INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO
FORMATO ARCHIVO TIPO FT003 - CUENTAS POR COBRAR – DEUDORES
Versión n°5
ARCHIVO TIPO: FT003 - Cuentas Por Cobrar – Deudores
INFORMACIÓN SOLICITADA: Todas las cuentas por cobrar de la entidad desagregadas por la línea
de negocio, deudor, concepto deudor según edad de la cuenta e
información complementaria.
ENTIDAD A LA QUE LE APLICA: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo,
Entidades Adaptadas al Sistema, Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado,
Empresas de Medicina Prepagada, Servicio de Ambulancia Prepagado, Regímenes de Excepción
y Especiales, Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud que no se encuentren obligadas a
aplicar el Régimen de Contabilidad Pública emitido por la Contaduría General de la Nación –
Grupo A, B, C1, C2, D1, D2 y D3 (C.E. 018 de 2015 y normas que la modifiquen o sustituyan),
Transporte Especial de Pacientes.
PERIODICIDAD DE REPORTE:
Tipo de entidad Periodicidad
Entidades Promotoras de Salud del Régimen Mensual, con corte a último día
Contributivo, Entidades Adaptadas al Sistema, Entidades del mes y reporte los primeros 10
Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, Empresas días hábiles del mes siguiente a la
de medicina prepagada, servicio de ambulancia fecha de corte.
prepagado. Para el cierre del año, el reporte se
hará los primeros 10 días hábiles
de febrero del año siguiente.
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud Grupo C1. Mensual, con corte a último día
del mes y reporte 20 días
posteriores a la fecha de corte.
Regímenes de Excepción y Especiales Trimestral, con corte a último día
del trimestre y reporte 20 días
posteriores a la fecha de corte.
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud Grupos: Semestral, con corte a último día
A, C2, D1, D2 y D3 del semestre y reporte 20 días
posteriores a la fecha de corte.
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud Grupo B Corresponde a la periodicidad con
la que reporta su Entidad
administradora de planes de
beneficios -EAPB
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El nombre del archivo debe tener la siguiente sintaxis: [Link], la sintaxis que
componen el nombre no permite caracteres de separación, y debe estar en el orden mencionado
(NIT, Digito de verificación, periodo, año, tipo de archivo (FT003) y la extensión del archivo).
CUERPO DEL FORMATO
1. Línea de negocio (reportante): son consideradas como las actividades que desarrolla la entidad
reportante.
Existen tres líneas básicas de negocio que son: aseguramiento obligatorio, aseguramiento
voluntario y prestación de servicios. Seleccionar entre 1, 2 o 3 según sea el caso:
1: = Aseguramiento obligatorio: Referencia a las Entidades Promotoras de Salud del Régimen
Contributivo, Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, Entidades Adaptadas al
Sistema y Entidades de los Regímenes de Excepción y Especiales.
2: = Aseguramiento voluntario: Referencia a Empresas de Medicina Prepagada, Servicios de
Ambulancia Prepagada y Planes de Atención Complementaria.
3: = Prestación de servicios: Corresponde a prestadores de servicios de salud.
2. Tipo identificación del Deudor: seleccione el tipo de documento con el cual está registrado el
deudor. El tipo de dato es texto y la longitud de la variable debe ser de 2; adicionalmente, se debe
registrar la opción que corresponde al tipo de documento con el cual se identifica el deudor y
este debe corresponder a alguna de las siguientes opciones:
NI: = NIT
CC: = Cédula de ciudadanía
CE: = Cédula de extranjería
PT: = Permiso de Protección Temporal
OT: = Otro
- El permiso de protección Temporal debe ser evidenciado por inmigrantes venezolanos
como ID válido para actividades legales.
3. Número de identificación del Deudor: Corresponde al número de identificación para el deudor
según el tipo de documento elegido en la variable anterior; si el tipo de identificación del acreedor
es CC, NI o PT los valores deben ser únicamente números. Para el diligenciamiento y
determinación de la longitud de caracteres de esta variable es tenido en cuenta el tipo de
identificación de la siguiente manera:
El valor permitido es carácter alfanumérico con un máximo de 16 caracteres y un mínimo de 4:
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- Si campo 2. Tipo de identificación del deudor es CC o CE la longitud del campo 3. Número
de identificación del deudor debe ser mayor o igual a 6 caracteres.
