Gestión del tiempo

GESTIÓN DEL TIEMPO

Área de Desarrollo Educativo y Profesional

COCEMFE Servicios Centrales
C/ Luis Cabrera, 63 - 28002 Madrid
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T: 91 744 36 00

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Gestión del tiempo

Resumen de contenidos del curso

Seguro que te ha pasado alguna vez. Acaba tu horario de trabajo y el tiempo se te ha
pasado volando sin que sepas muy bien cómo. Te has pasado el día contestando emails,
hablando por teléfono y echando una mano a tus compañeras y compañeros. Si es así,
puede que te venga bien este curso de gestión del tiempo.

El objetivo de esta píldora formativa es organizar tu jornada de forma eficaz, sin perder el
tiempo y aprender a decir no de vez en cuando. Los temas que trataremos son los que se
detallan a continuación.

Aprovecha el tiempo
La gestión del tiempo no tiene por qué ser muy difícil. Si aprendes a gestionar tu tiempo de
una forma organizada verás cómo pronto te parece algo natural. En este tema veremos las
tres necesidades básicas para gestionar el tiempo:
 Planificar el trabajo
 Evitar las distracciones
 Empezar por trabajar en lo que sea más prioritario

Los propósitos de este tema para trabajar de forma más eficiente y organizarte
con eficacia son:
 Organizar la jornada con eficacia
 Valorar y evaluar cómo organizas tu tiempo
 Considerar los beneficios de una gestión del tiempo eficiente

Organiza tu trabajo
Debemos aprender a establecer un programa de trabajo, planificar tareas y redactar una
lista de prioridades. En menos de lo que imaginas serás capaz de organizar listas,
estructurar el día y establecer fechas de entrega realistas.

Los propósitos de este punto son:

 Hacer balance del trabajo pendiente
 Detallar las tareas
 Priorizar

Deja de distraerte
Las distracciones te acechan continuamente pero no debemos permitir que se interpongan
en nuestro camino. Hay que avanzar lo más rápido posible sin perder el tiempo ya que así
una vez acabada la jornada podremos disfrutar de tiempo de ocio y conciliar vida laboral y
personal.

Los objetivos de aprendizaje en este punto del temario son:

 Mantener la concentración en tus objetivos
 Gestionar las tareas más largas con efectividad
 Marcar límites entre lo que puedes hacer y lo que no

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Termina lo que has empezado

Traza planes bien definidos y cíñete a ellos. ¿Serás capaz de respetar los compromisos que
has adquirido contigo y con las demás personas? Para ello hay que desarrollar la
autodisciplina y mantenerla a largo plazo.

Hay que poner en práctica los siguientes puntos:

 Trazar y describir tus planes
 Realizar las tareas lo mejor que puedas
 Terminar lo que has empezado

Tómate tu tiempo
Tú controlas tu tiempo, nunca al revés. Para ello debemos tomarnos un momento antes de
comenzar a trabajar para organizarnos, para planificar las tareas, priorizarlas, evitar
distracciones y cumplir tus objetivos.

Los objetivos sobre los que trabajaremos son:

 Aprovechar cada hora al máximo
 Convertir la gestión del tiempo en un buen hábito

Test de gestión del tiempo

Con el test final demostrarás si has aprendido todo lo necesario sobre la disciplina, como se
especifican tareas y como se establecen prioridades. ¿Preparada/o?

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Módulo 1: Aprovecha el tiempo

Hoy en día, pasamos la mayor parte del tiempo en el trabajo y nos esforzamos más que
nunca. ¿Y qué hacemos durante tantas horas? La experiencia demuestra que empleamos
la mitad de nuestra jornada laboral en tareas triviales como responder correos, terminar
trabajos urgentes, devolver llamadas y lidiar con personas que vienen sin avisar. Y la
solución no es esforzarnos aún más. Las claves son la eficiencia y la eficacia.

Imagina que tu día a día, tu semana, o tu carrera profesional son como una maratón. No
puedes correr todo el rato lo más rápido que puedas porque te cansarías enseguida. Para
llegar a la meta tienes que ir a buen ritmo.

Hay tres pasos para una planificación efectiva:

Paso 1 - PLANIFICA TU TRABAJO

Es imposible que trabajes de forma eficiente si no te organizas bien ¿Qué tienes que
hacer? ¿Cuándo tienes la próxima entrega? ¿Se acerca la fecha/hora de alguna reunión?

Lleva las cosas al día y decide qué tiene prioridad. Separa la paja del trigo, es la única
manera de que no te pillen de improvisto. Controla tu bandeja de entrada, ¡no dejes que
ella te controle a ti! Hazte cargo para que no se te escape ni el más mínimo detalle.

“Utilicemos el tiempo como herramienta, no como vehículo”. John F. Kennedy

Hazte las siguientes preguntas para medir cómo tienes de desarrollada tu capacidad de
gestionar el tiempo.

¿Te aseguras de obtener una visión global de todo lo que tienes que hacer al iniciar tu día?

¿Sueles escribir detalladamente en qué consisten las tareas que tienes pendientes?

¿Tienes claras tus prioridades en el trabajo? ¿Cómo las estableces?

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Paso 2 - DEJA DE DISTRAERTE

Pepe va en el coche de camino al trabajo escuchando las noticias, pero le entra una
llamada súper importante de su jefa y contesta al teléfono. Aparta la vista de la carretera,
solo un momentito, pero antes de que se dé cuenta…el semáforo se ha puesto en rojo, el
coche de adelante ha frenado y Pepe le ha golpeado con su vehículo.

Aunque las consecuencias no hayan sido catastróficas, cuando te desconcentras de la

actividad que estás realizando pierdes el control. Si quieres mejorar tu eficiencia, tienes
que poner plena consciencia en lo qué estás haciendo en cada momento, poner atención
en cada función.

Aprende a evitar las distracciones y la inspiración vendrá sola.

Responde a las siguientes preguntas sobre tu práctica diaria a la hora de gestionar tú

tiempo.

