trabajo que se organizan en una
Es importante asegurarse de que el equipo tenga las habilidades necesarias para estructura jerárquica. El elemento superior es el proyecto en sí mismo, mientras que
completar cada tarea o considerar la contratación de expertos externos para los elementos inferiores son las tareas o actividades necesarias para completar el
completar tareas específicas. proyecto. Cada nivel de la estructura tiene un conjunto de tareas relacionadas que se
agrupan para lograr un objetivo específico.
En general, la estimación de los recursos de un proyecto es un proceso complejo que
requiere una cuidadosa consideración de todos los factores relevantes. Al seguir una Un ejemplo de un modelo de EDT sería el siguiente:
estructura de descomposición del trabajo y realizar estimaciones precisas, se pueden
planificar y asignar recursos de manera efectiva para completar el proyecto a tiempo Proyecto (nombre del proyecto)
y dentro del presupuesto. Fase 1: Investigación
• Investigación de mercado
4.10.1. Modelo de estructura de descomposición del trabajo • Investigación de la competencia
EDT significa "Estructura de Descomposición del Trabajo". Fue desarrollado por • Análisis de datos
primera vez a finales de la década de 1950 y principios de la década de 1960 por la
Fuerza Aérea de los Estados Unidos y se utilizó en el programa de misiles Polaris. Fue Fase 2: Diseño
diseñado para ayudar a desglosar el proyecto en tareas más pequeñas y manejables • Diseño conceptual
para una mejor planificación y gestión. • Diseño detallado
• Planificación de recursos
Con el tiempo, la técnica de la EDT se extendió a otras áreas y se convirtió en una
herramienta popular para la gestión de proyectos. En 1987, la Asociación de Gestión Fase 3: Implementación
de Proyectos (Project Management Institute) incluyó la EDT como una técnica • Desarrollo del software
importante en su Guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledge), y desde • Pruebas de calidad
entonces ha sido una herramienta fundamental en la gestión de proyectos. • Implementación del sistema
Fase 4: Evaluación
A medida que la gestión de proyectos ha evolucionado, también lo ha hecho la • Evaluación de rendimiento
técnica de la EDT. Se han desarrollado numerosas variantes de la técnica original, • Revisión de los resultados
incluyendo: • Identificación de áreas de mejora
• la EDT orientada a la gestión del valor,
• la EDT de árbol de decisión, En este ejemplo, el proyecto se divide en cuatro fases, cada una con un conjunto de
• la EDT de análisis de sistemas, tareas relacionadas. Cada fase se divide en tareas más pequeñas que se deben
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EXPLORANDO DIFERENTES ENFOQUES DE GESTIÓN DE PROYECTO EXPLORANDO DIFERENTES ENFOQUES DE GESTIÓN DE PROYECTO
Luis F. Balarezo J. Luis F. Balarezo J.