- Si campo 2. Tipo de identificación del deudor es NI la longitud del campo 3. Número de
identificación del deudor debe ser mayor o igual a 5 caracteres.
- Si campo 2. Tipo de identificación del deudor es OT la longitud del campo 3. Número de
identificación del deudor debe ser mayor a 3 caracteres.
- Si campo 2. Tipo de identificación del deudor es PT la longitud del campo 3. Número de
identificación del deudor debe ser igual a 7 caracteres.
- Para el registro de números de identificación emitidos en el exterior diferentes a Cédula
de extranjería se debe marcar tipo identificación OT.
- No se permite valores de cero (0), NA, N/A.
4. Digito verificación Deudor: Es el dígito de verificación del número de identificación del deudor
de acuerdo con el algoritmo utilizado por la DIAN. El valor permitido es numérico.
- Para campo 2. Tipo de identificación del deudor igual a NI es obligatorio.
- Para campo 2. Tipo de identificación del deudor diferentes a NI, este campo no aplica,
diligenciar el valor cero (0).
5. Nombre del Deudor: Razón social para personas jurídicas o nombres y apellidos para personas
naturales según el deudor; el registro permitido es alfanumérico con un máximo de 150
caracteres y un mínimo de 5.
- No permite diacríticos, caracteres especiales ni valores cero (0), NA, N/A, “No aplica”.
Debe corresponder con un nombre o una razón social válidos, es decir, no se permite
ingreso de caracteres consecutivos o de información como “AAAAAAAAAA”.
- Recuerde, si debe realizar más de un reporte para el mismo deudor, debe diligenciar el
nombre o razón social de deudor de igual forma para la totalidad de registros.
6. Código municipio: Está variable debe ser diligenciada según los municipios de residencia del
deudor con el código del municipio asignado por el DANE de acuerdo la División Política de
Colombia. Este código este compuesto por 5 caracteres, los tres primeros indican el código del
departamento y los dos restantes el código del municipio a reportar.
- En caso de que no sea posible identificar el código que le corresponde, debe diligenciar
el campo con NA: no aplica.
7. Concepto de deudores: Corresponde con el concepto que dio origen a la cuenta por cobrar al
deudor. Corresponde al número de concepto de acuerdo con el siguiente listado:
1: = Plan obligatorio de Salud
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2: = Planes adicionales de Salud
3: = Recobros No POS
4: = Reembolsos por incapacidades diferentes a enfermedad general
5: = SOAT y ARL
6: = Reclamaciones (ECAT)
7: = Otros
Se validan y clasifican los conceptos de deudor según la línea de negocio reportada en la primera
variable de la siguiente manera:
- Si campo 1. Línea de negocio es 1 o 3, el campo 7. Concepto de deudores puede tomar
cualquier valor, es decir aplica 1, 2, 3, 4, 5, 6,7.
- Si 1. Línea de negocio es 2 el campo 7. Concepto de deudores que aplica son 2, 4, 7.
8. Tipo de Deuda: Estas se clasifican en dos tipos:
1: = Activo no financiero – Anticipo
2: = Instrumento financiero.
Nota: Recuerde que los anticipos se clasifican como activos no financieros y se deben marcar
como 8. Tipo de deuda = 1. Su valor debe corresponder al saldo de las cuentas de anticipo de
acuerdo con el catálogo de información financiera (FT001) que le corresponda a la entidad:
Tabla de Referencia Códigos
AT FT001 – 01 / -02 / -03 1313 + 1314
AT FT001 – 04 / -05 / -10 1330 + 1355
AT FT001 – 06 / -07 / -08 1905 + 1906 + 1907
AT FT001 – 09 1420 + 1422 + 1905
Las demás cuentas por cobrar registradas en el FT003 deben estar marcados como instrumento
financiero con tipo de deuda 2.
9. Medición posterior: Seleccionada como política contable para el instrumento financiero:
1: = Precio de la Transacción / Valor Nominal / Costo
2: = Costo Amortizado
3: = Valor Razonable
4: = Valor Razonable con cambios en el ORI
5: = Valor Presente Pagos Futuros
6: = No aplica (Ejemplo: Anticipos)
Si la entidad NO aplica NIIF solo aplica la categoría 1 y 6. Igualmente, para las entidades NIIF
aplican todas (1 al 6).