¿Con qué te sueles distraer?

¿Dices que no a los/as demás? ¿En qué situaciones te resulta imposible?

¿Qué haces para mantener la concentración mientras realizas una tarea?

Paso 3 - TERMINA LO QUE HAS EMPEZADO

¿Te sabes organizar? ¿Mantienes todo ordenado? ¿Te concentras en lo que haces? En
otras palabras, ¿Dispones de la disciplina necesaria para realizar tu trabajo con
responsabilidad, determinación y eficacia?

Cuando empiezas algo, tienes que llevarlo a cabo hasta el final y ponerle todo tu empeño
para terminarlo favorablemente. Hace falta disciplina para dar el primer paso, pero
enseguida te encontrarás en un estado de concentración total y no te supondrá un
esfuerzo. Te darás cuenta de que el tiempo ya no es una carga, sino un empujoncito en la
dirección correcta.

“No tengo tiempo para tener prisa”. John Wesley

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Responde a las siguientes preguntas para mejorar en tu gestión del tiempo.

¿Eres capaz de comprometerte a terminar una tarea en un tiempo determinado? ¿Lo

cumples?

¿Qué haces para no alejarte de tu planificación?

¿Realizas tus tareas de una en una o eres más de trabajar en varias cosas a la vez?

¡PUNTOS CLAVE!

La gestión del tiempo te ayuda a hacer un uso más eficaz y eficiente de las horas y minutos
que dispones para alcanzar tus metas. No puedes controlar el tiempo, pero sí lo que haces
con él. Con una gestión del tiempo efectiva, sabrás exactamente qué hacer y cuando. ¡Es
una manera genial de reducir el estrés!

Organiza tu trabajo

Necesitas controlar la situación y hacerte cargo de tu trabajo. Acostúmbrate a crear listas

de tareas y desarrolla tu propio sistema para organizarte en tres pasos:

 Elabora lista de tareas

 Describe con claridad en qué consisten
 Decide el orden de prioridad de cada una

Deja de distraerte

Si te desconcentras, es imposible que aproveches bien el tiempo. Por suerte, puedes

aprender a evitar las distracciones. Se trata de una habilidad muy útil con la que tu
productividad irá creciendo. Solo tienes que recordar tres cosas.

 Cumple con tu plan

 No pierdas el tiempo
 Aprende a decir que no

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Termina lo que has empezado

La gestión del tiempo se resume en hacer lo que corresponde en el momento oportuno.

Concéntrate en lo que tengas entre manos e intenta mantener atención plena hasta
terminarlo. ¡La clave está en la disciplina! Recuerda estas tres pautas

 Cumple con tus compromisos

 Da el primer paso
 Concluye de manera eficaz

Módulo 2: Organiza tu trabajo

En esta unidad aprenderás a planificar un programa de trabajo, establecer tareas y

redactar una lista de prioridades para estructurar tu jornada laboral y establecer fechas de
entrega realistas, dándote cuenta de lo fácil que es priorizar.

Seguro que ni se te ha pasado por la cabeza que en el bar de la esquina tengan un don
para organizarse. Y lo tienen. Aunque todo el mundo les hable a la vez, los camareros y
camareras siempre saben a quién le toca, quién ha pedido un café solo, con leche o con
dos de azúcar. Y nunca se quedan sin café, porque tienen el grano para molerlo justo al
lado. ¡Que el tiempo es oro!

Observar con atención y organizarse bien es útil en cualquier puesto de trabajo, incluso en
nuestras vidas personales. Organizar la casa, los menús, lo que hace falta comprar o si hay
una cita médica o una reunión de padres. Tienes que crear una lista de obligaciones y
priorizar para conseguir llegar a todo.

Para trabajar de forma eficiente, sin interrupciones y de forma organizada hay que fijar tres
pasos.

Paso 1 – ELABORA UNA LISTA DE TAREAS

Igual ya te lo imaginas, pero ¿sabes quién planifica como nadie? Las empresas
organizadoras de bodas. Su supone que es uno de los días más importantes de la vida, así
que es crucial que todo encaje a la perfección. Así que las empresas dedicadas a organizar
eventos, cuentan con un sistema perfectamente estudiado para que no se les escape ni el
más mínimo detalle y así conseguir los resultados esperados siempre para todos/as sus
clientes.

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Paso 2 – TOMA NOTA, ORGANIZA Y CLASIFICA

Una lista bien organizada es la herramienta más útil para gestionar tu tiempo y tus
objetivos. Una vez que hayas seguido los pasos descritos a continuación, tendrás una
visión global de la situación y podrás ponerte manos a la obra.

 Toma nota de absolutamente todo lo que tengas pendiente

 Organízate agrupando las tareas que estén relacionadas. Por ejemplo, las que
pertenezcan a un mismo proyecto.
 Clasifícalas y márcalas por colores para identificarlas con mayor facilidad

Describe en qué consisten. La lista de tareas te ayuda a saber qué tienes que hacer, pero
eso no es todo. Si la analizas punto por punto lo verás todo más claro. ¿En qué consiste
cada tarea? ¿Necesitas algún tipo de ayuda? Y que no se te olvide: ¿Cuánto tiempo te va a
llevar? Recuerda, ¡la importancia está en los detalles!

Cómo describir una tarea

Para obtener una descripción completa es importante responder a las siguientes
preguntas:

 ¿Qué tengo que hacer exactamente? ¿En qué consiste cada objetivo?
 ¿Cómo la voy a realizar?
 ¿Qué o quién me hace falta para llevarla a cabo?
 ¿Cuánto tiempo creo que voy a necesitar? Es recomendable en este punto, calcular
por lo alto y que te sobre tiempo por si surge algún imprevisto.

Responder a estas preguntas te dará una idea del tiempo y el esfuerzo que requiere cada
tarea, y así te resultará más fácil decidir qué tiene prioridad.

