Resumen y glosario:

Curso Intermedio
 [Link]

Índice
2 Índice

3 Unidad 1:
Manejo fundamental de funciones
13 Unidad 2:
Búsqueda de información e inspección
19 Unidad 3:
Previción de datos
22 Unidad 4:
Tablas y gráficos
25 Unidad 5:
Tablas dinámicos y gráficos dinámicos
30 Unidad 6:
Validación de datos
34 Unidad 7:
Formato
39 Unidad 8:
Configuraciones finales

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Unidad 1
Manejo
fundamental
de funciones

3
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Resumen

Funciones matemáticas

SUMAPRODUCTO resuelve la suma de los productos de matrices o rangos indicados.

En vez de multiplicar cada valor y luego sumar cada uno de ellos, ¡esta función lo hace
automáticamente por ti!

Su sintaxis es: SUMAPRODUCTO(matriz1; [matriz2]; [matriz3],…)

• Matriz1: es obligatoria, la primera matriz que se selecciona, en sus celdas se

multiplicarán y luego se sumarán con las celdas de las otras matrices.
• [Matriz2], [Matriz3],…: otras matrices que se quieren incorporar a la multiplicación
y división. Se pueden seleccionar hasta 255 matrices.

[Link] obtiene el k-ésimo mayor valor en una matriz de datos. Por otro
lado, la función [Link] obtiene el k-ésimo menor valor en una matriz de
datos.

Su sintaxis es: [Link]/MAYOR(matriz; k)

• Matriz: conjunto de datos en donde se quiere encontrar el valor.

• K: la posición mayor o menor que se quiere obtener. Por ejemplo, si se quiere el
quinto mejor o peor lugar se escribe “5”, o el vigésimo lugar, se escribe “20”.

ALEATORIO entrega un número al azar entre el 0 y el 1. Esta función no pide

argumentos. [Link] entrega un número al azar entre valores indicados,
siempre son números enteros.

Su sintaxis es: [Link](inferior; superior)

• Inferior: menor valor a aleatorizar.

• Superior: mayor valor a aleatorizar.

La función EXP entrega el resultado de e elevado al número indicado.

Su sintaxis es: EXP(número)

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 La función EXP entrega el resultado de e elevado al número indicado.

Su sintaxis es: EXP(número).

La función LOG entrega el resultado de un logaritmo con base y números indicados.

Su sintaxis es: LOG(número, base). La base es opcional, siendo el número predeterminado

10.

La función POTENCIA entrega el resultado de un número elevado a su exponente.

Su sintaxis es: POTENCIA(número, potencia). Similar a elevar un número con el signo

“^”.

La función RAIZ entrega la raíz cuadrada de un número especificado.

Su sintaxis es: RAIZ(número). El número no puede ser negativo.

La función ABS entrega el valor absoluto de un número indicado.

Funciones de fecha

AHORA entrega la fecha y actual. No tiene argumentos. Esta función se actualiza

con cada ejecución dentro de la planilla de Excel, por lo tanto, si se quiere mantener,
se debe copiar y pegar solamente los valores.

HOY entrega la fecha actual. No tiene argumentos. Se puede sumar a la fórmula “N”
cantidad de días y se obtiene la fecha deseada.

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TEXTO convierte un número en texto, según el formato indicado. Se debe indicar la
celda que se quiere cambiar, y luego el formato. Los principales formatos para extraer
información de una fecha con la fórmula TEXTO son:

• “dddd” = lunes, “ddd” = lun, “dd” = 01, “d” = 1

• “mmmm” = enero, “mmm” = ene, “mm” = 01, “m” = 1
• “yyyy” = 1999, “yy” = 99

FECHA entrega la fecha según los datos ingresados y con un formato específico.

Su sintaxis es: FECHA(año; mes; día).

DIA entrega el día de una fecha indicada en forma numérica.

Su sintaxis es: DIA(núm_de_serie).

AÑO entrega el año de una fecha indicada.

Su sintaxis es: AÑO(núm_de_serie).

MES entrega el mes de una fecha indicada en forma numérica.

Su sintaxis es: MES(núm_de_serie).

[Link] calcula la fecha sumando o restando la cantidad de meses indicados.

[Link] calcula la fecha correspondiente a fin de mes, sumando o restando la

cantidad de meses indicados.

Su sintaxis es: [Link](fecha_inicial; meses)

• Fecha_inicial: fecha de comienzo a la que se le suma o resta meses para el cálculo

de la fecha final.
• Meses: cantidad de meses que se desea sumar o restar.
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 [Link] entrega la cantidad de días laborales entre dos fechas indicadas. Esta
función no cuenta ni los fines de semana, ni la cantidad de días de vacaciones
especificadas.

Su sintaxis es: [Link](fecha_inicial; fecha_final; [vacaciones]).

• Fecha_inicial: fecha de comienzo, desde donde se empieza el cálculo de días.

• Fecha_final: fecha de finalización, donde se termina el cálculo de días.
• Vacaciones: fechas que se quieren excluir del conteo de días laborales. Pueden ser
tanto días libres como días festivos o vacaciones. Atención: si estas fechas corresponden
a fines de semana, Excel no las descuenta de nuevo, ya que, ya fueron una vez excluidas
del conteo.

Sumar o restar horas es útil para obtener el total de horas en algo específico, como
para saber el total de horas trabajadas, horas extras u horas ocupadas en algo en
particular.

