UNIDAD IX.
- TABLAS, GRÁFICOS Y DIAGRAMAS
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En esta unidad vamos a aprender a presentar información de forma clara mediante
uso de gráficos, tablas, diagramas y organigramas.
Las tablas y gráficos añaden claridad a las informaciones que se desea presentar y es
posible incluso traer la información de otros programas.
Los diagramas y organigramas van a mostrar la relación entre diferentes elementos.
• TRABAJO CON TABLAS.
• IMPORTAR TABLAS.
• TRABAJAR CON GRÁFICOS.
• IMPORTAR GRÁFICOS DE EXCEL.
• TRABAJAR CON DIAGRAMAS.
• TRABAJAR CON ORGANIGRAMAS.
1. TRABAJO CON TABLAS
El uso de tablas es una manera sencilla de presentar información de manera resumida
para que los miembros de la audiencia puedan recordar con facilidad.
Las tablas se pueden emplear también como complemento de datos de diagramas o
gráficos.
Además si se destacan de forma adecuada las partes principales de las tablas es
posible dirigir la atención hacia los puntos de interés.
ACTIVIDAD 61.- ELABORAR UNA TABLA Y DARLE FORMATO.
Vamos a construir una tabla de datos con las opciones de formato de tabla y otros
objetos de PowerPoint para resaltar aquellos aspectos donde se desea centrar la
atención.
En la imagen siguiente se presenta una diapositiva de diseño en blanco en la que se
ha insertado un WordArt como título y una tabla para presentar los datos. Se ha dado
formato a la tabla y se han incluido objetos de dibujo para resaltar algunas zonas de
interés en la tabla. Se trata de reproducir esta diapositiva.
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1. Abrir PowerPoint.
2. Icono de presentación nueva. Seleccionar como diseño una diapositiva en
blanco.
3. Cambiamos el fondo de la diapositiva a color azul.
4. Activamos las guías y las opciones de ajuste para trabajar con más facilidad.
Ver> Cuadrícula y guías (No disponible en la versión 2000).
5. Insertamos el WordArt en la parte superior de la diapositiva. Arial Black 36
ptos; sin líneas de borde y con color de relleno blanco.
6. Insertamos una tabla (Insertar>Tabla) con 4 filas y 5 columnas.
7. Escribimos los textos correspondientes a cada celda.
8. Seleccionamos la primera fila con el ratón y cambiamos la altura de texto a 24
puntos. En el resto de las filas mantenemos los 28 puntos. La fuente empleada
es Arial.
9. Cambiamos la anchura de la tabla tratando de que quepa cada texto en su
celda sin pasar a la siguiente línea.
9.1. Situar el ratón sobre la línea de división de las columnas hasta que el ratón
cambie a la forma .
9.2. Hacemos doble clic sobre la línea en ese instante. El ancho de columna se
autoajustará al contenido.
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10. En la barra de Tablas y bordes (Si no está abierta debemos acceder al menú
Ver> Barra de herramientas > Bordes y tabla), después de seleccionar todas
las celdas de la primera fila, pulsamos el icono para que las columnas
tengan el mismo ancho. (Es posible que resulte que los textos de las celdas no
quepan, en este caso podemos modificar las dimensiones de la tabla
aumentando su anchura como en los demás objetos de PowerPoint, estirando
los nodos de control).
11. Para las filas seleccionamos la primera columna y en la barra de herramientas
de Tablas y bordes pulsamos el icono para que todas las filas tengan la
misma altura. (Los puntos 11 y 12 no están disponibles en la versión 2000).
12. Seleccionamos toda la tabla. Accedemos al menú Formato>Tabla.
12.1. En la pestaña Bordes seleccionamos color blanco, estilo de línea sólido y
grosor 3 y aplicamos a los bordes exteriores de la tabla.
12.2. Ahora seleccionamos color azul claro, grosor 1, estilo sólido y aplicamos
a los bordes de celda interiores de la tabla.
12.3. En la pestaña Cuadro de texto seleccionamos la alineación central.
12.4. Aceptamos y salimos del cuadro.
13. Seleccionamos la primera celda de la primera columna y mediante la barra de
Tabla y bordes cambiamos su relleno a color negro con el icono , y
cambiamos también el color de texto a blanco.
14. Seleccionamos el resto de celdas de la primera fila y cambiamos su relleno con
un efecto de relleno degradado y con color de texto amarillo.
15. Seleccionamos el resto de celdas de la primera columna y cambiamos
mediante el mismo procedimiento el color de relleno y el color de texto.
16. Cambiamos los colores de los números de las columnas. Las columnas 2 y 3 a
color anaranjado y en el resto de las columnas con los colores de la diapositiva
de muestra.