Paso 3 – TEN CLARAS TUS PRIORIDADES

Aprovecha tu jornada laboral al máximo estableciendo tus prioridades. ¿Qué tienes que
hacer primero? ¿Qué son tareas secundarias? ¿Qué puedes dejar para más tarde? Cuando
sabes qué viene después en tu lista, tu nivel de productividad se dispara.

¿Antes o después?
Como ya te habrás dado cuenta, no todas las horas del día tenemos la misma energía, el
momento de mayor productividad varía y depende de cada persona, por lo que hay que
tener en cuenta “cuándo” es nuestro momento más productivo y priorizar lo más
importante para esas horas concretas. Analiza estos cinco pasos para que nada se te
escape.

 Tómate tu tiempo para analizar todas las descripciones

 Identifica qué tareas son más importantes para el objetivo que te has marcado
 Coloca al principio de la lista las más urgentes de este grupo
 Evalúa las demás tareas de la misma forma
 Comprueba cuánto tiempo te va a llevar cada una y elabora un horario con fechas
límites.

Más allá de los detalles

Ya sabes qué tareas tienes que completar, cuánto tiempo tardarás en hacerlo y qué orden
vas a seguir. ¡Ha llegado el momento de tachar cosas de la lista! Ahora que tus tareas

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están bien organizadas, cuando acabe el día te llenarás de orgullo y satisfacción por todo
lo que has logrado.

Adquiere una visión global y párate en los detalles para transformar cada día en un
auténtico éxito.

“ESTO ES ALGO QUE HAY QUE ASUMIR: NO PUEDES CUBRIR TODAS LAS
PRIORIDADES; PUEDES CUBRIR ALGUNAS, LAS MÁS IMPORTANTES” Bárbara
Navarro, Directora de Políticas Públicas y Asuntos Institucionales de Google en Asia
Pacífico, Oriente Medio, África y Rusia.

Visión de conjunto
Tú tienes el control, organiza tu trabajo y visualiza cada tarea en su conjunto. Controla
cuánto tiempo empleas en cada paso y encárgate primero de lo que sea urgente.

 Elabora una lista y cúmplela

 Describe cada tarea con claridad
 Define tus prioridades

¡PUNTOS CLAVE!

Si quieres trabajar con la mayor eficiencia y meticulosidad posibles, es importante que

organices lo que tienes que hacer. Pon orden en el caos para obtener buenos resultados.
Una vez que te hayas organizado bien, sabrás qué tienes que hacer exactamente, qué
tareas son más importantes o urgentes y cuánto tiempo te lleva completar cada una de
ellas.

Preparar una lista de tareas

Toma nota de todas tus tareas. ¿Qué tienes pendiente? Una vez que hayas elaborado
una lista, es hora de organizarlas. Agrupa las tareas relacionadas entre sí, por ejemplo,
aquellas que pertenezcan a un mismo proyecto. Luego clasifícalas para identificarlas
con facilidad.

Una lista bien organizada es indispensable para gestionar tu tiempo y tus tareas
pendientes.

Detalla cada tarea que debes realizar

Asegúrate de que tu lista incluya descripciones de las tareas. Una descripción útil
responde a las siguientes preguntas:

¿Qué tengo que hacer exactamente? ¿Cómo lo voy a realizar? ¿Quién necesito que me
ayude? ¿Cuánto tiempo me va a llevar acabarlo?

Una descripción clara te será de gran ayuda para tomar decisiones y priorizar.

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Define tus prioridades

Decide qué ocupaciones son prioritarias teniendo en mente tus propósitos personales,
profesionales y los resultados que quieres alcanzar. Priorizar implica determinar qué
tareas son importantes y urgentes y lo puedes conseguir en cinco pasos.

 Tómate tu tiempo para analizar todas las descripciones

 Decide qué tareas son las más importantes para cumplir con tus objetivos
 De este grupo ¿Cuáles son urgentes? Colócalas al principio de la lista
 Aplica el mismo criterio para las demás tareas
 Comprueba cuánto tiempo te llevará cada una y elabora un calendario con
fechas límites

Método ABCD
Para ayudarnos a priorizar tareas podemos recurrir a este método organizando lo que
tenemos que hacer de la siguiente manera:

A: Prioridad alta, si tienes muchas tareas en esta lista puedes enumerarlas por
orden de importancia

B: Debes completar, pero en caso de no hacerlo las consecuencias son leves

C: Estaría bien hacerlas, pero en caso contrario no conllevan consecuencias

D: Delegar, debes asignar estas tareas a otra persona

E: Eliminar, lo mejor es que taches estas tareas de tu lista porque no tiene

importancia

Nunca empieces una tarea nueva sin haber terminado la anterior y si te surgen algunas a
lo largo del día clasifícala y añádela a lista donde la corresponda.

“Cada cosa a su tiempo y un tiempo para cada cosa”

Actividad práctica
En esta actividad te vas a preparar como nunca para todo lo que tienes que hacer esta
semana. Vas a organizar tu trabajo, y el primer paso será apuntarlo todo. Después vas a
describir cada tarea de manera clara para decidir cuáles tienen prioridad. Así obtendrás
una visión conjunta de tu día y te resultará mucho más fácil dejarlo todo hecho.

Organiza tu trabajo
 Apunta todo lo que tienes que hacer esta semana, incluidas las tareas más
pequeñas que también forman parte de tu trabajo.

 Echa un vistazo a lo que has apuntado y separa en distintos grupos las tareas
relacionadas entre sí. Por ejemplo, agrupa las que pertenezcan al mismo proyecto.

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Gestión del tiempo

 Dale un nombre o color a cada grupo para crear categorías.

Descripciones
 Detalla en qué consiste cada tarea

 Apunta todos los pasos necesarios para completarla. Apunta cómo la vas a realizar.
¿Qué método vas a seguir?

 Apunta qué o a quién vas a necesitar, como utilizar la sala de reuniones o contactar
a tal compañera/o de trabajo.

 Apunta cuánto tiempo crees que vas a tardar en terminar. Añade tiempo de más
por lo que pueda surgir.

