PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
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LAURA MARTINEZ LUCIA ROMERO OSCAR VILLAMIZAR 06/05/2023
1. OBJETIVOS
● Establecer los criterios básicos para el control (elaboración, identificación, archivo, revisión,
aprobación, divulgación, actualización, disponibilidad y cambio) de los documentos del SG.
● Identificar los documentos de origen externo y el control de su divulgación en VIGAR
DESARROLLOS Y ASESORIAS SAS.
2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos internos (generados por la empresa) y a la identificación y
control de los de origen externo relacionados con el Sistema de seguridad y salud en el trabajo.
3. DEFINICIONES
● Documento: Información presentada en forma impresa, medio magnético o audiovisual para
establecer disposiciones y/o para facilitar el registro de los datos del Sistema de Gestión.
● Organización: conjunto de personas o instalaciones con una disposición de
responsabilidades, autoridades y relaciones.
● Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
● Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del
tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
● Documentos Externos: Documento que ha sido generado fuera del sistema de gestión y que
tiene impacto directo sobre el mismo. Puede establecer el marco legal en el que se deben
desarrollar las actividades del sistema, o servir de apoyo para la realización de las mismas.
● Documento obsoleto: es aquella documentación que ya no tiene vigencia porque se han
generado nuevas versiones.
● Sistema de Gestión (SG): Conjunto de actividades interrelacionadas entre sí que permiten dar
un direccionamiento y establecer parámetros de control en la organización mediante políticas y
objetivos.
● Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
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4. POLITICAS Y RECOMENDACIONES
3.1 Elaboración, identificación, y aprobación de documentos
3.1.1 La solicitud de inclusión, modificación o eliminación de documentos se hace mediante la
comunicación al responsable del Sistema de Gestión donde se justifique la razón por la
que se solicita y adjuntando el borrador del documento para su revisión.
3.1.2 Todo documento que sea requerido por los diferentes procesos debe ser analizado, y
revisado por el responsable del Sistema de Gestión. Esto incluye elaboración, modificación
o eliminación de documentos.
3.1.3 La elaboración de todos los documentos, se realiza bajo un esquema el cual se plasma en
la Instructiva elaboración de documentos.
3.1.4 La elaboración de un documento está a cargo del personal del proceso solicitante, la
revisión por el Líder o delegado del sistema de gestión y la aprobación por el líder del
proceso solicitante. Una vez el documento sea aprobado se registran los nombres y cargos
de quienes realizaron cada uno de los roles (elaboración, revisión y aprobación).
3.1.5 La codificación y registro en el Listado Maestro de Documentos y Registros será
responsabilidad del Líder del sistema de gestión.
3.2 Divulgación de documentos
3.2.1 La divulgación de los documentos creados, eliminados o modificados se hace mediante
correo electrónico o medio físico y se actualizan en la carpeta del Sistema de Gestión, de
la cual es responsable el líder del sistema.
3.2.2 El documento original estará bajo custodia del Líder del Sistema de Gestión SG.
3.2.3 Los documentos divulgados se enviarán en .pdf a excepción de los formatos ya que estos
se enviarán en el archivo nativo (.xls, .doc o el que aplique) para ser diligenciados.
3.2.4 Todo usuario que posea o requiera consultar una copia debe revisar en el listado maestro
de documentos y registros, para asegurarse de que se encuentra utilizando la última
versión vigente del documento o formato. En caso de no tener el documento vigente debe
solicitar el documento al responsable SG.
3.3 Revisión, actualización y re-aprobación de documentos
3.3.1 Los cambios efectuados en los documentos son revisados por el responsable del Sistema
de Gestión y aprobados por el líder del proceso quien solicita los cambios o el gerente.
3.3.2 Se debe mantener evidencia de los cambios realizados sobre el documento, se registrarán
en la sección de Registro de Cambios y en el caso de los formatos quedara registrado en
el documento original el cual conserva el Responsable del Sistema de Gestión.
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3.4 Protección de documentos
3.4.1 Para la conservación del medio magnético (CD-ROOM, USB) deben guardarse de manera
que se protejan de riesgos ambientales (polvo, agua, etc.) y mantener alejados de fuentes
que emitan radiación electromagnética (imanes, electrodomésticos, motores eléctricos,
tomas de corriente, tableros eléctricos, etc.
3.4.2 En medio físico se deben conservar los documentos y registros en condiciones seguras
que permitan el buen estado a través del tiempo, su legibilidad y evitan la pérdida o
deterioro de los mismos, ejemplo: folders, cubiertas plásticas entre otros.
3.4.3 Para los documentos y formatos que se almacenan en medio magnético, se realizará
Back-up, para la protección y recuperación pertinente.
3.5 Identificación de documentos de origen externo y control de distribución
3.5.1 La administración, manejo y archivo de los documentos externos del SG, es competencia
del líder del sistema de gestión.
3.5.2 Los documentos de origen externos se identifican y controlan a través del Listado Maestro
de Documentos y registros.
3.5.3 La responsabilidad por mantener actualizado el listado maestro de documentos de origen
externo corresponde a cada líder de proceso quien deberá comunicar cualquier
modificación o actualización al responsable del SG.
3.5.4 Los líderes de los procesos coordinan la distribución de estos documentos a través correos
electrónicos a las personas que deben tener acceso a él.
3.6 Control de Obsoletos
3.6.1 Una vez se realice una nueva versión de un documento, El líder del proceso será el
responsable de recolectar los documentos que pierdan vigencia y procederá a su
destrucción. En caso de conservarse, se almacenará de tal forma que se identifique que la
información contenida es obsoleta.
