RESUMEN TEMA 3: JUAN ELÍAS REYES BIBED

ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE ALMACÉN

3.1 SECCIÓN DE RECAMBIOS.

La sección de recambios en un taller desempeña un papel crucial al representar el
almacén de la empresa. Su gestión eficiente es esencial, ya que abarca tanto la provisión de
repuestos para la venta a clientes externos como la satisfacción de necesidades internas para
reparaciones. El objetivo principal del almacén de recambios es asegurar la disponibilidad
adecuada de materiales, herramientas y repuestos, así como otros bienes necesarios, para
facilitar sin contratiempos las actividades de venta y reparación.

Además de su función operativa, la gestión de recambios también está influenciada

por consideraciones económicas. En algunos casos, adquirir suministros en grandes
cantidades, a pesar de requerir más espacio de almacenamiento, puede resultar más rentable.
En resumen, la sección de recambios no solo está vinculada a la logística de la empresa, sino
que también responde a motivos económicos que respaldan la toma de decisiones
relacionadas con el aprovisionamiento y almacenamiento de productos.

3.1.1. Inventario.

Un inventario se define como el asiento de bienes y/o materiales realizado con orden
y precisión. En un almacén, el concepto de inventario se refiere a la acumulación de
materiales. Esta acumulación se genera debido a que el flujo de entrada es diferente al flujo
de salida.
Pese a que típicamente un inventario se centra en el ámbito del almacén, existen otros
muchos ejemplos de inventarios más específicos:
● Productos en las estanterías de un supermercado.
● Dinero de la caja de un banco.
● Direcciones IP libres que guarda un proveedor de Internet.
● Sangre en los bancos de los hospitales.
● Pilotos y personal de cabina en espera de trabajar para aerolíneas.

La gestión correcta del inventario proporciona unas ventajas muy interesantes para
aumentar el grado de competitividad dentro del mercado en el que se mueve.
● Disminución del tiempo de espera del cliente
● Responder ante un aumento puntual de la demanda.
● Suministro constante a los procesos y actividades productivas de forma constante.
● Adquisición de bienes y materiales a precios más económicos.
Tipos de inventarios

En cuanto a los tipos de inventario, estos se pueden clasificar según la naturaleza de

los bienes almacenados:
● Materias primas.
● Productos acabados.
● Productos semielaborados.
● Recambios y suministros.

En algunas bibliografías encontramos otros tipos de inventario adicionales que vale a

pena mencionar:
● Herramientas.
● Materiales de desperdicio.
● Materiales obsoletos.
● Devoluciones.

Ventajas y desventajas de inventariar.

Entre las ventajas que justifican el mantenimiento de un inventario destacan las siguientes:
● Protegen frente a la fluctuación de la demanda y permiten poder responder ante un
cambio repentino en la demanda respecto a lo pronosticado.
● Desacopla los procesos de producción y distribución y, por lo tanto, ofrecen
protección frente a retrasos en los suministros.
● Ofrece protección frente a la inflación y los cambios de precios.
● Permite aprovechar los descuentos por cantidad.
● Aminora los costes de lanzamiento.
● Ofrece una variedad de materiales y recambios que permiten al cliente elegir cuál es
el que se adecua mejor a sus necesidades y disponer de él de forma inmediata, sin
esperas ni gestiones.
● Evita los costes de parada de la actividad y retrasos en las órdenes de reparación, así
como los costes de pérdida de imagen de la marca o empresa debido a la incapacidad
de realizar las entregas de los vehículos en el plazo estipulado.

En cuanto a las desventajas:

● Un inventario significa una gran inversión económica en la mercancía a almacenar, lo
cual significa un gran capital inmovilizado.
● Una característica innata de un inventario es que se necesita un cierto espacio para el
almacenamiento, y dicho espacio no está ausente de coste.
● Otro riesgo que tiene inventariar es la obsolescencia.
● El hecho de tener materiales y recambios almacenados implica disponer de un
personal dedicado a la gestión y el movimiento de dichos ítems.
 ● Además existen otros tipos de puntos que hay que tener en cuenta. Además de un
sistema de iluminación, un inventario puede implicar también sistemas de
mantenimiento y conservación de los materiales.
● Finalmente, tener un inventario expone a los materiales a posibles daños debidos a
acciones propias.

3.1.2. Valoración de existencias.

En el ámbito empresarial, la valoración de existencias es crucial para tasar

inventarios, calcular costos, determinar la rentabilidad y gestionar el aprovisionamiento de
manera eficiente. Esta tarea se vuelve compleja debido a la diversidad de productos en un
almacén y a la posibilidad de adquirir artículos idénticos en momentos diferentes, generando
variaciones en los precios de compra.

