SUBSECRETARÍA DE GOBIERNO ELECTRÓNICO Y REGISTRO CIVIL
P E RF I L DE P RO Y E CT O
Fecha: 13 de noviembre de 2023
Institución: Hospital General José María Velasco Ibarra
SERVICIO DE OUTSOURCING DE IMPRESIÓN, ESCANEO Y
Nombre del Proyecto:
FOTOCOPIADO
Presupuesto
$ 79.748,11 USD (SETENTA Y NUEVE MIL SETECIENTOS CUARENTA Y OCHO
referencial (incluido CON 11/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTE AMÉRICA)
IVA):
Plazo de
Plazo ejecución: 365 días Garantía o 365 días
soporte:
1. Resumen del Proyecto.
1.1. Identificación de la necesidad
Los equipos con los que cuenta actualmente El Hospital General José María Velasco Ibarra
no están operativos debido principalmente a los años de uso que tiene, superando los cinco
años de vigencia tecnológica, por otro lado, en los últimos años se ha incrementado el nú-
mero de funcionarios de la Institución requiriendo más equipos de impresión para las labores
diarias.
Al no poder adquirir equipos nuevos que solventen los problemas existentes en cada uno
de los servicios, quienes cuentan con equipamiento que ha superado la vida útil, siendo casi
imposible dar mantenimiento por no poder encontrar repuestos para estos equipos, y que
en muchos casos si se los encuentra supera el valor de un equipo nuevo que cuenta con
mejores prestaciones.
A continuación, se detalla en el siguiente cuadro el registro eSByE que lleva Activos Fijos el
registro de las impresoras del Hospital en la que se describe su estado, la mayoría de ellas
la vigencia tecnológica ha finalizado, y con las que contamos no son suficientes; quedán-
dose varios servicios de hospitalización, administrativos sin impresoras para poder realizar
el trabajo que a diario requieren.
Modelo/ Condi- Años
Ite Serie/ Identifi- Marca/ Custodio Fecha de In- Vida Observacio-
Bien Caracterís- ción del del Vigencia
m cación Otros Actual greso Útil nes
ticas Bien Equipo
GUE-
EQUIPO ELEC- RRERO
Vigencia
TRÓNICO/IMPRE- COBO
LASER Tecnoló- No hay re-
1 SORAS/IMPRE- CNFZ883025 HP MALO VERÓ- 28/2/2009 5 13
JET gica Finali- puestos
SORA MULTIFUN- NICA
zada
CIONES PRIS-
CILA
TAIPE
BAU-
EQUIPO ELEC- Vigencia
LASER TISTA
TRÓNICO/IMPRE- Tecnoló- Reparada con
2 VNB3K10971 JET PRO- HP MALO CRIS- 21/11/2012 5 10
SORAS/IMPRE- gica Finali- problemas
400 M 401 TIAN
SORA LASER zada
AMÍL-
CAR
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EQUIPO ELEC- MANO- No hay re-
Vigencia
TRÓNICO/IMPRE- SALVAS puestos, no
MXDCFBX0X LASER Tecnoló-
3 SORAS/IMPRE- HP MALO MAFLA 1/10/2014 5 8 está funcio-
5 JET M 525 gica Finali-
SORA MULTIFUN- BYRON nando, para la
zada
CIONES AQUILES baja
EQUIPO ELEC-
ORNA Vigencia
TRÓNICO/IMPRE-
MXCCDN1Q LASER HARO Tecnoló- No hay re-
4 SORAS/IMPRE- HP MALO 23/9/2015 5 7
T JET M 525 NANCY gica Finali- puestos
SORA MULTIFUN-
KARINA zada
CIONES
GONZÁ-
LEZ
EQUIPO ELEC- Vigencia
LASER AYALA
TRÓNICO/IMPRE- Tecnoló- No hay re-
5 PHGFF67449 JET PRO- HP MALO SA- 14/10/2015 5 7
SORAS/IMPRE- gica Finali- puestos
