¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es una disciplina de la administración de empresas, cuyo objeto de
estudio abarca la planificación, organización, motivación y el control de los
recursos necesarios para alcanzar un fin determinado de antemano, o sea, cumplir con un
objetivo.
En este sentido, se define “proyecto” como un emprendimiento dotado de principio y
fin determinados, cuyo objetivo es producir un único producto, servicio o resultado, es
decir, dotado de objetivos únicos y que, al cumplirse, agregará valor a la cadena productiva
o logrará algún tipo de cambio positivo.
Así, la gestión de proyectos puede entenderse como un conjunto de acciones determinadas
que garantizan el cumplimiento de un objetivo dentro de unos plazos de tiempo
específicos, durante los cuales se da uso a recursos, herramientas y talentos. Este tipo de
estudios permiten evaluar, gestionar y controlar procesos de muy diversa naturaleza,
aplicando para ello metodologías, razonamientos y conceptos.
En el mundo empresarial de hoy es sumamente frecuente el enfoque desde la gestión de
proyectos, sin importar las dimensiones o los objetivos de una organización, ya que
prácticamente todas sus operaciones pueden ser comprendidas como proyectos: desde la
elaboración de un producto o de un servicio importantes, o el cumplimiento de objetivos
secundarios, hasta el mejoramiento de los procesos internos de la misma organización
productiva.
Ver además: ¿Cómo hacer un proyecto?
Metodologías para la gestión de proyectos
En el diagrama de Gantt se detallan las tareas y actividades de cada proyecto.
Existen tres metodologías principales de gestión de proyectos, que emplean diversas
herramientas materiales y conceptuales, y que son:
El diagrama de Gantt. Esta metodología se ha empleado desde hace casi 70
años y es, probablemente, la más y mejor conocida de todas las de la gestión de
proyectos, debido a su relativa simplicidad. Se trata de un diagrama de dos ejes,
en los cuales se detallan las tareas y actividades de cada proyecto, asociándolas
a un cronograma que detalla su inicio, duración y cierre. Allí mismo se deberán
incluir las distintas fases del proyecto, organizándolo en el tiempo de modo
secuencial, para obtener así una suerte de “guion” o de procedimiento al cual
ceñirse durante la ejecución del proyecto.
Pert/CPM. Se trata de dos enfoques complementarios, a menudo aplicados de
manera conjunta. CPM se conoce como el Camino a la Ruta Crítica, y se trata
del diseño de una trayectoria óptima que, de seguirse al pie de la letra, permitiría
la ejecución sin tropiezos de las actividades que componen un proyecto. Para
hallarla se debe simplificar el proyecto lo más posible y hacer un recuento de
prioridades y dependencias, así como distribución de cargas de trabajo. Sin
embargo, como este método no contempla la incertidumbre, suele combinarse
con Pert, una metodología que aplica una función probabilística para calcular el
tiempo total de la ejecución del proyecto, en base a las actividades que lo
componen. Con sus resultados se compone una red de nodos que permite
analizar la ruta crítica y prever su desviación estándar. Para ello se emplean
usualmente programas de computación.
Método de la cadena crítica. La más reciente de las tres metodologías, pero
una de las más celebradas por los especialistas, es muy conveniente para
proyectos complejos que requieren de una perspectiva simplificadora. Consiste
en hallar, entre todas las actividades que componen el proyecto, cuáles son las
“críticas”, o sea, las que determinan su duración máxima, para luego reducir el
tiempo estimado para cada una mediante la incorporación de “amortiguadores
de tiempo” en lugares clave. Dichos amortiguadores diversifican las labores,
permitiendo ganar tiempo y efectividad sobre la tarea determinada.
Etapas de la gestión de proyectos
Las etapas o fases de la gestión de proyectos son las siguientes:
Análisis de viabilidad. El paso inicial consiste en determinar qué tan viable o
conveniente es el proyecto, o sea, qué implica llevarlo adelante en términos
financieros, logísticos y de rentabilidad. Si la inversión en un proyecto supera
por mucho su rentabilidad, deberá haber otras razones de peso para llevarlo
adelante.
