Control

1. ¿Qué es el control?

1.1 Definición e importancia del control

En la etapa de control, el propósito es asegurarse de que se cumplan las
actividades, tal como fueron planeadas y en caso de ser necesario que se
establezcan las medidas correctivas.

El control es un proceso constante y repetitivo, en el cual continuamente

los gerentes deben monitorear el desempeño real de sus áreas de trabajo
de acuerdo con las metas y los planes de la gerencia, pero también deben
desarrollar sistemas de control que les permitan tomar medidas correctivas
cuando los planes se ejecuten en forma incorrecta o cuando la situación se
modifique.

El control es importante en la administración, pues aunque la empresa

diseñe una planeación correcta, una estructura, una organización
adecuada y/o un liderazgo eficiente, el gerente no podrá verificar cuál es la
situación real de la empresa, ya que (sin el control) no existen parámetros
de medición, ni informes, ni mecanismos que comprueben que los
objetivos se están cumpliendo.

Algunas definiciones de control son:

 Daft (2004) menciona que es “el proceso sistemático con que los ejecutivos regulan
las actividades para hacerlas compatibles con las expectativas establecidas en los
planes, en los objetivos y en las normas de desempeño”.
 Burk y Scanlan (1978, citados por Münch, 1990) afirman que “el control tiene como
objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes
establecidos”.
 Koontz y O´Donnell (1972, citados por Münch, 1990) dicen que “implica la medición
de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para
asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan”.
El control tiene la finalidad de optimizar el manejo de los recursos
financieros, humanos y materiales de la empresa.

Para aplicar correctamente el control dentro de una organización, existen

los siguientes principios:

 Principio de equilibrio: Significa que a cada grupo de delegación

conferido debe proporcionársele el grado de control correspondiente, es
decir, una persona debe tener el grado de responsabilidad según la
autoridad que ejerza.

 Principio de los objetivos: El control es el medio para alcanzar los

objetivos, por lo mismo se deben establecer estándares que sirvan
como base para la evaluación en las acciones dentro de la
organización.

 Principio de la oportunidad: Todo control es eficiente si se utiliza en el

momento oportuno, es decir, se debe aplicar antes de que ocurra el
error.

 Principio de las desviaciones: Significa que todas las desviaciones

que ocurran dentro de los planes de una organización deben analizarse
detenidamente para ver las causas que las originaron y evitarlas en lo
futuro.

 Principio de la costeabilidad: Todo sistema de control origina un

gasto y éste no debe ser mayor al costo del error.

 Principio de la excepción: El control debe aplicarse a todas las

actividades significativas dentro de la empresa.

 Principio de la función controlada: El que realiza una actividad no

debe ejercer el control sobre la misma actividad; por ejemplo, el cajero
de un banco recibe y entrega dinero en efectivo de acuerdo con la
solicitud de los clientes y ese cajero, a su vez, debe tener un jefe que
 todos los días lo audite. En este sentido, el cajero no puede ser auditor
de su misma función.

1.2 Etapas del control

Dentro de las organizaciones es importante utilizar el control en tres
momentos. Se le conoce como control anticipado a aquel que se aplica de
manera preventiva para evitar posibles errores; el control concurrente es el
que se da en el momento que se lleva a cabo la actividad, es decir en el
presente; mientras que el control de retroalimentación se emplea después
de realizar la actividad.

A continuación te presentamos las tres etapas del control:

1. Control anticipado. Es la etapa de control que advierte los problemas,

identificándolos antes de que ocurran. Se da en los recursos humanos,
materiales y financieros de la organización. Este tipo de control también
es conocido como preliminar o preventivo. Algunos ejemplos del control
anticipado son:
 La capacitación a los empleados antes de iniciar un nuevo proyecto.
 El mantenimiento mensual que se da a la maquinaria y al equipo.
 El estudio de mercado antes de sacar un nuevo producto.

2. Control concurrente. Es el que se da en el momento actual, en las

actividades rutinarias o constantes dentro de la empresa para asegurar
el cumplimiento de las normas de desempeño. Algunos ejemplos de
este tipo de control son:
 Establecimiento de estándares de desempeño que ayudan a medir la
actuación de los empleados.
 Reglas y normas de la empresa.
 Procedimiento y manuales de organización.
3. Control de retroalimentación. Este tipo de control se centra en el
resultado y aplica sobre todo en el proceso de manufactura dentro del
control de calidad del producto final. Los ejemplos de control de
retroalimentación son:
 Evaluación del desempeño del personal.
 Auditorías.
 Estudios para medir la satisfacción del cliente.