400 M 401 MANDA
SORA LASER zada
JEAN-
NETH
EQUIPO ELEC- MANO- No hay re-
Vigencia
TRÓNICO/IMPRE- SALVAS puestos, no
3615 DN XE- Tecnoló-
6 SORAS/IMPRE- A2T359037E MALO MAFLA 17/12/2015 5 7 está funcio-
BN ROX gica Finali-
SORA MULTIFUN- BYRON nando, para la
zada
CIONES AQUILES baja
EQUIPO ELEC- CORREA
Vigencia
TRÓNICO/IMPRE- CIFUEN-
3615 DN XE- REGU- Tecnoló-
7 SORAS/IMPRE- A2T362239E TES 17/12/2015 5 7
BN ROX LAR gica Finali-
SORA MULTIFUN- CARMEN
zada
CIONES CECILIA
LIMA
EQUIPO ELEC-
SANTA- Vigencia
TRÓNICO/IMPRE-
3615 DN XE- REGU- MARIA Tecnoló-
8 SORAS/IMPRE- A2T359034E 17/12/2015 5 7
BN ROX LAR DORIS gica Finali-
SORA MULTIFUN-
MAGDA- zada
CIONES
LENA
NA- Se cambió
EQUIPO ELEC- RANJO piezas sa-
Vigencia
TRÓNICO/IMPRE- PALA- cando de otro
3615 DN XE- Tecnoló-
9 SORAS/IMPRE- A2T361949E MALO CIOS 17/12/2015 5 7 equipo que no
BN ROX gica Finali-
SORA MULTIFUN- LAURA funciona, no
zada
CIONES CARME- existen re-
LINA puestos
EQUIPO ELEC- DURAN
TRÓNICO/IMPRE- AYERVE Vigencia
T597H30210
10 SORAS/IMPRE- SP4510SF RICOH BUENO ALEX 29/11/2018 3 4 Tecnoló-
2
SORA MULTIFUN- FABRI- gica
CIONES CIO
EQUIPO ELEC-
GARCÍA
TRÓNICO/IMPRE- Vigencia
T597H50225 VALLEJO
11 SORAS/IMPRE- SP4510SF RICOH BUENO 29/11/2018 3 4 Tecnoló-
6 KATIA
SORA MULTIFUN- gica
KAROLA
CIONES
QUELAL
EQUIPO ELEC-
CHAMO-
TRÓNICO/IMPRE- Vigencia
T597H40007 RRO
12 SORAS/IMPRE- SP4510SF RICOH BUENO 29/11/2018 3 4 Tecnoló-
1 CARLOS
SORA MULTIFUN- gica
ER-
CIONES
NESTO
EQUIPO ELEC- RUBIO Mal estado, se
TRÓNICO/IMPRE- MEDINA Vigencia reparó, piezas
T597H40132
13 SORAS/IMPRE- SP4510SF RICOH MALO GUIDO 29/11/2018 3 4 Tecnoló- rotas; no fun-
1
SORA MULTIFUN- FRAN- gica ciona correc-
CIONES CISCO tamente
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EQUIPO ELEC- CORREA
TRÓNICO/IMPRE- CIFUEN- Vigencia
T597H40136
14 SORAS/IMPRE- SP4510SF RICOH BUENO TES 29/11/2018 3 4 Tecnoló-
1
SORA MULTIFUN- CARMEN gica
CIONES CECILIA
ABRIL
EQUIPO ELEC-
GUE-
TRÓNICO/IMPRE- Vigencia
T597H40138 VARA
15 SORAS/IMPRE- SP4510SF RICOH BUENO 29/11/2018 3 4 Tecnoló-
4 MARÍA
SORA MULTIFUN- gica
FER-
CIONES
NANDA
Cuadro tomado de la certificación eSByE, presentado por Activos Fijos, el que se adjunta.
En el cuadro anterior podemos visualizar que tenemos equipamiento obsoleto que no fun-
ciona y mientras otras no funcionan adecuadamente, estas tienden a dar un sinnúmero de
problemas al momento de realizar la impresión, como atascos continuos de papel, etc; ade-
más varias ya se dieron de baja y algunos servicios ya no contarían con este servicio y
debido a su ubicación no es factible mantener equipos en red como las áreas de hospitali-
zación, Quirófano, Centro Obstétrico, Farmacia Bodega, Farmacia Dispensación que se en-
cuentran en áreas separadas y lejanas, etc.
De las 15 impresoras, 8 tienen problemas para la adquisición de partes, quedando única-
mente 7, las que por su costo de mantenimiento, mejor sería la adquisición de nuevas con
mejores características.