completar para avanzar en el proyecto. La EDT se puede utilizar para identificar las • Asana: Es un programa en línea que permite a los equipos planificar y realizar el
dependencias entre tareas, establecer un calendario y presupuesto, y asignar seguimiento de los proyectos. Incluye una función de EDT que permite a los
recursos para completar el proyecto de manera efectiva y eficiente. usuarios descomponer los proyectos en tareas más pequeñas y asignarlas a los
miembros del equipo.
Para crear una estructura de descomposición del trabajo (EDT) para un proyecto, hay • Trello: Es otro programa en línea que permite a los equipos organizar y realizar el
varios pasos que puedes seguir: seguimiento de los proyectos. Incluye una función de EDT que permite a los
1. Identificar los objetivos y entregables del proyecto: Antes de comenzar a usuarios desglosar un proyecto en tareas más pequeñas y organizarlas en
desglosar el proyecto en tareas más pequeñas, es importante tener una tableros.
comprensión clara de los objetivos y entregables del proyecto. Debe asegurarse • Smartsheet: Es una plataforma de colaboración en línea que permite a los equipos
de que los objetivos y entregables estén claramente definidos y acordados por planificar y realizar el seguimiento de los proyectos. Incluye una función de EDT
todos los miembros del equipo. que permite a los usuarios descomponer un proyecto en tareas más pequeñas y
2. Identificar las tareas principales: Una vez que se han establecido los objetivos y asignarlas a los miembros del equipo.
entregables del proyecto, el siguiente paso es identificar las tareas principales que • Wrike: Es un software de gestión de proyectos en línea que permite a los equipos
deben realizarse para lograr estos objetivos y entregables. Estas tareas principales planificar y realizar el seguimiento de los proyectos. Incluye una función de EDT
pueden incluir actividades como investigación, diseño, implementación, que permite a los usuarios descomponer un proyecto en tareas más pequeñas y
evaluación, etc. organizarlas en una estructura jerárquica.
3. Descomponer las tareas principales en subtareas: Cada tarea principal debe
descomponerse en subtareas más pequeñas y manejables. Es importante Estos son solo algunos ejemplos de software que incluyen funciones de EDT. La
asegurarse de que cada subtarea sea lo suficientemente pequeña para que se elección del programa de software adecuado dependerá de las necesidades
pueda estimar su duración y costo, y para que se pueda asignar a un miembro del específicas del proyecto, la complejidad del proyecto y el presupuesto disponible.
equipo.
4. Establecer la jerarquía de tareas: Las subtareas deben organizarse en una 4.11. Herramienta
estructura jerárquica, con las tareas principales en la parte superior y las Una herramienta que sirve para descomponer una tarea principal en subtareas más
subtareas más pequeñas en la parte inferior. Esto ayuda a visualizar cómo las pequeñas y manejables, y estimar el tiempo, los costos y las habilidades necesarias
subtareas individuales se relacionan entre sí y cómo se combinan para lograr los para completar cada subtarea es la Hoja de Trabajo para Desarrollar Estimaciones
objetivos y entregables del proyecto. Aproximadas que facilita la planificación y gestión del proyecto.
5. Identificar las dependencias entre tareas: Es importante identificar las
dependencias entre tareas para asegurarse de que las tareas se completen en el Además, la hoja de trabajo para desarrollar estimaciones aproximadas ayuda a
orden correcto. Algunas tareas pueden depender de la finalización de otras tareas identificar los posibles riesgos y desafíos que pueden surgir durante el proyecto. Al
antes de poder comenzar. estimar los recursos necesarios para cada tarea, es posible identificar posibles
6. Establecer plazos y recursos: Una vez que se han identificado todas las tareas y problemas que puedan afectar la capacidad del equipo para completar el proyecto en
sus dependencias, se pueden establecer plazos y recursos para cada tarea. Esto el plazo y presupuesto previstos. Esto permite a los miembros del equipo planificar
ayuda a asegurarse de que el proyecto se completará dentro del plazo establecido mejor el proyecto y desarrollar soluciones para abordar los problemas potenciales.
y con los recursos disponibles.
7. Revisar y refinar: La EDT es un documento vivo que puede evolucionar a medida Tomemos por ejemplo este PROYECTO: Diseño de una página web para una tienda en
que el proyecto avanza. Es importante revisar y refinar la EDT a medida que se línea de ropa.
completa cada tarea y se adquiere más conocimiento sobre el proyecto.
TAREA PRINCIPAL: Diseño de la página web.
Siguiendo estos pasos, se puede crear una EDT efectiva que le permita planificar, • SUBTAREAS:
organizar y controlar su proyecto de manera efectiva y eficiente. o Definición de los requisitos del sitio web.
o Investigación de la competencia.
Hay software que se puede utilizar en la gestión de proyectos que incluyen funciones o Diseño de la estructura de navegación del sitio web.
de creación de Estructuras de Descomposición del Trabajo (EDT). Algunos de los o Creación del diseño visual del sitio web.
programas más comunes son: o Desarrollo de la funcionalidad del sitio web.
• Microsoft Project: Es un programa muy popular utilizado por los profesionales de o Pruebas del sitio web.
la gestión de proyectos para planificar y monitorear los proyectos. Incluye una o Lanzamiento del sitio web.
función de EDT que permite a los usuarios desglosar un proyecto en tareas más
pequeñas y manejables. • SUB-SUBTAREAS:
o Definición de los requisitos del sitio web:
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 Identificación de los objetivos comerciales de la tienda en línea.  Duración: 1 semana

