Trabajo final
Módulo Tecnologías de Información
Tema de investigación manual y uso de Google drive
Introducción.
Google Drive es el servicio de almacenamiento de datos en internet que provee
Google en su versión gratuita e incluye una capacidad de almacenamiento 15 GB.
También se puede suscribirse a un plan de pago que tiene diferentes beneficios
como se muestra en la siguiente imagen.
1 PLAN DE PAGO GOOGLE DRIVE
Fuente: [Link]
Este servicio funciona como un paquete de Windows Office u Open Office pero on
line, permite crear carpetas para almacenar y subir archivos de cualquier tipo.
Producir y modificar documentos en línea en diferentes formatos de procesador de
textos, planillas de cálculo, pdf, editor de diapositivas. También se pueden
elaborar formularios para encuestas, exámenes etc. Editar e insertar dibujos e
imágenes.
Drive está disponible además para Android e iOS (sistemas operativos móviles).
De modo que todo lo que se crea con el smartphones (fotos, videos, grabaciones,
documentos) puede ser subido a la nube. Esta aplicación se puede configurar para
la sincronización automática o manual, para que se decida qué archivos se quiere
en la nube.
Para que sirve
Esta herramienta es muy útil para los estudiantes, investigadores, administrativos,
etc. porque nos permite crear documentos en diferentes formatos, trabajar en línea
un mismo archivo desde cualquier dispositivo simplemente accediendo a la nube a
través de nuestro correo electrónico. Además se puede compartir con otros
usuarios e invitarlos a editar, comentar o descargar los documentos.
Es muy práctico de utilizar cuando no disponemos de computadoras personales y
muchas veces compartimos documentos con personas que utilizan diferentes
Paquetes de Oficina según los sistemas operativos (Linux, Mac, Windows). Con
esta herramienta solucionamos ese inconveniente porque todo se trabaja, guarda
y actualiza desde la nube.
Manual de uso
Para acceder a Google drive necesitamos una cuenta de Google, si dispones de
una cuenta de Gmail ya dispones de una cuenta de Google y puedes acceder a
Google drive sino en el siguiente apartado se indica la manera de crear una
cuenta de Google.
Como bien, en párrafos anteriores se mencionó, que Google drive tiene diversas
funciones.
Para subir un archivo o carpeta a la nube usando Google Drive solo debes seguir
estos pasos:
Paso 1:
Abrir la cuenta de Google Drive con tu nombre de usuario y contraseña.
Paso 2:
Hacer clic en el botón Nuevo, del cual se desplegará un menú.
Paso 3:
Seleccionar la opción Subir archivos o Subir carpetas dependiendo de si se
quiere cargar un solo documento o toda una carpeta.
2 EJEMPLO DE SUBIR UN ARCHIVO
Fuente: Elaboración Propia
Paso 4:
Se abrirá el explorador de archivos del equipo. Allí, buscar y seleccionar el
documento que se quiera subir a la nube y hacer clic en el botón Aceptar. El
archivo se cargará a la plataforma inmediatamente.
También es posible tocar y arrastrar un archivo desde una ventana del
explorador en su computadora y llevarlo directamente a la ventana del navegador
donde este abierta Mi Unidad de Google Drive.
¿Cómo compartir documentos de Drive?
Una de las funciones principales de Google Drive es compartir la información con
otros, ya sea para que la vean o incluso para trabajar al mismo tiempo en el
documento.
Para hacerlo debes seguir estos pasos:
Paso 1:
Seleccionar el archivo o carpeta a compartir.
Paso 2:
Hacer clic en el botón Compartir, identificable por la silueta de una persona y un
símbolo más (+).
3 GOOGLE DRIVE
Fuente: Elaboración Propia
Paso 3:
Se abrirá un cuadro de diálogo donde se debe introducir el correo de la(s)
persona(s) con quien(es) se desea compartir el documento y decidir si puede(n)
editar, comentar o solo ver el documento.
Paso 4:
Al finalizar, hacer clic en el botón Enviar. La(s) persona(s) con quien(es) se haya
compartido el documento recibirá(n) una notificación a través del correo
electrónico.
Una de las herramientas más útiles de Google Drive son los comentarios, porque
a través de ellos es posible comunicarse con los demás colaboradores de un
documento sobre un tema específico.
Para añadir comentarios hay que seguir los siguientes pasos:
Paso 1:
Abrir el documento, hoja de cálculo o presentación de Google Drive.
Paso 2:
Seleccionar y resaltar el texto, las imágenes, las celdas o las diapositivas a
comentar.
Paso 3:
A la derecha de la hoja del documento, justo al lado de lo seleccionado, aparecerá
un icono de comentario (círculo blanco con un cuadrito de texto gris adentro).
Hacer clic en el ícono.
Paso 5:
Aparecerá una ventana de comentario. Escribir el comentario y hacer clic en el
botón Comentar.
4 COMENTARIOS GOOGLE DRIVE
Fuente: Elaboración Propia
También es posible notificar vía correo electrónico a una o varias de las personas
que tienen acceso al documento sobre tu comentario, sobre todo si está dirigido a
alguien en particular. Para ello dentro de tu comentario debes colocar el signo más
(+) y seleccionar la persona de la lista de correos que se desplegará. Incluso se le
puede asignar a una persona el comentario como una tarea cuando, luego de
seleccionar su correo se marca la casilla que dice Asignar a.
Los comentarios pueden ser leídos por todas las personas que tienen acceso al
documento, pueden responder a él, resolver el tema planteado, etc.
Como se puede aplicar en el área profesional de la Ingeniería.
Personalmente en la empresa donde actualmente trabajo se maneja Google drive
para todo el trabajo informático y logístico donde cada uno de los integrantes del
equipo multidisciplinario tiene un correo corporativo el cual tiene la obligación de
subir cualquier documento que realice y así cada integrante poder observar en el
lugar y horario que se encuentre y poder modificar o algo por el estilo.
Esta nueva manera de trabajar nos optimiza mucho tiempo mejorando nuestra
comunicación en tiempo real.
Recomiendo que todas las empresas implementar el uso de esta aplicación ya que
aparte de almacenar información y poderla compartir con todo el personal laboral
también se puede trabajar en tiempo real.
