TEMA 5.
LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL APROVISIONAMIENTO
1. El proceso de compra
La selección de los proveedores es el inicio del ciclo de compra, que pasará por una serie de
etapas y terminará con el servicio posventa a los clientes.
1.1. Etapas del proceso de compra
Solicitud de oferta a Se contacta para solicitar el catálogo de productos, precios y las
proveedores condiciones
Selección del Se compraran los distintos proveedores y se selecciona el
proveedor oportuno
Negociación de las Se concretan las condiciones de compra y se registra la orden de
condiciones de compra compra
Seguimiento del Mediante sistemas GPS se permite localizar cada pedido en
pedido tiempo real
Recepción de la Cuando llega, se somete a un control de calidad, tras el
mercancía desembalado se confirma y ya se almacena
Se emite la fac con la obligación de pago en las condiciones
Recepción de la factura
pactadas. La empresa podrá solicitad un justificante de pago
Pueden surgir reclamaciones o devoluciones y este servicio se
Servicio posventa
encarga de solucionarlas y garantizar calidad
2. Documentos que intervienen en la compra
Se van generando distintos documentos comerciales, los cuales son:
La solicitud debe contener, información sobre la empresa, datos de la
Solicitud de
persona de contacto y la referencia de los productos sobre los que se
oferta
precisa información. El E-Procurement, hace este proceso más rápido
El proveedor lo transmite, suele ir acompañado de un catálogo. Si el
Presupuesto presupuesto es bueno se hace una reunión de comerciales, para
negociar condiciones
Es una garantía frente a posibles incidencias. Es un único contrato para
Contrato relaciones duraderas. Si es una operación internacional irá acompañado
de una carta de crédito como garantía de cobro para el proveedor
Pedido A consecuencia de la aceptación del presupuesto. Será claro y detallado.
Acompaña a la mercancía recibida y en él se detallan los productos
Albarán
entregados.
Expedido por la empresa de transporte. Contiene la cantidad y el estado
Carta de
de la mercancía. Sirve de acuse de recibo y se especifican los requisitos
porte
de recogida/entrada en las partes intervinientes
Ficha de La mercancía se registra para ser identificada, catalogada y enviada a su
almacén ubicación.
Lo emite el proveedor y tiene la obligación de pago el cliente. Se
especifica la cantidad, referencia, precio unitario, dtos… La e-factura
Factura
tiene el mismo valor legal y la fac proforma es un borrador, necesaria
para acompañar la mercancía en envíos internacionales.
Hoja de Doc que expresa la disconformidad del cliente. En caso de no haber
reclamaciones acuerdo entre ambas partes, se abre un procedimiento arbitral.
3. Documentos de pago y de cobro
Son documentos comerciales negociables que permiten registrar la obligación de pago de
una cantidad de dinero en una fecha expresa.
A. Transferencia y recibo.
El pago al contado entre bancos se realiza mediante transferencia y al realizarlo se
generará un justificante de la operación. Cuando el pago sea en efectivo se hará un
recibo, donde viene incluido los datos la cantidad y la fecha. Recibo tiene 2 partes,
donde una se la queda el que paga y el otro el que recibe.
B. Cheque
Es una orden de pago al contado escrita y girada con una entidad financiera. Hay varios
tipos de cheque: nominativo, al portador, a la orden, cruzado (normal o especial),
bancario y el conformado.
C. Pagaré
La diferencia de este con el cheque es que, se especifica el momento del pago y que, a
través del descuento bancario, se puede cobrar anticipadamente.
D. Letra de cambio
Lleva un timbrado especial emitido por la FNMT. Con este documento se ordena el pago
de una cantidad fija, en el lugar indicado y con la fecha establecida. Una diferencia de la
l/c con los otros documentos es que el vto. puede ser una fecha fija, a varios días o
meses dese la firma, a la vista o a un plazo desde la vista. Además, hay posibilidad de
avalar y endosar en la parte de atrás.
E. Factoring
Consiste en traspasar las facturas de una empresa a una entidad financiera para obtener
de manera inmediata el dinero. Si la entidad financiera asume el riesgo se llama
factoring sin recurso (si el deudor no paga, el banco se hace cargo de la deuda) y si no
lo asume se llama factoring con recurso (la factura se devolverá y su importe se
reclamará a la empresa).
F. Confirming
Equivale a un pago certificado, con la diferencia del factoring donde el banco avala el
pago al proveedor. Pueden darse 3 formas de pago de la empresa a la entidad financiera:
- La empresa transfiere los fondos antes del vencimiento acordado.
- La empresa realiza la transferencia después de la fecha de vencimiento, con los
correspondientes costes financieros.
- La empresa paga en la fecha del vencimiento.
4. Documentos internacionales
En el caso de que se haga una compra internacional, entraran en juego los siguientes docs:
Factura proforma No tiene validez, pues es un “borrador”, facilita el cálculo de
aranceles y las tasas.
Documento único Es la declaración de importación o exportación ante las autoridades
administrativo aduaneras, que autoriza la retirada o el embarque.
(DUA)
Certificado de Es de origen europeo para exportar a aquellos países con los que la
circulación EUR1 UE mantiene acuerdos preferenciales. Si va con este doc. puede
pagar menos derechos de aduana.
Certificado de Emitido por la Cámara de Comercio para acreditar el origen de una
origen mercancía.
Bill of Landing o Documento de transporte marítimo o aéreo. Sirve de contrato de
conocimiento de transporte de mercancías en buque o avión. Se utiliza en el crédito
embarque documentario para justificar el envío de la mercancía y ordenar el
cobro
Medios de cobro Se trata de la gestión de medios de cobro entre entidades en el
documentarios ámbito internacional. No se entregan los documentos de venta por
parte del exportador hasta que se realiza el pago. Los bancos son los
que se encargan dela manipulación de la documentación. Hay un
riesgo de aceptar documentación falsa ya que no se puede examinar
antes
5. Nuevas tecnologías para el seguimiento de la compra
Hace unos años, el proceso de compra se gestionaba mediante aplicaciones ofimáticas como
Microsoft Office, en la actualidad, existen softwares especializados. Se usan sistemas de gestión
global, que integran y comunican distintas áreas de la empresa a través de un único software.
Se usa el correo para la comunicación interna y externa con el cliente, pero existen nuevos
sistemas:
A. E-Procurement
Gestiona todo el proceso de aprovisionamiento, desde la emisión del pedido hasta el servicio
de posventa y ofrece de forma automática el reaprovisionamiento.
B. E-Sourcing
Es una plataforma de comercio electrónico donde se negocian ofertas con proveedores y se
participa en subastas. El comprador informa sobre su necesidad de adquirir un producto bajo
una serie de condiciones. A partir de aquí empieza la negociación y selección del proveedor.
C. E-Tendering
Con esto se envía a los susodichos proveedores la solicitud de información (RFI) y la solicitud
de cotización (RFQ) vía internet. Reduce el tiempo dedicado para la comunicación.
D. Sistema EDI
Permite el intercambio de documentos normalizados entre los sistemas informáticos de los
participantes. El sistema EDI proporciona un carácter normalizado a todos los documentos
evitando que haya incompatibilidades. Usa un lenguaje estándar que permite que diferentes
sistemas de información interactúen entre sí.