17. Preparamos los objetos rectángulo auxiliares para destacar la información
adicional.
17.1. Dibujamos un objeto rectángulo fuera de la tabla de las dimensiones
apropiadas.
17.2. Lo situamos alineado con la columna correspondiente, pero fuera de ella,
en su parte inferior.
17.3. Una vez comprobado que el tamaño es adecuado para llevarlo a su lugar
copiamos el rectángulo de nuevo asegurándonos de que quede a la
misma altura (Empleamos las opciones de alineación de la barra de
herramientas de Dibujo> Dibujo> Alinear…).
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17.4. Volvemos a copiar ahora los dos rectángulos a la vez y situamos su copia
debajo de los anteriores.
17.5. Repetimos el punto anterior.
17.6. Una vez que tenemos los seis rectángulos aplicamos a cada uno de ellos
el formato correspondiente de relleno y bordes.
17.7. Enviamos todos al fondo con la opción de Ordenar del menú contextual
para que queden detrás de la tabla.
17.8. Desplazamos por parejas los rectángulos hasta llevarlos a su posición.
Para un movimiento preciso mantenemos pulsada la tecla CTRL mientras
desplazamos hacia arriba con la tecla de dirección del cursor ascendente
(flecha↑del teclado).
18. Guardar la presentación con el nombre Actividad61.ppt.
(Para saber más descarga este fichero de la mesa de trabajo: UD9_TRABAJO CON
TABLAS.pdf).
ACTIVIDAD 62.- ELABORAR UNA TABLA Y DARLE FORMATO.
Vamos a construir una tabla de datos con las opciones de formato de tabla y la barra
de herramientas para mostrar los datos de una forma organizada.
En la tabla siguiente se muestran los datos de población de la Comunidad Foral de
Navarra. El objetivo es conseguir una nueva tabla en la que se vean los datos mejor
organizados y de una forma más clara con todas las opciones posibles que nos ofrece
el trabajo con tablas.
Como sugerencia de presentación se muestra la siguiente diapositiva:
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1. Abrir PowerPoint.
2. Icono de presentación nueva. Seleccionar como diseño una diapositiva en
blanco.
3. Cambiamos el fondo de la diapositiva a un fondo de imagen. Se debe
emplear el archivo que se incluye dentro de la mesa de trabajo con el
nombre bv10038.jpg.
4. Activamos las guías y las opciones de ajuste para trabajar con más
facilidad. (Esto último no está disponible en la versión 2000).
5. Insertamos la tabla con sus correspondientes filas y columnas.
6. Combinamos las celdas de la primera columna.
6.1. Seleccionamos todas las celdas de la primera columna.
6.2. Menú contextual del ratón.
6.3. Combinar celdas.
7. Insertamos textos en las celdas, ajustamos tamaños de fuente y colores.
8. En la primera columna para poder insertar el texto Comunidad Foral de
Navarra en esa posición es necesario incluirlo dentro de un cuadro de texto
con el mismo color de relleno que la celda. Todas estas operaciones las
haremos fuera de la tabla.
9. Insertamos las flechas y los cuadros de texto explicativos.
10. Seleccionamos todos los elementos de la diapositiva, una vez que están
situados dentro de la tabla de forma adecuada, y situamos el conjunto
centrado horizontalmente en la diapositiva.
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11. Insertamos el WordArt.
12. Guardamos la actividad como Actividad62.ppt.
(Para saber más descarga este fichero de la mesa de trabajo: UD9_TRABAJO CON
TABLAS.pdf).
2. IMPORTAR TABLAS
En ocasiones al preparar una presentación podemos hacer uso de tablas procedentes
de otras aplicaciones y que ya tenemos elaboradas.
PowerPoint ofrece la posibilidad de poder reutilizar ese trabajo en la presentación
activa enlazando o copiando esa tabla en la diapositiva actual.
En este caso vamos a ver cómo importar una tabla que se ha realizado en Word a
nuestra presentación.
ACTIVIDAD 63.- IMPORTAR UNA TABLA PROCEDENTE DE OTRA APLICACIÓN.
Vamos a importar una tabla creada en otra aplicación e insertarla en la diapositiva de
PowerPoint.
Para ello abrimos el archivo Tabla.doc que se encuentra en los materiales de la mesa
de trabajo. Este archivo Word contiene una tabla ya completa. Hay que seleccionar la
tabla y copiarla a una nueva presentación que se va a crear en PowerPoint. Modificar
la tabla hasta que esta presente un aspecto adecuado para su proyección en pantalla.
