SEMANA 21

MÓDULO 7
SEMANA
21
MÓDULO
7

SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

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MÓDULO 7

PUNTO 1: Concepto. La organización y el Sistema de información.

Información contable.

Sistema de información. Concepto.

Marco conceptual sobre los sistemas de información:
1) Los sistemas de información son subsistemas de los sistemas
administrativos, a los que sirven y apoyan para que estos puedan
administrar la empresa u organización.
2) La información es un recurso organizacional esencial: las
organizaciones están en un proceso de cambio del propio contexto en
el que actúan, que las llevan a convertirse en organizaciones basadas
en un sistema de información.
3) Los sistemas de información afectan a todos los niveles y actividades
de la organización.
4) Los sistemas de información prestan apoyo a las distintas tareas,
operaciones, actividades, decisiones que en cada nivel jerárquico se
realizan.
5) Los sistemas de información deben lograr adaptarse perpetuamente a
la organización para que puedan ser utilizados y para trabajar con
mayor eficiencia.
Datos:son hechos aislados y en bruto, los cuales situados en un contexto
significativo, mediante una o varias operaciones de procesamiento,
permiten obtener deducciones relacionadas con la evolución e identificación
de personas, eventos y objetos.
La finalidad básica para recopilar y procesar datos es la de producir
información oportuna, adecuada en cantidad y calidad, útil para la toma de
decisiones.
Resultado del procesamiento de datos: puede aplicarse a muy diversos fines
desde la elaboración de cheques para el pago de sueldos hasta la
presentación de un informe para la gerencia general para propósito de
planificación y control.
Interna de
la empresa

Público

Accionista

Gob.,etc.
Operaciones internas

Divulgación

Clientes

Recopilación Procesamiento Salida Interpretación

Ptos. yss

Acción
Competidores

Coyuntura económica
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Información: se distingue sustancialmente de los datos, en que estos

últimos, son mensajes en bruto y no evaluados. Mientras que la información
significa un aumento de conocimiento obtenidos por el receptor mediante la
coordinación apropiada de los elementos de los datos con las variables de
un problema. Es decir, la información se nutre de los datos para producir
informes y reportes de alguna utilidad.
La información es el procesamiento de datos que pueden proporcionar un
conocimiento o bien el entendimiento de ciertos factores. La función
primordial de la información, y por ende, de un sistema de información
consiste en aumentar los conocimientos del usuario o reducir su
incertidumbre.

-Receptor

Emisor Procesador -Uso de la

información
Datos

Sistema de información:
Según Burch y Strater: es un conjunto sistemático y formal de
componentes capaz de realizar operaciones de procesamiento de datos con
los siguientes propósitos:

 Llenar las necesidades de procesamiento de datos correspondiente a

los aspectos legales, patrimoniales, económicos y financieros de las
transacciones.
 Proporcionar información a los administradores en apoyo de las
actividades de planeamiento, control y toma de decisiones.
 Producir una gran variedad de informes según se lo quiera para uso
interno o externo.

Según Etkin: dentro de la organización considerada como un sistema de

información asume básicamente la forma de una red de comunicaciones que
enlaza las entradas y salidas de elementos físicos y sus representaciones
simbólicas, el sistema de información es el marco integrador, el esquema
que está basado en la estructuración de las relaciones y destinado a
resolver el problema de la fragmentación de funciones derivadas de los
procesos organizativos.

Según Volpentesta: a fin poder definir adecuadamente los sistemas de

información, desarrollaremos el marco conceptual dentro del cual se
desenvuelven.

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Puede definirse a un sistema de información como “ un sistema integrado y

coordinado de personas, equipos y procedimientos que transforman los
datos en información, a fin de apoyar las actividades de la organizaciones
tales como las operaciones, la administración y la toma de decisiones, de
modo que aquellas se desarrollen mas eficientemente”.

Subsistema Subsistema Subsistema Subsistema de Subsistema de

informativo de de control información
planeamiento organización

- contexto - objetivos De gestión, - variación del

evaluación de contexto
- resultados - política Nivel resultados de - internas
anteriores
- plan Estratégico la
- tendencias - resultados y
administración.
objetivos
- decisiones
alcanzados
estratégicas.

Identificación - Superior, - controles

técnica de presupuestos evaluación de presupuestarios
recursos rendimientos y
materiales y - metas - costos y
Nivel Táctico posiciones resultados
humanos - programas empresarias.
para poder - situación
elaborar el económica,
presupuesto. financiera,
patrimonial y
administrativa.

- tecnología - Nivel Operativo, Datos sobre el

procedimiento Operativo evaluación de cumplimiento
- recursos cómo se de normas y
humanos - acciones cumple. procesos.

Clasificación de la información:
 Acción versus no acción:
I. La de acción: requiere que el receptor realice alguna acción, ya
sea inmediata o mediata.
II. La no acción: indica que ya ha tenido lugar alguna acción o
hecho.
 Recurrente versus no recurrente:
I. Recurrente: es la que se genera en intervalos regulares. Ej.:
información anual, semestral, etc.