• Tip 1: para que funcione la suma o resta de horas, el formato debe estar en “Hora”.
• Tip 2: para sumar horas superiores a 24 horas, se debe cambiar el “Formato de
Celda” a “Personalizada” de la siguiente manera:
“[h]:mm:ss”. Así Excel puede identificar de manera correcta la suma de horas.
Ruta: Inicio/Celdas/Formato de celdas/Personalizada.

Funciones de hora

HORA entrega la hora de un tiempo entregado. De 0 a 23.

MINUTO entrega el minuto de un tiempo entregado. De 0 a 59.

SEGUNDO entrega el segundo de un tiempo entregado. De 0 a 59.

Su sintaxis es: HORA/MINUTO/SEGUNDO(núm_de_serie)

• Núm_de_serie: valor de la hora.

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 Saber convertir las unidades de tiempo es muy útil para el día a día:

• De hora a minuto se multiplica por 60 (horas*60).

• De minuto a segundo se multiplica por 60 (minutos*60).
• De segundo a minuto se divide por 60 (segundos/60).
• De minuto a hora se divide por 60 (minuto/60).

CONVERTIR realiza transformaciones de unidades de medida de distinto tipo.

Su sintaxis es: CONVERTIR(número; desde_unidad; a_unidad)

• Número: valor que se desea convertir.

• Desde_unidad: unidad del valor que se desea convertir.
• A_unidad: unidad del valor al que se desea convertir.

Tip Ninja: una vez insertado el argumento “número” en la función CONVERTIR, Excel
muestra todas las unidades de medida disponibles, junto con sus abreviaciones, para
realizar las transformaciones. Las más utilizadas son:

• Tiempo: “yr” = año; “day” = día; “hr” = hora; “mn” = minuto; “sec” = segundo.
• Peso: “gr” = gramos; “lbm” = libra; “ozm” = onza.
• Longitud: “m” = metro; “mi” = milla; “in” = pulgada; “ft” = pie; “yd” = yarda.

Funciones de texto

La función IZQUIERDA entrega la cantidad de caracteres indicados, que se ubican

a la izquierda de una cadena de texto.
La función DERECHA entrega la cantidad de caracteres indicados, que se ubican a
la derecha de una cadena de texto.

Su sintaxis es: IZQUIERDA/DERECHA(Texto; Núm_de_caracteres)

• Texto: cadena de texto de donde se extraen los caracteres especificados.

• Núm_de_caracteres: cantidad de caracteres extraídos con la función. Si no se
especifica el número de caracteres, Excel de manera predeterminada asume que es
el primer carácter.
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HALLAR entrega la posición de un carácter indicado en una cadena de texto.
ENCONTRAR entrega la posición inicial de un carácter indicado en una cadena de
texto. Esta función sí hace una distinción entre letras mayúsculas y minúsculas.

Su sintaxis es:
HALLAR/ENCONTRAR(texto_buscado; dentro_del_texto; [núm_inicial])

• Texto_buscado: texto que se busca en la cadena de texto.

• Dentro_del_texto: cadena texto donde se busca el texto indicado.
• [núm_inicial]: posición de carácter desde donde se empieza la búsqueda. De esta
forma se puede omitir una cantidad de caracteres (opcional).

REEMPLAZAR cambia parte de una cadena de texto por otros caracteres deseados,
según la posición que se especifique.

Su sintaxis es:
REEMPLAZAR(texto_original; núm_inicial; núm_de_caracteres; texto_nuevo)

• Texto_original: texto que se reemplaza.

• Núm_inicial: posición del texto original desde donde se reemplaza el nuevo
texto.
• Núm_de_caracteres: cantidad de caracteres del texto original que se reemplazan
por el nuevo texto.
• Texto_nuevo: conjunto de caracteres a reemplazar en el texto original. Debe ir entre
comillas.

SUSTITUIR cambia parte de una cadena de texto por un texto nuevo.

Su sintaxis es:
SUSTITUIR(texto; texto_original; texto_nuevo; [núm_de_ocurrencia])

• Texto: texto que se reemplaza.

• Texto_original: texto que se sustituye por el nuevo.
• Texto_nuevo: nuevo texto que sustituye al texto original.
• [Núm_de_ocurrencia]: cantidad de veces que se sustituye el texto nuevo en el
original.
Por ejemplo, si el texto original es “como” y se quiere sustituir por “cómo”, se puede
indicar que sólo se cambiará la “ó” por la “o” una vez en la primera “o”. Si no se indica,
se cambia
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CONCATENAR une dos o más cadenas de texto. Para las versiones de Excel 2016 y
posteriores se reemplaza por CONCAT. Ambas pueden seguir siendo utilizadas, sin
embargo, se aconseja usar CONCAT, ya que CONCATENAR puede ser eliminada en
un futuro.

Su sintaxis es: CONCATENAR(texto1; [texto2]). El signo & también puede concatenar

dos o más cadenas de texto.

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 [Link]

Glosario

Barra de herramientas:
sirve como punto de reunión de los comandos más utilizados en Excel. La barra
de herramientas es personalizable y puede contener una o más barras que
generalmente se encuentran localizadas debajo de la barra de menú. Por defecto,
Excel muestra las barras estándar y de formato.