Actualmente, se emplean diversos métodos para valorar inventarios y abordar esta

problemática. Entre los más utilizados se encuentran el LIFO (Last In, First Out), el PIFO
(Primero en Entrar, Primero en Salir), el Precio Medio Ponderado (PMP) y el Último Precio
de Compra (UPC). La elección del método impacta en el valor de los productos y en el orden
de entrada o salida de mercancías.

Existen distintos criterios para aplicar estos métodos. Por ejemplo, el UPC y el PIFO
mantienen actualizados los valores de inventario con los precios de mercado, siendo el
primero más adecuado en situaciones de inflación significativa. En contraste, el LIFO adopta
un enfoque más conservador en la valoración de inventarios. El PMP se posiciona como un
método intermedio entre el PIFO y el LIFO.

Métodos de valoración

A continuación se presentan los fundamentos de cada uno de los métodos:

● Método del Promedio Ponderado (PMP): este método consiste en hallar el valor
promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final cuando existen
diversas partidas del mismo producto a diferentes precios de compra. Para fijar el
valor total del inventario se toma el valor previo del inventario y se le suma el valor
de las compras de ese instante y finalmente, dicha suma se divide por la cantidad de
unidades totales del inventario, las iniciales y las compradas.
● Método FIFO - First In First Out: significa que las existencias que primero entran al
inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que
se compran son las primeras que se venden. Al utilizar este método se valoran las
salidas del almacén según el precio de entrada y en el orden en que esta se produce, es
decir, el valor de la salida de los productos de almacén es el precio de las primeras
unidades que entraron.
● Método LIFO - Last In First Out: este método tiene como base que la última
existencia en entrar es la primera en salir. Según este criterio las existencias salen del
 almacén valoradas en orden inverso al de su entrada, es decir, el valor de la salida de
las existencias es el precio de las últimas que entraron. Las existencias se registran a
su valor de entrada, respetando también el orden cronológico.
● Método del Último Precio de Compra (UPC): este método consiste en aplicar a la
valoración del inventario el último precio de compra de los artículos que se van a
almacenar.

3.1.3. Tipos de almacén y su organización física.

Cualquier sistema de almacenaje debe responder a las necesidades específicas de cada

empresa. Un correcto diseño del almacén dará respuesta a las demandas de gestión de los
artículos depositados. En general, un buen sistema de almacenaje permite:

● Maximizar el uso del volumen de almacenamiento.

● Facilitar el acceso a los artículos minimizando los recorridos y favoreciendo los
movimientos.
● Favorecer los flujos de entrada y salida y el control de stocks.
● Brindar protección frente a incendios, daños y hurtos.
● Prevenir la caducidad prematura, contaminación o deterioro de los artículos.

TIPOS.

Existen diferentes tipos de almacenamiento de los materiales y recambios. Elegir el

más adecuado para cada caso facilitará la gestión de los mismos, optimizando así los flujos de
entrada y salida, y proporcionando mejores tiempos de respuesta. A continuación se
presentan algunos de los tipos de almacén más utilizados:

● Almacenaje en bloque.
● Estanterías convencionales.
● Estanterías compactas.
● Estanterías dinámicas.
● Estanterías móviles.
● Almacenes rotativos.
● Almacenes automáticos.
● Almacenes especiales.

ÁREAS.

En cuanto al almacén propiamente dicho, normalmente este se organiza en base a tres

áreas:

● Recepción.
 ● Almacenamiento.
● Entrega.

MANIPULACIÓN Y MOVIMIENTO.

Toda gestión de almacén conlleva un proceso interno de carácter operativo relativo al

traslado de los materiales o recambios de una zona a otra, ya sea dentro del mismo almacén,
de la zona de recepción a la ubicación de almacenamiento pertinente o bien desde dicha
ubicación a la zona de entrega. Existen diferentes medios, equipos y herramientas para la
realización de los procesos de manipulación y traslado físico de los artículos.

3.1.4. Protección y conservación de las mercancías.

Todo artículo o producto de un almacén pasa por una serie de etapas de manipulación
y traslación desde el mismo momento en que es fabricado hasta que es entregado a un cliente
final o al propio taller para realizar una orden de reparación. Durante estas etapas, dicha
mercancía puede ser objeto de choques accidentales, erosiones, desgastes, etc., que la hacen
inservible para la finalidad que se creó. Para evitar que los materiales se dañen, y por tanto se
incrementen los costes de re-fabricación, se utilizan una serie de protecciones que conservan
intactas las características propias de cada artículo.

