MICROSOFT EXCEL
TRUCOS
Realizada por
Diana Ramírez
© - Derechos Reservados UNICISO
Hello!
Aquí aprenderás algunos tips y recomendaciones a
la hora de usar Microsoft Excel que te serán útiles
para ser productivo.
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TRUCOS
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1. INMOVILIZAR FILAS Y COLUMNAS: En muchas ocasiones
trabajaremos con largas hojas de cálculo y estaremos subiendo y
bajando la hoja sin parar para estar seguro de algún dato o de que
se está en la columna correcta. Pero para ahorrar tiempo subiendo y
bajando, existe la siguiente herramienta: Nos dirigimos a la pestaña
de Vista y seleccionamos la opción de INMOVILIZAR y una vez
realizada esta opción podremos seguir trabajando sin perder de
vista las filas o columnas seleccionadas.
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2. CONVERTIR FILAS EN COLUMNAS Y/O
VICEVERSA: Muchas veces queremos cambiar la
configuración de alguna de estas dos, y tardamos mucho
tiempo reemplazando la misma información. Para ahorrar
este tiempo, se debe de seleccionar las filas y las columnas
a las cuales se les dará la vuelta, se da copiar y luego pegar
con la opción de pegado TRANSPONER.
ANTES
DESPUÉS
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3. CALCULADORA: Muchas veces no tenemos una calculadora física
a la mano, Excel permite incluirla en la barra de herramientas así: Te
diriges a ARCHIVO, OPCIONES, BARRA DE HERRAMIENTAS DE
ACCESO RÁPIDO Y SELECCIONAMOS CALCULAR AHORA.
4. ALGUNOS ATAJOS:
◎ F4: Repite la acción anterior.
◎ Ctrl+W: Cierra una hoja.
◎ Ctrl+O: Abre una nueva hoja.
◎ ALT+A: Abre Archivo.
◎ ALT+C: Abre Diseño.
◎ ALT+O,E,E: Centra el contenido de una celda.
◎ Ctrl+; : Inserta fecha actual.
◎ Ctrl+Shift+; :Inserta hora actual.
◎ Ctrl+Teclas de dirección: Nos dirige al límite de cada dirección en la
hoja.
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4. ALGUNOS ATAJOS:
◎ Ctrl+ Barra de espacio: Selecciona toda la línea y columna de la
celda.
◎ Ctrl+Mayúscula+$: Pone los datos en formato moneda.
◎ Ctrl+Mayúsculas+%: Pone los datos en formato porcentaje.
◎ Ctrl+ Mayúsculas+#:Pone los datos en formato fecha.
◎ Ctrl+N: Pone el contenido en Negrita.
◎ Mayúsculas+F2: Inserta comentario en una celda.
◎ Mayúscula+Alt y: Autosuma
◎ Ctrl+B: Activa el diálogo Buscar.
◎ Ctrl+E: Selecciona todas las celdas.
◎ Ctrl+J: Copia una celda hacia abajo.
◎ Alt+ Shift + 0: Autosuma para todos los valores de los cuadros.
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5. AUTORELLENO DE CELDAS: Mantén presionado el botón
pequeño de la esquina inferior de una celda, y luego arrástrala hacia
los costados necesarios. En este caso, Excel ayudó a seguir
colocando los meses del año en orden.
6. INSERTAR FILAS Y COLUMNAS: La mayoría de personas para
insertar una fila y columnas da clic derecho y le da insertar, pero ¿Que
pasaría si son muchas las que hay que insertar?
Se perdería mucho tiempo dando clic varias veces, por esta razón, la
manera más eficaz es la siguiente: Como vimos en los atajos
seleccionamos CTRL+ BARRA DE ESPACIO para seleccionar toda la
fila o columna, luego de esto con SHIFT seleccionamos la cantidad de
filas o columnas a seleccionar hacia la derecha o hacia abajo (según el
caso) y finalizamos con CTRL+ +.
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7. ELIMINAR CELDAS O FILAS: Siguiendo con el orden
anterior, para ahorrar tiempo, usamos los atajos. Usamos
CTRL+ BARRA ESPACIADORA para seleccionar la fila o
columna que queremos eliminar y luego CTRL + - para
eliminarla.
8. VALIDACIÓN DE DATOS: Para asegurarte que todos los
datos de tu informe sean válidos, se pueden restringir
estableciendo parámetros en los datos. Por ejemplo, si sólo se
desea filtrar edades entre los 50 y 70 años te diriges a la
PESTAÑA DE DATOS, LUEGO VALIDACIÓN DE DATOS ,
CONFIGURACIÓN Y SE AGREGAN LAS CONDICIONES.
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9. ¿CÓMO IMPRIMIR UNA HOJA DE EXCEL?: Nos dirigimos a
Archivo, luego Imprimir (CTRL+P), allí se podrá observar la Vista
Previa del documento y algunas características como:
Selecciona la
impresora
Elige el tamaño de la hoja
Ajusta la página para que estén todos
los elementos
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Sin embargo, lo ideal es configurar antes todo desde la pestaña de
Diseño de página y la Vista previa solo para algunos detalles.
SELECCIONAMOS ORIENTACIÓN para colocarla en forma
Vertical u Horizontal, según el caso.
SELECCIONAMOS TAMAÑO, el cual nos mostrará
los diferentes tamaños de Hoja con sus respectivas
medidas.
Luego, SELECCIONAMOS ÁREA DE IMPRESIÓN y Establecer área de
impresión.
Si en el documento
salen unas líneas
punteadas, quiere decir
que nos excedimos del
área de hoja para la
impresión.
Para esos casos, lo que se tiene que hacer es un ajuste en el tamaño de las
celdas o filas, cambiar la fuente, tamaño de letra, sentido de orientación, etc.,
hasta que las líneas desaparezcan.
Ahora bien, para darte una idea de cómo quedaría el documento nos
dirigimos a VISTA PREVIA y allí encontraremos varias opciones en Escalado:
1. SIN ESCALADO: Imprime la hoja sin modificaciones y si hay
datos que quedan en afuera, se imprimen en otras páginas.
2. AJUSTAR HOJA EN UNA PÁGINA: Reduce el tamaño original
para imprimir en una sola página.
3. AJUSTAR TODAS LAS COLUMNAS EN UNA PÁGINA: Reduce
el ancho.
4. AJUSTAR TODAS LAS FILAS EN UNA PÁGINA: Reduce la
altura.
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PARA TENER EN CUENTA:
◎ Recuerda que siempre el paso más
seguro y confiable es configurar todo
desde la pestaña de DISEÑO DE PÁGINA
y luego área de impresión, si algo no te
gusta existe la opción de Borrar la
configuración para así crear una nueva.
◎ Cuando hay una gran cantidad de datos y
exceden el ancho, los números saldrán
con signos de número (###), por esta
razón verifica siempre el tamaño de las
celdas.
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REFERENCIAS
Rico, A. (2016). Manual Completo de Excel. Ricosoft.
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CITA DE LA GUÍA
Ramírez, D. (2019) Microsoft Excel – Trucos.
UNICISO. Disponible en: www.portaluniciso.com
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CRÉDITOS
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resources for free:
◎ Presentation template by SlidesCarnival
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