Celda:
es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los
valores y fórmulas. Está conformada por la intersección de una fila y una columna,
y puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos.
También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en
otras hojas del libro.

Formato de números:
es utilizado para cambiar la apariencia de los números que se muestran como
valores de la celda.

Función:
fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos),
con un orden o estructura determinada (sintaxis). Sirve para realizar cálculos y
su resultado se muestra en la celda donde se introdujo la fórmula.

Hoja de cálculo:
también llamada planilla. Es el espacio que permite trabajar datos numéricos y
alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (suelen
organizarse en una matriz bidimensional de filas y columnas).

Anidación:
conocida “nesting” en inglés, es la práctica de incorporar llamadas a funciones

() o procedimientos mediante la inclusión de diversos paréntesis. Las funciones

anidadas contienen otras dentro de ellas, es decir, utilizan una función como
elemento necesario para poder operar. Estas se usan para simplificar cálculos
de diferente índole.
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Caracteres:
cifra, letra del alfabeto, signo de puntuación u otro símbolo que puede leer,
conservar o imprimir una computadora.

Rango:
intervalo de celdas seleccionadas.

Matriz:
conjunto de celdas agrupados en filas y columnas.

12
Unidad 2
Búsqueda de
información
e inspección

13
 [Link]

Resumen

Funciones de búsqueda y condicionales

TRANSPONER cambia un conjunto de celdas vertical, a un modo horizontal.

Su sintaxis es: TRANSPONER(matriz)

Otra manera de transponer es con la opción de pegado “Transponer”. A través de

este método solo se copiarán duplicados.

COLUMNA entrega el número de columnas de una o más referencias de celdas

indicadas.
FILA entrega el número de filas de una o más referencias de celdas indicadas.

Su sintaxis es: FILA/COLUMNA(referencia)

Recuerda que estos números de filas y columnas son de la planilla de Excel y no de

una matriz.

COLUMNAS entrega el número de columnas de una matriz seleccionada.

FILAS entrega el número de filas de una matriz seleccionada.

Su sintaxis es: COLUMNAS/FILAS(matriz)

• Nombrar tablas o celdas: consiste en asignarle un nombre a un rango o celda

especificada. Esto se realiza en el “Cuadro de nombres”.

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COINCIDIR entrega la posición relativa de un elemento especificado, dentro de un
rango indicado.

Su sintaxis es: COINCIDIR (valor_buscado;matriz_buscada;[tipo_de_coincidencia]).

• Valor_buscado: elemento buscado en la matriz seleccionada.

• Matriz_buscada: conjunto de celdas donde se busca el elemento indicado. La matriz
debe ser una sola fila o una sola columna.
• Tipo_de_coincidencia: es el modo en que Excel realiza la coincidencia del valor
buscado, en el rango indicado. Puede ser tipo de coincidencia [-1; 0; 1]:

• -1: la función entrega la posición del valor inmediatamente superior (o igual) al valor
buscado. Los datos deben estar ordenados de mayor a menor.
• 0: la función entrega la posición del primer valor igual al valor buscado. Los valores
pueden estar en cualquier orden.
• 1: la función entrega la posición del valor inmediatamente inferior (o igual) al valor
buscado. Los datos deben estar ordenados de menor a mayor.

INDICE entrega un valor a partir de la intersección de un número de fila y columna

especificado. Esta función tiene dos formas de uso; la forma de matriz, que se ocupa
para buscar datos en una sola matriz, y la forma de referencia, en que la función busca
en varias matrices. Cada forma tiene su propia sintaxis.

Su sintaxis en forma de matriz es: INDICE (matriz;núm_fila;[núm_columna]).

Su sintaxis en forma de referencia es: INDICE(ref;núm_fila;[núm_columna];[núm_área]).

• Referencia: matrices o rangos seleccionados, los que deben estar separados entre
sí por punto y coma. Cada matriz o rango se identifica con un número de área.
• [núm_área]: número de la matriz o rango donde se desea buscar la intersección de
filas y columnas. La primera matriz será la número 1, la segunda matriz, la número 2
y así sucesivamente. Si este argumento no se especifica, se realiza la búsqueda en el
área número 1 de manera predeterminada.

15
BUSCAR realiza una búsqueda de un valor indicado, para entregar otro valor con la
misma posición, pero en otra fila o columna especificada.

Su sintaxis es: BUSCAR (valor_buscado;vector_de_comparación;vector_resultado)

• Valor_buscado: valor que se quiere encontrar.

• Vector_de_comparación: rango de celdas donde se encuentra el valor buscado.
Debe ser una sola fila o columna. Este rango siempre debe estar en orden de menor
a mayor.
• Vector_resultado: rango de celdas donde se encuentra el valor que se quiere
encontrar. Debe tener el mismo tamaño que el vector de comparación.

BUSCARV realiza búsquedas dentro de un mismo rango de celdas de manera

vertical.

Su sintaxis es:
BUSCARV(Valor_buscado;matriz_buscar_en;indicados_columna;[ordenado])

• Valor_buscado: valor que se desea buscar.

•Matriz_buscar_en: rango de celdas donde se realiza la búsqueda.
• Indicador_columna: número de columna donde se encuentra el valor devuelto.
• [Ordenado]: tipo de coincidencia. Verdadero o 1 indica coincidencia aproximada.
Falso o 0 indica coincidencia exacta.