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Adicionalmente, para la validación de este campo se tiene en cuenta el campo 8. Tipo de deuda
de la siguiente manera:
- Si el campo 8. Tipo deuda es 1 el campo 9. Medición posterior admite la opción 6.
- Si el campo 8. Tipo deuda es 2 para los catálogos tipo FT001-01, FT001-06, FT001-07 y
FT001-08 el campo 9. Medición posterior admite opciones 1,2,3,4.
- Si el campo 8. Tipo deuda es 2 para el catálogo tipo FT001-02 el campo 9. Medición
posterior admite opciones 1,2,3,5.
- Si el campo 8. Tipo deuda es 2 para los demás catálogos (FT001-03, FT001-04, FT001-05,
FT001-09, FT001-10) el campo 9. Medición posterior admite opciones 1,6.
10. Cuentas por cobrar pendientes de radicar: Las cuentas por cobrar pendientes por radicar
corresponden a facturas emitidas, pero no radicadas en la entidad deudora por la prestación de
un servicio.
- Para las cuentas registradas en el campo 8. Tipo deuda como (1): Activo no financiero –
Anticipo, el valor de la cuenta por cobrar pendiente radicar debe ser cero (0).
11. Cuentas por cobrar no vencidas: Las cuentas por cobrar no vencidas corresponden a
facturación radicada que se encuentra pendiente de pago y que están dentro de los términos de
vencimiento establecidos.
- Si el catálogo de la entidad es: FT001-04, FT001-05, FT001-06, FT001-07, FT001-08 o
FT001-09, entonces campo 11. Cuentas por cobrar no vencidas acepta valores menores,
iguales o mayores a cero (0).
- Si el catálogo de la entidad es: FT001-01, FT001-02, FT001-03, FT001-10, entonces campo
11. Cuentas por cobrar no vencidas acepta solo valores mayores o iguales a cero (0).
- La suma de los valores negativos del campo 11. Cuentas por cobrar no vencidas para los
catálogos permitidos deben ser iguales al saldo de las siguientes cuentas del archivo
FT001 - Catálogo Información Financiera:
Tabla de Referencia Códigos
AT FT001 – 04 130590
AT FT001 – 05 1306
AT FT001 – 06 132095
AT FT001 – 07 131980
AT FT001 – 09 140981+140982+141095+141181
- Si el valor del campo 11. Cuentas por cobrar no vencidas es menor a cero (0) entonces
los demás campos (12 al 23) de cuentas por cobrar deben ser iguales a cero (0).
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- Si el valor del campo 11. Cuentas por cobrar no vencidas es mayor o igual a cero (0)
entonces los demás campos (12 al 23) de cuentas por cobrar deben ser mayores o iguales
a cero (0).
12. Cuentas por cobrar en mora (campos 12 al 17): Las cuentas por cobrar en mora corresponden
a facturación radicada que se encuentra pendiente de pago y que se encuentra vencida de
acuerdo con los términos de vencimiento establecido. El valor se debe registrar según los días
que tenga la mora:
• Cuentas por cobrar en mora 1-30 días
• Cuentas por cobrar en mora 31-60 días
• Cuentas por cobrar en mora 61-90 días
• Cuentas por cobrar en mora 91-180 días
• Cuentas por cobrar en mora 181-360 días
• Cuentas por cobrar en mora mayor a 360 días
Nota: Por lo menos uno de los campos de las cuentas por cobrar (campos 10 al 17) debe ser
diferente a cero (0).
18. Deterioro (campos 18 al 23): Es la pérdida de valor que sufre un activo de acuerdo con las
políticas contables de la entidad. El valor se debe registrar con signo negativo según la edad de la
mora de la cuenta:
• Deterioro Cuentas por cobrar en mora 1-30 días
• Deterioro Cuentas por cobrar en mora 31-60 días
• Deterioro Cuentas por cobrar en mora 61-90 días
• Deterioro Cuentas por cobrar en mora 91-180 días
• Deterioro Cuentas por cobrar en mora 181-360 días
• Deterioro Cuentas por cobrar en mora mayor a 360 días
Las validaciones para este campo están marcadas bajo dos criterios:
- La totalidad de los deterioros sin importar la edad de estos (campos 18 al 23) deben ser
menores o iguales a cero (0).
