Google Drive

¿Qué es?
Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube que permite almacenar,
subir, modificar y compartir archivos online, pudiendo acceder a ellos desde cualquier
dispositivo. El servicio dispone de 15Gb de almacenamiento gratuito, ampliables me-
diante pago. Drive es una de las aplicaciones gratuitas a la que se tiene acceso al dispo-
ner de una cuenta de Google y se integra con otros servicios como Gmail.
Drive admite más de 30 tipos de archivos entre los que se encuentran archivos de ví-
deo, imagen y sonido.

Ventajas
√ Almacenamiento online. Acceso a los documentos guardados en cualquier mo-
mento y lugar.
√ Compatible con todos los sistemas operativos y con los formatos más comunes
de Microsoft Office, como .doc, .xls, .ppt y .pdf, y con formatos de Openoffice.
√ Archivos fáciles de subir y de compartir
√ Las personas administradoras pueden gestionar los permisos para el uso com-
partido de archivos las personas propietarias de documentos pueden compartir
y suspender en cualquier momento el acceso a los archivos.
√ 15 GB de almacenamiento gratuito por cuenta (compartido con Gmail y Fotos
de Google+).

Interfaz de Google Drive

Para acceder a Google Drive se hace clic ene le botón de acceso a las aplicaciones y
se selecciona Drive. Si no se ha iniciado sesión en Google, aparecerá la ventana de ini-
cio, en la que habrá que introducir el usuario y la contraseña. Si ya se ha iniciado sesión
en Google, aparecerá la interfaz de Drive.

En la interfaz de Drive, se encuentran los siguientes elementos:

1
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
 Crear: permite acceder a un menú desplegable para crear nuevas carpe-
tas y documentos (documento de texto, hojas de cálculo, presentacio-
nes, dibujos y formularios)

Subir archivo: permite subir archivos (o carpetas) para su almacena-

miento online.

Mi unidad: permite visualizar los archivos y carpetas que se hayan crea-

do o subido.

Compartido conmigo: permite visualizar los archivos que otras personas

hayan compartido contigo.

Destacados: permite visualizar con los archivos o carpetas que ha mar-

cado como los más importantes.

Reciente: permite visualizar lo que se ha abierto o editado recientemen-

te con Drive.
2
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
 Papelera: se pueden encontrar los archivos o carpetas que se han elimi-
nado.

Tipo de vista: se muestran dos botones que permiten elegir el tipo de

vista que se desee, bien en forma de lista, o bien en forma de cuadrícula
con una vista previa de cada archivo.

Configuración: permite cambiar la configuración de la cuenta, manejar

las aplicaciones conectadas o cambiar la manera de ver la interfaz.

Cuadro de búsqueda: permite buscar directamente el archivo, indicán-

dole el nombre.

Al seleccionar uno de los archivos, aparece la siguiente barra de herramientas, con las
opciones que se describen a continuación:

Compartir: permite compartir el archivo o carpeta seleccionada con otra

persona usuaria

Mover: permite mover el archivo o carpeta seleccionada a otra carpeta

Eliminar:permite eliminar archivos o carpetas y mandarlos a la papelera.

Vista previa: permite obtener una vista previa del archivo seleccionado.

Gestión de archivos y carpetas

3
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Crear carpetas y archivos
Para crear archivos y carpetas, se hace clic en “Crear” y se elige si se quiere crear una
carpeta o un archivo de texto, hoja de cálculo, presentación dibujo o formulario.

Crear carpeta
Se hace clic en “Crear” y después se selecciona “Carpeta”, aparece una ventana
emergente en la que se añade el nombre que se quiera dar a la carpeta. La carpeta
aparece en “Mi Unidad”.

Crear archivos
Del mismo modo que para crear carpetas, se hace clic en “Crear” y se elige el tipo de
archivo que se quiera. Inmediatamente, aparece la interfaz del archivo que se ha elegi-
do.
Los tipos de archivos que se pueden crear en Google Drive son: Documentos de texto,
Presentaciones, Hojas de Cálculo, Formularios y Dibujos.
Haciendo clic en “Conectar aplicaciones”, se pueden integrar en Drive otras aplicacio-
nes de Chrome Store, que posteriormente, aparecerán como opción al hacer clic en
“Crear”.

