CENTRO UNIVERSITARIO IMEC
LIC. ADMINISTRACION DE EMPRESAS
NOMBRE: VICTORIA STEPHANIA HINOJOSA GARRIDO
“RELACIONES PÚBLICAS”
4.5 Con la comunidad y los medios masivos de comunicación
Unidad V Planeación de la función de Relaciones Públicas
5.1 Importancia de la planeación de la función
5.2 Programas de Relaciones Públicas
5.3 Presupuesto de Relaciones Públicas
5° CUATRIMESTRE
´PROFRA: MARTHA MAZA
4.5 Con la comunidad y los medios masivos de comunicación
CON LA COMUNIDAD
Cada persona conectada con una empresa tiene un lugar en la comunidad y la suma de las
personas y sus actividades hace las relaciones básicas de esa compañía. Pero tales
actividades deben tener una guía para constituir un programa de relaciones con ellos.
Importancia:
Ser más conocidos
Al ser más conocidos por la comunidad aumenta la adquisición de los
productos o servicios de la empresa
Participación de la comunidad dentro de la empresa, Los funcionarios y
empleados deben ser colocados en puestos directivos en los asuntos
relacionados con la comunidad y ser parte vital del esquema social.
Lograr que la comunidad se mantenga cerca de la planta y de sus operaciones. La
costumbre de recibir visitas de diversos segmentos de la población.
Visitas por parte de la comunidad.
Exhibiciones en centros comerciales
Ferias
Exposiciones
Propaganda
CON MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN
Las Relaciones Públicas buscan insertar a las organizaciones dentro de la comunidad,
haciéndose comprender, tanto por sus públicos internos como externos, de sus objetivos
y procedimientos a fin de crear vinculaciones provechosas para ambas partes mediante la
concordancia de sus respectivos intereses. En las Relaciones Públicas se establecen
relaciones entre las personas (individuo) o una organización (grupo).
La comunicación es fundamental en la existencia de la comunidad moderna porque hace
nacer en ella la comprensión solidaria, la aceptación y el consentimiento. Es así como las
Relaciones Públicas constituyen una actividad por medio de la cual, las empresas, las
Asociaciones y los individuos, en igual forma los organismos gubernamentales buscan la
comprensión y la colaboración de la comunidad a la que pertenecen.
En la comunicación de Relaciones Públicas aún cuando fuere debidamente redactada, se
utilizarán los canales adecuados para que surta los efectos deseados. En una palabra, la
comunicación de relaciones públicas debe ser siempre dialogada o bilateral.
Unidad V Planeación de la función de las relaciones públicas
5.1 Importancia de la planeación de la función
La planeación es de suma importancia porque nos permite proyectar innovaciones y estilos
nuevos, para dar solución a los problemas. El resultado de cualquier labor permanece en la mente
en forma nítida y esto permite desechar cualquier idea contraria a la tarea o labor ya establecida.
La planeación, no sólo en el campo de la producción, es económica sino en la generalidad de todos
los planes de la dirección, debido a que la planeación contribuye a la ordenación de las
actividades, a encauzar todos los esfuerzos hacia los objetivos propuestos.
La planeación es de suma importancia porque nos da un marco de referencia para la toma de
decisiones que van a influir en forma determinante en el desarrollo organizacional de la
organización.
5.2 Programas de relaciones públicas
Definir un plan de relaciones públicas puede ser algo complicado si no tienes claro como
estructurarlo.
Las relaciones públicas son un proceso comunicativo que permiten crear, a través de diferentes
medios de comunicación, relaciones beneficiosas para la empresa y una organización. Estas
relaciones, generadas tanto con públicos externos como internos, se revelan útiles para reforzar la
imagen que queremos transmitir de nuestra empresa, además que para hacer público programas y
objetivos alcanzados.
No existe un modelo fijo y preestablecido para crear un plan de relaciones públicas valido para
cualquier empresa. Por lo general, las fases que tienen que estar presentes en el plan estratégico
de relaciones públicas de cualquier empresa son: investigación, definición, ejecución y
evaluación/control.
1. Investigación
En marketing no hay acción sin investigación. Antes de definir cualquier acción de nuestro plan,
debemos tener claro el objetivo de cada una de esta, el público al cual nos dirigimos y la imagen
que queremos transmitir.
Muy útil en esta fase es un análisis DAFO, un estudio general de la empresa que permite identificar
Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades.
2. Definición
Una vez completada la fase de investigación, se puede pasar a definir los componentes de
nuestro plan de relaciones públicas.