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II. No recurrente: información esporádica y específica, no periódica.

Ej.: proyecto de inversión, estudio de mercado, estudio de líneas
de crédito, etc.
 Documental versus no documental:
I. Documental: expresa, por escrito u otras formas permanentes.
Ej.: disquete, extracto bancario, etc.
II. No documental: es la trasmitida por medio de la palabra oral u
originaria en la observación personal y preservada en alguna
forma escrita.
 Interna versus externa:
I. Interna: proviene de la propia organización. Ej.: estados
contables, presupuestos, etc.
II. Externa: proviene del contexto.
 Histórica versus proyección futura:
I. Histórica: referida a los hechos pasados o presentes hasta el
momento en que se produce la información.
II. Futura: vinculada con la hipótesis de comportamiento de
variables internas y externas.

Componentes de un sistema de información:

Equipos (hardware): son los dispositivos electrónicos y electromecánicos

que procesan los datos, que deben realizar las funciones de ingreso de
datos, cálculos, control, almacenamiento y salida de los resultados.

Los resultados de procesamiento se transfieren al usuario por medio de las

unidades de salidas, donde las mas comunes son la impresora y las
terminales de despliegue visual.

Software: compuesto por los programas requeridos por el sistema. El

objetivo primario de esos programas es controlar todas las actividades de
procesamiento de datos y cerciorarse que los recursos y capacidades del
sistema sean aprovechados de la manera mas eficaz.

Procedimientos: son la manera de llevar a cabo un actividad. Se toman en

cuenta como elementos físicos pues normalmente se encuentran volcados
en manuales de procedimientos o instrucciones. Los procedimientos
operativos normales señalan las actividades diarias, y los procedimientos de
emergencia, los pasos a seguir en caso de fallas del equipo o cualquier otro
problema.

Personas: son los que diseñan los sistemas de información y los que los
utilizan. Se los conoce como usuarios del sistema, ya que, o estarán a cargo
del manejo e ingreso de datos al sistema, o utilizarán la información
producida en él.

Base de datos: es un conjunto de datos almacenados en diferentes

registros. Un registro es un conjunto completo de datos relacionados.

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Comunicación: es el elemento que unifica y liga las partes de una

organización, a través de la cual se transmiten las órdenes e información
para que puedan realizarse las tareas y se pueda verificar su cumplimiento.
Se la puede dividir en:

 Comunicación formal: esta definida por la estructura de la

organización formal.
Puede ser:

 Comunicación vertical de corriente de información

descendente: sirven para transmitir órdenes, consejos e
instrucciones para explicar la forma de realizar las tareas, para
informar sobre procedimientos y prácticas de la organización;
para la retroalimentación al subordinado respecto de elementos
que hacen a una tarea y también para conocimientos de
planes, metas, operaciones, etc. Es la comunicación directa
ente el superior y el subordinado. Los medios son manuales,
circulares, reglamentos, cartas, etc.
 Comunicación vertical de corriente de información ascendente:
permite conocer información acerca de la operación y
evaluación de las tareas, los programas y planes. Es la que
proviene de los subordinados. Permite ejecutar el control y
además sirve para estar en contacto con la persona que la
emite u otros niveles involucrados en la acción, recibir quejas o
inquietudes.
 Comunicación horizontal: es la que se realiza entre los
miembros de un mismo nivel jerárquico, permite la
coordinación de las tareas y favorece el entendimiento mutuo
entre pares como consecuencia de las relaciones funcionales
que se dan.
 Comunicación oblicua: es la que se puede realizar entre en
gerente del departamento de comercialización con un
empleado de finanzas.
 Comunicación informal: comprende toda información no oficial entre
los miembros que integran la organización. Es el medio
complementario de la comunicación formal. Aquí se intercambian
consejos, opiniones, rumores, chismes. Etc.

Requisitos esenciales de un sistema de información:

1) Que la información sea:

 Oportuna: la información debe emitirse en tiempo y lugar
requerido por los usuarios.
 Clara: debe ser de fácil comprensión para los usuarios.
 Precisa: debe buscar un acercamiento a la exactitud en la
medida de lo posible.
 Significativa: no debe omitir ningún elemento de importancia
pero puede excluir a elementos que no la posean.
 Grado de detalle: la información debe expresar con el grado de
detalle y la síntesis adecuada a cada nivel de la organización.

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 Confiabilidad: se logra a través de la claridad de la

información.

