REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITECNICA
DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA.
CENTRO DE INVESTIGACION Y POSTGRADO.
MAESTRIA EN GERENCIA LOGISTICA.
UNEFA-PUERTO CABELLO.
COMPRAS
Docente: Msc GENER FIGUEREDO
Lcda. ARIAS JOSLEIDYS 20.145.957.
Lcdo. ARTIGAS DAVID 23.254.649.
Lcdo. CORDERO JOSE 25.629.039.
Lcda. FRANCO IRIANA 25.940.555.
Ing. LOPEZ JESUS 25.779.504.
PUERTO CABELLO, JUNIO DE 2023.
CONTRIBUCCIÓN DE LAS COMPRAS AL BENEFICIO DE LA EMPRESA
El fin concreto de la gestión de Compras consistiría en cubrir (satisfacer) las necesidades
de la Empresa con elementos exteriores a la misma, "maximizando el valor del dinero invertido"
(criterio económico), pero este objetivo de corto plazo (inmediato) debe ser compatible con la
contribución de Compras en "armonía" con el resto de los Departamentos para lograr los objetivos
de la empresa, bien sean coyunturales (mejora del beneficio) o estratégicos (mejora de la posición
competitiva).
Cada empresa debe establecer unas políticas y marcarse unos objetivos a medio y largo plazo. En
función de las mismas se dotará de una organización, que en el caso específico de la función de
compras va a depender de las características particulares de la empresa, de su entorno (mercado).
La Gestión de Compras y por supuesto de su personal. Independientemente de estas circunstancias
concretas, la función de compras siempre deberá ocuparse de:
Realizar previsiones: Supone la utilización de unas determinadas técnicas de aprovisionamiento,
que nos permitan disponer de los materiales en el momento adecuado, ni antes por el coste que
supondría una innecesaria inmovilización de recursos, ni después para no tener que asumir los
costes de carencia.
Negociación de precios: Con independencia del grado de competencia de nuestro mercado y de
nuestro nivel de dependencia del exterior, el obtener la mayor rentabilidad de nuestros suministros
exteriores, supone necesariamente el conseguir los mejores precios de acuerdo con los
condicionamientos establecidos.
Búsqueda de otras fuentes de aprovisionamiento: Para cumplir el objetivo anterior, debemos
estimular una sana competencia entre nuestros proveedores, si conseguimos establecer una
adecuada rotación entre nuestros suministradores habituales, vamos a evitar el riesgo de "quemar"
nuestras fuentes de aprovisionamiento, que en determinadas circunstancias es posible que ya no
puedan mejorar sus condiciones. Debemos encontrar nuestro punto de equilibrio, entre seguridad
en las entregas y potencia de compra (concentración). La estrategia será diferente, como veremos
más adelante, en función de la complejidad del mercado de suministros y de la importancia
(incidencia) de los productos para nuestra empresa.
Contratos de aprovisionamientos: Suponen adquirir compromisos en firme, normalmente con
una duración determinada y una cadencia (programación) de los plazos de entrega. Podremos
obtener el beneficio que supone la negociación de una cierta cantidad, sin el inconveniente de
cargarnos con el stock. El proveedor puede de esta forma racionalizar su fabricación y nosotros
asegurarnos el suministro en las condiciones acordadas. Ambas partes asumimos el riesgo de que
cambien las condiciones del mercado.
Rotación de stocks: Independientemente de las dependencias concretas y de la estructura
organizativa de la empresa, contribuir a la minimización de los recursos inmovilizados en las
existencias es uno de los objetivos tradicionalmente asumidos por Compras.
Además de reducir los costes de tenencia, directos, reduciremos el riesgo de deterioros y
obsolescencias que previamente, pueden ser difíciles de estimar, pero que siempre son una fuente
importante de costos añadidos pérdidas para todas las empresas.
ASPECTOS TÉCNICOS Y ECONÓMICOS DE LAS ADQUISICIONES
Detrás de una adquisición, se dan varios pasos. Primero, el demandante debe planificar su
compra, identificando las características y la cantidad del producto que necesita.
Después de determinar esos estándares, realiza un proceso de selección. En este análisis debe tomar
en cuenta el precio de adquisición, la calidad, la confiabilidad y trayectoria del futuro proveedor,
entre otros.