Prioridades
 Lee detenidamente las descripciones y añade notas a las tareas que sean más
importantes para alcanzar tu objetivo.

 De este grupo, ¿cuáles son las más urgentes? Colócalas al principio de la lista.

 Haz lo mismo con las demás tareas y ordénalas según su prioridad.

 Observa cuánto tiempo te llevará cada una y crea un horario. Luego intégralo en tu
calendario.

Evaluación. Reflexiona sobre las siguientes cuestiones.

¿Has conseguido obtener una visión global de lo que tienes que hacer?

¿Has descrito las tareas de manera clara y detallada?

¿Has conseguido establecer cuáles tienen prioridad?

¿Qué te ha salido mejor? ¿A qué se debe?

¿Qué te ha resultado más difícil? ¿Cómo lo quieres afrontar la próxima vez?

Módulo 3: Deja de distraerte

“Cuánto tiempo ahorra el que no se da la vuelta para ver lo que su vecino hace, dice o
piensa” Marco Aurelio (121 a. C. – 180 a. C.) fue uno de los emperadores más importantes
del Imperio Romano. Era apodado ‘el sabio’ y ‘el filósofo‘ y defendía el estoicismo, doctrina
basada en el dominio y control de los hechos, cosas y pasiones que perturban la vida.

Con el desarrollo de la tecnología, cada vez nos cuesta más concentrarnos plenamente en
lo que estamos haciendo. Para Marco Aurelio era mucho más fácil marcharse sin que lo
interrumpieran con whatsapp y llamadas. Pero hoy en día es difícil conseguir ese tipo de
paz y tranquilidad. Aplicar técnicas de mindfulness en tareas cotidianas nos ayudan a
concentrarnos en lo que estamos haciendo. Por ejemplo, disfrutar de una ducha de 10
minutos, atendiendo con plena consciencia del agua en la piel, el olor del jabón y el
momento de paz sin pensar en que vas hacer de cena o si tienes que poner una lavadora.

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Con actos sencillos y rutinarios aprenderás a controlar las distracciones del entorno y a ser
más eficiente con tus obligaciones, para ello proponemos seguir estos pasos.

Paso 1 - ¡CUMPLE CON TU PLAN!

Javier Fernandez, nacido en Madrid en 1991, es campeón de Europa de patinaje sobre
hielo durante varios años consecutivos. Durante el camino muchos no creyeron en él, pero
las limitaciones están en nuestra cabeza y en la de quienes nos rodean y esto le impulsó
para llegar más lejos.

Como todo el mundo, alguna vez pensó en rendirse, pero Javier es imparable y nunca se
dio por vencido, esforzándose siempre al máximo y dando lo mejor de sí mismo.

En los juegos de Pyeongchan 2018 se llevó la medalla de bronce, y ese mismo año se
reafirmó como campeón de Europa por sexta vez, algo que no se veía desde 1934.

Para llegar a nuestros objetivos hay que mantener la concentración. No desviarnos del
objetivo es cuestión de concentración y autocontrol. Repítete mentalmente qué es lo que
quieres lograr, una y otra vez, tenlo siempre presente y compórtate en consecuencia. Si
sabes lo que quieres, sabrás ajustar todas tus tareas para que se adapten a ello.

- Anota tu objetivo principal al comienzo del día, ¿qué quieres conseguir o a qué te
has comprometido? Hazlo de forma constante, sin distraerte.
- Observa a diario cómo has organizado tu calendario y piensa ¿Me ayuda a
conseguir mi propósito?
- Cuando surja algún imprevisto o empieces a distraerte con tentaciones como mirar
un momento el móvil o el correo, vuelve a preguntártelo.

Paso 2 – DEJA DE PERDER EL TIEMPO

El tiempo se va volando en cosas triviales: los correos, los whatsapps, las redes sociales.
Lo primero que tienes que hacer para escribir un informe urgente es cerrar el correo y
poner el móvil en modo avión. Hasta que no acabes lo que te has propuesto, lo demás es
secundario.

Lo peor de algunas tareas triviales es que tienes que antes o después vas a tener que
hacerlas. Una buena manera de gestionarlas es combinarlas. Puedes agruparlas y dejarlas
hechas de una tirada, integrándolas en tu rutina. Hazles un hueco una vez al día, a la
semana o al mes.

Timothy Ferris, autor de “La jornada laboral de cuatro horas”, opina sobre el tema: Se
requiere un mínimo de tiempo para poner en marcha cualquier tarea, grande o pequeña.
Suele ser el mismo para una que para cien. Nuestro cerebro puede tardar hasta 45
minutos en hacer el cambio de marchas para continuar con la tarea principal que
habíamos interrumpido. Más de un cuarto de cada jornada de ocho horas (28%) se
consume con estas interrupciones.

Paso 3 – NO TENGAS MIEDO A DECIR QUE NO

En teoría parece sencillo, pero para muchos decir que no es muy difícil. Nos da miedo herir
los sentimientos de las demás personas negándonos a ayudarles. Pero si dices que sí a
todo, tú tiempo se verá reducido por obligaciones ajenas y jamás terminarás lo que tienes
que hacer y tachar tareas de tu lista.

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Gestión del tiempo

 Si quieres cumplir con tu propósito, tienes que aprender a decir que no. Estos
cuatro pasos te serán de gran ayuda:
o Asegúrate de que sabes lo que quieres. La única manera de luchar por tus
intereses es teniendo claro cuál es tu objetivo.
o Sé consciente de los obstáculos con los que te vas a encontrar y de lo que
puedas usar a tu favor.
o Cuando te surja una tarea nueva, pregúntate ¿Es más importante que la
que estoy haciendo ahora? ¿Me ayudaría a cumplir con mi objetivo? Si la
repuesta a ambas es negativa, te conviene decir que no.
o Habrá ocasiones en las que te pedirán algo a lo que no podrás negarte.
Cuando esto suceda, no respondas inmediatamente: pide algo de tiempo
para pensártelo.

