Cruz Paucar Wilfredo
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ALMACEN
1. Procedimiento: Compras.
1.1. Propósito del procedimiento
Establecer las condiciones necesarias para la realización de compras de insumos y equipos que se requieren en el
Hospital Departamental Felipe Suárez E.S.E., para la continua y eficiente prestación de servicios y desarrollo de
todos sus procesos.
1.2. Alcance: El procedimiento inicia con la solicitud de bienes por parte de los líderes de proceso o coordinadores
de área donde existe una necesidad, abarca la verificación en bodega, realización de estudios para iniciar la
compra, selección del proveedor, generación de orden de suministro, recepción de bienes, hasta la entrada a
almacén.
1.3. Responsables: Almacenista, Gerente, Comité de Compras, Líder de presupuesto, Jurídico, Coordinadores de
área.
1.4. Políticas de Operación:
La adquisición de bienes y servicios de la Institucion Pedro. P. Diaz debe seguir los lineamientos contemplados en
el Manual de Contratación y Manual de procedimientos contractuales aprobado por la Junta Directiva de la misma
institución.
La adquisición de bienes y servicios en la institución Pedro.P Diaz debe estar basada en los principios de
Planeación, imparcialidad, economía, celeridad, eficacia y los demás contemplados en el Estatuto de Contratación.
REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
LUIS EDUARDO NIXA JIMENA OROZCO ARBOLEDA FERNANDO IVAN ABASOLO
COORDINADOR ALMACEN AUDITORIA DE LA CALIDAD GERENTE
La Institucion tecnológica Pedro P. Diaz debe elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, que podrá actualizar de
acuerdo con sus necesidades; debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el
año, acorde con las necesidades de la entidad y los recursos con que se cuente.
Todos los bienes adquiridos por la INSTITUCION , se les debe hacer su entrada al área de almacén, a través del
líder del proceso (Almacenista), quien se asegurará de que los productos coincidan con la orden de compra, la
factura de venta, y sus especificaciones, de lo contrario se debe contactar al proveedor y hacer las correcciones o
devoluciones del caso.
Todos los bienes y servicios a adquirir por la INSTITUCION deben estar soportados por un estudio de necesidad
(estudios previos) que justifique la compra, basado en cantidad, calidad y precio favorable.
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COORDINADOR ALMACEN AUDITORIA DE LA CALIDAD GERENTE
EJEMPLO DEL MANAL EN TODAS LAS AREAS DEL ALAMACEN
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS PRIORITARIOS
CODIGO PAD - ALM
NOMBRE MACROPROCESO NOMBRE ALMACEN
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE NOVIEMBRE 2023
ACTUALIZACION:
APROBADO POR: GERENTE
QUÈ QUIÈN CUÀNDO CÒMO DÒNDE PARA QUÈ
1. Solicitar a las Almacenista De 8am- De acuerdo al Área Satisfacer las
diferentes áreas las 12pm 2pm procedimiento Almacén necesidades de
necesidades de – 6 pm ALM -01 cada servicio
elementos devolutivos y Primeros 5
de consumo. días del
mes
Almacenista De 8am a De acuerdo al Área de llevar a comité de
2. Consultar precio 12 pm Procedimiento Almacén compras
indicativo ante los 2pm a 9 pm AL M - 02
diferentes proveedores De Lunes a
Viernes
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3. Citar a reunión de Almacenista Del 10 al 15 De acuerdo al Área de Aprobar la compra de
comité de compras de cada procedimiento Almacén los elementos
mes, si se ALM - 03 requeridos por áreas
requiere
4. Solicitar a Almacenista Cada vez De acuerdo al Área de Garantizar la
presupuesto la que solicite procedimiento almacén existencia del
correspondiente pedido ALM - 04 presupuesto
disponibilidad
presupuestal
CARACTERIZACION DE PROCESOS PRIORITARIOS
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CODIGO PAD - ALM
NOMBRE MACROPROCESO
PROCESOS ADMINISTRATIVOS PROCESO ALMACEN
FECHA DE ACTUALIZACION: NOVIEMBRE
2023
APROBADO POR: GERENTE
QUÈ QUIÈN CUÀNDO CÒMO DÒNDE PARA QUÈ
5. Recibir pedido Almacenista De 8am a De acuerdo al Área de Para verificar lo
12pm procedimiento Almacén comprado
2pm a 6 ALM - 05
pm
De lunes a
viernes
6. Distribuir a las Almacenista De 8am a De acuerdo al Área de Para suplir
