INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE PERSONAL
I. SITUACIÓN GENERAL
a. Antecedentes
La “Zona Agraria IX” es un órgano de ejecución regionalizado dependiente del
Ministerio de Agricultura.
Para la realización de sus actividades cuenta con personal suficiente para cubrir
sus necesidades normales de funcionamiento.
b. Departamento de personal
Dependiente de la Dirección Zonal, presenta la siguiente organización:
1. Jefatura
1.1. Un jefe de personal
1.2. Una secretaria
2. Sección de Administración de personal
2.1. Un jefe
2.2. Una secretaria
2.3. Un técnico para el área de movimiento de personal
2.4. Cuatro técnicos para el área de selección de personal y clasificación
de cargos
2.5. Tres técnicos para el área de registro de personal
2.6. Tres técnicos para el área de capacitación y evaluación del personal
2.7. Dos auxiliares de oficina
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3. Sección servicios médicos
3.1. Un médico
3.2. Un auxiliar de enfermería
4. Sección de planillas
4.1. Un técnico en planillas
4.2. Un auxiliar en planillas
II. SITUACIÓN PARTICULAR
El examen de auditoría a la “Zona Agraria IX”, reveló que el Departamento de
Personal (cuya función principal es la de planear, organizar, dirigir, coordinar,
controlar y evaluar las actividades de la administración de personal de la “Zona
Agraria IX” presenta serias deficiencias que afectaban el Control Interno de cada
área.
A continuación, se comentan algunos aspectos de la situación encontrada por
los auditores:
a) El jefe un Ing. Agrónomo ha recibido un Curso de especialización en
administración de personal de un mes de duración, en diciembre 2010.
Por lo recargado de sus funciones no ha podido asistir a otros cursillos y
seminarios de la especialidad.
Observación: Existe una sobre carga de funciones a los jefes de área por
Lo cual no cuentan con tiempo disponible para realizar
cursos de especialización.
Recomendación: La delegación de funciones para evitar la sobre carga de
trabajo y de esta manera los jefes de área puedan recibir
capacitaciones de especialización y beneficiar a la empresa
aumentando su capacidad intelectual y capacitando a sus
compañeros de área.
b) El jefe de la sección de administración de Personal es recientemente
graduado en Administración de Empresas con cursos de Post-grado de
Administración de Personal pero no posee experiencia en la
Administración Pública.
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Observación: No se ha realizado una buena selección de personal para
que pueda ocupar el cargo de jefe de área.
Recomendación: El mejor desenvolvimiento del personal será efectivo si
cumple con los requisitos específicos para cada puesto de
trabajo.
c) El jefe del departamento mostró su preocupación por los desniveles
evidentes de preparación entre los miembros del personal de la Zona y
dijo que se estaba haciendo una evaluación a fin de determinar el grado
de instrucción, experiencia previa, proyecciones de los servidores con
miras a una reorganización total de la Zona agraria tendente a una
eficiente utilización de los recursos humanos mediante una reubicación
de estos.
Observación: Falta de homogeneidad en el grado de instrucción de los
trabajadores que conlleva a un mal uso de los recursos y se
traduce en pérdidas económicas.
Recomendación: Invertir en la capacitación del personal, cursos de
especialización y motivaciones laborales.
d) La Jefatura del Departamento cuenta con una bella secretaria quien ha
concluido sus estudios secundarios y está estudiando secretariado. Una
de sus habilidades consiste en su facilidad para imitar firmas, por lo cual
el jefe le ha ordenado que cuando haya documentos urgentes que
requieran de su firma y él esté ausente, ella los firme y luego le informe.
Observación: Irregularidades en la contratación de personal idóneo para el
puesto, delito de usurpación de funciones.
Recomendación: Destitución del puesto al jefe de área en forma inmediata, un
mejor control de personal, mejorar los procesos de
reclutamiento y selección de personal.
e) Cuando se requiere efectuar una selección de personal, esta se efectúa
a través de una firma de consultores, la que nomina al ganador. En base
a los resultados obtenidos los técnicos del área de selección de personal
y clasificación de cargos proyectan la resolución de nombramiento.