- Las sumas de los deterioros (campos 18 al 23) deben ser iguales al saldo de las siguientes
cuentas del archivo FT001 - Catálogo Información Financiera:
Tabla de Referencia Códigos
AT FT001 – 01 1320
AT FT001 – 02 1320
AT FT001 – 03 1320
AT FT001 – 04 1399
AT FT001 – 05 1399
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AT FT001 – 06 1386+1388
AT FT001 – 07 1386
AT FT001 – 08 1386
AT FT001 – 09 1480
AT FT001 – 10 1399
Nota: La suma de la cuenta por cobrar y su deterioro deben ser mayores o iguales a cero, para
cada edad de cartera, excepto cuando se presenta reporte de un valor negativo en las Cuentas
por cobrar no vencidas (Ver campo 11 para los casos y catálogos aplicables. Para este último caso,
la totalidad de cuentas por cobrar y sus deterioros debe ser igual a cero (0).
Ejemplos:
- La suma (cxcMora60Dias+deterioro60Dias) debe ser mayor o igual a 0.
- La suma (cxcMora180Dias+deterioro180Dias) debe ser mayor o igual a 0.
De acuerdo con lo anterior, se tiene lo siguiente:
- Sumatoria mayor o igual a cero para campos 10, 11, 12 y 18.
- Sumatoria mayor o igual a cero para campos 13 y 19.
- Sumatoria mayor o igual a cero para campos 14 y 20.
- Sumatoria mayor o igual a cero para campos 15 y 21.
- Sumatoria mayor o igual a cero para campos 16 y 22.
- Sumatoria mayor o igual a cero para campos 17 y 23.
24. Ajuste: corresponde a la diferencia entre el valor nominal y el saldo contable a reportar de
cuentas por cobrar debido a la medición posterior seleccionada de acuerdo con la política
contable de cada entidad.
- Para los registros que en el campo 9. Medición posterior selecciona 1: =Precio de la
Transacción / Valor Nominal / Costo o 6: = No aplica el ajuste debe ser igual a cero (0).
25. Saldo: En cada registro o fila, debe corresponder a la suma de las cuentas por cobrar +
deterioro + ajuste (suma de campos 10 al 24 = 25).
- Los valores del campo 25. Saldo para los catálogos tipo FT001-01, FT001-02, FT001-03 y
FT001-10 deben ser mayores o iguales que cero (0); para los demás catálogos (FT001-04,
FT001-05, FT001-06, FT001-07, FT001-08 y FT001-09) el valor puede ser menor, igual o
mayor a cero (0).
Así mismo, la suma de los valores registrados en este campo debe ser igual al total del saldo de
cuentas por cobrar registrado en el catálogo de información financiera Archivo Tipo FT001
registradas en este archivo de la siguiente manera:
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- La sumatoria del campo 25. Saldo debe ser igual al valor de las siguientes cuentas del
archivo FT001:
Tabla de Referencia Códigos
AT FT001 – 01 13
AT FT001 – 02 13
AT FT001 – 03 13
AT FT001 – 04 13
AT FT001 – 05 13
AT FT001 – 06 13+1905+1906+1907
AT FT001 – 07 13+1905+1906+1907
AT FT001 – 08 13+1905+1906+1907
AT FT001 – 09 14 + 1905
AT FT001 – 10 13
Adicionalmente, recuerde que:
- Si el campo 8. Tipo deuda es igual a (1): Activo no financiero – Anticipo, la sumatoria de
las cuentas por cobrar (campos de 10 al 17) y el ajuste (campo 24) debe ser igual al saldo
de las siguientes cuentas del archivo FT001 Catálogo Información Financiera:
Tabla de Referencia Códigos
AT FT001 – 01 / -02 / -03 1313 + 1314
AT FT001 – 04 / -05 / -10 1330 + 1355
AT FT001 – 06 / -07 / -08 1905 + 1906 + 1907
AT FT001 – 09 1420 + 1422 + 1905
- Si el campo 8. Tipo deuda es igual a (2): Instrumento financiero, la sumatoria de las
cuentas por cobrar (campos de 10 al 17) y el ajuste (campo 24) debe ser igual al total de
las cuentas por cobrar menos el valor de los anticipos y de los deterioros, de acuerdo con
la operación con las siguientes cuentas del archivo FT001 Catálogo Información
Financiera indicada a continuación:
Tabla de Referencia Códigos
AT FT001 – 01 13-1313-1314-1320
AT FT001 – 02 13-1313-1314-1320
AT FT001 – 03 13-1313-1314-1320
AT FT001 – 04 13-1330-1355-1399
AT FT001 – 05 13-1330-1355-1399
AT FT001 – 06 13-1386-1388
AT FT001 – 07 13-1386
AT FT001 – 08 13-1386
AT FT001 – 09 14-1420-1422-1480
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AT FT001 – 10 13-1330-1355-1399
Otros aspectos para tener en cuenta:
- Para las cuentas relacionadas con impuestos, gravámenes y tasas, y cuentas por cobrar
a empleados se debe reportar el saldo agregado de la cuenta correspondiente colocando
en el campo TipoIdDeudor = OT, en el campo IdDeudor = código de la cuenta del catálogo
financiero correspondiente, en el campo NombreDeudor = descripción de la cuenta, y el
campo saldo debe corresponder al total del saldo de la cuenta.
