Informe
(Evidencia GA1-220501046 -AA3-EVO1)
Shirley Medrano Lozano
Centro Textil Y De Gestión Industrial
Sena
Desarrollo De medios Gráficos Visuales
Ficha 2834601
Margarita María Tabares Atehortúa
16 de octubre de 2023
INTRODUCCIÓN
Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) son cada vez más usadas
para el apoyo y automatización de todas las actividades de las empresas. Gracias a ellas, las
organizaciones han conseguido obtener importantes beneficios, entre los que caben
mencionar la mejora de sus operaciones, afluencia de una mayor cantidad de clientes, la
optimización de sus recursos, la apertura a nuevos mercados, un conocimiento más
profundo acerca de las necesidades de la clientela para brindarles un servicio de mejor
calidad y una comunicación más fluida, no sólo con sus empleados sino también con sus
clientes y proveedores. En pocas palabras, las TIC les permiten lograr aumentar
considerablemente eficiencia.
En el caso de Cartagena, los sectores económicos, tanto la grande,
mediana, pequeña y micro empresa, han aumentado su productividad y competitividad
mediante un uso adecuado de las TICs.
Considerando que la empresa Grúas Bolívar LTDA cuenta con herramientas TICs y que
hay un bajo aprovechamiento para el funcionamiento de la misma, surgió el interés por
diseñar estrategias que permiten la implementación de éstas, con el objetivo de que el
negocio pueda lograr mayor posicionamiento en el mercado, de lo contrario sino se utilizan
estas herramientas no se alcanzarán los servicios proyectadas e incluso quedar atrás en cuanto
a las empresas que están en línea con los avances tecnológicos.
Contribuye a que la empresa incorpore la TICs para agilizar los proceso de traslados
compras, facturación, inventarios, disponibilidad de información, atención al cliente, a
llevar un mejor control en la administración, a capacitar a los trabajadores y por tanto se
mantendrá la fidelización de los clientes, aumento de mercado y ganancias.
Para el aprovechamiento de los recursos TICs en el negocio; se diseña un plan que integra
estrategias relacionadas a las actividades fundamentales que permitan un mejor control para
el manejo de información, a que el negocio tenga más cobertura mediante una adecuada
publicidad, a mejorar los conocimientos informáticos del personal, a que el propietario
tenga una clara noción y le facilite la gerencia de la empresa y por ende el crecimiento de la
misma.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Tema
“Diseño de un plan de mejora continua en la empresa GRUAS BOLIVAR LTDA. para incrementar su
productividad”
Planteamiento del Problema
La inexistencia de un Plan de Mejora Continua influye directamente en los
niveles de productividad alcanzados en la empresa “GRUAS BOLIVAR LTDA.” ya
que la mejora continua es una estrategia que implica aplicar una serie de
programas de acción que nos permita llegar a los objetivos planteados, para
ello necesitamos que el proceso de mejora sea progresivo
En la empresa GRUAS BOLIVAR LTDA. existe el interés de contar con un plan de
mejoramiento continuo, ya que se ha identificado debilidades en diferentes
procesos que están obstruyendo el progreso y desarrollo de la organización,
quitándole competitividad en el mercado actual.
El no contar con un plan de mejora continua genera una deficiencia en el
mejoramiento de la calidad de los procesos, por lo que la empresa no está
obteniendo una producción cada vez mayor y no tiene una vía de solución a
su situación actual, limitando su incursión en nuevos mercados, lo que exige
la implantación de un proceso de mejoramiento continuo lo más pronto
posible.
Es importante mencionar que la empresa GRUAS BOLIVAR LTDA. en los últimos
años no ha realizado inversiones en investigación y desarrollo, que le
permita estar al día con nuevas tecnologías existentes, de esta manera se
identifica que la empresa, actualmente, no está siendo competitiva en el
mercado, con las consecuentes bajas productividades a lo largo de sus
procesos productivos.