Importante: para que BUSCARV funcione, el valor buscado se debe situar siempre
a la izquierda del valor que se desea obtener.

BUSCARH realiza lo mismo que BUSCARV pero de manera horizontal.

Variable auxiliar en BUSCARV múltiples criterios: variable donde se unen dos criterios
de búsqueda. Esta variable hace posible realizar búsquedas con mayor precisión.

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 [Link] configura errores en funciones o fórmulas.

Su sintaxis es: [Link](valor;valor_si_error)

• Valor: función o fórmula donde se busca el error.

• Valor_si_error: valor que entrega la [Link], si la fórmula o función arroja error.
Los errores válidos serán: #N/D, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE?
y #¡NULO!

Auditoría de fórmulas

Auditoría de fórmulas: muestra la relación de las celdas a través de flechas.

Rastrear Precedentes: herramienta que muestra a través de flechas, las celdas que
originan una fórmula en otra celda. Las fórmulas que tengan errores llevarán flechas
de color rojo. Ruta: Fórmulas / Auditoría de Fórmulas / Rastrear Precedentes.

Elementos que no se pueden rastrear: informes de tablas dinámicas, referencias a

constantes con nombres, fórmulas en otro libro cerrado, referencias a gráficos,
imágenes o cuadros de texto.

Rastrear dependientes: herramienta que muestra las celdas en las que interviene la
celda seleccionada. Ruta: Fórmulas / Auditoría de Fórmulas / Rastrear Dependientes.

Mostrar fórmulas es una herramienta que exhibe todas las fórmulas de la planilla de
Excel al mismo tiempo. Ruta: Fórmulas / Auditoría de Fórmulas / Mostrar Fórmulas.

Evaluar fórmulas es una herramienta que calcula parte por parte una fórmula, para
finalmente entregar el resultado final. Esto es útil para detectar de manera rápida y
fácil cualquier problema.
17
 [Link]

Glosario

Funciones de búsqueda y referencia:

permiten encontrar valores dentro de nuestra hoja de cálculo, con criterios
previamente establecidos. También nos ayudan a obtener información de
referencia de las celdas.

Auditoría:
examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas
independientes del sistema auditado, que puede ser una persona, organización,
sistema, proceso, proyecto o producto. La auditoría es una serie de métodos
de investigación y análisis con el objetivo de producir la revisión y evaluación
profunda de la gestión efectuada (Amado, S. A. (2008). Auditoría de comunicación.
La Crujía: Buenos Aires).

Auditoría de fórmulas:
grupo de herramientas de Microsoft Excel que permite controlar y auditar las
fórmulas ingresadas en la hoja de cálculo.

Barra de fórmulas:
espacio en el que aparecen las expresiones introducidas en cada una de las celdas
de Excel. A través de ella podemos introducir el contenido de una celda o modificarlo,
facilitando, además, la inserción de fórmulas dentro del programa.

Celdas dependientes:
(C1+C2)
celdas que contienen fórmulas que hacen referencia a otras celdas. Por ejemplo, si
la celda C3 contiene la fórmula =Suma(C1+C2), C3 es dependiente de las celdas C1
y C2.

Celdas precedentes:
C1 C2

(C1+C2)
celdas a las que se hace referencia mediante una fórmula en otra celda. Por ejemplo,
si la celda C3 contiene la fórmula =Suma(C1+C2), C1 y C2 son precedentes de la
celda C3.

18
Unidad 3
Previción de
datos

19
 [Link]

Resumen

Administrador de escenarios: es una herramienta que permite evaluar resultados, a

partir de celdas variables.
Ruta: Datos/ Previsión/ Análisis de Hipótesis/ Administrador de escenarios.

Mostrar escenarios: opción de la herramienta “Administrador de escenarios” que

exhibe las celdas variables con los datos indicados. Permite alterar la hoja de cálculo,
según el escenario que se indique.

Tablas de datos: es un conjunto de celdas que combinadas nos entregan una

determinada información. Sirve para ver el cambio en los resultados cuando se
modifican distintas variables. Se pueden realizar tablas de datos tanto de 2 variables
como de una variable.

Buscar objetivo: herramienta que permite calcular el valor de una variable para
alcanzar un objetivo específico. Se permite seleccionar sólo una celda variable.

Previsión: herramienta que realiza un pronóstico futuro, a partir de datos pasados.

Ruta: Datos/ Previsión/ Previsión.

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 [Link]

Glosario

Escenario:
es una agrupación de valores que guarda la herramienta “Administrador de
escenarios”, para después reemplazarlos en la planilla de Excel cuando se indique.
Cada escenario puede tener un máximo de 32 variables.

Informe de escenarios:
es un informe que entrega los valores de las celdas cambiantes junto con los
resultados indicados de cada escenario. Es una opción de la herramienta
“Administrador de escenarios”. Hay dos tipos de informes; modo resumen de
escenarios y modo tabla dinámica.

Intervalo de confianza:
medida que indica la variabilidad entre un valor real y un valor estimado, midiendo
así el margen de error.

