Control
Definición(es)
Es el proceso de monitoreo, comparación y corrección del desempeño laboral.
Examen u observación cuidadosa que sirve para hacer una comprobación.
Es el proceso que verifica el rendimiento mediante su comparación con los
estándares establecidos
Importancia
Se puede planear, se puede crear una estructura rganizacional para facilitar el logro eficiente de las metas y se
puede motivar a los empleados mediante un liderazgo efectivo. Pero no hay garantía de que las actividades
vayan como se planeó y que, de hecho, se estén logrando los objetivos para los que tanto empleados como
gerentes están trabajando.
El control es importante porque ayuda a saber si se están cumpliendo las metas organizacionales, y de no ser
así, las razones por las que no se están cumpliendo.
El valor de la función de control se puede ver en tres áreas específicas:
1.-Planeación
2.-Facultad de Autonomía y decisión a los empleados
3.-Protección del lugar de trabajo.
El Ciclo
El valor de la función de control se puede ver en tres áreas
específicas:
1.-Planeación: el control representa el enlace crítico de
vuelta a la planeación
2.-Facultad de Autonomía y decisión a los empleados
Muchos gerentes se niegan a facultar a sus empleados
porque temen que algo salga mal y se les responsabilice por
ello. Pero un sistema efectivo de control puede proporcionar
información y retroalimentación sobre el desempeño de los
empleados y minimizar el riesgo de problemas potenciales.
3.-Protección del lugar de trabajo.
En el entorno de hoy existen más amenazas de desastres
naturales, escándalos financieros, violencia en el lugar de
trabajo, interrupciones en la cadena de suministros,
violaciones de seguridad, y hasta posibles ataques
terroristas. Los controles integrales y los planes de respaldo
ayudarán a asegurar interrupciones
laborales mínimas.
Proceso de Control
El proceso de control es un proceso de tres
pasos
1.-Medicion del desempeño real,
2.-Comparación del desempeño contra un
estándar
3.-Evaluación y toma de acciones
administrativas para corregir cualquier
desviación o para hacerse cargo de los
estándares inadecuados
El proceso de control da por hecho que ya
existen estándares de desempeño.
Paso 1: Medición
Para determinar lo que es el desempeño real, un gerente debe primero obtener información al respecto. Por lo
tanto, el primer paso en el control es la medición.
Cómo medimos. Los cuatro enfoques que los gerentes utilizan para medir y reportar el desempeño real son:
1)Las observaciones personales
2) Los reportes estadísticos
3) Los reportes orales
4)Reportes escritos.
La mayoría de los gerentes utiliza una combinación de estos enfoques.
Ventajas y Desventajas de formas de medir
¿Qué medimos?
Lo que se mide es probablemente más importante para el proceso de
control que la forma en que se mide.
i) Seleccionar criterios equivocados puede crear serios problemas.
ii) Lo que se mide a menudo determina lo que los empleados harán.
Por ejemplo, todos los gerentes tratan con personas, por lo que se
pueden medir criterios como las tasas de satisfacción, rotación y
ausentismo. Mantener los costos dentro del presupuesto es también
una medida de control bastante común, entre otras.
Paso 2: Comparacion
El paso de comparación determina la
variación entre el desempeño real y
un estándar. Aun cuando se puede
esperar alguna variación en el
desempeño en todas las actividades,
es crítico determinar un rango de
variación aceptable. Las desviaciones
fuera de este rango requieren de
atención.
Paso 3: Toma de Decisiones
Los gerentes pueden elegir de entre tres cursos de acción posibles:
1.-No hacer nada: No se hace nada
2.-Corregir el desempeño real: Dependiendo de cuál sea el problema, un gerente podría llevar a
cabo diferentes acciones correctivas:
• Acción correctiva inmediata: la cual corrige los problemas en el momento para que el desempeño retome
su curso
• Acción correctiva básica: la cual analiza cómo y por qué se desvió el desempeño antes de corregir la fuente
de la desviación.
