I.1.
REALIDAD PROBLEMÁTICA
La tecnología está en todas partes por lo que es necesario para las Instituciones
Educativas automatizar sus procesos puesto que representa una mayor competitividad
ante otras Instituciones Educativas lo que al implementar un sistema ayuda a tener
ahorros de tiempo, recursos económicos, satisfacción de usuarios y brindar un servicio
de calidad a la sociedad.
Algo similar ocurre con los diferentes tipos de sistemas de información están
cambiando la forma en la que operan las organizaciones o entidades, mediante su
implementación y su uso se obtienen mejoras debido a que proporcionan información
valiosa y automatizan los procesos como es en la Universidad de Chile (2022), el
proceso de matrícula se realiza totalmente en línea debido a que la universidad cuenta
con un portal de matrícula en línea donde se encuentran los principales pasos que se
debe de seguir brindando así facilidad a los alumnos matricularse de manera rápida y
segura.
De modo similar, son muchas las organizaciones o entidades en diversos países de
todo el mundo que dependen de diferentes procesos críticos, ya sea por tener
dificultades para realizarlos o porque demandan de mucho tiempo, esto depende
exclusivamente a que no utilizan un sistema o el sistema que están utilizando no es el
adecuado, pero con el correcto uso de las TIC, las personas encargadas de realizar este
proceso pueden desarrollarlo adecuadamente, se debe tener en cuenta que el sistema
que es adecuado para un país no siempre debe ser aplicado de esa misma forma en
otro, puesto que son realidades distintas con procedimientos diferentes.
En Colombia, Ministerio de Educación Nacional (2020), ha manifestado que por
demandar de mucho tiempo y tener dificultades al manejar, registrar, actualizar y
consultar la información de los estudiantes, por otro lado al no tener una base de
datos completa ni actualizada de los alumnos y padres o representantes, entonces con
la finalidad de agilizar su proceso de matrícula de estudiantes, obtener información
válida para la toma de decisiones y mejorar el servicio a la comunidad, el Ministerio de
Educación Nacional de Colombia consciente del papel dinámico del proceso de
matrícula en las Instituciones Educativas ha implementado un sistema integrado de
matrícula que apoya el proceso de matrícula, que ha permitido organizar y controlar el
proceso de matrícula, ha facilitado la inscripción de nuevos estudiantes y padres de
familia o representantes, además, ha facilitado el registro de matrícula y actualización
de datos de los estudiantes.
Así mismo, en Piura, Rpp (2017), en el colegio San Miguel, se ha identificado que
hubo problemas donde “hubo el malestar de los padres de familia que se quejaron por
la excesiva espera que tienen que hacer para realizar sus trámites, tanto
administrativos como para ser atendidos por la dirección encargada del plantel”, por
otro lado, “hasta cuatro horas tiene que esperar un padre de familia para ser atendido
en el colegio San Miguel de Piura”, esto se debe muchas veces a que el sistema no es el
adecuado o no están haciendo uso de alguna tecnología.
En forma similar, en Trujillo, Álvarez y Seijas (2016), en el Instituto Superior
Tecnológico Público Jorge Desmaison Seminario - Pacasmayo, se ha identificado varios
problemas al momento de realizar las matrículas, “gran afluencia de alumnos al
momento de matricularse de forma rápida” debido a que el proceso se lleva a cabo por
la “secretaria de dicha Institución utilizando un cuaderno contable para el registro de
matrículas”, además, otro problema que acoge el Instituto es el ineficiente proceso
para poder inscribir y matricular a los estudiantes viviendo en un mundo donde las
tecnologías e innovaciones exponenciales se mueven rápidamente, por ello ante los
problemas mencionados se implementó un sistema para agilizar el proceso de
matrícula, asegurando así un mayor número de estudiantes matriculados en el
Instituto de manera eficiente.
En el ámbito regional, la directora de la Institución Educativa “Augusto Salazar
Bondy” del centro poblado de Usibamba, del distrito de San José de Quero, provincia
Concepción, departamento Junín, ha manifestado que la Institución Educativa no
cuenta con el servicio de internet, por esta razón actualmente el registro de datos de
los estudiantes y de los padres de familia se realiza de manera manual en un cuaderno
u en hojas de papel bond.
(Castellano, A., Comunicación, 10 de junio de 2022).
De igual forma, el director de la Institución Educativa “San Roque” del Centro
Poblado de Huarmita, del distrito San José de Quero, provincia Concepción,
departamento Junín, ha mencionado que en la Institución Educativa en cuanto al
registro de datos de los estudiantes y representantes o padres de familia se realiza de
manera manual en un cuaderno esto implica demora estar registrando manualmente
los datos de cada estudiante y datos del representante o padre de familia,
posteriormente la información de los estudiantes es ingresada al sistema SIAGIE.
Además, ha mencionado que actualmente esta Institución Educativa todavía no cuenta
con el servicio de internet. (Barturen, J., Comunicación, 08 de junio de 2022).
De igual modo, en Cajamarca, Fernández (2017), en la gestión académica de la
escuela profesional de ingeniería de sistemas de la Universidad Nacional de Cajamarca,
se ha identificado que el proceso de matrícula se realiza de manera manual, generando
errores por su procesamiento de forma manual, también generando demoras y
dificultades en el acceso, análisis y procesamiento de datos relacionados con sus
transacciones académicas, ante estos problemas, los sistemas de información tienen
una influencia directa y significativa en la gestión académica, se manifestó que con su
implementación se logró reducir los tiempos de desarrollo de sus procesos,
optimizando tareas y se tuvo acceso a información útil y oportuna.
En la actualidad viene atendiendo a 5 grados con un total de 110 estudiantes y 17
docentes, 9 nombrados y 8 contratado por diferencia del plan de estudios.
De modo similar, Edith Lourdes (2022), menciona que en la Institución Educativa
Secundaria, el proceso de matrícula se realiza de manera presencial donde los padres
de familia o representantes de los estudiantes asisten a dicha Institución para realizar
la matrícula de sus menores hijos, en esta Institución la directora es quien se encarga
de registrar en un cuaderno los datos de los alumnos ingresantes a primer grado de
secundaria y seguidamente recibe los documentos correspondientes a los alumnos
ingresantes. También se encarga de registrar los datos de aquellos alumnos que pasan
de grado, para mantener el orden de los documentos, toda esta información es
almacenada en archivadores.
Por otro lado, se manifiesta malestar de los padres de familia o representantes de
los estudiantes, debido a que el proceso de matrícula se realiza de manera manual y
existe demora en el registro de datos.
Existe el SIAGIE Sistema de Información de Apoyo a la Gerencia de la Institución
Educativa, sin embargo, para ingresar a este sistema requiere tener acceso a internet
cabe señalar que la Institución Educativa no cuenta con el servicio de internet, por esta
razón el director después de obtener el registro de todos los alumnos matriculados en
dicha Institución, utiliza su propio internet para acceder al sistema SIAGIE y poder
ingresar los datos da cada uno de los estudiantes y datos de cada padre de familia o
representante a dicho sistema.
También, se observa que la Institución Educativa “Augusto Salazar Bondy” no
tiene un sistema de información que ayude en el registro de datos, puesto que hay
demora y poca agilidad en el proceso de matrícula. En base a esta realidad se propone
la implementación de un sistema de información para cubrir dicha problemática.
