MANUAL DE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

VISE LTDA

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto Único Reglamentario del Sector
Comercio, Industria y Turismo, Decreto 1074 de 2015, en calidad de responsables del
tratamiento de los datos personales de los titulares que reposan en la base de datos, han
sido adoptadas estas Políticas de Tratamiento de la Información.

OBJETIVO

VISE LTDA, busca garantizar la protección de los datos personales que son utilizados o
reposan en sus bases de datos y archivos, garantizando el derecho constitucional que
tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera
recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. Todo esto en desarrollo de lo
establecido por el artículo 15 de la Constitución Política, Ley 1581 de 2012 y demás
decretos reglamentarios.

De esta forma, mediante el presente documento se establecen los crit erios para la
obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y
transmisión de datos personales y se fijan las responsabilidades de la compañía y de sus
empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases
de datos y archivos.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente Manual Interno Manual de Políticas será aplicable a los datos personales
registrados en cualquier base de datos personales que sean susceptibles de tratamiento
por parte de VISE.

ALCANCE

Las políticas descritas en este Manual se aplican en todos los niveles de VISE y a todas las
bases de datos personales que se encuentren en su poder, y cuyo tratamiento haya sido
efectuado en el territorio colombiano, o cuando al responsable del tratamiento o
encargado del tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la
legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
 MODIFICACIONES

VISE LTDA podrá actualizar esta Política en cualquier momento, ya sea para atención de
novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier
otra razón o circunstancia, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente antes
de implementar las nuevas políticas mediante documento escrito, publicación en los sitios
web, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología.

Por este motivo se recomienda al titular de los datos personales, revisarla con regularidad
para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.

PRINCIPIOS

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, se aplicarán los siguientes principios rectores en el
tratamiento de los datos personales:

a. Principio de legalidad.
b. Principio de finalidad.
c. Principio de libertad.
d. Principio de veracidad o calidad.
e. Principio de transparencia.
f. Principio de acceso y circulación restringida.
g. Principio de seguridad.
h. Principio de confidencialidad.

DEFINICIONES

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes

definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo
el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
Datos Sensibles: Aquellos relacionados con la intimidad del titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen raci al o étnico,
la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí

misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los
datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,

tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

Nombre: VISE LTDA.

Identificación: 860.507.033-0.
Dirección y Domicilio: Calle 6 D No. 4-42, Bogotá D.C. – Colombia.
Correo Electrónico: amartinez@[Link].
Teléfono: 3282912.

AUTORIZACIÓN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por

parte de VISE LTDA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del
titular de los mismos. VISE LTDA, en su condición de responsable del tratamiento de datos
personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los
titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha
autorización.
La autorización puede constar en un documento físico, elec trónico, o en cualquier otro
formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o
tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no
haberse surtido una conducta del titular, los datos n unca hubieren sido capturados y
almacenados en la base de datos. La autorización será emitida por VISE LTDA y será
puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en

conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información
personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la
opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el u so específico que de ellos se ha
dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a
sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una
declaración que informa al titular de los datos personales:

a) Quién recopila (responsable o encargado).

b) Qué recopila (datos que se recaban).
c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento).
d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los
datos personales suministrados.
e) Si se recopilan datos sensibles.

Autorización para el Tratamiento de Datos de los Menores de Edad

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto

cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el
artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes
parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

De conformidad con lo anterior, el tratamiento de los datos de los hijos menores de edad
de los colaboradores podrá hacerse para brindar beneficios, así como la afiliación a
Seguridad Social, Caja de Compensación Familiar y demás obligaciones legales. La
recolección de estos datos se hará informando el carácter facultativo de la respuesta a las
preguntas que le sean hechas al tratarse de datos de las niñas, niños y adolescentes,
debiendo existir la autorización previa y expresa de quien tenga la patria potestad.
Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial
o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos de p artidos políticos de oposición,
así como los datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos. La recolección de
estos datos se hará informando el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que
le sean hechas al tratarse de datos sensibles.

AVISO DE PRIVACIDAD

En el evento en que VISE LTDA no pueda poner a disposición del titular del dato personal
la presente política de tratamiento de la información, publicará un aviso de privacidad
mediante el cual comunicará la existencia de tales políticas y la forma de acceder a ellas.

FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

La recolección de datos personales y su tratamiento tienen las siguientes finalidades:

 Realizar todos los trámites necesarios para la contratación del personal.