- Así mismo, cuando la entidad registre saldo en subcuentas de naturaleza contraria
dentro sus cuentas por cobrar o deudores diferentes al deterioro o provisiones
(catálogos FT001-04, FT001-05, FT001-06, FT001-07, FT001-08 y FT001-09), tales como
anticipos recibidos (ver códigos que aplican en el campo 11. Cuentas por cobrar no
vencidas), deberán desagregar esta información por tercero diligenciando únicamente el
valor en el campo cxcNoVencidas con signo negativo. En el caso de que la entidad tenga
cuentas por cobrar y anticipos recibidos que se registren en el activo (por ejemplo, giro
directo por facturación no identificada) con un mismo tercero deberá registrar en líneas
separadas lo correspondiente a cada uno de estos conceptos, tomando como ejemplo el
siguiente:
nombreDeud conceptoDeudor cxcPendientesRadi cxcNoVencid cxcMora30Di cxcMora60Di
or es car as as as
ENTIDAD 50
XYZ 1 500 250 180
ENTIDAD 0
XYZ 7 0 -80 0
Recuerde:
Si la entidad no tiene cuentas por cobrar. El formato únicamente debe contener los encabezados;
no se deben reportar registros en cero.
Ejemplo archivo sin registros:
<?xml version="1.0" encoding="utf-16"?>
<FT003>
</FT003>
EJEMPLO FORMATO XML:
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<xs:schema attributeFormDefault="unqualified" elementFormDefault="qualified"
xmlns:xs="[Link]
<xs:element name="FT003">
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<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="RegistroFT003" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="lineaNegocio">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:unsignedByte">
<xs:pattern value="1|2|3"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="tipoIdDeudor">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:pattern value="NI|CC|CE|OT"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="idDeudor">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:maxLength value="16"/>
<xs:minLength value="4"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="dvDeudor">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:unsignedShort">
<xs:maxInclusive value="9"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="nombreDeudor">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:maxLength value="150"/>
<xs:minLength value="5"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="codigoMunicipio">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
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<xs:maxLength value="5"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="conceptoDeudores">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:unsignedByte">
<xs:pattern value="1|2|3|4|5|6|7"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="tipoDeuda">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:unsignedByte">
<xs:pattern value="1|2"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="medicionPosterior">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:unsignedByte">
<xs:pattern value="1|2|3|4|5|6"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcPendientesRadicar">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
<xs:minInclusive value="0"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcNoVencidas">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
<xs:minInclusive value="-999999999999999999"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcMora30Dias">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
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<xs:minInclusive value="0"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcMora60Dias">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
<xs:minInclusive value="0"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcMora90Dias">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
<xs:minInclusive value="0"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcMora180Dias">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
<xs:minInclusive value="0"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcMora360Dias">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
<xs:minInclusive value="0"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="cxcMoraMayor360Dias">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="999999999999999999"/>
<xs:minInclusive value="0"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="deterioro30Dias">
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<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="0"/>
<xs:minInclusive value="-999999999999999999"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="deterioro60Dias">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:decimal">
<xs:maxInclusive value="0"/>
<xs:minInclusive value="-999999999999999999"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="deterioro90Dias">
<xs:simpleType>
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Sede Administrativa: Avenida Ciudad de Cali No. 51 - 66
(571) 481 7000 • Bogotá
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