4
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Subir archivos o carpetas
Para subir archivos o carpetas desde el ordenador a Drive, se hace clic en el botón “Su-
bir” , que da opción a subir o archivos o una carpetas. Se selecciona el elemento
que se desea subir y se busca dentro del equipo archivo o carpeta deseado.

5
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Otra forma de subir archivos es arrastrarlos a Drive y soltarlos:

Mover archivos
Para organizar los archivos dentro de una carpeta, o bien se crean dentro de la misma,
o una vez creados, se arrastran a su interior.

Otra forma de mover archivos, es seleccionar el archivo, hacer clic con el botón dere-
cho del ratón y seleccionar “Mover a...”

6
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
También se puede mover un archivo, haciendo clic en el icono de “Mover”:

Se selecciona la carpeta donde se quiera mover el archivo y se hace clic en el botón

“Mover”.

Eliminar archivos o carpetas

7
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Los archivos y carpetas se pueden eliminar de Drive de dos formas. La primera de ellas
es seleccionar el archivo a eliminar y hacer clic en el botón eliminar de la barra
de herramientas.
La otra forma de eliminar archivos o carpetas, es seleccionar el archivo que se desea
eliminar, hacer clic en el botón derecho del ratón y seleccionar la opción “Eliminar”.

Restaurar un archivo de la papelera

Para restaurar un archivo que se ha enviado a la papelera, se busca el archivo dentro
de la sección “Papelera”, se seleccionan los archivos o carpetas que se quieran recupe-
rar y se hace clic en el icono “Restaurar” que aparece en la barra de herramientas.

En caso de querer eliminar definitivamente de Google Drive el archivo o carpeta, se

hace clic en el icono “Eliminar definitivamente”.

Crear una copia de un archivo

8
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Para crear una copia de un archivo, se selecciona el archivo, y se hace clic sobre el con
el botón derecho del ratón. De la ventana que aparece se selecciona “Crear una copia”

Cambiar de nombre un archivo

Para crear una copia de un archivo, se selecciona el archivo, y se hace clic sobre el con
el botón derecho del ratón. De la ventana que aparece se selecciona “Cambiar nom-
bre...”

Aparece una ventana donde se pone el nuevo nombre que se quiere dar al archivo:

9
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Descargar archivos o carpetas
Para descargar un archivo o carpeta, hay que situarse sobre él, hacer clic con el botón
derecho del ratón y hacer clic en “Descargar”.

Compartir archivos o carpetas

10
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Google Drive permite compartir archivos y carpetas con otras personas usuarias, de
manera que puedan ver, editar y comentar dichas carpetas y archivos. Las carpetas y
archivos se pueden compartir directamente desde Google Drive, a través de un enlace,
o mediante un archivo adjunto por correo electrónico.
Cualquier persona usuaria con quien se comparta el archivo o carpeta, podrá ver los
cambios que se hagan en el documento a medida que se produzcan, así como editar-
los, fomentando un trabajo colaborativo en línea.

Compartir desde Google Drive

Hay varias formas de compartir archivos:

1. Mientras se consulta o edita un documento creado. Se hace clic en el botón

“Compartir” en la esquina derecha superior.

2. Se selecciona el documento (o carpeta) que se quiera compartir y se hace clic

en el icono de la barra de herramientas.

3. Se selecciona el archivo (o carpeta) a compartir, se hace clic en el botón dere-

cho del ratón y se elige la opción compartir.

11
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
 Utilizando cualquiera de las tres opciones para compartir, aparece una ventana
en la que se pueden añadir las personas o grupos de personas con los que se
quiere compartir el archivo o carpeta.

12
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
En "Invitar a personas" se escriben las direcciones de correo electrónico de las perso-
nas o grupos con los que se quiera compartir los elementos. También puedes buscar
contactos escribiéndolos en el cuadro.

