Código: PE03.02.01.

03 Versión: 02

Procedimiento: “Elaborar
procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales”

Elaborador por: Revisado por: Aprobado por:

Unidad de Unidad de Organización y Unidad de Organización y

organización Métodos UNOME Métodos UNOME

Secretaría
General
Firma

0
 Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

Control de Cambios
Sección Fecha de
Versión Descripción del cambio:
/ Ítem aprobación
01 ---- Nuevo 04/02/2019
Código Se actualizó el código del procedimiento a PE03.02.01.03.
Se agregó la siguiente base normativa:
- Resolución Ministerial N° 103-2020-PCM, que aprueba los
"Lineamientos para la atención a la ciudadanía y el
funcionamiento de las entidades del Poder Ejecutivo, durante la
vigencia de la declaratoria de emergencia sanitaria producida por
el Covid-19, en el marco del Decreto Supremo N° 008-2020-SA”.
- Resolución de Secretaría General N° 110-2020-MINEDU, que
IV
oficializa el Plan para la Vigilancia, Prevención y Control de
COVID-19 del Ministerio de Educación.
- Resolución de Secretaría General N° 043-2021-MINEDU, que
aprueba la Directiva denominada “Metodología para la gestión
por procesos en el Ministerio de Educación”
- Resolución de Secretaría General N° 075-2021-MINEDU, que
02 aprueba el Mapa de Procesos del Ministerio de Educación
- Se actualizaron las definiciones de formato, instructivo y
procedimiento.
V
- Se incorporaron las siglas RSG y SG.
- Se eliminó la sigla OPEP.
- Se actualizó la caracterización de entradas y salidas del proceso
VI PE03.02.01.03 Elaborar procedimientos, instructivos y formatos
institucionales.
- Se actualizó las actividades que detallan la ruta de aprobación
VII
de procedimientos, instructivos y formatos institucionales.
- Se actualizó el nombre del proceso de nivel superior PE03.02.01
IX
Determinación de procesos.
X - Se registró las actividades de seguimiento del procedimiento.
XI - Se registró el indicador del proceso.
- Se actualizaron los anexos:
- Anexo Nº 01 Ficha de instructivo
- Anexo Nº 02 Ficha de procedimiento
- Anexo Nº 03 Lista maestra de procesos, procedimientos e
Anexos
instructivos
- Anexo Nº 04 Lista maestra de formatos
- Anexo Nº 05 Lista maestra de documentos externos
- Anexo Nº 06 Diagrama de flujo.

1
 Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

I. OBJETIVO

• Establecer las actividades para la elaboración, actualización y aprobación de

procedimientos, instructivos o formatos institucionales del Ministerio de Educación.

II. ALCANCE

• El presente documento es de aplicación a todos los procesos de los órganos, unidades

orgánicas, órganos desconcentrados, programas y proyectos especiales del Ministerio
de Educación.

III. RESPONSABLE

• El/la director(a) o el/la jefe(a) del Órgano o Unidad Orgánica es responsable de cumplir y
hacer cumplir el presente procedimiento.
• El/la jefe(a) de UNOME es responsable de velar por el cumplimiento del presente
procedimiento.

IV. BASE NORMATIVA

1. Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.

2. Decreto Supremo Nº 030-2002-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 27658,
Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
3. Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de Modernización
de la Gestión Pública.
4. Resolución de Secretaría de Gestión Pública Nº 006-2018-PCM/ SGP, que aprueba la
Norma Técnica Nº 001-2018-SGP, Norma Técnica para la implementación de la gestión
por procesos en las entidades de la administración pública.
5. Resolución Ministerial N° 103-2020-PCM, que aprueba los "Lineamientos para la
atención a la ciudadanía y el funcionamiento de las entidades del Poder Ejecutivo,
durante la vigencia de la declaratoria de emergencia sanitaria producida por el Covid-19,
en el marco del Decreto Supremo N° 008-2020-SA”.
6. Resolución de Secretaría General N° 110-2020-MINEDU, que oficializa el Plan para la
Vigilancia, Prevención y Control de COVID-19 del Ministerio de Educación.
7. Resolución de Secretaría General N° 043-2021-MINEDU, que aprueba la Directiva
denominada “Metodología para la gestión por procesos en el Ministerio de Educación”
8. Resolución de Secretaría General N° 075-2021-MINEDU, que aprueba el Mapa de
Procesos del Ministerio de Educación.

2
 Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

V. SIGLAS Y DEFINICIONES

• Formato: Documento ya sea físico o digital diseñado para introducir datos estructurados,
que son necesarios para el proceso.
• Instructivo: Es un documento orientador que contiene un conjunto de pautas o
instrucciones sobre cómo proceder para el desarrollo de una actividad específica. Se
vincula a un proceso o procedimiento.
• MINEDU: Ministerio de Educación.
• OGAJ: Oficina General de Asesoría Jurídica.
• Procedimiento: Descripción documentada de cómo deben ejecutarse las actividades
que conforman un proceso, tomando en cuenta los elementos que lo componen y su
secuencialidad, permitiendo de esta manera una operación coherente.
• RSG: Resolución de Secretaría General.
• SG: Secretaría general.
• UNOME: Unidad de Organización y Métodos.

VI. ENTRADAS Y SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO

Proveedor(es) Elementos de Entrada

- Fichas y diagramas de procesos
- Proceso PE03.02.01.02 Determinación de aprobados
procesos de nivel N
- Ficha indicador
- Órganos y Unidades orgánicas del Minedu
- Informe con propuesta de
- Órganos desconcentrados/ Programas y procedimiento/ formato/ instructivo
Proyectos especiales
Producto(s) Usuario(s) interno(s) y externo(s)
- Órganos y Unidades orgánicas del
- Ficha de procedimiento aprobado Minedu
- Instructivo aprobado - Órganos desconcentrados/ Programas y
- Formato aprobado Proyectos especiales
- Lista maestra de procesos, procedimientos
- Proceso PE05.01.03 Desarrollo de
e instructivos
auditoría interna de procesos
- Lista maestra de documentos externos
- Lista maestra de formatos - Proceso PE03.02.02 Seguimiento,
medición y análisis de procesos

3
 Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

VII. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de
Nº Actividad Responsable Registro
organización

Nota: En caso las actividades del presente procedimiento y sus anexos puedan ser desarrolladas por vía
remota y/o presencial, se priorizará la modalidad remota en cumplimiento de la Resolución Ministerial N° 103-
2020-PCM. Las actividades que por su naturaleza requieran ser presenciales, se realizarán cumpliendo los
lineamientos indicados en el numeral 11.5: Medidas para el desarrollo de labores presenciales del Plan para
la Vigilancia, Prevención y Control de COVID-19 del Ministerio de Educación, oficializado mediante Resolución
de Secretaría General N° 110-2020-MINEDU.

La asistencia técnica solicitada es para la elaboración de:

• Formatos/instructivos: Ir a la actividad Nº 1.
• Procedimientos: Ir a la actividad N° 7.

Revisar propuesta de formato/

instructivo propuesto
Revisar la propuesta de formato/
instructivo en relación a la versión,
codificación y control de cambios.
En relación a los instructivos, revisar
la estructura del documento
señalado en el Anexo Nº 01
Asignar la versión y codificación al
formato/ instructivo propuesto.
¿Es conforme?
• Si: Ir a la actividad Nº 03
Propuesta de
• No: Si es un documento del formato/
Minedu, emitir informe con instructivo/
observaciones y devolver Especialista de
1 expediente. Ir a la actividad UNOME gestión por Expediente E-
Nº 02. procesos SINAD

Si no es un documento del Informe con

Minedu, emitir informe con observaciones
observaciones y devolver
expediente al Órgano
desconcentrado/ Programas/
Proyectos especiales.
Los órganos
desconcentrados, programas
y proyectos especiales tienen
un plazo máximo de 10 días
hábiles a partir de la fecha de
recepción del informe con
observaciones para remitir a
la UNOME las subsanaciones
correspondientes,
posteriormente la UNOME
4
 Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

VII. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de
Nº Actividad Responsable Registro
organización
realizará la revisión
respectiva.
Nota 1: La Coordinación de gestión
por procesos de la UNOME asigna la
solicitud de asistencia técnica al
especialista para la elaboración de
formatos o instructivos y deriva el
expediente correspondiente.

