INSTRUCTOR

GENARO LEONEL CAMPOS CARMEN

Ingeniero de sistema
Maestría en Ingeniería de Sistemas con Gestión de Tecnología de la
Información

EXPERIENCIA
 Sesión 01
1.Conceptos básicos.
2.Descripción del entorno de trabajo.
3.Objetos de una base de datos.
4.Crear una tabla en vista diseño.
5.Tipo de datos, propiedades de un campo, clave
principal.
6.Vista hoja de datos.
 Conceptos básicos

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos

relacionales (DBMS) que forma parte del paquete de software de
Microsoft Office. Es una herramienta que permite a los usuarios crear,
administrar, gestionar y analizar bases de datos de manera eficiente.
 Base de datos
Una base de datos es una colección de datos relacionados que se
almacenan de forma organizada para que puedan ser consultados,
actualizados y gestionados de forma eficiente.

Tabla: Una tabla es una colección de datos sobre un tema concreto.

Cada tabla está formada por filas y columnas. Las filas representan los
registros de la tabla, y las columnas representan los campos de la
tabla.
 Base de datos
Registro: Un registro es una fila de una tabla. Representa una
unidad de datos individual.

Campo: Un campo es una columna de una tabla. Representa una

característica de un registro.

Tipo de datos: Un tipo de datos es el tipo de información que

puede almacenarse en un campo.
 Base de datos
Funciones de Access: Access ofrece una serie de funciones para
crear, gestionar y analizar bases de datos. Estas funciones
incluyen:
Creación de tablas: Access permite crear tablas nuevas o importar
datos de otras fuentes, como hojas de cálculo o archivos de texto.
Entrada de datos: Access facilita la entrada de datos en las tablas.
Modificación de datos: Access permite modificar los datos
existentes en las tablas.
 Base de datos
Búsqueda de datos: Access permite buscar datos en las tablas.
Creación de consultas: Las consultas permiten extraer datos de
las tablas.
Creación de informes: Los informes permiten mostrar los datos de
las tablas de forma organizada.
Creación de formularios: Los formularios permiten introducir y
modificar datos en las tablas.
 Base de datos
Access se puede utilizar para crear una gran variedad de bases de datos,
como:
Bases de datos de inventario: Estas bases de datos almacenan información
sobre los productos o servicios que se venden o distribuyen.
Bases de datos de clientes: Estas bases de datos almacenan información
sobre los clientes de una empresa.
Bases de datos de empleados: Estas bases de datos almacenan información
sobre los empleados de una empresa.
Bases de datos de proyectos: Estas bases de datos almacenan información
sobre los proyectos en los que trabaja una empresa.
Descripción del entorno de trabajo
El entorno de trabajo de Microsoft Access proporciona una interfaz gráfica para crear y
administrar bases de datos. A continuación, te proporciono una descripción de los principales
componentes del entorno de trabajo de Access:
Barra de herramientas de acceso rápido: Esta barra contiene comandos comunes como
Guardar, Deshacer y Rehacer. Puedes personalizar esta barra para incluir tus acciones más
utilizadas.
Ficha de archivo: En la parte superior izquierda, encontrarás la ficha de "Archivo" que te permite
abrir, guardar y administrar bases de datos, así como configurar opciones de la aplicación.

Barra de pestañas: Access utiliza pestañas para organizar diferentes objetos de la base de datos,
como tablas, formularios, consultas e informes. Cada pestaña te lleva a un área específica para
trabajar con ese tipo de objeto.

Panel de navegación: Se encuentra en el lado izquierdo de la pantalla y proporciona una vista

estructurada de todos los objetos de la base de datos, como tablas, consultas, formularios,
informes, etc. Desde aquí, puedes hacer clic para abrir o editar objetos.
Descripción del entorno de trabajo
Área de trabajo de objeto: Es el área principal donde se muestra el objeto seleccionado (como
una tabla, formulario, etc.). Aquí es donde interactúas y trabajas con los datos y la estructura del
objeto seleccionado.
Cinta de opciones: Similar a otros programas de Microsoft Office, la cinta de opciones contiene
fichas que agrupan comandos relacionados. Por ejemplo, hay fichas para "Inicio", "Diseño",
"Crear" y otras que te brindan acceso a herramientas específicas dependiendo del tipo de objeto
que estés editando.
Barra de estado: Se encuentra en la parte inferior de la ventana y proporciona información sobre
el estado actual de la base de datos, como el número de registros en una tabla o el estado de una
operación en curso.
Vista de diseño y vista de datos: Para muchos objetos (como tablas y consultas), puedes
alternar entre la "Vista de diseño" y la "Vista de datos". La primera te permite modificar la
estructura del objeto (por ejemplo, agregar campos a una tabla), mientras que la segunda te
permite ver y editar los datos directamente.
Descripción del entorno de trabajo
Barra de desplazamiento: Si la cantidad de objetos supera el espacio visible en el panel de
navegación, puedes usar la barra de desplazamiento vertical para moverte hacia arriba o hacia
abajo.
Barra de título: En la parte superior de la ventana, muestra el nombre del objeto de base de
datos que estás trabajando.
 Objetos de una base de datos
En Microsoft Access, los objetos de una base de datos son las diferentes entidades o
componentes que se utilizan para almacenar, organizar y manipular datos. Aquí están los
principales objetos que puedes encontrar en una base de datos de Access:

1. **Tablas**:

- Descripción: Las tablas son el componente fundamental de una base de datos. Contienen los
datos organizados en filas y columnas.