El comprador elegirá entonces un ofertante y entrará en un proceso de negociación. Luego, de ser
el caso, quizás deba buscar financiamiento de un tercero.
Cabe remarcar que la operación no termina con la firma de un contrato. Luego de ello, se deberá
ejecutar una eficiente gestión y control de los insumos o servicios suministrados por el proveedor.
Igualmente, se deberán administrar adecuadamente los desechos generados en el proceso
productivo.
ANÁLISIS ABC DE COMPRAS
Método de clasificación de inventarios que permite asociar a cada SKU, con una clase o
categoría de productos, con respecto a su importancia para la empresa. El inventario ABC ayuda a
las organizaciones a identificar qué productos son críticos para el éxito y rentabilidad del negocio.
Lo anterior se logra calculando el valor de consumo de cada SKU, es decir, el número de unidades
vendidas, multiplicadas por su costo unitario.
Según el Principio de Pareto, en casi cualquier sistema, el 80% de los resultados provienen del 20%
de los esfuerzos, mientras que el 20% de los resultados provienen del 80% de los esfuerzos. El
inventario ABC se basa en este principio para identificar el 20% de los productos que genera
aproximadamente el 80% de los resultados económicos y los categoriza como productos Clase A,
al siguiente 30% de productos los clasifica como productos Clase B y al 50% restante como
productos Clase C.
A continuación, vamos a detallar cuáles son los tipos de compras clave para un negocio.
Orden de compra estándar (PO): La orden de compra estándar es el tipo con el que la
mayoría de nosotros estamos familiarizados. Las empresas los utilizan para pedidos
únicos que no esperan realizar con regularidad. Estos requieren información más específica
en comparación con los otros tres tipos porque son pedidos que realizamos con proveedores
que no son colaboradores desde hace mucho tiempo. Por ejemplo, una organización que
compra muebles para sus espacios de oficina no esperaría reemplazar regularmente estos
artículos y usaría una orden de compra estándar. Estos tipos de compras requieren la mayor
certeza, ya que se espera que un proveedor complete el pedido único sin ninguna garantía
de que obtendrá contratos futuros. Por lo tanto, generalmente incluye los términos y
condiciones de una orden, una lista detallada de los artículos solicitados y los detalles de la
entrega. Las órdenes de compra tienen que pasar por un proceso de aprobación que incluye
la aprobación de un gerente. Automatizar el proceso de aprobación y apoyarse en
tecnologías como la firma electrónica agiliza el procedimiento del departamento de
compras, lo que le permite al equipo enviar órdenes de compra rápidamente.
Orden de compra planificada (PPO): Una orden de compra planificada incluye un nivel de
detalle similar al de una orden de compra estándar, pero su fecha de entrega y ubicación no
están determinadas. Para estos, el momento del lanzamiento es el detalle más importante.
Los PPO son esencialmente órdenes de compra individuales que una empresa puede liberar
según sea necesario. Las aplicaciones de firma electrónica pueden ayudar a las empresas a
realizar un seguimiento y aprobar rápidamente la distribución de cuentas para garantizar
que el lanzamiento de la PPO se programe para lograr la mayor eficiencia. Las empresas
pueden usar un PPO típico para reemplazar o reabastecer artículos que esperan usar durante
un período de tiempo. Estos artículos pueden necesitar re-abastecimiento a intervalos
irregulares, lo que requiere fechas de entrega indefinidas. Por ejemplo, en una oficina típica,
podremos crear un PPO para cartuchos de impresora que se libera una vez que los
suministros están bajos.
Orden de compra abierta (BPO): A veces llamado "pedido permanente" entre los tipos de
compras; se trata de un acuerdo con un proveedor para compras futuras en el que se
desconoce la cantidad de artículos. Los BPO incluyen los mismos detalles que un PPO, con
la excepción de que la cantidad de productos permanece sin especificar, junto con los
detalles de entrega. Debido a que los BPO pueden poner al proveedor en una posición
precaria en la que no pueden cumplir con el pedido cuando sea necesario, los pedidos de
compra abiertos a menudo limitan la cantidad máxima que una empresa puede pedir a la
vez.