1. Abrir el archivo Tabla.doc de Word.
2. Abrimos PowerPoint y creamos una nueva presentación con una diapositiva
de diseño en blanco.
3. En Word seleccionamos toda la tabla:
3.1. De forma similar a PowerPoint hacemos clic en una celda de la tabla y
en el Menú Tablas> Seleccionar> Tabla.
3.2. A continuación en el Menú Edición> Copiar.
4. Pasamos a PowerPoint y pegamos la tabla: Edición> Pegar.
5. Seleccionamos la tabla y ajustamos su dimensión.
5.1. Para aumentar su tamaño de forma proporcional en todas las
direcciones seleccionamos la tabla pulsando sobre su borde.
5.2. Aparecen en las esquinas de la tabla los nodos de control de la tabla.
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5.3. Pulsamos sobre uno de ellos y de forma simultánea estiramos
mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL. Se produce así una
variación de dimensiones proporcional en todas las direcciones.
5.4. Ajustamos el tamaño para que ocupe el máximo posible en la
diapositiva.
6. Como consecuencia del ajuste se ha producido un aumento de tamaño de
la tabla, pero la sin que la fuente de letra haya aumentado de tamaño. El
resultado, por tanto, es que tenemos una letra pequeña.
7. Debemos ajustar el tamaño de letra. Seleccionamos la tabla (Formato>
Fuente) y a continuación cambiamos el tamaño, por ejemplo, a 14 puntos.
8. Si quedamos satisfechos con el resultado guardamos la actividad.
9. Guardar como Actividad63.ppt.
(Para saber más descarga este fichero de la mesa de trabajo: UD9_IMPORTAR TABLAS.pdf).
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3. TRABAJO CON GRÁFICOS
Un gráfico muestra de forma visual un conjunto de datos numéricos con cuya
utilización podremos, de una forma rápida, mostrar las tendencias de resultados de
una serie de valores.
Su empleo realza mucho más a las presentaciones que las propias tablas, pues, como
es habitual, las imágenes transmiten el mensaje mucho mejor que los textos.
PowerPoint incorpora una herramienta propia para la presentación de datos numéricos
en forma de gráficos.
ACTIVIDAD 64.- CREAR UN GRÁFICO I.
Vamos a crear un gráfico de líneas introduciendo la información directamente y lo
personalizamos para que se adapte a la combinación de colores de la diapositiva.
Sobre una diapositiva le aplicamos un fondo de color azul con un degradado en un
color oscuro y con un estilo de sombreado diagonal hacia arriba. Como combinación
de colores de la diapositiva vamos a seleccionar del Panel de tareas la primera
combinación que se muestra con fondo azul.
En esta diapositiva debemos insertar un gráfico de líneas con los datos de la siguiente
tabla:
MES 2003 2004 2005
ENERO 82,3 43,6 17,6
FEBRERO 76,3 64,2 38
MARZO 47,6 80,7 30,8
ABRIL 65,4 64 42,6
MAYO 44,8 86,6 44,3
JUNIO 26,8 24 24,8
JULIO 17,6 15,5 10,3
AGOSTO 24,1 23,3 17,2
SEPTIEMBRE 50,3 28 31,1
OCTUBRE 136,4 92,8 109,9
NOVIEMBRE 95,2 37,2 74,8
DICIEMBRE 73,7 53,1 50
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Posteriormente debemos retocar el gráfico para que muestre un aspecto final como el
de la siguiente imagen:
1. Abrimos PowerPoint y creamos una nueva presentación con una diapositiva
de contenido. (En la versión 2000 emplearemos una diapositiva de Solo
título).
2. Aplicamos el fondo solicitado a la diapositiva.
3. Pulsamos sobre el icono de Gráfico en la diapositiva de contenido . (En
la versión 2000 directamente sobre el icono en la barra de
herramientas).
4. Introducimos los datos en la tabla sobre los existentes.
5. Cambiamos el tipo de gráfico. Con el botón derecho del ratón abrimos el
menú contextual y seleccionamos Tipo de gráfico.
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5.1. Seleccionamos el grafico de Líneas, subtipo Línea con marcadores en
cada valor de datos.
5.2. Desplazamos el ratón hacia el borde de la zona de gráfico hasta que
se muestre Área del gráfico. Abrimos el menú contextual y
seleccionamos Formato del área de gráfico.
5.3. En la pestaña Tramas seleccionar un borde de color blanco, sólido y
con grosor.
5.4. En esa misma pestaña en la zona de relleno seleccionar un color
amarillo claro.
5.5. Cambiar a la pestaña Fuente y reducir el tamaño de fuente a 14
puntos.
6. Abrimos el menú contextual en cualquier zona del gráfico y seleccionamos
Opciones de gráfico.