21
Unidad 4
Tablas y
Gráficos

22
 [Link]

Resumen

TABLAS EXCEL: herramienta que permite dar un formato específico a un rango de

celdas relacionadas entre sí. Ruta: Insertar / Tablas / Tabla. Las tablas en Excel cuentan
con distintas herramientas, entre las que se encuentran:

• Ordenar tabla: permite ordenar las columnas de la tabla de la forma deseada

(mayor/menos, alfabéticamente, etc.).
• Filtrar tabla: propiedad de las tablas que permite seleccionar los datos que se
muestran en la tabla, según los criterios indicados. Para acceder a los filtros de una
tabla debes hacer click sobre la flecha al costado de los títulos de cada columna.
• Segmentación de datos: herramienta para filtrar una tabla de manera interactiva a
través de un panel de etiquetas. Ruta: Diseño de Tabla / Herramientas / Segmentación
de datos.
• Imprimir tabla: opción que entrega Excel para imprimir solamente la tabla
seleccionada.

GRÁFICOS EXCEL: representación gráfica de los datos seleccionados a partir de un

rango de datos o de una tabla de Excel. Ruta: Insertar / Gráficos. ¡Recuerda! Es posible
agregar una nueva serie de datos a un gráfico, para ello debes ir a la pestaña "Diseño
de gráfico" y marcar la opción "Seleccionar datos".

Para configurar las curvas de los gráficos se debe hacer doble click en las curvas y
modificar los diferentes elementos. Otra opción para lo anterior es hacer click derecho
en las curvas y seleccionar “Dar formato a serie de datos”.

GRÁFICO COMBINADO: tipo de representación gráfica que permite mezclar tipos

de gráficos. Además, hace posible insertar dos tipos de datos a través de un eje
secundario. Para insertar un gráfico combinado debes hacer click en la pestaña
“Insertar” y luego seleccionar la opción “Gráfico combinado”.

MINIGRÁFICOS: pequeña representación visual de los datos, que se encuentra

dentro de una celda. Sirven principalmente para reflejar tendencias. Estos pueden
representar solo una serie de datos a la vez. Hay tres tipos de gráficos: de líneas,
columnas, y pérdidas y ganancias. Para incorporarlos debes seleccionar la pestaña
“Insertar” y escoger desde el grupo “Mini gráficos” la opción que deseas incluir. Luego
se selecciona el rango de datos y la ubicación para incorporar el minigráfico.
23
 [Link]

Glosario

Tabla:
conjunto de datos organizados en filas o registros, cuya primera fila o cabecera
contiene el nombre de los campos almacenados. Contienen datos relacionados
que son manejados de manera independiente por Excel.

Filtro:
permite buscar un subconjunto de datos bajo ciertos criterios. Los filtros se
utilizan, generalmente, cuando se tiene un rango de celdas con información y
se necesita visualizar solo aquellas que cumplen con determinadas condiciones.

Gráficos:
representaciones creadas a partir de líneas, barras, áreas y otros formatos,
permiten visualizar fácilmente datos numéricos o porcentuales.

Regresiones lineales:
modelo matemático utilizado para aproximar la relación de
dependencia entre variables, se denomina también “línea de tendencia”.

24
Unidad 5
Tablas
dinámicas y
Gráficos
dinámicos

25
 [Link]

Resumen

Tablas dinámicas

TABLAS DINÁMICA O PIVOT TABLE: tipo de tabla que agrupa información de una
determinada base de datos con gran capacidad de alterar dinámicamente su forma.
Sirve para realizar diferentes análisis y comparaciones, a través de la combinación de
distintos factores.

TABLA DINÁMICA RECOMENDADA: opciones de tablas dinámicas que ofrece Excel.

Después se pueden modificar según se prefiera.

Para insertar una tabla dinámica recomendada se debe ir a “Insertar” en “Tablas” y

presionar “Tablas dinámicas recomendadas”. Aparecerán distintas previsualizaciones,
hay que seleccionar el diseño deseado y luego “Aceptar”. La tabla dinámica se insertará
en una nueva hoja de Excel o en la hoja de cálculo existente (depende de lo que se
requiera). Para crear una tabla dinámica se debe ir a la pestaña “Insertar” y en el
grupo “Tablas” presionar “Tabla dinámica”.

CAMPOS DE TABLAS DINÁMICAS: todas las variables que se pueden seleccionar

para que conformen la tabla dinámica y que se arrastran hacia las 4 áreas posibles.

ÁREAS: distintos destinos que pueden tener los campos de la tabla dinámica. Existen
4 áreas:

1. Filtros: permiten seleccionar qué aspectos queremos ver en la tabla.

2. Columnas: permiten ordenar la información por columnas.
3. Filas: permiten ordenar la información por filas.
4. Valores: permiten visualizar la información al interior de la tabla dinámica, para lo
que se debe seleccionar el tipo de operación que se quiere, es decir, los valores
de cálculo (suma, recuento, promedio, máximo, mínimo, etc.), Excel selecciona
automáticamente la operación “sumar”, que se puede modificar después.

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 ORDENAR CAMPOS: click derecho en alguna celda del campo, “Ordenar”.

CONFIGURAR CAMPOS: opción de la herramienta “Administrador de escenarios”

que exhibe las celdas variables con los datos indicados. Permite alterar la hoja de
cálculo, según el escenario que se indique.

CONFIGURACIÓN DE CAMPOS: hacer click en el campo deseado e ir a “Configuración

de campo”. Otra forma de acceder a la “Configuración de campo” es a través de
“Diseño de tabla dinámica” en la sección de “Campo activo”.

FILTRAR TABLAS DINÁMICAS: opción que permite seleccionar los datos que se
quieren mostrar en la tabla dinámica. Para filtrar se debe arrastrar el campo al área
“Filtro”.