Contrato de órdenes de compra (CPO): El tipo de orden de compra con la menor cantidad
de detalles, una orden de compra de contrato, solo especifica los términos y condiciones
negociados entre una empresa y un proveedor. Esto es básicamente un contrato que
establece que habrá órdenes de compra en el futuro y brinda pautas para cuando ocurran.
Un CPO ayuda a configurar futuras órdenes de compra, aunque no se liberan de la misma
manera. Una PO colocada bajo un CPO establecido se “eleva” contra el contrato y debe
cumplir con sus requisitos. Algunos CPO incluyen plazos acordados para futuros PO, pero
no contienen información sobre la cantidad, la fecha o la lista de artículos que solicitará una
empresa. Nuevamente, en el negocio, un gerente de negocios y un proveedor de confianza
pueden crear un CPO para garantizar un proceso de pedido sin problemas en el futuro. Al
igual que los otros tipos de compras, las aprobaciones internas se benefician de la
automatización del flujo de trabajo
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS.
En organización deben de ser considerados algunos principios fundamentales, que se aplican
plenamente a Compras. Al organizar el departamento de Compras es conveniente observar el
principio del objetivo, es decir, deben establecerse con claridad los fines que persigue este
departamento.
El Principio de la Ubicación: consiste en definir la posición del departamento de Compras
dentro de la estructura organizacional de la empresa, así como sus relaciones con los demás
sectores de la misma.
El Principio de la Centralización y Descentralización: consiste en fijar qué actividades
pueden ser centralizadas y cuáles descentralizadas. El Principio de la Sencillez: la
organización del departamento de Compras debe de ser lo más sencilla que sea posible con
el fin de que se pueda cumplir con el objetivo. El Principio de la Armonía: la estructura de
la organización debe de funcionar de tal manera que las relaciones que tenga con los demás
departamentos de la empresa sean positivas.
El Principio de la Flexibilidad: durante su funcionamiento el departamento de Compras
deberá adaptarse a las cambiantes exigencias de la empresa. El Principio de la Eficiencia:
es el resultado de todos los principios indicados anteriormente.
ORDENES DE COMPRAS NORMALES.
Este tipo de orden de compra es el más utilizado, ya que incluye detalles de la solicitud
como precio, cantidad, fecha de solicitud y condiciones de pago. También se utiliza cuando se
adquieren bienes o servicios de manera regular en un negocio.
ORDENES DE COMPRAS MENORES.
Establecer un procedimiento estandarizado de las actividades a realizar en el proceso de
compra menores, con la finalidad de conocer cada una de las actividades que se llevan a cabo en
dicho proceso. El procedimiento de compra menor comienza con la identificación de la necesidad
y finalizará con la emisión de la orden de compra.
ORDENES COMPRAS RAPIDAS.
Son las compras que permiten satisfacer rápidamente una necesidad en la empresa sin tener
que desplazarse grandes distancias. Por lo general, las compras suelen ser en pequeñas cantidades.
ORDENES COMPRAS DE EMERGENCIAS.
Este tipo de orden de compra se utiliza cuando se necesita realizar una compra urgente
debido a una situación inesperada, como una falla de producción o una interrupción del suministro.
En este caso, la orden de compra establece los detalles de la compra, pero también incluye un plazo
de entrega específico y un precio aprobado.
CONTRATOS DE APROVISIONAMIENTO.
El suministro es el contrato por el cual una parte se obliga a entregar cosas en forma
periódica o continuada y la otra a pagar un precio por ellas. La periodicidad o continuidad de las
prestaciones es un elemento esencial de este contrato, lo que permite calificarlo como un vínculo
de duración, las finalidades perseguidas por las partes se obtienen con el transcurso del tiempo.
Estos vínculos de colaboración prolongada poseen la característica de que el proveedor asume una
obligación de aprovisionamiento que además incluyen la de estar a disposición del suministrado
atendiendo puntualmente sus pedidos relacionados con el objeto de entrega.
ORDENES DE COMPRAS ABIERTAS.
En los procesos de compraventa donde se utiliza esta clase de orden de compra, el cliente
no conoce la totalidad de los datos necesarios para realizar una compra, de manera que define una
fecha en especial y una cantidad de productos a solicitar, para que el proveedor pueda evaluar el
cumplimiento de las mismas.
COMPRAS ANTICIPADAS.