2. Pasos del proceso de control

El control debe aplicarse de acuerdo con un proceso definido que consta
de los siguientes pasos:

 Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Se deben

determinar unidades de medida que sirvan como un patrón, un objetivo
o modelo en el cual se efectúe el control. Entre los principales
estándares de control dentro de las organizaciones aparecen el
rendimiento de beneficios, la posición en el mercado, la productividad,
la calidad del producto, el desarrollo del personal y la evaluación de la
actuación.
 Medir los resultados: Es el cálculo de los resultados mediante
unidades de medida, para ello es importante la efectividad de los
sistemas de información y éstos deben ser a tiempo, confiables y
válidos. Una vez que se tiene la información se debe comparar con los
resultados obtenidos con los estándares establecidos para, de esta
manera, determinar si se cumplió el objetivo o no.
 Tomar medidas correctivas: El beneficio del control sólo se puede dar
si se emplea una acción para corregir o integrar las desviaciones en
relación a los estándares. Los jefes, gerentes, líderes o ejecutivos
solamente la pueden aplicar debido a la autoridad que tienen dentro de
una empresa.
 Retroalimentación: Siempre es importante que una vez aplicado el
proceso de control se realice un análisis y se dé réplica a los
implicados.

Además, para implementar un sistema de control se requiere:

 Contar con objetivos y estándares de control.

 Que el personal involucrado comprenda y esté de acuerdo con los
controles.
 Que los resultados finales de cada actividad se establezcan con base
en los objetivos.
 Evaluar la efectividad de los controles.

Es importante identificar los factores que comprende el control para que

sean considerados al momento de diseñar medidas de control. Dichos
factores son los siguientes:

 Cantidad: cualquier cosa debe ser medible para poder ser evaluada.
 Tiempo: debe fijarse un horizonte de tiempo con la finalidad de medir el
cumplimiento.
 Costo: debe establecerse el costo para determinar si es pertinente
aplicarlo.
 Calidad: la calidad es cualitativa, sin embargo, es determinante en el
gusto del consumidor.

3. Tipos de control
En las empresas se adoptan diferentes tipos de control para verificar el
cumplimiento de los objetivos. Entre los más importantes están el control
de políticas, el control de procedimientos, el control del personal, el control
de producción y el control de ventas. En seguida se explica cada uno de
ellos:

 En el control de políticas es necesario comprobar que cada política en

la organización facilite el cumplimiento del objetivo general de la
organización. Por ejemplo, la política de personal dice: el personal
administrativo debe cumplir con el perfil establecido en la descripción de
puestos, sin embargo, al comparar al personal contratado con la
descripción de puestos nos damos cuenta de que hay discrepancias,
aunque no por ello se deja de contratar a ese personal. En este caso es
conveniente remarcar que si la organización tiene políticas establecidas,
éstas deben respetarse porque si no lo hacen no tiene caso tenerlas.
 El control de procedimientos dentro de las organizaciones es
necesario porque ayuda a estandarizar un proceso dentro de cada
actividad.
 Control de personal, existen factores de medición de personal como
control de asistencia, control de puntualidad, evaluación del
desempeño, detección de necesidades de capacitación, entre otras.
 Control de producción, en el proceso de medición de la producción
existen diferentes modalidades de control, las cuales son de calidad, de
inventarios, de mantenimiento a máquinas y de equipos de control.
 Control en ventas, una manera de controlar las ventas es a través del
presupuesto de ventas anual, mediante las visitas periódicas a los
clientes, las encuestas de satisfacción al cliente, entre otras.

4. Herramientas de control
En la administración técnica existen métodos o herramientas que facilitan
el trabajo a los administradores y son aplicadas en cada una de las áreas
funcionales de la empresa con el propósito de asegurar que se cumplan
las actividades tal como fueron planeadas y, en caso de ser necesario, se
establezcan las medidas correctivas. A continuación abordaremos algunas
de ellas.
4.1 Herramientas o técnicas del control financiero
El control financiero implica acciones en cada actividad que involucra el
control de los recursos monetarios.

Dada la importancia del buen manejo de los recursos financieros de la

empresa existen los presupuestos, estados financieros, razón financiera y
las auditorías que nos ayudan a controlar este recurso.

Presupuestos

Dentro de la etapa del control, el presupuesto es una de las medidas más

utilizadas para el evaluar los gastos dentro de una organización. Existen
los siguientes:

a) Presupuesto de gastos: Son los que se dan en las diferentes áreas

funcionales de la empresa. Este presupuesto incluye los gastos
imprevistos y reales.
b) Presupuesto de ingresos: Aquí se consideran las ventas en efectivo
del giro principal de la empresa, así como los ingresos que no son
desde giro, pero que forman parte de ella, como pueden ser ventas de
maquinaria, terrenos, equipo, así como todos los ingresos previstos y
reales de efectivo que entran a la empresa.
c) Presupuesto de efectivo: Es el flujo de efectivo estimado, se
consideran las entradas y salidas de manera semanal o mensual
requeridas para el funcionamiento de la empresa.
d) Presupuesto de capital: Es la planeación de inversiones como
incremento y decremento de capital. Su finalidad principal es hacer
crecer el capital de la empresa en inversiones de activos como edificios,
maquinaria pesada, entre otras.
Estados financieros