- Uso: Se utilizan para almacenar la información de una entidad específica, como clientes,
productos, empleados, etc.
 Objetos de una base de datos
2. **Consultas**:

- Descripción: Las consultas permiten realizar preguntas específicas sobre los datos
almacenados en las tablas. Puedes filtrar, ordenar y calcular información.

- Uso: Ayudan a extraer datos de manera selectiva según criterios específicos.

3. **Formularios**:

- Descripción: Los formularios proporcionan una interfaz gráfica para ingresar, modificar y ver
datos de manera más amigable que directamente en una tabla.

- Uso: Facilitan la interacción del usuario con la base de datos.

 Objetos de una base de datos
4. **Informes**:

- Descripción: Los informes permiten presentar y formatear los datos de manera organizada y
legible, a menudo con gráficos y tablas.

- Uso: Son útiles para imprimir o compartir información con otros usuarios de la base de datos.

5. **Macros**:

- Descripción: Las macros son secuencias de comandos predefinidas que automatizan tareas
específicas en la base de datos, como abrir formularios o ejecutar consultas.

- Uso: Facilitan la automatización de procesos repetitivos.

 Objetos de una base de datos
6. **Módulos**:

- Descripción: Los módulos contienen código VBA (Visual Basic for Applications) que permite la
automatización y personalización avanzada de la base de datos.

- Uso: Se utilizan para crear funciones y procedimientos personalizados.

7. **Relaciones**:

- Descripción: Las relaciones establecen vínculos entre tablas basados en campos comunes. Esto
permite una gestión de datos más eficiente y evita la redundancia.

- Uso: Facilitan la consulta de datos a través de múltiples tablas relacionadas.

 Objetos de una base de datos
8. **Páginas de acceso a datos**:

- Descripción: Permiten crear interfaces de usuario basadas en páginas web para acceder y
modificar datos de una base de datos en un navegador web.

- Uso: Útil para aplicaciones web basadas en Access.

9. **Documentos adjuntos**:

- Descripción: Permite adjuntar documentos (como imágenes, PDFs, etc.) a registros en una tabla.

- Uso: Útil para almacenar y acceder a archivos asociados a los datos.

 Tipo de datos, propiedades de un campo, clave principal
En Microsoft Access, al diseñar una tabla, es importante entender y configurar tres elementos clave: el
tipo de datos, las propiedades de un campo y la clave principal.
1.- Tipo de Datos: El tipo de datos de un campo determina qué tipo de información puede almacenar.
Access ofrece varios tipos de datos, cada uno diseñado para manejar un tipo específico de información.
Algunos tipos de datos comunes incluyen:

• **Texto**: Para almacenar texto o combinaciones de texto y números. Puedes especificar la

longitud máxima del campo.
• **Número**: Para almacenar valores numéricos. Puede ser entero o decimal.
• **Fecha/Hora**: Para almacenar fechas y horas.

• **Memo**: Para almacenar bloques de texto más grandes que los que admite el tipo de dato
"Texto".
• **Autonumérico**: Asigna automáticamente un número único a cada nuevo registro.

• **Moneda**: Para almacenar valores monetarios.

• **Booleano**: Para almacenar valores verdadero/falso o sí/no.

Tipo de datos, propiedades de un campo, clave principal
2. - Propiedades de un Campo: Una vez seleccionado el tipo de datos, es posible configurar
propiedades adicionales que afectan cómo se comporta y se muestra el campo. Algunas propiedades
comunes incluyen:

• **Requerido**: Puedes especificar si un campo debe contener datos (es decir, no puede estar
vacío).

• **Índice**: Puedes crear índices para acelerar la búsqueda de registros.

• **Máscara de Entrada**: Define un formato específico para la entrada de datos (por ejemplo, un
número de teléfono).
• **Regla de Validación**: Permite establecer condiciones para validar los datos ingresados.

• **Texto de Ayuda**: Proporciona una descripción o guía sobre qué tipo de datos debe ingresar el
usuario.
Tipo de datos, propiedades de un campo, clave principal
3.- Clave Principal: La clave principal es un campo o combinación de campos que proporciona una
manera única de identificar cada registro en una tabla. Es crucial para establecer relaciones entre
tablas y garantizar la integridad de los datos. Algunos puntos importantes sobre las claves primarias:

• **Debe ser único**: Cada valor en la clave principal debe ser único en la tabla.
• **No puede estar vacía (no nula)**: Debe haber un valor en la clave primaria para cada registro.

• **Puede ser un solo campo o una combinación de campos**: En algunos casos, puede ser
necesario utilizar múltiples campos para crear una clave primaria compuesta.
Crear una tabla en vista diseño

Práctica
 Vista hoja de datos
La "Vista Hoja de Datos" en Microsoft Access te permite ver y editar los datos de una tabla de forma
similar a una hoja de cálculo. Puedes realizar operaciones de edición directamente en esta vista
Crear una tabla en vista diseño

Práctica