El Oficio
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un
destinatario, por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de
oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo, para
especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso
que dure la documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones,
recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos
simultáneamente que nos ayuda a la compresión del lector
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es
decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o
jerarquía.
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no
obstante, lo cual es importante recordar que:
El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir; en
el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser
la última parte de este tipo de oficio (véase ejemplo). se da en el original, íntegramente
y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas
y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos
del mismo oficio.
El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de
autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este
documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes.
Partes del Oficio
Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante
para un oficio.
Año
Es la denominación que se le da al año actual.
Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día,
el mes y el año en curso.
Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la
palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada
por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia
con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se
escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida
de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto,
que se explicará en el cuerpo.
Referencia
Es la quinta parte que se usa, solo cuando es necesario mencionar la
numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se
quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo
del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.
Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de
la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.
Firma y posfirma
Firma: - Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el
documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
Iniciales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con
letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el
documento.
Anexo
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio,
como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las
personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
