Concepto
Una persona responsable de proporcionar
varios tipos de asistencia administrativa se
denomina asistente administrativo (asistente
administrativo) o, a veces, especialista en apoyo
administrativo. Los Asistentes administrativos se
encargan de asegurar el buen funcionamiento
de una oficina o empresa realizando labores
administrativas, tales como archivar, planificar y
coordinar las actividades generales de la oficina,
además de redactar los reportes
correspondientes.
Deberes laborales
Los asistentes administrativos realizan tareas administrativas en casi todas las industrias.
Algunos asistentes administrativos, como los de la industria legal, pueden estar más
especializados que otros. La mayoría de los deberes de los asistentes administrativos giran en
torno a la gestión y distribución de información dentro de una oficina. Esto generalmente
incluye contestar teléfonos, tomar notas y mantener archivos. Los asistentes administrativos
también pueden estar a cargo de enviar y recibir correspondencia, así como de atender a los
clientes.
Contabilidad
Los asistentes administrativos en
algunas oficinas pueden encargarse
de monitorear y registrar los gastos.
Los deberes pueden variar desde la
creación de hojas de cálculo hasta la
notificación de gastos a un gerente
de oficina. Como tal, es posible que
se requiera que algunos asistentes
administrativos tengan
conocimientos en software de
contabilidad de oficina, como
Microsoft Excel.
Planificación y programación:
La planificación de eventos como reuniones de la junta y almuerzos también puede ser
responsabilidad de los asistentes administrativos. Esto puede requerir investigar los precios de
los proveedores o preguntar sobre la disponibilidad de los participantes. Otros deberes pueden
incluir programar citas y preparar materiales de presentación.
Documentación
Los asistentes administrativos también pueden ayudar a los miembros de la oficina con la
documentación. Además de almacenar, organizar y administrar archivos, los asistentes pueden
necesitar escribir, editar y corregir documentos. Algunos asistentes pueden necesitar tomar
dictados o registrar las actas de las reuniones.
Funciones laborales especializadas
Es posible que se requiera que los asistentes
administrativos en algunos campos tengan un
amplio conocimiento profesional. En consecuencia,
las funciones de estos asistentes pueden ser más
especializadas. Por ejemplo, es posible que los
asistentes administrativos legales deban tener una
comprensión profunda de la terminología y los
procedimientos legales, mientras que los asistentes
médicos pueden necesitar estar bien versados en el
trato con las compañías de seguros y la lectura de
informes médicos.
Perspectivas de empleo e información salarial
Se esperaba un crecimiento promedio del empleo del 12% para secretarias y asistentes
administrativos, de 2012 a 2022, según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. (BLS). Los
secretarios generales y asistentes administrativos, que no se desempeñan como secretarios
legales, médicos o ejecutivos, ganaron un salario promedio anual en 2018 de $52,840, según el
BLS.
• Proporcionar servicio al cliente
• Administrar el inventario de activos y suministros, buscar proveedores (vendedores) y
enviar facturas
• Programación y coordinación de reuniones y presentaciones, entrevistas, eventos y
otras actividades similares
• Envío y recepción de correo y paquetes.
• Envío de faxes y correos electrónicos
• Gestión de documentos y archivos.
• Envío y recepción de documentos para la empresa.
• Contestando el teléfono
• Ayudar en varias operaciones diarias.
• Operar una variedad de máquinas de oficina, como fotocopiadoras y computadoras.
• Saludo a invitados y visitantes
• Expectativas del empleador
Los empleadores buscan trabajadores con conocimientos, combinación de habilidades, rasgos
personales y actitudes. Incluyen:
• Ser bien organizado
• Ser cortés
• Fiabilidad
• Fuerte ética de trabajo
• Productividad
• Profesionalismo
• Habilidades de resolución de problemas y
pensamiento crítico.
• Buenas habilidades técnicas, interpersonales y de
comunicación.
• Enfoque en el cliente
• Discreción
• Capacidad multitarea
• Habilidades de trabajo en equipo y colaboración5