1.2. Solución propuesta
El Hospital General José María Velasco Ibarra, espera disponer de impresiones, copias y
escaneos de buena calidad (B/N) en formatos A4 durante la vigencia del contrato (8 me-
ses) contados a partir del día siguiente de implementación del servicio. Los equipos de
impresión prestarán un óptimo funcionamiento a fin de no tener demoras en las impresio-
nes.
Tener control del número de impresiones y uso de recursos por parte de los usuarios.
Contar con el mantenimiento preventivo planificado de los equipos, juntamente con el Ad-
ministrador del Contrato; el cual se ejecutará a cuenta y necesidad del proveedor.
Contar con el Mantenimiento correctivo de equipos, en conocimiento del Administrador del
Contrato, el que se ejecutará a cuenta y necesidad del proveedor.
Capacitación de operación de los equipos para personal de Gestión de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones en la administración y eventualidades que se puedan pre-
sentar y ser solventadas a corto plazo.
Capacitación de operación de los equipos para los funcionarios del Hospital General José
María Velasco Ibarra, en el uso adecuado de los equipos.
Instalación de Software de control de impresión, el mismo que contempla: Administración,
Registro, Contabilización y Gestión Centralizada del servicio de impresión, compatible con
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diferentes plataformas. El mismo que debe ser instalado en el Hospital General José María
Velasco Ibarra.
Generación de reportes estadísticos de uso de los equipos, volúmenes de impresión, can-
tidad por usuarios, estadísticas de consumo.
Todos los equipos deben contar con vigencia tecnológica y cumplir con los parámetros en
detalle.
En caso de necesidad de cambio de un equipo de impresión de bajo volumen a medio o
alto volumen con mejores características la empresa deberá hacerlo sin costo alguno.
1.3. Dimensionamiento
E proveedor deberá contar con tiempos de respuesta óptimos y plazos máximos para el
mantenimiento preventivo periódico, correctivo y reposición inmediata de equipos ante de-
fectos en el funcionamiento, ausencia de repuestos, accesorio y partes de bien, entre
otros, que impidan el normal funcionamiento y continuidad en la prestación del servicio de
impresión, escaneo y copiado, con la prioridad detallada en el siguiente cuadro, misma
que será definida por el Administrador de contrato o su delegado:
Prioridad Tiempo de solución del incidente
Alta 2 horas
Media 6 horas
Baja 8 horas
Tabla Nro. 03. Tiempo de respuesta incidentes
Dotación mínima de equipos de impresión acorde al siguiente cuadro:
Impresoras requeridas para el Hospital General José María Velasco Ibarra
Impresoras multifunción láser b/n alto volumen (>120 ppm) (300000/ mes) A4 1
Impresoras multifunción láser b/n alto volumen (=>80 ppm) (300000/ mes) A4 7
Impresoras multifunción láser B/N alto volumen (=>45 ppm) (15000/ mes) A4 8
Impresoras multifunción láser B/N bajo Volumen (=>35 ppm) (10000/ mes) A4 12
Tabla Nro. 04. Listado de impresoras requeridas
Los equipos que se requieren en las diferentes áreas conforme su necesidad, las que se
describen a continuación:
PROMEDIO
Área o Unidad administrativa o
No. APROXIMADO ANUAL
ubicación
MENSUAL
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ADMINISTRATIVO COMPRAS
1 6.000,00 72.000,00
PUBLICAS
2 ADMISIONES 4.410,00 52.920,00
3 AUDIOMETRÍA 669 8.028,00
4 CALIDAD 1.000,00 12.000,00
CENTRO DE MEDICINA
5 1.200,00 14.400,00
TRANSFUSIONAL
6 CENTRO OBSTÉTRICO 7.000,00 84.000,00
CONSULTA EXTERNA ALA
7 9.916,00 118.992,00
CLÍNICA
CONSULTA EXTERNA ALA
8 10.220,00 122.640,00
QUIRÚRGICA
9 EMERGENCIA 13.656,00 163.872,00