Planificación del trabajo. Luego se procede a enumerar y detallar las distintas
tareas que llevar adelante el proyecto implicará, o sea, los pasos que habrá que
seguir, sin perder de vista los recursos que cada paso requerirá y las
estimaciones en coste, esfuerzo y tiempo necesarios.
Ejecución del proyecto. En esta etapa se llevan a cabo las tareas planificadas y
se levanta un informe de cómo ocurren, es decir, qué tropiezos encuentran, qué
resultados arrojan y toda la información necesaria para alimentar la etapa de
control. Esta es la etapa en que se despliega todo lo planificado.
Seguimiento y control. En este paso se debe vigilar que el proceso esté
arrojando los resultados esperados, y se deben extraer
las conclusiones pertinentes a partir de la información recabada durante la
ejecución. En base a dichas conclusiones se podrán modificar estrategias, tomar
correctivos y dirigir el proceso hacia un resultado ideal.
Cierre del proyecto. La finalización de un proyecto es también muy
importante, ya que en esta etapa se evalúa el proceso completo en retrospectiva,
tomando nota de los fallos, los accidentes, los imprevistos y levantando un
informe que sirva para la planificación y ejecución de proyectos futuros. Esta es
la etapa del aprendizaje. Si los proyectos son exitosos, es aquí donde se realiza
el backup o respaldo de lo logrado.
Beneficios de la gestión de proyectos
Una eficiente gestión de proyectos garantiza mayores márgenes de aprendizaje.
No son pocos los beneficios que arroja una eficiente gestión de proyectos:
Disposición eficaz de los recursos y del tiempo. Evitando el derroche, la
escasez y otros tropiezos que disminuirían la rentabilidad del proyecto.
Mayor control sobre el destino de la organización. Ya que se pueden
visualizar y organizar (priorizar, jerarquizar, por ejemplo) los proyectos a
emprender.
Mayor garantía de éxito. Dado que los proyectos no planificados están a
merced de lo que pueda salir mal, sin consciencia de lo que implican o
simplemente se dan de modo desorganizado.
Mayores márgenes de aprendizaje. Puesto que la gestión de proyectos arroja,
finalmente, informes valiosos respecto al proceder de la organización y
sus virtudes y desventajas en la ejecución de proyectos.
Importancia de la gestión de proyectos
La formalización del campo de la gestión de proyectos le otorga el rigor de una disciplina
científica, la meticulosidad y la capacidad de generar información, experiencia y
aprendizaje. En ese sentido, se trata de un saber vital para la administración
empresarial y para la planificación organizacional, que actualmente se lleva a cabo
mediante diversas herramientas de software para sacar provecho a las ventajas tecnológicas
de la época. Sin la gestión de proyectos, no sería posible una estandarización de este tipo de
información empresarial.
Software y herramientas de gestión de
proyectos: las mejores opciones en
2022
Alicia Raeburn•15 de diciembre de 2022•10 min de lectura
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IR A UNA SECCIÓN ESPECÍFICA
1. ¿Qué es el software de gestión de proyectos?
2. ¿Por qué debo utilizar un software de gestión de proyectos?
3. Los 11 mejores software y herramientas de gestión de proyectos en 2022
4. Características que debes buscar en tu herramienta de gestión de proyectos
5. El mejor software de gestión de proyectos es el que se adapta a tu crecimiento
6. Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de proyectos
Plantillas
Resumen
El software de gestión de proyectos conecta equipos, lo que permite que todos en la
organización prioricen el trabajo más importante. El software que fomenta este tipo de
colaboración de alto nivel es esencial para la mayoría de las empresas. Sin embargo, a
simple vista, muchas de las herramientas que usan las organizaciones tienen características
similares. Explora nuestra guía para reducir las opciones y comprender qué herramientas
son mejores para los diferentes tipos de empresas.
Si gestionas el trabajo, eres gerente de proyectos. Pero no siempre fue así. Durante muchos
años, las únicas personas responsables de gestionar proyectos eran (como era de esperar)
los gerentes de proyectos. Estos roles altamente especializados usaban herramientas
heredadas que requerían una amplia capacitación y mucha experiencia.