Activando la casilla correspondiente a “Notificar a las personas por correo electrónico”,

las personas con las que se ha compartido la carpeta o archivo, recibirán un correo
electrónico notificando que se ha compartido dicho elemento. También se puede aña-
dir un mensaje a la notificación haciendo clic en “Añadir mensaje”

Para compartir varios archivos a la vez, es conveniente introducirlos en una carpeta y

compartir dicha carpeta. Cada archivo que se incluya en la carpeta compartida, estará
a disposición de las personas con las que se ha compartido la carpeta, con los mismos
permisos que ésta.

Configuración para compartir

En el menú configuración para compartir, se puede decidir que pueden hacer las perso-
nas usuarias con los archivos y carpetas compartidos y se puede elegir el grado de visi -
bilidad de los mismos.

Grado de visibilidad
Se puede controlar el grado de visibilidad de los archivos para las demás personas
usuarias, desde mantenerlos completamente privados hasta permitir que cualquier
persona usuaria de Internet los pueda ver.
Para ello, en el menú “Configuración para compartir” que aparece al compartir un ar-
chivo o carpeta, se selecciona “Cambiar” en la sección “Quien tiene acceso”.

13
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
En el menú “Configuración para compartir”, aparecen tres opciones de visibilidad para
los documentos que se quieran compartir.

14
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
 Inicio de se-
Opción de visibili-
Definición sión en
dad
Google

Eres la única persona que puede acceder al archivo o

Ciertos usuarios carpeta hasta que lo compartas con usuarios o gru- Sí
pos específicos.

Cualquier usuario Cualquier persona usuaria al que se proporcione el

que reciba el enla- enlace al archivo o carpeta podrá acceder al mismo. No
ce

Cualquier persona usuaria puede acceder al archivo

Público en la Web o carpeta en Internet a través de los resultados de No
búsqueda o la dirección web.

Tipo de acceso a personas usuarias

Al compartir archivos o carpetas con otras personas usuarias, se puede elegir qué tipo
de acceso que se quiera conceder a las personas con las que se comparte el elemento.
Esto se puede hacer directamente al compartir con una persona o grupos de personas
haciendo clic en la flecha situada a la derecha del cuadro de texto.

También se puede modificar posteriormente en el menú “Configuración para compar-

tir”. Para ello se elige la persona usuaria, se abre el desplegable de la flecha y se elige
el tipo de acceso que se desea dar a esa persona.
Para dejar de compartir el archivo con esa persona, se hace clic en la “X” y el documen-
to dejara de estar accesible.

15
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
 √ Puede editar: las personas usuarias pueden editar el archivo o carpeta y
compartirlo con otras personas.
√ Puede comentar: las personas usuarias pueden ver y añadir comentarios al
archivo o carpeta.
√ Puede ver: las personas usuarias únicamente pueden ver el archivo o carpeta
compartido.

Es propietario (op-
Puede Puede co- Puede
ción predeterminada
ver mentar editar
al crear)

Ver archivos y carpetas x x x x

Descargar o sincronizar ar-

x x x x
chivos en otro dispositivo

Hacer copias de archivos

para guardarlas en Google x x x x
Drive

Comentar documentos, ho-

jas de cálculo y presentacio- x x x
nes de Google

Editar documentos, hojas

de cálculo, presentaciones x x
y dibujos de Google

Compartir o dejar de com- x x

16
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
 partir archivos con otros
usuarios

Añadir archivos a una car-

x x
peta o eliminarlos

Subir y eliminar versiones

x x
de archivos

Eliminar archivos y carpetas x

Transferir la propiedad de
x
archivos y carpetas a otros

Compartir mediante un enlace

Los archivos o carpeta se pueden compartir con otras personas enviándoles un enlace
mediante el cual podrán acceder a dicho archivo o carpeta.
Para ello, se selecciona el archivo o carpeta y se hace clic en el icono de compartir (o
(o clic en el botón derecho del ratón y se selecciona la opción compartir). Aparece la
ventana “Configuración para compartir”, se selecciona el contenido del cuadro de tex-
to “Enlace para compartir”, se copia y se envía por medio de correo electrónico o chat
a las personas con las que queramos compartir el archivo o carpeta.

Como se puede observar, Drive también da la opción de compartir el enlace en Google

+, Facebook o Twitter.