Tienen por objeto cubrir las necesidades de un período ulterior. Los artículos usados
regularmente en cantidades relativamente pequeñas pueden adquirirse así antes de ser necesarios.
El período de tiempo que tales compras pretenden abastecer no es definido como lo era en el caso
de las compras regulares de acuerdo con un programa fijo, pues un cambio en las condiciones del
trabajo puede aumentar o disminuir el consumo.
COMPRAS AL EXTERIOR.
El mercado internacional nos ofrece una gama gigante de oferentes dispuestos a negociar
una venta, la cuestión es tener la capacidad de encontrarlo/s y entablar una negociación, para la
cual se debe contar con una serie de elementos previamente analizados: Posición arancelaria del
producto, requisitos de importación, tributos e impuestos, acuerdos internacionales, cláusulas de
compra venta internacional y demás.
Luego de solicitar precios y fichas técnicas es necesario detallar en forma pormenorizada el
presupuesto de importación, dando lugar a cada uno de los costos que intervienen: logística
internacional, nacional, Aduana, terminal río Portuaria, Depósito Fiscal, etc. La factibilidad del
negocio de importación nos la dará el presupuesto, para luego, en caso que amerite, importar una
muestra para evaluar calidad.
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES DE COMPRAS.
Se utilizan para supervisar el rendimiento de la actividad de esta área, es decir, para medirlo
y actuar para ajustarlo a los objetivos de la organización, y para informar a las partes interesadas,
es decir, la dirección general de la empresa, los clientes internos, etc., de la gestión de las compras
que se realizan.
Un indicador de compras se selecciona en función de los objetivos y puede ser visualizado en un
dashboard. Así, por lo general: el director de compras tiene un dashboard global de los principales
indicadores.
PLANIFICACION DE PRESUPUESTO PARA LAS COMPRAS.
La planeación de compras comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas,
procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la
misma.
Los pronósticos: La actividad comercial se reduce a una estrategia basada en las opciones
que ofrecen diversas alternativas. Un gerente de Compras que tiene que tomar opiniones
para determinar el curso a seguir, necesita mirar hacia el futuro en forma sistemática y
constante para adelantarse a las oportunidades y a los peligros.
Los objetivos: Obtener las partes necesarias para la integración de la producción al mejor
precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido,
tiempo oportuno y lugar adecuado.
Volumen de compras: Es indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los
programas previstos. Una insuficiencia provoca el peligro de paro de la producción con los
resultados consiguientes. Un exceso de material ocasiona sobrantes de producción, lo que
significa un inventario excesivo que origina una inversión ociosa, gastos por manejo de
materiales, seguros, mermas, etc.
Control de inventarios: El control de inventarios es un sistema de registro por medio del
cual se comprueban las existencias físicas de materiales en los almacenes, y de éstos en
curso de fabricación. Es necesario para saber cuándo reponer las existencias, asimismo para
asignar los materiales a las necesidades particulares de la producción y para facilitar la
valuación pecuniaria de las existencias e impedir que se acumulen existencias excesivas.
Políticas de compras: Las políticas de compras son planes en el sentido de que son
planteamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la acción
de los miembros de la empresa, delimitando una área dentro de la cual se debe asegurar que
las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas.
Procedimientos: Hay que disponerlas sistemáticamente por orden, lugar en que se
organizarán y fecha en que deberán ejecutarse. Por ejemplo, ¿en qué orden especial deberán
ejecutarse los pasos necesarios para realizar una compra? Por supuesto, no puede darse a
esta pregunta una respuesta única y exclusiva. Diferentes compañías diseñan sistemas
propios que se adapten a sus condiciones y a su problema.
Programa de compras: El programa de Compras se puede definir como el instrumento
administrativo que contiene la determinación de los diferentes pasos o secuencias a seguir
para la adquisición racional de materiales, precisando las fechas de iniciación del proceso,
los tiempos de tolerancia, el tiempo de desarrollo y las fechas límites de consecución.
El presupuesto de compras: El presupuesto se define como la formulación de planes para
un futuro período, dado en términos numéricos. Dentro del área de compras los
presupuestos se pueden clasificar en: presupuesto de operación de la gerencia de compras
y presupuesto de compras de materiales o partes.