Ahora, se espera que todas las personas gestionen sus propios proyectos, y estas
herramientas obsoletas ya no son prácticas. Y, aunque todavía existe el rol del gerente de
proyecto y las soluciones heredadas, el software de gestión de proyectos moderno se ha
adaptado para satisfacer las necesidades de una fuerza laboral más dinámica y colaborativa.
Tanto si eres el encargado de una empresa nueva que solo necesita ayuda con la facturación
como si eres el responsable de una multinacional, hay un software de gestión de proyectos
adecuado para ti. Sigue leyendo para descubrir qué software de gestión de proyectos se
adapta a las necesidades de tu organización.
¿Qué es el software de gestión de
proyectos?
El software de gestión de proyectos es una herramienta que ayuda a los equipos a organizar,
dar seguimiento y ejecutar el trabajo. Básicamente, es como un espacio interactivo, donde
coordinas la forma en que trabajas, colaboras y te comunicas con los demás. Pero la mejor
solución de gestión de proyectos va mucho más allá: conecta tus flujos de trabajo más
avanzados en toda la empresa y te ayuda a lograr tus objetivos más importantes y audaces.
Es una categoría amplia y puede ser tan simple como listas de verificación digitales o tan
compleja como una plataforma de gestión del trabajo completa. El tipo de software de
gestión de proyectos que elijas, y cómo lo uses, dependerá del tamaño, las necesidades y los
objetivos generales de tu organización.
Mira Asana en acción
¿Por qué debo utilizar un software de
gestión de proyectos?
En la actualidad, todos administran proyectos, pero no siempre cuentan con las
herramientas que necesitan para hacerlo de manera eficaz. Esto a menudo lleva a los
equipos a usar una hoja de cálculo, que es excelente para organizar el trabajo, pero no
permite acceder a actualizaciones en tiempo real. Las hojas de cálculo son extremadamente
manuales y, de hecho, pueden impedir la colaboración entre equipos. En resumen, carecen
de las posibilidades que ofrece un software de gestión de proyectos.
Es por eso que el software de gestión de proyectos es tan importante para el entorno de
trabajo actual. Entre sus muchos beneficios, permite conectar las tareas, los equipos, las
partes interesadas, los objetivos y todo lo demás.
Beneficios del software de gestión de
proyectos
Enfoca tu trabajo. Podrás completar más tareas, pero, lo que es más importante aún,
harás el trabajo correcto. Con el software de gestión de proyectos, es menos
probable que haya trabajo duplicado o que pierdas tiempo buscando materiales.
Reduce el trabajo improductivo. Con el software de gestión de proyectos, puedes
relacionar cada tarea individual con objetivos que respalden la visión más general y
amplia de la organización, para que todos sepan cómo están impulsando el éxito de
la empresa con cada proyecto. Cuando los empleados entienden cómo sus tareas
diarias inciden en la empresa, se sienten aún más motivados para dar lo mejor de sí.
Vincula las soluciones tecnológicas. Las empresas necesitan innumerables
herramientas para desenvolverse en el mundo del trabajo actual. Con un software de
gestión de proyectos dinámico, puedes conectar todas tus herramientas en una sola
plataforma. Imagina tener las comunicaciones de Slack, los archivos de Dropbox,
los archivos adjuntos de Google Drive y más en un solo lugar.
Crea un sistema de registros. Usa el software de gestión de proyectos como sistema
de registro para todos tus proyectos y las tareas relacionadas. Como resultado,
puedes almacenar la información y, al mismo tiempo, facilitar el acceso y el uso de
la misma a todas las partes interesadas y a los equipos.
Aumenta la colaboración entre diferentes departamentos. El software de gestión de
proyectos es, en esencia, una herramienta de colaboración en equipo. Al combinar
el trabajo, los objetivos y las personas de todos los proyectos, equipos y
departamentos, este software te permite crear una organización interdisciplinaria e
interconectada.
Almacena el trabajo de forma segura. ¿Alguna vez eliminaste una celda por
accidente en una hoja de cálculo? ¿U olvidaste dónde guardaste tu última lista de
tareas pendientes? Almacenar todo en la nube te permite mantener la organización y
reduce la posibilidad de que se pierda el trabajo. Y todo mientras garantizas la
privacidad.