Muchos gerentes no tienen tiempo para encontrar la fuente de un problema (acción correctiva básica) y
continúen “apagando incendios” por medio de las acciones correctivas inmediatas
3.-Revisar el estándar: En algunos casos, la varianza puede ser el resultado de un estándar poco realista, una
meta muy baja o muy alta. En este caso, el estándar, no el desempeño, necesita una acción correctiva.
Los Estándares de Medicion y las metas.
1.-Si el desempeño sobrepasa consistentemente la meta, entonces el
gerente debe analizar si la meta es demasiado fácil y necesita elevarse.
[Link] el desempeño no alcanza la meta se debe tener cuidado a la hora de
revisar un estándar descendente. Algunos culpan a la meta cuando un
empleado o un equipo no la alcanzan; en vez de aceptar el hecho de que su
desempeño fue inadecuado, argumentan que los estándares son poco
razonables.
Cuando el desempeño no es el adecuado, no debe culpar inmediatamente a
la meta o al estándar.
Ciclo de Decisiones en el proceso de control
Tipos de Control
Todos los jefes o encargados necesitan herramientas apropiadas para monitorear y medir el
desempeño organizacional. Los principales tipos de control que se llevan a cabo son:
1. Control preventivo
2. Control concurrente
3. Control de retroalimentación
Control Preventivo
El tipo de control más deseable, el control preventivo previene
problemas porque se da antes de la actividad real.
La clave para el control preventivo es tomar acción administrativa antes
de que el problema ocurra. De esa manera, se pueden prevenir los
problemas en vez de corregirlos después de haber causado cualquier
daño, como productos de baja calidad, clientes insatisfechos, pérdidas en
las ganancias y otros.
El control preventivo requiere información oportuna y precisa que no
siempre es fácil de conseguir. ( además de un costo elevado) Por lo que a
menudo se usan los otros dos tipos de control.
Cuando McDonald’s abrió su primer restaurante en Moscú, envió expertos
en control de calidad de la compañía para ayudar a los granjeros rusos a
aprender técnicas para cultivar papas de alta calidad y para ayudar a los
panaderos a aprender procesos para hornear panes de alta calidad. Esto
debido a que los niveles de experiencia son similares en todo el mundo,
una hamburguesa tiene las mismas características en cualquier parte del
mundo.
Control Concurrente
El control concurrente se da mientras una actividad está en progreso. La forma de control concurrente mejor
conocida es la supervisión directa.
El principal beneficio de aplicar control concurrente es que ayuda a corregir problemas antes de que se
vuelvan demasiado costosos.
En una empresa donde un equipo comienza a perder aceite, detener una maquina un par de horas, proceder
a cambiar los sellos y empaquetaduras, es mejor que evitar una falla mayor que obligue a detener un
proceso por varios días o semanas.
Control de Retroalimentación
El tipo de control más popular reside en la retroalimentación. En el control de retroalimentación el control se
da después de que la actividad se ha realizado.
Para cuando un gerente tiene la información, los problemas ya han ocurrido, lo que da como resultado
impactos ó daños. Sin embargo, en muchas áreas laborales (por ejemplo, en las áreas financieras, atención a
cliente o ventas), la retroalimentación es el único tipo de control viable.
El control de retroalimentación tiene dos ventajas
1.-La retroalimentación proporciona a los gerentes información importante acerca de qué tan efectivos han
sido sus esfuerzos de planeación. La retroalimentación que muestra poca variación entre el estándar y el
desempeño real indica que la planeación es adecuada en general. Si la desviación es considerable, un gerente
puede utilizar esa información para formular nuevos planes.
2.-La retroalimentación puede aumentar la motivación. Las personas desean saber qué tan bien están
trabajando, y la retroalimentación proporciona esa información.
Herramientas de Control
Se distinguen 3 grandes niveles de herramientas de control
1.-Control Financiero
2.-Balanced ScoreCard ó Cuadro de mando integral
3.-Control de Información
Herramientas de Control: Control Financiero
1.-Control Financiero: Las principales herramientas de control
financiero son:
1.1.-Indicadores Financieros
1.2.-Control de Ingresos
1.3.-Control de Costos
Indicadores
Los indicadores
financieros ayudan a
comprender
cuantitativamente la
rentabilidad, y
viabilidad de la
empresa para tomar
decisiones.
