Unidad 2
Archivo de documentos
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2. Archivo de documentos
CONTENIDOS
2.1. Ubicación de los documentos
2.2. Documentos básicos de compraventa
2.3. Los libros registro de facturas emitidas y recibidas
2.4. Aplicaciones informáticas de gestión administrativa
2.5. Los archivos de proveedores, artículos y clientes
2.6. Documentos relativos a los recursos humanos: la nómina
2.7. El archivo de trabajadores
2.8. El registro de los documentos administrativos básicos
2.9. El archivo convencional
2.10. Tipos de archivo
2.11. Mantenimiento del archivo físico o informático
2.12. Criterios de archivo
2.13. Normas de archivo
2.14. Archivo de los documentos de compraventa
2.15. Técnicas básicas de gestión de archivos
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2.1. Ubicación de los documentos
Tabla 2.1. Vinculación de documentos con las distintas áreas funcionales, departamentos y
tareas
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2.2. Documentos básicos de compraventa
• Identificación de los documentos dentro del proceso:
Pedido
Albarán
Factura
Figura 2.1. Documentos que intervienen en el proceso de compraventa.
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• Los documentos auxiliares
• Ficha de almacén
• Ficha de producto
• Ficha de proveedor
• Ficha de cliente
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• Los archivos y ficheros
• Falta de normalización
• Pedido, albarán y factura: elementos básicos
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• El recibo normalizado • La nota de gastos
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• La factura de rectificación o nota de abono
Cómo hacer la rectificación
• La factura electrónica
Qué validez tiene
Ejemplo de factura de rectificación
Figura 2.2. Sitio web de la factura electrónica en España.
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2.3. Los libros registro de facturas emitidas y recibidas
• Finalidad
• Obligatoriedad
Ejemplo de libro de facturas emitidas
Ejemplo de libro de facturas recibidas
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2.4. Aplicaciones informáticas de gestión administrativa
• Qué aplicaciones son:
Aplicaciones de contabilidad
Aplicaciones de facturación
Aplicaciones de gestión laboral
• Paquetes integrados
• Aplicaciones a medida
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2.5. Los archivos de proveedores, artículos y clientes
• Las aplicaciones informáticas de facturación
• Creación de los archivos
Factusol
Alta de empresa
Alta de proveedores
Alta de artículos
Alta de clientes
Figura 2.3. Interfaz de FACTUSOL.
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Figura 2.4. Alta de empresas en FACTUSOL.
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Figura 2.5. Alta de proveedores en FACTUSOL.
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Figura 2.6. Alta de artículos en FACTUSOL.
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Figura 2.7. Alta de clientes en FACTUSOL.
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2.6. Documentos relativos a los recursos humanos: la nómina
• Qué es una nómina
• Estructura
Encabezado
Devengos
Deducciones
Líquido a percibir
Bases de cotización y base de retención
Tabla 2.2. Datos del encabezado de una nómina
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Tabla 2.3. Devengos en una nómina
• Deducciones
Cotizaciones
Valor de los
a la Otras
IRPF Anticipos productos
Seguridad deducciones
en especie
Social
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2.7. El archivo de trabajadores
• Formato del archivo (NOMINASOL)
Alta de trabajadores
Interfaz de NOMINASOL
Figura 2.8. Alta de trabajadores en NOMINASOL. © Ediciones Paraninfo
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2.8. El registro de los documentos administrativos básicos
• Qué es un documento administrativo
• Qué es un registro público
• Registro general y registros auxiliares
• Cómo llegan los documentos
• Los expedientes
Tabla 2.4. Relación de documentos de un expediente administrativo
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• Tareas del registro:
Recepción Inscripción Clasificación Distribución
• Los asientos registrales
• Justificante de la documentación presentada
• Otros lugares de presentación de documentos
Figura 2.9. Registro de entrada.
Figura 2.10. Registro de salida. © Ediciones Paraninfo
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• La Administración electrónica
• Ventajas e inconvenientes
• La firma digital
Tabla 2.5. Ventajas e inconvenientes de la Administración electrónica
Figura 2.11. Administración electrónica. Figura 2.12. DNI electrónico 3.0.