10 FARMACIA BODEGA 10.342,00 124.104,00
FARMACIA DISPENSACIÓN
11 15.208,00 182.496,00
(VENTANILLA)
12 FINANCIERO 13.288,00 159.456,00
13 HOSPITALIZACIÓN CIRUGÍA 7.635,00 91.620,00
14 HOSPITALIZACIÓN GINECOLOGÍA 7.635,00 91.620,00
HOSPITALIZACIÓN MEDICINA
15 7.635,00 91.620,00
INTERNA
HOSPITALIZACIÓN
16 7.635,00 91.620,00
NEONATOLOGÍA
17 HOSPITALIZACIÓN PEDIATRÍA 6.083,00 72.996,00
HOSPITALIZACIÓN
18 6.083,00 72.996,00
TRAUMATOLOGÍA
19 MANTENIMIENTO 1.217,00 14.604,00
20 QUIRÓFANO 2.738,00 32.856,00
21 TALENTO HUMANO 4.563,00 54.756,00
22 TERAPIA FÍSICA 1.065,00 12.780,00
23 TIC´S 1.855,00 22.260,00
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UNIDAD DE CUIDADOS
24 4.836,00 58.032,00
INTENSIVOS
25 IMAGEN (RAYOS X) 5.505,00 66.060,00
26 TRABAJO SOCIAL 608 7.296,00
27 PSICOLOGÍA 607 7.284,00
28 CIRUGÍA DEL DÍA 607 7.284,00
Total, Consumo en el periodo (volumen en Click´s) 159.216,00 1.910.592,00
1.4. Beneficios
A continuación, se detallan varios puntos importantes que justifican esta necesidad y por lo
tanto la contratación del servicio:
✓ Servicios de Hospitalización que se beneficiarán con el servicio de impresión, los equi-
pos con los que se cuenta están para la baja.
✓ Reducción de costos en el mantenimiento del equipamiento obsoleto y que en los me-
jores de los casos ya no existen.
✓ Control del entorno de impresión, escaneo y fotocopiado de documentos (volumen de
impresión y utilización de dispositivos de impresión).
✓ Reducción de costos, mediante soluciones tecnológicas dedicadas a administrar, y con-
tabilizar el servicio.
✓ Reducción de impacto Ambiental.
✓ Disminución en desperdicio de papel.
✓ Reducción en los costos de mantenimiento y en las paralizaciones de los equipos oca-
sionando retrasos en el servicio que brinda El Hospital General José María Velasco Iba-
rra
✓ Respaldo técnico certificado para asegurar la continuidad operativa.
✓ Administración y control centralizado.
Por lo expuesto es necesario y prioritario la contratación del "SERVICIO DE OUTSOURCING
IMPRESIÓN, ESCANEO Y FOTOCOPIADO DE DOCUMENTOS PARA EL HOSPITAL GENE-
RAL JOSÉ MARÍA VELASCO IBARRA", como una solución “integral” por parte de un proveedor
especializado, es decir, que no solo incluya los equipos de impresión, escaneo, fotocopiado y su
mantenimiento, sino también soporte técnico, y todos los consumibles necesarios para el buen
funcionamiento de los dispositivos (tóneres, kit de mantenimiento, botellas de desperdicio, papel,
etc.), mesa de ayuda, además que se encargue de proporcionar el servicio de soporte técnico
cuando existan daños en los equipos que serán utilizados.
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1. Actores Clave del Proyecto.
Cargo /
Actores Nombre Expectativa Firma
Función
Velar por el éxito del
Gerente del proyecto desde el nivel
Hospital jerárquico superior,
General gestionando los recursos Firmado electrónicamente por:
JOHANNA ELIZABETH
Patrocinador Johanna Elizabeth LUNA AGUILERA
José María necesarios y coordinando
del Proyecto Luna Aguilera
Velasco las actividades estratégicas
Ibarra institucionales para el
Subrogante cumplimiento de los
objetivos del proyecto.
Preparar el proyecto de
tecnología alineado a la
normativa vigente.
Carolina de Analista de
Líder Técnico Lourdes Paredes Soporte Elaborar el informe de Firmado electrónicamente por:
CAROLINA DE LOURDES
PAREDES MUNOZ
Muñoz Técnico necesidad acorde a los
lineamientos nacionales
para la adquisición del
servicio.
Analista de
Tecnologías
Responsable de la Administrar, gestionar y
Guido Francisco
del Área Información supervisar el uso adecuado Firmado electrónicamente por:
GUIDO FRANCISCO
Rubio Medina RUBIO MEDINA
Adquiriente y de la tecnología informática.