diferentes dependencias 12 pm Procedimiento Almacén necesidades y mejorar
los correspondientes 2pm a 9m ALM - 06 la atención al usuario
elementos requeridos. De lunes a
Viernes
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7. Entrega de equipos Almacenista o Cuando se De acuerdo al Área de Para un control y
biomédicos para Tecnólogo en hace la procedimiento Almacén soporte de estos
mantenimiento equipos revisión de ALM - 07
correctivo equipos
8. Actualizar Almacenista Mensual De acuerdo al Área de Mantener el stock al
periódicamente el procedimiento Almacén día
stock, siendo acorde ALM - 08
con el sistema y el
elemento en físico
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CARACTERIZARIZACIÓN DE PROCESOS PRIORITARIOS
QUÈ QUIÈN CUÀNDO CÒMO DÒNDE PARA QUÈ
Almacenista Cada seis De acuerdo al Institución Para tener un
9. Hacer Inventario meses procedimiento control de toda la
General de Almacén ALM - 09 existencia de
elementos
devolutivos de
toda la Institución
INSTRUMENTO 4. FORMATO PARA ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO: PAD – ALM - 01
NOMBRE Solicitar a las diferentes áreas las necesidades de elementos
devolutivos y de consumo
ACTUALIZACION: NOVIEMBRE 2023
APROBACION: GERENTE
OBJETIVO: Satisfacer las necesidades de cada servicio.
RESPONSABLE: Almacenista
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COORDINADOR ALMACEN AUDITORIA DE LA CALIDAD GERENTE
CONDICIONES: El jefe responsable de cada área traiga la MATERIALES NECESARIOS: Computador,
solicitud Impresora, Fotocopia de carta y telefax
EJECUCIÓN: (ACTIVIDADES ESENCIALES):
1. Reciba la solicitud firmada
2. Confrontar inventario físico del almacén con las solicitudes
3. Determine los elementos faltantes
4. Elabore relación con elementos faltantes
ADVERTENCIAS:
No recibir solicitudes en fechas diferentes a las establecidas por la gerencia
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:
[Link] de necesidades de la institución
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ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO: PAD – ALM - 02
NOMBRE Consultar precio indicativo ante los diferentes proveedores
ACTUALIZACION: NOVIEMBRE 2023
APROBACION: GERENTE
OBJETIVO: Analizar y aprobar por el comité la mejor propuesta .
RESPONSABLE: Almacenista
CONDICIONES: Tener una relación de los elementos MATERIALES NECESARIOS: Computador,
requeridos Impresora, papelería y solicitud
EJECUCIÓN: (ACTIVIDADES ESENCIALES):
1. Realice las diferentes cotizaciones vía telefónica o por correo electrónico
2. clasifique los elementos a consultar por código de consulta y consulte el precio individual
3. Imprima el soporte de la consulta por cada elemento y anexa a la relación
4. adjunta cotizaciones a las relaciones
5. Organice los soportes para llevar a comité
ADVERTENCIAS:
No llevar al comité relación de solicitudes sin las cotizaciones y el soporte de la Página del proveedor
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:
[Link] de elementos solicitados en las respectivas cotizaciones
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ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO: PAD – ALM - 03
NOMBRE Citar a reunión de comité de compras
ACTUALIZACION: NOVIEMBRE 2023
APROBACION: GERENTE
OBJETIVO: Satisfacer las necesidades del servicio
RESPONSABLE: Almacenista
CONDICIONES: Tener el consolidado de los MATERIALES NECESARIOS: Computador,
elementos solicitados en las cotizaciones y reporte impresora, papel fotocopia carta y telefax
del Sice
EJECUCIÓN: (ACTIVIDADES ESENCIALES):
1. Cita a los integrantes del comité de compras con tres días de anticipación
2. Lleve a la reunión el consolidado de las necesidades con los soportes y las solicitudes de las
cotizaciones
3. Lea el acta anterior
4. Revise compromisos pendientes en la reunión anterior
ADVERTENCIAS: Comunico a los asistentes, las necesidades de cada una de las áreas
Solicito autorización para la entrega de los elementos requeridos
Informe sobre el stock de almacén de los elementos solicitados
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COORDINADOR ALMACEN AUDITORIA DE LA CALIDAD GERENTE
Dé a conocer las cotizaciones