2) Que el sistema sea:

 Productivo: es decir que el costo de la información no supere
los resultados esperados (relación costo – beneficio)

La organización y el sistema de información:

Los sistemas de información afectan a todos los niveles y actividades de la

organización. Estos deben prestar apoyo a las diferentes operaciones,
tareas, actividades y decisiones que en casa nivel se realizan, considerando
las distintas necesidades de cada uno de ellos. Tener organizaciones donde
en cada nivel los sistemas de información brindan el apoyo necesario, hace
que éstos sirvan de medio para alcanzar fines sin convertirse en fines por sí
mismos.
Los sistemas deben adaptarse perfectamente a la organización que sirven,
para que puedan ser útiles y así, trabajar con mayor eficiencia.

Información contable:
En la organización se generan diariamente una multitud de transacciones
que afectan al patrimonio de la empresa en forma cualitativa y cuantitativa,
las cuales deben ser registradas. La función contabilidad es aquella que
proporciona una serie de registros detallados, de acuerdo a una estructura
orgánica y coherente, que describen la manera en que los detalles de las
operaciones deben ser registrados. Estos registros serán necesarios para
responder cuatro preguntas básicas que los gerentes, empleados, auditores,
accionistas, proveedores y otros desean conocer:
 ¿Qué transacción se ha realizado?
 ¿Cuándo ocurrió la transacción?
 ¿Qué efecto causó la transacción?
 ¿Cuánto dinero está implicado en la transacción?
Para llevar a cabo su función, el sistema contable se vale de un método de
registración llamado sistema de partida doble. Como resultado de esta
función se preparan informes especiales en períodos determinados de
tiempo, que cumplen con ciertos requerimientos legales y comerciales de
información a terceros.
La contabilidad se considera como el centro generador de datos más
significativo de la empresa que debe estar al servicio de la información de la
organización.

PUNTO 2: Funciones básicas del sistema de información. Etapas.

Funciones básicas del sistema de información. Etapas:

1. Recolección de datos: la función de recolección de datos se ocupa de
captar aquellos que se refieren a acontecimientos que atañan a la
organización y a su ambiente.

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Los sistemas de información procesan entradas de datos, que se producen

en todas las transacciones rutinarias que a diario se realizan en la
organización.

Métodos de recolección de datos: consiste en dos etapas, la de captación y

la de registro de datos. El grado de automatización con que se cumple
puede variar desde métodos completamente manuales hasta los
automáticos en su totalidad.

Antes que la información captada pueda ser empleada debe ser registrada
de alguna forma. El medio para ello consiste, generalmente, en un papel o
tipo de material magnético o fotográfico, de acuerdo con las características
del equipo utilizado por el sistema para que luego pueda ser utilizado por el
mismo.

Los datos deben ser capturados lo más cercano posible, tanto en tiempo
como en espacio, de la fuente de la transacción.

Reducción de los datos recolectados: la captación de datos es cara y al

mismo tiempo susceptible de un alto grado de error y, con frecuencia,
representa uno de los elementos de costos mas significativos en el
funcionamiento del sistema de información. Por lo tanto se puede conseguir
sustanciales economías mediante la reducción del volumen de datos
recolectados. Se debe lograr un equilibrio entre la cantidad y el valor de la
información obtenida, también es importante evitar recolectar la misma
información mas de una vez.

2. Clasificación de datos: el propósito de clasificación de los datos es asociar

un acontecimiento con otros que guardan semejanzas significativas.
Consiste en identificar los datos, agruparlos en conjuntos homogéneos y
ordenarlos, teniendo en cuenta la manera en que será necesario
recuperarlos. La importancia depende del propósito perseguido.

3. Comprensión de datos: el volumen de datos generados es normalmente

tan enorme que, de algún modo, de be ser reducido a fin de no inundar la
organización con detalles triviales. El propósito de la comprensión de datos
es reducir el volumen de aquellos que se transmiten dentro de la
organización, sin reducir demasiado severamente su contenido de
información. Por ello existen diversos métodos:

o Filtrado de la información insignificante: la gran masa de datos que

se introducen en un sistema en su mayor parte, no conducen a un
cambio significativo en los planes, es por ello que el sistema de
información debería filtrar datos insignificantes y dejar pasar

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solamente las “excepciones” que obliguen a una modificación de los

planes vigentes.
La identificación de todas las excepciones requiere una formulación
completa del proceso de planeamiento, cosa que normalmente no se
puede hacer. El sistema de detección de excepciones elimina solo las
no-excepciones y al resto aplica un filtrado mas fino para aislar
aquellas excepciones, que resulten dudosas.

o Agregado de datos: Consiste en agregar datos a la información ya

procesada, concurrentes a la misma. Es la adición de datos de las
dimensiones de clasificación cuya conservación resulta indeseable y
reducir de esta manera el volumen de los datos presentados. Las
dimensiones eliminadas no tienen importancia para el tema específico
perseguido.
o Comprensión de datos probabilísticos: representa una forma de
reducción de incertidumbre. Una comprensión de datos de este tipo
sirve para dos propósitos:
1. reduce el volumen de los datos comunicados y,
2. genera mayor consistencia a través de toda la organización:
porque si se comunicara todo el conjunto de datos, cada uno
de los usuarios tendría que extraer de ellos sus propias
conclusiones por cuanto las actividades dentro de la
organización podrían volverse sumamente conflictivas.