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2.9. El archivo convencional
• Finalidad del archivo • Qué requisitos debe reunir
1. Mantener Utilización
ordenados todos sencilla
los documentos
Debe tardarse el
Debe menor tiempo
actualizarse posible en
constantemente encontrar la
documentación
3. Poderlos localizar
2. Conservarlos
con rapidez y
adecuadamente
precisión Garantizar la
seguridad e
Espacio no
integridad de la
excesivo
información
almacenada
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2.10. Tipos de archivo
2.10.1. Según la frecuencia de utilización
• Activos
• Semiactivos
• Inactivos
2.10.2. Según el lugar de emplazamiento
• Centralizados
• Descentralizados
Tabla 2.6. Tipos de archivo según su frecuencia de utilización
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2.11. Mantenimiento del archivo físico o informático
2.11.1. Archivo físico
Tabla 2.7. Carpetas
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Tabla 2.8. Carpetas archivadoras
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Tabla 2.9. Mobiliario
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2.11.2. Archivo informático Almacena gran cantidad de
• Bases de datos información en poco espacio.
• Copias de seguridad
• Documentos digitales
Figura 2.13. Digitalización de documentos. Figura 2.14. Almacenamiento de información en la nube.
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2.12. Criterios de archivo
2.12.1. Ordenación alfabética (palabra ordenatriz)
1. Nombres de personas (ordenatriz: primer apellido)
2. Nombres de empresas o de instituciones
Tabla 2.10. Ventajas e inconvenientes de la ordenación alfabética
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2.12.2. Ordenación numérica
• Ordenación cronológica
• Número consecutivo
Tabla 2.11. Ventajas e inconvenientes de la ordenación cronológica
Tabla 2.12. Ventajas e inconvenientes de la ordenación por número consecutivo
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Tabla 2.13. Ventajas e inconvenientes de la ordenación alfanumérica
Tabla 2.14. Ventajas e inconvenientes de la ordenación geográfica
Tabla 2.15. Ventajas e inconvenientes de la ordenación por materias
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2.13. Normas de archivo
• Rigor en la aplicación de las normas de archivo
• Reglas básicas
Comprobar que se han tomado todos los datos
No retrasar el archivo
No mantener los documentos en un archivo más tiempo del necesario
Dejar una ficha de referencia al extraer los documentos de un archivador
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2.14. Archivo de los documentos de compraventa
• Archivo de pedidos de clientes y proveedores
• Archivo de albaranes de proveedores
• Archivo de facturas de proveedores
Archivo activo
Archivo semiactivo
Archivo inactivo o histórico
• ¿Cómo localizamos las facturas?
Figura 2.15. Archivadores para clientes y proveedores. Figura 2.16. Ejemplo de archivador de facturas.
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2.15. Técnicas básicas de gestión de archivos
2.15.1. Seguimiento
Figura 2.17. Proceso
de gestión de la
documentación.
2.15.2. Almacenamiento
Condiciones de almacenamiento:
• Espacio adecuado
• Evitar pérdidas de información
• Perfecta ordenación del archivo
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2.15.3. Conservación
Plan de Mantenimiento y control de las instalaciones
conservación
Medidas preventivas para asegurar la protección de la
información
Evitar que usuarios no autorizados puedan acceder
2.15.4. Consulta
Fases:
Anotar en registro
de préstamo e
Formulario de informar de plazo
solicitud para devolver
Autorización para Registrar fecha
realizar la de devolución
consulta
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2.15.5. Expurgo
Figura 2.18. Expurgo de archivos.
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2.15.6. Custodia
Figura 2.19.
Confidencialidad
de la información.
Plan de seguridad:
• Identificar información confidencial.
• Restringir acceso, solo personas autorizadas.
• Establecer claves de acceso.
• Sistema de ciberseguridad. Figura 2.20. Cámara de
vigilancia de archivos.
• Controlar copias de la documentación.
• Disponer de cámaras de seguridad para control de acceso.
• Informar a los empleados de las medidas del plan de seguridad.
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