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6.1. En la pestaña Títulos escribimos como Título del gráfico,
PRECIPITACIONES, en Eje de categorías, MESES y en Eje de
valores LITROS.
6.2. En la pestaña Líneas de división activamos Líneas de división
principales.
6.3. En la pestaña Leyenda seleccionamos como ubicación abajo.
6.4. En la pestaña Rótulo de datos seleccionamos Valor.
6.5. Pulsar Aceptar.
7. Hacemos doble clic sobre cada una de las líneas de las series para abrir el
cuadro de Formato de serie de datos.
7.1. En la pestaña Tramas seleccionamos para la cada línea su máximo
grosor.
7.2. Cambiamos los colores para lograr la máxima claridad de líneas.
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8. Hacemos doble clic sobre cualquier nombre del mes en el eje de categorías
para que abra la ventana de Formato de ejes.
8.1. En la pestaña Fuente reducimos su tamaño a 12 puntos y
desactivamos la casilla Autoescala.
8.2. En la pestaña Alineación seleccionamos el ángulo de 45 grados.
8.3. Aceptar.
9. Doble clic sobre cualquier valor de dato de la series para abrir la ventana de
Formato de rótulo de datos. Esta operación se debe repetir para cada serie
una única vez.
9.1. En la pestaña Fuente seleccionamos tamaño 10 puntos y
desactivamos Autoescala.
9.2. En la pestaña Alineación seleccionamos 45 grados.
10. Como consecuencia del ajuste de textos observamos que se suponen
datos, por lo que optamos por eliminar los valores de las series. Hacemos
doble clic sobre cada línea de las series y en la pestaña Rótulo de datos
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desactivamos la casilla Valor. Observar que este paso se puede hacer de
una vez si abrimos el menú contextual y seleccionamos Opciones de
gráfico como se realiza en el punto 6.
11. Guardar el resultado como Actividad64.ppt.
(Para saber más descarga este fichero de la mesa de trabajo: UD9_INSERTAR GRAFICOS EN
POWERPOINT.pdf.)
ACTIVIDAD 65.-CREAR UN GRÁFICO II.
Se trata de elaborar un gráfico en PowerPoint a partir de los datos que contiene la hoja
de cálculo población.xls, que se encuentra en los Materiales de la mesa de trabajo.
Una vez importados los datos se debe realizar un gráfico en PowerPoint donde se vea
la evolución de la población entre 2000 y 2005 en algunas de las Comunidades
Autónomas y comparar su tendencia con la tendencia nacional.
Con el gráfico queremos ver cómo evoluciona la población en cada Comunidad
Autónoma, pero si ponemos todas en un único gráfico no es posible su interpretación.
Se debe pues emplear tan solo los datos de las cuatro primeras Comunidades
Autónomas.
Se debe dibujar un gráfico cilíndrico 3D y modificarlo.
A modo de ejemplo se presenta una propuesta de solución para la representación de
datos:
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1. Abrimos PowerPoint y creamos una nueva presentación con una diapositiva
de contenido. (En la versión 2000 diapositiva de solo el título).
2. Aplicamos el fondo la diapositiva.
3. Pulsamos sobre el icono de Gráfico en la diapositiva de contenido . (En
la versión 2000 pulsar sobre el icono de la barra de herramientas).
4. Importamos los datos a la tabla. Deberemos pulsar sobre el icono de la
barra de herramientas.
4.1. En la ventana que se abre buscamos la carpeta donde está el archivo
Población.xls, lo seleccionamos y pulsamos en el botón Aceptar.
4.2. En el cuadro de datos deseleccionamos todas las series excepto las
filas 1, 2, 3 y 4. La tabla debe mostrar un aspecto parecido al de la
siguiente imagen:
4.3. Pulsamos sobre le icono de la barra de herramientas y
seleccionamos el tipo de gráfico Cilíndrico 3D. (En la versión 2000
escogemos tipo de gráfico Cilíndrico. También se puede acceder con
el menú contextual).
4.4. Desplazamos el ratón hacia el borde de la zona de gráfico hasta que
se muestre Área del gráfico, abrir el menú contextual y seleccionar
Formato del área de gráfico.
4.5. En la pestaña Tramas seleccionar un borde de color verde, sólido y
con grosor.
4.6. En esa misma pestaña en la zona de relleno seleccionar un color
verde claro.
5. Hacemos doble clic sobre cualquier texto del Eje (Y) y ponemos como
tamaño de fuente de letra de 12 puntos. En la pestaña Escala pondremos
como Unidad de visualización, Millones y en la pestaña Número
seleccionaremos la categoría Número con dos decimales.
