MANUAL DE PROCESOS
COMPRAS 5
Suministrar a tiempo los materiales y equipos en la obra
Objetivo del proceso:
controlando los costos
Dueño:
Compras
Involucrados:
Dueño e involucrados del proceso:
๏ Gerente de Operaciones
๏ Líder de obra.
๏ Jefe de almacén.
๏ Auxiliar contable.
๏ Cumplimiento de presupuesto
Indicadores a los que impacta:
๏ Surtido a tiempo
๏ Requisición
๏ Cotización
Documentos que intervienen:
๏ Orden de compra
๏ Factura
Fases del proceso:
PAGO A
PROVEEDORES
I II III
Preparación y
Recepción de RECEPCIÓN EN
Compra seguimiento a ALMACÉN/OBRA
requisición
llegada
Elaboró: Última actualización:
Revisó: Autorizó: 16 Mayo 2023
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I.- Recepción de requisición:
Paso 1- Líderes de obra elaboran y envían a través del sistema (o whatsapp) la requisición de
materiales o equipos para autorización del Gerente de operaciones o Jefe de área técnica de
acuerdo a las necesidades de obra, posteriormente pasa a Compras y Jefe de Almacén.
*La requisición de materiales o equipos programados a utilizar en los siguientes 2 días de
operación, buscando que Almacén y Compras puedan completar y tener listo el pedido para
surtirlo.
La requisición deberá ser lo más especí ca posible mencionando medidas, calibre, o cualquier
detalle especial en el que pueda generar confusión y equivocación al momento de comprar;
además de mencionar la obra para la que se requiere el material o equipo.
* En el caso de compras de consumibles de papelería o limpieza, así como el mantenimiento de la
otilla se realizan a través de Administración.
Paso 2- Si se cuenta con existencia de los materiales y equipos solicitados en los almacenes de la
empresa o si hay materiales de otra especi cación que se puedan utilizar, se coordinará con el Jefe
de almacén su suministro a la obra e informará al Líder de obra que se lo surtirá el almacén.
*Jefe de almacén revisa las existencias y los programas de compras para detectar las necesidades
de compras en función de los tiempos de surtido futuros.
*Consultar con Gerente de operaciones, es posible que existan necesidades especí cas o
especiales fuera de explosión de insumos y se requieran autorizar.
*Revisar hacia adelante si hay alguna necesidad que no están contemplando pero que debería irse
preparando. Esto también se valida con Gerente de operaciones
Paso 3- Una vez validado y de nido, que se surtirá de almacén, Jefe de almacén solicita lo que se
comprará para la adquisición y coordinación de recepción con almacén o directo a obra.
II.- Compra:
Paso 1- De los productos con los que no se cuente en almacén, Compras realizará cotizaciones
con los Proveedores buscando aquellos que ofrezcan mayor calidad y menor costo, para esto
realiza un análisis de los materiales y equipos solicitados sobre los precios manejados por el
Proveedor al día, respecto de lo cotizado al momento de realizar el presupuesto, buscando que
estos coincidan, o en caso de manejar un precio más alto, cotizar con Proveedores que puedan
ofrecer el precio inicial junto con tiempos de entrega adecuados. Con esto, realiza la modi cación
del plan de compras.
Elaboró: Última actualización:
Revisó: Autorizó: 16 Mayo 2023
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Paso 2- Compras elabora las órdenes de compra correspondientes a los Proveedores a los que
se realizará la compra.
**La orden de compra se genera en sistema y debe especi car la obra para la que se realiza.
Paso 3- Compras solicita revisión y autorización de las órdenes de compra con Gerente de
operaciones (en las compras de alto volumen o especiales).
De ser necesario, se hacen las correcciones señaladas que surjan.
Paso 4- Compras envía (a través de correo electrónico y/o whastapp) las órdenes de compra a los
Proveedores correspondientes y se asegura de que estos con rmen la recepción y surtido
completo. En caso de que un Proveedor indique que no tendrá algunos productos, Compras
buscará opciones alternativas para poder suministrar el producto a tiempo.
Paso 5- Compras comunica a Encargado de Almacén que las requisiciones han sido compradas,
para que prepare espacios o logística y tenga la información de los pedidos por recibir.
Paso 6- Compras da seguimiento con los Proveedores para que envíen las facturas
correspondientes a las compras realizadas a tiempo (en .pdf y .xml), una vez recibidas, las revisa
para asegurar que los datos indicados (datos de facturación, descripción de lo comprado y precios)
son correctos.
Compras se asegura de que los precios pactados en la compra sean los correctos, en caso de
haber observaciones se hará el ajuste con los Proveedores.
Paso 7- Compras veri ca las facturas recibidas con Auxiliar contable para preparar el pago a
Proveedores.
*Semanalmente se revisa que los pagos realizados tengan la factura correspondiente.
III.- Preparación y seguimiento a llegada:
Paso 1- Compras da seguimiento con los Proveedores y Líder de obra / Encargado de Almacén
hasta que se entregue el material y/o equipo en las obras y al envío físico de las facturas de lo
recibido.
Pasa a proceso de pago a proveedores.
Elaboró: Última actualización:
Revisó: Autorizó: 16 Mayo 2023
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