Realizar ajustes
Subsanar observaciones a la Propuesta de
Órgano
2 propuesta de formato/instructivo y Especialista formato/
proponente
enviar para revisión. instructivo
Ir a la actividad N° 01.

Emitir proyecto de conformidad

técnica
Elaborar el proyecto de informe de Proyecto de
opinión favorable al informe de
formato/instructivo dando Especialista de opinión
3 conformidad a la codificación, UNOME gestión por favorable/
versión y control de cambios del procesos Propuesta de
documento y remitir a la Formato/
Coordinación de Gestión por Instructivo
procesos, adjuntando la propuesta
de formato/instructivo.

Revisar y visar conformidad Proyecto de

técnica informe de
Coordinador(a) opinión
4 Revisar, visar informe de opinión UNOME en gestión por favorable/
favorable y remitir a la Jefatura de procesos Propuesta de
UNOME, junto con la propuesta del Formato/
formato/instructivo. Instructivo

Firmar y derivar informe

Firmar digitalmente el informe de
opinión favorable y visar la propuesta
de formato/Instructivo y derivar
Expediente E-
5 mediante E-SINAD al Órgano UNOME Jefe(a)
SINAD
proponente/ Órgano competente de
los Órganos desconcentrados/
Programas/ Proyectos especiales.
¿Es un documento del Minedu?

5
 Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

VII. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de
Nº Actividad Responsable Registro
organización
• Si: Ir a la actividad Nº 06.
• No: enviar informe de opinión
favorable al órgano
competente de los Órganos
desconcentrados/
Programas/ Proyectos
especiales.

Aprobar formato/ instructivo a

través de un oficio
Elaborar oficio de aprobación de
formato/ instructivo y remitir a la
UNOME, junto con el formato/
instructivo aprobado. Oficio/ Formato
De manera similar, para el caso de Órgano Jefe(a) / aprobado/
6
órganos desconcentrados/ proponente Director(a) Instructivo
programas/ proyectos especiales, el aprobado
oficio de aprobación es suscrito por
el titular del órgano competente y
remitido a la UNOME, junto con el
documento aprobado.
Ir a la actividad Nº 23

Elaborar propuesta de plan de

trabajo
Elaborar la propuesta del plan de
trabajo para la elaboración/
actualización del procedimiento y
enviar al Órgano proponente.
Nota 2: La Coordinación de gestión
por procesos de la UNOME asigna la Especialista de
solicitud de asistencia técnica al Propuesta de
7 UNOME gestión por
especialista para la elaboración del plan de trabajo
procesos
procedimiento y deriva el expediente
correspondiente.
Nota 3: Para la elaboración y
aprobación de un procedimiento, es
necesario contar con la aprobación
de las fichas y diagramas de
procesos de niveles previos de los
que deriva dicho procedimiento.

Órgano
8 Aprobar el plan de trabajo Especialista Plan de trabajo
proponente

6
 Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

VII. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de
Nº Actividad Responsable Registro
organización
Revisar y aprobar el plan de trabajo
de asistencia técnica para la
elaboración/ actualización del
procedimiento.

Elaborar/ actualizar procedimiento

Elaborar/ actualizar el diagrama de
flujo del procedimiento con la
asistencia técnica de la UNOME.
El diagrama de flujo se elabora de
acuerdo a la Notación Business Propuesta de
Órgano
9 Process Modeling (BPMN). Especialista ficha de
proponente
procedimiento
Registrar código y/o versión según la
ficha de proceso de nivel previo
aprobada.
Elaborar/ actualizar ficha de
procedimiento según lo establecido
en el Anexo Nº 2.

Revisar propuesta de
procedimiento
Revisar la propuesta de ficha de
procedimiento en relación a lo
establecido en el Anexo Nº 02.
• Si es conforme, solicitar al Especialista de Propuesta de
10 órgano proponente la UNOME gestión por ficha de
generación del expediente de procesos procedimiento
trámite de aprobación del
procedimiento.
• Si no es conforme, solicitar al
órgano proponente la
subsanación de
observaciones.

Generar expediente de aprobación

Elaborar el informe que sustenta la
necesidad de aprobación de la
Órgano Expediente E-
11 propuesta del procedimiento, su Especialista
proponente SINAD
alineamiento con el Mapa de
Procesos, su contribución con la
mejora de la gestión institucional, la
competencia funcional del órgano

7
 Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

VII. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de
Nº Actividad Responsable Registro
organización
proponente y el proyecto del
dispositivo normativo.
Generar el expediente E-SINAD,
adjuntando al informe técnico, los
siguientes documentos:
• Ficha(s) y diagrama(s) de
procesos de nivel(es)
previo(s) aprobada(s) por
el(los) dueño(s) de procesos
correspondientes.
• Ficha de procedimiento
firmada por el dueño del
proceso.
• Proyecto de Resolución de
Secretaría General que
aprueba el procedimiento.

Firmar, derivar informe y sus

anexos
Firmar digitalmente el informe
técnico, la ficha de procedimiento en Órgano Jefe(a)/ Expediente E-
12
la carátula del documento, en la proponente Director(a) SINAD
sección “Elaborado por” y derivar a la
UNOME mediante el E-SINAD, junto
con sus anexos.

Revisar expediente
Evaluar la propuesta de
procedimiento y el informe técnico
que sustenta la necesidad de
aprobación dicho documento.
¿Es conforme?
• Si: Ir a la actividad Nº 15. Expediente E-
Especialista de SINAD
13 • No: Si es un documento del UNOME gestión por
Minedu, elaborar informe con procesos Informe con
observaciones y devolver observaciones
expediente al órgano
proponente. Ir a la actividad
Nº 14.
Si no es un documento del
Minedu, elaborar informe con
observaciones y devolver
expediente al órgano

8
 Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

VII. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de
Nº Actividad Responsable Registro
organización
competente del Órgano
desconcentrado/Programas/
Proyectos especiales.
Los órganos
desconcentrados, programas
y proyectos especiales tienen
un plazo máximo de 10 días
hábiles a partir de la fecha de
recepción del informe con
observaciones para remitir a
la UNOME las subsanaciones
correspondientes,
posteriormente la UNOME
realizará la revisión
respectiva.

Realizar ajustes
Subsanar observaciones a la
Órgano Expediente E-
14 propuesta de procedimiento y enviar Especialista
proponente SINAD
a través del E-SINAD para revisión.
Ir a la actividad Nº 13.

Emitir proyecto de conformidad

técnica
Proyecto de
Elaborar el proyecto de informe de
informe de
opinión favorable al procedimiento Especialista de opinión
15 dando conformidad a la estructura UNOME gestión por favorable
del documento según lo establecido procesos
el Anexo Nº 02 y remitir a la Ficha de
Coordinación de Gestión por procedimiento
procesos, adjuntando la propuesta
de la ficha de procedimiento.

Revisar conformidad técnica

Revisar informe de opinión favorable
en relación al sustento de
conformidad técnica a la ficha de Proyecto de
procedimiento. Coordinador(a)
informe de
16 UNOME de gestión por
opinión
• Si es conforme, solicitar al procesos
favorable
Especialista la emisión de
respuesta al expediente.
• Si no es conforme, solicitar al
Especialista realizar la

9
 Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

VII. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de
Nº Actividad Responsable Registro
organización
subsanación de
observaciones.

Generar respuesta en el
expediente
Generar y firmar digitalmente el Especialista de
Expediente E-
17 informe de opinión favorable y remitir UNOME gestión por
SINAD
a la Coordinación de gestión por procesos
procesos, junto con la propuesta de
la ficha de procedimiento.