 Determinación de los requisitos técnicos del sitio web.  Costos: $2000
 Establecimiento de los requisitos de contenido del sitio web.  Destrezas requeridas: habilidades de gestión de proyectos, habilidades
 Duración: 1 semana técnicas de lanzamiento de sitios web.
 Costos: $1000
 Destrezas requeridas: habilidades de investigación, habilidades de Estas estimaciones son aproximadas y pueden variar dependiendo de los recursos y el
comunicación. equipo disponibles. Se recomienda revisar y ajustar las estimaciones a medida que
o Investigación de la competencia: avanza
 Identificación de las tiendas en línea de ropa similares.
 Análisis de las características y funcionalidades de las tiendas en línea 4.11.1. Estimaciones aproximadas
de la competencia. Se puede construir un marco estimado de tareas para un proyecto sin preocuparse
 Duración: 1 semana por el orden en que se realizarán las tareas. Aquí hay algunas sugerencias que podrían
 Costos: $1500 ayudar:
 Destrezas requeridas: habilidades de investigación, habilidades 1. Identifique las tareas principales: Empiece por identificar las tareas principales del
analíticas. proyecto y organícelas en una estructura de descomposición del trabajo. Las
o Diseño de la estructura de navegación del sitio web: tareas principales pueden ser muy generales, pero es importante tenerlas en
 Creación de un diagrama de flujo para la navegación del sitio web. cuenta para tener una idea general del alcance del proyecto.
 Definición de las categorías de productos y subcategorías del sitio web. 2. Divida las tareas principales en subtareas: A medida que identifica las tareas
 Duración: 2 semanas principales, divídalas en subtareas más pequeñas. Trate de ser lo más detallado
 Costos: $2500 posible, pero no se preocupe demasiado por la precisión en esta etapa.
 Destrezas requeridas: habilidades de diseño de experiencia de usuario, 3. Estime la duración de cada tarea: Una vez que haya identificado las subtareas,
habilidades de organización. estime la duración de cada una. Puede hacer esto en función de la experiencia
o Creación del diseño visual del sitio web: previa, la opinión de expertos o la investigación de la duración de tareas similares.
 Diseño del logotipo y la identidad visual de la tienda en línea. 4. Estime los recursos necesarios para cada tarea: Determine los recursos necesarios
 Creación del diseño visual de la página de inicio y de las páginas de para completar cada tarea, como personas, habilidades, herramientas y equipos.
producto. 5. Refine sus estimaciones: Una vez que haya completado su marco estimado de
 Duración: 4 semanas tareas, tómese un tiempo para revisarlo y refinarlo. Es posible que haya pasado
 Costos: $5000 por alto algunas subtareas o que sus estimaciones iniciales no sean precisas. A
 Destrezas requeridas: habilidades de diseño gráfico, habilidades de medida que avance en el proyecto, podrá ajustar sus estimaciones en función de
diseño web. la información y las condiciones cambiantes.
o Desarrollo de la funcionalidad del sitio web:
 Creación de la estructura de la base de datos del sitio web. Recuerde que las estimaciones aproximadas son solo eso, aproximaciones. Es
 Desarrollo de la funcionalidad del carrito de compras y la gestión de importante tener en cuenta que puede haber imprevistos o retrasos en el proyecto
pedidos. que afecten las estimaciones iniciales. Sin embargo, al seguir estos pasos, tendrá una
 Integración de la pasarela de pago. base sólida para comenzar su proyecto y podrá ajustar sus estimaciones a medida que
 Duración: 8 semanas avance en él.
 Costos: $10000
 Destrezas requeridas: habilidades de programación, habilidades de 4.11.2. Consejos para estimar el tiempo, los costos y las habilidades del proyecto
gestión de bases de datos. Aquí hay unos consejos para estimar el tiempo, los costos y las habilidades del
o Pruebas del sitio web: proyecto:
 Pruebas de funcionalidad y navegación. 1. Para estimar el tiempo:
 Pruebas de seguridad del sitio web. a. Use la experiencia y el tiempo promedio esperado para realizar una tarea: Si
 Duración: 2 semanas la tarea es familiar, puede basar su estimación en su propia experiencia y en
 Costos: $3000 el tiempo promedio que se tarda en realizarla. Esto le permitirá hacer una
 Destrezas requeridas: habilidades de prueba de software, habilidades estimación más precisa del tiempo que se tardará en completar la tarea.
de seguridad web. b. Mantenga las estimaciones como tales y comuníquelas claramente: Las
o Lanzamiento del sitio web: estimaciones son solo eso: estimaciones. Asegúrese de comunicar
 Configuración del alojamiento web y del nombre de dominio. claramente que se trata de estimaciones y no de compromisos firmes. De
 Lanzamiento del sitio web y seguimiento del rendimiento.
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esta manera, todos estarán en la misma página y no habrá malentendidos b. Determine si estas habilidades están disponibles en su organización o si debe
más adelante. obtenerlas: se trata de evaluar si la organización cuenta con los miembros
c. Aclare los supuestos detrás de sus cálculos y considere presentar del equipo que poseen las habilidades requeridas para el proyecto, y si no es
estimaciones de tiempo como intervalos: Cuando presente estimaciones de así, determinar cómo obtener esas habilidades. Esto puede implicar
tiempo, explique los supuestos detrás de sus cálculos para que todos capacitar a los miembros del equipo, contratar a nuevos empleados o a