TABLA DINÁMICA BIDIMENSIONAL: tabla dinámica con campos tanto en filas

como en columnas.

DISEÑO DE TABLA DINÁMICA: opción para modificar el formato de la tabla dinámica,

configurando la presentación de los campos, filas, columnas, subtotales, celdas y
líneas.

Herramientas de tablas dinámicas

SEGMENTACIÓN DE DATOS EN TABLAS DINÁMICAS: herramienta que permite

filtrar los datos en una tabla dinámica. Hace posible aplicar filtros por más de una
columna. Para segmentar datos en tablas dinámicas, se debe ir a “Análisis de tabla”
y en “Filtrar”, seleccionar “Insertar segmentación de datos”.

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 ESCALA DE TIEMPO: es una opción de filtro interactivo para las tablas dinámicas
que permite filtrar según la fecha; años, trimestres, meses y días. Se filtra a través de
una barra deslizante. Para insertar una escala de tiempo, se debe ir a “Análisis de tabla
dinámica”, y en “Filtrar”, seleccionar “Insertar escala de tiempo”. Es importante acotar
que para poder trabajar con esta herramienta se debe contar con registros asociados
a fechas.

REPORTES INDIVIDUALES: herramienta de las tablas dinámicas para crear una hoja
para cada opción de filtrado con los datos indicados. Para crear reportes individuales,
debe haber un filtro en la tabla dinámica, de lo contrario no será posible trabajar con
esta herramienta. Se debe ir a “Análisis de tabla dinámica”, en la opción “Tabla
Dinámica”, se debe seleccionar “Opciones” y hacer click en “Mostrar páginas de filtro
de informe”.

AGRUPACIÓN DE DATOS AUTOMÁTICA: herramienta de las tablas dinámicas que

permite mostrar un subconjunto de datos. Para agrupar una tabla dinámica, hacer
click derecho en la celda y seleccionar “Agrupar”. Este tipo de agrupaciones se puede
aplicar a fechas o números.

AGRUPACIÓN DE DATOS MANUALES: herramienta de las tablas dinámicas que

permite mostrar un subconjunto de datos. Para agrupar manualmente una tabla
dinámica, se debe seleccionar los datos que se pretende agrupar, hacer click derecho
en la celda y seleccionar “Agrupar”.

Gráficos dinámicos

GRÁFICO DINÁMICO: representación visual de los datos de una tabla dinámica. La

idea de los gráficos dinámicos, a diferencia de los gráficos comunes, es que cada
modificación realizada en la tabla dinámica se verá en el gráfico, y viceversa.

Se pueden aplicar distintas herramientas de las tablas dinámicas a los gráficos, tales
como segmentación de datos y escala de tiempo.

28
 [Link]

Glosario

Tablas:
conjunto de datos organizados en filas o registros, cuya primera fila o cabecera
contiene el nombre de los campos almacenados. Contienen datos relacionados
que son manejados de manera independiente por Excel.

Lista de campos (tabla dinámica):

permite modificar el diseño de la tabla, agregando y ordenando los campos para
que los datos se muestren según la preferencia. Los campos contenidos en esta
lista son filtros (filtro de nivel superior, permiten segmentar la información),
columnas (etiquetas de columna), filas (etiquetas de fila), valores (valores
numéricos resumidos).

Subtotales:
agrupación de los datos en donde se puede escoger el cálculo para ello.

Gráficos:
representaciones creadas a partir de líneas, barras, áreas y otros formatos,
permiten visualizar fácilmente datos numéricos o porcentuales.

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Unidad 6
Validación de
datos

30
 [Link]

Resumen

VALIDACIÓN DE DATOS: herramienta de Excel que restringe la introducción de

datos, según ciertos criterios indicados. Sirve para evitar errores en el llenado de las
planillas. Para validar datos se debe ir a la pestaña “Datos” y en el grupo“Herramienta
de datos” presionar “Validación de datos”.

PESTAÑA DE MENSAJES: esta herramienta permite insertar mensajes a las celdas

especificadas. Se utiliza generalmente para notificar y orientar al usuario respecto a
los valores que pueden ser incluidos.

PESTAÑA DE ALERTA: se utiliza para advertir a los usuarios que la información

ingresada es incorrecta y orientarlos para completar la información correctamente.
Esta herramienta permite insertar mensajes a las celdas especificadas. Se utiliza
generalmente para notificar y orientar al usuario respecto a los valores que pueden
ser incluidos.

LISTAS DESPLEGABLES: es un tipo de validación de datos, que consiste en un menú

donde se muestran diferentes opciones para rellenar la celda. Para insertar una lista
desplegable, se debe ir a “Datos” y en “Herramienta de datos” presionar “Validación
de datos”. En “Permitir”, se debe poner “Lista”. En “Origen” se pueden escribir los
datos separados por punto y coma, o bien hacer referencia a un rango.

• Tip: para actualizar listas desplegables hay que convertir el rango en una tabla de
Excel. Así, automáticamente, los cambios que se realicen en la tabla se verán reflejados
en el menú desplegable.

LISTAS DESPLEGABLES DEPENDIENTES: lista desplegable que depende de lo que

se escoja en otra lista desplegable anteriormente. Para hacer listas desplegables
dependientes se deben nombrar primero los rangos. Luego se crea una primera lista
desplegable. Finalmente se crea la segunda lista desplegable haciendo uso de la
función INDIRECTO.