Visar conformidad técnica UNOME Informe de

Coordinador(a) opinión
Visar informe de opinión favorable y
18 de gestión por favorable
remitir a la Jefatura de UNOME, junto
con la propuesta de la ficha de procesos Ficha de
procedimiento procedimiento

Firmar y derivar conformidad

técnica
Firmar digitalmente el informe y la
propuesta de ficha de procedimiento
en la caratula, en la sección
“Revisado por” y derivar a OGAJ
mediante el E-SINAD.
¿Es un documento del Minedu?
• Si: Ir a la actividad Nº 20.
Expediente E-
19 • No: derivar informe de UNOME Jefe(a)
SINAD
opinión favorable a los
órganos desconcentrados/
programas nacionales/
proyectos especiales.
Para el caso de los órganos
desconcentrados/ programas/
proyectos especiales, el titular del
órgano proponente firma la
resolución de aprobación del
procedimiento.

Revisar el expediente
Revisar y evaluar la viabilidad legal Expediente E-
20 OGAJ Especialista
de la propuesta de procedimiento, el SINAD
cual debe indicar lo siguiente:

10
 Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

VII. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de
Nº Actividad Responsable Registro
organización
- Si la base legal referida en la
propuesta de procedimiento
se encuentra acorde con el
ordenamiento jurídico
vigente.
- La legalidad de las
disposiciones contenidas en
el procedimiento.
¿Es conforme?
• Si: Ir a la actividad Nº 21.
• No; Devolver expediente al
órgano proponente con copia
a la UNOME. Ir a la actividad
Nº 14.

Emitir conformidad legal

Emitir conformidad legal de la
propuesta de procedimiento,
mediante un informe de opinión legal
favorable y derivar a SG, adjuntando
los siguientes documentos:
• Propuesta de procedimiento
firmado por el dueño del Expediente E-
21 proceso y UNOME. OGAJ Especialista
SINAD
• Proyecto de Resolución de
Secretaría General que
aprueba el procedimiento.
• Informe técnico del dueño del
proceso.
• Informe de conformidad
técnica de la UNOME.

Firmar RSG y disponer su

publicación
La RSG es suscrita por la Secretaría
General.
Secretario(a) Expediente E-
22 SG
Tramitar la publicación de la General SINAD
resolución en el diario oficial El
Peruano y notificar la aprobación de
la RSG a las áreas competentes por
el E-SINAD.

11
 Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

VII. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de
Nº Actividad Responsable Registro
organización

Actualizar listas maestras

Con la Resolución de Secretaría
General de aprobación del
procedimiento/ Oficio de aprobación
de formato/ instructivo, actualizar la
lista maestra de procesos,
procedimientos e instructivos (Anexo
Nº 03), lista maestra de formatos
(Anexo Nº 04) y lista maestra de
documentos externos (Anexo Nº 05),
según corresponda.
Lista maestra
Guardar el procedimiento/ formato/ de procesos,
instructivo aprobado en el repositorio procedimientos
digital correspondiente. Especialista de e instructivos/
23 ¿Se generó una versión antigua de UNOME gestión por Lista maestra
un procedimiento/formato/ procesos de formatos/
instructivo? Lista maestra
de documentos
• Si: Ir a la actividad Nº 24 externos
• No: Fin del procedimiento
Realizar coordinaciones para la
difusión de los procedimientos, a
través del Portal de Transparencia en
un plazo no mayor de 3 días hábiles
posteriores a la suscripción de la
resolución.
El órgano proponente realiza las
capacitaciones a los servidores
involucrados en el proceso.

Guardar documento en repositorio

de obsoletos
Identificar el procedimiento, formato
Especialista de Repositorio
o instructivo antiguo, según
24 UNOME gestión por digital de
corresponda y guardarlo en el
procesos obsoletos
repositorio digital de documentos
obsoletos.
Fin del procedimiento

VIII. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Nº Documento
1 Ninguno
12
 Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

IX. PROCESO

Nombre Tipo

PE03.02.01 Determinación de procesos Estratégico

X. SEGUIMIENTO

Se realiza seguimiento a la aprobación de formatos, instructivos y procedimientos de acuerdo

a los cronogramas establecidos.

XI. INDICADOR

Nombre Fórmula

Porcentaje de actualización de 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑑𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑎𝑐𝑡𝑢𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠

= 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑑𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑥100%
procedimientos

XII. ANEXOS

1. Ficha de instructivo
2. Ficha de procedimiento
3. Lista maestra de procesos, procedimientos e instructivos
4. Lista maestra de formatos
5. Lista maestra de documentos externos
6. Diagrama de flujo

XIII. OTROS

No aplica.

13
Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

Anexo 01
Ficha de instructivo

14
Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

15
Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

16
Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

Anexo 02
Ficha de procedimiento

17
Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

18
Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

19
Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

20
Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

21
Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

22
 Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

Anexo 03
Lista maestra de procesos, procedimientos e instructivos

23
 LISTA MAESTRA DE FORMATOS

Código: Versión:

Código / N° Formato Código proceso / Nombre del Proceso / Dueño(s) del proceso / Control de versión
# Nombre del Formato Fecha de
(si aplica) procedimiento Procedimiento Vinculado procedimiento N° Versión
Aprobación
Fecha de
Código del proceso / Unidad u órgano que tiene la Versión de la
Número Código o N° del Formato Nombre del formaro que se utiliza en los Nombre del Proceso / Aprobación de la
procedimiento responsabilidad y autoridad del última versión
correlativo (si aplica) procedimientos Procedimiento Vinculado última versión
vinculado proceso / procedimiento vinculado del formato
Anexo 04
Código: PE03.02.01.03

formato
formatos Institucionales

Lista maestra de formatos

Versión: 02
Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y

24
 Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

Anexo 05
Lista maestra de documentos externos
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Fecha de Actualización:

Código/ N° Nombre del documento Versión Proceso y/o procedimiento vinculado

25
Procedimiento: Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales

Código: PE03.02.01.03 Versión: 02

Anexo 06
Diagrama de Flujo

26
 Código: PE03.02.03.01 Versión: 02

Procedimiento: “Ejecutar
acciones correctivas y
oportunidades de mejora”

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por

Unidad de Unidad de Organización Unidad de Organización y

y Métodos UNOME Métodos UNOME
Organización

Secretaria General

Firma
 Procedimiento: Ejecutar acciones correctivas y
oportunidades de mejora

Código: PE03.02.03.01 Versión: 02

Control de Cambios

Versión Sección / Ítem Descripción del cambio: Fecha de

aprobación
01 ---- Nuevo 15/03/2019
02 Se modifica el Titulo del procedimiento “Realizar
acciones correctivas y oportunidades de mejora” de la
versión 1 a “Ejecutar acciones correctivas y
Título y Código
oportunidades de mejora”.
Se modifica el código PE03.02.04.01 de la versión 1 a
PE03.02.03.01.
- Se elimina de la base normativa
• Resolución de Secretaría General N° 217-
2018- MINEDU, que aprueba la Directiva N°
004-2018- MINEDU/SPE-OPEP-UNOME
denominada “Metodología para la gestión por
procesos en elMinisterio de Educación”.
- Se agrega a la base normativa
• Resolución de Secretaría de Gestión Publica
Nº 006-2018-PCM/SGP, que aprueba la Norma
Técnica Nº 001-2018-SGP, Norma Técnica
para la implementación de la gestión por
procesos enlas entidades de la administración
pública.
• Resolución de Secretaría General N° 043-
2021- MINEDU, que aprueba la Directiva
denominada “Metodología para la gestión por
procesos en elMinisterio de Educación”.
• Resolución de Secretaría General N° 075-
2021- MINEDU, que aprueba el “Mapa de
procesos del Ministerio de Educación”.
IV
- Se agrega a la base normativa, las
correspondientesal estado de emergencia nacional
• Decreto Supremo N° 008-2020-SA, que
declara en Emergencia Sanitaria a nivel
nacional por el plazo de noventa (90) días
calendario y dicta medidas de prevención y
control del COVID-19, prorrogados por los
Decretos Supremos N° 020- 2020-SA, 027-
2020-SA, 031- 2020-SA, 009-2021-SA y 025-
2021-SA.
• Resolución Ministerial N° 103-2020-PCM, que
aprueba los "Lineamientos para la atención a la
ciudadanía y el funcionamiento de las
entidades del Poder Ejecutivo, durante la
vigencia de la declaratoria de emergencia
sanitaria producida por el Covid-19, en el
marco del Decreto Supremo N° 008-2020-SA”.
• Resolución de Secretaría General N° 110-
2020- MINEDU, que oficializa el Plan para la
Vigilancia, Prevención y Control de COVID-19
2
 Procedimiento: Ejecutar acciones correctivas y
oportunidades de mejora

Código: PE03.02.03.01 Versión: 02

del Ministerio de Educación.