No realizar compras sin autorización del comité de compras
Levante acta de reunión de comité
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:
Autorización de compras de elementos devolutivos y de consumo
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COORDINADOR ALMACEN AUDITORIA DE LA CALIDAD GERENTE
CODIGO: PAD – ALM - 04
NOMBRE Solicitar a presupuesto la disponibilidad presupuestal
ACTUALIZACION: NOVIEMBRE 2023
APROBACION: GERENTE
OBJETIVO: Garantizar la existencia del presupuesto
RESPONSABLE: Almacenista
CONDICIONES: Tener cotización, disponibilidad MATERIALES NECESARIOS: Computador,
presupuestal y autorización del ordenador del gasto impresora, papel fotocopia carta y telefax
EJECUCIÓN: (ACTIVIDADES ESENCIALES):
1. Elabore orden de suministros y anexe información relacionada con pedido teniendo en cuenta: Fecha y
solicitud de pedido
2. Remítala a presupuesto (Nombre de proveedor, lista de insumos, firma del gerente)
3. Verifique que estos documentos cuenten con la respectiva disponibilidad
ADVERTENCIAS:
Revisar que el pedido este de acuerdo a las necesidades y al presupuesto
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:
Tener toda la facturación con su autorización y que la orden sea igual a la factura
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ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO: PAD – ALM - 05
NOMBRE Recibir el pedido
ACTUALIZACION: NOVIEMBRE 2023
APROBACION: GERENTE
OBJETIVO: Garantizar la calidad y cantidad de los insumos adquiridos por la Institución
RESPONSABLE: Almacenista
CONDICIONES MATERIALES NECESARIOS: Computador,
Tener los listados de los inventarios impresora, papel fotocopia carta y telefax
Tener relación de las existencias físicas
EJECUCIÓN: (ACTIVIDADES ESENCIALES):
1. Revisar la factura expedida por el proveedor
2. Clasificar y almacenar los insumos en el lugar seleccionado para tal fin
3. Confrontar los insumos que está recibiendo.
4. En el caso de los equipos biomédicos tenga en cuenta:
Verifique que se haga la hoja de vida del equipo
5. Ingrese en el programa de inventarios lo recibido
6. Anexe formatos para mantenimiento preventivo y correcto
7. Genere nuevamente orden de suministro de los elementos recibidos para que se efectué el pago
8. . Verifique fechas de vencimiento y Numero de lote
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COORDINADOR ALMACEN AUDITORIA DE LA CALIDAD GERENTE
ADVERTENCIAS:
Revisar que lo que llegue en la factura corresponda a lo pedido
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:
Adquisición de los insumos solicitados
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ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO: PAD – ALM - 06
NOMBRE Distribuir a las diferentes dependencias los
correspondientes elementos requeridos
ACTUALIZACION: NOVIEMBRE 2023
APROBACION: GERENTE
OBJETIVO: Suplir las necesidades y mejorar la atención al usuario
RESPONSABLE: Almacenista
CONDICIONES MATERIALES NECESARIOS:
Mediante orden de pedido con autorización de cada Computador, impresora, papel fotocopia carta y
jefe telefax
EJECUCIÓN: (ACTIVIDADES ESENCIALES):
1. Verificar en el talonario de pedidos de las diferentes áreas los insumos que se van a entregar
2. De la salida de estos insumos en el sistema
3. Descargue en el inventario
ADVERTENCIAS:
REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
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COORDINADOR ALMACEN AUDITORIA DE LA CALIDAD GERENTE
Confrontar que los elementos despachados, coincidan con lo despachado a las dependencias
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:
Se establece lo despachado y con que cuenta cada sección
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ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO: PAD – ALM - 07
NOMBRE Entrega de equipos biomédicos para mantenimiento
correctivo
ACTUALIZACION: NOVIEMBRE 2020
APROBACION: GERENTE
OBJETIVO: Control y soporte de equipos biomédicos
RESPONSABLE: Almacenista
CONDICIONES MATERIALES NECESARIOS:
Relación de equipos para actualización Computador, impresora, papel fotocopia carta y
telefax
EJECUCIÓN: (ACTIVIDADES ESENCIALES):