Los 11 mejores software y herramientas
de gestión de proyectos en 2022
Existe una amplia gama de opciones de software de gestión de proyectos disponible en el
mercado actual. Elegir solo una solución puede resultar abrumador; por eso, creamos esta
lista con los mejores productos disponibles en la industria actualmente y los tipos de
empresas más adecuados para cada uno. Compáralos y descubre cómo el software de
gestión de proyectos puede optimizar y mejorar tu trabajo.
1. Asana: ideal para empresas
Asana va más allá del software de gestión de proyectos tradicional para brindar
una solución completa de gestión del trabajo que se adapta a las necesidades dinámicas y
cambiantes de las empresas. Asana no solo te ayuda a administrar las tareas (aunque
también puede hacerlo), sino que conecta todo el trabajo que realiza tu empresa con los
objetivos y la estrategia de negocios general. Con Asana, obtienes mucho más que un
software de gestión de proyectos, ya que incluye todas estas funciones:
Integraciones con todas tus herramientas y sistemas favoritos, para que puedas
mantener tu trabajo organizado en una sola plataforma.
Objetivos que conectan a todas las personas y tareas en tu empresa, para que puedas
asegurarte de que el trabajo que se realiza es siempre el más importante.
Automatizaciones para tareas, programación, asignación de trabajo y mucho más.
Todo está diseñado para reducir la cantidad de tiempo que dedicas al trabajo
repetitivo de baja prioridad.
Plantillas de proyectos listas para usar para que puedas empezar a trabajar en las
tareas más importantes de inmediato.
Paneles de informes que automáticamente brindan actualizaciones a las partes
interesadas y eliminan las reuniones de actualización de estado.
Funciones de seguridad, privacidad y cumplimiento que mantienen tus datos
seguros.
Descubre qué más puedes hacer con Asana.
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2. Trello: ideal para la gestión de proyectos
simple
Trello (propiedad de Atlassian) es un software de gestión de proyectos
estilo tablero Kanban. En Trello, almacenas las tareas del proyecto en tableros etiquetados
con un tema general. Por ejemplo, puedes tener un tablero para las tareas “No iniciadas”,
“En progreso” y “Finalizadas”. La configuración facilita el seguimiento del progreso del
proyecto de un tablero a otro, lo cual es útil cuando necesitas una herramienta simple para
proyectos pequeños.
Comparación: explora una comparación entre Trello y Asana.
3. Smartsheet: ideal para los fanáticos de
las hojas de cálculo
Smartsheet es como una versión avanzada de una hoja de cálculo, con más funciones. Este
sistema puede ser intuitivo para las empresas que tradicionalmente usaban hojas de cálculo
para la gestión de proyectos, como el seguimiento del tiempo con planillas de horarios.
Comparación: explora una comparación entre Smartsheet y Asana.
4. Jira: ideal para la gestión de proyectos
ágiles
Jira (propiedad de la empresa matriz Atlassian) es una solución diseñada específicamente
para el desarrollo de software y está lista para implementarse en equipos que utilizan
la metodología Agile para hacer su trabajo. Jira se usa a menudo para proyectos de
desarrollo comunes, como el seguimiento de errores, así como proyectos donde se usa
el proceso Scrum.
Comparación: explora una comparación entre Jira y Asana.
Para trabajar mejor, las empresas necesitan vincular el desarrollo interdisciplinario entre
equipos. Con la integración de Asana y Jira, puedes crear automáticamente tareas de Asana
a partir de incidencias de Jira y sincronizar automáticamente errores, tareas, proyectos,
comentarios, responsables, campos personalizados y más.
Descubre los grandes beneficios de usar Asana y Jira
5. Monday: ideal para pequeñas empresas
Monday ofrece una amplia gama de aplicaciones que facilitan la implementación y
permiten comenzar de inmediato. Esto es útil para las pequeñas empresas que están dando
los primeros pasos con el software de gestión de proyectos, aunque una vez que se acelera
el trabajo, se amplía el tamaño de la empresa o aumenta la colaboración entre equipos,
quizá no puedas seguir avanzando.
Comparación: explora una comparación entre Monday y Asana.