V - Se retiró de la definición OPEP.

- Se agrego la definición de “SAC”.
VI - Se añadió en el campo Proveedores(s): Proceso
PE05.01.03 Desarrollo de auditoría interna de
procesos, Organismo Certificador y Procesos
internos del MINEDU.
- Se añadió en el campo Elemento(s) de entrada:
Resultados de Auditoría Interna, Resultados de
auditoría de certificación y/o seguimiento y No
Conformidad.
- Se añadió en el campo Producto(s): No
conformidad/ Oportunidad de mejora y Reporte de
AC y OM.
- Se añadió en el campo Usuario(s) interno(s) o
externo(s): Proceso PE03.02.03.03 Desarrollo de
proyectos de mejora de procesos y Órganos y
unidades orgánicas / Alta Dirección del MINEDU.
VII - Se agregó el carril denominado “Órgano Proponente
- Coordinador(a)/Especialista/Analista”.
- Se eliminó el carril denominado “OPEP-Jefe(a)” de
la versión 1.
- Se modifico el nombre del carril “Responsable del
Proceso” por “Procesos internos del MINEDU /
DUEÑO DEL PROCESO”.
- Se eliminó la actividad N°1 “Identificar fuentes de
NC y/u OM” de la versión 1.
- Se unen las actividades N°2 y N°5 de la versión 1,
con el nombre “Registrar y evaluar la NC y/u OM”.
- Se eliminó la actividad N°3 “Comunicar la NC y/u
OM para validación” de la versión 1.
- Se elimino la actividad N°4 “Validar NC y/u OM” de
la versión 1.
- Se agregó la actividad N°4 “Registrar NC y/u OM
en el formato de Solicitud Acción Correctiva y de
Mejora”.
- Se modifica el nombre de la actividad N°7
“Establecer acciones” de la versión 1 por
“Establecer acciones correctivas”.
- Se modifica el nombre de la actividad N°11
“Revisar causas y acciones” de la versión 1 por
“Revisar causas y acciones correctivas” en la
actividad Nº 8 de la versión 2.
- Se modifica el nombre de la actividad N°13 “Validar
causas y acciones” de la versión 1 por “Validar
causas y acciones” en la actividad Nº 10 de la
versión 2.
Anexos - En el Anexo 1, se incorporaron indicaciones para el
llenado de la Solicitud de acción correctiva y
oportunidad de mejora.
- En el Anexo 3, se actualizó el diagrama de flujo.

3
 Procedimiento: Ejecutar acciones correctivas y
oportunidades de mejora

Código: PE03.02.03.01 Versión: 02

I. OBJETIVO

• Establecer la metodología para la ejecución, seguimiento y cierre de las acciones

correctivas y oportunidades de mejora de manera adecuada que permitan eliminar las
causas de las no conformidades relacionadas a los procesos del Ministerio de Educación
con el fin de prevenir o evitar su ocurrencia o recurrencia; así como establecer acciones
para las oportunidades de mejora.

II. ALCANCE

• El presente documento es de aplicación a los órganos y unidades orgánicas del Ministerio

de Educación.

III. RESPONSABLE

• El/la Jefe(a) de la UNOME es responsable de velar por el cumplimiento del presente

procedimiento.

IV. BASE NORMATIVA

1. Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las entidades del Estado.

2. Decreto Supremo N° 008-2020-SA, que declara en Emergencia Sanitaria a nivel nacional
por el plazo de noventa (90) días calendario y dicta medidas de prevención y control del
COVID-19, prorrogados por los Decretos Supremos N° 020-2020-SA, 027-2020-SA, 031-
2020-SA, 009-2021-SA y 025-2021-SA.
3. Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno.
4. Resolución de la Secretaría de Gestión Publica Nº 006-2018-PCM/SGP, que aprueba la
Norma Técnica Nº 001-2018-SGP, Norma Técnica para la implementación de la gestión
por procesos en las entidades de la administración pública.
5. Resolución Ministerial N° 103-2020-PCM, que aprueba los "Lineamientos para la atención
a la ciudadanía y el funcionamiento de las entidades del Poder Ejecutivo, durante la
vigencia de la declaratoria de emergencia sanitaria producida por el Covid-19, en el marco
del Decreto Supremo N° 008-2020-SA”.
6. Resolución de Secretaría General N° 110-2020-MINEDU, que oficializa el Plan para la
Vigilancia, Prevención y Control de COVID-19 del Ministerio de Educación.
7. Resolución de Secretaría General N° 043-2021-MINEDU, que aprueba la Directiva
denominada “Metodología para la gestión por procesos en el Ministerio de Educación”.
8. Resolución de Secretaría General N° 075-2021-MINEDU, que aprueba el “Mapa de
procesos del Ministerio de Educación”.

4
 Procedimiento: Ejecutar acciones correctivas y
oportunidades de mejora

Código: PE03.02.03.01 Versión: 02

V. SIGLAS Y DEFINICIONES
• AC: Acción correctiva
• Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
no conformidad detectada u otra situación indeseable.
• MINEDU: Ministerio de Educación.
• NC: No conformidad.
• No conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado en los procedimientos
y/o normas en materia de auditoría.
• OM: Oportunidad de mejora
• Oportunidad de Mejora: Potenciales acciones orientadas a incrementar la eficiencia y
eficacia de los procesos.
• SAC: Solicitud de acción correctiva.
• UNOME: Unidad de Organización y Métodos.

VI. ENTRADAS Y SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO

Proveedor(es) Elemento(s) de entrada

- Proceso PE05.01.03 Desarrollo de auditoría - Resultados de Auditoría Interna
interna de procesos
- Organismo Certificador - Resultados de auditoría de certificación
y/o seguimiento
- Procesos internos del MINEDU - No Conformidad
Producto(s) Usuario(s) interno(s) o externo(s)
- No conformidad/ Oportunidad de - Proceso PE03.02.03.03 Desarrollo de
mejora proyectos de mejora de procesos
- Reporte de AC y OM - Órganos y unidades orgánicas / Alta
Dirección del MINEDU

VII. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de
Nº Actividad Organización Responsable Registro
Nota: En caso las actividades del procedimiento puedan ser desarrolladas por vía remota y/o
presencial, se priorizará la modalidad remota, de acuerdo a la Resolución Ministerial N° 103-
2020-PCM. Las actividades que por su naturaleza requieran ser presenciales, se realizarán
cumpliendo los lineamientos establecidos en el numeral 11.5 de la Resolución de Secretaría
General N° 110-2020-MINEDU, que oficializa el Plan para la Vigilancia, Prevención y Control de
COVID-19 del Ministerio de Educación.
Identificar la NC y/u OM
Identificar la no conformidad y/u
1. oportunidad de mejora, teniendo
como base a las diferentes fuentes, el Coordinador
cual permiten generar acciones Órgano (a)
correctivas y/u oportunidades de --
Proponente /Especialista
mejora. /Analista
Las fuentes para la identificación
pueden ser reportes de:
- Auditorías internas de procesos.
5
 Procedimiento: Ejecutar acciones correctivas y
oportunidades de mejora

Código: PE03.02.03.01 Versión: 02

- Resultados de auditoría de
certificación y/o seguimiento.
- No Conformidades detectadas en los
procesos del MINEDU.