6. Hacemos doble clic sobre cualquier texto del eje (X) y ponemos como
tamaño de fuente 12 puntos y una alineación de 45 grados.
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7. Abrimos el menú contextual en cualquier zona del gráfico y seleccionamos
Opciones de gráfico.
7.1. En la pestaña Títulos escribimos como título del gráfico, EVOLUCIÓN
DE LA POBLACIÓN. En eje de categorías (X): AÑOS.
7.2. En la pestaña Líneas de división activar Líneas de división principales
en Z.
7.3. En la pestaña Leyenda seleccionar Mostrar leyenda en la derecha y
después desplazarla hacia la parte inferior derecha con el ratón.
7.4. Pulsar Aceptar.
8. Hacemos doble clic sobre cada una de los cilindros de las series para abrir
el cuadro de Formato de serie de datos.
8.1. En la pestaña Tramas seleccionamos para cada cilindro un color más
acorde con la presentación.
9. Hacemos doble clic sobre cualquiera de los planos laterales y en la pestaña
Tramas seleccionamos como color de relleno el mismo que el del fondo.
10. Ahora doble clic sobre el plano inferior y en la pestaña Trama cambiamos
su color a negro.
11. Doble clic sobre el Área de título y cambiamos el tamaño de fuente a 22
puntos.
12. Doble clic sobre el Área de leyenda y cambiamos el tamaño de fuente a 12
puntos y mantenemos como color de trama el blanco.
13. Sobre el gráfico pulsamos el botón derecho del ratón y seleccionamos Vista
3D. Ponemos los siguientes valores:
13.1. Elevación 90.
13.2. Giro 40.
13.3. Activamos la pestaña Ejes en ángulo recto.
13.4. En Alto ponemos el valor 40% de la base.
13.5. El Ajuste de escala automático debe estar desactivado.
14. Guardar el resultado como Actividad65.ppt.
4. IMPORTAR GRÁFICOS
En PowerPoint es posible incorporar gráficos creados con otras aplicaciones como por
ejemplo una hoja de cálculo como Excel.
Si tenemos creado y ajustado a nuestro formato un gráfico creado con Excel podemos
insertarlo en nuestra diapositiva. Lo ideal es que el gráfico esté creado en una hoja
distinta a la que contiene los datos. Los pasos que hay que seguir son:
1. Insertar> Objeto.
2. Seleccionamos Crear desde archivo en la ventana que se abre.
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3. Localizamos la carpeta donde esta archivada la hoja de cálculo, la
seleccionamos y abrimos.
El gráfico queda insertado en la diapositiva.
Para modificarlo simplemente tendremos que hacer doble clic sobre el gráfico para
que se abra el programa de origen con el que se creó, en este caso Excel. Una vez
efectuadas las correcciones haremos clic sobre cualquier zona de la diapositiva
externa al gráfico.
ACTIVIDAD 66.-IMPORTAR UN GRÁFICO DE EXCEL.
Vamos a importar a una diapositiva de PowerPoint un gráfico creado con la hoja de
cálculo Excel.
El archivo CONSULTA1.XLS de los Materiales de la mesa de trabajo contiene un
gráfico creado con Excel. Se trata de insertar este gráfico en una diapositiva de Título,
texto sobre objeto. En el título de la diapositiva pondremos VENTAS DE EPSILON, en
el área de texto de diapositiva pondremos: Evolución del mercado de ordenadores
personales. Suprimimos la zona de objeto y en su lugar insertaremos el gráfico de
Excel. La diapositiva debe presentar al final un aspecto similar al siguiente:
1. Abrimos PowerPoint y creamos una nueva presentación con un diseño de
diapositiva de Título y texto encima de los objetos. (En la versión 2000
Diseño de diapositiva Texto encima de los objetos).
2. Aplicamos el fondo la diapositiva.
3. Escribimos el título de la diapositiva y cambiamos su relleno. En el ejemplo
se ha empleado un degradado de un color a claro en vertical.
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4. Escribimos el texto en la zona de texto. En Formato de autoforma
ajustamos el tamaño de la autoforma al texto, pestaña Cuadro de texto.
Establecemos como color de texto el blanco, Menú Formato> Fuente>
Color.
5. Suprimimos la zona de la diapositiva destinada al objeto. La seleccionamos
y pulsamos la tecla suprimir.
6. Vamos a insertar el gráfico. Menú Insertar> Objeto.
6.1. Seleccionamos Crear desde archivo. Pulsamos el botón Examinar.
6.2. Localizamos, en la ventana que se abre, la carpeta de nuestro
ordenador donde se encuentra el archivo CONSULTA.XLS.