6. Clickup: ideal para equipos pequeños o
startups
La interfaz intuitiva y colorida de Clickup hace que sea fácil de entender y adoptar. Clickup
es una opción popular para empresas emergentes con recursos limitados y equipos más
pequeños que quizá no necesitan tantas funciones.
Comparación: explora una comparación entre Clickup y Asana.
7. Notion: ideal para las personas que
toman notas
Notion es un sistema mejorado para crear y almacenar documentos dinámicos, hojas y
notas. Es útil para empresas o individuos que solo necesitan un espacio más organizado
para depositar sus pensamientos e ideas. Sin embargo, Notion puede resultar limitado al
momento de trabajar con otros en la misma herramienta.
Integración: descubre los grandes beneficios de usar Asana y Notion.
8. Airtable: ideal para quienes aman crear
sus propias herramientas
Airtable proporciona una base de datos flexible sin código y con poco código que puedes
usar para crear tu propio sistema de gestión de proyectos a medida (u otra aplicación
personalizada). Para quienes prefieren supervisar el desarrollo de back-end de su software
de gestión de proyectos, Airtable ofrece esa opción.
Comparación: explora una comparación entre Airtable y Asana.
9. Wrike: ideal para la gestión de clientes
Wrike ofrece almacenamiento apilable y seguridad en un formato fácil de usar, para que
tanto los clientes como los equipos internos puedan acceder a la información de forma
segura. Esto puede ser útil cuando trabajas con socios externos, como clientes, además de
administrar el trabajo empresarial interno.
Comparación: explora una comparación entre Wrike y Asana.
10. Workfront: ideal para equipos de
marketing únicamente
Workfront (propiedad de Adobe) es un software de gestión de proyectos que se desarrolló
inicialmente para los especialistas en marketing. La plataforma se creó para que sea una
herramienta para todos los equipos, pero debido a que es tan específica, los usuarios pueden
tener dificultades para coordinar con otros equipos fuera del departamento de marketing.
Comparación: explora una comparación entre Workfront y Asana.
11. Microsoft: ideal para herramientas
personales
Microsoft Office a menudo se etiqueta como una herramienta de gestión de proyectos, pero
eso se debe principalmente a que sus productos son un recurso básico en cualquier empresa.
Debido a que ya sabemos y entendemos cómo usarlos, los productos de Microsoft Office
suelen ser las primeras herramientas a las que recurren los gerentes cuando comienzan a
experimentar con la administración de proyectos. Sin embargo, la realidad es que las hojas
de cálculo y los documentos de Excel no se crearon para la colaboración, por lo que es
mejor usarlos junto con un software de gestión de proyectos completo.
Características que debes buscar en tu
herramienta de gestión de proyectos
¿Vas a comprar? Cada sistema de gestión de proyectos tendrá características y funciones
diferentes, pero te recomendamos que priorices aquellas plataformas que al menos ofrezcan
estas características:
Funciones de colaboración que permitan el trabajo entre miembros del equipo,
departamentos y en toda la empresa, incluido el uso compartido de archivos, el
seguimiento de proyectos y la gestión de recursos.
Una plataforma que proporcione funciones de gestión de portafolios y la capacidad
de vincular objetivos con tareas concretas, para que toda la empresa pueda ver cómo
se relaciona todo el trabajo.
Una aplicación móvil para que puedas enviar aprobaciones, recibir notificaciones a
tiempo y administrar proyectos sobre la marcha.
Paneles de informes y proyectos fáciles de acceder y consultar.
Diferentes estilos de vistas de proyectos compatibles con todos tus tipos de
proyectos y operaciones, incluidos los diagramas de Gantt, los tableros Kanban, las
listas y los calendarios. De este modo, si tu empresa crece, tendrás la tranquilidad de
saber que el software puede adaptarse a ese crecimiento.
Programación de proyectos mejorada para definir fechas de entrega, crear hitos
importantes y controlar fácilmente el tiempo para que todo se mantenga dentro del
cronograma.
Integraciones de aplicaciones de gestión de proyectos que se adapten a tus
necesidades de negocios personalizadas.