Registrar y evaluar la NC y/u OM

Registrar la no conformidad y/u
oportunidad de mejora identificada en
el formato establecido en el Anexo 01.
Los campos a detallar son:
- Fecha de solicitud
- Tipo de acción: Correctiva o de
Mejora
- N° Acción: número correlativo-año,
iniciando en 001-20XX
- Proceso involucrado
- Responsable del proceso
- Origen (fuente que origina la AC y/u
OM)
- Descripción de la no conformidad u Coordinador
oportunidad de mejora. Órgano (a) Solicitud
Proponente /Especialista AC y OM
2. Luego, evaluar si la NC u OM requiere
/Analista
unproyecto de mejora, para estos debe
cumplir:
- Afectar directamente al proceso
- Desviación con el objetivo
establecido
- Requerir un análisis profundo de
datos.
¿La NC y/o OM requiere proyecto de
Mejora?
- Sí: Se realizan las actividades N° 3 y
N° 4 en paralelo.
- No: Ir a la actividad N° 5.
Solicitar tratamiento
Solicitar tratamiento de la no Coordinador
3. conformidad u oportunidad de mejora. Órgano (a) -
Ir al Proceso “PE03.02.03.02 Proponente /Especialista
Desarrollo de proyectos de mejora /Analista
de procesos”.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Registrar en el formato de SAC el
proyecto de mejora Coordinador
Registrar en el formato SAC- Anexo 01 Órgano (a) Solicitud
4.
el proyecto de mejora a realizar. Proponente /Especialista AC y OM
/Analista
Luego, ir a la actividad N° 12.

6
 Procedimiento: Ejecutar acciones correctivas y
oportunidades de mejora

Código: PE03.02.03.01 Versión: 02

Solicitar análisis de causa y/o

acciones
5.
Solicitar al responsable del Proceso
involucrado:
• En la no conformidad: realizar el
análisis de causa. Coordinador
• En oportunidad de mejora: Órgano (a) Solicitud
realizar el establecimiento de las Proponente /Especialista AC y OM
acciones. /Analista
En ambos casos, se debe remitir la
solicitud al responsable del proceso.
¿Cuál es el tipo de Hallazgo?
NC: ir a la actividad N° 6
OM: ir a la actividad N° 7
Analizar y registrar causas de la NC
6. Analizar1 las causas que generaron la
no conformidad y registrarlo en el
campo “Análisis de la Causa” del
formato donde se generó la solicitud Órganos y
(Anexo 01). Dueño del Solicitud
Unidades
Proceso AC y OM
Nota: En el caso de oportunidad de Orgánicas
mejora no se analiza las causas. del Minedu
1El análisis de causa se puede
realizar utilizando las diferentes
herramientas que existen como: los 5
porqués, Diagrama de causa efecto
(Ishikawa), etc.
Establecer acciones correctivas
7.
Establecer las acciones correctivas
que permitan eliminar las causas
identificadas para la no conformidad o
Órganos y
desarrollar la oportunidad de mejora y Dueño del Solicitud
Unidades
registrarlas en el campo “Plan de Proceso AC y OM
Orgánicas
Acción”del formato donde se generó
del Minedu
la solicitud (Anexo 01), estableciendo
los responsables y fecha de
culminación del mismo.
Revisar causas y acciones
correctivas
8. Revisar el correcto análisis de las
causasde la no conformidad y que las
Coordinador
acciones establecidas en el formato
(a)
de “Solicitud de acción correctiva y UNOME
/Especialista
oportunidad de mejora” (Anexo 01)
/Analista -
eliminen las causas o pueden
desarrollar la mejora.
¿Está correcto las causas y acciones?

7
 Procedimiento: Ejecutar acciones correctivas y
oportunidades de mejora

Código: PE03.02.03.01 Versión: 02

Sí: ir a la actividad N°10

No: ir a la actividad N°9

9. Subsanar observaciones
Subsanar las observaciones Órganos y
Unidades Dueño del Solicitud
indicadas por la UNOME y enviarlas
Orgánicas Proceso AC y OM
para su validación.
del Minedu
Luego, ir a la actividad N°8
Validar causas y acciones
10. Validar las causas y acciones
establecidas mediante un visto digital
en el formato de “Solicitud de acción
correctiva y oportunidad de mejora” Coordinador
(Anexo 01) y comunicar al (a)
UNOME Solicitud AC
responsable del Proceso que las /Especialista
y OM
acciones pueden ser implementadas. /Analista
Luego, se realizan las actividades
N°11 y N°12 en paralelo.

11. Implementar las acciones

Implementar las acciones
establecidas en el formato de
“Solicitud de acción correctiva y Órganos y
oportunidad de mejora”(Anexo 01). Unidades Dueño del
-
Orgánicas Proceso
Al término del plazo establecido para
del Minedu
laimplementación de las acciones, ir a
la actividad N° 13.

Consolidar solicitud de AC y/u OM

12.
Consolidar las solicitudes de acción
correctiva y oportunidad de mejora
generadas en el formato Reporte de Coordinador
Reporte
Acción Correctiva y Oportunidad de (a)
UNOME de AC y
Mejora (Anexo 02). /Especialista
OM
/Analista
Al término del plazo establecido para
la implementación de las acciones, ir
a la actividad N° 13.

8
 Procedimiento: Ejecutar acciones correctivas y
oportunidades de mejora

Código: PE03.02.03.01 Versión: 02

Verificar la Implementación
13.
De acuerdo al plazo establecido en el
registro de “Solicitud de acción
correctivay de oportunidad de mejora”
(Anexo 01) para implementar las
acciones, verificar su implementación
y registrar su estado en el campo
“Seguimiento”.
Registrar en la Solicitud de AC y OM,
en la sección de seguimiento
(Anexo 01):
- Fecha: Es el momento cuando Solicitud AC
se verifica la implementación. Coordinador y OM
(a)
- Resultado: es el estado de la UNOME Reporte
/Especialista
implementación (Implementado, de AC y
/Analista
En implementación, Sin OM
implementación), para lo cual se
verifica las evidencias.
- Realizado por: Cargo o función
del personal quien verifica la
implementación.
Asimismo, se debe registrar en el
formato Reporte de Acción Correctiva
y Oportunidad de Mejora (Anexo 02).

¿Se realizó la implementación?

Sí: ir a la actividad N° 16
No: ir a la actividad N° 14
14. Comunicar otorgamiento de plazo
para implementación
Comunicar mediante correo
electrónico el otorgamiento de plazo
para la implementación de las
acciones establecidas al responsable Coordinador
del proceso. (a) Correo
UNOME /Especialista electrónico
Después del plazo otorgado. /Analista
¿El responsable culminó la
implementación?
Sí: Ir a la actividad N° 16
No: Ir a la actividad N° 15

9
 Procedimiento: Ejecutar acciones correctivas y
oportunidades de mejora

Código: PE03.02.03.01 Versión: 02

Comunicar incumplimiento
Comunicar mediante correo
15.
electrónico al responsable del
proceso el incumplimiento de la
implementación de las acciones
establecidas en el registro de Coordinador(a)
“Solicitud de acción correctiva y/u UNOME /Especialista Correo
oportunidad de mejora” e indicarle /Analista electrónico
que realizará un nuevo registro de la
no conformidad y/u oportunidad de
mejora.
Luego, ir a la actividad N°2

Verificar la eficacia
16. En un plazo no mayor a 3 meses, Solicitud AC
verificar la eficacia de las acciones Coordinador
y OM
implementadas. (a)
UNOME Reporte
/Especialista
¿Fue eficaz? de AC y
/Analista
OM
Sí: Ir a la actividad N° 18
No: Ir a la actividad N° 17
Determinar nuevo registro de NC
17.
y/u OM
Determinar nuevo registro de NC y/u
OM para las implementaciones que no
fueron eficaces, para ello registrar en
el formato de “Solicitud de acción
correctiva y de oportunidad de
mejora”, en la sección “Verificación de Coordinador(a)/
Solicitud AC
Eficacia y Cierre” lo siguiente: UNOME Especialista/
y OM
Analista
- La acción no fue eficaz
- Se crea nueva acción
- N° de acción relacionada (es el
número de la nueva solicitud de
AC y OM que se genera)
Luego, ir a la actividad N°2.
Cerrar la solicitud de AC y/u OM
18. Cerrar la solicitud de AC y/u OM
registrando la evidencia de eficacia en
el campo “Verificación de eficacia y Coordinador
cierre” y la fecha de cierre. Reporte
(a)
UNOME de AC y
Consolidar el resultado de las /Especialista
OM
solicitudes en el formato “Reporte de /Analista
Acción Correctiva y Oportunidades de
Mejora” (Anexo 02).
FIN DEL PROCEDIMIENTO

10
 Procedimiento: Ejecutar acciones correctivas y
oportunidades de mejora

Código: PE03.02.03.01 Versión: 02

VIII. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Nº Documento
1 Ninguno

IX. PROCESO

Nombre Tipo

PE03.02.03 Mejora de procesos Estratégico

X. SEGUIMIENTO

A la implementación de las acciones establecidas en el formato de Solicitud de accióncorrectiva

y oportunidad de mejora.