Observación: Hace uso de una firma externa para la selección de personal
lo que podría ocasionar pérdidas económicas para la
empresa.
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Recomendación: Capacitar al personal de recursos humanos para que
puedan llevar a cabo sus funciones tal y como lo indica el
MOF de la empresa
f) En el área de registro de personal se ha logrado organizar el escalafón de
personal y se tienen archivados los legajos en orden de ingreso al
ministerio. Para no ocasionar molestias a los servidores se han aceptado
copia y fotocopias simples de sus documentos personales.
Observación: Sistemas de almacén de datos obsoletos, obsolescencia
tecnológica lo que podría causar un cuello de botella en la
aceleración de los trámites.
Recomendación: Implantación de sistemas de TIC (tecnología de la
información y comunicación) actualizados
g) En el área de capacitación y evaluación de personal se ha realizado un
avance, pues, en cuanto a la capacitación, ésta se efectúa a través de
charlas de 30 minutos y consiste en temas de administración. Los
servidores que resultan becados firman un compromiso para retornar a
trabajar al ministerio por un periodo igual al de duración de la beca.
Observación: Gestión eficaz por parte del área de recursos humanos
Recomendación: Continuar con el modelo de gestión implantado y seguir
capacitando al personal de manera efectiva.
h) En cuanto a la evaluación de personal se lleva a cabo cada vez que los
jefes lo desean para ello solicitan el formato correspondiente que está en
vigencia.
Observación: Inacción por parte de los jefes de área, incumplimiento de
funciones
Recomendación: Mejorar el control interno de los jefes de área, iniciar un
proceso de reclutamiento de personal para sustituir a los
elementos que generen retraso en el logro de los objetivos
empresariales.
i) En el área de movimiento de personal las actividades se concretizan a
preparar los proyectos de resolución de administración de personal de
acuerdo con los dispositivos y normas vigentes. Cuando efectúan las
acciones de su competencia acostumbran a establecer una conversación
telefónica con quien origine el proyecto. Esto como medida de control.
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Observación: Llevan a cabo sus funciones de manera eficaz y eficiente
cumpliendo con las normas vigentes tal y como se indica en
el MOF.
Recomendación: Seguir con los mismos lineamientos ya que están dando
resultados positivos para la empresa.
j) El control de asistencia se hace a través de los cuadernos de control de
ingreso y salida del personal, en los que firman los servidores y anotan la
hora de ingreso o salida, según corresponda. Estos cuadernos al finalizar
la jornada son remitidos por cada dirección a los técnicos de control de
asistencia.
Observación: Sistemas de control de asistencias desfasados que pueden
originar la informalidad funcional.
Recomendación: Implementar un registro electrónico-computacional en que el
trabajador utilice una tarjeta con cinta magnética, siempre y
cuando el dispositivo cuente con un visor que haga visible
los datos que registra.
k) En cuanto al otorgamiento de licencias, estas son autorizadas por los
respectivos jefes y comunicada al departamento de personal.
Observación: Cumplimiento de las normas establecidas y buenas
relaciones de comunicación organizacional entre el
personal.
Recomendación: Continuar con el cumplimiento de sus funciones de manera
eficaz.
l) El rol de vacaciones es elaborado a medida que van saliendo de
vacaciones los servidores.
Observación: Falta de planificación e informalidad al momento de elaborar
el rol de las vacaciones del personal.
Recomendación: Mejorar el control interno de los trabajadores en cuanto al
cumplimiento de sus funciones, elaborar con meses de
anticipación el rol de vacaciones, realizar un calendario de
vacaciones y colocarlo en un lugar visible.
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m) Para la formulación de las planillas que es en forma mecanizada, el
técnico de planillas prepara los informes sobre retención de cheques,
pagos indebidos, inasistencias, tardanzas y otros similares. Además,
realiza los cálculos y efectúa la verificación de las planillas originales con
los duplicados
Observación: Exceso de funciones para el técnico de planillas que podría
traducirse en un retraso de sus tareas.
Recomendación: La contratación de un auxiliar que pueda aliviar su carga de
funciones y de esta manera pueda cumplir con las metas
trazadas en el tiempo acordado.
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