17
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Para que cualquier persona usuaria pueda abrir el archivo o carpeta mediante el enla-
ce, la configuración para compartir tendrá que estar en “Cualquier usuario que reciba
el enlace" o "Público en la Web".

Compartir mediante archivo adjunto por correo electrónico

Otra opción para compartir archivos, es adjuntándolos al correo electrónico como ar-
chivo adjunto. Para ello, se abre el archivo que se quiera compartir y en el menú “Ar-
chivo” se selecciona “Enviar por correo electrónico como archivo adjunto”.
Se abre la ventana que sigue, en la que se rellenan los campos solicitados y se seleccio-
na del menú desplegable el tipo de archivo

Cómo compartir archivos de Drive en Google+

Cualquier archivo guardado en Drive, se puede compartir directamente en Google +.
Para ello, una vez se ha elegido y abierto el archivo a compartir, se hace clic en el icono
“Compartir” en la parte superior derecha de la pantalla y dentro de la ventana “Confi-
guración para compartir” se copia el enlace, tal como se ha visto anteriormente.
Una vez copiado el enlace, en la interfaz general de Drive, se hace clic en el botón com-
partir en Google + y se copia el enlace en el cuadro de texto “Comparte tus nove-
dades”.

18
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Para que el archivo sea visible a las personas con las que se quiere compartir, será ne-
cesario comprobar que la configuración para compartir está establecida como como
"Público en la Web" o "Cualquier usuario”.

Seguimiento de actividad

En Drive se puede hacer un seguimiento del historial de cambios que se hayan efectua-
do en archivos y carpetas que se encuentren incluidas en “Mi unidad”.
Para acceder al historial de actividad en Drive se hace clic en “Mi unidad” y posterior-
mente en el botón de “Detalles y Actividad” que aparecerá
En el cuadro que aparece en el lateral derecho de la pantalla se puede ver la actividad,
que muestra los cambios más recientes al principio.

19
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Entre los tipos de actividad en archivos y carpetas que aparecen en esta vista se inclu-
yen:
√ Movimientos y eliminaciones
√ Cambios de nombre
√ Carga de archivos o carpetas
√ Uso compartido y no compartido
√ Ediciones y comentarios

Configuración

Configuración
Para cambiar cualquiera de las opciones de configuración de Google Drive, se hace clic
en el icono de rueda dentada de la esquina superior derecha y se selecciona “Confi-
guración”.

En función de la versión de Google Drive que se utilice, verás las opciones siguientes:

√ Idioma
√ Zona horaria
√ Indicar actualizaciones
√ Almacenamiento
√ Editar tu perfil
√ Configuración de la cuenta de Google
√ Controles de derecha a izquierda

20
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Configuración de subida
Para cambiar la configuración de subida de los documentos de Drive, se hace clic en el
icono de rueda dentada de la esquina superior derecha y se selecciona “Configura-
ción de subida”.

En la ventana "Configuración de subida", se pueden seleccionar las opciones siguien-

tes:
√ “Convertir los archivos que has subido al formato de Google”: convierte los
documentos, presentaciones, hojas de cálculo y dibujos a los formatos
correspondientes de Google Drive, de manera que pueden modificarse. Si no se
selecciona esta opción, los documentos subidos se mostraran solo de lectura.
Para que un documento de Office se pueda modificar, debe estar en una
versión posterior a Office 2007.
√ Convertir el texto de archivos PDF o de archivos de imagen a documentos de
Google Drive.

Administrar Aplicaciones
Para administrar las aplicaciones conectadas a Drive, se hace clic en el icono de rueda
dentada de la esquina superior derecha y se selecciona “Administrar aplicacio-
nes”.

21
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Aparece la siguiente ventana en la que se muestran las aplicaciones que se tienen co-
nectadas a Google Drive. En la pestaña “Opciones” se permiten varias opciones:
√ Ver página del producto.
√ Ver todos los archivos a los que esta aplicación está autorizada a acceder.
√ Ver todos los archivos que esta aplicación ha creado.
√ Desconectar de Google.

Marcando la opción “Utilizar como opción predeterminada” para una aplicación, se

puede conseguir que cualquier archivo con formato compatible con ella se abra prede-
terminadamente con dicha aplicación.