3.6.2 Todo documento impreso se entenderá como copia no controlada. En el caso de los
formatos todo usuario deberá consultar el Listado Maestro de Documentos y Registros
verificando si la versión se encuentra vigente.
3.7 Control de registros
En el Listado Maestro de Documentos y Registros se registra el almacenamiento, la protección,
forma de recuperación, tiempo de retención y disposición final de los registros de cada uno de los
procesos.
Los registros deben permanecer legibles y fácilmente identificables, es decir que la información ahí
contenida se entienda, debe estar identificado por el nombre del mismo y además debe
identificarse al momento del archivo.
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El líder de cada proceso es responsable por realizar el Back up de la información de su proceso
cuando lo considere pertinente.
5. DESARROLLO
4.1 Control de documentos internos
Identificación, elaboración y aprobación de documentos
No. RESPONSABLE FLUJOGRAMA OBSERVACIONES
1 INICIO
LÍDER DE ¿SE REQUIERE NO
2 PROCESO CREAR, MODIFICAR
SOLICITANTE O ELIMINAR UN
A
SI
DESARROLLAR UN
3 BORRADOR O
ESQUEMA SEGÚN
LO QUE SE
LÍDER
En caso que el responsable del
PROCESO
SOLICITAR CREACION, Sistema de Gestión, vea la necesidad
SOLICITANTE
MODIFICACION O de realizar mejoras a los documentos
4 ELIMINACION DE
o elaboración de los mismos, deberá
comunicar las mejoras al líder del
proceso para realizarlo en conjunto.
LÍDER SG
5 RECIBIR SOLICITUD
Se hace un análisis de la necesidad
ANALIZAR LA de un documento nuevo
6 SOLICITUD identificando que se quiere con él. Se
buscan alternativas y se establece si
es necesario o no.
SI
7 ¿ES
1
NECESARIO?
NO
8 En caso de no justificarse se
COMUNICAR LA comunica al Líder proceso solicitante
DECISIÓN mediante una comunicación escrita.
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No. RESPONSABLE FLUJOGRAMA OBSERVACIONES
1
Analizar los procesos relacionados y
los clientes. Identificar información
9 LÍDER SG VERIFICAR
necesaria y su objetivo.
BORRADOR
DESARROLLADO
LÍDER SG Y
LIDER DEL C
REALIZAR
10
PROCESO CAMBIOS AL
SOLICITANTE DOCUMENTO
El líder o delegado del SG revisa el
NO documento y lo analiza frente al
11 LÍDER SG DOCUMENT
impacto que pueda tener con otra
C
OACEPTAD
documentación del Sistema. El líder
del proceso aprueba el documento.
SI El documento entra en vigencia partir
RELACIONAR
de la fecha de aprobación. Se
12 LÍDER SG EL
registra la existencia del documento
DOCUMENTO
en el Listado Maestro de
Documentos y Registros
13 A
FIN B
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4.2 Divulgación de documentos
No. RESPONSABLE FLUJOGRAMA OBSERVACIONES
1 INICIO
ENTREGAR EL La entrega del documento será digital
DOCUMENTO o física y el líder del proceso debe
2 LÍDER SG
AL LIDER DEL verificar que si se ha dejado el
PROCESO documento como se ha solicitado.
LÍDER DEFINIR QUIEN
Identificar los usuarios del documento
3 PROCESO MAS DEBE
INVOLUCRADO TENER EL
DOCUMENTO
LÍDER DIVULGAR E
4 PROCESO IMPLEMENTAR
INVOLUCRADO EL
DOCUMENTO
LÍDER ELIMINAR EL
5 PROCESO DOCUMENTO
INVOLUCRADO OBSOLETO
6 FIN
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4.3 Revisión, actualización y re-aprobación de documentos
No. RESPONSABLE FLUJOGRAMA OBSERVACIONES
1 INICIO
NO
EXISTE
2 A
ALGUNA
SOLICITUD DE
SI
Revisar el documento a generar
REVISAR
3 modificación y la solicitud generada.
DOCUMENTO
LÍDER SG
GENERAR
4
CAMBIOS
Verificar que el documento satisfaga
LIDERES
NO las necesidades y cumpla con el
5 PROCESO Y ¿DOCUMENTO
requerimiento.
LIDER SG APROBADO?
SI Relacionar en el documento el cambio
REGISTRAR realizado, ítem 1.
6 LÍDER SG CAMBIOS EN
HISTORIAL DEL
REGISTRAR EN
7 LÍDER SG LISTADO
MAESTRO DE
LÍDER
9 DIVULGAR
PROCESO DOCUMENTO
Identificar si los documentos se
clasificaran como obsoletos o pueden
RECOGER
destruirse.
LÍDER DOCUMENTOS
10
PROCESO Y ARCHIVAR
11 A FIN
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4.4 Identificación de documentos de origen externo y control de distribución
No. RESPONSABLE FLUJOGRAMA OBSERVACIONES
1 INICIO
Informar al Líder del Sistema de
LÍDER DE IDENTIFICAR
Gestión el documento de origen
PROCESO QUE DOCUMENTO
2 externo.
MANEJA EL EXTERNO
DOCUMENTO
REGISTRAR EN
LISTADO
3 LIDER SG
MAESTRO DE
DOCUMENTOS
LIDER DIVULGAR
4
PROCESO DOCUMENTO
6 FIN
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Instructivo elaboración documentos
Formato listado maestro de documentos y registros
7. ANEXOS
No aplica.
7. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
1 Elaboración 06 de Mayo de 2023.