1. Reciba oficio de solicitud de mantenimiento correctivo
2. . Reciba equipo biomédico
3. Si el mantenimiento correctivo se realiza dentro de esta institución anexo formato de mantenimiento.
4. Si el equipo biomédico sale de la institución diligencie formato de salida de equipo biomédico para
mantenimiento
5. Cuando el equipo ya se encuentra reparado se recibe con el correspondiente formato de quien elaboro
mantenimiento.
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COORDINADOR ALMACEN AUDITORIA DE LA CALIDAD GERENTE
ADVERTENCIAS:
Que el equipo lleve todos los datos y firma del recibido
Archive el reporte al equipo que corresponda
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:
Se evita faltantes en el inventario y saber el estado de cada equipo
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ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO: PAD – ALM - 08
NOMBRE Actualizar periódicamente el stock, siendo acorde
con el sistema y el elemento en físico
ACTUALIZACION: NOVIEMBRE 30/2023
APROBACION: GERENTE
OBJETIVO: Mantener un control de toda la existencia de elementos de consumo de la institución
RESPONSABLE: Almacenista
CONDICIONES MATERIALES NECESARIOS:
Tener control de cada uno de los elementos Computador, impresora, papel fotocopia
devolutivos existentes en la institución
EJECUCIÓN: (ACTIVIDADES ESENCIALES):
1. Tener con exactitud un stock de elementos
2. tener exactitud entre la físico e inventario
ADVERTENCIAS:
REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
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COORDINADOR ALMACEN AUDITORIA DE LA CALIDAD GERENTE
Confrontar la existencia de elementos de almacén con el sistema de inventario
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:
Tener una existencia coherente en el stock de Almacén
REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
LUIS EDUARDO NIXA JIMENA OROZCO ARBOLEDA FERNANDO IVAN ABASOLO
COORDINADOR ALMACEN AUDITORIA DE LA CALIDAD GERENTE
ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO: PAD – ALM - 09
NOMBRE Realizar inventario general de la institución
ACTUALIZACION: NOVIEMBRE 30/(2023
APROBACION: GERENTE
OBJETIVO: Para tener un control de toda la existencia de elementos devolutivos de la institución
RESPONSABLE: Almacenista
CONDICIONES MATERIALES NECESARIOS:
Tener control de cada unos de los elementos Computador, impresora, papel fotocopia
devolutivos existentes en La institución
EJECUCIÓN: (ACTIVIDADES ESENCIALES):
1. Tener con exactitud la ubicación de cada uno de los elementos en cada dependencias con su
correspondiente placa o código
ADVERTENCIAS:
Evite la perdida de elementos devolutivos de la institución
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:
REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
LUIS EDUARDO NIXA JIMENA OROZCO ARBOLEDA FERNANDO IVAN ABASOLO
COORDINADOR ALMACEN AUDITORIA DE LA CALIDAD GERENTE
El inventario general coincide con la existencia de elementos de la institución
SIPOC, EJEMPLO DE EL ALMACEN DE COMIDA SI FUESE LA INSTITUCION, UNA DE COMIDA
REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
LUIS EDUARDO NIXA JIMENA OROZCO ARBOLEDA FERNANDO IVAN ABASOLO
COORDINADOR ALMACEN AUDITORIA DE LA CALIDAD GERENTE