Consejos
Bloquea las notificaciones. Para muchos, resistir la tentación de leer y responder
inmediatamente los mensajes es una auténtica lucha.

Cambia de espacio. Si tienes que hacer algo que requiera mucha concentración o
creatividad, encuentra un lugar tranquilo para hacerlo.

Busca una manera de desconectar de lo que te rodea y de las distracciones externas.

Mantén los entretenimientos indeseados al margen y concentrate en tu objetivo. Si lo que

te distrae son tareas secundarias, hazlas todas de un tirón. ¡ y aprende a decir que no!
Conoce tu objetivo no dejes que nada se interponga en tu camino.

- FInaliza lo prometido cuando te comprometes con algo y cumple tu objetivo.

- Deja de perder el tiempo, haz las labores secundarias de una tacada y verás como
eres más eficaz.
- Aprende a decir que no para que el camino siempre conduzca a la meta.

No pongas la excusa de que tienes que responder al correo o llamar por teléfono. Si no
dejas de hacer parones jamás fluirás. Elimina las distracciones cuando estés trabajando.

PUNTOS CLAVE

CUMPLE CON TU PLAN

Cuando estás trabajando, el requisito esencial es que te concentres en tu objetivo y no

lo pierdas de vista en ningún momento. Para ello, sigue las siguientes pautas:

 Comprométete contigo igual que haces con los/as demás y márcate fechas límite
de entrega.
 Reserva algo más de tiempo del que habías calculado que ibas a necesitar para
imprevistos.
 Descubre en qué momento del día está en auge tu productividad y planifica las
tareas más importantes para esas horas.
 No dejes que nada ni nadie te distraiga. Si surge algún imprevisto mientras estás
trabajando, añádelo a tu lista y termina lo que estás haciendo.

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DEJA DE PERDER EL TIEMPO

Todo el mundo lidiamos con tareas secundarias que te desconectan constantemente de

lo que estás haciendo. Piensa en las actividades que te roban tiempo, combínalas y
hazlas en un momento concreto o todas de una sola tacada para que formen parte de tu
rutina.

APRENDE A DECIR QUE NO

Aprende a diferenciar qué necesitas y qué no para alcanzar tu objetivo. No siempre

puedes negarte, pero asegúrate de que sabes lo que quieres. Sé consciente de los
obstáculos y de qué o quién puede ayudarte a logar tu objetivo.

Pregúntate ¿es más importante que lo que estoy haciendo ahora? ¿Me ayudará a
conseguir lo que tengo en mente?
Técnica POMODORO

PASO 1: Haz una lista con todas tus tareas.

PASO 2: Ponte a trabajar en ellas, empezando por la de actividad más alta en periodos de
25 minutos, llamados pomodoros. Obviamente, dependiendo de la complejidad habrá
tareas que te lleven más de un pomodoro.

PASO 3: Ajusta el temporizador a 25 minutos, no te distraigas ni interrumpas tu trabajo

durante ese periodo.

PASO 4: Cuando suene el temporizador, haz un descanso de 5 minutos y cuando acabes el

descanso comienza a trabajar en otro pomodoro de 25 minutos, repite la misma fórmula
hasta llevar 2 horas trabajadas = 4 pomodoros.

PASO 5: cada 4 pomodoros, haz un descanso más largo, de entre 20 o 30 minutos.

Al alternar tramos de trabajo con descanso, la técnica pomodoro te ayuda a ser más eficaz.

Actividad
En esta actividad vas a reducir al mínimo las distracciones en el trabajo. Practica
concentrarte en tu objetivo, eliminando todo lo que te robe tiempo y diciendo que no
cuando sea necesario.

Sigue el plan
Márcate un objetivo para la semana.

Asegúrate de que tu objetivo esté bien definido y sea tangible, aceptable y realista. Piensa
una fecha límite y apunta lo que te has propuesto.

Calcula cuánto tiempo vas a necesitar para terminar tus obligaciones del día y añádele un
poco más por si surgen imprevistos.

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Gestión del tiempo

Analiza lo que tengas que hacer en el día y pregúntate: «¿Me va a ayudar a...?». Completa la
pregunta con tu objetivo.

Deja de perder el tiempo

Piensa en todas las labores repetitivas que te quitan demasiado tiempo y apúntalas.

Analiza qué tareas podrías realizar en el mismo momento y a continuación, agrúpalas.

Según en qué consistan, escoge un momento determinado del día, de la semana o del mes
para realizarlas de manera rutinaria y apúntalo.

Anota en tu agenda el tiempo que les vayas a dedicar, y no te pongas a ello hasta que no
sea la hora indicada.

Aprende a decir que no

Escribe tu objetivo del día.

Apunta qué puede ayudarte a lograrlo y qué podría suponer un obstáculo.

Cuando te surja una tarea imprevista en mitad del día, plantéate si es más importante que
tu objetivo y si es más importante que lo que estás haciendo en ese momento. Escribe las
respuestas.

¿Has respondido que no a ambas preguntas? ¡Entonces di que no! Es evidente que tienes
un buen motivo: ponlo por escrito.

Si esta tarea imprevista te va a ayudar a lograr tu objetivo, se trata de una gran

oportunidad: ¡di que sí! Apunta el porqué. Si no te ayuda a cumplir con tu objetivo, pero es
más importante que tu ocupación actual, pide más tiempo. Escribe por qué es más
importante que tu objetivo.

Módulo 4: Termina lo que has empezado

Desconecta y aíslate de las distracciones y de las tareas triviales que te roban tiempo.
Ahora que sabes cuál es tu objetivo y no permites que nada te distraiga, es el momento
perfecto de empezar a producir resultados.

Con una organización adecuada, ya no se trata de ponerte con una tarea al azar y cruzar
los dedos. Ahora sabes que has elegido correctamente. Lo único que se interpone en tu
camino eres tú misma/o y en este punto se acabaron las excusas, ha llegado el momento
de terminar lo que has empezado.

A tachar de la lista. ¿Quieres asegurarte de que en tu lista no queda nada sin tachar? Sigue
los siguientes tres pasos para acabar lo que empezaste.