XI. INDICADOR

Nombre Fórmula
Porcentaje de solicitudes de acciones 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝐴𝐶 𝑐𝑒𝑟𝑟𝑎𝑑𝑎𝑠
correctivas y oportunidades de mejora 𝑥 100%
cerradas por proceso 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝐴𝐶 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠

XII. ANEXOS

1. Solicitud de acción correctiva y oportunidad de mejoras.

2. Reporte de acciones correctivas y oportunidad de mejora.
3. Diagrama de flujo.

XIII. OTROS

No aplica.

11
 Procedimiento: Ejecutar acciones correctivas y
oportunidades de mejora

Código: PE03.02.03.01 Versión: 02

Anexo N° 01 - Solicitud de acción correctiva y oportunidad de mejoras

12
 Procedimiento: Ejecutar acciones correctivas y
oportunidades de mejora

Código: PE03.02.03.01 Versión: 02

Anexo N° 02 - Reporte de acciones correctivas y oportunidad de mejora

REPORTE DE ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA

SEGUIMIENTO A LA
RESGISTRO DE ACCIÓN CORRECTIVA Y DE MEJORA ANÁLISIS Y ESTABLECIMIENTO DE PLAN DE ACCIÓN IMPLEMENTACIÓN VERIFICACIÓN DE EFICACIA Y CIERRE
DEL PLAN DE ACCIÓN ESTADO DE

NUEVA ACCIÓN?
LA SOLICITUD
TIPO DE ACCION

VERIFICACION
RESPONSABLE
VERIFICACION

RELACIONADA
EVIDENCIA DE
DE AC-OM

N° ACCIÓN
¿SE EMITE
REQUISITO

FECHA DE
N° ACCIÓN
SOLICITUD
FECHA DE

EFICACIA
PROCESO

¿REQUIERE
NORMA
ORIGEN

PLANES DE RESPONSAB FECHA FIN DE ¿FUE (Cerrado/

DE
DESCRIPCIÓN PROYECTO DE CAUSA RESULTADO FECHA
ACCIÓN LE LA ACCION EFICAZ? Abierto)
MEJORA?

13
Procedimiento: Ejecutar acciones correctivas y
oportunidades de mejora

Código: PE03.02.03.01 Versión: 02

Anexo N° 03 – Diagrama de Flujo

14
 Código: PE03.02.03.03 Versión: 02

Procedimiento: “Desarrollar proyectos de

mejora de procesos”

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por

Unidad de
Organización Unidad de Organización y Unidad de Organización y
Métodos Métodos

Secretaria General

Firma

0
 Procedimiento: Desarrollar proyectos de mejora de
procesos

Código: PE03.02.03.03 Versión: 02

Control de Cambios

Versión Sección / Ítem Descripción del cambio: Fecha de

aprobación
01 -- Nuevo 21/10/2019
02 Título y Código
- Se elimina de la base normativa: :
• Resolución de Secretaría General N° 217-
2018-MINEDU, que aprueba la Directiva N°
004-2018-MINEDU/SPE-OPEP-UNOME:
denominada “Metodología para la gestión
por procesos en el Ministerio de
Educación”.

- Se agrega a la base normativa:

• Resolución de Secretaría de Gestión
Publica Nº 006-2018-PCM/SGP, que
aprueba la Norma Técnica Nº 001-2018-
SGP, Norma Técnica para la
implementación de la gestión por procesos
en las entidades de la administración
pública.
• Resolución de Secretaría General N° 043-
2021-MINEDU, que aprueba la Directiva
denominada “Metodología para la gestión
por procesos en el Ministerio de
Educación”.
IV • Resolución de Secretaría General N° 075-
2021-MINEDU, que aprueba el “Mapa de
procesos del Ministerio de Educación”.

- Se agrega a la base normativa, las

correspondientes al estado de emergencia
nacional:
• Decreto Supremo N° 008-2020-SA, que
declara en Emergencia Sanitaria a nivel
nacional por el plazo de noventa (90) días
calendario y dicta medidas de prevención y
control del COVID-19, prorrogados por los
Decretos Supremos N° 020-2020-SA, 027-
2020-SA, 031- 2020-SA 009-2021-SA y
025-2021-SA.
• Resolución Ministerial N° 103-2020-PCM,
que aprueba los "Lineamientos para la
atención a la ciudadanía y el
funcionamiento de las entidades del Poder
Ejecutivo, durante la vigencia de la
declaratoria de emergencia sanitaria
producida por el Covid-19, en el marco del
Decreto Supremo N° 008-2020-SA”.
2
 Procedimiento: Desarrollar proyectos de mejora de
procesos

Código: PE03.02.03.03 Versión: 02

• Resolución de Secretaría General N° 110-

2020-MINEDU, que oficializa el Plan para
la Vigilancia, Prevención y Control de
COVID-19 del Ministerio de Educación.

- Se añadió en el campo proveedor: los procesos

“Ejecutar acciones correctivas y oportunidadesde
mejora”, “Seguimiento, medición y análisis de
procesos”, “Determinación de procesos de nivel
N”, “Elaborar procedimientos, instructivos y
formatos Institucionales” y “Evaluación de los
planes sectoriales e institucionales”; y los Órganos
y unidades orgánicas / Alta Dirección del MINEDU.

- Se añadió en el campo Elemento(s) de entrada:

“No conformidad/ Oportunidad de mejora”,
“Requerimiento / Propuesta de mejora continua”,
“Resultados de medición de indicadores de
desempeño de procesos / Priorización de
VI procesos”, “Fichas de procesos y diagramas de
procesos aprobados”, “Fichas de procedimientos
aprobadas / Instructivos aprobados” y “Resultados
de los objetivos estratégicos”.

- Se añadió en el campo Producto(s): “Resultados

de la implementación del plan de trabajo de mejora
de procesos”.

- Se añadió en el campo Usuario(s) interno(s) o

externo(s): “Órganos y unidades orgánicas / Alta
Dirección del MINEDU”, proceso “PE03.02.01
Determinación de procesos” y el proceso “PE02.03
Evaluación de los planes sectoriales e
institucionales”.
- Se añadió una Nota al inicio del procedimiento,
correspondiente a las actividades presenciales
durante el estado de emergencia.
- Se cambio el nombre y código del procedimiento
de la versión 1 por el proceso PE03.02.03.02
Desarrollo de proyectos de mejora.
- Se modificó el carril Área usuaria - Dueño del
Proceso / Sponsor de la versión 1 por Área usuaria
- Dueño del Proceso.
VII
- Se eliminó el carril UNOME – secretaria de la
versión 1.
- Se eliminó el carril UNOME – Jefe (a) de la
version1.
- Se modificó el nombre del carril “Equipo de
Trabajo” de la versión 1 por “Equipo por Procesos
– Responsable”.
- Se eliminaron las actividades del N°1 al N°10 de
la versión 1.

3
Procedimiento: Desarrollar proyectos de mejora de
procesos

Código: PE03.02.03.03 Versión: 02

- Se agrego la actividad “Designar miembros de

equipo de trabajo”.
- Se agrego la actividad “Identificar, seleccionar y
priorizar problemas”.
- Se juntan las actividades N°13 al N°15 de la versión
1 en la actividad “Definir la propuesta demejora”.
- Se agrego la actividad “Dar conformidad a la
propuesta de mejora”.
- Se juntan las actividades N°18 y N°19 de la versión
1 en la actividad “Identificar y validar las mejoras
seleccionadas”.
- Se elimina la actividad N°20 de la versión 1.
- Las actividades N°23 y N°25 de la versión 1, en la
nueva versión lo realiza el “Equipo por Procesos –
Responsable”.
- Se agrego los siguientes proveedores: Proceso
PE03.02.03.01 Ejecución de acciones correctivas y
oportunidades de mejora, Órganos y unidades
orgánicas / Alta Dirección del MINEDU, proceso
PE03.02.02 Seguimiento, medición y análisis de
procesos, proceso PE03.02.01.02 Determinación
de procesos de nivel N, proceso PE03.02.01.03
Elaborar procedimientos, instructivos y formatos
Institucionales y proceso PE02.03 Evaluación de
los planes sectoriales e institucionales.
- Se agrego los siguientes usuarios internos o
externos: Órganos y unidades orgánicas / Alta
Dirección del MINEDU, proceso PE03.02.01
Determinación de procesos y proceso PE02.03
Evaluación de los planes sectoriales e
institucionales.