22
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Desinstalar aplicaciones
Las aplicaciones instaladas en Google Drive, se pueden desinstalar en cualquier mo-
mento. Al desinstalarla se pueden seguir accediendo a los archivos de Google Drive,
pero ya no se podrá utilizar la aplicación.
Para ello, solo hay que hacer clic en la opción “Desconectar de Google” del botón op-
ciones.

Normalmente, al desinstalar una aplicación de Google, también se revocan los permi-

sos. Para comprobarlo, hay que acceder a la sección “Permisos de cuenta “en accoun-
ts.google.com.

Administrar acceso de una aplicación a los archivos

23
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Para eliminar el acceso de las aplicaciones instaladas en Google a los archivos de Drive,
se accede a “Permisos de cuenta” de accounts.google.com, se selecciona la aplicación
de la que se quieren revocar permisos, y se hace clic en el botón “Revocar acceso”.

Editor de documentos de Google Drive

¿Qué es?
El editor de documentos de Google Drive se compone por un conjunto de aplicaciones
de productividad que permiten crear on line distintos tipos de documentos, trabajar
con ellos simultáneamente con otras personas y almacenarlos en la cuenta de Google
Drive.
Las aplicaciones que componen este editor de documentos son Google Docs (procesa-
dor de textos), Google Sheets (Hoja de cálculo), Presentaciones, Dibujos y Formularios.
Con todas ellas se puede trabajar en cualquier lugar, a cualquier hora y en cualquier
dispositivo.
En el trabajo con documentos de Drive existen límites en cuanto a su tamaño y en
cuanto al número de personas que colaboran (o comparten) en un documento.
En relación con el tamaño de los archivos, Drive no permite que los documentos crea-
dos (o los que se suban) tengan más de 5 TB. Aquellos que superen este tamaño, no se
podrán visualizar en Drive.
En relación con las personas con las que se pueden compartir los archivos o carpetas
creados, existe un límite de 200 personas, si es necesario que el documento sea visto
por un número mayor de personas, es aconsejable que se elija la opción de visibilidad
pública, o un grupo de Gmail. Asimismo, existen limitaciones en relación al número de
personas que colabora en la edición de un mismo archivo. Únicamente 50 personas
podrán trabajar conjuntamente en los archivos de Drive, sin embargo, otras personas
usuarias podrán ver el documento (un máximo de 200).

24
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Crear documentos de Drive
Para crear un nuevo documento de Drive (procesador de textos, hoja de cálculo, pre-
sentaciones, dibujos o formularios) se hace clic en “Crear” en el menú de la izquierda
de la interfaz de Drive, y se elige el tipo de archivo que se quiera. Inmediatamente,
aparece la interfaz del archivo que se ha elegido.

Al crear un nuevo documento de texto, hoja de cálculo o presentación, se le asigna el

nombre "Sin título" de forma predeterminada. Para cambiar el nombre del archivo se
va al menú “Archivo” en la parte izquierda superior, y se selecciona “Cambiar nombre”

Se elige el nombre que se quiere dar al documento y se introduce en el cuadro de tex-

to. Se hace clic en “Aceptar”.

25
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Trabajo colaborativo
Para trabajar al mismo tiempo con otras personas, el archivo tiene que estar comparti-
do, y las personas a las que se ha dado acceso, deben tener acceso de edición. Cuando
alguien realice una modificación, el cambio aparece automáticamente en la pantalla y
se guarda también automáticamente. Además, el nombre de la persona usuaria figura
al lado de su cursor para que se sepa quién está editando.

Chat
Las aplicaciones de google Drive (Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, etc…)
permiten trabajar en un archivo al mismo tiempo que otras personas desde distintos
equipos.
Para facilitar el trabajo colaborativo, Drive tiene la opción de chat integrada en cada
una de las aplicaciones, de manera que cuando se trabaja en un archivo al mismo tiem-
po que otras personas, se puede chatear con el grupo que está viendo el archivo y con-
sultar dudas sobre el mismo, intercambiar información, etc…
Para iniciar un chat en un archivo, el archivo debe estar compartido previamente con
las personas con las que se va a trabajar. Una vez compartido el archivo, el chat se ini -
cia haciendo clic en el botón del Chat que aparece arriba a la derecha . Al lado del
símbolo del chat, aparecen unos iconos de colores, que representan a las personas con
las que se está compartiendo el archivo.