3.2. PROGRAMACIÓN DE COMPRAS.

Un inventario es una acumulación de recursos económicos que se almacenan para un

uso futuro. Esto plantea el dilema que si una mercancía se pide frecuentemente, los costes
que se derivan de la gestión de muchos pedidos son mucho más altos (más personal de
compras, formularios, impresos, gestión de los pagos, transporte, etc.). Por otro lado, pedir
más cantidad pero menos frecuentemente baja el coste de pedido pero aumenta el gasto de
almacenamiento por poseer un gran inventario.

3.2.1. La importancia de la gestión de stocks.

La dirección adecuada del inventario es una de las tareas más importantes de la

dirección. Su función ha de ser la de asegurar un uso eficiente del inventario y una gestión
correcta de los stocks.
Como se verá a lo largo del tema, existen métodos cuantitativos para una gestión óptima de
los inventarios. Pero, sin realizar ningún cálculo, simplemente con el sentido común, se
puede ver que, generalmente, interesará mantener grandes inventarios cuando:
 ● Los costes de pedido son elevados.
● Los costes de almacenamiento son bajos.
● Existen descuentos por grandes volúmenes de pedido.
● Ante un inminente crecimiento de la demanda.
● Se esperan fuertes subidas de los precios.

De la misma forma, se puede deducir que hay que mantener bajos niveles de
inventario cuando:
● Los costes de pedido son bajos.
● Los costes de almacenamiento son elevados.
● La demanda de la empresa es estable.
● Los proveedores son fiables y no hay problemas de reaprovisionamiento.
● Existen problemas de financiación en el pago a proveedores.
● Se espera un importante descenso de los precios.

3.2.2. Variables de compra.

Los factores que influyen en la gestión de stocks son diversos, y no tiene por qué ser
los mismos entre diferentes empresas, ni siquiera entre almacenes de la misma empresa. Estas
variables del entorno dictaminan directrices de compra para el aprovisionamiento correcto del
inventario en cuestión. Algunas de estas variables dependen directamente de la dirección de
la empresa y por lo tanto pueden ser modificadas a voluntad. Estos factores se denominan
variables controlables. Algunos ejemplos de este tipo de variables serían la cantidad a pedir,
el punto de pedido, el stock de seguridad, etc. Por otro lado, existen otro tipo de elementos
que escapan al control de la empresa, ya que se trata de factores externos o condiciones del
entorno en el que se encuentra el inventario. Son las denominadas variables no controlables.

A continuación se definirán algunos de los ejemplos expuestos anteriormente, para así

definir conceptos y entender exactamente a qué se están refiriendo:
● Nivel de inventario.
● Demanda.
● Punto de pedido.
● Aprovisionamiento.
● Stock de seguridad.
● Rotura de stock.
● Inventario medio.
● Costes de inventario.
● Coste de almacenamiento.
Finalmente señalar otros costes menos evidentes pero igual de importantes, tales
como los costes del capital invertido del que se desprenden unos intereses a pagar, así como
los costes de oportunidad de hacer algo diferente con el dinero inmovilizado en el almacén.
Por otro lado, también hay que tener en cuenta unos costes derivados de errores o
fallos del sistema de gestión del almacén, que propician situaciones no deseadas y que
derivan en un coste para la empresa.
3.2.3. Cantidad económica de pedido.

Los distintos modelos desarrollados ayudan en la toma de decisiones generales de

aprovisionamiento y decisiones concretas ante una situación determinada. El poder de
decisión sobre los factores que se pueden controlar permite establecer un marco teórico en el
que desarrollar modelos matemáticos para la optimización de dichos parámetros.
El modelo de cantidad económica de pedido (EOQ-Economic Order Quantity) es un
modelo determinista que pretende determinar el tamaño del lote a comprar o fabricar.
Las hipótesis en las que se basa este modelo manifiestan un entorno ideal donde
muchas de las variables resultan conocidas y muy bien definidas. Esto en la realidad no
sucede así, pero la filosofía del modelo permite obtener resultados muy satisfactorios y
cercanos al punto óptimo.

3.2.4. Stock de seguridad.

El stock de seguridad es una medida de protección frente a una hipotética escasez.