4. Archivo de datos: el archivo de datos cumple la función de memoria y

permite que la organización actúe sobre la base de informaciones relativas
al pasado. Consiste en la conservación física de los datos y su adecuada
protección. Si bien no todos los datos que procesa un sistema de
información se conservan en dispositivos de computación, éstos constituyen
el banco de datos principal de las organizaciones.

 Organización de la base de datos: consiste en la suma total de la

información archivada disposición de la organización. La base de
datos es un conjunto integrado de datos almacenados en diferentes
tipos de registros. Para facilitar la recuperación de la información, la
base de datos debe ser estructurada de manera que muestre las
importantes relaciones entre los elementos de los datos. Además,
cada elemento ha de tener un formato específico y un lugar
determinado en el archivo. Normalmente la base de datos se
fragmenta en subconjuntos, denominados ficheros, los cuales
contienen una información relativamente homogénea. Un fichero
consiste en un conjunto de registros, los cuales contienen una
colección de informaciones referentes a un tema en particular. A su
vez los registros se dividen en campos.
 Identificación de los datos archivados: la identificación de los datos
archivados puede ser explícita o implícita. Si se identifican en forma
explícita, los datos tendrán una etiqueta o marca, debidamente
codificada. (ejemplo: una clave). Cuando sea implícita se basa en la
posición de los datos, ya sea en la posición física absoluta o relativa a

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otros datos. La ventaja de la identificación implícita consiste en

eliminar la necesidad de archivar la etiqueta junto con los datos.
 Medios de archivo: cualquier medio puede ser utilizado para archivar
datos. Los medios mecánicos presentan la ventaja de que pueden ser
leídos directamente por medio de mecanismos automáticos, sin
embargo los medios magnéticos son los más usados porque además
de la ventaja de ser legibles por máquinas, proporcionan una amplia
escala de volúmenes, costos y tiempos de acceso.
 Jerarquía de archivo: debido a las amplias diferencias en volumen,
velocidad y costo, la base de datos se archiva por lo general en una
jerarquía de mecanismos físicos de archivo. Un dato determinado
debe ser asignado a uno de los mecanismos comprendidos en la
jerarquía de archivos. A fin de minimizar el tiempo de acceso
promedio. Además los datos podrán ser transferidos continuamente
de un nivel a otro para mantener una ubicación que resulte eficiente.

5. Administración de datos: consiste en facilitar el acceso a la información

contenida en la base de datos por medio de un adecuado sistema de
ordenamiento y clasificación de la información. Actúa como interfaz entre la
jerarquía del almacenamiento y los diversos procesos de información que
utilizan o modifican el contenido de la base de datos. Esto incluye tanto las
decisiones que toman las personas como los programas de aplicación, tales
como cálculos de planilla de pagos y control de inventarios.

Requerimientos de la administración de datos: a fin de que pueda servir a

las necesidades de la organización, la función de administración de datos
debe cumplir con los siguientes requisitos:

i. Eficiencia en el procesamiento de rutina: el grueso de la información

obtenida de la base de datos es empleada en la preparación de
informes periódicos de rutina y en documentos operativos. En
consecuencia, debe prestarse mucha atención a la eficiencia de este
proceso. Una de las maneras de aumentar la eficiencia consiste en
segmentar la base de datos en ficheros separados de modo que
determinado tipo de proceso requiera tener acceso a registros de
datos relativamente homogéneos.
ii. Consultas ad - hoc: al diseñar un sistema no es posible prever con
anticipación y preparar sobre una base periódica toda la información
que resultará imprescindible dentro de la organización. Las
necesidades futuras de información no solo son desconocidas, sino
que no se pueden conocer. Por lo tanto, la función de administración
de datos debería ser capaz de proporcionar aquella información que
no es factible anticipar detalladamente. Esa información es
proporcionada por el sistema respondiendo a consultas ad - hoc.
iii. Seguridad: la base de datos representa un recurso de incalculable
valor para la organización, de modo que la integridad debe ser
protegida. Al servir como punto de contacto entre la base de datos y
los diversos usos de la información, la función de administración de
datos tiene la responsabilidad de mantener la seguridad de esa base.
Se deben considerar tres aspectos diferentes:

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 Protección contra la pérdida o destrucción.

 El secreto.
 Validez.
 Generalización y flexibilidad.

6. Computación o procesamiento de datos: la función de computación

incluye todos los procesos dentro del sistema de información que
transforman los datos de entrada en datos de salida. Consiste en convertir
los datos en información que tenga valor y significado para el usuario. Ej.:
cálculo de planilla de pago y facturas, preparación de datos para contaduría,
etc.