31
INDIRECTO: entrega la referencia a una celda o rango de celdas, independiente de
las modificaciones en la hoja de Excel.

Su sintaxis es: INDIRECTO(ref;[a1])

• Ref: referencia que se desea obtener.

• [a1]: valor lógico para determinar el tipo de referencia.
(A1: VERDADERO, F1C1: FALSO).

32
 [Link]

Glosario

Criterios de validación:
reglas que permiten especificar el tipo y las características que debe poseer
una variable para ser incluida dentro de una celda.

Listas:
serie de palabras, datos o personas, que atienden a un orden determinado y se
encuentran dispuestas en columnas.

Mensaje de entrada:
descripción sobre qué insertar en la celda, que se muestra al hacer click sobre
ella. Para crear un mensaje de entrada, se debe ir a “Datos”, “Herramienta de
datos” y en “Validación de datos” ir a “Mensaje de entrada” para agregar un
título y descripción.

Mensaje de error:
cuadro de diálogo que se muestra al insertar valores que no cumplen con el
criterio de validación. Este mensaje se puede configurar según se desee. Para
configurar un mensaje de error, se debe ir a “Datos”, “Herramienta de datos” y
en “Validación de datos” ir a “Mensaje de error” para agregar un título y
descripción.

33
Unidad 7
Formato

34
 [Link]

Resumen

ESTILOS DE CELDA: conjunto predefinido de formatos que brinda Excel para aplicar
a las celdas. Para aplicar uno, se deben seleccionar las celdas y, en “Inicio”, apretar
“Estilos de celda”.

CREAR ESTILOS DE CELDA: opción para guardar un diseño de un nuevo estilo de

celda creado. De esta manera se puede aplicar este estilo posteriormente.

FORMATO PERSONALIZADO: opción de Excel que permite crear tipos de formato

cambiando la apariencia de los datos, pero sin cambiar los datos en sí mismos.

FECHA PERSONALIZADA: opción para configurar el formato de la fecha. Las siglas

para personalizar la fecha son: • “d”: día • “m”: mes • “a”: año

La cantidad de veces que se repiten las letras será la longitud que tomen estos
valores.

FORMATO DE NÚMERO: opción para configurar el cómo se muestran los números.

Para especificar el formato se permiten hasta 4 criterios separados por punto y coma.
El primer criterio se aplica para los valores positivos, el segundo para los valores
negativos, el tercero para los valores cero y el cuarto para los valores de texto. Los
principales signos para indicar el formato son los siguientes:

• #: número.
• @: texto.
• ?: carácter. Puede ser una letra o un dígito.
• “ ”: el texto para insertar se debe poner entre comillas.
• [Color]: se especifica el color deseado para el valor. Los colores pueden ser: negro,
blanco, rojo, verde, azul, amarillo, magenta y cian.
• [Colorx]: se especifica el color deseado para el valor, donde “x” representa un número
del 1 al 56.

Para cambiar el formato de celdas debes seleccionar primero todas las celdas que
quieras modificar, hacer click derecho, seleccionar la opción “formato de celdas” y
luego “Personalizada”.
35
 FORMATO CONDICIONAL: herramienta de Excel que hace posible aplicar un formato
determinado a las celdas según distintos criterios establecidos. Puedes personalizar
los formatos agregando nuevos criterios a través de la opción “Nueva regla”.

FILTRO AVANZADO: herramienta de Excel para aplicar un filtrado personalizado

según cómo se indique.

QUITAR DUPLICADOS: herramienta de Excel que hace posible eliminar datos

repetidos de un rango especificado.

Duplicados

IDENTIFICAR DUPLICADOS: opción que brinda Excel para resaltar los valores
repetidos a través del formato condicional.

Para resaltar valores duplicados se debe ir a “Formato condicional”, y en “Reglas para

resaltar celdas” presionar “Valores duplicados”.

Para resaltar filas duplicadas se debe crear una variable auxiliar concatenando los
valores pertenecientes a la fila. Luego se debe aplicar una fórmula como regla. Se
debe ir a “Formato condicional”, “Nueva regla”, “Utilice una fórmula que determine
las celdas para aplicar formato” y aplicar la función [Link].

QUITAR DUPLICADOS: herramienta de Excel que hace posible eliminar datos

repetidos de un rango especificado. Para quitar duplicados, se debe ir a “Datos” y en
“Herramientas de datos” presionar “Quitar duplicados”. Se debe especificar las columnas
en base a las que se realizará la eliminación de duplicados.

FILTRO AVANZADO: herramienta de Excel para aplicar un filtrado personalizado

según cómo se indique. Para eliminar duplicados con filtro avanzado, se debe ir a
“Datos” y en “Ordenar y filtrar” presionar “Avanzadas”.

36
Esquema

AGRUPAR: herramienta de Excel que permite juntar filas o columnas con la opción
de comprimirlas y mostrar la información en un reporte resumido. La agrupación de
datos genera un menú al lado izquierdo de la hoja de cálculo, pudiendo escoger de
forma rápida la información que se desea ocultar o mostrar. Para agrupar un conjunto
de filas o columnas ir a “Datos” y en “Esquema” seleccionar “Agrupar”. Si cometes un
error, puedes remover un grupo utilizando la herramienta “Desagrupar”.