6.3. Seleccionamos el archivo y pulsamos Aceptar. El gráfico queda
insertado en nuestra diapositiva.
7. Ajustamos el formato del gráfico. Hacemos doble clic sobre el gráfico y se
abrirá la aplicación en que se creó. En este caso, al ser de un programa del
paquete Office como es Excel, el editor de gráficos funciona igual que en
los gráficos creados con PowerPoint.
8. Una vez que el gráfico presenta el aspecto deseado pulsamos fuera de su
zona sobre la diapositiva para salir del editor.
9. Guardar el resultado como Actividad66.ppt.
(Para saber más descarga este fichero de la mesa de trabajo: UD9_CONSEJOS PARA CREAR
GRAFICOS CLAROS.pdf).
5. TRABAJAR CON DIAGRAMAS
PowerPoint ofrece la posibilidad de crear diagramas para exhibir de una forma clara la
relación entre los componentes o elementos de un proceso u organización.
Para incluir un diagrama en PowerPoint debemos ejecutar la orden:
Insertar diagrama:
Barra de menú: Insertar> Diagrama…
Barra de dibujo: Pulsar sobre el icono
Panel de tareas: Seleccionar un diseño de diapositiva que contenga
objetos (diapositiva de objetos o de contenidos).
196
Los diagramas de PowerPoint no son excesivamente flexibles, por lo que en algunos
casos será más práctico recurrir a la creación de nuestros propios diagramas con las
autoformas y los conectores.
ACTIVIDAD 67.- CREACIÓN DE DIAGRAMAS.
(Solo para las versiones XP y 2003)
Vamos a crear un diagrama para representar unos determinados datos.
Se pretende elaborar un diagrama en el que se represente la pirámide de población en
España por edades. Para ello se conocen los datos de los rangos de población que se
muestran en la siguiente tabla.
Para destacar en mayor medida las bandas de edad con mayor población se debe
representar ese objeto con una mayor anchura y conseguir una forma rectangular. De
este modo las anchuras de los objetos darán una imagen visual del reparto de la
población por edades.
EDAD HABITANTES PORCENTAJE
0 a 16 7208807 16%
17 a 28 7307084 16%
29 a 45 12579493 28%
45 a 65 10275037 23%
65 a 80 5313274 12%
Más de 80 1711591 4%
Total 44395286
1. Abrimos PowerPoint y creamos una nueva presentación con un diseño de
diapositiva de contenido.
2. Pulsamos sobre el icono de diagrama en la propia diapositiva y en la
ventana que se abre seleccionamos Piramidal.
197
3. Tenemos que representar 6 grupos y la pirámide inicial tiene 3. Debemos
añadir 3 grupos más, por lo que pulsaremos sobre el botón Insertar forma
de la barra de herramientas de Diagrama 3 veces.
4. Hacemos clic en cada uno de las autoformas de la pirámide para agregar el
texto del grupo de edad comenzando desde abajo.
5. Seleccionamos todo el diagrama haciendo clic sobre su borde y cambiamos
el tamaño de fuente a 16 puntos y en negrita.
6. Ajustamos el diagrama al contenido para que el rectángulo que lo define se
ajuste al triángulo. Barra de Diagrama> Diseño> Ajustar diagrama al
contenido.
7. Ahora estiramos del punto medio de los lados de recuadro del diagrama
para hacerlo más ancho y que quepa mejor el texto escrito.
8. Cambiamos ahora el color de cada autoforma del diagrama. Hacemos clic
sobre una de las líneas de borde de cada una de las autoformas y se abrirá
la ventana de formato de autoforma donde podremos seleccionar el color
del objeto.
9. Ahora vamos a transformar el diagrama piramidal en un diagrama de
distribución de población. Para ello tenemos que cambiar las formas y
dimensiones de las autoformas. La mejor opción es tomar como referencia
el valor de los porcentajes de población. Cada autoforma tiene un ancho
que podemos asociar con el porcentaje, por ejemplo si hacemos que cada
1% sea equivalente a 1 cm. tendríamos las medidas de los rectángulos de
cada objeto.
9.1. Seleccionamos el objeto inferior. Su porcentaje es del 16%, lo que
significa que su anchura sería de 16 cm.
9.2. Para poder modificar las autoformas es necesario desactivar a través
de la barra de diagrama la opción Autodiseño. Diseño> Autodiseño.
198
9.3. Hacemos doble clic para abrir la ventana de Formato de autoforma y
en la pestaña Tamaño introducimos para el ancho, el valor 16. Nos
debemos asegurar de que no está activada la casilla Bloquear
relación de aspecto para que la dimensión vertical no se modifique.