4
 Procedimiento: Desarrollar proyectos de mejora de
procesos

Código: PE03.02.03.03 Versión: 02

I. OBJETIVO
• Optimizar el desempeño de los procesos en beneficio de las partes interesadas.

II. ALCANCE
• El presente documento es de aplicación a los órganos y unidades orgánicas del
Ministerio de Educación.

III. RESPONSABLE
• Jefe de cada área competente tiene la responsabilidad de participar en los proyectos de
mejora de procesos.
• Jefe de UNOME es responsable de velar por el cumplimiento del presente
procedimiento.

IV. BASE NORMATIVA

1. Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
2. Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 27658, Ley
Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
3. Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de Modernización
de la Gestión Pública.
4. Decreto Supremo N° 008-2020-SA, que declara en Emergencia Sanitaria a nivel nacional
por el plazo de noventa (90) días calendario y dicta medidas de prevención y control del
COVID-19, prorrogados por los Decretos Supremos N° 020-2020-SA, 027-2020-SA, 031-
2020-SA, 009-2021-SA y 025-2021-SA.
5. Resolución de la Secretaría de Gestión Publica Nº 006-2018-PCM/SGP, que aprueba la
Norma Técnica Nº 001-2018-SGP, Norma Técnica para la implementación de la gestión por
procesos en las entidades de la administración pública.
6. Resolución Ministerial N° 103-2020-PCM, que aprueba los "Lineamientos para la atención
a la ciudadanía y el funcionamiento de las entidades del Poder Ejecutivo, durante la vigencia
de la declaratoria de emergencia sanitaria producida por el Covid-19, en el marco del
Decreto Supremo N° 008-2020-SA”.
7. Resolución de Secretaría General N° 110-2020-MINEDU, que oficializa el Plan para la
Vigilancia, Prevención y Control de COVID-19 del Ministerio de Educación.
8. Resolución de Secretaría General N° 043-2021-MINEDU, que aprueba la Directiva
denominada “Metodología para la gestión por procesos en el Ministerio de Educación”.
9. Resolución de Secretaría General N° 075-2021-MINEDU, que aprueba el “Mapa de
procesos del Ministerio de Educación”.

V. SIGLAS Y DEFINICIONES
• Área usuaria: Dependencia encargada de realizar los requerimientos de bienes y
servicios para el cumplimiento de sus objetivos y metas.
• Equipo por Procesos: Equipo que se conforma por cada proceso y que se encarga
de la aplicación del contenido del presente procedimiento, la identificación de los
procesos del MINEDU, la caracterización de los procesos, la mejora de procesos, así
como la elaboración y revisión de los documentos de procesos.
Es convocado por la UNOME, en las fases de determinación y mejora de procesos
donde participe. La conformación de este equipo no requiere la emisión de un
documento formal.
El Equipo por Proceso deberá ser integrado por los siguientes miembros cuyos roles
son:
5
 Procedimiento: Desarrollar proyectos de mejora de
procesos

Código: PE03.02.03.03 Versión: 02

o Dueño del Proceso.

o Representante del dueño del proceso.
o Patrocinador.
o Servidores con conocimiento técnico de los procesos.
o Facilitador metodológico.
• E-SINAD: Sistema de Información de Apoyo a la Administración Documental y de
Archivo.
• MINEDU: Ministerio de Educación.
• OPEP: Oficina de Planificación Estratégica y Presupuesto.
• UNOME: Unidad de Organización y Métodos.

VI. ENTRADAS Y SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO

Proveedor(es) Elemento(s) de entrada

- Proceso PE03.02.03.01 Ejecución de - No conformidad/ Oportunidad de

acciones correctivas y oportunidades de mejora.
mejora
- Órganos y unidades orgánicas / Alta Dirección - Requerimiento / Propuesta de mejora
del MINEDU. continua.

- Resultados de medición de
- Proceso PE03.02.02 Seguimiento, medición
indicadores de desempeño de
y análisisde procesos.
procesos / Priorización de procesos
- Proceso PE03.02.01.02 Determinación de - Fichas de procesos y diagramas de
procesos denivel N procesos aprobados.

- Proceso PE03.02.01.03 Elaborar - Fichas de procedimientos aprobadas /

procedimientos, instructivos y formatos Instructivos aprobados.
Institucionales.
- Proceso PE02.03 Evaluación de los planes - Resultados de los objetivos estratégicos.
sectorialese institucionales.

Producto(s) Usuario(s) interno(s) o externo(s)

- Órganos y unidades orgánicas / Alta

Dirección del MINEDU.

- Resultados de la implementación del plan de - Proceso PE03.02.01 Determinación de

trabajo de mejora de procesos procesos

- Proceso PE02.03 Evaluación de los

planes sectoriales e institucionales

6
 Procedimiento: Desarrollar proyectos de mejora de
procesos

Código: PE03.02.03.03 Versión: 02

VII. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de
Nº Actividad Responsable Registro
Organización
Nota: En caso las actividades del presente procedimiento y sus anexos puedan ser desarrolladas
por vía remota y/o presencial, se priorizará la modalidad remota en cumplimiento de la Resolución
Ministerial N° 103-2020-PCM. Las actividades que por su naturaleza requieran ser presenciales, se
realizarán cumpliendo los lineamientos indicados en el numeral 11.5: Medidas para el desarrollo de
labores presenciales del Plan para la Vigilancia, Prevención y Control de COVID-19 del Ministerio
de Educación, oficializado mediante Resolución de Secretaría General N° 110-2020-MINEDU.
Designar miembros que van a
conformar el equipo de procesos
Designar los miembros por parte de la
UNOME, previa coordinación con el
dueño del proceso, que van a
1. UNOME Jefe(a) -
conformar el Equipo por Procesos,
considerando su experiencia y
conocimiento en el proceso a ser
mejorado.

Identificar, seleccionar y priorizar

problemas
Identificar, seleccionar y priorizar
aquellos problemas cuya solución
tenga un impacto en al menos uno de
los siguientes aspectos de la gestión
del MINEDU:

• Logro de los objetivos

estratégicos institucionales.
• La satisfacción de los
usuarios/ beneficiarios.
• La tecnificación de los
procesos.
Matriz de
• La productividad de los
Equipo por priorización de
2. servidores. -
Procesos problemas
• El clima laboral. identificados
• Los flujos de trabajo de los
sistemas administrativos.
• La eficacia del uso de los
recursos y la ecoeficiencia.
• La transparencia de los
procesos.
• La forma de organizarse.

Asimismo, se prioriza los problemas

de los procesos generando la Matriz
de priorización de problemas
identificados (Anexo 1). Luego, el
problema seleccionado es validado por
el Equipopor Procesos con el dueño del
proceso

7
 Procedimiento: Desarrollar proyectos de mejora de
procesos

Código: PE03.02.03.03 Versión: 02

VII. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de
Nº Actividad Responsable Registro
Organización
a fin de obtener su aprobación,
manifestando su conformidad en el
acta de reunión.
Validar el problema seleccionado
El problema seleccionado es validado
por el Equipo por Procesos con el Equipo por
3. dueño del proceso a fin de obtener su - -
Procesos
aprobación para proceder con los
siguientes pasos.

Elaborar "Acta de Constitución" del

proyecto
Elaborar el Acta de Constitución del Equipo por Acta de
4. Proyecto, para iniciar la mejora -
Procesos Constitución
identificada.