Control de Ingresos y de Costos
A partir de la información contable como el balance, libro diario, libro de
caja e información histórica de la compañía, tiene por propósito:
1.-Comprender y controlar si los ingresos de la empresa mantienen un
comportamiento homogéneo, y en que fecha se producen para planificar
adecuadamente el flujo de egresos y pago de obligaciones.
2.-Comprender y evaluar cuales son las fuentes generadoras de costos, si
estos tienen una recurrencia en aumento o disminución, y poder evaluar si
pueden ser reemplazados por otras alternativas más eficientes pero igual de
eficaces.
Herramientas de control:
Balanced ScoreCard / Cuadro de Mando Integral
Un cuadro de mando integral o balanced scorecard, es una herramienta de control que normalmente
considera cuatro áreas que contribuyen al desempeño de una compañía:
i) Finanzas
ii) Clientes
iii) Procesos internos
iv) Recursos de personal/innovación/ crecimiento.
Conforme a este enfoque, los gerentes deben desarrollar metas en cada una de las cuatro áreas y después
medir si se están cumpliendo.
Muchas veces, las jefaturas tienden a enfocarse en áreas que impulsan el éxito de su organización y utilizan
tableros que reflejan esas estrategias. Si las estrategias se centran en los clientes, entonces el área de los
clientes recibirá más atención que las otras tres áreas. Pero no se puede concentrar en medir sólo un área de
desempeño porque las otras se ven afectadas también.
Herramientas de Control:
Control de Información
Los gerentes manejan los controles de información de dos maneras:
1.-Como herramientas para ayudarles a controlar otras actividades organizacionales
2.-Como áreas organizacionales que necesitan controlar.
¿Cómo se utiliza la información en el control? Los gerentes necesitan la información correcta en el momento oportuno y en la cantidad
exacta para monitorear y medir las actividades y el desempeño organizacionales.
1.-Los gerentes necesitan información sobre lo que está ocurriendo dentro de su área de responsabilidad y acerca de los estándares para
poder comparar el desempeño real con el estándar. También recurren a la información que les ayude a determinar si las desviaciones son
aceptables.
2.- La información para desarrollar cursos de acción apropiados. La mayoría de las herramientas de información que utilizan los gerentes
provienen del sistema de información administrativa de la organización (SIA) Sistemas que almacenan, organizan, procesan y disponen de
información de las diversas áreas de la empresa para su interpretación y toma de decisiones.
Controlar la información hoy en día requiere de
1.-Establecer buenas prácticas que verifiquen origen y veracidad
2.-Establecer practicas sobre su registro, privacidad, respaldo, y protección ante ataques de terceros y robos
3.-Establecer manuales operaciones que definan responsabilidades, verificadores, y autorizaciones de manejo de esta.
4.-Importante es que los sistemas de control no afecten ni la dignidad de las personas ni invadan su privacidad.
Buenas practicas para implantación de
control
1. Relacionar las mejores prácticas con las estrategias y las metas. Las estrategias y metas de la organización
deben dictar qué tipos de mejores prácticas serían las más valiosas para los demás dentro de la organización.
2. Identificar las mejores prácticas en toda la organización. Las organizaciones deben tener una manera de
descubrir qué prácticas han tenido éxito en las diferentes áreas y unidades de trabajo.
3. Desarrollar sistemas de recompensa y reconocimiento de las mejores prácticas. Los individuos deben recibir un
incentivo para compartir su conocimiento. El sistema de recompensa debe incluirse en la cultura de la
compañía.
4. Comunicar las mejores prácticas dentro de la organización. Una vez que se han identificado las mejores
prácticas, esa información necesita ser compartida con las demás personas de la organización.
5. Crear un sistema para compartir el conocimiento de las mejores prácticas. Debe haber un mecanismo formal
para que los miembros de la organización continúen compartiendo sus ideas y mejores prácticas.
6. Fomentar continuamente las mejores prácticas. Crear una cultura organizacional que refuerce una actitud de
“podemos aprender de todos” y haga hincapié en compartir la información.