Al hacer clic en el icono del chat, se abre una ventana de chat, en la que se podrá escri-
bir a las personas colaboradoras.

26
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Al finalizar la conversación, se hace clic en la X para cerrar la ventana de chat. Para
ocultar un chat se vuelve a hacer clic en el botón
Para poder chatear, o editar un archivo compartido, es necesario haber iniciado sesión
en Google.
Para activar las notificaciones del chat, se hace clic en de la ventana del chat y se
activa la casilla para activar notificaciones.

Comentarios
Drive permite dejar comentarios en los archivos sobre los que se está trabajando a fin
de que las personas colaboradores estén al tanto del transcurso de los trabajos. En los
comentarios se pueden incluir preguntas, notas o resaltar cambios que se hayan reali-
zado.
Después se pueden editar o eliminar los comentarios, además de responder a comen-
tarios de otras personas usuarias y cerrar conversaciones al acabar.
Para hacer comentarios, en primer lugar se resalta la información que se quiere co-
mentar (texto, imágenes, celdas, diapositivas, etc…). Posteriormente, se hace clic en el
botón “Comentario” (también se puede hacer: Insertar>comentario) de la barra de he-
rramientas y se escribe el comentario en el cuadro de texto.

27
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Para editar o eliminar comentarios, se hace clic en al comentario, y aparecen dos op-
ciones “Editar” y “Eliminar”. Si se quiere añadir o cambiar algo del comentario, se hace
clic en “Editar”, y si lo que se quiere es eliminar el comentario, se hace clic en “Elimi-
nar”.

Si se hace clic en “Resolver”, el comentario deja de aparecer en la pantalla y se consi-

dera resuelto.
Para asegurar que una persona en concreto ve una nota, se puede dirigir un comenta -
rio a una persona específica para que reciba una notificación por correo electrónico so-
bre el comentario. Para ello, en alguna parte del comentario se añade el signo + segui-
do de la dirección de correo electrónico.

28
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Ej: +alfabetizació[email protected]

Para recibir notificaciones por correo electrónico de los comentarios que se han hecho
sobre los archivos creados, se hace clic en “Notificaciones”

Se elige una opción de notificación para establecer la frecuencia con la que se quiere
recibir mensajes de correo electrónico sobre los comentarios:
√ Todo: siempre que se añada un comentario al archivo.
√ Respuestas para ti: siempre que otras personas respondan a comentarios que
hayas hecho.
√ Nada: no recibir nunca mensajes de correo electrónico sobre comentarios
introducidos en ese archivo.

Procesador de textos

¿Qué es?
Google Docs es un procesador de texto online que te permite crear y editar documen-
tos de texto, además de trabajar de forma colaborativa con otras personas en tiempo
real.

Interfaz
La interfaz de Google Docs es similar a la interfaz de cualquier otro procesador de tex-
tos:

29
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Barra de menús

Archivo
Se incluyen las opciones de compartir el documento, crear uno nuevo, abrir un docu-
mento existente, cambiar el nombre al documento actual, crear una copia, mover el
documento a una carpeta o a la papelera, ver el historial de cambios del documento,
elegir el idioma del documento, descargar el documento, publicar el documento en la
web, enviar el documento por correo electrónico a las personas colaboradoras, enviar
por correo electrónico como archivo adjunto, configuración de página e imprimir.

Se van a describir algunas de las opciones más interesantes son:

Ver historial de revisión

Se muestran los cambios que se han hecho en el documento, que persona los ha hecho
y en qué fecha y hora.

30
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Descargar como
Permite descargar el documento en varios formatos (docx, odt, rtf, pdf, txt y html)

Publicar en la Web
Permite publicar el documento en la web como archivo público. Se genera un enlace
del documento para que las personas interesadas puedan consultarlo. También se
puede compartir el enlace por correo electrónico o por medio de Google +, Facebook o
Twitter

Enviar por correo electrónico

Permite enviar el documento a las personas colaboradoras. El documento se pude pe-
gar en el correo electrónico seleccionando la opción “Pegar el elemento en el correo
electrónico”.
31
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Enviar por correo electrónico como archivo adjunto
Permite enviar el documento como adjunto por correo electrónico

Configuración de página
Permite elegir la orientación del documento, los márgenes, el tamaño de papel y el co-
lor de la página.