AUTOESQUEMA: opción que brinda Excel que agrupa la información en distintos

niveles detectando de manera automática los distintos esquemas. Para crear un
autoesquema ir a “Datos”, “Esquema” y en “Agrupar” seleccionar “Autoesquema”. Es
posible trabajar con esta herramienta en forma automática, siempre y cuando existan
totales que puedan ser identificados por Excel.

SUBTOTAL: herramienta de Excel que permite agregar subtotales de manera

automática, agrupando por distintos niveles. Para aplicarla, se debe ir a “Datos” y en
“Esquema” presionar “Subtotal”. Para aplicar esta herramienta. Asimismo, el rango
seleccionado no debe estar en formato de tabla.

SUBTOTALES: función que entrega el subtotal de un rango de datos seleccionado,

según la función indicada. Las funciones se representan por un número, los cuales
pueden ser:

1. PROMEDIO
2. CONTAR
3. CONTARA
4. MAX
5. MIN
6. PRODUCTO
7. DESVEST.M
8. DESVEST.P
9. SUMA
10. VAR.S
11. VAR.P

Su sintaxis es: SUBTOTAL(núm_función;ref1;ref2).

37
 [Link]

Glosario

Estilo:
conjunto de características de formato, consideran fuente y tamaño del texto,
color, espaciado, entre otros. Esta herramienta permite aplicar el mismo formato
a distintas celdas, de manera de generar un documento ordenado y de fácil
lectura.

Formato general:
formato de número predeterminado, muestra la información tal como es
ingresada en la planilla. Esta función redondea con decimales en caso de que
el número sea demasiado extenso y utiliza notación científica para expresar
números altos.

Formato moneda:
formato recomendado para valores monetarios, muestra el símbolo de moneda
junto al valor numérico.

Formato porcentaje:
formato de número que multiplica automáticamente el valor ingresado en la
celda por 100, mostrándolo con el símbolo %.

Formato texto:
formato que considera el valor de las celdas como texto, muestra la información
tal como fue ingresada en la planilla.

38
Unidad 8
Configuraciones
finales

39
 [Link]

Resumen

Vista del documento

VISTA PERSONALIZADA: : herramienta de Excel que permite guardar determinadas

configuraciones y diseño de una planilla para poder aplicarla cuando se necesite.
Algunos ejemplos de configuraciones en las vistas son: aplicar filtros, ocultar filas o
columnas, cambiar el diseño, agrupar. Las vistas personalizadas no se pueden aplicar
a tablas. Las celdas deben estar en rangos. Para crear una vista personalizada se debe
ir a “Vista”, “Vistas de libro” y en “Vistas personalizadas”, “Agregar”.

DISEÑO DE PÁGINA: muestra la visualización de la planilla para imprimir. Se pueden

agregar y modificar los encabezados y pies de página. Ir a “Vista” y en “Vistas de libro”
seleccionar “Diseño de página”.

CONFIGURAR PÁGINA: opción para modificar el formato de página, donde se pueden

configurar los márgenes, encabezados, pies de página, ajustes de hoja e impresión.

INMOVILIZAR: herramienta de Excel que permite mantener fijas las filas y/o columnas.
Para inmovilizar paneles se debe ir a “Vista” y en “Ventana” seleccionar “Inmovilizar”.
Para esto hay que situarse antes en la celda en base a la cual se quiere inmovilizar.
De esta manera, se inmovilizará la fila que se encuentra arriba de la celda, y/o la
columna que se encuentra a la izquierda de la celda.

Protección y seguridad

PROTEGER HOJA DE CÁLCULO: evitar que la hoja o las celdas seleccionadas sean
modificadas por terceros.

Para proteger la hoja se debe ir a “Revisar” y en “Proteger” seleccionar “Proteger hoja”.

Para permitir la modificación de solo un rango de celdas, se debe desbloquear el
rango yendo a “Formato de celda” en “Proteger” y posteriormente proteger la hoja.
Hay que recordar que, al bloquear celdas y ocultar fórmulas, se debe proteger la hoja
posteriormente para que se haga activa esa modificación.
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CONTRASEÑA PARA DESPROTEGER HOJA: se establece un conjunto de caracteres
para permitir desproteger la hoja. Ir a “Revisar”, “Proteger”, seleccionar “Proteger hoja”
e insertar una contraseña para desproteger la hoja.

También se puede insertar una contraseña para la edición de rangos. Ir a “Revisar” y

en “Proteger” seleccionar “Permitir editar rangos”.

OCULTAR FÓRMULAS: opción de Excel que hace posible no mostrar las fórmulas
o funciones en las celdas seleccionadas.

Para ocultar fórmulas se deben seleccionar las celdas, click derecho, “Formato de
celdas” (o ir en“Inicio” al botón “Formato de número”), y en “Proteger” activar la casilla
“Oculta”. Posteriormente se debe proteger la hoja.

41
 [Link]

Glosario

Contraseña (Excel):
código utilizado para proteger una hoja o libro, pueden estar formadas por
números, letras o caracteres. Si bien no existe problema en cuanto a la extensión,
Microsoft Excel reconoce mayúsculas y minúsculas.

Vistas:
presentaciones o visualizaciones de una hoja de cálculo, consideran tanto
configuraciones de pantalla como de impresión.

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[Link]