Paso 1 - CUMPLE CON TUS COMPROMISOS

Has elaborado tu lista de tareas y has reservado tiempo para todo lo importante. Te has
comprometido contigo mismo/a, así que cumple con tu palabra. Sin cambios de planes,
¡No te sabotees!

Solo unas pocas razones son válidas para que te salgas de tu planificación, a veces las
circunstancias cambian o surgen imprevistos u oportunidades irrepetibles. Imagina que te

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has propuesto regar las plantas por la tarde y el día amanece lluvioso. Te has quitado algo
de encima sin mover un dedo, así tendrás tiempo libre que podrás dedicar a otras tareas.

Para evaluar tu capacidad de concentración y eficacia puedes hacerte las siguientes

preguntas una vez hayas terminado con una tarea.

¿Cómo has hecho las tareas? ¿Has seguido tu plan de trabajo?

¿Cómo te has sentido cuando has tachado una tarea de la lista?

¿Qué compromisos has incumplido? ¿Cómo puedes evitar que vuelva a suceder?

Pasar a la acción
No has elaborado la lista de tareas para que quede bonita en la agenda, así que échale un
vistazo y selecciona qué tareas son prioritarias según su importancia. Trabaja en ellas de
una en una e intenta no realizar varias a la vez. Comprueba tus compromisos y cíñete a tu
horario. No dejes nada para más tarde.

Paso 2 – REALIZA TUS TAREAS

Te has comprometido y estás cumpliendo con tu palabra, ahora te toca ponerte a trabajar y
descubrir el placer de la disciplina.

Quizás te inspire el ejemplo del record del mundo de efecto dominó que tuvo lugar en
2009. Hubo quienes pusieron todo su empeño y esfuerzo durante meses para diseñar
creaciones espectaculares usando fichas de dominó, sin permitir que nada les
desconcentrase de su labor, e hicieron bien, porque la más mínima distracción podría
provocar que miles de fichas se derrumbaran en cadena antes del gran día. ¡Eso sí que es
concentración!

Lo más esencial a la hora de gestionar el tiempo es terminar lo que has empezado. Usando
tu lista de tareas a modo de guía, solo tienes que eliminar las distracciones y ponerte
manos a la obra, porque ha llegado el momento de trabajar en serio.

Al principio necesitas disciplina, pero enseguida te verás fluyendo. Antes de que te des
cuenta habrás tachado una tarea más de la lista y estarás a tope con la siguiente.

Paso 3 - CONCLUYE CON EFICACIA

Asegúrate de acabar todas las tareas y de prestar atención a los detalles con minuciosidad.
No taches nada de la lista que no esté del todo acabado.

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Gestión del tiempo

Anota al lado de cada tarea un “OK/ right” en verde al terminarlo y un “KO/ cruz” en rojo si
al final de la jornada queda algo pendiente. De esta forma, al ser más visual con los
colores sabrás por dónde empezar al día siguiente y te ayudará a rehacer la lista de
prioridades.

Mantén la disciplina y que fluya la inspiración. Cumple con tus compromisos y recuerda: la
eficacia está en acabar todo lo empezado.

Al finalizar la jornada, evalúa tu trabajo, normalmente somos muy críticas/os con

nosotras/os mismas/os por lo que intenta analizar tu grado de eficacia durante tu día.

¿Qué te ha salido mejor? ¿Por qué crees que ha sido?

¿Qué te ha resultado más difícil? ¿Cómo piensas afrontarlo la próxima vez?

PUNTOS CLAVE

CUMPLE CON TUS COMPROMISOS

Cumple con tus compromisos, ya sean del trabajo o a nivel personal. Por ejemplo,
comprométete a terminar las tareas más importantes del día. Y no te olvides de apuntar
el check en tu agenda.

REALIZA TUS TAREAS

Sigue con la planificación que has organizado. Hace falta disciplina para empezar, pero
antes de que te des cuenta habrás alcanzado tu estado máximo de concentración.
Acuérdate de seguir estos pasos:

 No te desvíes del horario y establece prioridades

 Realiza las tareas de una en una, sin intentar abarcar varias a la vez
 Mantente al tanto de las fechas límite y cumple con tu horario

CONCLUYE CON EFICACIA

Elabora una lista con lo que no te dio tiempo a terminar el día anterior y comprométete
a terminarlas en un plazo determinado para que no te afecten las distracciones.

Es mejor acabar las cosas del tirón, así que encárgate de las tareas de una en una. Evita
empezar nada nuevo hasta que no hayas terminado lo anterior. Si una tarea es
demasiado grande, divídela en sub tareas.

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Gestión del tiempo

Actividad
Completa tu planificación y comprométete con tus objetivos realizando las labores de una
en una y terminando el trabajo a tiempo.

Cumple con tus objetivos

Piensa en algo en lo que te hayas comprometido e imagina cuál es el resultado.

Escribe qué actividades y personas te ayudarán a cumplir con lo que te has propuesto y no
desvíes tu atención del camino.

Si entre medias te surge algún imprevisto que no te vaya a aportar beneficios, tu

compromiso contigo es mantener tu planificación. Si no puedes decir que no, busca formas
de cumplir con tu fecha de entrega y anota el resultado.

Realiza tus tareas

Comienza por las más importantes, siguiendo el orden de prioridades, y agrupa las tareas
secundarias para hacerlas de golpe.

Ve tachándolas de tu lista conforme vayas terminando.

Concluye con eficacia

Anota las labores más urgentes y comprométete a realizarlas en un plazo, para ello
describe lo que tienes que hacer y si necesitas ayuda de alguien.

Apunta este compromiso en tu agenda.

Anota qué cosas necesitas y hazte con ellas.

Módulo 5: Tómate tu tiempo

En este apartado vamos a describir tres pasos para gestionar el tiempo con efectividad. No
importa si te dedicas a conducir taxis, a contratar personal, si eres operaria/o de una
fábrica de alimentación o vendes casas. Para gestionar tu tiempo de manera inteligente,
tienes que ser dueño/a de tus 24h y no dejar que el tiempo te domine a ti.