9.4. Ahora en la barra de dibujo, Dibujar> Cambiar autoforma> Formas
básicas, seleccionamos el rectángulo.
10. Repetimos el proceso con el resto de los objetos ajustando sus anchuras y
adaptando las autoformas a rectángulos mediante el cambio de autoforma.
11. Seleccionamos todos los objetos y a continuación en la barra de
herramientas de dibujo en Dibujar> Alinear o distribuir> Alinear
verticalmente. Todos los rectángulos se centran respecto a un eje vertical.
12. El diagrama resultante es excesivamente grande para la diapositiva.
Hacemos doble clic sobre el borde del rectángulo que define la zona de
diagrama. Se abrirá la ventana Formato de diagrama y en la pestaña
Tamaño mantenemos activada la casilla Bloquear relación de aspecto.
Disminuimos el porcentaje de tamaño de la escala hasta que el diagrama
quepa en la diapositiva.
13. Terminamos de dar formato a la diapositiva para conseguir el aspecto
deseado e incluso insertamos un WordArt como título.
14. Guardamos la actividad como Actividads67.ppt.
(Para saber más descarga este fichero de la mesa de trabajo: UD9_DIAGRAMAS Y
ORGANIGRAMAS.pdf).
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6. TRABAJO CON ORGANIGRAMAS
PowerPoint permite crear organigramas para mostrar por ejemplo las relaciones
jerárquicas entre los componentes de una organización, los objetivos de un proyecto,
pasos de un proceso o camino.
Para incluir un organigrama en PowerPoint debemos ejecutar la orden.
Insertar diagrama:
Barra de menú: Insertar> Diagrama> Seleccionar organigrama…
Barra de dibujo: Pulsar sobre el icono y seleccionar Organigrama.
Panel de tareas: Seleccionar un diseño de diapositiva que contenga
objetos (diapositiva de objetos o de contenidos) pulsar
sobre el icono y seleccionar Organigrama.
ACTIVIDAD 68.- CREACIÓN DE DIAGRAMAS.
Vamos a crear el organigrama de una organización.
Elaboramos el organigrama de una empresa cambiando el formato básico de
PowerPoint hasta lograr un aspecto como el que muestra la imagen.
200
Solución para XP y 2003
1. Abrimos PowerPoint y creamos una nueva presentación con un diseño de
diapositiva de contenido.
2. Pulsamos sobre el icono de diagrama en la propia diapositiva y en la
ventana que se abre seleccionamos Organigrama.
3. Introducimos el texto DIRECCIÓN en el objeto del organigrama del nivel 1.
Hacemos clic sobre Agregar texto.
4. Entre este nivel 1 y el nivel 2 existe la figura del Gabinete del Ministro que
se corresponde con la categoría de Ayudante dentro de la estructura de un
organigrama. Seleccionamos el elemento DIRECCIÓN y con el menú
contextual seleccionamos la categoría Ayudante. Añadimos al objeto
creado el texto CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
5. El organigrama contiene en el nivel 2 cuatro objetos mientras que nuestro
organigrama original presenta solo 3, es necesario añadir otro más. Si
seleccionamos uno de los objetos del nivel 2 en el menú contextual
escogemos Compañero de trabajo. En cada uno de los objetos creados
debemos insertar los textos:
• DEPARTAMENTO TÉCNICO.
• DEPARTAMENTO COMERCIAL.
• RECURSOS HUMANOS.
• I+D+i.
6. Disponemos ahora de cuatro ramas en el organigrama, de las que vamos a
enganchar los organismos dependientes.
7. Rama DEPARTAMENTO TÉCNICO.
7.1. Cuenta con dos ayudantes y un subordinado. Seleccionamos este
primer objeto y con el menú contextual insertaremos los dos
ayudantes y el subordinado. Los textos de cada uno de ellos son:
• Ayudante 1: GABINETE TÉCNICO.
• Ayudante 2: GABINETE ADMINISTRATIVO.
• Subordinado: EQUIPOS DE PRODUCCIÓN.
201
8. Rama DEPARTAMENTO COMERCIAL.
8.1. Cuenta con dos ayudantes y un subordinado. Seleccionamos este
primer objeto y empleando el menú contextual insertaremos los dos
ayudantes y el subordinado. Los textos de cada uno de ellos son:
• Ayudante 1: UNIDAD DE COMPRAS.
• Ayudante 2: UNIDAD DE VENTAS.
• Subordinado: PERSONAL DE CALLE.
9. Repetimos el mismo procedimiento con las dos ramas restantes:
RECURSOS HUMANOS e I+D+i.
