Control

el propósito es asegurarse de que se cumplan las actividades, tal como fueron planeadas y
en caso de ser necesario que se establezcan las medidas correctivas.

Para aplicar correctamente el control dentro de una organización, existen los siguientes
principios:

 Principio de equilibrio. Significa que a cada grupo de delegación conferido debe

proporcionársele el grado de control correspondiente, es decir, una persona debe
tener el grado de responsabilidad según la autoridad que ejerza.
 Principio de los objetivos. El control es el medio para alcanzar los objetivos, por lo
mismo se deben establecer estándares que sirvan como base para la evaluación en
las acciones dentro de la organización.
 Principio de la oportunidad. Todo control es eficiente si se utiliza en el momento
oportuno, es decir, se debe aplicar antes de que ocurra el error.
 Principio de las desviaciones. Significa que todas las desviaciones que ocurran
dentro de los planes de una organización deben analizarse detenidamente para ver
las causas que las originaron y evitarlas en lo futuro.
 Principio de la costeabilidad. Todo sistema de control origina un gasto y éste no
debe ser mayor al costo del error.
 Principio de la excepción. El control debe aplicarse a todas las actividades
significativas dentro de la empresa.
 Principio de la función controlada. El que realiza una actividad no debe ejercer el
control sobre la misma actividad; por ejemplo, el cajero de un banco recibe y
entrega dinero en efectivo de acuerdo con la solicitud de los clientes y ese cajero, a
su vez, debe tener un jefe que todos los días lo audite. En este sentido, el cajero no
puede ser auditor de su misma función.

Etapas de Control

 Control anticipado: Es la etapa de control que advierte los problemas,

identificándolos antes de que ocurran, Este tipo de control también es conocido
como preliminar o preventivo. Algunos ejemplos del control anticipado son:
1. La capacitación a los empleados antes de iniciar un nuevo proyecto
2. El mantenimiento mensual que se da a la maquinaria y al equipo
3. El estudio de mercado antes de sacar un nuevo producto.

 Control concurrente: Es el que se da en el momento actual, en las actividades

rutinarias o constantes dentro de la empresa para asegurar el cumplimiento de las
normas de desempeño. Algunos ejemplos de este tipo de control son:
 1. Establecimiento de estándares de desempeño que ayudan a medir la actuación
de los empleados.
2. Reglas y normas de la empresa.
3. Procedimiento y manuales de organización.
 Control de Retroalimentación: se centra en el resultado y aplica sobre todo en el
proceso de manufactura dentro del control de calidad del producto final. Los
ejemplos de control de retroalimentación son:
1. Evaluación del desempeño del personal.
2. Auditorías.
3. Estudios para medir la satisfacción del cliente.

Pasos del proceso de control

El control debe aplicarse de acuerdo con un proceso definido que consta de los siguientes
pasos:
 Establecer normas y métodos para medir el rendimiento. Se deben determinar
unidades de medida que sirvan como un patrón, un objetivo o modelo en el cual se
efectúe el control.
 Medir los resultados. Es el cálculo de los resultados mediante unidades de medida,
para ello es importante la efectividad de los sistemas de información y éstos deben
ser a tiempo, confiables y válidos. Una vez que se tiene la información se debe
comparar con los resultados obtenidos con los estándares establecidos para, de
esta manera, determinar si se cumplió el objetivo o no.
 Tomar medidas correctivas. El beneficio del control sólo se puede dar si se emplea
una acción para corregir o integrar las desviaciones en relación a los estándares.
Los jefes, gerentes, líderes o ejecutivos solamente la pueden aplicar debido a la
autoridad que tienen dentro de una empresa.
 Retroalimentación. Siempre es importante que una vez aplicado el proceso de
control se realice un análisis y se dé réplica a los implicados.

Factores que comprenden el Control

 Cantidad: cualquier cosa debe ser medible para poder ser evaluada.
 Tiempo: debe fijarse un horizonte de tiempo con la finalidad de medir el
cumplimiento.
  Costo: debe establecerse el costo para determinar si es pertinente aplicarlo.
 Calidad: la calidad es cualitativa, sin embargo, es determinante en el gusto del
consumidor.

Tipos de Control
 Control de políticas: es necesario comprobar que cada política en la organización
facilite el cumplimiento del objetivo general de la organización. Por ejemplo, la
política de personal dice: el personal administrativo debe cumplir con el perfil
establecido en la descripción de puestos, sin embargo, al comparar al personal
contratado con la descripción de puestos nos damos cuenta de que hay
discrepancias, aunque no por ello se deja de contratar a ese personal.
 El control de procedimientos: dentro de las organizaciones es necesario porque
ayuda a estandarizar un proceso dentro de cada actividad.
 Control de personal: existen factores de medición de personal como control de
asistencia, control de puntualidad, evaluación del desempeño, detección de
necesidades de capacitación, entre otras.
 Control de producción: en el proceso de medición de la producción existen
diferentes modalidades de control, las cuales son de calidad, de inventarios, de
mantenimiento a máquinas y de equipos de control.
 Control en ventas: una manera de controlar las ventas es a través del presupuesto
de ventas anual, mediante las visitas periódicas a los clientes, las encuestas de
satisfacción al cliente, entre otras.