32
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Editar
Se incluyen las opciones de deshacer, rehacer, cortar, copiar, pegar, portapapeles, se-
leccionar todo y buscar y sustituir.

Ver
Se incluyen las opciones de diseño de impresión, modo, mostrar regla, mostrar la barra
de herramientas de ecuaciones, mostrar las sugerencias ortográficas, contraer contro-
les o mostrar pantalla completa.

33
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Insertar
Se incluyen las opciones de insertar imagen, enlace, ecuación, dibujo, tabla, comenta-
rio, nota al pie de página, caracteres especiales, línea horizontal, numero de página,
salto de página, encabezado, pie de página, marcador e índice de contenido.

Insertar imagen
Se hace clic en “Imagen” y aparece una ventana en la que se muestran varias opciones
para insertar una imagen.

34
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
 √ Subir: se selecciona una imagen del equipo. También se puede arrastrar la
imagen desde el equipo, solo se tiene que hacer clic en la imagen y arrastrarla
al documento.
√ Tomar una instantánea: se utiliza la cámara web para capturar una imagen.
√ URL: se escribe la URL de una imagen de la Web.
√ Búsqueda de imágenes de Google: se introduce un término para buscar una
imagen.
√ Álbumes web de Picasa: se elige una imagen de uno de tus álbumes web de
Picasa y haz clic en Seleccionar.
√ Fotos de archivo: busca entre las fotos de archivo y selecciona una imagen.
Para eliminar una imagen del documento, solo hay que seleccionarla y pulsar la te-
cla Supr.
Las imágenes que se pueden añadir en Drive, admiten los gif, jpg y png, y deben tener
un tamaño inferior a 2 MB.
Para controlar la forma en que las imágenes y dibujos interactúan con el texto, Drive
dispone tres modelos de diseño:

En línea: la imagen se sitúa directamente sobre la línea de texto.

Ajustar texto: el texto se coloca alrededor de la imagen teniendo en cuenta los márge-
nes establecidos.
35
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Dividir texto: la imagen se coloca de forma independiente y el texto puede aparecer a
la izquierda o a la derecha de ella.

Insertar enlace
Para insertar un enlace en un documento se hace clic en el lugar del documento donde
se quiere insertar el enlace ( o se resalta el texto al que se quiere asociar el enlace) y se
hace clic en insertar.

En el campo "Texto" se escribe el texto que se quiere asociar al enlace dentro del do-
cumento. En el campo "Enlace" se escribe el enlace directamente, o hace una búsque-
da del enlace.
Otras formas de insertar enlaces son:
1. Hacer clic en el botón derecho del ratón y seleccionar la opción “Enlace”.

2. Hacer clic en el icono de enlace en la barra de herramientas.

Insertar ecuación
36
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Para insertar una ecuación, se hace clic en la opción “Ecuación” del menú “Insertar”
para que se muestre la barra de herramientas de las ecuaciones.

Se hace clic en el botón “Nueva ecuación” y se muestra un cuadro en el documento,

donde se puede escribir la ecuación.

Insertar dibujo
Esta opción permite insertar dibujos creados en el editor de dibujos de Drive. Al hacer
clic en la opción “Dibujo”, se abre el editor de dibujos de Drive, a fin de que se diseñe
el dibujo que se desea insertar.

Al acabar el dibujo, se hace clic en “Guardar y cerrar” y el dibujo quedará insertado en

el documento.

Insertar tabla
La opción “Tabla” del menú “Insertar”, permite insertar tablas de hasta 20x20 celdas.
Para ello. Se hace clic en “Tabla” y se elige la dimensión de la tabla que queremos in -
sertar.

37
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Actualmente, no se pueden combinar las celdas de las tablas dentro de un documento.