comprendan cómo se llegó a esa estimación. También puede considerar especialistas independientes.
presentar estimaciones de tiempo como intervalos para tener en cuenta c. Asegúrese de que todos los miembros del equipo y partes interesadas estén
posibles variaciones naturales en el tiempo necesario para completar una en la misma página: esto implica comunicar de manera clara y efectiva los
tarea. objetivos del proyecto, los requisitos, los plazos y las limitaciones. Todos los
d. Agregue cierto margen a sus estimaciones para reducir el riesgo de que una miembros del equipo y partes interesadas deben estar alineados en cuanto a
tarea lleve más tiempo de lo que el cronograma permite: Agregar un margen lo que se espera de ellos y cuál es el papel de cada uno en el proyecto.
a las estimaciones de tiempo puede ayudar a reducir el riesgo de que una
tarea lleve más tiempo del que se había previsto originalmente. Sin embargo, 4.12. Cree una carta del proyecto
es importante ser transparente acerca de este margen para que todos estén Una carta de proyecto (también conocida como Project Charter en inglés) es un
en la misma página. documento formal que describe la naturaleza y el alcance del trabajo que se llevará a
e. Descomponga el proyecto en tareas más pequeñas y planee contingencias cabo en un proyecto.
para posibles riesgos: Descomponer el proyecto en tareas más pequeñas y
planificar contingencias para posibles riesgos puede ayudarlo a hacer La carta de proyecto es un documento que establece los detalles clave del proyecto. A
estimaciones más precisas y reducir la incertidumbre en el proyecto en continuación, se explica brevemente cada punto del contenido de una carta de
general. proyecto:
1. Declaración de la misión del proyecto: Este es el objetivo general del proyecto y
2. Para estimar los costos: se utiliza para definir el propósito del mismo.
a. Pregunte qué recursos financieros y de otro tipo necesitará para el proyecto: 2. Roles y responsabilidades: Es importante definir los roles y responsabilidades de
Para estimar los costos del proyecto, es importante preguntarse qué cada miembro del equipo del proyecto, así como de otros miembros clave del
recursos financieros y de otro tipo se necesitarán para llevar a cabo el proyecto que puedan ser externos.
proyecto. Esto incluye materiales, mano de obra y cualquier otro recurso que 3. Alcance y objetivos del proyecto: El alcance del proyecto se refiere a los límites
pueda ser necesario. del proyecto, y los objetivos del proyecto se refieren a lo que el proyecto espera
b. Identifique las habilidades necesarias para el proyecto y obtenga un lograr.
panorama claro de quiénes deberán estar en su equipo: Identificar las 4. Relación entre las metas del proyecto y las metas de la organización: Es
habilidades necesarias para el proyecto es crucial para formar un equipo que importante establecer cómo las metas del proyecto se relacionan con las metas
pueda llevar a cabo el proyecto de manera efectiva. Obtener un panorama de la organización.
claro de quiénes necesitará para el proyecto puede ayudarlo a asignar 5. Marco de tiempo esperado para el trabajo e hitos: Este punto se refiere a la
recursos de manera más efectiva. programación del proyecto, y define el plazo en el que se espera completar el
c. Considere el costo de oportunidad al dedicar recursos a un proyecto en lugar proyecto, así como los hitos que deben alcanzarse en el camino.
de otros: Es importante considerar el costo de oportunidad al dedicar 6. Recursos disponibles para el equipo del proyecto: Este punto define los recursos
recursos a un proyecto en lugar de otros. Asegúrese de que el proyecto disponibles para el equipo del proyecto, lo que incluye el presupuesto, el personal
tenga un retorno de inversión adecuado y de que no esté comprometiendo y los recursos técnicos.
recursos que podrían ser mejor utilizados en otro proyecto. 7. Limitaciones: Es importante establecer cualquier limitación que pueda afectar el
d. Aprenda de proyectos anteriores para mejorar las estimaciones de costos: proyecto, como los recursos limitados o el tiempo limitado.
Aprender de proyectos anteriores puede ayudarlo a hacer mejores 8. Supuestos del proyecto: Este punto se refiere a las suposiciones que se hacen
estimaciones de costos en el futuro. Analice proyectos anteriores para ver sobre el proyecto, como la disponibilidad de recursos o la capacidad del equipo.
dónde se subestimaron o sobrestimaron los costos y use esa información 9. Requisitos de calidad: Este punto define los requisitos de calidad para el proyecto,
para mejorar sus futuras estimaciones. y establece los estándares que deben cumplirse para que el proyecto sea exitoso.
10. Principales riesgos: Por último, es importante identificar y evaluar los riesgos del
3. Para estimar las habilidades: proyecto para desarrollar estrategias para manejarlos.
a. Identifique las habilidades necesarias para el proyecto: significa hacer una 11. Patrocinador del proyecto: El patrocinador del proyecto es la persona o entidad
lista de las habilidades específicas que se necesitan para llevar a cabo el que brinda el apoyo financiero y estratégico necesario para el éxito del proyecto.
proyecto de manera efectiva. El nombre del patrocinador del proyecto es importante para definir quién será el
responsable del proyecto y cómo se llevará a cabo la gestión del mismo.
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4.12.1. Herramienta 8. Supuestos del proyecto:

Un ejemplo de Carta de proyecto para la implementación de un sistema de gestión de Se supone que el personal está dispuesto a participar en la implementación del
inventario sería el siguiente: nuevo sistema y que se cuenta con los recursos necesarios para completar el
proyecto dentro del presupuesto asignado.
Estimados miembros del equipo y partes interesadas,
Me complace presentarles la carta de proyecto para nuestro próximo proyecto, 9. Requisitos de calidad:
titulado "Implementación del sistema de gestión de inventario". El sistema de gestión de inventario implementado debe ser fácil de usar,
proporcionar una precisión de inventario del 99% y mejorar la satisfacción del
1. Declaración de la misión del proyecto: cliente.
El objetivo de este proyecto es implementar un sistema de gestión de inventario
eficiente y efectivo que permita a nuestra organización optimizar el seguimiento y 10. Principales riesgos:
el control de los inventarios, reducir los costos y mejorar la satisfacción del Los principales riesgos del proyecto incluyen la falta de disponibilidad del
cliente. personal clave y la falta de apoyo de la alta dirección.

2. Roles y responsabilidades: Agradezco su atención y espero con ansias trabajar con todos ustedes en este
El equipo del proyecto estará compuesto por miembros de diferentes emocionante proyecto.
departamentos de la organización, y cada uno tendrá un rol y responsabilidades
definidas para lograr los objetivos del proyecto. El patrocinador del proyecto será Atentamente,
el jefe del departamento de operaciones. [Su nombre y cargo]

3. Alcance y objetivos del proyecto:

El alcance del proyecto incluirá la evaluación de nuestras necesidades de gestión
de inventario, la selección de un sistema de gestión de inventario adecuado, la
personalización del sistema según nuestras necesidades y la implementación del
sistema en toda la organización. Los objetivos del proyecto son mejorar la
precisión del inventario, reducir el tiempo de respuesta de los pedidos y mejorar
la satisfacción del cliente.

4. Relación entre las metas del proyecto y las metas de la organización:

La implementación del sistema de gestión de inventario es una prioridad para la
organización y se alinea con nuestra visión de mejorar la eficiencia y la
satisfacción del cliente.

5. Marco de tiempo esperado para el trabajo e hitos:

El proyecto comenzará el 1 de marzo de 2023 y se espera que se complete el 1 de
septiembre de 2023. Los hitos importantes incluyen la selección del sistema de
gestión de inventario y la personalización del sistema según nuestras necesidades.

6. Recursos disponibles para el equipo del proyecto:

Se asignará un presupuesto de $100,000 para el proyecto, que incluye el costo del
software de gestión de inventario, la capacitación del personal y la
implementación del sistema.

7. Limitaciones:
Las limitaciones del proyecto incluyen la disponibilidad limitada de personal y la
necesidad de minimizar el tiempo de inactividad del sistema actual de gestión de
inventario.