Contextualizacion de la empresa
Esta empresa surgió con el interés del propietario Hernan Dario Cañas Bolivar para buscar
una nueva forma de ganarse la vida, inicia operaciones en el mes de septiembre de 1992,
tiene 24 años de estar en el mercado. Se encuentra ubicada en la ciudad de Cartagena en la
siguiente dirección: Avenida Bosque Crisanto luque
Este negocio se dedica al servicio de traslado de máquinas montacargas a domicilio dentro y fuera
de Cartagena, actualmente cuenta con 8
colaboradores, por lo se puede afirmar que por el número de empleados se clasifica en una
pequeña empresa,
La empresa no cuenta con misión definida por lo que se prepone la siguiente:
• Ofertar servicios de viajes de puerto a puerto, excelente calidad, en la ciudad de Cartagena y
otros departamentos de Colombia
Tiene como visión:
• Crecer en todos los aspectos empresariales como recursos humanos,
tecnología y finanzas, adquiriendo nuevas formas de trabajo para lograr una
atención de calidad a nuestros clientes.
La información relacionada a servicios se visualiza por medio de facturas membretadas, en el caso
de entrada y salida de traslados se controla mediante facturas y anotaciones en
cuadernos, y al finalizar el día se realiza un arqueo, de este modo el propietario está al tanto.
de los movimientos de la empresa, los traslados de maquinaria son los que presentan
más peso de facturación debido a que presentan mayor demanda.
En los servicios utilizan calculadoras para realizar los movimientos monetarios, así como
también los teléfonos móviles, convencionales para la solicitud y consultas de productos
por parte de los clientes.
Para realizar los servicios primero revisan la solicitud por correo o WhatsApp
enviadas por los clientes donde describen la cantidad de servicios solicitados
Los colaboradores junto con el propietario selecciona los servicios a realizar.
Una vez seleccionados los servicios, se le informa al cliente ya sea vía llamada
telefónica o WhatsApp la programación de entrega
Aunque no posee un sistema de inventario computarizado, si cuenta con una
automatización manual de este, ya que para la facturacion cuentan con un formato ñ impreso
organizado con dos copias para en cliente y el original para la factura.
Se realizó un análisis de FODA con el objetivo de identificar las fortalezas, oportunidades
amenazas y debilidades de la empresa, en base a las observaciones y la información
recopilada de las entrevistas.
Fortalezas
Excelente comunicación entre
colaboradores y propietarios.
Oportunidades
Estrecha relación con clientes y
Clientes fijos
proveedores.
Diversidad de proveedores.
Establecimiento de promociones y regalías.
Comunicación empresarios extrajeros
Asignación de las funciones de los
colaboradores.
Traslado y entrega puerta a puerta
domicilio
DOFA
Debilidades Amenazas
Pocos conocimientos en informática. Competencia con Tics incorporadas.
Demora en realizar procesos de atención al Proveedores también forman parte
cliente de la competencia
En la empresa se utilizan las siguientes tecnologías:
• Teléfonos móviles y convencionales tanto para la comunicación con los
agentes internos y externos de la empresa.
• WhatsApp utilizado para la comunicación con proveedores y clientes,
intercambiando fotos relacionadas con las proformas del servicio.
• Ordenadores de escritorio utilizados para la organización de la información y la
realización de transacciones a través del internet y correo electrónico, estas
tecnologías solamente son utilizadas por el propietario de la empresa.
Es importante mencionar que los colaboradores manifiestan que el acceso a estas
tecnologías facilitaría su trabajo, además señala uno de los entrevistados que “el
acceso al internet le ayudaría a solucionar su dificultad el de saber cantidades de servicios para
facturar
le serviría para investigar y dar respuesta acertada al cliente.
• Calculadoras manuales para calcular y verificar las cuentas ya sea las que van a
pagar los clientes como las que ellos cancelan a los proveedores.
Las tecnologías que utilizan los colaboradores son:
• Celulares
• Calculadoras
• Red social WhatsApp
En la empresa los colaboradores coinciden que las tecnologías facilitan y agilizan los
procesos tales como servicios compra.
Por otra parte, el propietario argumenta que el uso de las TICs aportaría al crecimiento de la
empresa.
Según el propietario de la empresa que el personal esté capacitado en el uso de las TICs
beneficiaría a que el trabajo se realice de una manera más rápida y mejor, ya que en un
futuro plantea que incorporará nuevas tecnologías para hacer el trabajo más productivo.