En el caso de que se hayan identificados diferentes públicos objetivos, es decir, más de un
buyer persona, el siguiente paso es clasificar los diferentes públicos identificados.
Una vez que se hayan identificados los medios más adecuados para darnos a conocer, es
oportuno seleccionar los medios de comunicación más adecuados.
La elección de los medios para la transmisión de tu mensaje requiere una selección entre:
Diarios y revistas
Radios
Comunicados de prensa
Televisión
Conferencias y charlas
Ferias
3. Ejecución
La fase de ejecución consiste en poner en práctica todas las acciones definidas en la
siguiente fase: ejecución de las acciones planificadas para darse a conocer, de las
reuniones, de las campañas de mailing, etc, respetando los tiempos definidos en el
cronograma.
4. Evaluación
La fase de evaluación es útil para poder aportar eventuales adaptaciones, en caso de
necesidad. Analizar las informaciones de la empresa en medios de comunicación,
informarse sobre quejas y malas opiniones para poder captar sugerencias de mejoras,
valorar si se han conseguido los objetivos en los tiempos definidos y en caso contrario,
corregir las acciones. En general, se trata de valorar si se ha cumplido y en qué medida el
plan de relaciones públicas.
Cómo definir un plan de crisis
Estar preparados para cualquier escenario negativo posible es el objetivo del plan de
crisis. Aunque probablemente la mayoría de ellos no se harán reales nunca, definir las
posibles situaciones es una medida preventiva que puede evitar que una crisis crezca más
o produzca daños irreparables.
Elaborar un plan de crisis consiste en pensar en todas las crisis potenciales de la empresa y
sus posibles soluciones. Las acciones a llevar a cabo frente una crisis tiene que estar
definidas al detalle: qué se hará, qué se dirá, a quién, a través de qué medios, con qué
recursos y qué estrategia a seguir.
Los diferentes tipos de estrategias pueden variar según la situación de cada caso; por
ejemplo, habrá casos en los cuáles será preferible una estrategia proactiva (informar
personalmente los medios de la crisis antes que se generen flujos de comunicación
externos no controlables) antes una estrategia reactiva (no comunicar hasta que no haya
una demanda de los medios).
5.3 Presupuesto de relaciones públicas
El presupuestar un plan de RRPP no es una tarea fácil, requiere minuciosidad y precisión,
ya
que intervienen numerosos factores que hacen en algunas ocasiones verdaderamente
difícil cuantificar con precisión el coste económico de las acciones que desarrollan el plan
de RRPP.
Una primera discriminación en las partidas será la que se contemple entre gastos de tipo
variable y gastos de tipo fijo. Para un correcto ejercicio presupuestario, normalmente
interesará que el mayor número posible de gastos sean fijos, así se podrá determinar con
mayor precisión las necesidades financieras del proyecto.
Por otro lado, también hay que tener presente que cuanto mayor sea la partida
presupuestaria asignada para gastos fijos en el plan de RRPP más fácilmente será
controlable por la Ley de los Grandes números, ya que las pequeñas desviaciones que
pudieran tener, incluso en partidas de gastos variables tendrán una repercusión mínima
en el Balance final del proyecto.
En cambio, en proyectos de inversión reducida, cualquier pequeña desviación comportará
una gran variación porcentual sobre lo previsto en el presupuesto inicial, ocasionando
incumplimientos severos de lo aceptado por los elementos directivos de la organización.
Un elemento a valorar es la posibilidad de plantear diferentes escenarios de ejecución de
proyectos y por tanto de presupuestos asignados:
* Presupuesto optimista. En este tipo de presupuesto no se contempla la posibilidad de
ningún tipo de incidencia ni retraso, suponiendo que todos los recursos asignados
funcionaran según lo previsto y que en periodo de tiempo asignado no ocurrirá evento
alguno que pudiera afectar a la ejecución del proyecto.
* Presupuesto pesimista. En este tipo de presupuesto, se tienen en cuenta factores de
diferente condición u origen, los cuales de darse ocasionarían repercusiones económicas
en el proyecto. Hay que tener presente que, aunque su tendencia sea de tipo pesimista no
puede caer en la neurosis radical, sino que tiene que ser ejecutable y buscar el equilibrio,
pero es su zona negativa más extrema.
* Presupuesto neutro. El presupuesto neutro intenta ponderar los dos anteriores,
siguiendo aquel viejo proverbio que decía que «en el punto medio esta la virtud», en el
tema que nos trata, dicha afirmación hay que valorarla en su justa medida, ya que en
muchas situaciones (crisis financieras, inestabilidad política, etc.), no será prudente
quedarnos en el punto medio.