10. Una vez terminado el organigrama comenzamos a cambiar su aspecto.
Debemos tener presente que cada uno de los objetos es una autoforma y
que disfruta de todas las características de estas.
10.1. Aplicación de efectos sombra. Seleccionamos todos los objetos y
aplicamos el efecto sombra.
10.2. Aplicación de color a cada rama. Seleccionamos los objetos de cada
rama y en el menú contextual entramos en Formato de autoforma y
cambiamos su color en la pestaña Colores y líneas.
10.3. Para diferenciar mejor los niveles en que se encuentra cada objeto
cambiamos la forma de la autoforma. Seleccionamos todos los
elementos del mismo nivel, a continuación en la barra de
herramientas de dibujo, Dibujar> Cambiar autoforma> Formas básicas
y escogemos la forma correspondiente.
11. Seleccionamos el objeto organigrama y en el menú contextual
seleccionamos Formato del organigrama y en la pestaña Colores y líneas,
seleccionamos color verde claro y como borde una línea sólido, color
marrón y grosor 3 puntos.
12. Por último seleccionamos cada rama y realizamos los ajustes de diseño con
la barra de herramientas de organigrama.
13. Guardamos la actividad como Actividad68.ppt.
Versión 2000
1. Abrimos PowerPoint y creamos una nueva presentación con un diseño de
Organigrama.
2. Pulsamos sobre el icono de Organigrama en la propia diapositiva y se
abrirá la ventana de Organigrama.
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3. Introducimos el texto DIRECCIÓN haciendo clic en el objeto del
organigrama del nivel 1. Suprimimos el resto de los textos.
4. Entre este nivel 1 y el nivel 2 existe la figura del CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN, que se corresponde con la categoría de Asistente
dentro de la estructura de un organigrama. Seleccionamos el elemento
DIRECCIÓN y en el menú seleccionamos la categoría Asistente. Añadimos
al objeto creado el texto CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
5. El organigrama contiene en el nivel 2 cuatro objetos mientras que nuestro
organigrama original presenta solo 3, es necesario añadir otro más.
Seleccionamos uno de los objetos del nivel 2 y en el menú contextual
elegimos Colega.
6. En cada uno de los objetos creados debemos insertar los textos:
DEPARTAMENTO TÉCNICO, DEPARTAMENTO COMERCIAL,
RECURSOS HUMANOS e I+D+i.
7. Disponemos ahora de cuatro ramas en el organigrama de las que vamos a
enganchar los organismos dependientes.
8. Rama DEPARTAMENTO TÉCNICO.
8.1. Cuenta con dos ayudantes y un asistente. Seleccionando el cuadro
subordinado añadimos cuadros dependientes del DEPARTAMENTO
TÉCNICO. Los textos de cada uno de ellos son: GABINETE
TÉCNICO, GABINETE ADMINISTRATIVO y como Asistente:
EQUIPOS DE PRODUCCIÓN.
9. Rama DEPARTAMENTO COMERCIAL.
9.1. Cuenta con dos ayudantes y un asistente. Seleccionando este primer
objeto y empleando el menú contextual insertaremos los dos
ayudantes y el subordinado. Los textos de cada uno de ellos son:
UNIDAD DE COMPRAS, UNIDAD DE VENTAS. Subordinado:
PERSONAL DE CALLE.
10. Repetimos el mismo procedimiento con las dos ramas restantes:
RECURSOS HUMANOS e I+D+i.
11. Una vez terminado el organigrama comenzamos a cambiar su aspecto.
Cambiamos el color de fondo al organigrama, Organigrama> Color de
fondo.
12. Aplicación de efectos sombra. Seleccionamos todos los objetos y aplicamos
el efecto sombra. Cuadros> Sombra.
13. Aplicación de color a cada rama. Seleccionamos los objetos de cada rama y
en el menú Cuadros seleccionamos color. Modificamos también las líneas
hasta obtener un organigrama como el de la imagen.
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14. Guardamos la actividad como Actividad68.ppt.
DIRECCION
CONSEJO DE
ADMINISTRACION
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO RECURSOS I+D+i
TECNICO COMERCIAL HUMANOS
EQUIPOS DE PERSONAL DE EQUIPO LABORATORIO Y MEJORA DE
PRODUCCION CALLE PICOTECNICO ENSAYOS PROCESOS
GABINETE TECNICO GABINETE UNIDAD DE VENTAS UNIDAD DE SELECCIÓN DE ORGANIZACIÓN DE
ADMINISTRATIVO COMPRAS PERSONAL PERSONAL
(Para saber más descarga este fichero de la mesa de trabajo: UD9_DIAGRAMAS Y
ORGANIGRAMAS.pdf).
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