El control financiero es indispensable en todas las organizaciones, por eso

es importante no solo realizar estados financieros sino también
interpretarlos para la correcta toma de decisiones. Entre los principales
estados financieros encontramos:

a) Balance general: es la relación de derechos y obligaciones de la

empresa presentados en una fecha determinada. Representa todos los
bienes y derechos propiedad de la empresa y todos los derechos y
obligaciones de la misma. El capital de la empresa también se muestra
por ser parte de los derechos y obligaciones de ésta.
b) Estado de ingresos o pérdidas y ganancias: se presenta en un
periodo determinado y establece cómo llegó la empresa a una utilidad o
una pérdida durante el lapso mencionado. Es el total de las ventas de la
empresa contra los gastos incurridos en el mismo periodo para
determinar si se obtuvo utilidad o pérdida financiera.

Razones financieras

Para llevar a cabo el análisis de los estados financieros es necesario

conocer y aplicar las razones financieras. Entre las más importantes están:

a) Razones de liquidez: indican la capacidad que tiene una empresa o

persona de hacer frente a sus deudas actuales.
b) Razones de actividad: evalúa el desempeño interno de la empresa
comparándolas con las principales actividades definidas por los
directivos.
c) Razones de rentabilidad: mide las utilidades de la empresa a partir de
los ingresos.
d) Razones de apalancamiento: esta razón determina el grado de
operación que puede tener una empresa con dinero prestado.
Auditoría interna y externa

La función principal de la auditoría es validar el buen funcionamiento de

una organización; además, brinda informes con observaciones que nos
ayudan a mejorar la administración o un proceso en una empresa.

a) La auditoría interna

Como su nombre lo dice, se lleva a cabo por los integrantes de la misma

empresa. Es parte del control porque su fin principal es monitorear el buen
funcionamiento de la organización o de una parte de ella. Muchas
personas asocian la auditoría con la detección de fraudes porque ésta
implica presentar un informe del buen uso de los recursos de la empresa,
aunque lo más importante es la prevención de las desviaciones de
recursos, así como los recursos mal aplicados. Nos ayuda también a medir
el grado de eficiencia que tiene la organización. Sus resultados siempre
arrojan datos que podemos utilizar para corregir errores o mejorar los
procesos.

b) Auditoría externa

Este tipo de auditoría generalmente viene después de una auditoría interna

y es, en muchas ocasiones, realizada por un organismo independiente que
regula el buen uso del recurso financiero (esto aplica en las empresas
públicas). En la empresa privada es efectuada por un despacho o
consultor independiente. Tiene gran importancia ya que además de cuidar
los recursos de la empresa, detecta áreas de oportunidad en las
organizaciones. También fomenta la honradez en la empresa, ya que los
trabajadores, al saberse monitoreados, evitan comprometer su trabajo y
prestigio por el mal uso del recurso financiero.
4.2 Herramientas y técnicas de control en la
administración de operaciones
Cuando hablamos de administración de operaciones nos referimos a toda
una serie actividades que forman parte de la actividad principal de la
empresa productiva, cuyo fin principal es homologar el proceso productivo.

Casi siempre la producción es en masa y los productos se pueden

almacenar o manipular, puesto que son tangibles. La participación del
cliente o consumidor final no forma parte de este proceso.

La empresa de servicios no puede almacenar un servicio ya que es

intangible, pero quizá la diferencia más importante entre los productos y
servicios es que los primeros comúnmente son personalizados, aquí el
cliente sí tiene una participación importante dentro del proceso; por
ejemplo, un médico o un peluquero.

 Al hablar de la administración de operaciones, el primer análisis que

debemos hacer es medir la productividad.
 Definen a la productividad como “la medida del grado en que funciona el
sistema de operaciones e indicador de la eficiencia y la competitividad
de una empresa o departamento”. En concreto, la productividad es la
comparación entre los insumos y los productos que se dan en un
periodo específico.
 El segundo aspecto que debemos tomar en cuenta es la planeación de
la capacidad.
Stoner, Freeman y Gilberth (1996) definen planeación de la capacidad
como la “decisión de las operaciones que se refiere a la cantidad de
bienes y servicios que se producirán”.
 Distribución de planta: es la manera en que distribuiremos el espacio
físico de las instalaciones.
a. Instalaciones productivas: por ejemplo, estaciones de trabajo.
b. Instalaciones no productivas: por ejemplo, instalaciones de
mantenimiento.
c. Instalaciones de apoyo: por ejemplo, oficinas, cafeterías,
estacionamiento.