En términos generales, en la empresa se hace uso de la telefonía celular para la
comunicación con sus clientes, proveedores y trabajadores, además de ello utilizan la
aplicación WhatsApp para la solicitud y recepción de productos.
Por otro lado, el no contar con un sistema de inventario ya sea por archivo de excel o
sistema personalizado crea algunas dificultades, ya que para la verificación de este se tiene
que hacer uso de las facturas y cuadernos lo que ocasiona acumulación de papelería,
además que no cuenta con una organización definida por fecha.
El propietario de la empresa hace uso de página web del DGI para la realización de la
declaración de impuestos establecida según sus ingresos anuales, ante esto, el entiende las
ventajas de las TICs en los diferentes procesos, pues considera que estas pueden ayudar al
crecimiento en todas las áreas de la empresa, sabiendo que la tecnología se puede ser
superada cada día.
Plan de integración TICs
Plan de TICs es una serie de etapas y acciones que facilitan la ejecución y seguimiento del
progreso de la incorporación o desarrollo de las TICs en la organización de la misma y, por
tanto, la consecución de las oportunidades de negocio previstas
Objetivos
Proponer estrategias para la implementación de TICs, que aporten un mejoramiento continuo a la
realización efectiva de los procesos en la empresa Grúas Bolívar.
Modelo de negocio
Objetivos Estrategias Factores críticos de éxito
Asegurar la calidad de los Establecimiento de Adquirir mas vehiculos para
Servicios relaciones con los clientes optimizar los traslados .
Adquirir nuevas formas de Investigar las formas de Disponibilidad de adaptación
trabajo. trabajo actuales e de
implementar aquellas que se los colaboradores.
ajuste a los requerimientos
de la empresa.
Ganar ventaja competida. Ofrecer nuevos servicios Mejorar atención a los
innovadores personalizados. clientes.
Elaborar un plan de
publicidad.
Estrategia competitiva
La estrategia competitiva por la que se inclina es el enfoque de diferenciación, ya que esta
permite incluir nuevas tecnologías de proceso, entender mejor las necesidades del cliente,
introducción de nuevos productos/servicios en la empresa.
Modelo de TICs
Estrategias TICs Proyectos TICs
Desarrollar e implementar un sistema de Sistema transaccional (Sistema para el
información que permita el control de Control de servicio y facturacion
entradas y salidas de los servicios, así
como también mejorar la atención en los
procesos de facturación.
Mejorar los procesos internos de la Sistema de archivo físico y digital.
empresa, respecto al control de archivo
físico y digital que posee.
Proporcionar a los colaboradores las Acceso a los colaboradores a tecnologías
herramientas y conocimientos necesarios como internet y computadora.
en el uso de TICs para lograr adoptar Capacitación a los colaboradores en el uso
nuevas formas de trabajo. de las herramientas TICs.
Utilizar medios tecnológicos para Facebook empresarial.
promoción de los productos y Utilización de medio audiovisual
comunicación con los clientes y (Televisor).
proveedores.
Mejora 1. Sistema transaccional (Sistema para el Control de servicio y facturación).
Se requiere la implementación Sistema web para el Control de servicio y facturación que sea capaz
de:
1. Controlar las entradas y salidas monetarias.
2. Facilitar la automatización de la facturación
3. Ser accesible en cualquier momento.
4. Que incluyan los datos utilizados en los servicios para facturar
5. Fácil de usar.
Para el desarrollo de sistema se propone dos formas:
1. Sistema de control auxiliado del programa de ofimática Excel:
Este se hace en menos tiempo utilizando conocimientos básicos en la realización de este
trabajo, pero no permite la incorporación de todas las funciones que se desee automatizar.
2. Sistema de inventario web personalizado:
Se propone web y no de escritorio debido a que la empresa se encuentra divida en
diferentes posiciones geográficamente, con respecto a personalizado es porque permitirá
incluir funciones necesarias para el control de inventario y no solo de este sino de los
proveedores y clientes, ya que un sistema de este tipo permite agregar los módulos y
funciones adaptadas a los requerimientos de la empresa.
Claro está que para el desarrollo de este se requiere más tiempo de desarrollo y un
profesional en la materia.
Mejoramiento 2: Sistema de archivo físico y digital.