Recopilar y analizar información de

la situación actual, y definir línea
base
Recopilar y analizar la información de
la situación actual del proceso
seleccionado en base a los procesos y
procedimientos; y datos del indicador o
datos del proceso si existieran. De no
contar con lo indicado, el Equipo por Equipo por
5. - -
Procesos aplica la fase de Procesos
“determinación de los procesos”,
incluso de ser necesario se inicia un
periodo de medición del proceso a
mejorar, con la finalidad de generar
datos del proceso necesarios para
realizar el análisis. De ser posible el
equipo por Procesos define una línea
base para la mejora.
Investigar posibles causas y
efectos
Investigar sobre las posibles causas y
sus efectos que dan origen al Equipo por
6. - -
problema seleccionado, utilizando las Procesos
diferentes “Herramientas para Análisis
de Causa Raíz” (diagrama de Ishikawa
o diagrama de espinas de pescado,

8
 Procedimiento: Desarrollar proyectos de mejora de
procesos

Código: PE03.02.03.03 Versión: 02

VII. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de
Nº Actividad Responsable Registro
Organización
diagrama de Pareto, cinco porqués,
lluvia de ideas, etc.).
El Equipo por Procesos identifica las
principales causas que dan origen al
problema y sus efectos, verificando de
manera objetiva la correspondencia
con el problema seleccionado.
Definir y elaborar la propuesta de
mejora
Definir y elaborar la propuesta de
mejora que sea factible de
implementar y que se considera
efectiva para la eliminación o Equipo por
7. minimización del problema. - -
Procesos
La factibilidad de la implementación
estará en función a criterios tales
como:
● Impacto sobre la causa
seleccionada.
● Costo que representa su
aplicación.
● Tiempo que tomará su desarrollo.
Revisar la propuesta para la mejora
Revisar la propuesta para la mejora
definida por el equipo de procesos.
Jefe (a) /
8. Área Usuaria -
Director(a)
¿Tiene observaciones?
Sí: ir a la actividad N°7
No: ir a la actividad N°9
Dar conformidad a la propuesta de
mejora
Jefe (a) /
9. Dar conformidad a la propuesta de Área Usuaria -
Director(a)
mejora.

9
 Procedimiento: Desarrollar proyectos de mejora de
procesos

Código: PE03.02.03.03 Versión: 02

Identificar y validar las mejoras

seleccionadas
Identificar y validar las mejoras
seleccionadas que permitan eliminar o
minimizar las causas que originan el
problema y sus consecuencias, de
acuerdo a la mejora definida.
Equipo por
10. - -
El Equipo por Proceso prioriza las Procesos
posibles soluciones de acuerdo a los
siguientes criterios: tiempo, costo e
impacto de la solución sobre la causa
raíz y la escala de valores para la
priorización de las soluciones de
mejora identificadas.
Las mejoras seleccionadas se validan
con el dueño del proceso y con la
Unidad de Planificación y Presupuesto
– UPP, a fin de obtener su
conformidad y se informa a la
Secretaría de Planificación Estratégica
– SPE, para ser comunicadas a la Alta
Dirección con el fin de que se proceda
con su implementación y asegurar su
involucramiento en los siguientes
pasos.

Elaborar Plan de Trabajo para la

implementación de soluciones
Elaborar Plan de Trabajo para la
implementación de las soluciones Equipo por
11. - Plan de Trabajo
identificadas y priorizadas. Procesos

Luego, realizar las actividades N°12 y

N°13 en paralelo.
Realizar seguimiento al plan de
trabajo e informar avances
Realizar seguimiento al Plan de
Trabajo e informar al Dueño de
proceso y a la alta dirección, el avance
Informes de
12. del mismo a fin de gestionar con los UNOME Especialista
avance
involucrados la adopción de medidas
que corrijan o mitiguen el
incumplimiento de lo programado en el
plan en mención.
Luego, se realiza la actividad N°14.
Ejecutar el Plan de trabajo
Ejecutar el plan de trabajo elaborado
Jefe (a) /
13. por el equipo de procesos para las Área Usuaria -
Director(a)
soluciones identificadas y priorizadas.
Luego, se realiza la actividad N°14

10
 Procedimiento: Desarrollar proyectos de mejora de
procesos

Código: PE03.02.03.03 Versión: 02

Evaluar resultados del Plan de

Trabajo
Evaluar resultados del Plan de trabajo
de acuerdo con los plazos
establecidos, así como los resultados Resultados de
Equipo por
14. de las mejoras implementadas, - las mejoras
Procesos
informando los mismos a la UNOME. implementadas

¿Se logró el objetivo esperado?

Sí: ir a la actividad N°16
No: ir a la actividad N°15
Revisar la información y reformular
las acciones tomadas
Revisar la información generada en las
fases anteriores con la finalidad de Equipo por
15. - -
detectar alguna desviación yreformular Procesos
las acciones tomadas.

Luego, ir a la actividad N°11

Evaluar tipo de estandarización de
mejora a realizar
Evaluar tipo de estandarización, luego
de la implementación de las mejoras
en los procesos, éstas se incorporan
en la gestión de la entidad, mediante
las siguientes acciones:

• Actualizando la planificación
organizacional.
• Actualizando o mejorando
la prestación de los bienes y
servicios.
• Asignación de recursos de
acuerdo con las nuevas
necesidades.
16. • Mejorando la forma de organizar -
Equipo por
-
los equipos de trabajo. Procesos
• Actualizando los instrumentos de
gestión organizacional.
• Elaborando o actualizando la
documentación de los procesos.
• Capacitando a los involucrados en
el proceso mejorado.
• Agregando el método de solución
en la gestión de la entidad.

Tipo de estandarización de mejora:

- Elaboración o actualización de
procesos: ir a la actividad N°16.

- Otro tipo de estandarización: ir a la

actividad N°17.
11
 Procedimiento: Desarrollar proyectos de mejora de
procesos

Código: PE03.02.03.03 Versión: 02

Comunicar la necesidad de elaborar

o actualizar un procedimiento
Resultados de
17. Comunicar la necesidad de elaborar o la
actualizar un procedimiento, enviando implementación
los resultados de la implementación al Jefe (a) /
Área Usuaria del plan de
Director(a)
proceso “PE03.02.01 Determinación trabajo de
de procesos”. mejora de
procesos
FIN DEL PROCEDIMIENTO

Incorporar la solución en el entorno

organizacional según corresponda
Resultados de
Incorporar la solución en el entorno la
organizacional según corresponda, implementación
Jefe (a) /
18. enviando los resultados de la Área Usuaria del plan de
Director(a)
implementación al proceso “PE02.03 trabajo de
Evaluación de los planes sectoriales e mejora de
institucionales”. procesos

FIN DEL PROCEDIMIENTO

VIII. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Nº Documento
1. Ninguno.

IX. PROCESO
Nombre Tipo

PE03.02.03 Mejora de Procesos Estratégico

X. SEGUIMIENTO
No aplica.

XI. INDICADOR
Nombre Fórmula
Porcentaje de avance de proyectos = Avance real de proyectos de mejora de procesos x100%
de mejora de procesos Avance programado de proyectos de mejora de
procesos

XII. ANEXOS
1. Matriz de priorización de problemas identificados
2 . Diagrama de flujo

XIII. OTROS
No aplica.

12
 Procedimiento: Desarrollar proyectos de mejora de
procesos

Código: PE03.02.03.03 Versión: 02

Anexo N° 01- Matriz de priorización de problemas identificados

Impacto Total, de
Problema
N° Factibilidad puntaje
identificado Alto Medio Bajo obtenido

Criterios de priorización Peso

Impacto Alto 0.5
Compromete las políticas y objetivos del MINEDU. Asimismo,
afecta de manera significativa la imagen interna y reputación
de la actual gestión gubernamental, compromisos
institucionales.
Impacto Medio 0.3
Recibe atención de la Alta Dirección por el desfase del
cumplimiento de normativas vigentes.
Impacto Bajo 0.2
Se toma conocimiento de las acciones y no es necesaria su
atención por los órganos.

Factibilidad Escala
Difícil 1
Moderado 2
Fácil 3

13
Procedimiento: Desarrollar proyectos de mejora de procesos

Código:PE03.02.03.03 Versión:02

Anexo N°02 – Diagrama de Flujo

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