Insertar y eliminar filas y columnas

Para añadir filas o columnas a la tabla, se hace clic en el botón derecho del ratón en
una de las celdas de la tabla. Se muestra un cuadro de diálogo con varias opciones para
añadir o eliminar filas y columnas:

Otra forma de añadir filas es pulsar el tabulador del teclado cuando esté en la esquina
inferior derecha de la tabla.

Propiedades de la tabla
Se pueden ajustar las siguientes propiedades de una tabla:
√ Color y grosor de los bordes de la tabla
√ Color de fondo de la celda
√ Alineación vertical de celda
38
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
 √ Dimensiones de la tabla
√ Alineación de la tabla
Para ajustar estas propiedades, se hace clic con el botón derecho en la tabla y seleccio-
na “Propiedades de la tabla”

Insertar notas a pie de página

Para insertar notas a pie de página en el documento, se sitúa el cursor en el lugar don-
de se quiera insertar la nota, y se selecciona la opción “Nota al pie” del menú “Inser-
tar”
Para eliminar una nota a pie de página, se elimina el pie de página del cuerpo del docu-
mento para que se suprima todo su contenido.

Insertar caracteres especiales

Para añadir caracteres especiales a los documentos o presentaciones, como flechas,
formas u otros caracteres, se selecciona la opción “Caracteres especiales” del menú
“Insertar”.

39
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Después de seleccionar un carácter, haz clic en el botón Insertar para añadirlo al docu-
mento.

Insertar encabezado y pie de página

Para añadir encabezados y pies de página a tu documento, se hace clic en el menú des-
plegable Insertar y se selecciona “Cabecera” o “Pie de página”. Se escribe el texto del
encabezado o pie de página en el área de las líneas de puntos. Para ocultar el encabe-
zado o pie de página, se elimina todo su contenido.

Insertar índice de contenido

Para insertar un índice de contenido, se tiene que seleccionar la opción “Índice de con-
tenido” del menú “Insertar”.

Posteriormente, se tienen que seleccionar cada uno de los elementos que aparecerán
en el índice del documento. Para ello, se sitúa el cursor sobre la frase que va a ser un
título, se hace clic en el menú formato, se selecciona la opción “Estilos de párrafo” y
dentro de esta opción, se selecciona “Título 1”.

40
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Cada una de las opciones que aparece como “Título x” se diferencia en el tamaño de la
letra teniendo el “Título 1” el tamaño de letra más grande y además cada uno de estos
números es un subtipo del anterior.
Ejemplo:
Se selecciona:
√ Notas a pie de página como Título 1
√ Caracteres especiales como Título 2
√ Encabezado y pie de página como Título 1.

De esta manera, el “Caracteres especiales” que se ha marcado como Título 2, será un

subapartado de “Notas a pie de página” (Titulo 1)

Para que aparezca el índice, se hace clic en el botón actualizar:

Este será el índice de contenido para este ejemplo:

41
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
Insertar marcadores.
Los marcadores son accesos directos a partes concretas de un documento. Permiten
enlazar distintas partes de un documento entre sí.
Para crear un marcador, únicamente hay que seleccionar la opción “Marcador” del
menú “Insertar”. Aparece una marca de color azul que indica que en ese lugar se ha
añadido un marcador.

Un marcador solo es útil si se asocia a un enlace. Para añadir el enlace, se selecciona la

parte de texto o imagen donde se quiere que vaya el enlace a la otra parte de nuestro
documento y se hace clic en la opción “Enlace” del menú “Insertar”
Aparece una ventana en la que se tendrá que hacer clic en “Marcador”.

Ahora el texto aparecerá en azul indicando que esa frase tiene un vínculo.

42
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género
https://support.google.com/
https://support.google.com/docs/#topic=1382883
http://www.bilib.es/fileadmin/user_upload/oficinamovil/Documentos/Ofimatica/
Googledrive/manualavanzado/Google_Drive_-_Manual_avanzado.pdf
http://dominioficticio.hl174.dinaserver.com/wp-content/uploads/2013/10/Manual-
09-Google-Drive.-Registro-y-gestion-de-los-archivos.pdf

43
Formación de Formadoras en Alfabetización Digital y Empoderamiento de Mujeres Rurales con
Perspectiva de Género