GESTION POR PROCESOS
MAPA DE PROCESOS - INTERACCIONES
Ms. Marco R. Socualaya Pomayay
Análisis y mapeo de procesos
Mapeo de procesos: actividad que se realiza para crear una
representación gráfica (o mapa) de un proceso de trabajo,
mostrando sus entradas, salidas y la secuencia de actividades.
Análisis y mapeo de procesos
Permite:
Describir en forma clara y sencilla el funcionamiento de un proceso,
para facilitar su comprensión.
Identificar las áreas de oportunidad de mejora de los mismos
(métodos alternos para la ejecución de actividades, optimización
de tiempos, eliminación de etapas que no aportan valor, aumento
de la productividad etc.).
Facilitar el entrenamiento a nuevos empleados.
Análisis y mapeo de procesos
Permite:
Definir las funciones y responsabilidades.
Facilitar la identificación de los puntos de medición para evaluar el
desempeño de los procesos.
Proporcionar información para la documentación de los procesos.
Aumentar el nivel de satisfacción de los clientes.
Análisis y mapeo de procesos
Pasos para el mapeo de procesos:
Identificación y clasificación de procesos.
Mapeo de procesos por niveles.
Diagramación de los procesos individuales.
Identificación y clasificación
Características de los procesos:
Se pueden definir: tienen un principio y un fin; transforman
entradas en salidas aportando valor y generan productos o servicios;
se pueden representar en diagramas; tienen un dueño.
Se pueden repetir: secuencias de actividades que son repetidas
de manera sistemática.
Se pueden predecir: se pueden controlar, estabilizar y alcanzar
resultados consistentes.
Se pueden mejorar: evaluación y mejora continua
Modelo de Procesos
ISO 9001:2008
Mejora continua del sistema de
gestión de la calidad
Responsabilidad
de la dirección Clientes
Clientes
(y otras
(y otras
partes
partes Gestión de Medición, análisis interesadas)
interesadas) los recursos y mejora
Entradas Salidas Satisfacción
Requisitos Realización
del producto Producto
Actividades que aportan valor
Flujo de información
Identificación y clasificación
ISO 9000:
Procesos de dirección (estratégicos): planificación, asignación de
recursos, comunicación, revisión de la dirección, etc.
Procesos de realización (procesos clave): procesos relacionados
con los productos de la organización, por ejemplo, procesos
relacionados con el cliente, diseño y desarrollo, realización del
producto, etc.
Procesos de gestión de recursos (de apoyo): capacitación,
mantenimiento, etc.
Procesos de medición, análisis y mejora (de apoyo): seguimiento
y medición de procesos y producto, auditorías internas, acciones
correctivas y preventivas, evaluación de la satisfacción del cliente, etc.
Identificación y clasificación
También pueden dividirse en:
Macro proceso: se refiere a un proceso global, de gran alcance,
que generalmente cruza los límites de las áreas funcionales.
Micro proceso: es un proceso más detallado, que generalmente es
un sub-proceso de un macro proceso.
Mapeo por niveles
De lo general a lo particular.
De los macro procesos (globales) a los micro procesos (específicos).
E S
Nivel 0
Modelo del negocio 3
1 2 5
4
Nivel 1
Procesos del negocio
3.1 3.2 3.3
Nivel 2
Procesos específicos
Nivel 3
3.3.1 [Link].3
Sub-procesos
PR-AL-01
Mapeo por niveles
Nivel 0 - Modelo estratégico de calidad ó modelo del negocio:
Mapa conceptual que establece la relación del sistema con su entorno;
también puede mostrar los indicadores globales de calidad y
productividad asociados a las estrategias competitivas de la empresa y a
su MISIÓN.
Nivel 0
Mapeo por niveles
Nivel 1: Modelo de procesos del negocio. Se emplea para mostrar
los procesos de realización (clave) y de apoyo existentes en la
organización. También se conoce como diagrama de contexto o de
relaciones, y permite tener una visión global de las interacciones entre
los procesos de una organización
Nivel 1
Diagrama de relaciones
Proveedores La Organización Resultados Clientes
Insumos
Procesos de la Gerencia
1
A
Procesos Proceso de
administrativos
Ventas
2
B Proceso de
operación
3
Procesos de
C Procesos importaciones/
de calidad exportaciones
4
Procesos de Sistemas
Nivel 1: Identificación de los procesos de la organización a nivel
general
Diagrama de relaciones
Revisión Gerencial Mejora continua Sistema de
Comunicación
Interna
Compras Capacit. y Promoción y Comunicació
desarrollo ventas n con cliente
Cobranza Reclut. y
contratación Descargas Cargas
Servicios Especiales
Auditorías Control de
internas Doctos.
Importación
Acciones Exportación
Corr./prev.
Desarrollo de Software Inst. y Mantenimiento Software
Nivel 1: Identificación de los procesos de la organización a nivel
general
Mapeo por niveles
Nivel 2: Modelo de procesos específicos: sirve para definir las
etapas de un proceso y su secuencia. Para cada proceso se identifican:
El “dueño del proceso” (responsable)
Etapas del proceso
Relaciones entre procesos (sistema)
Indicadores de desempeño
Nota: Si el proceso no puede dividirse en etapas, se aplican los criterios
adicionales del nivel 3.
Nivel 2
Proceso de Capacitación
Planeación
del Promoción Gestión de Preparación
programa y difusión recursos de cursos
de cursos
Ejecución del Gestión de
Evaluación programa de Inscripciones
cursos
Nivel 2: Descripción de un proceso específico
Mapeo por niveles
Diagrama interdisciplinario: Describe la forma en que los procesos
productivos principales de una organización atraviesan los límites de
varias funciones (Visión más detallada).
Cliente
Ventas
Ingeniería
Manufactura
Distribución
Mapeo por niveles
Pasos para definir un proceso:
Identificar a los clientes y sus requerimientos.
Determinar las salidas del proceso: productos, especificaciones.
Identificar entradas: insumos, requisitos, proveedores.
Actividades (límites del proceso: inicio, fin)
Relaciones entre procesos (sistema)
Mecanismos de control
Indicadores de desempeño
Documentos relacionados
Otros recursos
Entradas Proceso Salidas
Insumos
Maquinaria Chalecos
Personal Producción Placas
Instructivos balísticas
Especificaciones Mantenimiento
del cliente, etc. de chalecos
Mapeo por niveles
INICIO
Diagrama de Flujo: Representación ACTIVIDADES
O ETAPAS
gráfica de todos los pasos de un proceso DECISIÓN NO
?
y su secuencia. Es una herramienta útil SÍ
ACTIVIDADES
A
para examinar cómo se relacionan unos
O ETAPAS
NO
con otros los pasos de un proceso. B DECISIÓN
?
SÍ
ACTIVIDADES
A
O ETAPAS
FIN
Preparación de cursos
Revisión y Preparación de
Selección e Aprobación
adecuación de materiales y
invitación a de material
material equipo para
instructores didáctico
didáctico participantes e
instructores
Confirmar Verificar
participantes e instalaciones
instructores
Mapeo por niveles
Ejercicio:
Seleccionar uno de los procesos identificados en los ejercicios
anteriores.
Determinar clientes, entradas, salidas, actividades, recursos, etc.
Elaborar el diagrama interdisciplinario del proceso, incluyendo las
áreas o funciones responsables y los puntos de control.
Establecer un objetivo de calidad para este proceso y el indicador de
medición.
Exponer sus conclusiones al grupo.
Tiempo de realización: 60 minutos