Esta función incluye, asimismo, la manipulación de datos de naturaleza no

numérica por ejemplo, el ordenamiento de un gran número de registros de
acuerdo con su identificador (clave). Cualquier manipulación bien definida
de símbolos, representen o no cantidades numéricas, constituye una forma
de computación.

El grueso de los datos manipulados proviene de la base de datos. Esto pasa

por un proceso continuo de reordenamiento, modificación, agregados y
supresiones, a fin de hacer de ella una imagen actualizada de la
organización. Todos estos cambios se efectúan mediante algún tipo de
computación.

7. Transmisión de los datos: implica la comunicación entre puntos

separados geográficamente o personas distintas. La comunicación de la
información puede efectuarse mediante el movimiento físico del medio en
que está registrado el dato (papel o cinta magnética, por Ej.) o por
transmisión de una señal eléctrica en la que está codificada la información.

La centralización en la computación exige una menor capacidad total,

además reduce el costo unitario de computación. Este costo depende en
primer lugar, de la distancia y del volumen de datos transmitidos. En
segundo lugar, de la sugerencia del mensaje y la variación del volumen de
los mismos.

La disposición ideal consiste, tal vez, en una red con una computadora
central grande y varias pequeñas descentralizadas.

La justificación mas importante en la transmisión de datos es que permite el

planeamiento sobre la base mas global.

La subunidades de una organización están con frecuencia separadas

geográficamente, las comunicaciones rápidas constituyen un requisito
previo para una coordinación estrecha.

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8. Exposición (salida) de datos: consiste en preparar la información en

forma adecuada para la percepción humana. Proporciona el punto de
contacto entre el sistema de información y los miembros de organizaciones.
Las decisiones tomadas en la organización están basadas en información
expuesta de diversas formas, de modo que la eficiencia de este punto de
contacto tiene un papel importante en el éxito de la organización.

Se exponen los datos a quien ha de usarlos con la periodicidad, forma,

contenido y momento adecuado.

Uno de los productos mas importantes para los usuarios de un sistema de

información son las salidas que este produce. Dentro de las salidas posibles
la producción de informes adquiere especial significatividad. Toda salida de
un sistema de información debe alcanzar uno o mas de los siguientes
objetivos:
 Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado
actual y proyecciones para el futuro.
 Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o
advertencias.
 Iniciar una acción.
 Confirmar una acción.
Normalmente se espera que un sistema de información produzca informes
preparados con anticipación para satisfacer requerimientos de situaciones
repetitivas. Pero no solo este tipo de informes se espera que surjan de un
sistema de información. Un buen sistema de información debe permitir
obtener informes especiales pedidos específicamente, basados en
solicitudes no programadas.
Dentro de un sistema de información se puede distinguir distintos tipos de
informes:
 Informes periódicos: son los que comúnmente se esperan que
proporcionen los sistemas de información. Se producen en forma rutinaria
en base a períodos establecidos con anticipación: informes semanales,
quincenales, mensuales. Ej.: total de ventas de cada semana, los clientes
atrasados en sus pagos mensuales, etc.
El aumento de la velocidad y el costo descendente de las computadoras
hace que, informes que antes se producían en intervalos más largos, se
puedan obtener en menor tiempo, como así también, informes que antes no
resultaban económicos hacer, se pueden obtener a bajísimo costo. Por lo
tanto, la computarización genera un aumento en el número de informes
periódicos, si bien resulta muy beneficioso para la administración, el
aumento de este tipo de informes en ocasiones es tan grande que muchas
veces, los administradores no tienen tiempo de visar todos los que reciben.
 Informes de datos críticos: son una variación del anterior. Se utilizar para
monitorear algunos aspectos importantes y críticos de algunas operaciones
en determinados intervalos, a fin de actuar correctamente ante la aparición
de un desvío o problema. Se elige para ello indicadores claves que son
básicos para el buen funcionamiento de la organización en ciertas áreas

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determinadas. Ej.: saldos de bancos a cierta hora, ventas de contado,

unidades de materias primas en existencia.
El principal beneficio de estos informes es que permite a los
administradores mantener dentro de los límites de control actividades
básicas de la organización.
 Informes al instante: cuando un administrador solicita antes de tiempo
estipulado un informe periódico, se dice que éste es un informe al instante.
Diversas circunstancias (problemas, amenazas, oportunidades) hacen que
un administrador crea conveniente tener este tipo de datos antes de la
fecha en que se tiene que producir normalmente el informe. Para poder
obtenerlos solo se requiere que se mantengan actualizados los archivos que
generan los informes.
Informes de excepción: informa sobre situaciones que no sean normales o
que, siendo normales, han excedido los límites de control establecidos.
Mercaderías recibidas que presentan una gran cantidad de unidades rotas;
compra por parte de un cliente que excede la cantidad de compra habitual;
variaciones significativas del costo real de producción contra lo estimado;
descuentos inusuales realizados en ventas, son algunos elementos que
determinan o impulsan la confección de este tipo de informes.