Herramientas de Control

-Presupuestos: es una de las medidas más utilizadas para evaluar los gastos dentro de
una organización, existen los siguientes:

 Presupuesto de gastos: se dan en las diferentes áreas funcionales, incluye gastos

imprevistos y reales
 Presupuesto de ingresos: se consideran las ventas en efectivo del giro principal de
la empresa, así como no del giro pero que estén relacionadas como pueden ser
ventas de maquinaria, terrenos, equipo, etc.
  Presupuesto de efectivo: es el flujo de efectivo estimado, entradas y salidas de
manera semanal o mensual.
 Presupuesto de capital: planeación de inversiones como incremento y decremento
de capital. Su finalidad principal es hacer crecer el capital de la empresa con
inversiones de activos, como edificios, maquinaria pesada, etc.

-Estados Financieros:
 Balance General: representa todos los bienes y derechos propiedad de la empresa
y todos los derechos y obligaciones de la misma.
 Estado de ingresos o perdidas de ganancias: se presenta en un periodo
determinado y establece como llego la empresa a una utilidad o una perdida
durante el lapso mencionado. Es el total de las ventas de la empresa contra los
gastos incurridos en el mismo periodo para determinar si se obtuvo utilidad o
perdida.

-Razones Financieras:
 Razones de liquidez: capacidad que tiene una empresa o persona de hacer frente
a sus deudas actuales.
 Razones de actividad: evalúa el desempeño interno de la empresa comparándolas
con las principales actividades definidas por los directivos.
 Razones de rentabilidad: mide las utilidades de la empresa a partir de los ingresos.
 Razones de apalancamiento: determina el grado de operación que puede tener
una empresa con dinero prestado.

-Auditoría interna y externa:

Su principal función es la de validar el buen funcionamiento de la empresa, brinda
informes con observaciones que nos ayudan a mejorar la administración o un proceso en
una empresa.

 Auditoría interna: se lleva a cabo por los integrantes de la misma empresa, su

principal objetivo es monitorear el buen funcionamiento de la empresa o de una
parte de ella. Presenta informes del buen uso de los recursos de la empresa,
aunque lo mas importante es la prevención de desviación de los recursos, así como
recursos mal aplicados. Sus resultados nos ayudan a corregir y mejorar procesos.
 Auditoría externa: generalmente viene después de una auditoria interna, y
muchas ocasiones es realizada por algún organismo independiente que regula el
 buen uso del recurso financiero. En la empresa privada es efectuada por un
despacho o consultor independiente. Tiene gran importancia ya que además de
cuidar los recursos financieros, detecta áreas de oportunidad en las
organizaciones, fomenta la honradez en la empresa, ya que los trabajadores al
saberse monitoreados evitan comprometer su trabajo y prestigio por el mal uso
del recurso financiero.

-Control de Inventarios:
 MRP (planeación del requerimiento de materiales): técnica computarizada que
nos ayuda a determinar todos los materiales, mano de obra y otros recursos
necesarios para la producción. Ayuda a los gerentes a costear las demoras en las
entregas y nos ayuda a cuantificar la materia de mala calidad.
 MRPII (planeación del requerimiento de materiales versión 2): este nuevo
sistema nos brinda información para finanzas y mercadotecnia en la toma de
decisiones (registro de pedidos, facturación, cobranza, compras por medio de
internet).
 Justo a tiempo: herramienta aplicada a los inventarios cuyo fin es solo comprar lo
necesario para producir en el momento que se requiera de acuerdo con la
aplicación de fórmulas que equilibran los costos en la compra de materiales con los
costos de almacenaje.

-Evaluación del desempeño: medición de estándares y acciones correctivas

de las actividades principales del departamento de recursos humanos:
 Auditoria de recursos humanos: recolección de datos donde se puede realizar un
análisis del cumplimiento de las metas por área. Se utilizan encuestas,
cuestionarios y graficas. También se debe de hacer un inventario de recursos
humanos que engloba: habilidades, experiencias y características de cada persona
de la empresa.
 Evaluación de la actuación: evalúa la efectividad del personal en la empresa
considerando ausentismos, rotación del personal, satisfacción o quejas del cliente,
coeficientes de mano de obra, informes de cumplimiento de objetivos, etc.
 Evaluación de reclutamiento y de selección: reclutamiento y selección es costoso
y por ello es importante hacerlo eficientemente, se mide la efectividad de estos
procesos, por lo que se realizan estudios de productividad antes y después de la
capacitación.
 Evaluación de la motivación: se considera el índice de ausentismo, retardos,
rotación del personal, encuestas de actitud, frecuencia de conflictos,
productividad, quejas y sugerencias.
 Evaluación sobre la higiene y seguridad, servicios y prestaciones: análisis de
índices de accidentes, ausentismo, sugerencias y quejas, estudios de fatiga,
participación de personal en los programas de servicios y prestaciones.
 Evaluación de sueldos y salarios: es importante que los salarios sean competitivos,
se deben de realizar encuestas de salarios en relación al sector y región, así como
estudios de incentivos promedio en relación a la productividad, conflictos
salariales, presupuestos de salarios, evaluación de puestos, etc.