Qué es un inventario
Un inventario es un documento donde se registran todos los bienes tangibles y en existencia de
una empresa, que pueden utilizarse para su alquiler, uso, transformación, consumo o venta. Debe
ser una relación detallada en la que se incluyan, además de los tangibles, los derechos y deudas de
una empresa.
Es decir, también ayuda a comprobar qué elementos componen el patrimonio de una organización,
más allá de mantener un control de los productos que vende a sus clientes.
Cuál es la importancia del inventario
El inventario permite que una empresa conozca la fluctuación de artículos, lo que a su vez influye
en las decisiones que se tomarán acerca de los proveedores y la cantidad de existencias que deben
mantenerse para cumplir con la demanda de los clientes. Además garantiza que no haya mermas,
robos o excedentes de productos que significan un mayor gasto de almacenaje.
Esto se logra mediante un buen control de inventarios, en el que se establezca un balance entre las
existencias, movimientos y demanda de cada uno de tus productos. Para conocer más sobre este
importante recurso, revisemos las principales características de los inventarios y la forma en que
puedes explotarlas para crear una herramienta única.
Características de los inventarios
Si bien todos los inventarios son únicos y su conformación depende del giro, sector y actividad
comercial de cada empresa, existen algunas características que todos poseen y que, si logras
aprovecharlas, te asegurarás de tener un excelente recurso para mantener el control de tu
empresa.
Funcionan como bases de información
Con hemos visto, un inventario es un registro de las pertenencias de una empresa. Es por eso que
sirven como bases de información, en las que se agregan todos los datos relevantes para la
identificación y manejo de una mercancía o recurso. Los datos más comunes que suelen tener
estos registros son:
Nombre del objeto
Descripción del objeto
Valor unitario
Ubicación (en caso de existir en un almacén o depósito)
Estos datos ayudan a localizar, contabilizar y disponer de ellos de forma clara, sintética y
transparente.
Crean núcleos de datos
Aunque la principal función de un inventario es reflejar el volumen de mercancías y bienes de los
que dispone una empresa, esta información no sirve de nada si no está ordenada. Al final del día,
el inventario sirve para encontrar el producto que estás buscado, saber cuántos artículos del
mismo tipo tienes y gestionar su venta rápidamente.
Por ello, los inventarios también crean núcleos de datos para aglomerar mercancías por uso,
tamaño, material, costo o cualquier otra característica. Esto se puede lograr mediante los
siguientes datos:
Número de registro (código interno, de barras, SKU, etc.)
Línea de producto
Cadena de suministro
Nivel de servicio
Registran el control de movimientos
Otra característica fundamental de los inventarios es que deben reflejar los movimientos dentro de
tu stock de productos. Por ello no solo se trata de crear una relación de todo lo que tienes, sino de
las operaciones que se han realizado con esos objetos. Los inventarios deben mantener el control
de las pertenencias mediante la inclusión de los siguientes datos:
Fecha de ingreso de la mercancía
Fecha de salida de la mercancía
Estatus del objeto
Historial de actualización
Son dinámicos y temporales
Debido a este último factor, los inventarios se caracterizan por ser instrumentos dinámicos que
solo reflejan la actualidad de tus almacenes durante un breve tiempo. Con cada operación, venta o
transferencia de bienes el inventario cambia.