Otras funciones de un sistema de información por el uso tan difundido de la

informática son:

 Procesar preguntas: brindan la posibilidad de responder inmediatamente

solicitudes realizadas por el usuario, en contacto directo entre la
computadora (por medio de la base de datos) y el usuario. Esta posibilidad
de interactuar en forma directa con el sistema de cómputos requiere una
aplicación de sistema de información en línea, que permite que cualquier
registro o cualquier dato sea fácilmente accesible a cualquier persona
autorizada.

Procesar interacciones con modelos: en los sistemas que utilizan PED se

puede contemplar a posibilidad de que los usuarios interactúen con el
computador por medio de sistemas y soporte de modelos, tanto de
planeamiento, de análisis, como de toma de decisiones. La computadora
realiza el procesamiento en base al modelo que el usuario designe,
operando interactivamente con él.

Modalidades de procesamiento.

Es importante conocer lo mejor posible los sistemas de información son

capaces de hacer para una organización. Los sistemas de información
computarizados pueden tener más capacidad y funciones que los no
computarizados. Dichas funciones y capacidades no solo hacen que cada
una las tareas de la organización se analicen en forma sistemática, sino que

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los cambios también se reflejen en la estructura de los mismos y en la

forma en que son dirigidos cuando cuentan con dichos sistemas. Lo que
provoca que no solo se deben conocer las funciones y capacidades sino
también algunos aspectos relacionados en la forma particular de
procesamiento de las transacciones.

 Procesamiento de transacciones en lotes: se reúnen todas las

transacciones del mismo tipo durante un período y se procesan como un
lote de transacciones. Todos los datos y transacciones del mismo tipo
durante un período se codifican y reúnen en grupos (lotes) antes de ser
procesados. Por lo tanto el procesamiento es periódico, ya que se hace
sobre determinados períodos o intervalos: cada dos horas; cada diez horas;
cada dos o siete días; etc.

Los datos se registran en documentos que posteriormente se agregan al

flujo de trabajo.

Los lotes pueden variar de tamaño, desde unas pocas transacciones hasta
cientos de ellas.

 Procesamiento de transacciones en línea: en este caso casa operación se

procesa a medida que van ocurriendo y se las ingresa de a una por vez. Es
decir, cada operación entra sola al sistema de cómputos. Si la operación
además de procesarse sola, se lo hace en el momento en que ocurre, se
dice que se procesa en línea o en momento real.

Los usuarios desde sus puestos de trabajo ingresan los datos directamente
al sistema y las salidas son transmitidas directamente al usuario.

PUNTO 3: Tipos de sistema de información. Integrados y distribuidos.

Costos.

Filosofía de la administración grado de centralizacion

de autoridad y

responsabilidad.

Grado de descentralización

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La organización de la
de autoridad y

Información depende de
responsabilidad.

Con procesam.

Enfoque
jerárquico centralizado.

Con procesam.

Enfoque del diseño del

descentralizado.

sistema de información.

Integrado

Enfoque
del sistema

distribuido

Tipos de sistema de información. Integrados y distribuidos.

Sistema de información integrado: implica canalizar todos los datos de la

organización hacia un banco común para realizar el procesamiento y las
funciones de información de toda la empresa en forma conjunta.

Los componentes fundamentales de este sistema son:

 Banco de datos común: no significa un archivo sino varios archivos

interrelacionados donde los datos interactúan.
El banco permite rápido acceso en línea a los datos, almacenamiento
masivo, actualización de archivos, procesamiento centralizado de
datos en lotes.

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Todos los usuarios del sistema de información (sin importar su

posición dentro de la organización) interactúan directamente a través
del sistema integrado.

 El jefe o responsable del sistema de información: debe ser un técnico

conocedor de las actividades de la empresa y conocer cómo debe
estructurar el sistema.

Características para considerar un sistema como integrado:

1) Los datos que se almacenan en los archivos de un subsistema son

necesarios para otros subsistemas al que le sería imposible
generarlos.
2) Cuando varios subsistemas tienen acceso a los mismos elementos de
datos de una fuente común; o cuando la salida de un subsistema es
la entrada de otro subsistema.
3) Cuando los subsistemas se relacionan por la necesidad de
proporcionar datos para una misma tarea u operación.
4) Cada uno de los distintos subsistemas utilizan los mismos datos de
otra fuente.
5) Cuando es posible establecer “uniones” o “relaciones”, que permitan
un flujo de éstos por distintos caminos.

De esta forma la integración se manifiesta como el entrelazamiento de

subsistemas de tal modo que los datos de un subsistema puedan pasarse en
forma rutinaria o recibirse por uno o varios subsistemas más.