Automatizaciones y dependencias que te permitan a ti y a las partes interesadas
mantenerse actualizados en tiempo real.
El mejor software de gestión de
proyectos es el que se adapta a tu
crecimiento
Muchas soluciones de software de gestión de proyectos parecen tener características
similares y, en un nivel básico, muchas de ellas son iguales. Sin embargo, en el momento
de elegir, no debe ser solo otra herramienta más. Debe ser una plataforma de gestión de
proyectos completa que te permita a ti y al equipo dar lo mejor con el menor esfuerzo.
Esto significa que debes obtener una plataforma que continúe creciendo, expandiéndose y
adaptándose a medida que lo hace tu empresa. Lo último que necesitas es encontrar límites
justo cuando estás alcanzando el flujo de trabajo ideal. Asana está diseñada para equipos
empresariales, lo que significa que puede respaldar tus iniciativas de gestión de proyectos
desde el principio, cuando eres tú solo con una idea, hasta convertirte en una empresa
Fortune 100. De hecho, más del 80 % de las empresas Fortune 100 usan Asana*.
Con Asana, no se trata solo de generar más entregables, ya que se enfoca en cómo puedes
conectar y aprovechar cada aspecto del trabajo, los objetivos y los recursos de tu empresa
para producir el trabajo correcto.
Mira Asana en acción
Preguntas frecuentes sobre el software de
gestión de proyectos
¿Qué software es mejor para la gestión de
proyectos?
El mejor software de gestión de proyectos es el que tiene las funciones que necesitas. Busca
una herramienta como Asana, una plataforma completa de gestión del trabajo en la que
puedes integrar las aplicaciones que ya usas, relacionar los objetivos con las tareas,
eliminar el aislamiento entre los equipos y automatizar el trabajo repetitivo que consume
mucho tiempo.
¿Qué es básicamente el software de gestión
de proyectos?
Es un tipo de software utilizado para todos los aspectos de la gestión de proyectos. Suele
incluir todo, desde las etapas de planificación del proyecto (asignación de recursos,
establecimiento de fechas de entrega y creación y asignación de listas de tareas) hasta la
programación, el seguimiento y la generación de informes del proyecto. El mejor software
de gestión de proyectos te ayudará a coordinar y automatizar el trabajo no solo entre
proyectos, sino también entre portafolios, equipos y departamentos.
¿Cuál es la diferencia entre el software de
gestión de proyectos y el software de gestión
de tareas?
El software de gestión de tareas se utiliza únicamente para gestionar tareas y se centra en la
producción. Por lo general, es como una lista de tareas pendientes digital con más
funciones. El software de gestión de proyectos va más allá de la gestión de tareas y abarca
la planificación, la coordinación y los objetivos reales de un proyecto. Incorpora el
panorama general, el trabajo de alto impacto y las tareas concretas que debes completar
para lograr tus objetivos. Un buen software de gestión de proyectos también tendrá
funciones de gestión de tareas, pero no suele ocurrir al revés.
¿Cómo funciona el software de gestión de
proyectos?
El software de gestión de proyectos es una herramienta que te ayuda a coordinar todo lo
que necesitas para la gestión de proyectos. Por lo general, incluye funcionalidades para
crear y asignar tareas, programar todos los aspectos de un proyecto y coordinar el trabajo
con los demás integrantes del equipo. El software de gestión de proyectos ideal también te
permitirá trabajar de manera interdisciplinaria en todos los equipos, departamentos y
proyectos dentro de tu organización.
¿Vale la pena usar un software de gestión de
proyectos?
La respuesta es ¡sí! El software de gestión de proyectos tiene una lista casi interminable de
beneficios. La mayoría de las personas piensa de inmediato en la productividad como la
razón para comprar este tipo de solución, pero el software de gestión de proyectos
adecuado puede hacer más que aumentar la producción. Si inviertes en el mejor software de
gestión de proyectos para tu empresa, puedes terminar con el aislamiento y alinear a todos
con las principales visiones y objetivos de la organización. Esto permite que todos trabajen
mejor en los proyectos más importantes.
*Información según datos relevados el 7 de septiembre de 2022. Asana no se hace
responsable de la actualización de esta cifra.