El uso de un sistema de archivo permitirá:
1. Organizar de manera adecuada las facturas en físico y digital.
2. Facilitar la búsqueda de información que contienen las facturas.
3. Disponibilidad de la información.
Para la creación de este se necesita de cierta papelería como son los campos para el sistema
físico y memoria o disco duro externo de máximo almacenamiento para el digital.
Es importante señalar que este sistema se debe organizar por tipo de información año y
mes, lo cual facilitará la búsqueda al momento de necesitarlo.
Mejoramiento 3: Acceso a los colaboradores a tecnologías como internet y computadora.
El permitir el acceso a dichas tecnologías admitirá que los colaboradores:
1. Realicen mejores sus funciones dentro de empresa.
2. Investigar sobre los productos y sus aplicaciones.
3. Encontrar nuevas formas de trabajo.
Para lograr el éxito de este proyecto es necesaria la creación de la estructura de red para la
empresa, donde se establezca los puntos de redes y si la red será cableada o inalámbrica.
Mejoramiento 4: Capacitación a los colaboradores en el uso de las herramientas TICs.
Los beneficios de poner en marcha un proyecto de este incluye:
1. Obtener nuevos conocimientos en el uso de la tecnología.
2. Facilitar la aceptación de nuevas tecnologías.
3. Incrementar la productividad de los colaboradores en la empresa.
Para la implantación de este es necesario desarrollar un plan de formación donde se
establezca las temáticas, medios, tiempo de ejecución, se aconseja priorizar incluir la
paquetería de office esencialmente Excel y herramientas que faciliten la búsqueda de
información en el internet, para esto se debe contratar los servicios de un ingeniero o
técnico en computadoras, permitiendo de esta manera un mayor control de los horarios para
la realización de la misma.
Así como también se puede hacer uso de los cursos que realiza el Sena
inscribir a los colaboradores en los cursos de manejo de las TIC que dicha
institución ofrece, claro está para esto los colaboradores deberán disponer de sus fines de
semanas es decir dependerá de sus deseos de superación para lograr con éxito la
finalización del curso.
Mejoramiento 5: Facebook empresarial.
Con el uso de esta tecnología permitirá a la empresa:
1. Darse a conocer nuevos clientes.
2. Crear una relación más estrecha con los clientes.
3. Promocionar nuevos servicios.
En el desarrollo del Facebook empresarial se necesita establecer la imagen corporativa de la
empresa, es decir seleccionar la información que se desea dar a conocer, la creación de
grupos por tipos de clientes y de este modo comunicar las promociones para ellos.
Mejoramiento 6: Utilización de medio audiovisual (Televisor inteligente)
Al hacer uso de este medio se aprovecha la tecnología disponible en la empresa para el
crecimiento de la misma.
Es un medio inteligente con conectores para otros dispositivos como memorias USB, se
utilizarían como medio publicitario ya que se puede crear presentaciones en PowerPoint
con mensajes para los clientes con fotos de los servicios y dar a conocer promociones.
CONCLUSIONES
El propietario y los colaboradores de la empresa Repuestos Mairena Flores comprenden los
beneficios que traen las TICs para el crecimiento técnico y económico de la organización.
Entre las experiencias destacadas del empresario ha sido viajar, esto le ha beneficiado para
adquirir conocimientos en negocios, le ha ensanchado la visión de extenderse a un mercado
global, así mismo ofertar a clientes mas servicios originales y novedosos.
Los colaboradores brindan excelente atención a los clientes, se garantiza la fidelización
y se brinda servicio puerta a puerta.
tanto en Bolivar como en otros departamentos.
No obstante, se requirió plantear algunas estrategias por medio del plan de integración de
TICs que aporten al aprovechamiento de las tecnologías existentes y la incorporación de
nuevas para aumentar los beneficios que contribuyan al crecimiento de la empresa
RECOMENDACIONES
Se sugiere al propietario:
Invertir en nuevas tecnologías para facilitar los procesos en la empresa.
Hacer uso de las redes sociales para promocionar productos y establecer comunicación con
clientes actuales y potenciales.
Capacitar al personal en uso de las TICs y otras temáticas como control de inventario y
atención al cliente