 Formación del personal.
 Promoción y selección del personal.
 Gestión de nómina.
 Desarrollar actividades para brindar beneficios a los hijos del personal vinculado a la
compañía, así como la afiliación a seguridad social, caja de compensación y demás
obligaciones legales.
 Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas de los contratos
de trabajo o de las relaciones comerciales de los responsables con terceros.
 Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales de la compañía.
 Control de asistencia a eventos y capacitaciones de la asociación.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

VISE LTDA realizará operaciones que incluyan la recolección, almacenamiento, uso,

circulación y/o supresión de los datos personales de acuerdo con las finalidades que
justificaron el tratamiento.
VISE LTDA tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de
las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En
este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra
facultado debidamente y que se encuentran previstas en este M anual de Políticas, y
respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen o
adicionen.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales podrán ejercer los siguientes derechos respecto de
los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de VISE LTDA:

a) Conocer, actualizar, rectificar sus datos personales frente a VISE LTDA, en su

condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros,
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a VISE LTDA, en su condición de
responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito
para el tratamiento, como lo son: 1. Información requerida por una entidad pública o
administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; 2. Datos de
naturaleza pública; 3. Datos de urgencia médica o sanitaria; 4. Tratamiento de
información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; 5.
Datos relacionados con el registro civil de las personas.
c) Ser informado por VISE LTDA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus
datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a
lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o
reclamo ante el Responsable del tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la suspensión de los datos cuando en el
tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y
legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento.
 DEBERES DE VISE LTDA EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES

VISE LTDA se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en
lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de

hábeas data.
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que
le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que suministre el encargado del tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los art ículos 14 y 15 de
la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
g) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos
señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
h) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
i) Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos.
j) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares.
k) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Las consultas, peticiones, quejas o reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de
los derechos que le asisten, podrán ser remitidos por cualquiera de las siguientes vías:

a) A través de los correos electrónicos: amartinez@[Link]; jpregonero@[Link]

b) Mediante escrito radicado en la siguiente dirección Calle 6 D No. 4-42, en la ciudad de
Bogotá.
La solicitud será atendida por el área y/o personal responsable encargado de los asuntos
que se tratan en el presente Manual (Oficial de Protección de Datos Personales), en el
horario de 8:00 A.M. a 5:00 P.M.

La solicitud deberá contener la identificación del titular, la descripció n de los hechos que
originaron la consulta, petición, queja o reclamo, la dirección y acompañando los
documentos que se quieran hacer valer.

En cuanto a las consultas, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible
atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los
motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en
ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.

En cuanto a los reclamos, los titulares podrán presentar una queja o reclamo ante VISE
LTDA el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a VISE LTDA, con la identificación

del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y
acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto,
se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del
reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que
ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado
a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la
situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que
diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (1 5) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la
fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
 OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

VISE LTDA, como responsable de las bases de datos ha designado a Alejandro Martinez,
Director de Riesgos, como Oficial de Protección de Datos.

El Oficial de Protección de Datos será la persona responsable de la atención de las

peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus
derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, VISE LTDA
adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.

VISE LTDA mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el

personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones

vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

ACEPTACIÓN DE LA PRESENTE POLÍTICA

El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de
Tratamiento de datos Personales de VISE LTDA.

Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos
personales y VISE LTDA, y que VISE LTDA ha solicitado de manera explícita las
autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de
conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1074 de 2015, Capítulo 25, Sección 2, VISE
LTDA continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios para
el normal funcionamiento, mientras el titular no contacte a VISE LTDA para solicitar la
supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que
tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del
dato.
 PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS.

Las bases de datos cuyo tratamiento ha sido realizado por parte de VISE LTDA, tendrán
un periodo de vigencia que corresponderá a la finalidad para la cual se autorizó su
respectivo tratamiento.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente política de tratamiento de datos personale s estará vigente a partir del treinta
y uno (31) de octubre de 2016, y durante el tiempo en que VISE LTDA ejerza las
actividades propias de su objeto social.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales
por los clientes y/o proveedores se entiende por el término de la relación comercial o de
la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la com pañía.

PUBLICACIÓN

El presente manual estará a disposición de los titulares de la información en la página web

[Link] y a solicitud del interesado en medio físico en las instalaciones de la
compañía.