El sistema de información de una organización es una asociación de

subsistemas funcionales altamente integrados. Cada uno de estos
subsistemas contienen aplicaciones individuales desarrolladas para y por
diferentes grupos de usuarios que realizan diferentes funciones. Si no
existiera la posibilidad de integración, estas aplicaciones individuales
podrían llegar a ser inconsistentes.

Procesamiento Informes para

rutinario de datos los usuarios
Banco de datos común

Procesamiento Archivo de finanzas

Entrada de electrónico de
transacciones. datos
Archivo de vendedores

Respuesta a la Archivo de clientes

Tiempo
consulta compartido
Archivo de ventas

Archivo de inventario

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 Reducción de la redundancia y duplicación en los archivos y en el

trabajo de programación con una mayor estandarización.
 Mayor seguridad, control y protección al banco de datos contra el
acceso de personas no

Ventajas:

 Reducción de la redundancia y duplicación en los archivos y en el

trabajo de programación así como una mayor estandarización.
 Mayor seguridad, control y protección al banco de datos contra el
acceso de personas no
autorizadas. Ejemplo: en el caso de la competencia entre empresas,
robos bancarios, etc.

 Reducción en la intervención del personal en las operaciones de

entrada, procesamiento y salida disminuyendo la posibilidad de error.
 Permite la actualización instantánea de los archivos de datos.
 Puesto que el sistema integrado satisface una gran necesidad de
información y sirve a múltiples aplicaciones de procesamiento en toda
la organización, existe un potencial de economicidad en gran escala.
Con un volumen apropiado de procesamiento, la tecnología de
computación ofrece la posibilidad de un reducido costo de operación
unitaria (al procesar una gran cantidad de datos posibilita la
centralización, aspecto de economía de escala).

Desventajas:
 Para lograr una efectividad máxima, el personal del sistema de
información sobre todo los analistas de sistemas, deben tener
el nivel necesario de autoridad y responsabilidad para ejecutar sus
tareas en forma adecuada, si el personal no tiene autoridad esto
implica un fracaso y conlleva al fracaso de la organización.
 Sin la cooperación de todos los niveles administrativos el sistema no
lograría sus objetivos.
 Falta de personal calificado para diseñar, implantar y mantener el
sistema altamente integrado y que utilice equipo complicado.
 Existe la posibilidad de que un sistema integrado no responda a las
necesidades de los usuarios.
 El costo puede ser muy elevado.

Sistema de información distribuida: utiliza un grupo o combinación de

sistemas de información dispuestos de tal manera que se forma un sistema

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MÓDULO 7

de subsistemas. El objetivo básico del sistema de información distribuido

consiste en establecer subsistemas relativamente independientes, que sin
embargo, están vinculados por las relaciones de comunicación.

Los subsistemas se ubican en las áreas de la organización que los necesiten,

cada área con sus respectivas bases de datos.

El subsistema de información de cada área tendría un tratamiento diferente,

es decir, su propio procesamiento de datos e información, y los datos no se
prestarían a la totalidad de la integración estableciéndose una red de
bancos.

Condiciones básicas:
 Algunos de los subsistemas tendrán que interactuar con otros
subsistemas.
 Algunos subsistemas deberán compartir con otros los archivos y
también el procesamiento de datos.
 Algunos subsistemas tendrán muy poca interacción con los demás y
para todo intento estarán bastante separados y serán autosuficientes.

Investigación de mercado Finanzas

-Procesamiento de datos -Procesamiento de datos

-Banco de datos -Banco de datos

Producción

-Procesamiento de datos

-Banco de datos

Gerencia General

-Procesamiento de datos

-Banco de datos

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MÓDULO 7

Ventajas:

 Su relación costo – efectividad conforma mayor economía al ser

menor la inversión.
 El empleo del sistema distribuido puede disminuir los costos
generales relevando a la instalación central una parte de la carga de
procesamiento y disminuyendo la cantidad de datos que se puede
transmitir.
 El sistema se puede modificar con mayor facilidad cuando se trata de
satisfacer las demandas del usuario.
 La seguridad, el respaldo, la recuperación y el control pueden
manejarse con facilidad.
 La mayoría de los sistemas distribuidos requiere una programación y
una tecnología relativamente sencilla.
 Las demandas debidas al volumen, la complejidad, la oportunidad y
las necesidades de cálculo de la empresa se pueden satisfacer con
más precisión.
 Los archivos grandes pueden convertirse en varios archivos
pequeños, situándose cada uno en el área de necesidad.
 Se pueden establecer interacciones entre las áreas funcionales.
Interacción con elementos comunes.
 Si se descompone un subsistema no afecta a los demás.

Desventajas:

 Hay una reducción considerable en las respuestas que se pueden

proporcionar a los usuarios en línea por lo que se refiere al acceso de
todas las partes del sistema.
 La extracción de datos concurrentes de diferentes archivos puede ser
difícil.
 Pueden producirse inconsistencias en el sistema dando lugar a
desigualdades en la edición, en el formato y en los dispositivos del
procesamiento de datos generales.
 La coordinación de actividades puede resultar más difícil sobre todo
en caso de que los subsistemas llegan a quedar débilmente acoplados
y se tornan independientes.
 Duplicidad de datos.