Una demanda más elevada de lo previsto o un retraso en el aprovisionamiento puede llegar a
provocar una rotura de stock, y por tanto, llegar a la situación de no poder satisfacer los
requerimientos de abastecimiento solicitados. Es principalmente en estos casos donde el stock
de seguridad cobra una gran importancia. Este stock ha de ser suficiente para cubrir las
necesidades de demanda mientras se espera el nuevo aprovisionamiento.
En este punto hay que diferenciar dos tipos de variantes, en función de la variación de
la demanda y del tiempo de aprovisionamiento (tiempo que transcurre desde que se lanza la
orden de pedido hasta que este es servido).
Pero en el caso de tener cierta aleatoriedad, es decir, una variabilidad en el tiempo de
suministro o plazo de entrega, entonces hay que utilizar recursos estadísticos para asegurar la
eficacia del stock de seguridad (modelos probabilísticos).

3.2.5. Sistemas de gestión de almacén.

Algunas empresas, y los talleres se podrían considerar entre ellas, trabajan con un
número de artículos demasiado elevado como para intentar ejercer un seguimiento individual
de cada uno de ellos utilizando el cálculo de la cantidad económica de pedido. Hay que
recordar que cada vez que una de las variables cambia, la cantidad económica de pedido debe
recalcularse.
Para ello se utilizará el sistema de clasificación ABC. Este sistema de clasificación
separa todos los artículos del stock en tres grupos, basándose en el valor y cantidad de cada
artículo.
● Grupo A: en este grupo se incluye un pequeño porcentaje de artículos (10-20 %) que
sin embargo, representan un gran porcentaje del coste anual de inventario de la
empresa (70-80 % ).
● Grupo B: los artículos englobados en este grupo representan también un pequeño
volumen del inventario (20-30 %), pero su valor representa un porcentaje menor que
los anteriores pero para nada despreciable (15-20 %).
 ● Grupo C: en él se engloban la mayoría de los artículos (50-70 % ), es decir,
representan un gran porcentaje de los ítems totales, pero solamente representan una
pequeña porción del valor del inventario (5-10 % ).

SISTEMA DE PUNTO DEBIDO.

Este sistema se basa en el conocimiento de la posición del stock en todo momento. De

esta forma, cuando a causa del consumo, este llega a un valor mínimo concreto, entonces se
lanza un nuevo pedido. De esta forma, cada vez que el nivel de inventario alcance el punto de
nuevo pedido, se realizará pedido de una cantidad preestablecida.

SISTEMA DE TIEMPO FIJO.

Con este método se realiza una revisión periódica del inventario. Si en el instante de
revisión el stock de un determinado material está por debajo del nivel designado, se realiza un
pedido tal que la cantidad solicitada devuelva al inventario su nivel máximo.

SISTEMA MANUAL.

Este método determina que los aprovisionamientos se realicen en base a la

experiencia o cuando el stock se ha agotado. Este sistema se aplica a aquellos artículos que se
les realiza un control mínimo o nulo, que generalmente se corresponden con los artículos del
tipo C.

SISTEMA JUST IN TIME.

El sistema justo a tiempo (JIT) parte de una política de «no inventario». Este sistema
JIT, tiene sus orígenes en Japón, concretamente en el fabricante Toyota, que desarrolló este
sistema como filosofía de producción en respuesta a la falta de capital económico y a la
escasez de espacio disponible para almacenamiento. El primer motivo hace que tener un gran
capital inmovilizado en el almacén y su coste de mantenimiento resulte totalmente inviable y
el segundo motivo se justifica porque el recurso espacio es un bien muy escaso en Japón.

3.2.6. Programas informáticos de gestión de almacén.

Como ya se ha comentado, una correcta gestión de todos los flujos de material dentro
del almacén comporta ciertos esfuerzos para tener organizada toda la información sobre
dichos artículos. s. Estos esfuerzos sacan el máximo provecho del volumen de almacenaje,
pero a su vez, obligan a establecer ciertos recursos que gestionen la información sobre el
control y verificación de pedidos, los niveles de stocks, compras, ventas, transporte y
movimientos, etc.
Hoy en día, existen en el mercado diferentes desarrolladores de software que ofrecen
aplicaciones informáticas para tal fin. Será importante la elección de aquella aplicación que
más se adapte a las necesidades de gestión del almacén.
Los programas usados en los concesionarios son los que la propia marca dota a éstos
para realizar todas las gestiones del taller. Los programas universales más utilizados en los
talleres independientes son:
● Motorshop.
● TecDoc.
● ADtallerWin.
● Gtestimate.
● Cactus automoción.