Parece más difícil de lo que es. Para empezar, tienes que ser consciente de cuánto tiempo
dispones y organizarte en base a él, porque con “tomarte tu tiempo” no queremos decir
que te puedas dormir en los laureles. Se trata de que aproveches cada segundo al máximo.
Incluso el tiempo de descanso debe ser pleno, sin tener pensamientos en la cabeza que
nos alteran y crean ansiedad. Puedes aumentar tu productividad aplicando los tres pasos
aprendidos hasta ahora:
 Organiza en tu agenda las labores que debes hacer
 Deja de distraerte, no te entretengas con cosas triviales
 Termina lo que has empezado, se comprometida/o, tu palabra es importante.

La nueva forma de trabajar.

Cada vez es más importante gestionar el tiempo de forma eficiente. Nos relacionamos en
un entorno VUCA (Volatilily, Uncertainty, Complexity y Ambiguity) y lo mismo sucede con la
forma en la que trabajamos. La jornada de ocho horas ya no encaja con las nuevas
generaciones, porque ya no se trata de fichar ocho horas sino de obtener resultados. En la
“nueva era de trabajar” ya no se controla la asistencia, sino la productividad. Google es una

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Gestión del tiempo

de las empresas pioneras en este enfoque. La compañía multimillonaria quiere que sus
oficinas se conviertan en un segundo hogar para su personal. Pueden jugar al footbolin, ver
la tele, trabajar desde un puff e incluso echarse una siesta entre tarea y tarea. Las
empleadas y empleados vienen y van a su antojo porque son responsables y están muy
comprometidas/os con cumplir con sus objetivos.

No hay tiempo que perder

El tiempo no se para por nadie. Los días tienen 24 horas para todo el mundo y los minutos
tienen 60 segundos. Puedes intentar lo que quieras, pero esto no va a cambiar. Lo que sí
puedes controlar es la manera en la que empleas ese tiempo, porque “con hacer que
hacemos, todo el tiempo perdemos”.

Al llegar a tu puesto de trabajo, dedícale unos minutos para organizar tu día y elaborar una
lista de tareas que describan qué tienes que hacer. No te olvides de decidir cuáles son las
más importantes para darles prioridad dentro de tu horario.

Deja de distraerte. Concéntrate en lo que tienes que hacer y que nada te distraiga. Si notas
que el día se te está haciendo cuesta arriba, para y descansa entre tareas como hemos
podido ver con la técnica Pomodoro. A veces, las horas de sueño o alguna preocupación
externa no nos permiten concentrarnos tan rápidamente, pero debes mantener la vista en
tu objetivo, encuentra una forma de lidiar con las tareas que te roban tiempo y no tengas
miedo a decir “no”.

Termina lo que has empezado

Es hora de ponerse las pilas. Cumple con tus compromisos y trabaja con disciplina y
atención plena en lo que estás haciendo, y lo que es más importante. ¡Termina lo que has
empezado! Así no dejarás cabos sueltos que te rondarán por la cabeza, distrayéndote de
otras obligaciones o responsabilidades.

Para aprovechar bien el día y ser eficiente necesitas estar al mando de tu reloj. El primer
paso es ser consciente de ello, y luego comenzar con la lista de cosas que hemos apuntado
que hay que hacer.

Comprométete no solo con las demás personas, sino también contigo misma/o. Dedícate a
cada obligación con disciplina para que te llegue la inspiración y empieces a fluir. No
habrás terminado una tarea hasta haberla repasado y hecho un tick en tu lista como
finalizada.

Actividad
Esta actividad final es una evaluación 360º. Pídeles al menos a dos personas que te
puntúen en los distintos aspectos que hemos tratado durante el curso online “Gestión del
tiempo”. Puedes mostrarles todo lo que has escrito en las actividades anteriores para que
se formen una idea clara de tu progreso.

Aquí tienes una serie de personas a las que puedes pedir ayuda:

 Algún/a compañero/a de departamento o de proyecto

 Alguien que normalmente te interrumpe
 Tu superior/a

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Gestión del tiempo

Pídeles que rellenen este documento y que te lo reenvíen. Luego, si es posible, comentadlo
juntos/as.

Encuesta
Te han pedido que evalúes a una persona que ha completado el curso online Gestión del
tiempo. Por favor, rellena el siguiente formulario y reenvía este documento a quien hayas
evaluado.

A QUIEN VA DIRIGIDA:
TUS DATOS:
Puntuación: 1= Totalmente en desacuerdo; 2= En desacuerdo; 3= Neutral; 4= De acuerdo; 5= Totalemente de acuerdo

ESTA PERSONA 1 2 3 4 5
… Es capaz de obtener una visión global sobre todas las áreas de trabajo
… Expresa con claridad las tareas que tiene pendientes
… Prioriza las tareas en base a los objetivos marcados
…Cumple con los objetivos que se ha marcado en su plan de acción
… Es capaz de eliminar o añadir tareas en base a los imprevistos surgidos
… Sabe decir que no cuando una tarea no está acorde a su objetivo individual
… Es comprometido
… Realiza las tareas de una en una
… Termina las tareas de forma eficaz

Método de la cadena
Además de ayudar a ganar tiempo, el Método de la cadena funciona para organizar cada
etapa de un proyecto. Fue creada siguiendo la técnica de Just In Time (JIT), que se basa en
el aumento de la eficiencia de la producción. Es decir, una terea sólo comienza cuando otra
necesariamente vinculada a ella ha terminado. Es una reacción en cadena. Básicamente
consiste en dar un pasito a diario. Necesitas apuntar en un calendario, y dividirlo en
“realizar, en curso y finalizado” cada grupo de tareas que debes ir haciendo. Según vayas
trabajando en cada tarea anotas en tu calendario el proceso y cuando por fin hayas
terminado una, la marcas con una X. Cada “X” es una recompensa que te mantiene
motivada/o para dar un paso más hacia delante y avanzar hacia el objetivo final. El método
de la cadena se convertirá en parte de tu rutina, sin que parezca un esfuerzo y sin poner
excusas. “Con el tiempo y paciencia, se adquiere la ciencia”.