Costos:

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MÓDULO 7

La variable costos es cada vez menor en el equipamiento para el

procesamiento de datos debido al avance de la tecnología, puede darse que
en el sistema de información distribuido los costos unitarios sean mayores.

El costo de los informes varía según los factores de la potencia de los

mismos. Es decir:

a. Frecuencia: en el tiempo que demanda su producción.

b. Volumen: grado de detalle que lleva el informe.
c. Exactitud: proximidad que tenga a la realidad.
d. Velocidad de respuesta.
Todo informe justifica su costo con los beneficios de la información obtenida
y se manifiesta a través de las decisiones que se han tomado.

PUNTO 4: Información funcional. Áreas donde se produce información para

evaluar la gestión: Comercial, Producción, Finanzas, Recursos
Humanos. Información externa.

Información funciona. Áreas donde se produce información para evaluar la

gestión: Comercial, Producción, Finanzas, Recursos Humanos.

Sistema de
información para
ejecutivos.

Sistema de
Sistema de Sistema de
información
información de información de
financiera
comercialización.
RR. HH.
Promociones de venta, Dotación del personal,

investigación de mercado, Inversiones, financiamientos administración del personal.

distribución. Y dividendos para el planeamiento,

dirección y medición de resultados.

Control y preparación de informes.

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MÓDULO 7

Sistema de
Sistema de
información de
información de
manufactura.
recursos.

Información y datos del

entorno

Política, sociología, religión, cultura, economía

Competencia, proveedores, bancos, etc.

Subsistema de Comercialización: este subsistema cubre las siguientes

actividades: ventas y promoción de productos o servicios; investigación de
mercados; y en algunos casos el desarrollo de nuevos productos.

Con respecto a la investigación de mercado, la información requerida estará

referida a:

1. Información de mercado: cantidad de consumidores potenciales, su

ubicación geográfica, edad, sexo, nivel de ingreso y otros factores.
2. Hábitos de compra del consumidor: periodicidad o frecuencia,
cantidades de compras, época o momento en que decide las
compras, lugar de compras, personas de cada grupo que deciden o
influyen en las compras, identificación con determinadas marcas.
3. Competencia: proporción del mercado total del producto, proporción
del mercado zonal o regional del producto, proporción del mercado
local o municipal, cantidad de competidores por zona geográfica,

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MÓDULO 7

fuerza de venta de competidores, estrategias comerciales de los

principales competidores (características del producto, precios,
promoción y canales de distribución).
4. Las ventas: ventas totales, al contado o a crédito, por zona, por
vendedores, descuentos concedidos, bonificaciones, gastos de
comercialización (por almacenamiento y despacho, por transporte y
distribución, por promoción, etc.).
Subsistema Producción: incluye todas las actividades que involucran directa
o indirectamente la fabricación de productos; desarrollo de nuevos
productos; determinación de la capacidad fabril; capacidad de planta;
programación y control de la producción; control de calidad.

Necesitará información referida a:

1. Materias primas: cantidad y costos, materia prima adquirida,

deteriorada, consumidas, desperdiciadas.
2. Mano de obra: cantidad de empleados mensualizados y jornalizados,
horas / hombres disponibles mensualmente, ocupadas e
improductivas, horas / máquinas instaladas y trabajadas.
3. Gastos generales: costo de energía consumida, costo de materiales
indirectos utilizados, costo de mantenimiento de plantas y equipos.
4. Producción final: cantidad y costo de los productos principales,
derivados y deficientes.
Subsistema de Recursos Humanos: incluye el reclutamiento, la
contratación, el entrenamiento, la capacitación, el mantenimiento de
registro de los empleados, los pagos y el planeamiento del total de la fuerza
de trabajo.

Utiliza información relacionada con:

1. Identificación del personal: sus datos individuales, antecedentes

laborales, su potencial de aptitudes, condiciones personales,
experiencias y formación técnica.
2. Estructuras de sueldos y salarios: análisis y valorización de puestos
de trabajo y evaluación del desempleo.
Subsistema de Finanzas: maneja las actividades financieras de la
organización, tratando de asegurar el financiamiento adecuado de las
actividades de la misma al costo mas bajo. Las operaciones habituales son:
la administración de la caja; préstamos financieros otorgados y tomados;
otorgamiento de créditos a clientes; maneja información acerca de la
situación financiera, posición financiera y resultados económicos.

1. Estados Contables patrimoniales: de activo y de pasivo.

2. Situación financiera: ingresos obtenidos por cobranzas, créditos y
otras fuentes de financiación; egresos por compras de insumos,
gastos erogables e inversiones.
3. Resultados económicos: por ventas, gastos y resultados finales de
gestión.

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