Comunicaci
ones
2. Objetivo General.
✓ Establecer la necesidad de Contratar el servicio de "OUTSOURCING DE
IMPRESIÓN, ESCANEO Y FOTOCOPIADO para los diferentes áreas y servicios
del HOSPITAL GENERAL JOSÉ MARÍA VELASCO IBARRA"
3. Objetivos Específicos.
✓ Contar con el servicio de " Outsourcing de Impresión, Escaneo y Fotocopiado
para el Hospital General José María Velasco Ibarra", que se encargue de
garantizar la disponibilidad del servicio.
✓ Reducir los costos de servicio de impresión escaneo y fotocopiado en el Hospital
General José María Velasco Ibarra, bajo un control de volúmenes de impresión.
✓ Contar con personal especializado y dedicado para la atención y solución de
incidentes o problemas reportados relacionados con los equipos de impresión.
✓ Contar con herramientas de diagnóstico, registro y solución a los incidentes y
requerimientos de impresión, escaneo y fotocopiado tanto de hardware y software
por parte de los usuarios del Hospital General José María Velasco Ibarra.
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4. Cuadro de componentes.
Este cuadro se genera de la matriz de cuadro de componentes, de acuerdo con el desglose de
componentes del proyecto.
DESGLOSE DE COMPONENTES (SERVICIOS)
Tipo de servicio Cantidad Costo unitario Total
Outsourcing servicio de impresión, co-
1.910.592,00 0,04174 79.748,11008
piado y escaneo
Técnico medio tiempo 0,00 0,00 0,00
Mantenimiento 0,00 0,00 0,00
Nota: en el costo del servicio está in-
cluido: transporte e instalación de equi-
pos, insumos, mantenimientos (preven-
tivos y correctivos), mano de obra del
personal técnico, capacitación a usua-
rios finales, papel.
Subtotal: $ 79.748,11008
I.V.A (12%): $9.569,77321
Total servicios: $ 89.317,88329
5. Elaboración del presupuesto referencial
Se procedió a publicar la necesidad en el portal de Compras Públicas obteniendo las
siguientes cotizaciones.
DESCRIPCIÓN PROFORMA COSTO
DEL BIEN Y/O ASITECNO PROMEDIO COSTO
No. CANTIDAD UNIDAD CPC
SERVICIO CIA. LTDA. 12 INFLACIÓN PROMEDIO
PROFORMADO MESES 2024 NOVIEMBRE 2023
Outsourcing servicio
1 1.910.592,00 Unidad 7312300112 de impresión, 85.976,64000 73.519,88800 79.748,11008
copiado y escaneo.
Total, Clics 1.910.592,00 1.910.592,00 1.910.592,00
Valor clic unitario 0,045000 0,03848 0,04174
6.
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7. Fases del Proyecto.
PRINCIPALES FASES E HITOS
Unidad
Tiempo
No. Fase/Hito (días, horas, Entregable Medio de Verificación
Estimado
años, etc.)
1 Instalación 12 horas Acta Actas Firmadas
Registro Firmado de
2 Capacitación 8 Registro
horas Capacitación Recibida
• Factura
• Informe
Administrador
de Contrato
• Informe
Consumo de
• Facturas mensuales
impresiones
• Informes Legalizados
• Contadores
• Contadores impresos
Servicio Iniciales
• Actas Firmadas entre
3 Outsourcing por 8 8 meses • Contadores por
la Empresa y el
meses mes
Administrador
• Acta entrega
• Documentos
recepción del
impresos
Servicio
mensual y Final
Outsourcing
• Documentos
Representante
Legal
Elaborado por: Aprobado por:
Firmado electrónicamente por:
Firmado electrónicamente por: JOHANNA ELIZABETH
GUIDO FRANCISCO LUNA AGUILERA
RUBIO MEDINA
Firma Firma
Ing. Guido Francisco Rubio M. Dra. Johanna Elizabeth Luna Aguilera
ANALISTA DE TECNOLOGÍAS DE GERENTE HOSPITAL GENERAL
INFORMACIÓN Y JOSÉ MARÍA VELASCO IBARRA,
COMUNICACIONES SUBROGANTE