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Gestión del tiempo

TEST FINAL
Comprueba cuánto has aprendido respondiendo a estas preguntas. ¡Ánimo!

1. ¿Cuánto tiempo perdemos de media buscando documentos por el escritorio?

a) Una hora
b) Diez minutos
c) Dos horas
d) Media hora
2. Afirmación 1: Gestionar el tiempo de manera efectiva reduce el estrés
Afirmación 2: Evitar las distracciones es cuestión de práctica
a) La afirmación 1 es correcta
b) La afirmación 2 es correcta
c) Ambas son correctas
d) Ambas son falsas
3. ¿Qué es lo más importante a la hora de terminar una tarea?
a) La ayuda de las demás personas
b) La disciplina
c) Establecer prioridades
4. ¿En qué deberías emplear la mayor parte de tu jornada laboral?
a) En realizar las tareas de mi lista
b) En realizar las diferentes tareas que vayan surgiendo a lo largo del día
c) En responder correos y hacer llamadas
d) En encargarme de problemas ajenos y responder peticiones
5. ¿Cuál es la mejor manera de lidiar con los correos que te van llegando?
a) Leerlos a una hora determinada
b) Leerlos al instante, pero responderlos más tarde
c) Leerlos al instante, pero responderlos al final de la semana
d) Leerlos y responderlos al momento
6. ¿Para qué deberías elaborar una lista de tareas?
a) Para tener más claro lo que tengo que hacer
b) Para poder calcular cuánto tardaré en hacerlo todo
c) Para que otras personas, como mi jefe, sepan que estoy haciendo
d) Para recordar qué tengo que hacer
7. ¿Qué pasos hay que seguir para crear una lista de tareas?
a) Categorizar, organizar y tomar nota
b) Tomar nota, categorizar y organizar
c) Tomar nota, organizar y categorizar
d) Organizar, tomar nota y categorizar
8. ¿Por qué siempre hay que añadir una descripción junto a cada tarea?
a) Porque así es más fácil delegar
b) Porque ayuda a que la planificación sea más eficaz
c) Porque te ayuda a saber mejor qué tienes que hacer
d) Porque así otras personas podrán entender lo que estás haciendo
9. ¿Qué debe incluir una buena descripción?
a) Lo que vas a hacer, cómo vas hacerlo, qué necesitas para ello y cuánto tiempo
te va a llevar
b) Lo que vas hacer, cómo y cuándo vas hacerlo, qué te hace falta y cuánto vas a
tardar

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Gestión del tiempo

c) Lo que vas hacer, cómo y cuándo

d) Lo que vas hacer, cómo y cuándo lo vas hacer y qué te hace falta
10. ¿Qué es lo primero que debes tener en cuenta a la hora de establecer prioridades?
a) Cuánto tiempo tardarás en completar cada tarea
b) Qué tareas son urgentes
c) Qué tareas son importantes
d) Si otras personas participan
11. ¿Qué haces si te surge una tarea inesperada?
a) Pensar si me ayudará a cumplir con mi objetivo
b) Pienso si al hacerla voy a ayudar a alguien
c) Me distraigo un momento, pero intento seguir con lo que estaba haciendo
d) Darle prioridad
12. ¿Qué tipo de compromisos deberías apuntar en tu agenda?
a) Los de trabajo con personas que suelen estar demasiado ocupadas para
quedar
b) Los de trabajo y los personales
c) Solo los relacionados con el trabajo
d) Los de trabajo, los personales y el tiempo que he reservado para mí
13. ¿Cómo lidias con las tareas que te roban el tiempo?
a) Si alguien me pide que las haga, digo que no
b) Las hago de inmediato para que no se acumulen
c) Las junto con otras tareas
d) Me encargo de todas las tareas de este tipo al mismo tiempo
14. ¿Cuánto tiempo pasamos de media lidiando con interrupciones?
a) No más de diez minutos
b) Una media hora
c) La mitad del día
d) Más de un cuarto del día
15. ¿Qué haces cuando no puedes negarte a lo que te pide otra persona?
a) Le pido más tiempo o le digo que luego me pongo en contacto con él o con ella
b) Le digo que sí
c) Le digo que no, sin importarme las consecuencias
d) Le digo que no sé si podré hacerlo
16. ¿En qué caso es aceptable que te salgas de tu horario?
a) Cuanto te surge una oportunidad única o para mejorar algo
b) Nunca
c) Cuando surgen otras cosas
d) Cuando otra persona te pide que hagas algo
17. ¿Cuándo es el mejor momento para realizar las tareas importantes?
a) Por la mañana
b) Durante tu momento más productivo del día
c) Cuando sabes que nadie puede interrumpirte
d) Cuando tienes tiempo de sobra
18. ¿Qué es lo que mejor puedes hacer cuando tienes muchas tareas importantes
pendientes?
a) Hacer el máximo de tareas posibles al mismo tiempo
b) Dejar alguna para más tarde
c) Empezar por la que te lleva más tiempo

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Gestión del tiempo

d) Establecer un orden de prioridades

19. ¿Con quién te comprometes?
a) Con el menor número de personas posible
b) Con tus compañeros/as
c) Con tu jefa/e y tus compañeros/as
d) Con tu jefa/e y tus compañeras/os pero también contigo de manera personal
20. ¿Cuáles son los dos factores más importantes cuando estás realizando una tarea?
a) Disciplina y fluidez
b) Fluidez y colaboración
c) Tiempo y compromisos
d) Disciplina y objetivos

RESPUESTAS
1- D 6- A 11- A 16- A

2- C 7- C 12- D 17- B

3- B 8- B 13- D 18- D

4- A 9- A 14- D 19- D

5- A 10- C 15- A 20- A

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